[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 16 oktober 2009
Inleiding Deze nota’s bevatten enkel de instructies (acties) die je moet uitvoeren om een bepaalde taak in Access te volbrengen. Het waarom van al deze acties wordt uitvoering uitgelegd in de lessen “Microsoft Access 2007” en in het gebruikt handboek. Notatie : *Maken+ : betekent het tabblad ‘Maken’ op het lint <Sluiten> : de knop Sluiten (eventueel knop op het lint).
1. Een database maken - Open “Microsoft Access” - Klik op “lege database”
- Vul in het rechterdeel van het venster de naam van de database in “Contactpersonen” : - Kies een locatie om de database op te slaan via het “gele mapje” naast het invoerveld voor de bestandsnaam – deze locatie wordt onder het veld weergegeven. - Druk op <Maken> - op dat moment wordt een lege database aangemaakt en krijg je een 1
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 16 oktober 2009 eerste lege tabel te zien in de modus ‘gegevensweergave’ – vergelijkbaar met een Excelblad.
- We klikken met de rechtermuisknop op het tabblad [Tabel 1] en kiezen daar om te sluiten.
- Wij zullen zelf onze eigen tabellen, formulieren, … maken. Het eindresultaat is dat je rechts het navigatiecentrum hebt van Access en boven het Officelint.
2
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 16 oktober 2009
2. Een nieuwe tabel maken - Klik op [Maken] - Klik in de groep ‘Tabellen’ op het lint op de eerste knop
- klik in het eerste veld onder [Tabel1] en tik daar de naam van het eerste veld
De tabel zal “tblPersonen” noemen en zal alle personen in onze database bevatten. - Elke veldnaam in deze tabel laten we beginnen met ‘P_’ gevolgd door de specificatie van de inhoud van het veld. - Geen spaties in de veldnamen - Wanneer een veldnaam uit meerdere delen bestaat begint elk deel met een hoofdletter om de leesbaarheid te bevorderen.
3
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 16 oktober 2009 We bewaren deze tabel door op het disketje bovenaan links op de Office Snelbalk te klikken. We bewaren de tabel als “tblPersonen”.
We drukken op en er komt een volgend berichtvenster. Access vraagt om een primaire sleutel te maken. Hier kies je <Ja>.
Het veld met het gegevenstype ‘Autonummering’ wordt de primaire sleutel. Je ziet welk veld de primaire sleutel is aan het ‘sleutel’ dat voor het veld staat.
4
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 16 oktober 2009
3. Een nieuwe formulier maken - Op het Office-lint kies je voor het tabblad [Maken] - Klik op in de groep “Formulieren” op
Je springt automatisch in het nieuwe tabblad [Ontwerpen]. Mocht dit niet zo zijn klik je even op het tabblad [Maken].
A. Tekstvakken op een formulier toevoegen - In de groep “Besturingselementen” klik je op tekstvak
- Plaats je muiswijzer (die een andere vorm heeft gekregen (een kruisje met een klein tekstvakje ernaast) op het formulier en klik op het formulier. Er wordt een eerste tekstvak gemaakt.
5
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 16 oktober 2009
Links staat ‘Tekst0:’ dit is het label en geeft eigenlijk aan wat je in het tekstvak moet invullen. Rechts vind je het eigenlijke tekstvak. In het tekstvak staat “niet-afhankelijk” omdat het tekstvak niet verbonden is met een veld uit een tabel of ander besturingselement. - Klik in het tabblad *Ontwerpen+ in de groep “Extra” op <Eigenschappenvenster>. Rechts van het formulier staat nu een nieuw venster : het “Eigenschappenvenster”. Mocht dit al op je scherm staan en je klikt toch op <Eigenschappenvenster> in het lint wordt dit venster gesloten. Dan druk je nog maar eens en het opent zich terug.
6
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 16 oktober 2009
In dit venster kunnen we de eigenschappen van de besturingselementen die we op het formulier plaatsten aanpassen. Het noodzakelijk dat elk besturingselement (label, tekstvak, keuzelijsten, knoppen, …) op een formulier een naam krijgen. - Klik op het label ‘Tekst0’ op hetformulier - Klik op het tabblad [Alle] in het eigenschappenvenster.
- Naast geef je de naam aan het label : lblNaam (dit is het label van het tekstvak waar we de naam van de persoon gaan tikken) - Naast staat nu ‘Bijschrift1’ – vervang dit door de naam ‘lblNaam’ - De tekst die op het label moet verschijnen passen we aan bij de eigenschappen . Hier tikken we ‘Naam :’. Deze tekst zal op het scherm verschijnen.
Boven de verschillende tabbladen van het eigenschappenvenster zie je steeds de naam van het besturingselement dat je aan het bewerken ben – in ons voorbeeld : lblNaam. 7
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 16 oktober 2009 Let op dat je steeds het juiste besturingselement op het formulier selecteert alvorens eigenschappen te veranderen. Doe nu hetzelfde voor het tekstvak vaar nu staat ‘niet-afhankelijk’. Klik op het tekstvak en in het Eigenschappenvenster zien we de eigenschappen van het tekstvak.
Bij de naam staat nu ‘Tekst0’. We vervangen dit door de naam ‘txtNaam’. Dit is het tekstvak waarin we de naam zullen invullen.
Opmaak van een besturingselement aanpassen – voorbeeld : label vergroten Om ‘lblNaam’ breder te maken klikken we op het label en nemen het oranje blokje aan de rechterkant van de selectie. We slepen dat naar rechts tot de gewenste grootte.
8
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 16 oktober 2009 Dit herhalen we voor de verschillende tekstvakken die we op ons formulier willen maken. We kunnen dit snel door het eerste tekstvak met zijn label te selecteren. Klik op de verticale liniaal ter hoogte van de beide besturingselementen. Daardoor zijn ze beiden geselecteerd.
- Druk nu Ctrl-C (kopiëren op het klembord) - Druk nu Ctrl-V (plakken op het formulier). - Herhaal dit tot je genoeg tekstvakken hebt. De verschillende tekstvakken en hun label zijn Naam label lblVoornaam lblAdres lblPostnummer lblGemeente lblTelefoon
Bijschrift label Voornaam : Adres : Postnummer : Gemeente : Telefoon :
Naam tekstvak txtVoornaam txtAdres txtPostnummer txtGemeente txtTelefoon
Bewaar regelmatig je formulier door te klikken op het diskette in de Office Snelbalk bovenaan links in je scherm.
9
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 16 oktober 2009 Als je op het disketje drukt vraagt het systeem om een naam voor het formulier :
We vullen hier in : frmInvoerenPersonen
Het formulier verschijnt in het navigatievenster
We klikken bovenaan het navigatievenster op “Alle tabellen” en kiezen daar voor “Objecttype”
10
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 16 oktober 2009
Daardoor zien we in het vervolg alle objecten (tabellen, formulieren, queries, …) in het navigatiecentrum. De objecten staan dan gegroepeerd per objecttype.
B. Knoppen op een formulier toevoegen - Klik op *Ontwerpen+ en in de groep “Besturingselementen” klik je op “Knop”
11
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 16 oktober 2009 Ga met de muiswijzer (kruisje met knop) naar het formulier en klik op het formulier waar je de knop wilt plaatsen.
Er wordt een knop op het formulier geplaatst en een Wizard opent zich. Voor de eerste knop gebruiken we de Wizard. Voor een volgende knop gaan we deze niet gebruiken. Deze knop moet bij klikken het formulier sluiten. Kies in de linkerkolom van de Wizard voor “formulierbewerkingen”. In de rechterkolom krijg je dan een aantal formulierbewerkingen :
Je kiest daar voor “Formulier sluiten” en klikt op . 12
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 16 oktober 2009
Hier kiezen we voor de standaardkeuze die hier wordt aangegegeven. Je kan ook een ander figuur op de knop door “Stoppen” te kiezen of te bladeren. Je kan ook een tekst op de knop plaatsen door de keuze “Tekst” te nemen. Je kan dan de tekst naar eigen goeddunken aanpassen. Je klikt op .
De knop moet ook een naam krijgen. In de naam van de knop verwerken we de functie. We noemen de knop “cmdSluiten”. Klik op .
13
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 16 oktober 2009 De knop verschijnt nu op het formulier. Je kan het formaat van de knop veranderen door op één van de oranje vierkantjes je muis te plaatsen en met de linkermuis ingedrukt de vierkantjes naar de gewenste richting te verplaatsen, met het volgende als eindresultaat.
Als je nu op de knop <Weergave> drukt links boven in het Lint zie je de knop en het formulier zoals de gebruiker het zal zien. Druk op de knop en het formulier zal zich sluiten. Wanneer je de wijzigingen (plaatsen van de knop) nog niet bewaard hebt zal Access je vragen om dit als nog te doen. Klik dan op <Ja>. Je kan het formulier terug openen door rechts te klikken op “frmInvoerenPersonen” en dan ‘Ontwerpweergave’ te kiezen.
14
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 16 oktober 2009 We plaatsen nu een tweede knop die er zal voorzorgen dat de gegevens die je ingevuld hebt op het formulier weggeschreven (bewaard) worden in de tabel. - Klik op *Ontwerpen+ en in de groep “Besturingselementen” klik je op “Knop”
Ga met de muiswijzer (kruisje met knop) naar het formulier en klik op het formulier waar je de knop wilt plaatsen.
Er wordt een knop op het formulier geplaatst en een Wizard opent zich. Klik hier op annuleren en we zullen de knop manueel configureren.
15
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 16 oktober 2009
Je ziet dat het ‘Eigenschappenvenster’ open staat en de eigenschappen van de knop weergeeft. Mocht het ‘Eigenschappenvenster” niet open staan druk je op de knop <Eigenschappenvenster> in het lint. Zie je de knop niet druk dan eerst op [Ontwerpen]. Druk in het ‘Eigenschappenvenster’ op *Alle+. De eerste eigenschap ‘Naam’ passen we aan en vullen we in : cmdOpslaan. Bij ‘Bijschrift’ vullen we ‘Opslaan’.
We willen ook een figuur naast de tekst. Klik op ‘Afbeelding’ en dan op het knopje met de drie puntjes uiterst rechts.
16
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 16 oktober 2009
Een wizard opent zich en je kan kiezen uit verschillende figuurtjes. Tik de letter ‘O’ in op je klavier dan kom je terecht op ‘Ongedaan maken’. Kies wat dieper voor ‘Opslaan’ en druk dan op .
In het ‘Eigenschappenvenster’ kies je bij de eigenschap ‘Schikking van bijschrift bij afbeelding’ voor ‘Rechts’.
Met als eindresultaat :
17
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 16 oktober 2009
Nu nog even het formaat van de knoppen gelijkvormig maken. Ik selecteer de twee knoppen door in de verticale liniaal ter hoogte van de knoppen te klikken.
Ik klik dan op tabblad [Schikken]in het lint. In de groep ‘Uitlijning bepalen’ kies ik voor waardoor de twee knoppen op de zelfde hoogte worden uitgelijnd. In de groep ‘Grootte’ kies ik voor ‘Aan de langste’. En dit is het eindresultaat.
18
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 16 oktober 2009
Er is nu nog geen functie aan de knop verbonden maar daar komen we verder op terug. We gaan eerst een functie maken die er voor zorgt dat de gegevens op het formulier naar de tabel worden weggeschreven.
C. Gegevens van een formulier bewaren in een tabel We sluiten het formulier en bewaren de wijzigingen en klikken in het lint op [Maken]. Kies daar in de groep ‘Overige’ voor ‘Queryontwerp’. Een queryrooster opent zich en het venster dat zich voor het rooster bevindt mag je sluiten door op de <Sluit>-knop te drukken.
19
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 16 oktober 2009 Eerst gaan we aangeven dat het een ‘Toevoegquery’ is. Klik in het lint in de groep ‘querytype’ op ‘Toevoegen’. Kies uit de uitschuiflijst de enige tabel die we tot nu toe gemaakt hebben ‘tblPersonen’.
en druk op . Klik met de rechtermuis in de eerste kolom en in de eerste cel van het queryrooster en kies voor ‘opbouwen’.
Een nieuw venster opent zich. Vergroot dit venster door de de hoek onderaan rechts naar beneden en naar rechts te trekken. Klik 2x op plus-teken voor ‘Forms’ Klik 2x op plus-teken voor ‘Alle formulieren’ Klik 1x op ‘frmInvoerenPersonen’ In de tweede kolom zie je alle besturingselementen op ons formulier.
20
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 16 oktober 2009
Dubbelklik in de tweede kolom op ‘txtNaam’. En dan druk je op .
In je query-rooster krijg je het volgende:
21
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 16 oktober 2009 Wijzig ‘Expr1’ in ‘Naam’. Let op : laat het dubbelpunt staan.
Bewaar de query – door op het disketje te drukken – op de Office Snelbalk – en geef de naam ‘qryInvoerenPersonen’.
Dit gegeven moet nu weg geschreven worden naar de tabel in een bepaald veld. Welk veld je wilt gebruiken kies je door in het rooster naast ‘Toevoegen aan:’ te klikken en het juiste veld te kiezen. In dit geval nemen we P_Naam. 22
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 16 oktober 2009
Dit herhalen we voor de verschillende velden : Veld Naam: [Forms]![frmInvoerenPersonen]![txtNaam] Voornaam: [Forms]![frmInvoerenPersonen]![txtVoornaam] Adres: [Forms]![frmInvoerenPersonen]![txtAdres] Postnummer : [Forms]![frmInvoerenPersonen]![txtPostnummer] Gemeente: [Forms]![frmInvoerenPersonen]![txtGemeente] Telefoon: [Forms]![frmInvoerenPersonen]![txtTelefoon]
23
Frank Van Oost
Naar welk veld in de tabel P_Naam P_Voornaam P_Adres P_Postnummer P_Gemeente P_Telefoon
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 16 oktober 2009 Bewaar de query. Maar laat de query in ontwerpweergave open staan. We testen de query door het formulier ‘frmInvoerenPersonen’ open te zetten en alle gegevens in te vullen. Je kan het formulier openen door 2x te klikken op het formulier in de navigatiecentrum. Vergeet niet na het invullen van het laatste veld ‘Telefoon’ van even op de tab-toets te drukken of <Enter> zodanig dat de cursor uit het veld is. Pas als de cursor niet meer in het veld staat wordt de waarde door Access geregistreerd.
Klik nu op het tabblad [qryInvoerenPersonen] naast het tabblad [frmInvoerenPersonen] dat nu geselecteerd staat en klik op [Ontwerpen] in het lint.
Druk nu op de knop met het rode uitroepteken en de query die je net gemaakt hebt wordt uitgevoerd.
24
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 16 oktober 2009 Open nu de tabel ‘tblPersonen’ door 2x op te klikken in het Navigatiecentrum op ‘tblPersonen’ en de ingevulde gegevens zouden in de tabel te zien moeten zijn.
Wanneer dit zo is werkt je query zoals het hoort en kunnen we nu een stapje verder gaan. Sluit eerst alle objecten die open staan door op één van de tabbladen te klikken en te kiezen voor .
C. Een gebeurtenis aan een besturingselement verbinden Het bewaren van de gegevens van het formulier zouden moeten gebeuren wanneer we op de knop (van ons formulier) drukken . Om dit mogelijk te maken gaan we een gebeurtenis verbinden aan het klikken op de knop. Open het formulier in ‘Ontwerpweergave’ en selecteer de knop door er éénmaal op te klikken. Zorg dat het ‘Eigenschappenvenster’ open staat door op de knop <Eigenschappenvenster> te klikken op het lint. Zie je deze knop niet klik dan eerst op het tabblad [Ontwerpen] en dan zie je de knop in de groep ‘Extra’. In het eigenschappenvenster klik je op het tabblad [Gebeurtenis].
25
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 16 oktober 2009
Klik uiterst rechts ter hoogte van ‘Bij klikken’ op het knopje met de drie puntjes ‘…’. Kies hierna voor ‘Opbouwfunctie voor macro’s’.
en druk op .
Druk in de groep ‘Weergeven/verbergen’ op de knop .
26
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 16 oktober 2009 In het eerste veld van het macro-raster kies je voor ‘Query Openen’ door in het veld te klikken en op de ‘q’ te drukken op je klavier. Automatisch staat hier de eerste optie die begint met een ‘q’ en dit is toevallig ‘Query Openen’.
Onderaan in het venster ‘Actieargumenten’ geef je de parameters op bij deze actie. Klik onderaan naast querynaam en klik dan op het pijltje uiterst rechts. Dan zie je de ene query die we al gemaakt hebben. Klik op deze query en klaar is kees.
Nu kunnen we er nog voor zorgen dat de verschillende veld op het formulier na het bewaren leeg worden gemaakt door in de volgende rijen van de macro deze velden op ‘blanco’ te zetten. Klik de volgende rij van het rooster (onder QueryOpenen) en kies daar voor de actie ‘WaardeInstellen’. Ook hier lukt dit door op de letter ‘w’ te drukken op je klavier. Voor de parametrage klik je onderaan in het venster ‘Actieargumenten’ naast ‘Item’. Klik uiterst rechts op het knopje met de drie puntjes ‘…’ en je krijgt terug het scherm voor de opbouwfunctie. Klik 2x op plus-teken voor ‘Forms’ Klik 2x op plus-teken voor ‘Alle formulieren’ Klik 1x op ‘frmInvoerenPersonen’ In de tweede kolom zie je alle besturingselementen op ons formulier. Dubbelklik in de tweede kolom op ‘txtNaam’. En dan druk je op . 27
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 16 oktober 2009
en druk op . In het venster ‘Actieargumenten’ van de macro verschijnt nu : [Forms]![frmInvoerenPersonen]![txtNaam] In het veld er onder naast ‘Expressie’ tik je : “” (twee aanhalingstekens zonder spatie) – waardoor de waarde van het tekstveld txtNaam op het formulier de waarde ‘leeg’ krijgt. Dit herhaal je voor de verschillende velden op het formulier. Je kan dit met de opbouwfunctie maar je kan dit ook door te kopiëren en te plakken. Klik op de rij waar staat ‘WaardeInstellen’ op de rijknop. Druk op Ctrl-C (kopiëren) en klik nu op de rij eronder en druk op Ctrl-V (plakken). Je verandert manueel in de actieargumenten (onderaan het scherm) [Forms]![frmInvoerenPersonen]![txtNaam] naar [Forms]![frmInvoerenPersonen]![txtVoornaam]. De expressie blijft gelijk. Dit kan je zo voor alle velden (let op voor tikfouten). LET OP : je kan de argumenten van een actie enkel ONDERAAN HET SCHERM wijzigen niet in de GRIJZE tekst naaste actie (bovenaan het scherm). Om het geheel mooi af te werken zorgen we ervoor dat de cursor terug in het eerste veld ‘txtNaam’ terecht komt. Daarvoor maken we nog een extra actie in onze macro.
28
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 16 oktober 2009 In de kolom van de acties kiezen we in de keuzelijst voor “NaarBesturingsElementGaan”. In het venster ‘ActieArgumenten’ (onderaan het scherm) geven we naast ‘Besturingselement’ het veld “txtNaam” in. Let ook hier terug op dat je dezelfde naam gebruikt als het tekstvak in het formulier.
Bewaar de macro door op de rode knop te drukken <Sluiten>. Wanneer Access vraagt om de wijzigingen te bewaren klik je uiteraard op <Ja>. We willen nu heel efficiënt personen kunnen inbrengen vandaar dat we nog één eigenschap aanpassen, nl. we willen niet dat bij een tabstop (als je op de tab-toets op je klavier klikt) de knop <Sluiten> geselecteerd wordt. Klik in de ontwerpweergave (waarin je nu normaal nog staat) op de knop <Sluiten>. In het eigenschappenvenster klik je op *Overige+. Bij de eigenschap ‘tabstop’ kies je voor ‘Nee’ door 2x te klikken op de waarde ‘ja’ die er standaard staat. Vanaf nu zal de knop <Sluiten> nog enkel kunnen geselecteerd worden door er met de muis op te klikken. Bewaar het formulier nu nog even en dan is ons ‘project’ klaar.
29
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 16 oktober 2009
Dit is het eindresultaat.
30
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 16 oktober 2009 Als je op de knop drukt worden de gegevens weggeschreven naar de tabel en wordt het formulier leeg gemaakt om een nieuwe persoon te kunnen invullen. De cursor staat automatisch in het bovenste veld ‘Naam’ zodanig dat je eigenlijk nooit de muis moet gebruiken om verschillende personen in te vullen. Enkel om het formulier te sluiten moet je de muis gebruiken.
31
Frank Van Oost
