PT. INDOBATT QAD/MFG-PRO IMPLEMENTATION
Produksi Accu Indobatt secara Brand mengakomodir 3 BRAND: 1. BRAND NGS
2. BRAND NEO
3. BRAND VOLCANO
Brand tersebut dgn beraneka macam Spesifikasi dan karakteristik yg sangat majemuk spt dibawah ini: Spesifikasi
Karakteristik:
Akan menimbulkan banyaknya permintaan akan kebutuhan yang akan tercatat dan menjadi aktivitas bagian Finance, seperti : 1. Pencatatan Stok 2. Pencatatan Hutang 3. Pencatatan Pembayaran Hutang 4. Pencatatan Penjualan 5. Pencatatan Piutang Penjualan 6. Pencatatan Pembayaran Piutang 7. Pencatatan Kas/Bank 8. Pencatatan Kurs 9. dll.. Dan juga akan dibutuhkan analisa/report : 1. Analisa Pemenuhan Kebutuhan Bahan Baku 2. Analisa Umur Pembayaran, hutang dan piutang 3. Analisa Kurs 4. Trial Balance Detail (Unpost n post) 5. Dll QAD SE 2008 dgn kompabilitasnya dalam MRP di bagian Manufaktur, ternyata masih belum di tunjangnya dgn kompabilitas di Finance Modulnya, shg terdapat beberapa kendala
1. Mengapa PT. Indobatt beralih dari QAD SE 2008 ke QAD EE 2009.1 PT. Indobatt adalah perusahaan pembuat battery yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan permintaan pasar battery, baik lokal maupun ekspor. PT. Indobatt mempunyai banyak cabang dan banyaknya permintaan dari setiap cabangnya membutuhkan suatu informasi yang dapat mengiuntegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan.
Th. 2008 awal implementasi QAD SE 2008
Awalnya menggunakan pengenalan QAD SE 2008 begitu menarik dan menantang untuk dipelajari dan diterapkan dalam sistem prosedur kerja dan aktivitas sehari hari, dikarenakan QAD adalah salah satu MOST VALUABLE ERP/MRP SOFTWARE, yang didalamnya jg mengakomodir aktivitas Finance Accounting.
BEBERAPA KENDALA/KESULITAN
CASH , BANK & VOUCHERING
FOREIGN EXCHANGE & REPORT TRACEABILITY
• • • •
DLM QAD SE 2008, F N A
UANG MUKA V O U C H E R I N G (Pencatatan Hutang) KAS KECIL BANK
• FOREIGN EXCHANGE • TRACEABILITY
• COST ALLOCATION • CUSTOM REPORT ANALISIS BUILDER COST ALLOCATION & R. ANALISIS BUILDER
CASH , BANK & VOUCHERING 1. UANG MUKA • Dalam pengadaan bahan baku maupun kebutuhan untuk produksi dan non produksi sering menggunakan media UANG MUKA, • Biasanya uang muka yang telah dibayarkan akan dipotongkan dengan nota pembelian yang ada saat vouchering, • Di QAD SE 2008 fasilitas untuk memotongkan uang muka saat vouchering tidak ada, sehingga harus dilakukan secara manual • Atau dengan membuat voucher minus, hal ini sangat tricky dan membuat proses vouchering lebih lama dan sulit, • Apalagi traceability yg kurang terhadap transaksi uang muka yg banyak terjadi, maka akan menimbulkan resiko kesalahan yang lebih besar
• tdk ada booking account • tdk bisa booking nomor supplier invoice atau nomor voucher • tdk ada pencatatan, kecuali dibuatkan voucher Minus
2. VOUCHERING • Vouchering adalah aktivitas utama pencatatan hutang dalam modul finance accounting. • Mulai dari penerimaan nota, pencatatan, pencocokan/matching dan seleksi pembayarandilakukan dalam 1 menu Voucher Maintenance. • Dengan tampilan menu Voucher Maintenance Yang kurang User Friendly (terdiri dr bbrp Tab dan tombol next, tanpa back) membuat proses vouchering akan memakan waktu yg lebih lama. • Detail pencatatan akan sangat ribet jika terdapat kesalahan dalam pembuatan voucher, karena untuk melakukan koreksi, hrs melewati tab pertama dst… membuat suatu koreksi akan lebih lama. • Tidak ada menu/fungsi Reverse/Replace (jurnal balik/jurnal koreksi) dari voucher.
Input Suppl Data, Cur, Due date, Akun
1
2 Input DP, Hold Amount
4
Input Matching PO-R
3
Input Tax Information
Tax Detail
6 5
7
8
3. KAS KECIL • Dalam menunjang aktivitas Kas Kecil, QAD SE 2008 sangat diharapkan dapat menyajikan suatu report : a. pengambilan, b. penggunaan, c. serta pelaporan kas kecil. sehingga memudahkan di dalam pembuatan report, pelacakan/tracebiality dan pengalokasian biaya biaya dari penggunaan kas kecil. • Penggunaan Kas Kecil dengan tidak mengoptimalkan penggunaan system daybook membuat susah dalam operate dan traceabilitynya • Berikut gambaran proses kas kecil yg panjang dan rumit dari QAD SE 2008 :
2
1
3
4
5 6
7
4. BANK • Tidak bisa link dengan menu Kas Kecil, sehingga harus dilakukan secara manual • Penerapan menu-menu bank activity yang dipisahkan antara module AP(Hutang) dan AR(Penjualan) terkadang membuat kebingungan administrasi yg terbiasa dengan 1 menu bank pada program lama. • Untuk menu Bank Payment, tidak ada menu untuk cetak giro/cek yang dapat di customize sesuai dengan kebutuhan, sehingga dibutuhkan customize dengan pembuatan menu dengan program lain.
FOREIGN EXCHANGE & REPORT TRACEABILITY 1. FOREIGN EXCHANGE • Untuk selisih kurs, QAD SE 2008 tdk mengakomodir multiple Exchange • Kesulitan untuk membedakan kurs pajak dan kurs traksaksi pada suatu transaksi secara bersamaan
2. REPORT TRACEABILITY • Untuk traceability di QAD SE 2008, report-report yang tersedia untuk menu menu Finance Akunting sangat kurang. • Tidak adanya Menu Posisi Persediaan Standard yang menyajikan Kuantiti dan Value • Adanya Modul dan Sub Modul dengan Referensi yang berbeda antara Post dan UnPost sangat menyulitkan untuk traceback di Finance Accounting
COST ALLOCATION & CUSTOM REPORT ANALISIS BUILDER 1. COST ALLOCATION Dengan kemajemukan jenis biaya, baik biaya penjualan, administrasi umum, produksi dengan berbagai macam karakteristik dan tujuan alokasi biaya QAD SE 2008 belum mampu menyajikan kemajemukan tersebut dalam suatu sistem yang terintegrasi, sehingga mengakibatkan: 1. Pembagian alokasi biaya hanya 2 jenjang, Sub-Account & Cost Center 2. Sulitnya analisa – analisa biaya yang mendekati real allocation cost, terutama biaya biaya yang berjenjang dengan pengelompokan-pengelompokannya
2. CUSTOM REPORT ANALISIS BUILDER Demikian dengan Report Analisis builder, QAD SE secara standard untuk membuat Report analisis builder secara program sangat susah. 1. Report custom builder hanya dapat menyajikan dalam bentuk text saja. 2. Hanya bisa menampilkan field field yang ada, tanpa bisa menambah field.
Kelebihan QAD EE Di Banding QAD EE 2009.01
• Secara Konsep • Dalam Hal Operate dan Fungsi
QAD SE
QAD EE
QAD EE KONSEP
QAD Enterprise Financials Concepts
~ Business Data Model ~ Shared Sets ~ Profiles ~ Business Relations ~ Accounting Layers ~ Daybooks ~ GL Analytical Coding Segments (incl. SAF) ~ Currencies
Business Model QAD Applications Database
System-Wide Data
Domain-Wide Data
EntityA Data
EntityB Data
EntityC Data
Domain 1
Domain-Wide Data
EntityD Data
EntityE Data
Domain 2
DomainWide Data
DomainWide Data
EntityF Data
EntityG Data
Domain 3
Domain 4
Profiles Shared Set Data
Shared Set Data
Shared Set Types Exchange rates GL accounts Sub-accounts, Sub-accounts-mask Cost centers, Cost centers-mask Projects, Project-mask Daybooks Suppliers Customers
Profile : to identify the relationship between record in Shared Set 14 Predefined profile types In the grid, specify records to link to the profile for each listed shared set (domain).
Profile types:
Daybook & GL accounts Banking entry Cash: Paid & Received daybook
GL account & Customer Control account: invoice, credit note, prepayment Sales account Finance charge account
GL account & Supplier Control account: invoice, credit note, prepayment Purchase account
GL account & default values Sub-Account Cost center Project
Business Relation Each customer / supplier / entity / employee is linked to a business
relation code Defined at database or domain level Can be created on-the-fly when creating a new customer/supplier
Accounting Layers Three + accounting layers: Official layer
For daily transaction posting Management layer(s) For adjustments (GAAP/IFRS compliance, or management reporting adjustments) Transient layer(s) for temporary postings e.g. for what-if simulations, or before approval
Daybooks
Mandatory Multiple daybooks possible (recommended) Default when single daybook by type Control document numbering Linked to an accounting layer Controlled by Financials Operational External
Daybook Sets For all sales orders, Purchase Orders Separate daybooks for AP & AR Invoices Credit notes Intercompany transactions Correction invoices
By domain or by site
Additional Coding Dimensions in GL SAF: Supplementary Analysis Fields Additional information that can be linked to GL transactions for specific account, sub-account, cost center and project combinations Automatic defaulting
SYSTEM SAF CONCEPTS Seven SAF concepts provided with the system Product line, site, item type, item group, region, customer type, supplier type Used with particular types of operational transactions, such as: Inventory control: product line, site, item type, item group Sales orders: product line, site, item type, item group, region, customer type After setup of SAF structure and codes, new codes are updated automatically by system Retrieval process is automatic; no user input is required in operational transaction
Dual Base Currency
Transaction amounts always stored in
transaction currency
base currency
company management currency/Statutory currency
Sample Customer Invoice
In GBP (transaction)
In EUR (base)
In USD (management)
Definitions
Transaction currency: Functional currency of the transaction that is recorded. Base currency: Functional currency of the entity in which the transaction is recorded. Statutory/Management currency: Currency used for corporate management reporting
QAD EE 2009 OPERATE DAN FUNGSI Dalam hal operate di Financial Menu, QAD EE lebih “USER FRIENDLY” dikarenakan: 1. Adanya Pemisahan Menu yang semula di SE digabung menjadi 1 dalam fungsi “Maintenance”, dipisahkan menjadi Create, Modify, Delete, View dll. 2. Tidak dipakainya lagi fungsi/button Back/Next yang lebih rumit di Modul Finance Accounting. 3. Adanya Fungsi Print dalam bentuk Grafik. 4. Adanya Fungsi Excel Integration sehingga memudahkan didalam upload data/setting Finance Accounting. 5. Adanya Funsi Journal Entry, yang dapat membantu Finance Accounting dalam Verifikasi data/journal.
User Friendly
QAD SE
QAD EE
More Function
Report Builder
CASH , BANK & VOUCHERING QAD EE 2009 1. UANG MUKA/Petty Cash Uang Muka dapat dilakukan dari Petty Cash maupun Bank 3 Type Uang Muka dari Petty Cash : Allocated. All statement lines are allocated Not Allocated. No statement lines are allocated yet Partly Allocated. Some (but not all) statement lines are allocated Activities ~ Allocate to invoice ~ Allocate to GL account
Petty Cash:
Petty Cash Journal Entry:
2. VOUCHERING • Menu voucher maint di SE, beralih menggunakan menu Supplier Invoice Create • Terdapat pemisahan dlm menu vouchering diantaranya: Create, Modify, Delete, View dll • Adanya menu Reverse dan Replace, sehingga jika terjadi kesalahan dapat dilakukan pembetulan secara tercatat. • Tax, ada 3 tambahan function: Tax Detail in Receiver Matching, Recalculate Tax, dan Tax Update
Tampilan menu Supplier Invoice Create:
Tab Fungsi Supplier Information Daybook & Status
Payment Status Amount, Tax, Curr
Allocation & Link to Inv
Tab TAX:
Tab SI Posting:
Tab Matching Posting:
3. BANKING
Banking Flow
Banking Flow Create bank statement Allocate and register bank statement line Statement status Allocated, unallocated, partially allocated
Bank Statement Allocation Activities Allocate to invoice Allocate to GL account Allocate to payment selection Allocate to payment Banking Entry Allocate
Select Allocation
Select bank statement
Fill-out allocation screen
Select statement line
FOREIGN EXCHANGE & REPORT TRACEABILITY 1. FOREIGN EXCHANGE Currency Revaluation Concepts Currency Definitions Transaction currency (TC) Functional currency of the recorded transaction Base currency (BC): Functional currency of the entity in which the transaction is recorded Statutory/Management currency (SC/MC): Functional currency of the entity to which the operational entity reports
Currency Revaluation Concepts Currency Exchange Rates Exchange rate types: System exchange rate types : Accounting (mandatory) Budget Cash Intrastat Inventory Revaluation Tax Opt. user-defined exchange rate type
2. REPORT TRACEABILITY Dengan dipakainya Daybook sebagai sistem mandatory di setiap aktivitas financial dan dengan adanya menu Jurnal Entry, memudahkan didalam report tracebility
COST ALLOCATION & CUSTOM REPORT ANALISIS BUILDER 1. COST ALLOCATION QAD EE 2009.1 selain Sub-Account dan Cost Center terdapat penambahan funsi SAF (Supplementary Analysis Field) yg dpt mengakomodir kepentingan-kepentingan dalam analisis yang lebih mendetail.
2. CUSTOM REPORT ANALYSIS BUILDER • Reporting Framework ---> Report Mode Grafik, dimana browse yg kita buat bisa dibuat graphic report. • Design Screen bisa menambah custom field • User friendly, QAD 2008 SE memakai Text, sedangkan QAD EE 2009.1 .NET UI
