METODE KONVERSI SISTIM INFORMASI
oleh:
Purwantoro P056131852.47E
Dosen Pengajar : Dr.Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc (CS)
Program Studi Pascasarjana Magister Manajemen Bisnis Institut Pertanian Bogor Februari, 2014
I. PENDAHULUAN Migrasi atau konversi dari satu sistim ke sistim yang baru adalah hal yang sering kali terjadi di dunia Sistim Informasi. Hal ini bisa berupa pergantian perangkat keras (hardware) dan bisa juga sistem yang berhubungan dengan perangkat lunak (software). Tentu saja harapan dari pengguna atau manajemen dalam hal ini adalah untuk meningkatkan performa dan kinerja sistem informasi yang ada ke tingkat yang lebih baik lagi. Namun tidak jarang harapan ini sering kali berakir dengan kekecewaan dan menimbulkan masalah yang pelik hingga butuh waktu yang cukup lama untuk memperbaikinya. Jika proses konversi ini dipersiapkan dengan baik dan mengacu kepada metode-metode konversi yang sudah dikaji sebelumnya, kekecewaan itu bisa di antisipasi. Hingga saat ini sering terjadi suatu kesalahan yang fatal pada perusahaan ketika akan melakukan konversi dari sistem yang lama dengan sistem yang baru. Fenomena ini terjadi akibat dari berbagai faktor, salah satu faktor yang sering terjadi salah satunya adalah sering kali proses menkonversi data tidak dilakukan dengan benar. Banyak yang menganggap remeh migrasi dan konversi data sehingga saat sistem go life untuk yang pertama kalinya sering terjadi kekacuan yang membuat sakit kepala semua orang yang terlibat. Oleh karena itu proses investigasi dan analisa design sistem menjadi sangat penting untuk dilakukan. Begitu pula halnya jika sistim yang akan di konversi tidak melalui proses design dan perencanaan yang matang sehingga user tidak dilibatkan dengan sepenuhnya pada tahapan pre-konversi. Pengalaman dan keinginan pengguna juga harus dipahami oleh pengembang sistem. Sistem komputerisasi pada perusahaan akan menjadi tidak efektif apabila, adanya perilaku dari karyawan yang cenderung menolak dan sulit menerima setiap perubahan dalam organisasi perusahaan. Ini disebabkan adanya anggapan dari sebagian karyawan bahwa implementasi sistem komputerisasi akan mengakibatkan “lay-off” (pengurangan pegawai) pada perusahaan. Selain itu, belum siapnya sumber daya dalam pengaplikasian sistem baru akan menjadi kendala. Seperti kesalahan prosedur dan tidak sesuainya sistem yang ada dengan kegunaan usernya justru akan mempersulit kinerja yang sudah ada dan pada akhirnya akan berdampak buruk pada perusahaan.Implementasi dapat menjadi proses yang sulit dan memerlukan banyak waktu. Akan tetapi hal ini vital dalam memastikan kesuksesan sistem yang baru dikembangkan, karena meskipun system tersebut didesign dengan baik, sistem tersebut akan gagal jika tidak diimplementasikan dengan baik. Oleh sebab itu, proses implementasi biasanya memerlukan usaha Project Management dari para manajer unit bisnis. Mereka harus mendukug rencana proyek yang mencakup tanggung jawab kerja, jadwal tahap-tahap utama dari pengembangan, dan anggaran keuangan.Hal ini penting untuk memastikan bahwa proyek diselesaikan tepat waktu dan sesuai dengan anggaran yang ditetapkan.
II. STUDI PUSTAKA Konversi suatu sistim merupakan pekerjaan yang penuh resiko dan sangat memerlukan perancangan dan perencanaan yang akurat. Menurut Joseph L. Kull, Secara garis besar konversi sistim informasi ini bisa dibagi dalam tiga tahapan utama yaitu: 1. Pre-conversion; tahapan pra konversi ini meliputi banyak aktifitas antara lain menetapkan scope dari sistem yang akan di konversi, membuat perencanaan konversi, desain dan analisa dan seting bagaimana mengukur keberhasilan konversi. 2. Cutover; tahapan ini adalah tahap pengkonversian sistim yang akan di implementasikan, meliputi proses konversi itu sendiri, analisa sistim, mencari point kritis, analisa dan testing. 3. Post-conversion; merupakan tahapan verifikasi sistem yang baru, disposisi operasi sistim dan monitoring. Semua tahapan ini mempunyai tujuan untuk memastikan bahwa proses konveri dapat dilakukan dengan baik sebelum sistim yang baru beroperasi secara penuh menggantikan sistim yang lama. Selain itu juga ada beberapa metode yang bisa dilakukan dalam konversi sistim informasi ini, dan aplikasi dari masing masing metode ini ada resiko, kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Metode konversi dapat mempermudah pengenalan teknologi informasi yang baru ke dalam organisasi. Konversi dari suatu system informasi pada suatu organisasi atau perusahaan merupakan hal yang umum tergantung dengan jenis, ukuran atau dimana organisasi atau perusahaan itu berada. Di sisi teknologi informasi, konversi system melibatkan hardware, system operasi, database system manajemen dan database yang mendukung.Di sisi manusia, prosedur harus dirubah berserta penggunanya dengan mengikuti pelatihan-pelatihan (Kroenke 2009). Five components of an information system Hardware Software Data Procedures People Tabel 1 :Five components of an information system(Kroenke 2009).
Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangka menggantikan system yang lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Tingkat kesulitan dan kompleksitas dalam pengkonversian dari sistem lama ke sistem baru tergantung sejumlah faktor, yakni jika sistem baru merupakan paket perangkat lunak terbungkus (canned) yang akan berjalan pada komputer yang baru, maka konversi akan relatif lebih mudah. Selain itu jika konversi memanfaatkan perangkat lunak dengan database baru, pengaturan baru, kendali baru, jaringan baru dan perubahan drastis dalam prosedurnya, maka konversi menjadi jauh lebih sulit dan menantang. Berikut adalah empat metode konversi system (Baltzan & Phillips 2008).
III.
PEMBAHASAN
Dalam paper ini akan di bahas metoda metoda yang dapat dipergunakan dalam merencanaan proses konversi sistim informasi. Metode metoda ini hanya pedoman dengan mengemukakan prinsip-prinsip yang di pakai dalam metode yang akan di bahas. Disetiap opsi metode ada kelebihan dan kekurangan dari metode ini sehingga pengguna dapat melakukan pilihan untuk menetapkan metoda yand sesuai dengan kondisi sistim informasi yang akan di konversi. 1. Konversi Langsung/Instalasi Langsung (Direct Conversion) Dalam konversi dengan metode langsung seluruh organisasi berhenti menggunakan sistem lama pada satu waktu dan mulai menggunakan yang baru segera setelahnya. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah. Konversi langsung merupakan pengimplementasian sistembaru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang biasa disebut juga pendekatan cold turkey. Apabila konversi ini dilakukan, maka tak ada cara untuk bisa menggunakan sistem yang lama kembali. Biasanya metoda ini dipakai hanya pada sistem yang kecil dan tidak mempengaruhi operasi perusahaan secara keseluruhan. Akibat negatif dari tidak berjalannya sistim jika hal ini terjadi tidak akan berakibat fatal. Berikut ini adalah beberapa pertimbangan untuk menggunakan metode konversi langsung. Gambar 1 : Metode Konversi Langsung
Cut over
System lama
System Baru
Pendekatan atau cara konversi ini akan mempunyai manfaat apabila : a. Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain b. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai c. Sistem yang baru bersifat kecil dan sederhana d. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama dan perbandingan antara sistem-sistem tersebut tidak berarti. Tabel 2 : Kelemahan dan Kelebihan Metode Konversi Langsung Kelebihan Kelemahan Biaya konversi sistem relatif tidak mahal
Mempunyai risiko kegagalan tinggi. Apabila konversi langsung akan digunakan, aktivitas-aktivitas pengujian dan pelatihan akan mengambil peran yang sangat penting.
2. Konversi Paralel/Instalasi Paralel (Parallel Conversion) Pada konversi paralel ini, sistem baru diperkenalkan sedangkan yang lama masih digunakan. Kedua sistem memproses semua aktivitas dan hasilnya dibandingkan. Sistem lama akan dihentikan setelah sistem baru telah bisa diterima oleh pengguna. Cara ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi mempunyai biaya yang mahal, karena pemakai harus menjalankan kedua sistem sekaligus. Konversi paralel merupakan suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara bersama-sama untuk beberapa periode waktu. Dalam metode konversi ini, output dari masing-masing sistem tersebut dibandingkan dan perbedaannya direkonsiliasi. Dalam prakteknya jika dua sistim berjalan secara paralel akan ada dualisme keputusan dari dua sistim yang berbeda, ini akan sangat merepotkan di operasional. Terlebih lagi kalau sistim yang di konversi adalah sistem yang berhubungan dengan ERP. Sebaiknya jika ada kondisi semacam ini perusahaan harus membuat konsesi terhadap pengguna sistim agar tidak ada kebingungan atas pengambilan keputusan di lapangan. Gambar 2 : Metode Konversi Paralel Overlap System lama Training, test Documentatio
System Baru
Tabel 3 : Kelebihan dan Kelemahan Metode Konversi Paralel Kelebihan Kelemahan Menyediakan proteksi yang Biaya yang dikeluarkan sangat besar tinggi kepada organisasi karena terdiri dari biaya operasi dua terhadap kegagalan sistem baru buah sistem
Ketika proses konversi suatu sistem yang menggunakan metode paralel, maka pengembang sistem harus merencanakan untuk melakukan peninjauan berkala dengan personel operasi dan pengguna sistem tersebut untuk mengetahui kinerja dari sistem paralel tersebut. Mereka harus menentukan tanggal atau waktu penerimaan dalam tempo yang wajar dan menghentikan sistem lama.
3. Konversi Bertahap/Instalasi Bertahap (Phase-In Conversion) Konversi bertahap ini bekerja dengan cara menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi masalah, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan bagian yang lama. Sedangkan jika tidak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Metode ini diyakini lebih aman penggunaanya dibandingkan dengan metode konversi langsung. Sistem baru diimplementasikan beberapa kali, yang secara sedikit demi sedikit akan mengganti sistem yang lama.Penggunaan metode konversi Phase In ini dapat menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberi waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan.
Gambar 3 : Metode Konversi Bertahap (Phase-In Conversion) Cut over System Lama System Baru
Aktivitas pengumpulan data baru diimplementasikan dan mekanisme interface dengan sistem lama yang dikembangkan. Interface ini memungkinkan sistem lama beroperasi dengan data input baru. Kemudian aktivitas-aktivitas akses data baru, penyimpanan dan pemanggilan diimplementasikan.Sekali lagi, mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Segmen lain dari system baru tersebut diinstal sampai keseluruhan sistem diimplementasikan.Hal ini dapat dilihat dalam konversi pada Sistem Informasi Akuntansi.Pertama diterapkan modul penjualan, kemudian dilanjutkan pada pembelian, penggajian, anggaran, buku besar, laporan laba-rugi, neraca dan lain-lain. Tabel 4 : Kelebihan dan Kelemahan Metode Konversi Bertahap
Kelebihan
Kelemahan Biaya yang harus dianggarkan untuk mengembangkan sistem ini sangat Tingkat kecepatan perubahan dalam organisasi mahal. bisa diminimasi dan sumbersumber pemrosesan Mempunyai daya terapan yang data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama terbatas dan dapat terjadi degradasi periode waktu tertentu. semangat di organisasi disebabkan pengguna sistem merasa tidak menyelesaikan sistem
4. Konversi Pilot (Pilot Conversion) Metode ini bekerja dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Sistem dicoba dijalankan pada satu lokasi dan staf berpengalaman/senior memutuskan jika dan bagaimana system baru seharusnya digunakan di seluruh organisasi.Konversi akan dilakukan pada salah satu unit divisi. Apabila metode ini berhasil, maka akan diperluas ke bagian-bagian lain. Berbeda dengan metode phase in yang mensegmentasi sistem, metode pilot ini mensegmentasi organisasi. Gambar 4 : Metode Konversi Pilot (Pilot Conversion) Cut over System Lama
System Lama
System Baru
System Lama
System Baru
System Baru
Sebelum sistem baru diimplementasikan ke seluruh organisasi, sistem pilot harus membuktikan diri di tempat pengujian yang disediakan. Selain berfungsi sebagai test site, sistem pilot juga digunakan untuk melatih pemakai organisasi dalam menghadapi lingkungan yang sebenarnya sebelum sistem tersebut diimplementasikan di lokasi mereka sendiri. Tabel 5 : Kelebihan dan Kelemahan Metode Konversi Pilot
Kelebihan Kelemahan Resiko gagal hanya terletak pada area Proses konversi membutuhkan waktu tertentu. yang lama. Kesalahan pada sistem baru dapat dibetulkan lebih dulu. Dapat melatih personil di area pengujian. Metode-metode diatas merupakan strategi konversi yang dapat di perunakan untuk melakukan konversi. Namun beberapa kombinasi dari metode konversi dapat di lakukan untuk mempermudah konversi dan memperkecil resiko yang meungkin bisa terjadi saat go live sistim yang baru.
IV.
KESIMPULAN
Pergantian sistim dalam sistim informasi, dapat berupa banyak hal yang melingkupi perangakat keras atau perangkat lunak. Dan konversi ini akan banyak terjadi karena perkembangan sistim informasi yang sangat cepat. Ada tiga tahapan yang harus di lalui dalam proses konversi yaitu: pre-conversion, cut-over dan post conversion. Adapun beberapa metode yang bisa dijadikan pilihan dalam melakukan konversi adalah sebagai berikut: 1. Konversi Langsung/Instalasi Langsung (Direct Conversion), 2. Konversi Paralel/Instalasi Paralel (Parallel Conversion), 3. Konversi Bertahap/Instalasi Bertahap (Phase-In Conversion) 4. Konversi Pilot (Pilot Conversion). Akan tetapi, tidak ada yang “terbaik” dalam melakukan strategi konversi ini.Memilih strategi konversi ini harus dengan berbagai pertimbangan dengan pendekatanpendekatan tertentu. Tentunya pemilihan strategi ini merupakan keputusan suatu organisasi atau perusahaan bukan individu, karena hal ini menyangkut keberlangsungannya suatu organisasi atau perusahaan itu beroperasi.
V. DAFTAR PUSTAKA Kull, Joseph L, and Alderman Karen Cleary, Financial sistem Data Conversion: Joint Financial Management Improvement Program (JFMIP)Steering Committee
HM., Jogiyanto, 1995, Analisis dan Desain System Informasi Pendekatan Terstruktur: Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta. Mallach EG. 2009. Information System Conversion Strategis: A Unified View. International Journal of Enterprise Information System, 5(1), hal 44-54. O’Brien, James A. dan Marakas, George M. 2010.Introduction to Information System.Fifteenth Edition. New York: McGraw Hill. Rasyid, Manajemen Global Teknologi Informasi, Modul 14, 2008 Rosa, Konversi Sistem, Kriteria Pengujian dan Kualitas Perangkat Lunak
