JANÁČKOVA AKADEMIE MÚZICKÝCH UMĚNÍ V BRNĚ
Hudební fakulta Katedra hudební produkce Hudební manažerství
Mezinárodní kytarová soutěž GUITARTALENT´15 Absolventský projekt
Autor práce: Kateřina Vašíčková Vedoucí práce: doc. Mgr. Vladislav Bláha, ArtD. Oponent práce: doc. MgA. Hana Krejčí, Ph.D.
Brno 2016
Bibliografický záznam Vašíčková, Kateřina. Mezinárodní kytarová soutěž GUITARTALENT´15 [International guitar competition GUITARTALENT´15]. Brno: Janáčkova akademie múzických umění v Brně, Fakulta hudební, Katedra produkce, 2016, 49 s. Vedoucí práce doc. Mgr. Vladislav Bláha, ArtD.
Prohlášení Prohlašuji, že jsem předkládanou práci zpracovala samostatně a použila jen uvedené prameny a literaturu.
V Brně, dne 20. dubna 2016
Kateřina Vašíčková …………………………………….
Poděkování Na tomto místě bych ráda poděkovala lidem, kteří se podíleli na uskutečnění projektu a sepsání této práce, zejména docentce Haně Krejčí a docentu Vladislavu Bláhovi.
Obsah
ÚVOD 1
POPIS PROJEKTU .................................................................................................................... 2 1.1 ZÁKLADNÍ INFORMACE ................................................................................................................... 2 1.2.1 Souvislost s Mezinárodním kytarovým festivalem a kurzy Brno (MKFB) ...................... 3 1.2 HISTORIE ..................................................................................................................................... 3 1.3 ZASTUPUJÍCÍ ORGANIZACE ............................................................................................................... 4 1.4 CÍL ............................................................................................................................................. 4 1.5 CÍLOVÁ SKUPINA ........................................................................................................................... 5 1.6 POROTA ...................................................................................................................................... 6 1.7 REALIZAČNÍ TÝM ........................................................................................................................... 7 1.8 VÝSTUPY PROJEKTU ....................................................................................................................... 8 1.2.1 Propagace....................................................................................................................... 9 1.2.1 Dokumentace ............................................................................................................... 11 1.2.1 Konečné výstupy ........................................................................................................... 11 1.9 MĚŘITELNÉ UKAZATELE ................................................................................................................ 12
2
RIZIKA ..................................................................................................................................... 13 2.1 INTERNÍ RIZIKA ............................................................................................................................... 13 2.2 EXTERNÍ RIZIKA ............................................................................................................................... 14 2.3 LEGISLATIVNÍ RIZIKA ........................................................................................................................ 14 2.4 VYHODNOCENÍ RIZIK ........................................................................................................................ 14
3
FÁZE PROJEKTU .......................................................................................................................... 16 3.1 3.2 3.3
PŘEDPROJEKTOVÁ FÁZE ................................................................................................................ 17 PROJEKTOVÁ FÁZE ....................................................................................................................... 17 POPROJEKTOVÁ FÁZE ................................................................................................................... 19
4
FINANCE ..................................................................................................................................... 21
5
HODNOCENÍ ............................................................................................................................... 24 5.1 ZHODNOCENÍ POZITIV A NEGATIV ....................................................................................................... 24 5.2 TIPY PRO DALŠÍ ROČNÍKY................................................................................................................... 25 5.2.1 Návrhy na zlepšení práce ............................................................................................. 25 5.2.2 Work Breakdown Structure – WBS ............................................................................... 26 5.2.3 Audience developement ................................................................................................ 26
ZÁVĚR ................................................................................................................................................... 27 POUŽITÉ INFORMAČNÍ ZDROJE ........................................................................................................... 28 SEZNAM ZKRATEK A ZNAČEK .............................................................................................................. 29 SEZNAM TABULEK ............................................................................................................................... 30 SEZNAM PŘÍLOH .................................................................................................................................. 31
Úvod Guitartalent je mezinárodní kytarová soutěž, která již léta probíhá v rámci Mezinárodního kytarového festivalu v Brně. V České republice se stala jedinou každoročně se opakující soutěží svého druhu a těší se velkému zájmu účastníků. Za hlavní cíl si klade objevování a povzbuzování vysoce talentovaných interpretů a podporování jejich dalšího rozvoje. Uměleckým ředitelem soutěže je docent Vladislav Bláha, výkonný umělec a kytarový pedagog, a právě on oslovil mě, tehdy čerstvou posluchačku oboru Hudební manažerství na Janáčkově akademii múzických umění v Brně, zda bych mu nepomohla s manažerským zázemím soutěže. Vzhledem k faktu, že ke klasické hudbě i kytaře mám velmi blízko, vznikla po tříleté úspěšné spolupráci myšlenka, že se soutěž Guitartalent´15 se stane mým absolventským projektem. V práci bych ráda zhodnotila dosavadní průběh projektu a rovněž navrhla postupy, které budou mít za cíl přispět k vysoké úrovni dalších ročníků.
1
1 Popis projektu První kapitola přiblíží charakteristiku soutěže, její obsah, záměr, cíle a výstupy. Představen bude také realizační tým, zastupující organizace a krátká historie. V neposlední řadě bude objasněna spojitost s Mezinárodním kytarovým festivalem v Brně, jelikož soutěž je jeho nedílnou součástí.
1.1 Základní informace Ucelená tabulka, která slouží k primárnímu poznání soutěže. Tabulka č. 1: Základní přehled Název
Guitartalent´15
Termín konání
11. a 12. srpna 2015
Místo konání
Stará radnice, Brno
Organizátor
Česká kytarová společnost, o. s.
Umělecký ředitel
doc. Mgr. Vladislav Bláha, ArtD.
Vedoucí realizačního týmu
Kateřina Vašíčková
Ročník
9.
Počet kategorií a soutěžících
I. kategorie – 19 soutěžících -
jednokolová
II. kategorie – 12 soutěžících Webové stránky
dvoukolová
www.guitarcz.com
Soutěž Guitartalent se konala již po deváté. Jako tradičně byla otevřena nejen českým účastníkům, soutěžící přijeli z celkem devíti zemí světa (Česká republika, Slovenská republika, Polsko, Německo, Maďarsko, Ukrajina, Rusko, Bělorusko, Francie). Soutěžilo se ve dvou kategoriích – první kategorie proběhla jednokolově, druhá kategorie čítala kola dvě.
2
Výběr programu záležel na jednotlivých soutěžících, ovšem za respektování určitých podmínek organizátorů – tedy propozic1. Pro první kategorii to byla skladba z období klasicismu nebo romantismu. První kolo druhé kategorie se neslo ve znamení skladeb Johana Sebastiana Bacha, druhému kralovaly skladby 20. nebo 21. století. Zbytek programu byl volný. Porota má vždy právo udělit cenu za nejlepší provedení skladby českého autora, tudíž i tyhle skladby zazněly v hojném počtu.
1.2.1 Souvislost s Mezinárodním kytarovým festivalem a kurzy Brno (MKFB) Vzhledem k tomu, že klání probíhá ve dvou dnech v rámci MKFB, je tento odstavec uveden pro lepší pochopení manažerského zázemí. Festival má svůj vlastní realizační tým složený z osmi osob, z nichž šest se podílelo také na přípravě soutěže. Loňský festival tedy trval od 9. do 15. srpna 2015, to znamená, že pořadatelé již v tuto dobu pracovali na průběhu festivalu, ze kterého plynule přešli na soutěž. Většina z porotců se festivalových aktivit účastnila, stejnou možnost měli i soutěžící, takže některé osoby byly přítomny v Brně už před zahájením soutěže. Stejně tak soutěž těží z účastníků festivalu, ti tvoří hlavní část jejího publika.
1.2 Historie Před dvaceti čtyřmi lety se setkalo třicet kytaristů ve velmi skromných podmínkách, ale zato v přátelské až rodinné atmosféře v Rychnově nad Kněžnou. V té době by málokdo očekával, že právě to je zárodek velkého kytarového festivalu, který bude hostit kytaristy z několika zemí světa. Organizace se tehdy zhostily tři společnosti – Česká kytarová společnost, Česká hudební společnost a Kulturní a informační centrum města Brna. Díky zvětšujícímu se zájmu kytaristů a zlepšujícím se ubytovacím podmínkám, které nabízelo Brno, se festival po šesti letech přenesl právě sem. Po skončení čtrnáctého ročníku pořadatelé přemýšleli, co nového účastníkům nabídnout v jubilejním patnáctém výročí. Zrodil se nápad uspořádat kytarovou soutěž. Již v té době festival dosáhl zahraničních rozměrů, proto byl hledaný, jasný, stručný a výstižný název zvolen v celosvětově rozšířené angličtině. 1
Příloha č. 1: Propozice soutěže (textový dokument)
3
V roce 2006 byl tedy vyhlášen první ročník Mezinárodní kytarové soutěže Guitartalent´06 pro kytaristy všech úrovní a zemí. Dění kopírovalo průběh počátků festivalu. Nikdo by nepředpokládal, že několik málo porotců, soutěžících a skromných cen doroste během pár let do obrovských rozměrů celosvětově uznávané, kvalitní soutěže.
1.3 Zastupující organizace Festival probíhá pod hlavičkou dvou organizací: Česká kytarová společnosti o.s. a Turistické a informační centrum města Brna. První zmíněná je dobrovolným sdružením osob majících zájem o hudbu, a to zejména v oblasti hry na kytaru. Věnuje se mladým talentovaným žákům a studentům, ale i neprofesionálním a profesionálním kytaristům a hudebním tělesům, a poskytuje jim možnost prezentovat své umění na akcích společnosti. Pořádá koncerty, vánoční večírky, přednášky, semináře, kurzy, festival a soutěž – to vše s cílem šíření osvětové činnosti v oblasti hudby. V čele stojí docent Vladislav Bláha.2 Turistické informační centrum města Brna, příspěvková organizace, zajišťuje činnost spojenou s turistickým ruchem ve městě. Provozuje několik informačních center, průvodcovské služby, turistický minibus, stará se o významné kulturní památky, Starou radnici s věží, Mincmistrovský sklep, Labyrint pod Zelným trhem a Kostnici u sv. Jakuba. Pořádá i jednu z nejvýznamnějších celoměstských akcí – Brněnské Vánoce.3
1.4 Cíl Hlavní cíl projektu je stanoven technikou SMART, tedy měl by být specifikovaný, měřitelný, akceptovatelný, realistický, termínovaný a integrovaný.
2 3
Zdroj: www.guitarcz.com Zdroj: www.ticbrno.cz
4
Tabulka č. 2: SMART cíl S – organizačně zvládnutá mezinárodní soutěž, která bude lákadlem pro kytaristy z co nejširší škály zemí světa, kteří se k nám budou rádi vracet M – měřítky je počet účastníků (očekávání 20), návštěvnost (očekávání 50) a recenze A – všichni členové organizačního týmu s cílem souhlasí, stejně tak jako není v rozporu s legislativou R – cíl není snadný, ale s aktuálními zdroji je zvládnutelný T - termín realizace je jasně stanoven (11. a 12. srpna 2015)
Související s tím je touha objevovat a povzbuzovat vysoce talentované interprety, podpořit je v jejich dalším rozvoji, v proniknutí na koncertní pódia a v profesionální kariéře. Dále poukázat na talenty z oblasti klasické hudby a jejich prostřednictvím zaujmout a přitáhnout i širší publikum k umělecky hodnotným koncertům. Přínosem soutěže je jak její výchovný a motivační dopad na mladé lidi a zaměření na esteticky hodnotné cíle, tak i to, že talentovaní interpreti v soutěži získávají cenné zkušenosti, které uplatňují ve své další tvůrčí a profesní činnosti. Soutěže ve hře na hudební nástroj prospívají rozvoji fantazie a abstraktního myšlení, působí výchovně a rovněž vedou i ke snižování kriminality – mladý interpret či posluchač klasické hudby má méně blízko k výtržnostem než zbytek populace stejného věku.
1.5 Cílová skupina Co se týče samotných účastníků, soutěž proběhla, jak je výše uvedeno, ve dvou kategoriích a byla přístupna kytaristům z celého světa. I. kategorie se otevřela pro soutěžící ve věku 19 let a mladší, II. kategorie potom pro kytaristy do 35 let
5
včetně. Pořadatelé neomezují ani profesionální hudebníky. Zúčastnit se tedy mohou jak žáci základních uměleckých škol, tak studenti konzervatoří či vysokých uměleckých škol nebo profesionálně působící umělci. Soutěž je veřejně přístupná, vítáni jsou všichni zájemci o poslech výkonů. Lze předložit členění tří základních kategorií publika: 1. Studenti Skupinu žáků a dětí se zájmem o kytaru organizátoři pravidelně zvou na festival, a když přijedou, dbají na to, aby si šli soutěž poslechnout. Je to pro ně velká motivace a inspirace do dalšího studia. 2. Pedagogové Pedagog umělecké školy zde může, stejně tak jako žák, získat spoustu motivace. Tu pak uplatní ve výuce, a tím poskytne další přínos a přidanou hodnotu žákovi. 3. Účastníci festivalu Propojení festivalu a soutěže hraje velkou roli v účasti. Spousta hráčů, kteří přijedou na festival, se rozhodne, že rovnou vyzkouší i soutěž. Velký je i zájem a zvědavost dalších účastníků, takže se v rámci festivalového programu dostaví na soutěž jako diváci.
Nejvíce se prozatím daří motivovat mladé interprety. Pro ně je soutěž a zhlédnutí toho, co dokážou jejich vrstevníci, obvykle velkým zážitkem, zkušeností a podporou chutí do další práce. Z toho pořadatelům plyne vždy velká radost, protože umělecké začátky je třeba důsledně podchytit a rozvíjet právě v dětství.
1.6 Porota Jak je tomu už několik let zvykem, i letos byla zvolena devítičlenná porota4 z více zemí světa. Již výše uvedení členové letos reprezentovali Českou republiku, Slovenskou republiku, Bělorusko, Německo, Itálii a Mexiko. 4
Příloha č. 2: Porota soutěže (fotografie)
6
Představení jednotlivých porotců: Maria Linnemann – významná německá pedagožka a skladatelka, napsala více než 600 kytarových skladeb pro děti vydaných v deseti zemích světa Zdeněk Dvořák – pedagog Mezinárodní konzervatoře v Praze, vedoucí nahrávacího studia Principium Arnoldo Garcia – významný mexický kytarista a profesor Univerzity Guanajuato Josef Haluza – slovenský kytarista a pedagog José Montenegro – významný mexický kytarista a profesor Univerzity Guanajuato Igor Soshin – přední běloruský skladatel a pedagog Pavel Steffal – vynikající pedagog Konzervatoře v Českých Budějovicích Milan Tesař – úspěšný český skladatel a pedagog Konzervatoře Jaroslava Ježka v Praze, jeho díla jsou vydávána po celém světě Luciano Tortorelli – uznávaný italský kytarista a pedagog, redaktor časopisů v Itálii, USA a Japonsku Předsedkyní poroty se stala jediná žena, Maria Linnemann. Všichni dostali veškeré materiály a byli důkladně seznámeni s pravidly bodování. Manažerka se jako tajemnice poroty účastnila jednání, která proběhla vždy před začátkem a na konci každého soutěžního dne. Každý z porotců hraje v kytarovém světě významnou roli, dá se hovořit o osobnostech, což se také setkalo s vyhraněnými názory, ze kterých nechtěli jednotliví členové mnohdy ustoupit. Závěrečné jednání o vítězích se nakonec vyhrotilo v bouřlivou diskusi, kterou musel přijít zklidnit ředitel. Až na tento incident fungovala porota po celé dva dny bezproblémově.
1.7 Realizační tým Realizační tým5 celého festivalu, a tím i soutěže, nese jednu zvláštnost – mimo profesionální účetní je složen ze studentů kytary. V praxi to tedy znamená, že pracujeme s lidmi, kteří mají velké zkušenosti s hudbou, ale minimum zkušeností s managementem a organizováním. To se do jisté míry dá brát za omezení, nicméně 5
Příloha č. 3: Realizační tým (fotografie) /pozn.: na fotografii není zachycen celý tým/
7
i tak lze vytvořit dobře fungující tým. Naprostým základem bylo pečlivé rozdělení rolí a úkolů.
Umělecký ředitel: doc. Mgr. Vladislav Bláha, ArtD. Účetní: Bc. Jana Žižková Vedoucí realizačního týmu: Kateřina Vašíčková Členové realizačního týmu: BcA. Ondřej Pavlíček, Vít Dvořáček, Peter Vasko
Bylo potřeba zajistit jednotlivé úkoly před i v průběhu soutěže. Zde se musel brát ohled na fakt, že studenti kytary nejsou seznámeni s manažerskými pomůckami a programy (google drive, matice odpovědností, tabulky), které manažeři přirozeně používají. Někteří nejsou zvyklí ani reagovat na e-maily. Jako nejschůdnější řešení se tedy jevilo naplánovat průběžné schůzky celého týmu, kde členové dostávali aktuální informace a úkoly osobně. Vedoucí týmu se rozhodla nezatěžovat kolegy dokumenty, a tak si vytvořila vlastní přehled činností – matici odpovědnosti6, podle kterého úkoly zadávala a průběžně si vše hlídala. Akutní informace bylo nejlepší řešit mobilním telefonem. Tento princip se velmi osvědčil a členové fungovali výborně. Projektovou fázi lehce zkomplikoval fakt, že jeden z organizátorů byl zároveň soutěžícím, ovšem vzhledem k rozložení soutěže do dvou dnů a také díky sestavené analýze rizik se podařilo situaci včas podchytit a kolegu zastoupit.
1.8 Výstupy projektu V průběhu projektu vzniklo několik výstupů, které slouží převážně jako archivace, dokumentace a podklady pro další ročníky. Jsou členěny do tří kategorií.
6
Příloha č. 4: Matice odpovědnosti (tabulka)
8
1.2.1 Propagace
PLAKÁT Plakát7 byl vytvořen ve spolupráci s grafikem Petrem Klímou, který pracuje pro festival již několik let, vždy ochotně a spolehlivě. Podle každoroční dohody připravila manažerka textové podklady a fotografie v programu Word, pan Klíma poté vytvořil návrh, který společně konzultovali a upravovali až do finální podoby. Plakáty byly tisknuty ve formátu A4 a A3, a sloužily zároveň jako přihláška na soutěž. PROGRAM Program8 neboli brožura velikosti A5 obsahoval veškeré informace, které se týkaly průběhu soutěže, bodování, cen, sponzorů a programů soutěžících. Sloužil tedy jako základní zdroj informací pro soutěžící a také jako soupis účastníků a skladeb pro porotu.
WEBOVÉ STRÁNKY Soutěži je věnována jedna rubrika na oficiálním webu9 festivalu. Stránky jsou zvoleny jednodušší jak vzhledem, tak systémem, a to pro větší přehlednost a možnost snadné a samostatné aktualizace, což se kvůli dynamicky se vyvíjejícímu průběhu soutěže velice hodilo. Podmínky soutěže byly zveřejněny přibližně půl roku před datem konání, v krátké době byla přidána také přihláška. FACEBOOKOVÁ UDÁLOST Facebook je v dnešní době mocným nástrojem šíření informací, proto se rozhodla manažerka i takový zdroj využít. Vytvořila stránku10, na kterou postupně nahrávala pozvánky, informace, fotografie a další materiály. Všichni organizátoři pozvali své hudební známé. Tento bezplatný a poměrně nenáročný způsob 7
Příloha č. 5: Plakát (obrázek) Příloha č. 6: Program (brožura) 9 Příloha č. 7: Web (obrázek) 8
9
propagace může mít zajímavý dosah na cílovou skupinu, i když v tomhle případě se větší počet zájemců vyskytl spíše na již fungujcí stránce celého festivalu.
TISKOVÁ ZPRÁVA Tisková zpráva11 vznikla hned v počátcích příprav, a to pro noviny, časopisy, internetové propagační weby. Je třeba podotknout, že se jedná o tiskovou zprávu festivalu, ve které je soutěž pouze zmíněna.
POZVÁNKY Krátkým textem, podle potřeb doplněným o fotografie, seznámili organizátoři s festivalem a soutěží lidi prostřednictvím internetových portálů a časopisů. Zde je příklad některých z nich:
10 11
-
Časopis Harmonie
-
Časopis Hudební rozhledy
-
Časopis talent
-
Týdeník rozhlas
-
Portál GOtoBRNO (www.gotobrno.cz)
-
Portál Muzikus (www.muzikus.cz)
-
Kudy z nudy
-
Portál babočka (www.babocka.vram.cz)
-
Portál Šermíři (www.sermiri.cz)
-
Portál Jihomoravského kraje (www.jizni-morava.cz)
-
Česká centrála cestovního ruchu (www.czechtourism.cz)
Příloha č. 8: Facebookový profil (obrázek) Příloha č. 9: Tisková zpráva (text)
10
1.2.1 Dokumentace FOTOGRAFIE Po dobu celé soutěže byly pořizovány fotografie12, které slouží pro sdílení na stránkách, pro zveřejnění v tisku, pro sponzory jako důkaz předání cen nebo jako památka soutěžícím. Pro tyto účely funguje dohoda s fotografkou Evou Vítkovou, která jakožto pedagožka na základní umělecké škole rozumí citlivým potřebám nerušit focením umělecký výkon a každoročně zajistí potřebnou dokumentaci. Fotografka poskytne souhlas se zveřejněním fotek a organizátoři je mohou volně využívat k vlastním účelům.
1.2.1 Konečné výstupy VEŘEJNÁ SOUTĚŽ Po oba dny je soutěž přístupná veřejnosti. Tím, že probíhá v krásném Ernově sále na Staré radnici v Brně, a výkony jsou z velké části na opravdu velmi vysoké interpretační úrovni, může jít o příjemný kulturní zážitek. První soutěžní den probíhal něco málo přes tři hodiny, když se započetly časy výkonů všech soutěžících II. kategorie a přestávky pro porotu po každém čtvrtém účastníkovi. Druhý soutěžní den byl o poznání náročnější, a to z toho důvodu, že díky vyrovnanosti výkonů soutěžících v prvním kole II. kategorie postoupilo do druhého kola (finále) celkem sedm kytaristů. Součet časů soutěžících obou kategorií, přestávek pro porotu a pauzy na oběd dal dohromady téměř osm hodin. Proto se celý druhý den velmi důsledně dbalo na dodržování veškerých stanovených časových údajů, abychom se zabránilo zdržení. Vyhlášení, taktéž veřejné, potom byla záležitost necelé hodiny.
12
Příloha č. 10: Fotografie soutěžícího (fotografie)
11
1.9 Měřitelné ukazatele Podkapitola určuje ukazatele, dle kterých lze zhodnotit úspěšnost projektu. Podle následujících kritérií lze vyhodnotit, co bylo dobré a kde naopak zůstaly rezervy. Dobře zpracovaný dokument může posloužit k porovnávání výsledků předešlých let a k provádění odhadů pro následující ročníky. Manažerka určila jako měřitelné ukazatele následující kategorie: počet soutěžících, návštěvnost, počet fanoušků na facebookové stránce, služby zajišťující komfort účastníků a poroty, mediální ohlasy a zpětná vazba. Tabulka č. 3: Měřitelné ukazatele Ukazatel
Předpoklad
Realita
Úspěšnost v procentech
Počet soutěžících Návštěvnost
20 50 osob
31 40 osob
155 % 80 %
Facebooková stránka Služby
Neaktivní účastníci Kvalitní zázemí pro soutěžící a porotu
85 %
Mediální ohlasy
Pozvánky i výstupy v médiích Pár e-mailů
Vysoká aktivita účastníků Cvičné místnosti a brožury, občerstvení, servis Částečně splněno
60 %
Hlídat uzávěrky
E-mailové, facebookové i ústní pochvaly
100%
Výborná komunikace se všemi
Zpětná vazba
Poznámka
Kapacita sálu: 100 míst
90 %
Tabulka odhalila silné stránky i rezervy organizace, lze vidět, které věci se vydařily, a na kterých je naopak potřeba zapracovat.
12
2 Rizika Rizika jsou spojená s každodenními činnostmi, se kterými se člověk setkává v běžném životě. Některá jdou ovšem, zvláště pak u projektů, dopředu odhadnout, proto není špatné si udělat analýzu rizik a vyhodnotit ta, která můžeme ovlivnit. Takovým bychom se pak měli snažit předcházet, zároveň ale také počítat i s těmi, proti kterým nelze žádné zásadní opatření udělat.
2.1 Interní rizika Mezi interní rizika jsou řazena taková, která jdou poměrně snadno odhadnout, a dá se jim včasným reagováním předejít.
Veškerá rizika budou uvedena v následujícím formátu:
Riziko o Řešení
Nedostatečná účast o Zabezpečení včasné a účinné propagace o Motivace soutěžících, hodnotné ceny pro vítěze
Onemocnění člena realizačního týmu o Vedení seznamu činností pro snadné předání úkolu druhé osobě o Pravidelné schůzky týmu, aby měli všichni o všem přehled
Nepřístupné prostory o Včasná rezervace sálu
Odřeknutí / onemocnění porotce o Dobře podchycené smlouvy o Další porotce v záloze
13
2.2 Externí rizika Externími riziky jsou myšleny vnější vlivy, které mohou akci ohrozit. Ne s každým ohrožením lze něco udělat, přesto ovšem nějaké řešení najít lze. Jiná akce podobného charakteru o Zajistit vhodný termín pro vlastní akci, aby se tolik nekryly o Exkluzivita akce Velká kulturní akce ve stejný čas o Dopředu mapovat situaci a termín Problémy s vízy zahraničních účastníků o Podpora a pomoc s řešením případných potíží Živelná pohroma o Přesunutí akce na jiný termín
2.3 Legislativní rizika Legislativní rizika se týkají převážně veškerých právních vztahů a smluv, které je třeba mít za každých okolností zcela v pořádku. Porušení autorských práv o Smlouva s Ochranným svazem autorským Nedokonalé smluvní vztahy o Pečlivá kontrola veškerých uzavřených smluv
2.4 Vyhodnocení rizik Snadnější orientaci a většímu přehledu o rizicích pomohla kvalitativní analýza rizik13. Ta napomůže seřadit rizika podle jejich závažnosti. Rizika jsou na základě tabulky rozdělena do čtyř kategorií dle stupně závažnosti:
Malé riziko: porušení autorských práv (1E), nedokonalé smluvní vztahy (1E), živelná pohroma (2D), nepřístupné prostory (2D)
14
Střední riziko: onemocnění člena realizačního týmu (2C)
Velké riziko: problémy s vízy zahraničních účastníků (3A), odřeknutí / onemocnění člena poroty (3C), velká kulturní akce ve stejný čas (3C), nedostatečná účast (3C), jiná akce podobného charakteru (3C)
Extrémní riziko: žádné
Díky znalostem z několikaletého pořádání akcí byla legislativní rizika prakticky vyloučena. Stejně tak jako živelná pohroma, lehčí obtíže s počasím by akci díky vnitřním prostorům téměř neohrozily. Co se týče středního rizika, nemoc kohokoli nelze vyloučit nikdy. Přestože tým nebyl nijak početný, tuto situaci by ustál. Díky analýze byla odhalena plánovaná absence jednoho člena, který zároveň soutěžil, takže s ní organizátoři počítali dopředu. Riziko, které nastalo, bylo odřeknutí porotce. I zde byla připravena náhrada, takže problém nakonec nebyl velký. Jako závažný problém byly vyhodnoceny dvě oblasti – akce podobného charakteru nebo jiná velká akce a víza. Letos kromě soutěže v Brně proběhly ve světě v blízkých termínech celkem čtyři významné akce spojené s kytarovými soutěžemi. Tento fakt bohužel účast ovlivnil, nicméně díky pečlivé propagaci jsem byl nakonec na tento druh soutěže velmi ucházející počet účastníků. Ohledně problémů s vízy psala spousta účastníků, ti, kteří se ozvali včas, se dočkali pomoci s vyřizováním, nicméně i z tohoto důvodu několik účastníků soutěž odřeklo. Celkově se tým shodl, že žádné riziko by akci neohrozilo v tak velké míře, která by vedla až ke zrušení události, a i přes ostatní lehké hrozby vše proběhlo naprosto v pořádku.
13
Příloha č. 11: Kvalitativní analýza rizik (tabulka)
15
3 Fáze projektu Akce mají svůj životní cyklus. Ten se může projekt od projektu lišit, nicméně základní dělení na přípravu, realizaci a ukončení najdeme prakticky u každého. Vždy je důležité promyslet, zda vůbec událost pořádat, dobře naplánovat časový harmonogram14 a postup práce. Pro usnadnění samotné realizace se vyplatí důsledná příprava. Je více než vhodné propracovat SWOT analýzu15 – analýzu silných a slabých stránek projektu. Ta pomůže organizátorovi objevit příležitosti, predikovat rizika, využít silné stránky a eliminovat slabé. Tato fáze, kdy se zrodí nápad, je o něm přemýšleno a diskutováno, se považuje za fázi předprojektovou. SWOT analýza potvrdila velké množství silných stránek a příležitostí. Dobré jméno soutěže, hodnotné ceny, mezinárodní porota, zázemí a další věci hrály pořadatelům do karet. Důležitější je připravit se na slabé stránky a omezit hrozby. Se slabými stránkami nemohli organizátoři v dané chvíli nic dělat – prázdninový termín byl dán, stejně tak jako tým, který se neskládal z kvalitních manažerů. Dalo se brát tyto věci při realizaci v potaz, a především na týmu a jeho přípravě neustále pracovat. Některé hrozby se ovšem mohly včas objevit a podchytit. Hrozbu v podobě čtyř dalších festivalů a soutěží ve stejném termínu je možno eliminovat důslednou propagací, správou webových stránek a e-mailovými pozvánkami. Tyto a podobné aktivity mohou být zároveň opatřením proti dalším hrozbám – nedostatku účastníků a veřejnosti. Problémové bankovní poplatky lze obejít platbou zahraničních účastníků na místě, ovšem za nově vzniklého rizika, že přihlášení kytaristé nemusí bez zaplacení nevratné zálohy dojet. Tohle, stejně tak jako neovlivnitelné kurzy měn a případné přírodní katastrofy, však organizátoři vyhodnotili jako hrozbu, se kterou jsou ochotni do projektu jít. Po zvážení všech okolností a rozhodnutí, že práce může začít, nastupuje fáze projektová, tedy realizační. Do ní lze zahrnout veškeré přípravy a uskutečnění akce. 14 15
Příloha č. 12: Časový harmonogram aktivit (tabulka) Příloha č. 13: SWOT analýza (tabulka)
16
Po proběhnutí projektu nastupuje fáze poprojektová, jejímž hlavním účelem je přispění ke zvyšování kvality projektů. Má zajistit vyvarování se stále stejných chyb, a naopak vyzdvižení kladných stránek projektu. Dělí se na tři podkategorie – analýza ukončeného projektu, zpracování návrhů pro zlepšení dalších projektů a udržovací fáze výsledků projektu. V následujících kapitolách autorka přenese výše popsané do průběhu soutěže Guitartalent.
3.1 Předprojektová fáze Záměr o uspořádání dalšího soutěže vycházel od docenta Bláhy už v průběhu léta roku 2014, tedy hned po ukončení festivalu v témže roce. Vzhledem k dlouholeté tradici akce měl již tehdy představu o průběhu a chtěl ji zachovat v podobném duchu jako každý rok. Přemýšlelo se o vhodném datu konání, porotcích a nových sponzorech. Záměr byl ponechat to, co doposud fungovalo, ale přidat také další hodnoty. Místo konání chtěl pan docent ponechat původní, o dalších věcech bylo možno diskutovat.
3.2 Projektová fáze Po důkladném zvážení proběhla v září roku 2015 první informační schůzka za účasti dvou osob – manažerky Kateřiny Vašíčkové a docenta Bláhy. Rozhodli se tak z výše zmíněného důvodu, a to, že studentské složení organizačního týmu není v managementu tolik zběhlé, a proto se zdálo schůdnější roztřídit si myšlenky a cíle, a poté je teprve zprostředkovat ostatním členům již v jasné podobě, aby nebyli zbytečně zatěžování náročnými věcmi a aby se tak mohli v klidu soustředit na jim zadanou práci. V projektové fázi proběhlo velké množství aktivit – zajištění termínu a místa, dohody s porotci, zveřejnění informací pro veřejnost, propagace, evidence přihlášek atp. Seznam činností i s termíny najdete v příloze16. Jsou v něm zmíněny všechny tři fáze projektu, průběh soutěže bude podrobněji rozepsán v následující části textu. 16
Příloha č. 14: Přehled aktivit (tabulka)
17
Samotný projekt měl jedno specifikum, a to, že v době zahájení projektu všichni plně fungovali v organizaci festivalu. To mělo své výhody i nevýhody. Na jednu stranu bylo nutné současně zabezpečit chod festivalu a nedalo se věnovat pouze soutěži, na druhou tým projevil jistou sehranost a všechny věcné i lidské zdroje byly v centru dění na jednom místě, nedaleko Staré radnice, kde probíhala soutěž. V pondělí večer bylo vše připraveno, tudíž vkročení do soutěžního dne proběhlo s čistým a poměrně klidným svědomím, přesto organizátory lehká nervozita neminula. Vše vycházelo podle plánu. Každý z členů měl přidělené činnosti, ovšem v tak malém týmu byli připraveni pomoci si a zaskočit jeden za druhého, zkrátka všichni věděli o všem.
1. Soutěžní den Začátek soutěže se nesl ve znamení prvního kola II. kategorie, soutěžilo celkem dvanáct kytaristů o postup do finále.
Role: docent Bláha Oficiální zahájení soutěže
Kateřina Ráno před soutěží: prezence a příjem soutěžících, losování pořadí Průběh soutěže: tajemnice, péče o porotce Po soutěži: sčítání bodů, přítomnost na jednání poroty
Vít Ráno před soutěží: doprava věcí na místo, kontrola soutěžních programů, losování pořadí, vylepení pořadí účinkujících Průběh soutěže: moderování, péče o soutěžící Po soutěži: sčítání bodů, úklid věcí
18
Ondřej Ráno před soutěží: nákup a příprava občerstvení Průběhu soutěže: péče o porotu, spojka s centrem festivalu Po soutěži: úklid věcí
Peter Soutěžil v I. kategorii, takže 1. soutěžní den byl mimo organizaci
2. Soutěžní den Další den probíhal obdobně jako ten první, pouze s rozdílem, že byla nejdříve I. kategorie a poté finále II. kategorie. Odpoledne následovalo předávání cen. Z důvodu potřeby nachystání cen a předávací místnosti, které měla na starosti Kateřina s asistencí Petera, zastoupil roli tajemníka poroty pro finále Ondřej. Na odpoledne se tým rozdělil do dvojic, a zatímco Vít s Ondřejem obstarali finále, Kateřina s Peterem již připravovali věci na předávání cen. Vzhledem k postupu více soutěžících do finále se soutěž protáhla, tudíž byla snaha pracovat efektivně, aby se docílilo co největšího přiblížení předem určenému času vyhlašování výsledků. Ve chvíli, kdy organizátoři na Staré radnici znali držitele cen, hned je telefonicky sdělili manažerce, aby mohla rovnou nadepsat diplomy. Tak se podařilo zajistit fakt, že vyhlášení vítězů mohlo plynule začít po příchodu všech do hotelu Astorka. Celá soutěž byla zakončena bonusem v podobě vystoupení vítězů obou kategorií na večerním koncertu v rámci festivalu.
3.3 Poprojektová fáze Poprojektová fáze byla náročná v tom, že po konci soutěže, která proběhla během úterý a středy, probíhal festival až do soboty, bylo tedy nutné plynulé pokračování v další organizaci. Druhý den po soutěži se zveřejnily na facebookové stránce a na webu výsledky s informacemi o vítězích a aktuálními fotografiemi.
19
Dále byl založen šanon, kam se průběžně ukládaly všechny programy, plakáty, zápisy z jednání poroty, bodové archy a další věci se soutěží spojené. Jejich roztřídění a urovnání proběhlo až po ukončení celého festivalu. Nezbytné bylo také napsat závěrečné zprávy, které byly odesílány sponzorům pro potvrzení o využití a předání jejich cen. Posledním krokem postprodukční fáze se stala debata s docentem Bláhou, kde se diskutovalo o věcech, které vyšly a ve kterých naopak zůstaly rezervy. Na jejím základě vznikl seznam podnětů, které by do budoucnosti mohly ještě více pomoci. Celkový dojem byl ovšem velice pozitivní.
20
4 Finance Pro projekt využili organizátoři vícezdrojové financování. Finanční plán se sestavuje krátce po ukončení předchozího ročníku festivalu a zahrnuje sepsání všech nákladů a příjmů s projektem spojených, návrh institucí, které budou osloveny za účelem poskytnutí příspěvků, a seznam sponzorů. Každý rok proběhne tvorba návrhu rozpočtu, který z velké části vychází ze zkušeností z předchozích let. Ten se pak dále aktualizuje podle situace a vyjasňování, které instituce poskytnou finanční příspěvek a které nikoli. Je důležité brát v potaz, že soutěž má rozpočet a partnery propojeny s festivalem, v rámci kterého se koná. Finance jsou v režii docenta Bláhy a účetní soutěže Jany Žižkové, kteří komunikují se sponzory a připravují žádosti o dotace. Manažerce projektu byl zpřístupněn pouze návrh rozpočtu, vedení festivalu si nepřeje zveřejnit konečný rozpočet kvůli konkurenci. Proto je přiložen pouze odhad nákladů na projekt a vyjmenovány zdroje, ze kterých byla soutěž financována. Tabulka č. 4: Náklady na projekt NÁKLADY NA PROJEKT 1. Provozní náklady - nájem prostor - spotřební materiál, kancelářské potřeby 2. Honoráře - členové poroty 3. Ostatní osobní náklady - fotodokumentace 4. Náklady účinkujících, hostů a produkce celkem - ubytování - porota - ubytování - produkce - občerstvení 5. Náklady na propagaci 6. Autorské poplatky - osa 7. Ostatní náklady související s projektem - poštovné, celní poplatky CELKOVÉ NÁKLADY
21
CELKEM 26 400 Kč 16 400 Kč 10 000 Kč 27 000 Kč 27 000 Kč 1 000 Kč 1 000 Kč 26 000 Kč 22 500 Kč 2 500 Kč 1 000 Kč 30 000 Kč 5 000 Kč 5 0000 Kč 10 000 Kč 10 000 Kč 125 400 Kč
Tabulka č. 5: Zdroje krytí projektu ZDROJE KRYTÍ PROJEKTU 1. Granty - Ministerstvo kultury České republiky - Jihomoravský kraj - Město Brno - Nadace Český hudební fond - Nadace Život umělce 2. Startovné celkem - průměrná cena startovného 3. Ostatní zdroje krytí - dary - vlastní finanční vklad organizátora - zahraniční zdroje 4. Ostatní příjmy z realizace projektu - prodej tiskovin - prodej propagačních předmětů PŘÍJMY CELKEM
Mediální podpora
Rádio čas
Rovnost
Mladá fronta dnes
Český rozhlas Brno
Student agency – časopis Žlutý
Kult.cz
KAM v Brně
Věcná podpora Následující položky byly použity jako dary pro vítěze a pro účastníky soutěže. Organizátoři dbali na to, aby tři nejlepší v každé kategorii dostali hodnotné ceny, a také aby si každý účastník odnesl malou pozornost.
Masaki Sakurai - japonský kytarář - věnoval do soutěže mistrovskou kytaru
Pavel Kříha - český kytarář - věnoval do soutěže koncertní kytaru
Jan Schneider - český kytarář - také věnoval koncertní kytaru 22
Jiří Bednář - výrobce kytarových pouzder - věnoval kytarové termopouzdro
SAVAZER – mezinárodně proslulá firma zabývající výrobou kytarových strun a prodejem kytarových doplňků – věnovala struny a box kytarového příslušenství
D´ADDARIO - firma zabývající se prodejem kytarových doplňků - věnovala box kytarového příslušenství
ARANJUEZ – výrobce kytarových strun – firma věnovala struny
23
5 Hodnocení Poslední kapitola této práce bude využita pro zhodnocení průběhu celého projektu. Je podstatné si uvědomit pozitiva akce a přenést je do dalších ročníků. Neméně důležité je ovšem sepsat si věci, které nevyšly úplně podle plánu, a na těch je třeba pracovat. Jedině to zajistí úspěšnost do dalších let.
5.1 Zhodnocení pozitiv a negativ Pozitiva Velký důraz kladl organizační tým na propagaci, díky které se soutěž těšila vyššímu číslu soutěžících než v předchozích ročnících. Manažerka se také intenzivně zaměřila na komunikaci s účastníky hned poté, co zaslali přihlášky, navázala přátelské vztahy, a to lidé dle zpětné vazby velice ocenili. Přes vyšší počet účastníku, než se čekalo, se perfektně podařilo vytvořit časový harmonogram a ten dodržet. V neposlední řadě je třeba uvést získání velkého množství sponzorských darů jako cen pro účastníky a vítěze, každý si tedy odnesl nějakou památku, přičemž vítězové obou kategorií dosáhli na opravdu hodnotné ceny. Negativa V první řadě bude zmíněn organizační tým, který rozhodně není vnímán jako negativum, ovšem stále je zde fakt, že tým je složen převážně ze studentů hudby, ne manažerů, a tak nebyl zvyklý na manažerskou činnost, což se v některých situacích projevilo v komunikaci. Lehce vázla také komunikace mezi porotou. Vzhledem k bankovním poplatkům neplatili zahraniční účastníci zálohu, a to vedlo k odhlášení některých z nich ze soutěže, aniž by dali dopředu vědět. Poslední uvedenou věcí je vyhlašování výsledků a předávání cen. Zčásti kvůli časové náročnosti soutěže nebyl vyčleněn dostatek času pro přípravu věcí, přesto že se vše nakonec zvládlo, členové týmu zažili náročné chvilky.
24
Návrh na řešení uvedených negativ Organizační tým – určení zkušeného manažera, který bude mít za úkol rozdělení rolí a distribuci úkolů. Vytvoří WBS či matici odpovědnosti, podle které se bude tým řídit. Vhodné bude naplánovat pravidelné schůzky týmu. Komunikace poroty – pro diskuzi poroty určit moderátora a překladatele, který by diskuzi usměrňoval a zároveň překládal, aby každý rozuměl Neúčast přihlášených účastníků – domluvit s bankou oproštění od poplatků, podmínka zaplacení nevratné zálohy
5.2 Tipy pro další ročníky Každý manažer úspěšného projektu by si měl sepsat poznámky pro budoucí organizování. O to se pokusila i manažerka.
5.2.1 Návrhy na zlepšení práce Manažerka vysledovala několik bodů, které by podle jejího názoru mohly práci usnadnit a zefektivnit. Týkají se týmové spolupráce. Bylo by vhodné ještě důsledněji vydělit jednu osobu, která by byla hlavním vedoucím týmu, a která by měla na starosti ostatní členy. Přestože náznak takové myšlenky zde byl, Kateřina se jako spolužačka ostatních členů týmu necítila nadřazená, a tím pádem chyběla jedna řídící důrazná osobnost. Dále by bylo přínosné vytvářet zápisy z porad. Často se stalo, že se práce zdvojila nebo naopak nebylo něco hotovo, tomu by se mohlo pečlivým zapisováním předejít. Neméně důležitým bodem je také průběžná kontrola plnění úkolů. Pomůže to k lepší orientaci všech členů týmu v aktuálním dění a také se předejte zjištěním na poslední chvíli, že někdo něco zapomněl udělat a chybí to. Média letos nabídla širokou spolupráci, organizátoři ovšem opomněli monitoring vyšlých článků a pozvánek. V dalším roce by bylo lepší vše pečlivě sledovat a ukládat.
25
5.2.2 Work Breakdown Structure – WBS Vytvoření dokumentu typu WBS, tedy hierarchické struktury prací, který definuje věcný rozsah celého projektu a snaží se neopomenout žádný úkol, by mohl být vhodný odrazový můstek pro organizační tým. Napomohl by k vyjasnění a přehledu všech povinností, které se musí v souvislosti se soutěží splnit. Příklad, jak by mohl začátek WBS17 vypadat, najdete v příloze.
5.2.3 Audience developement Označení audience developement zahrnuje aktivity spojené s rozvojem publika, a to jak stávajícího, tak potenciálního. Jedná se o veškerou práci s prostorem, s dětským publikem, workshopy, přednášky, interaktivní zapojení diváka do děje a tak podobně. Pro soutěž vypracovala manažerka návrh rozvoje publika18, který by mohl být využit pro zvýšení účasti a kvality v dalších ročnících.
17 18
Příloha č. 15: Work Breakdown Strukture – WBS (obrázek) Příloha č. 16: Audience developement (tabulka)
26
Závěr Následující dodatek bude patřit shrnutí celého projektu očima manažerky Kateřiny. Ta má z průběhu dobrý pocit a je spokojená s výsledkem. Organizační záležitosti měly samozřejmě své nedostatky, ovšem všechny zádrhely se podařilo vyřešit tak, že na soutěžící a diváky působil průběh hladce a bezchybně. Má také radost, že oproti předchozím ročníkům stoupla soutěž viditelně na vyšší úroveň, ať už se to týká organizace, počtu účastníků či počtu diváků. Za svůj osobní úspěch považuje to, že se jí podařilo splnit cíl, který si sama stanovila na začátku. Kytarová komunita není rozsáhlá, o to více chtěla manažerka udržet pozitivní vztahy, navázat přátelství a navodit příjemnou atmosféru. O tuhle věc se snažila již při e-mailové komunikaci s účastníky, kde se jim snažila odpovídat mile a pomáhat jim řešit veškeré problémy týkající se jejich pobytu v Brně. Při průběhu soutěže byla soutěžícím oporou. To se jí vrátilo, když jí od kytaristů po ukončení akce přišla velká spousta děkovných zpráv. Akce byla uzavřena a hodnocena kladně, takže je správné si z ní odnést dobrý pocit, ale více než nutné je neusnout na vavřínech a začít připravovat další ročník, který bude usilovat o ještě vyšší úroveň.
27
Použité informační zdroje HNILICA, Jiří. Kvalitativní a semikvalitativní analýza rizika projektu. Acta Oeconomica Pragensia, roè. 16, è. 3, 2008 JEŽKOVÁ, Zuzana. Projektové řízení: jak zvládnout projekty. Kuřim: Akademické centrum studentských aktivit, 2013. ISBN 978-80-905297-1-7.
28
Seznam zkratek a značek
JAMU – Janáčkova akademie múzických umění v Brně MKFB – Mezinárodní kytarový festival a kurzy Brno SMART – Specifikovatelný, měřitelný, akceptovatelný, realistický, termínový WBS – Work Breakdown Structure
29
Seznam tabulek Tabulka č. 1: Základní přehled Tabulka č. 2: SMART cíl Tabulka č. 3: Měřitelné ukazatele Tabulka č. 4: Náklady na projekt Tabulka č. 5: Zdroje krytí projektu
30
Seznam příloh Příloha č. 1: Propozice soutěže (textový dokument) Příloha č. 2: Porota soutěže (fotografie) Příloha č. 3: Realizační tým (fotografie) Příloha č. 4: Rozdělení úkolů realizačního týmu (tabulka) Příloha č. 5: Plakát (obrázek) Příloha č. 6: Program (obrázek) Příloha č. 7: Web (obrázek) Příloha č. 8: Facebooková stránka (obrázek) Příloha č. 9: Tisková zpráva (text) Příloha č. 10: Fotografie soutěžícího (fotografie) Příloha č. 11: Kvalitativní analýza rizik (tabulka) Příloha č. 12: SWOT analýza (tabulka) Příloha č. 13: Přehled aktivit (tabulka) Příloha č. 14: Work Breakdown Structure – WBS (obrázek) Příloha č. 15: Audience developement (tabulka)
31
Přílohy Příloha č. 1: Propozice soutěže (textový dokument)
32
Příloha č. 2: Porota soutěže (fotografie)
Zleva: Kateřina Vašíčková (tajemnice), Milan Tesař, Maria Linnemann (předsedkyně), Igor Shoshin, Luciano Tortorelli, Arnolgo Garcia, Jose Montenegro, Jozef Haluza, Zdeněk Dvořák, Pavel Steffal Zdroj: Eva Vítková, fotografka festivalu, snímek pořízený dne 11. 8. 2015
33
Příloha č. 3: Realizační tým (fotografie)
Zleva: Kateřina Vašíčková, Peter Vasko, Igor Klokov, Ondřej Pavlíček Zdroj: Eva Vítková, fotografka festivalu, snímek pořízený dne 9. 8. 2015
34
Příloha č. 4: Matice odpovědnosti (tabulka)
doc. Bláha
Kateřina
Jana
Ondřej
Vít
Peter
Stanovení
Tajemnice
Finanční
Roznos
Příprava
Roznos
termínu
I. kategorie
záležitosti
plakátů
programu
plakátů
Rezervace
Příjem
Tisková
Péče o porotu
Moderátor
Příprava cen
místa
přihlášek
zpráva
Sponzoring
Komunikace s
Sponzoring
Zajištění
Roznos
občerstvení
plakátů
účastníky
Pozvání
Komunikace
Účetní
Tajemník
poroty
s medii
materiál
II. kategorie
Sestavení
Aktualizace
realizačního
webu
týmu
Vyhlášení
Prezence
výsledků
Příprava bodovacích archů
Kancelářský materiál
Příprava cen
Vyhlášení výsledků
35
Příloha č. 5: Plakát (obrázek)
36
Zdroj: Petr Klíma, grafik festivalu
37
Příloha č. 6: Program (přiložená brožura)
38
Příloha č. 7: Web (obrázek)
Zdroj: www.guitarcz.com, dostupné z http://guitarcz.com/competition/
39
Příloha č. 8: Facebooková stránka (obrázek)
Zdroj: www.facebook.com, dostupné z https://www.facebook.com/events/1432384037057216/
40
Příloha č. 9: Tisková zpráva (text) MEZINÁRODNÍ KYTAROVÝ FESTIVAL A KURZY BRNO´15 Mezinárodní kytarový festival a kurzy Brno je dle hodnocení zahraničních odborných časopisů již několik let nejvýznamnějším českým kytarovým festivalem, je řazen k předním světovým kytarovým festivalům a má esteticky hodnotný, kulturně vzdělávací i zábavný charakter. V letošním ročníku, který proběhne 9. – 15. 8. 2015, se můžeme těšit na přední světové kytaristy z Německa, Venezuely, Kanady, Mexika, Itálie, České republiky ad. Zahajovací koncert FLAMENCO NIGHT – flamenco z Andaluzie – Eleonora Bayaz a Raúl Mannola se skupinou, proběhne již tradičně na nádvoří hradu Špilberk. Následovat bude série koncertů - kytarové duo Irina Kircher + Alfonso Montes, Rémi Boucher, duo Amadeus – Dale Kavanagh + Thomas Kirchhof, Iva Bittová + Vladislav Bláha a hosté. Závěr festivalu bude patřit poctě Štěpánu Rakovi. Současně proběhne také Mezinárodní kytarová soutěž Guitartalent´15, mistrovské
kurzy, přednášky a
koncert orchestru
účastníků, dirigovaného
Vladimírem Novotným. Pojďte s námi objevit a vychutnat si krásu kytary a hudby, těšíme se na vás v srpnu v Brně! Vstupenky je možno zakoupit v centrálním předprodeji TIC na Běhounské 17 nebo v síti Colosseum vstupenky.ticbrno.cz, případně na večerních koncertech. Podrobnější informace k programu festivalu naleznete na www.guitarcz.com.
Autor: Jana Žižková
41
Příloha č. 10: Fotografie soutěžícího (obrázek)
Soutěžící I. kategorie Zdroj: Eva Vítková, fotografka festivalu, snímek pořízený dne 12. 8. 2015
42
Příloha č. 11: Kvalitativní analýza rizik (tabulka)
DŮSLEDKY
P
A
TÉMĚŘ JISTÉ
1
2
3
4
5
NEVÝZNAMNÉ
MALÉ
STŘEDNÍ
ZNAČNÉ
OBROVSKÉ
Velké riziko
Velké
Extrémní
Extrémní
Extrémní
riziko
riziko
riziko
riziko
Velké
Velké
Extrémní
Extrémní
riziko
riziko
riziko
riziko
Velké
Velké
Extrémní
Extrémní
riziko
riziko
riziko
riziko
Malé
Střední
Velké
Extrémní
riziko
riziko
riziko
riziko
Malé
Střední
Velké
Velké
riziko
riziko
riziko
riziko
R A V
B
D
VELMI
Střední riziko
PRAVDĚPODOBNÉ
Ě P
C
PRAVDĚPODOBNÉ
Malé riziko
O D O
D
O
Malé riziko
NEPRAVDĚPODOBNÉ
B N
SPÍŠE
E
TÉMĚŘ VYLOUČENÍ
Malé riziko
S T
Zdroj: HNILICA, JIŘÍ. Kvalitativní a semikvalitativní analýza rizika projektu. Acta
Oeconomica Pragensia, roè. 16, è. 3, 2008
43
Příloha č. 12: Časový harmonogram aktivit (tabulka) PŘEDPROJEKTOVÁ FÁZE Srpen 2014 Záměr uspořádat další ročník soutěže PROJEKTOVÁ FÁZE Září – prosinec 2014 Zajištění termínu a místa konání, žádosti o finance, komunikace se sponzory Leden 2015 Úvodní schůzka uměleckého ředitele a vedoucí realizačního týmu, určení podmínek soutěže, sestavení propozic, nastavení povinného/volného programu, informačních dokumentů pro soutěžící, návrh přihlášky v papírové i elektronické formě Zveřejnění informací na webu Únor 2015 Schůzka s programátorem, vytvoření online přihlášky Zveřejnění přihlášky Březen 2015 - 15. červenec Internetová propagace Příjem přihlášek Přebírání cen od sponzorů Květen 2015 Předání základních informací členům realizačního týmu Schůzka s grafikem, vytvoření + roznos plakátů Červen 2015 Schůzka realizačního týmu Tvorba programu Srpen 2015 Kompletace programu Příprava kancelářského materiálu Časový harmonogram soutěže 44
Listiny soutěžících 9. srpna 2015 Převoz veškerých věcí na kolej Astorka (základna festivalu) 10. srpna 2015 Kontrola všech připravených věcí a dokumentů Schůzka realizačního týmu, doladění detailů, zopakování a připomenutí si úkolů, kontrola, zda mají všichni ve všem jasno 11. – 12. srpna 2015 GUITARTALENT´15 – průběh soutěže POPROJEKTOVÁ FÁZE 13. srpna - září 2015 Úklid, zveřejnění výsledků a fotografií, archivace dokumentů, hodnotící schůzka
45
Příloha č. 13: SWOT analýza (obrázek)
W
S -
Dobré jméno soutěže
-
Hodnotné ceny
-
Vícečlenná, mezinárodní porota
-
Nekvalifikovaný organizační tým
-
Datum – prázdniny
-
Nezastupitelnost organizátorů
-
Pěkné zázemí
-
Dobré vztahy s pravidelnými účastníky
-
Kladné reference
-
Výstupy v médiích
-
Konzervatoře, SŠ, VŠ
-
Čtyři festivaly a soutěže v podobném termínu
-
Dotace, finance od sponzorů
-
Nedostatek účastníků
-
Součinnost s festivalem
-
Absence přihlášených účastníků
-
Kontakty uměleckého ředitele
-
Nezájem veřejnosti
-
Nízké poplatky
-
Vnější rizika – počasí, přírodní katastrofy
-
Nové podmínky soutěže -
Kurzy měn
Příloha č.: Tabulka příjmů
- Bankovní poplatky Příloha č.: Sponzoři Příloha č. 14: Work Breakdown Structure – WBS (obrázek) O
T
46
Mezinárodní kytarová soutěž GUITARTALENT´15
1 PROGRAM
2 DOPROVODNÝ PROGAM
3 PROPAGACE
4 FINANCE
5 ORGANIZACE
6 ŘÍZENÍ PROJEKTU
1.1 Tvorba programu
2.1 Zajištění koncertu vítězů
3.1 Pozvánky
4.1 Zajištění sponzorů
5.1 Zajištění místa konání
6.1 Plánování projektu
1.2 Zajištění poroty
2.2 Zajištění předávání cen
3.2 Plakáty
4.2 Účastnické poplatky
5.2 Zajištění kanc. materiálu
6.2 Kontrola realizace
3.3 www prezentace
4.3 Vedení účetnictví
5.3 Bodovací archy
6.3 Řízení org. týmu
3.4 Výlep plakátů
4.4 Sestavení rozpočtu
5.4 Občerstvení
6.4 Likvidace a archivace
1.3 Zajištění moderátora
3.5 Další prop. aktivity
5.5 Péče o účastníky
47
Příloha č. 15: Audience developement (textový dokument)
NÁVRH MODELU ROZVOJE PUBLIKA PRO ABSOLVENTSKÝ PROJEKT MEZINÁRODNÍ KYTAROVÁ SOUTĚŽ GUITARTALENT´15 SOUČASNÉ PUBLIKUM Účastníci Mezinárodního kytarového festivalu a kurzů Brno Pedagogové základních uměleckých škol Rodiny soutěžících Kytaristé z okolí Zmíněné skupiny jsou uvedeny na základě vlastního pozorování po několik let průběhu soutěže. POTENCIÁLNÍ PUBLIKUM Pedagogové konzervatoří Pedagogové vysokých uměleckých škol Studenti konzervatoří Studenti vysokých uměleckých škol Žáci základních uměleckých škol Senioři - pokusit se je aktivně zapojit do dění, ne jen jako pasivní diváky AKTIVITY ZVYŠUJÍCÍ LOAJALITU STÁVAJÍCÍHO PUBLIKA Informační e-maily udržující kontakt se stávajícím publikem Nenechat vše jen na nejintenzivnější facebookové kampani před uskutečněním soutěže, ale udržovat komunikaci a přidávat příspěvky v průběhu celého roku Katalog soutěže pro každého návštěvníka zdarma Péče o návštěvníky – osoba ve stylu uvaděče v divadle, která by hosty přivítala, nasměrovala a uvedla do dění PRÁCE S NOVÝM PUBLIKEM Získávání informací o publiku prostřednictvím přihlášek – lepší přehled pro mě Získávání informací o publiku prostřednictvím dotazníků (online nebo osobně) – za vyplnění dotazníku obdrží osoba drobnou odměnu Hlasování ,,Ceny diváků“ – v reálu nebo na facebooku Slosovatelné hlasy o ceny Posunutí termínu, aby se děti ze ZUŠ účastnily (mimo prázdniny), založit odvětví soutěže Guitartalent JUNIOR/SENIOR Beseda s autorem o jeho povinné skladbě Poslat lidem zajímavý náhled informací, co proběhne a o co by neměli přijít Pozvat pedagogy ZUŠ do poroty – ti přivezou zase své žáky Apelovat na ředitelství škol a poukazovat na výhody zdarma, které soutěž přinese – zvýšení prestiže pedagogů a tím i ZUŠ Workshop pro seniory – kde by se mohli aktivně zapojit 48
Zanést soutěž jako povinný výstup předmětu na konzervatořích Práce s dobrovolníky – oslovení studentů středních a vysokých uměleckých škol s možností spolupráce na organizaci soutěže Propagování výchovného efektu v základních uměleckých školách, apelovat na pedagogy, aby vzali své žáky podívat se na soutěž Zdůrazňování možné motivace žáka – apelovat na pedagogy, že návštěva soutěže může v žákovi probudit touhu cvičit, chtít se účastnit soutěží, vyhrávat, a tím pozvednout i jméno pedagoga Ve stejném duchu apelovat i na rodiče dětí Nabízet seniorům návštěvu soutěže jako kulturní záležitost – koncert klasické hudby
49
