Metodika
Certifikace odborných studentských praxí
Metodika je výsledkem práce týmu Expertů TUL, kteří se podílejí na řešení projektu Systémová podpora spolupráce zaměstnavatelů a vysokých škol v oblasti odborných studentských praxí (CZ.1.07/2.4.00/17.0108) Cílem projektu je systémově řešit propojení poptávky studentů po odborné praxi a nabídky firem a to především vybudováním a efektivním fungováním internetového portálu SOPR (Studentské Odborné PRaxe). Projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky a naplňován partnery, kteří mají s odbornými praxemi zkušenosti (TU v Liberci, Institut svazu průmyslu ČR, ŠKODA AUTO, a.s.) Více informací o projektu naleznete na www.studentske-praxe.cz
Metodika odborné studentské praxe Certifikace odborných studentských praxí „Vzdělávání se nevztahuje jen k vědění a poznávání, tedy k rozvíjení rozumových schopností, ale i k osvojování si sociálních a dalších dovedností, duchovních, morálních a estetických hodnot a žádoucích vztahů k ostatním lidem i ke společnosti jako celku, k emocionálnímu a volnímu rozvoji, v neposlední řadě pak ke schopnosti uplatnit se v měnících se podmínkách zaměstnanosti a tím i trhu práce…“ J. SKALKOVÁ,ORBIS SCHOLAE, 2007, 2, č. 1, s. 7–20
Kolektiv autorů
Název metodiky: Metodika pro provádění certifikací odborných studentských praxí Tato metodika popisuje proces certifikace odborných studentských praxí, které vykonávají studenti vysokých škol v ČR. Vztah mezi procesem certifikace odborné studentské praxe a dalšími procesy ilustruje obr. 1. Metodika je obecná pro jakoukoliv certifikovanou odbornou studentskou praxi, a pokud se vyskytnou případná specifika, budou v dalším postupu zvlášť zdůrazněna.
2
Modely spolupráce
Virtuální firmy
Kompetenční modely
Vzorové smlouvy
Kritéria certifikace
Certifikace
Příprava na praxi
Realizace praxe
Zpětná vazba a hodnocení praxe
Monitoring
Přímá vazba - návaznost Zdroj informací
Další souvislosti Obr. 1: Vztahy mezi procesem certifikace odborné praxe a dalšími procesy
3
Obsah Cílová skupina ..................................................................................................................................... 5 Anotace................................................................................................................................................ 5 Definice ............................................................................................................................................... 6 Používané zkratky ................................................................................................................................ 8 Postavení metodiky v systému metodik .............................................................................................. 9 Legislativní a jiné závazné odkazy ...................................................................................................... 9 Postup certifikace OSP ...................................................................................................................... 10 1. Vykonání OSP............................................................................................................................. 11 2. Dodání RP a D do SOPR ............................................................................................................. 11 3. Dodání ZSP do SOPR .................................................................................................................. 11 4. Převzetí dokumentů k udělení certifikátu OSP.......................................................................... 12 5. Přezkoumání dokumentů k udělení certifikátu OSP.................................................................. 12 6. Řešení neshod v dokumentech ................................................................................................. 13 7. Záznam do SOPR a informování OA ISP ..................................................................................... 13 8. Vydání certifikátu OSP praktikantovi a oznámení rozhodnutí o udělení certifikátu poskytovateli OSP .......................................................................................................................... 14 9. Posouzení kritérií a postupů certifikace OSP ............................................................................. 14 10. Úpravy a schválení změn v kritériích a postupech certifikace OSP ......................................... 14 11. Rozhodnutí o neudělení certifikátu OSP ................................................................................. 15 Postup z pohledu praktikanta......................................................................................................... 15 Postup z pohledu poskytovatele OSP ........................................................................................... 16 Postup z pohledu certifikační autority .......................................................................................... 17 Definice možných rizik ..................................................................................................................... 19 Způsob řešení vzniklých problémů (řízením rizik) ........................................................................... 20 Způsob komunikace .......................................................................................................................... 23 Dokumentování procesu .................................................................................................................... 23 Uzavření procesu (výstupy) ................................................................................................................... 24 Úloha Evaluační autority v procesu certifikace ..................................................................................... 24 Přílohy ............................................................................................................................................... 26 Příloha 1: Povinnosti držitele certifikátu OSP............................................................................... 26 Příloha 2: Záznam o provedené certifikaci .................................................................................... 27 Příloha 3: Obsah certifikátu (Skutečná podoba bude dána v prostředí SOPR) ............................. 28
4
Cílová skupina Metodika pro certifikaci odborných praxí je určena následujícím cílovým skupinám: 1. Praktikantům. 2. Poskytovatelům odborné studentské praxe. 3. Certifikačním autoritám. 4. Vysokým školám. Úloha vysoké školy v procesu certifikace odborné studentské praxe není výkonná. Vysoká škola může do procesu zasáhnout návrhy na opatření ke zlepšení procesů. Pedagogové vysoké školy získávají od studentů – praktikantů cenné informace, které mohou dlouhodobě shromažďovat a zpracovávat. Další úlohy vysoké školy spočívají:
v motivaci
studentů, aby volili
více z nabídky certifikovaných
odborných
studentských praxí,
v tlaku na zvýšení prestiže certifikovaných odborných studentských praxí jako výhody na trhu práce nebo při plnění cílů různých projektů,
v možném
zapracování
certifikovaných
odborných
studentských
praxí
do
jednotlivých studijních programů, resp. oborů, zejména prezenčního studia.
Anotace Metodika popisuje postupy certifikace odborné studentské praxe studentů vysokých škol a stanovuje odpovědnosti i pravomoci jednotlivých účastníků procesu této certifikace. Podmínkou je, že praktikant absolvuje praxi, která má možnost certifikace již v nabídce, poskytovatel odborné studentské praxe je autorizován k jejímu poskytování s následnou certifikací a samotná odborná praxe studenta proběhla podle daných pravidel. Metodika je navržena tak, že k samotné certifikaci odborné studentské praxe není nutná osobní přítomnost praktikanta (tzn. nepředstupuje před komisi).
5
Definice Odborná studentská praxe: je cílená aktivita studenta realizovaná mimo vysokou školu. Navazuje na jeho studijní program a je součástí jeho přípravy na budoucí povolání. Certifikace: Potvrzení vydané třetí stranou vztahující se k produktům, systémům nebo osobám (ČSN EN ISO/IEC 17 000 : 2005). Pro účely této metodiky bude tzv. třetí stranou certifikační autorita, realizující své činnosti v rozsahu daném touto metodikou a spolupracující s evaluační autoritou. Bureau praxí: Je nezávislá skupina odborníků složená z Certifikačních a Evaluačních autorit, manažera praxí a virtuálních firem a dalších osob, která celý systém odborných studentských praxí dozoruje, řeší vzniklé problémy, odvolání praktikantů nebo Poskytovatelů a přijímá a posuzuje náměty ke zlepšení. Certifikační autorita: je osoba, potvrzující přidělením certifikátu EURO 3000, který je ve vlastnictví ISP ČR, že daný podnik/instituce (subjekt) splňuje standard pro poskytování studentských odborných praxí. Funkci certifikační autority budou vykonávat vysoce sofistikovaní jedinci z řad praxe, kteří kromě certifikace subjektů pro výkon studentské odborné praxe budou zajišťovat i následný audit vůči definovaným standardům. Evaluační autorita: Evaluační autorita provádí monitoring a hodnocení probíhajících praxí s cílem provádět evaluaci ve vztahu mezi požadavky vysokých škol a studenty a přináší zpětnou vazbu a náměty k zlepšení systému. Odborný asistent ISP: je funkce zmocněná předsedou ISP k zastupování ISP ve věcech certifikace odborných studentských praxí. Manažer praxí a virtuálních firem: Manažer praxí a virtuálních firem koordinuje činnosti spojené s výběrem, realizací a ukončením odborných studentských praxí, dozoruje vznik virtuálních firem, v případě nekorektních postupů může vyřadit virtuální firmu z projektu. Kompetenční model: Je definovaným model, který určuje jaké kompetence (získané dovednosti) lze odbornou studentskou praxí získat. Kompetenční model je základní položkou při výběru, realizaci,
6
ukončení odborné studentské praxe (certifikované odborné studentské praxe) a jeho splnění je cílem odborné studentské praxe. Neshoda: nesplnění požadavků (ČSN EN ISO 9000:2006). V rámci této metodiky půjde zejména o nejrůznější nedostatky v dokumentech potřebných k rozhodnutí o udělení certifikátu OSP. Poskytovatel odborné studentské praxe: je organizace umožňující, resp. poskytující praktikantům v daném oboru studentskou odbornou praxi. V průběhu certifikace odborné studentské praxe jedná za tuto organizaci osoba, zmocněná k tomuto účelu jejím ředitelem. Praktikant: je student vysoké školy, vykonávající odbornou studentskou praxi. Riziko: účinek nejistoty na cíle ČSN ISO 31 000:2010). Mentor/pověřený pracovník – osoba zajišťující odborný dohled na praxi, splňující kvalifikační předpoklady pro tuto kategorii Odborný garant poskytovatele praxe – kompetentní pověřená osoba s dohledem a odpovědností za přípravu a výkon praxe ze strany přijímající organizace Odborný garant studijní- kompetentní osoba s dohledem a odpovědností za přípravu a výkon praxe ze strany VŠ Odborný garant TUL: Odborní garanti TUL - experti přes danou oblast, kteří dávají odborný backing studentům VŠ zapojených do Virtuálních firem, a to v oblastech ekonomika, legislativa, interní normy, projektové řízení, bezpečnost práce, řízení rizik, ekologie, personalistika, ICT, autorská práva, podnikatelské dovednosti, řídící styl a stylistika, vizualizace. Co služby praktikantům mimo VF?
7
Používané zkratky D – deník z odborné studentské praxe. Nepovinná součást výstupu z OSP. Vypracování deníku a jeho struktura je dána dohodou mezi praktikantem a Odborným garantem studijním. BP – Bureau praxí ISP – Institut Svazu Průmyslu ČR MP – manažer praxí a virtuálních firem OSP – Odborná studentská praxe OA ISP – Odborný asistent Institutu Svazu průmyslu ČR OGPP – odborný garant poskytovatele praxe OGS – Odborný garant studijní SOPR – Portál studentské odborné praxe VŠ – vysoká škola (na níž praktikant studuje) RP – Závěrečná zpráva z odborné studentské praxe (vypracovaná praktikantem) – report praxe. Ten je součástí získané kompetence a úroveň jeho zpracování hodnocenou položkou ZSP – Závěrečná zpráva o studentské odborné praxi (vypracovaná zástupcem poskytovatele OSP).
8
Postavení metodiky v systému metodik Metodika pro provádění certifikací odborných studentských praxí: přímo souvisí s metodikou kritérií certifikací a s metodikou realizace, hodnocení a zpětné vazby z praxe,
vychází z definovaných kritérií certifikace,
vychází ze zkušeností certifikačních orgánů pro certifikaci systémů managementu a osob, které jsou k výkonu certifikací akreditovány Českým institutem pro akreditaci Praha, o.p.s., nebo některým jiným národním akreditačním orgánem v zemích Evropské unie,
se vyznačuje základní charakteristikou procesu certifikace, což je fakt, že certifikační autorita provede návrh na udělení certifikátu bez nutné osobní přítomnosti praktikanta na základě dodaných a přezkoumaných písemných materiálů a vlastních poznatků z průběhu odborné studentské praxe.
Legislativní a jiné závazné odkazy Tato metodika předpokládá dodržování všech platných zákonných požadavků a požadavků předpisů, vztahujících se ke studiu na vysokých školách, požadavků zákoníku práce, bezpečnostních a hygienických předpisů, jakož i norem v oblasti posuzování shody.
9
Postup certifikace OSP Základní kroky v postupu certifikace odborných studentských praxí jsou znázorněny vývojovým diagramem na obr. 2:
Obr. 2: Postup certifikace odborných studentských praxí Popsaný postup vychází z následujících předpokladů a podmínek: a) praktikant projeví zájem o udělení certifikátu OSP, 10
b) veškerá komunikace v průběhu certifikace OSP probíhá v prostředí SOPR - až na některé výjimky, jež budou dále v textu zdůrazněny a jež předpokládají ústní, resp. písemnou komunikaci mezi jednotlivými, na certifikaci OSP, zainteresovanými stranami, c) pokud se v dalším textu, popisujícím postup certifikace OSP objeví časové omezení výkonu určitých činností, půjde vždy o kalendářní (ne pracovní) dny. Vývojový diagram uvádí 11 základních činností v procesu certifikace odborné studentské praxe. Tyto činnosti nyní popíšeme podrobněji v jejich logickém sledu a u každé z činností rovněž stanovíme konečnou odpovědnost za její provedení.
1. Vykonání OSP Praktikant vykoná odbornou studentskou praxi za podmínek, v termínu a v rozsahu, určeném v metodice přípravy a realizace OSP Odpovědnost: praktikant. 2. Dodání RP a D do SOPR Nejpozději do 15 dnů od termínu ukončení odborné studentské praxe musí praktikant dodat do SOPR elektronickou verzi své závěrečné zprávy o odborné studentské praxi – reportu praxe RP, jakož i deníku z této praxe. Požadavky na rozsah a strukturu RP jsou stanoveny v prostředí SOPR. Deník praxe je požadován pouze tehdy, jeli to výslovným požadavkem Praktikanta, Poskytovatele nebo VŠ. Dokumenty uložené do SOPR musí být autorizovány OGPP, aby neobsahovaly informace, které jsou předmětem utajovaných skutečností Poskytovatele . Odpovědnost: praktikant.
3. Dodání ZSP do SOPR Zmocněná osoba poskytovatele OSP nejpozději do 15 dnů od termínu ukončení odborné studentské praxe praktikantem v jejich organizaci musí dodat elektronickou verzi své závěrečné zprávy o odborné studentské praxi s případnými přílohami. 11
Odpovědnost: zmocněná osoba poskytovatele OSP. 4. Převzetí dokumentů k udělení certifikátu OSP MP na základě přezkoumání nestrannosti pověří ústně nebo písemně nebo v prostředí SOPR nejpozději do 20 dnů od ukončení OSP praktikantem certifikační autoritu k převzetí všech dokumentů z prostředí SOPR. Základními dokumenty, které musí certifikační autorita převzít, rsp. mít k dispozici, jsou: -
RP,
-
ZSP,
-
případně D
-
kritéria certifikace,
-
smlouva mezi poskytovatelem OSP a ISP.
Převzetí těchto dokumentů musí certifikační autorita provést nejpozději do 5 dnů od data pověření odborným asistentem ISP. Poznámka: pokud to SOPR umožňuje, měl by být o převzetí dokumentů certifikační autoritou učiněn záznam. Odpovědnost: certifikační autorita.
5. Přezkoumání dokumentů k udělení certifikátu OSP Certifikační autorita všechny výše uvedené dokumenty, jakož i některé další, vztahující se k procesu certifikace OSP, přezkoumá z hlediska úplnosti, vhodnosti a míry splnění požadavků na udělení certifikátu OSP. Přezkoumání musí ukončit nejpozději do 10 dnů od jejich převzetí z prostředí SOPR. O výsledku přezkoumání provede záznam do SOPR. Pokud se zjistí jakékoli neshody, např. v nekompletnosti RP, nebo ZSP, musí přistoupit k řešení neshod. Odpovědnost: certifikační autorita.
12
6. Řešení neshod v dokumentech Při zjištění jakékoli odchylky od požadavků (tj. zjištění neshody v dokumentech) musí certifikační autorita tyto neshody řešit. Základní formou řešení je komunikace s osobou, která příslušný dokument do SOPRu vložila. Pokud neúplný dokument do SOPR vložil praktikant, certifikační autorita s ním komunikuje výhradně prostřednictvím tohoto portálu. Pokud neúplný dokument vložila zmocněná osoba poskytovatele OSP, komunikuje s ním certifikační autorita telefonicky, resp. e-mailem. Certifikační autorita však vždy musí přesně identifikovat charakter neshody a stanovit také termín jejího odstranění buď praktikantem nebo zmocněnou osobou poskytovatele OSP. Tyto neshody však musí být odstraněny nejpozději do 14 dní od termínu ukončení přezkoumání certifikační autoritou. Pokud nejsou tyto neshody např. i na opakované vyzvání odstraněny, má certifikační autorita právo rozhodnout o neudělení certifikátu OSP – viz blíže krok 11. Odpovědnost: certifikační autorita.
7. Záznam do SOPR a informování OA ISP Jestliže přezkoumání dokumentů prokáže splnění všech požadavků na udělení certifikátu OSP, je certifikační autorita povinna o tom provést záznam v prostředí SOPR. Tento záznam musí být zhotoven nejpozději do jednoho dne od ukončení přezkoumání dokumentů. Kromě toho, rovněž nejpozději do jednoho dne od ukončení přezkoumání dokumentů, certifikační autorita písemně informuje OA ISP o tom, že byly splněny požadavky na udělení certifikátu OSP. Toto písemné sdělení může mít i podobu e-mailové zprávy a slouží jako doklad k nezávislé evidenci procesu certifikace OSP i mimo prostředí SOPR – je uloženo u OA ISP po dobu platnosti certifikátu. Vzor tohoto oznámení je v Příloze 2. Zároveň kopii tohoto záznamu zašle i zmocněnému zástupci poskytovatele OSP. Odpovědnost: certifikační autorita. 13
8. Vydání certifikátu OSP praktikantovi a oznámení rozhodnutí o udělení certifikátu poskytovateli OSP Po obdržení písemného sdělení certifikační autority o tom, že byly u konkrétního praktikanta splněny všechny požadavky na udělení certifikátu OSP, OA ISP vystaví certifikát OSP – vzor certifikátu je v Příloze 3 této metodiky. Certifikát je vystaven v českém jazyce, v případě cizích státních příslušníků – praktikantů však může mít i anglickou verzi. Vystavení anglické verze je možné jen tehdy, jestliže o to praktikant požádá MP písemně nejpozději do 15 dnů od vložení RP do prostředí SOPR. MP pak praktikantovi nejpozději do 10 dnů po obdržení písemného sdělení certifikační autority o tom, že byly u konkrétního praktikanta splněny všechny požadavky na udělení certifikátu zašle poštou certifikát OSP s přílohou, ve které jsou specifikovány pravomoci a povinnosti držitele certifikátu – viz Příloha 1. Tuto přílohu praktikant podepíše a spolu s návratkou, na které praktikant svým podpisem potvrdí převzetí certifikátu OSP vrátí tyto podepsané záznamy neprodleně poštou zpět na adresu, která je uvedena v prostředí SOPR. Zároveň s tím kopii vyplněného záznamu podle Přílohy 2 OGPP nebo určenému zástupci poskytovatele OSP. Odpovědnost: OA ISP a praktikant
9. Posouzení kritérií a postupů certifikace OSP Certifikační autorita má vzhledem ke svým zkušenostem právo při svých aktivitách také přezkoumávat aktuálnost a vhodnost nastavených kritérií a postupů certifikace OSP. Pokud toto právo využije, může podat na BP návrhy na možné změny a úpravy dosavadních kritérií a postupů. Je na BP, zda, kdo, do jakého termínu a jakým způsobem tyto náměty do dosavadních dokumentů zapracuje. Odpovědnost: certifikační autorita 10. Úpravy a schválení změn v kritériích a postupech certifikace OSP BP rozhodne, zda navržené úpravy a změny v kritériích a postupech certifikace OSP budou přijaty nebo odmítnuty. V případě jejich přijetí, MP rozhodne kdo, jakým způsobem a do jakého termínu navržené úpravy a změny realizuje. Jejich zapracování do stávajících dokumentů je nutné ale řídit s dodržením všech pravidel řízení dokumentů a
14
záznamů. O provedených změnách, včetně nutných změn v prostředí SOPR, MP okamžitě informuje všechny účastníky procesu certifikace OSP. Odpovědnost: MP 11. Rozhodnutí o neudělení certifikátu OSP Jestliže řešení neshod v dokumentech, týkajících se splnění požadavků na udělení certifikátu (dle kroku 6 – viz výše) nevede k jejich plnění, má certifikační autorita právo rozhodnout o neudělení certifikátu OSP. Toto rozhodnutí musí být praktikantovi sděleno písemně nejpozději do 3 dnů a je také umístěno na SOPR. Praktikant má právo se proti tomuto rozhodnutí písemně odvolat nejpozději však do 60 dnů od data, kdy bylo umístěno na SOPR. Toto písemné odvolání musí zaslat praktikant na BP, které jej poté v součinnosti s certifikační autoritou posoudí. Jestliže bude odvolání zamítnuto, MP to praktikantovi sdělí písemně nejpozději do tří dnů od data zamítnutí. Když je odvolání přijato, je certifikační autorita povinna pokračovat v řízení neshod v dokumentech podle pokynů MP. Odpovědnost: MP.
Z popisu jednotlivých kroků podle vývojového diagramu v obr. 2 je patrné, že na postup certifikace OSP můžeme nahlížet ze tří různých pohledů: -
praktikanta,
-
poskytovatele OSP a
-
Certifikační a evaluační autority.
Postup z pohledu praktikanta a) Praktikant dodá do SOPR svoji závěrečnou zprávu a deník z odborné praxe s případnými přílohami – viz krok 2 postupu. Praktikant je si vědom, že odborná praxe je zařazena mezi certifikované a zná úroveň dosažitelného certifikátu. S těmito okolnostmi byl seznámen při výběru, přípravě a realizaci praxe a souhlasí s nimi. 15
b) Úroveň certifikátu je v souladu s cíli odborné studentské praxe, kompetenčním modelem a kritérii certifikace a je dostupná v prostředí SOPR. c) Praktikant se může rozhodnout, že certifikát odmítne a tím proces certifikace na základě záznamu do SOPR ukončí. d) Certifikace OSP probíhá bez přítomnosti praktikanta na základě dodaných dokumentů z prostředí SOPR. O udělení certifikátu rozhoduje certifikační autorita přezkoumáním dodaných dokumentů – viz krok 5 postupu. e) Praktikant musí být připraven na to, že:
Může být vyzván certifikační autoritou k doplnění informací, čímž se proces udělení certifikátu prodlouží o dobu dodání těchto informací. Praktikant je povinen informace dodat/doplnit do data uvedeného ve výzvě – viz krok 6 postupu.
Certifikační autorita může rozhodnout o neudělení certifikátu. Toto rozhodnutí bude praktikantovi sděleno a zdůvodněno. Praktikant se může proti jakémukoliv rozhodnutí certifikační autority písemně odvolat k BP do 60 dnů od data umístění rozhodnutí na SOPR – viz krok 11 postupu.
f) Praktikant obdrží poštou tištěnou podobu certifikátu v jednom originálu na adresu uvedenou v jeho registraci. Součástí dodávky bude i podpis povinností držitele certifikátu – viz krok 8 postupu. g) Praktikant má právo se odvolat k BP proti rozhodnutí certifikační autority dle postupu v kroku 11.
Postup z pohledu poskytovatele OSP a) Za poskytovatele OSP vystupuje osoba, zmocněná ředitelem dané organizace. b) Poskytovatel OSP dodá do SOPR svoji závěrečnou zprávu z odborné studentské praxe s případnými přílohami – viz krok 3 postupu. Poskytovatel OSP je si vědom, že odborná praxe je zařazena mezi certifikované a zná úroveň dosažitelného certifikátu. Tyto okolnosti jasně definoval v nabídce odborné studentské praxe a v průběhu vykonávání praxe ji neměnil. Pokud poskytovatel OSP konstatuje ve své závěrečné zprávě, že nebyly splněny podmínky pro udělení certifikátu OSP, tuto okolnost musí ve své zprávě zdůvodnit a doložit. Tato okolnost není automaticky důvodem pro neudělení certifikátu. Na základě závěrečné zprávy může být odborná studentská praxe ukončena bez udělení certifikátu. 16
c) Úroveň certifikátu je v souladu s cíli odborné praxe, kompetenčním modelem a kritérii certifikace a je dostupná v prostředí SOPR. d) Poskytovatel OSP akceptuje případné rozhodnutí praktikanta, že certifikát OSP odmítá. e) Postup certifikace probíhá bez osobní přítomnosti zástupce poskytovatele OSP pouze na základě dodaných dokumentů z prostředí SOPR. O udělení certifikátu rozhoduje certifikační autorita přezkoumáním dodaných dokumentů – viz krok 5 postupu. f) Poskytovatel OSP musí být připraven na to, že:
může být vyzván certifikační autoritou k doplnění informací o OSP ve vztahu k hodnocenému praktikantovi, čímž se proces udělení certifikátu prodlouží o dobu dodání těchto informací. Poskytovatel OSP je povinen informace dodat/doplnit do data uvedeného ve výzvě – viz krok 6 postupu,
může být vyzván praktikantem, aby přesněji a srozumitelněji zdůvodnil a doložil své argumenty, které byly certifikační autoritou vyhodnoceny a ovlivnily rozhodnutí o udělení/neudělení certifikátu. Poskytovatel OSP pak tyto informace předá praktikantovi i certifikační autoritě.
g) Poskytovatel OSP obdrží rozhodnutí o udělení certifikátu od certifikační autority – viz krok 7 postupu. h) Poskytovatel OSP má právo se odvolat k BP proti rozhodnutí certifikační autority.
Postup z pohledu certifikační autority a) Certifikační autorita představuje nezávislou osobu, která po pověření ze strany OA ISP rozhoduje o udělení certifikátu OSP praktikantovi, který absolvoval a doložil odbornou studentskou praxi, která byla v nabídce SOPR jako certifikovaná. b) Způsob přidělení konkrétní odborné studentské praxe k posouzení a rozhodnutí o udělení certifikátu OSP určí MP. c) Certifikační autorita má právo konkrétní případ, který jí byl přidělen, odmítnout. V tom případě určí BP jinou certifikační autoritu. d) Certifikační autorita:
neurčuje, která OSP bude certifikována a žádným způsobem do tohoto procesu nezasahuje, tuto pravomoc má výhradně certifikační autorita,
17
v případě, že k praktikantovi, jehož OSP hodnotí, má vztah, který by mohl ovlivnit nestrannost rozhodnutí o udělení certifikátu, tuto konkrétní účast na certifikaci odmítne a příslušnou informaci sdělí (i ústně) OA ISP.
Vystupuje vůči praktikantovi anonymně.
e) Při činnostech udělení certifikátu OSP certifikační autorita: - vychází z dokumentů specifikovaných v kroku 4 postupu, - převezme výše uvedené dokumenty z pověření MP z prostředí SOPR, - konstatuje svoji nestrannost vzhledem k certifikované OSP, - přezkoumává a analyzuje dokumenty – viz krok 5 postupu a v případě nekompletnosti nebo jiných nedostatků si vyžádá opravu/doplnění od praktikanta nebo poskytovatele OSP – viz krok 6 postupu, - v případě, že je třeba řešit neshody v dokumentech s praktikantem, komunikuje s ním výhradně v prostředí SOPR, - ctí, že hlavní podmínkou pro udělení certifikátu OSP je shoda s kritérii certifikace a hodnocením OSP ze strany poskytovatele OSP. Certifikační autorita zde hodnotí: míru naplnění kompetenčního modelu odborné studentské praxe, splnění kritérií certifikace OSP, úroveň a obsah závěrečné zprávy praktikanta, náměty pro zlepšení certifikovaných OSP uvedených v hodnocení poskytovatelem praxe a praktikantem – viz krok 9 postupu, - pokud shledá, že byly podmínky pro certifikaci OSP splněny, zaznamená to do prostředí SOPR ke konkrétní OSP, a informuje OA ISP. Dále o provedené certifikaci provede písemný záznam, který zašle na OA ISP a v kopii také poskytovateli OSP. Tento záznam slouží k nezávislé evidenci mimo prostředí SOPR – viz krok 7 postupu. -
může navrhnout doporučení pro změnu kritérií certifikace, změnu postupu
certifikace OSP nebo sdělit jiné poznatky a náměty na zlepšení procesu certifikace, které by bylo vhodné v budoucnu využít. Tyto informace předá na ISP – viz krok 9 postupu. - se na vyzvání OA ISP účastní dozoru nad držitelem certifikátu OSP, - se musí účastnit akcí pořádaných ISP, které se týkají certifikací odborných studentských praxí. 18
Definice možných rizik V souvislosti s procesem certifikace OSP byla identifikována následující rizika: R1: Zpráva od poskytovatele OSP není dostatečná k objektivnímu posouzení ze strany certifikační autority. R2: Závěrečná zpráva z odborné studentské praxe praktikanta není dostatečná k objektivnímu posouzení ze strany certifikační autority. R3: Potřebné dokumenty k přezkoumání certifikační autoritou nejsou k dispozici na SOPR. R4: Certifikační autorita nemá dostatek času k certifikaci OSP. R5: Certifikační autorita musí práci přerušit a požadovat doplnění dokumentů. R6: Poskytovatel OSP nebo praktikant změní její průběh v době vykonávání, čímž zpochybní původní kritéria certifikace. R7: Praktikant certifikovanou OSP nedokončí. R8: Údaje ve RP praktikanta a v hodnocení v ZSP poskytovatelem OSP jsou v rozporu, který zpochybňuje možnost certifikace OSP. R9: Praktikant se neúčastní dozoru nad držitelem certifikátu např. tím, že nepodává zprávy, ke kterým se zavázal podpisem Povinností držitele certifikátu OSP. R10: Kritéria certifikace nejsou vhodně nastavena vůči konkrétní praxi. Možná rizika mohou být doplněna v průběhu fungování odborných studentských praxí a jejich monitorování a zpracovávání v prostředí SOPR.
19
Způsob řešení vzniklých problémů (řízením rizik) Zmíněná rizika R1 až R10 musí být v metodice certifikace OSP vhodně eliminována následujícím způsobem: R1: Zpráva od poskytovatele OSP není dostatečná k objektivnímu posouzení ze strany certifikační autority.
Poskytovatel OSP na vyzvání certifikační autoritou doplní všechny údaje hodnotící OSP se zvláštním zřetelem k údajům potřebným k certifikaci OSP – viz krok 6 postupu.
Poskytovatel OSP si je po celou dobu konání odborné studentské praxe vědom faktu, že tato OSP je certifikovaná.
R2: Závěrečná zpráva z odborné studentské praxe praktikanta není dostatečná k objektivnímu posouzení ze strany certifikační autority.
Praktikant na vyzvání certifikační autoritou doplní všechny údaje ve zprávě o studentské odborné praxi se zvláštním zřetelem k údajům potřebným k certifikaci – viz krok 6 postupu.
R3: Potřebné dokumenty k přezkoumání certifikační autoritou nejsou k dispozici na SOPR.
Nebyly dodrženy stanovené termíny dle kroku 2 a 3 postupu. Pokud praktikant nedodá zprávu z odborné praxe v termínu a nereaguje na výzvy certifikační autority, aby zprávu dodal, bude proces certifikace OSP ukončen – viz kroky 6 a 11 postupu.
Pokud hodnocení praxe ve své zprávě nedodá včas poskytovatel OSP a nereaguje ani na výzvy certifikační autority, rozhodne o dalším vývoji certifikační autorita v součinnosti s BP. S poskytovatelem OSP pak bude certifikační autoritou přehodnocena smlouva o partnerství.
R4: Certifikační autorita nemá dostatek času k certifikaci OSP.
Certifikační autoritě je snížen počet hodnocených a certifikovaných odborných studentských praxí.
Certifikační autorita je vyzvána OA ISP, aby zvážila své setrvání ve funkci.
20
R5: Certifikační autorita musí práci přerušit a požadovat doplnění dokumentů.
Certifikační autorita vyhlásí termíny, do kdy musí být informace v dokumentech doplněny. Pokud informace ani po výzvě nedodá praktikant, je certifikace OSP ukončena a certifikát OSP není praktikantovi udělen. Pokud informace nedoplní poskytovatel OSP, rozhodne o dalším vývoji certifikační autorita v součinnosti s OA ISP – blíže viz kroky 6 a 11 postupu. S poskytovatelem OSP pak bude certifikační autoritou přehodnocena smlouva o partnerství.
R6: Poskytovatel OSP nebo praktikant změní její průběh v době vykonávání, čímž zpochybní původní kritéria certifikace.
Certifikační autorita přezkoumá vzniklou situaci u poskytovatele OSP s cílem: o přizpůsobit a/nebo upravit kritéria certifikace OSP v případě, že změnou získala OSP nové kompetence, o snížit úroveň certifikace OSP v případě, že změnou se počet nebo úroveň certifikací snížily, ale plní se nižší kritérium, o ukončit platnost kritérií certifikace OSP v případě, že odborná praxe přestala tato plnit a nelze aplikovat ani nižší stupeň, o ve všech případech je certifikační autoritou informován praktikant, poskytovatel praxe a BP. Tato skutečnost také dává důvod k přezkoumání systému a kritérií certifikace OSP – viz krok 9 postupu a k přezkoumání účasti
poskytovatele
OSP
v systému
certifikovaných
odborných
studentských praxí.
Poskytovatel OSP: o o jakékoliv změně v průběhu certifikované praxe informuje certifikační autoritu a BP. Pokud je třeba průběh certifikované OSP přizpůsobit aktuálním okolnostem v organizace poskytovatele OSP nebo aktuální situaci praktikanta, proběhne tak na základě vzájemné dohody mezi certifikační autoritou a poskytovatelem OSP. Výsledky této dohody je nutné zaznamenat alespoň do závěrečné zprávy o studentské odborné praxi (vypracované zástupcem poskytovatele OSP). Pro takovou změnu by měly existovat dostatečně závažné důvody. o Poskytovatel OSP v součinnosti s certifikační autoritou takovou změnu zváží v kontextu dalšího vývoje a dalších nabízených nebo probíhajících certifikovaných OSP.
21
Praktikant o Pokud u praktikanta nastanou před zahájením neb v průběhu certifikované odborné praxe důvody, pro které nelze tuto praxi vykonat podle kritérií certifikace, informuje o tom osobně poskytovatele OSP a MP. o Certifikační autorita pak rozhodne o dalším řešení. V případě potřeby vyzve k vyjádření evaluační autoritu. o Praktikant si musí být vědom dopadu takového jednání na další průběh certifikace odborné studentské praxe.
R7: Praktikant certifikovanou OSP nedokončí.
Tato situace může nastat v jakékoliv fázi certifikované OSP a může mít různé důvody (rodinné, zdravotní, studijní apod.).
V této věci je třeba postupovat individuálně a řešit ji za součinnosti certifikační a evaluační autority, BP, praktikanta a VŠ.
Řešení řídí a za výsledky řešení odpovídá certifikační autorita.
Výsledkem může být: o Ukončení certifikace OSP, odborná studentská praxe však může být hodnocena bez certifikace a ukončena osvědčením. o Snížením úrovně certifikátu, pokud předčasně ukončená certifikovaná OSP naplní jiné kritérium certifikace a jiný kompetenční model.
R8: Údaje ve RP praktikanta a v hodnocení v ZSP poskytovatelem OSP jsou v rozporu, který zpochybňuje možnost certifikace OSP.
Certifikační autorita vyzve poskytovatele OSP a praktikanta, aby se ke sporným údajům vyjádřili.
Pokud se rozpory vyjasní, bude proces certifikace OSP pokračovat.
Pokud se rozpory nevyjasní, může certifikační autorita podle závažnosti a množství rozporů odmítnout udělit certifikát – viz krok 11 postupu.
R9: Praktikant se neúčastní dozoru nad držitelem certifikátu např. tím, že nepodává zprávy, ke kterým se zavázal podpisem Povinností držitele certifikátu OSP.
MP vyzve praktikanta, aby zprávu na SOPR dodal.
Pokud i přes výzvu praktikant nereaguje, je o tom informována VŠ, na které studuje.
22
R10: Kritéria certifikace nejsou vhodně nastavena vůči konkrétní praxi.
V řešení tohoto problému má klíčovou úlohu certifikační autorita, která přezkoumá v konkrétním případě kritéria certifikace OSP. Dále je nutné posoudit, zda je vhodně nastaven kompetenční model.
Pokud je problém identifikován v průběhu konání studentské odborné praxe, je vhodné hledat model, který by lépe vyhovoval předpokládaným kompetencím.
Způsob komunikace
Veškerá komunikace mezi zúčastněnými v procesu certifikace OSP probíhá na portále SOPR.
Výjimkou je doklad o provedené certifikaci OSP, který certifikační autorita vydá písemně a odešle na MP k archivaci a v kopii i zástupci poskytovatele OSP.
Praktikant nezná osobu certifikační autority a komunikuje s ní pouze přes portál SOPR
Dokumentování procesu
Průběh procesu certifikace je dokumentován záznamy v prostředí SOPR. V něm jsou záznamy provedeny formou otázek a odpovědí, bodové tabulky a vkládáním vlastních textových a dalších souborů.
V procesu certifikace se pracuje s následujícími dokumenty: -
RP vypracovaný z OSP, vypracovaný praktikantem, případně D z OSP, vypracovaný praktikantem,
-
závěrečná zpráva o studentské odborné praxi (vypracovaná zástupcem poskytovatele OSP),
-
kritéria certifikace,
-
smlouva mezi poskytovatelem OSP a ISP,
23
-
záznam o provedené certifikaci OSP, který v písemné formě vypracuje certifikační autorita,
-
záznamy do prostředí SOPR, který vkládají všechny zúčastněné strany.
Všechny tyto dokumenty musí být vhodným způsobem řízeny, aby byla zachována jejich aktuálnost, vhodnost a byly zpřístupňovány funkcím, které mají pravomoc s těmito dokumenty pracovat.
Uzavření procesu (výstupy) Výstupem z procesu certifikace OSP je:
záznam o provedené certifikaci, který musí vypracovat certifikační autorita,
udělený certifikát OSP praktikantovi, který se tak stane jeho držitelem
zpráva o dozoru nad držitelem certifikátu OSP,
další záznamy, vztahující se k certifikaci OSP, vedené v prostředí SOPR,
náměty na další zlepšení procesu certifikace, podané k rukám BP od kohokoliv, kdo je procesu certifikací OSP činný.
Úloha Evaluační autority v procesu certifikace Evaluační autorita tvoří v systému certifikovaných odborných praxí zpětnou vazbu odborných praxí směrem od vysokých škol. Evaluační autorita:
je nezávislou osobou v systému odborných praxí,
spolupracuje především s certifikační autoritou a manažerem praxí a virtuálních firem
je jmenována z řad odborníků z praxe a vysokých škol,
má zkušenosti a je v kontaktu s vysokoškolským prostředím a firmami, které s vysokými školami spolupracují, jsou významnými zaměstnavateli absolventů
24
Evaluační autorita především:
Provádí monitoring a hodnocení probíhajících certifikovaných odborných praxí. V této oblasti spolupracuje s Manažerem praxí a virtuálních firem a s Certifikační autoritou.
Provádí evaluaci (hodnocení) systému certifikovaných odborných praxí a hodnotí především shodu aktuálních požadavků vysokých škol a studentů
přináší zpětnou vazbu a náměty k zlepšení systému.
Zdrojem informací pro činnost Evaluační autority je:
dokumentace v systému SOPR, kterou vkládají praktikanti a poskytovatelé
osobní kontakt s praktikanty na praxi nebo s absolventy praxí
osobní kontakt s poskytovateli odborných praxí
spolupráce s akademickými pracovníky vysokých škol v problematice odborných praxí, definice profilu absolventa, tvorby studijních programů apod.
Činnost Evaluační autority vychází z potřeb systému odborných praxí Evaluační autorita vzhledem ke své nezávislosti zprostředkovává trvalou nestrannou zpětnou vazbu praktikantů, poskytovatelů OSP a vysokých škol k systému OSP. Evaluační autorita sleduje aktuální situaci na trhu práce, požadavky zaměstnavatelů, vývoj ve studijních programech vysokých škola a tyto vyhodnocuje a předává zjištěné informace jako nástroj pro další směřování a zlepšování systému OSP.
25
Přílohy Příloha 1: Povinnosti držitele certifikátu OSP Držitel certifikátu OSP se při převzetí certifikátu zavazuje svým podpisem k plnění povinností, které mu udělením certifikátu OSP vznikají. Držitel certifikátu OSP prohlašuje, že: 1. Bude respektovat zásady certifikačních pravidel, vypracovaných ISP. 2. Použije certifikát OSP pouze k účelům, které souvisí s jeho přípravou na budoucí povolání a které souvisí s provedenou certifikovanou odbornou studentskou praxí. 3. Bude spolupracovat s OA ISP na neustálém zdokonalování a zlepšování systému odborných studentských praxí a na procesu jejich certifikací. 4. Zdrží se jakéhokoliv jednání, které by snížilo vážnost procesu certifikace odborných studentských praxí. 5. Nejpozději do 30 dnů od jejich vzniku oznámí OA ISP změnu osobních údajů nebo jiné závažné okolnosti, které mohou mít vliv na jeho činnost jako držitele certifikátu OSP.
26
Příloha 2: Záznam o provedené certifikaci Certifikační autorita písemně informuje MP o provedené certifikaci OSP. Tento dokument je mimo záznamů provedených v SOPR potřebný k tomu, aby byla provedená certifikace nezávisle archivována a aby byla možná kontrola i mimo SOPR. Písemný záznam musí obsahovat minimálně následující údaje: 1. Identifikaci (jméno a příjmení a datum narození) certifikační autority. 2. Identifikaci (jméno a příjmení a datum narození) praktikanta. 3. Základní údaje týkající se odborné studentské praxe a úrovně certifikátu (tzn. místo a čas absolvování OSP, odborné zaměření, rozsah atd.). 4. Související kompetenční model a kritéria certifikace. 5. Seznam dokumentů, které byly při certifikaci OSP zpracovávány (jejich kopie ze SOPR). 6. Další důležité informace k certifikaci OSP. 7. Rozhodnutí o udělení /neudělení certifikátu OSP a jeho zdůvodnění. 8. Podpis certifikační autority.
27
Příloha 3: Obsah certifikátu (Skutečná podoba bude dána v prostředí SOPR)
C E R T I F I K Á T Institut svazu průmyslu České republiky Na poříčí 1041/12 , 110 00 Praha-Nové Město na základě rozhodnutí certifikační autority a v souladu se schválenou metodikou pro certifikaci odborných studentských praxí číslo ………………….. uděluje certifikát panu / paní
Pavlovi SLÁDEČKOVI narozen …………….., místo…………….. který je studentem :
……………………………………
……………………………………………………………
Tento certifikát stvrzuje vykonání odborné studentské praxe v rozsahu
počtu let/roků/měsíců od…………….. do……………. Certifikát je platný na dobu neurčitou Registrační číslo certifikátu: ………………….. Praha, ………………………… ………………………………….
…………………………………….
ZÁSTUPCE ISP
CERTIFIKAČNÍ AUTORITA
1/2
28
Logo ISP Praha
Identifikační údaje o odborné studentské praxi:
Poskytovatel odborné studentské praxe: ………………………………………………..
Praxe vykonána v rozsahu pracovních dnů …………………………………………….
Charakteristika praxe, oblast, odbor…………………………………………….
Téma závěrečné práce ……………………………………………..
29
