Metodika výkonu řídící kontroly Mgr. Michal Hájek

Metodika výkonu řídící kontroly

Mgr. Michal Hájek Senior konzultant Dynatech s.r.o.

Obsah prezentace

 Představení společnosti  Metodika výkonu řídící kontroly  Elektronizace řídící kontroly  Diskuze

© 2013 DYNATECH s.r.o.

2

Představení společnosti DYNATECH  

Na trhu veřejné sféry úspěšně působíme od roku 1997

Specializace: komplexní řešení pro efektivní řízení organizací



Komplexní služby  AUDIT & ANALÝZA - audit organizace, návrh opatření  STUDIE PROVEDITELNOSTI  IMPLEMENTACE - zavedení změn do organizace  ORGWARE - Organizační narovnání  SOFTWARE - Softwarová podpora  UDRŽITELNOST - konzultační, zákaznická a technická podpora



Efektivní řízení  veřejnoprávních korporací (ÚSC) – tj. skupiny organizací jako celku  veřejnoprávních organizací (jednotlivě)  Vnitřního řídící a kontrolního systému © 2013 DYNATECH s.r.o.

Vybrané reference Státní správa

Kraje

Ministerstvo zahraničních věcí Ministerstvo financí Úřad vlády ČR Národní Bezpečnostní Úřad Správa Pražského hradu Úřad pro ochranu osobních údajů Města

Město Liberec Město Chomutov Město Děčín Město Břeclav

Kraj Vysočina Středočeský kraj Královehradecký kraj Liberecký kraj Olomoucký kraj Moravskoslezský kraj Plzeňský kraj

© 2013 DYNATECH s.r.o

Řídící kontrola - kompetence 

Metodika výkonu řídící kontroly – praktická příručka pro vykonavatele řídící kontroly v organizaci



Akreditované kurzy

 

O vnitřním kontrolním systému organizace Metodika výkonu ŘK



SW nástroj „Elektronická řídící kontrola“ – nová verze systému



Certifikace

 



Interní auditoři ve veřejné správě – ČIIA V procesu – CIA certifikace

Praktické zkušenosti

  

Realizace auditů VŘKS Realizace nastavení finančních procesů Elektronické zavedení řídící kontroly do organizace © 2013 DYNATECH s.r.o

Obsah prezentace



6

Ukázka výkonu ŘK?

23.4.2013


7

Proč metodika výkonu ŘK? 

Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, účinný od 1.1.2003





Vyhláška č. 416/2004 Sb., k provádění zákona o finanční kontrole. 



§26, 27

§ 10, 16

Vnitřní předpisy (dokumentace)


8

Metodika výkonu ŘK

 Cíl:  Vysvětlit ŘK jako nepřetržitý proces  Dát praktický návod pro funkce PO, SR a HÚ  Vysvětlit povinnosti orgánu veřejné správy  Upozornit na nedostatky z aplikace ŘK v růzchych typech organizacích


9

Obsah metodiky  Základní pojmy a principy ŘK  Pověření k řídící kontrole  Výkon ŘK ve finančních operacích  Výdaje  Závazky  Výdaje

 Příjmy  Nároky  Příjmy

 Výkon ŘK v majetkových operacích  Specifika při provádění ŘK © 2013 DYNATECH s.r.o.

10

Obsah metodiky  Specifika ŘK v jednotlivých orgánech veřejné správy  OSS  ÚSC  PO  Malá organizace

 Záznam, auditní stopa a archivace ŘK  Kontrola výkonu ŘK  Co dělat v případě nedostatků v ŘK  Elektronizace ŘK © 2013 DYNATECH s.r.o.

11

Akce x operace  Akce – soubor činností, které mají svůj odraz v příslušných



evidencích  Př. nákup vozidla, pronájem budovy, zajištění úklidu (externí) Operace – jednotlivá činnost, ze které se skládá celý průběh akce  Př. , vyhlášení veřejné zakázky, vystavení objednávky, uzavření smlouvy, úhrada faktury, vystavení penále AKCE: Stavba zimního stadiónu

Výběr dodavatele (VZ)

Uzavření smlouvy

Dílčí fakturace

I. Fáze operace (právní)

Konečná fakturace

II. Fáze operace (finanční) © 2013 DYNATECH s.r.o.

12

Orgán veřejné správy  Odkazuje §2 bod a) 320/2001 Sb. o finanční kontrole  Je to ten orgán, který musí vykonávat zákon o finanční kontrole.  OSS, Statní PO, státní fond  ÚSC (obce, kraje), městská část, PO  a jiná právnická osoba zřízená k plnění úkolů veřejné správy

zvláštním právním předpisem nebo právnická osoba zřízená na základě zvláštního právního předpisu, která hospodaří s veřejnými prostředky (zdravotní pojišťovny, vysoké školy)

 Orgán veřejné správy není:  Obchodní společnosti  Obecně prospěšné společnosti © 2013 DYNATECH s.r.o.

13

Vedoucí orgánu veřejné správy  Odkazuje §2 bod d) 320/2001 Sb. o finanční kontrole.  Osoba odpovědná jednat jménem státu, ÚSC nebo jiné organizace uvedené výše:     

Kraj – ředitel krajského úřadu Obec – starosta Statutární město – primátor Hlavní město Praha – ředitel Magistrátu HMP OSS – ministr, ředitel, předseda


14

Průběžná a následná řídící kontrola  Průběžná – probíhá mezi 1 a 2 fází (před a po vzniku závazku)

 Následná – probíhá po ukončení obou fází předběžné řídící kontroly.


15

Průběžná a následná řídící kontrola Průběžná kontrola


16

Průběžná a následná řídící kontrola Následná kontrola


17

3E vs. 6E  3E z angl. (efficiency, effectiveness, economy)  6 E (enviroment, ethics, equity)

 Efektivnost – optimální poměr nákladů a přínosů.  Účelnost – jaká kvalita je potřeba, aby to fungovalo

 Hospodárnost - za co nejméně prostředků, co nejvyšší kvalitu


18

Pojmy  Vnitřní kontrolní systém  Příslib  Limitovaný  Individuální

 Fáze operace  Závazek x výdaj  Nárok x příjem

 Povinnosti a odpovědnosti  Příkazce operace,  Správce rozpočtu,  Hlavní účetní © 2013 DYNATECH s.r.o.

19

Pověření k výkonu řídící kontroly        

Vydává vedoucí orgánu veřejné správy Vhodné číslovat Pověření založit v personálním spise Personalistka musí hlídat pověření osob a jejich odchod či přechod mezi pracovními místy v organizaci. Dostupnost pro SR a HÚ Vhodné převést do elektronické podoby, aby byla přístupná pro SR a HÚ (zabezpečená složka, intranet) PO, SR a HÚ nemůže pověření dále delegovat V případě dlouhodobé nepřítomnosti musí vedoucí orgánu veřejné správy jmenovat někoho jiného


20

Finanční operace              

Pokladna Platební poukaz

Přijatá faktura Mzdy a odvody Cestovní příkazy Transfery Veřejné zakázky

Objednávka Smlouva

Přímý nákup Sankce

Vydané faktury Příchozí platby

Nakládání s fondy © 2013 DYNATECH s.r.o.

21

Veřejné zakázky 

Je povinné provádět úkony, které zákon o finanční kontrole předepisuje u předběžné ŘK před vznikem závazku i před zahájením zadávacího řízení pro veřejné zakázky.

PROČ ?



Zákon neříká, kdy přesně vykonávat předběžnou ŘK před vznikem závazku

   

Smlouva je vkládaná jako součást VZ a nelze jí měnit

Cílem je uskutečnit operaci ne zrušit zakázku Provádět kontrolu 3E Provedení této kontroly také ulehčí pozici zadavatele u sestavování odůvodnění veřejné zakázky dle § 86 odst. 2 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách.


22

Co kontrolovat u smluv 

Identifikace smluvních stran

  

         

Kontrola ve veřejném rejstříku Kontrola oprávněnosti podepisovaných osob Identifikace smluv

Výše ceny Předmět smlouvy

Smluvní podmínky (penále) – vyváženost Termín dodání

Místo dodání Předání a předávací, akceptační protokoly Přílohy smluv (jen ty, na které je odkazováno) Fakturace – podmínky, lhůty splatnosti Sankce za nesplnění podmínek

Záruka v souladu nebo nad rámec zákona © 2013 DYNATECH s.r.o.

23

Přijatá faktura 

Úkony může připravit zaměstnanec odpovědný za přípravu konkrétní operaci

  

Podpisový záznam osoby potvrzení o splnění,



Informace osobě pověřenou vedením účetnictví

Odpovědnost příkazce operace

V případě nedostatků příkazce operace vrátí fakturu druhé smluvní straně k přepracování


24

Doklad, auditní stopa, archivace   

Doklad o ŘK se musí archivovat Archivace stejnou dobu jako průvodní doklad Lhůty pro archivaci jsou různé a jsou dány legislativou

  



Vnitřní předpisy

 



Zákon o účetnictví Zákon o dani z přidané hodnoty Zákon o organizaci sociálního zabezpečení

Spisový a skartační řád Oběh účetních dokladů

Specifika EU projektů


25

Kontrola výkonu ŘK v organizacích 

§30 odst. 7 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole musí vedoucí orgánu veřejné správy nejméně jednou ročně prověřit účinnost vnitřního kontrolního systému, který zahrnuje všechny kontrolní činnosti v rámci provozního a finančního řízení tohoto orgánu.



Forma prověření pomocí interního auditu (IA)



Pokud IA není zaveden vykonává to vedoucí orgánu veřejné správy – zároveň prověří potřebu jeho zavedení.


26

Obsah prezentace



27

Elektronizace?

23.4.2013


28

Elektronická řídící kontrola – přínosy 

Dokonalý přehled o stavu schvalovacích procesů

 Přehled procesů v kategoriích: v schvalování, schváleno, zamítnuto  U koho se schvalovaná položka momentálně nachází, průběh a trvání schvalování u jednotlivých účastníků procesu



Manažerský pohled na všechny finanční a majetkové operace a čerpání rozpočtu

 Komplexní přehled o požadavcích, aktuálním stavu rozpočtu, realizovaných závazcích a





úhradě výdajů. Neustálý přehled o čerpání svého rozpočtu ve všech důležitých stavech (pro správce rozpočtu a hlavního účetního)

Dosažení lepších výsledků organizace při auditech

 Automatická kontrola vybraných položek (prevence chyb)  Snazší dokladovatelnost postupů a učiněných rozhodnutí  Možnost rychlé kontroly většího počtu případů © 2013 DYNATECH s.r.o.

29

Elektronická řídící kontrola – přínosy 

Automatizovaná a plně elektronická podpora pracovních postupů dle zákona č. 320/2001, o finanční kontrole ve veřejné správě.

 Nahrazení papírových formulářů elektronickými a zajištění oběhu těchto dokladů

   



prostřednictvím workflow dle zákona Vytvoření jednotné žádanky o řídící kontrolu Automatické evidování historie veškerých operací a rozhodnutí (auditní stopa). Uložení všech dokladů v elektronickém archivu. Využívání zaručeného elektronického podpisu v rámci schvalování (všichni účastníci schvalovacího procesu)

Zrychlení procesu schvalování finančních a majetkových operací.

 Automatický oběh a předávání elektronických dokumentů prostředníctvím definovaného  

workflow Automatizovaně vytváření vybraných dokladů a dokumentů (např. generace objednávek atp.) Přidělování úkolů v souladu s organizační směrnicí a dle přítomnosti pracovníků na pracovišti. © 2013 DYNATECH s.r.o.

30

Co zajistit při elektronizaci    

Sériové schvalování - pořadí zákonných rolí Neumožnit schválení jako PO x SR, PO x HÚ Umožnit konfigurovatelnost SR a HÚ pro malé organizace

Umožnit nastavení pracovního postupu (workflow) dle zákona (nelze změnit)

 

Závazek x výdaj Nárok x příjem



Umožnit rozšíření možnosti konfigurovatelnosti pracovního postupu dle typu účetního dokladu



Umožnit konfigurovatelnosti výsledného dokladu o ŘK (co se ukládá do dokladu)



Zavést seznam úkolů pro daného pracovníka s podporou přímého řízení pracovního postupu ze zadaného úkolu.


31

Co zajistit při elektronizaci          

Přístup pro roli supervizora nebo auditora

 

Přímé propojení reportů a aplikace

Umožnit sledování akcí (skládající se z operací) Umožnit záznam a časový údaj o pověření osoby k ŘK

Zastupitelnosti jednotlivých rolí. Nastavení organizační struktury organizace

Podpora procesu průběžné řídící kontroly Podpora procesu následné řídící kontroly

Doklad PDF/A 1 a dle ISO 19005. Auditní stopa Podpora pro vyhodnocování a zefektivňování pracovního procesu – výstup pro vedoucího orgánu veřejné správy (reportování). Notifikace mailem - konfigurovatelná © 2013 DYNATECH s.r.o.

32

Ukázka - elektronizace


33



34

Elektronický doklad o ŘK 

VĚROHODNOST



NEPORUŠITELNOST



OTEVŘENÝ FORMÁT



NEZÁVISLOST NA ÚLOŽIŠTI



AUDITNÍ STOPA


35

Náležitosti dokladu o ŘK 

Elektronický podpis  Každá osoba vystupující v roli PO, SR, HÚ musí v elektronické řídící kontrole dokument elektronickým podpisem.



podepsat

platným

zaručeným

Časové razítko  k tomu, abychom prokázali čas vytvoření podpisu, je třeba užívat v rámci procesu i časové razítko vydané uznávanou certifikační autoritou.



Formát dokladu  musí být výstupním datovým formátem Portable Document Format for the Long-term Archiving (PDF/A, ISO 19005).


36

Auditní stopa


37

Auditní stopa


38

Reporty

23.4.2013


39

Reporty

23.4.2013


40



41

Školení 

Metodika výkonu řídící kontroly     



Ve spolupráci s ČIIA Proběhlo na konci března Plánují se další běhy Interaktivní vzájemné vyměňování zkušeností Příklady z praxe

Elektronická řídící kontroly    

Ve spolupráci s ČIIA Plánované 19.6 v Olomouci Detailní specifikace elektronizace Více informací v katalogu ČIIA


42

Závěr  

Každá organizace má nastaven VŘKS individuálně

Řídící

kontrola

může

mít

řadu

specifik

v

různých

organizacích



Elektronizace by měla probíhat až po analýze procesů a narovnání procesů v organizaci

 

3E může být pro každou organizaci individuální ŘK je pouze nástroj, vše záleží na konkrétních nastavení v organizaci a lidech. © 2013 DYNATECH s.r.o.

43

Diskuze

© 2013 DYNATECH s.r.o

44

Metodika výkonu řídící kontroly Mgr. Michal Hájek

Recommend Documents