metamorfoze R nationaal programma voor het behoud van het papieren erfgoed

handboek metamorfoze

m eta m o r foze R

nationa al pro g ra m m a voo r h et b e h o u d va n h et pa pi e re n e r fg o e d

Versie maart 2007 © Bureau Metamorfoze Koninklijke Bibliotheek/Nationaal Archief, Den Haag

pms 275

pms 2766

Koninklijke Bibliotheek Prins Willem-Alexanderhof 5 Postbus 90407 2509 LK Den Haag telefoon 070-314 03 73 fax 070-314 04 27 e-mail [email protected] www.metamorfoze.nl ontwerp Marise Knegtmans, Amsterdam

© Bureau Metamorfoze, 2007

< > metamorfoze handboek | 03.07

inhoud

verantwoording

4

Organisatie van het programma Bureau Metamorfoze Onderzoek

hoofdstuk 1 | Conser veringstrajecten

inleiding

1.1 Collecties Literaire collecties Cultuurhistorische Collecties Internationaal Waardevolle Collecties 1.2 Archieven 1.3 Boeken, kranten, tijdschriften

11 13

hoofdstuk 3 | Projectmanagement

3.1 Het indienen van een projectvoorstel 3.2 Richtlijnen bij het opstellen van een projectvoorstel 3.3 Verslaglegging

7 7 7 8 9 9

hoofdstuk 2 | Methodiek

2.1 Conversie 2.2 Behoud en behandeling van originelen

5 6 6

14 15 19

hoofdstuk 4 | Projectuitvoering

4.1 Voorbereiding 4.2 Microverfilming en digitalisering 4.3 Behandeling van originelen 4.4 Nabewerking


22 27 30 30

bijl agen

1 Model conservering archieven van nationaal belang 2 Modelaanvraag offerte en afspraken met microverfilmingsbedrijven 3 Model offerte eerste-lijnsconservering 4 Model offerte ontzuring 5 Instructies voor verfilming: handschriftelijk materiaal 6 Instructies voor verfilming: boeken 7 Instructies voor verfilming: tijdschriften 8 Checklist verfilming voor instellingen en verfilmingsbedrijven 9 Checklist projecten 10 Voortgangsrapportage 11 Modeltekst accountantsverklaring 12 Aanpassingen GGC-beschrijvingen t.b.v. Metamorfoze (gedrukte werken) 13 Richtlijnen voor Eromm-titels in het GGC 14 Velden moederfilmdatabase 15 Checklist eindverantwoording

33 38 42 43 44 47 49 52 54 56 57 58 60 62 64

ver ant woording

In 2002 werd de eerste editie van het Handboek Metamorfoze gepubliceerd. Het Handboek is bedoeld als een handleiding voor instellingen die aan het programma willen deelnemen voor het opstellen van projectvoorstellen voor conserveringsprojecten en de uitvoering daarvan. Het Handboek bevat aanwijzingen voor voorbewerking van collecties en voor behandeling van de originele documenten. Ook bevat het Handboek richtlijnen voor microverfilming. In deze tweede editie van het Handboek zijn de best practices van de afgelopen vier jaren verwerkt en wordt een aantal nieuwe elementen geïntroduceerd die te maken hebben met actuele ontwikkelingen op het terrein van massaconservering. De belangrijkste zijn de mogelijke introductie van digitalisering als massaconserveringsmethode en de verdere ontwikkeling van analoge conversie (microverfilming) met nieuwe kwaliteitseisen en -standaarden. In 2005 is het Metamorfozeprogramma uitgebreid met een apart archieventraject. Daarom zijn in dit Handboek ook specifieke aanwijzingen opgenomen voor de behandeling van archieven. Deze nieuwe versie van het Handboek concentreert zich vooral op analoge conversie. Maar op dit moment is Metamorfoze volop in ontwikkeling. Voorbereidingen worden getroffen voor een definitieve overstap naar digitalisering als conversiemethode in 2008. Er vindt onderzoek plaats dat moet leiden tot Metamorfoze richtlijnen voor preservation scanning. Deze zullen in de loop van 2007 gereed zijn. Als onderdeel van dit onderzoek zijn ook enkele pilotprojecten preservation scanning gestart. Verder werkt de KB het komende jaar aan een infrastructuur voor duurzame opslag en retrieval van het gedigitaliseerde erfgoedmateriaal. Dit betekent dat het Handboek Metamorfoze de komende tijd nog op een aantal punten zal worden uitgebreid en aangepast. Dit heeft vooral betrekking op de technische aspecten van digitalisering, en de daarbij behorende richtlijnen, workflow en kwaliteitscontrole. In de loop van 2007 zullen nieuwe versies op de website van Metamorfoze worden gepubliceerd waarin deze onderdelen zijn opgenomen.


inleiding

Organisatie van het programma Metamorfoze is het nationale programma voor conservering van het papieren erfgoed. Het wordt gefinancierd door het Ministerie van OCW. Sinds 2005 is Metamorfoze een samenwerkingsverband van de Koninklijke Bibliotheek en het Nationaal Archief. Het programma wordt gecoördineerd door het Bureau Metamorfoze dat bij de Koninklijke Bibliotheek is ondergebracht. Het programma heeft tot doel het door versneld autonoom verval bedreigde papieren erfgoed te behouden. Autonoom verval is verval dat doorgaat, ook als aan alle voorwaarden voor zorgvuldige bewaring wordt voldaan. Vormen hiervan zijn: verzuring van het papier, inktvraat en kopervraat. Verzuring komt voor in vrijwel alle papieren documenten van na ca. 1840. Inktvraat en kopervraat kunnen voorkomen in geschreven papieren documenten daterend vanaf de middeleeuwen waarin bepaalde soorten inkt zijn gebruikt. Metamorfoze is gebaseerd op een model van selectie en prioritering. Het programma concentreert zich op materiaal van Nederlandse origine, dat zich bevindt in erfgoedinstellingen met een bewaarfunctie: wetenschappelijke bibliotheken, grotere regionale of lokale bibliotheken, archiefinstellingen, regionaalhistorische centra, historische documentatiecentra, musea en onderzoeksinstellingen. Metamorfoze omvat de volgende conserveringstrajecten:

> > > > > >

Literaire collecties Cultuurhistorische en internationaal waardevolle collecties Archieven Boeken Kranten Tijdschriften Voor collecties en archieven geldt dat het materiaal van belang moet zijn voor de geschiedenis van Nederland en een status heeft die het lokale en regionale belang overstijgt. Voor gedrukte werken (boeken, kranten en tijdschriften) geldt dat het materiaal afkomstig moet zijn uit de periode 1840-1950. Voor geschreven documenten geldt alleen de eindgrens 1950. Als conserveringsmethodiek hanteert Metamorfoze analoge conversie (microverfilming) en/of digitale conversie. De informatie wordt overgezet op een andere drager. Uitgangspunt daarbij is dat autonoom verval onomkeerbaar is en niet kan worden gestopt. De papieren documenten zullen op termijn niet meer te hanteren zijn en uiteindelijk verloren gaan. Het programma draagt echter ook zorg voor een optimaal behoud van de originelen. Dat gebeurt enerzijds door ze aan het gebruik te onttrekken, en anderzijds ook door conserverende handelingen: behoudswerkzaamheden, zuurvrije verpakking en geklimatiseerde opslag, en in een aantal gevallen ook ontzuring en inkt- en kopervraatbehandeling. Metamorfoze is echter een massaconserveringsprogramma, in principe vindt er dan ook geen restauratie plaats van individuele stukken, tenzij dit noodzakelijk is voor de conversie. Daarnaast streeft Metamorfoze ernaar de geconserveerde documenten digitaal beschikbaar te stellen via internet. Om dit te realiseren wordt onder andere nauw samengewerkt met Het Geheugen van Nederland (www.geheugenvannederland.nl). De komende jaren zullen veel Metamorfozecollecties voor iedereen raadpleegbaar worden gemaakt via internet.


Metamorfoze subsidieert conserveringsprojecten die door erfgoedinstellingen worden uitgevoerd binnen de hierboven aangegeven criteria. Erfgoedinstellingen kunnen aanspraak maken op een subsidie van 70% van de totale projectkosten. Om voor subsidie in aanmerking te komen, kunnen de instellingen projectvoorstellen indienen bij het Bureau Metamorfoze. Het Bureau Metamorfoze toetst of de voorstellen voldoen aan de richtlijnen, en draagt de projecten voor aan de Beoordelingscommissie Metamorfoze. Deze commissie is ingesteld door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en bestaat uit zeven onafhankelijke deskundigen. De Beoordelingscommissie toetst de voorstellen inhoudelijk. Het is mogelijk dat de commissie voorstellen goedkeurt met een voorbehoud. Pas als aan dat voorbehoud wordt voldaan wordt het voorstel definitief goedgekeurd en kan met het project worden begonnen.

Bureau Metamorfoze Het Bureau Metamorfoze is ondergebracht bij de Hoofdafdeling Research & Development van de Koninklijke Bibliotheek en maakt deel uit van de Afdeling Nationale Programma’s. Het Bureau wordt geleid door een manager en bestaat uit een aantal coördinatoren, kwaliteitsmanagers (voor micro verfilming en digitalisering), een medewerker communicatie/publiciteit en een projectassistent. Verder wordt vanuit de Koninklijke Bibliotheek en het Nationaal Archief deskundigheid geleverd op het gebied van conservering. Bij de voorbereiding van de projectvoorstellen kunnen instellingen gebruik maken van de expertise van de coördinatoren van het Bureau en de conserveringsdeskundigen. Projectvoorstellen worden door het Bureau Metamorfoze getoetst op een aantal formele punten: voldoet de project aanvraag aan de gestelde eisen? Zijn de projectbegroting en de projectplanning realistisch? Kan de instelling de eigen bijdrage van 30% financieren? De definitieve toekenning van de subsidie geschiedt na toetsing door de Beoordelingscommissie. Ook bij de uitvoering van de projecten worden de instellingen begeleid en geadviseerd door het Bureau Metamorfoze. Het Bureau houdt toezicht op de voortgang en de eindresultaten van de projecten. De instellingen doen verslag van het verloop van de projecten aan de hand van tussentijdse voortgangsrapportages. Het Bureau Metamorfoze verzorgt ook de informatievoorziening rond het programma. Drie keer per jaar verschijnt de nieuwsbrief Metamorfoze Nieuws. Daarnaast onderhoudt het Bureau een website: www.metamorfoze.nl en een discussielijst. Het Bureau Metamorfoze fungeert nationaal en internationaal als expertisecentrum op het terrein van massaconservering. Het zorgt voor internationale afstemming van de conserveringsinspanningen en coördineert een onderzoeksprogramma dat speciaal is afgestemd op de doeleinden van Metamorfoze.

Onderzoek Metamorfoze is gericht op innovatie en verbetering van bestaande methoden en technieken voor massa conservering. Binnen het programma wordt structureel onderzoek verricht ten behoeve van een zo efficiënt mogelijke aanpak van autonoom verval. Enerzijds is dit inventariserend onderzoek, dat selectie en prioritering van het te conserveren materiaal tot doel heeft, anderzijds gaat het om onderzoek naar bijvoorbeeld methoden voor ontzuring en inkt- en kopervraatbehandeling, naar de snelheid van het papierverval en technisch onderzoek ten behoeve van de verbetering van de kwaliteit en houdbaarheid van de analoge en digitale dragers. Verder wordt in samenwerking met het Nationaal Archief en het Instituut Collectie Nederland ook conserverings onderzoek in meer algemene zin gefinancierd, bijvoorbeeld naar methoden voor risico-analyse en effecten van luchtbehandeling. Voorwaarde voor dit onderzoek is dat het gerelateerd is aan autonoom verval en tot toepassingen leidt binnen het conserveringsprogramma.


hoofdst uk 1 Conserveringstrajecten

1.1 | collecties Onder collecties worden verstaan: bewust bijeengebrachte verzamelingen handschriftelijk materiaal, gedrukte werken of een combinatie daarvan met een thematische samenhang. Een collectie heeft ensemblewaarde; het geheel is meer dan de som der delen. Collecties komen in aanmerking voor conservering met Metamorfozesubsidie indien ze te lijden hebben van verzuring. Ze zullen dus vooral of grotendeels uit de periode 1840-1950 komen. De collecties dienen zich te bevinden in een erfgoedinstelling met een bewaarfunctie. Vanwege de ensemblewaarde worden collecties waar mogelijk in hun geheel geconserveerd. Is dit niet mogelijk, dan kan een beredeneerde selectie worden gemaakt. Metamorfoze onderscheidt drie soorten collecties, waarvoor verschillende trajecten zijn. Zie voor de aanpak van de verschillende soorten projecten Hoofdstuk 2 (Methodiek). 1.1.1 Literaire collecties

Hieronder vallen unieke literaire verzamelingen en archieven van en over Nederlands(talig)e auteurs en uitgevers. Hiertoe worden ook gerekend: kinderboeken, schoolboeken, illegalia, oorlogsuitgaven en literaire tijdschriften. Bij het traject Literaire collecties is er ook subsidie beschikbaar voor de digitalisering van (selecties van) reeds geconserveerde collecties ter vergroting van de toegankelijkheid (access). De gedigitaliseerde literaire collecties en archieven worden beschikbaar gesteld via de website van Het Geheugen van Nederland (www.geheugenvannederland.nl). Het is ook mogelijk om conservering en digitalisering te combineren in één projectvoorstel. 1.1.2 Cultuurhistorische collecties

Deze collecties hebben als thema de Nederlandse cultuur in de breedste zin van het woord. Naast bijvoorbeeld muziek, dans, beeldende kunst, religie, filosofie betreft dit ook materiële cultuur als wetenschap en industrie. Uitgesloten zijn literaire collecties, die immers een eigen traject hebben. Het in 1998 verschenen rapport Nederlandse cultuurhistorische collecties geteld en gewogen bevat een lijst met cultuurhistorische collecties, geordend naar behoudsrisico, staat en belang. De eerste 53 daarvan, de zogenaamde A-categorie, komen zonder meer in aanmerking voor conservering. Collecties die destijds niet op de lijst terecht zijn gekomen vanwege een niet-inhoudelijke reden (bijvoorbeeld omdat de collectie pas later is verworven of ontsloten) maar verder wel aan de criteria voldoen, kunnen ook worden aangemeld. Ook van collecties die als geheel geen A-status hebben gekregen, maar waarvan een selectie wel bij die categorie zou moeten horen, kan het betreffende deel worden aangemeld. De toetsing hiervan berust bij de Beoordelingscommissie Metamorfoze.


1.1.3 Internationaal waardevolle collecties

Metamorfoze beperkt zich in principe tot het Nederlands papieren erfgoed. Nederland heeft zich echter van oudsher sterk internationaal georiënteerd. Er bevinden zich daardoor in ons land ook collecties die veelal niet-Nederlands materiaal bevatten, maar die van een zodanig belang zijn dat ze deze beperking ontstijgen. Het gaat om collecties die uniek zijn in de wereld, of een wereldwijde faam genieten bij onderzoekers. Hier geldt dat, evenals bij het nationale erfgoed, het land waar deze collecties zich bevinden de verantwoordelijkheid heeft voor het behoud ervan. Tijdens Metamorfoze 1 (1997-2000) zijn deze collecties geïnventariseerd en zeer kritisch beoordeeld. Het resultaat was een lijst van 23 collecties, gepubliceerd in het rapport Van de geestgronden tot Tibet. Al deze collecties komen zonder meer in aanmerking voor conservering. Ook hier geldt weer dat (deel-) collecties die niet op de lijst staan aangemeld mogen worden als men kan aantonen dat ze er wel op hadden horen te staan. De toetsing hiervan berust bij de Beoordelingscommissie Metamorfoze.


1.2 | archieven Sinds 2005 is er een apart traject voor de conservering van archieven. Een archief is het geheel van archiefbescheiden ontvangen of opgemaakt door een organisatie of persoon. In tegenstelling tot een collectie is een archief niet samengesteld vanuit een bepaald gezichtspunt. Alleen archieven van nationaal belang komen in aanmerking voor subsidie bij conservering. Het archief moet dan belangrijke informatie bevatten over gebeurtenissen, verschijnselen of ontwikkelingen in Nederland of over de relaties tussen Nederland en andere delen van de wereld. Ook lokale en regionale archieven kunnen vanwege hun inhoud van nationaal belang zijn. Zowel overheidsarchieven als particuliere archieven komen in aanmerking voor subsidie. Vanwege de omvang kunnen ook samen hangende onderdelen van archieven worden aangemeld. In de Inspiratielijst op de website van Metamorfoze (www.metamorfoze.nl/trajecten/inspiratielijst.pdf ) worden voorbeelden van archieven van nationaal belang genoemd. Om het belang van archieven ten opzichte van elkaar te kunnen wegen is een aantal nevencriteria geformuleerd: absolute uniciteit, relatieve uniciteit, maatschappelijk belang en intrinsieke waarde. Voor een zo gelijkmatig mogelijke verdeling van de subsidies en om te voorkomen dat sommige aspecten onevenredig veel aandacht krijgen en andere worden verwaarloosd zijn vier thema’s geformuleerd: de fysieke identiteit van Nederland, de staatkundige identiteit, de sociale en culturele identiteit en de economische identiteit. Bepalend voor subsidiëring is of er sprake is van autonoom verval, veroorzaakt door bijvoorbeeld verzuring, inktvraat of kopervraat (ook bekend als groenvraat). Deze schadevormen komen voor in archiefstukken van uiteenlopende ouderdom. Voor archieven geldt daarom alleen de eindgrens van 1950. Bij de conservering wordt uitgegaan van het overzetten op een andere drager en het zonodig behandelen van de originelen, zoals ontzuring en inktvraatbehandeling. Als voorwaarde is ten slotte gesteld dat de deelnemende instellingen dienen te beschikken over beheeren behoudsplannen voor hun archieven om de effectiviteit van het programma en van de besteding van de beschikbaargestelde gelden zoveel mogelijk te vergroten. Om het belang van een archief en de keuzes bij behandeling inzichtelijk te maken is een conserveringsmodel opgesteld ( A Bijlage 1). Hierin worden de mogelijke risico’s van het filmklaar maken en van de conserverende handelingen ter bestrijding van autonoom verval benoemd. Dit model wordt gebruikt als intake-formulier aan de hand waarvan men kan beslissen of er een projectvoorstel kan worden ingediend. Het model vervangt dus nadrukkelijk niet het projectvoorstel.

1.3 | boeken, kranten, tijdschriften Naast (bijzondere) collecties en archieven worden er miljoenen kranten, tijdschriften en boeken bewaard verspreid over diverse instellingen. Voor het behoud van dit materiaal heeft Metamorfoze een aantal grote conserveringstrajecten opgezet. Deze trajecten lopen volgens een afwijkende procedure. Het Bureau Metamorfoze neemt hierin steeds het voortouw: het maakt de inventarisatie en selectie van materiaal, en benadert instellingen die een bijdrage zouden kunnen leveren. Bij kranten en tijdschriften wordt gestreefd naar het bijeenbrengen van complete sets. Bij boeken wordt één exemplaar van elke in Nederland aanwezige titel geconserveerd. Door de centrale aanpak wordt voorkomen dat titels meerdere malen worden verfilmd. In deze trajecten wordt samengewerkt met andere erfgoedinstellingen.


Boeken Het project Behoud Nederlandse Boekproductie (BNB) loopt sinds 1997 en is gericht op de conservering van boeken met een Nederlands impressum uit de Metamorfozeperiode 1840-1950. Ongeveer 70% van alle titels uit dat tijdvak bevindt zich in drie grote bibliotheken. Voor de conservering van het materiaal worden deelprojecten uitgezet bij deze bibliotheken. Ontzuring kan een onderdeel zijn binnen dit conserveringstraject. Vanaf 2007 wordt BNB verbreed. Er wordt naar gestreefd om van alle geconserveerde titels digitale gebruikerskopieën van de microfilms te maken.

Kranten Kranten zijn meestal gedrukt op papier van een zeer slechte kwaliteit en daardoor sterk aan verval onderhevig. Na 1869 (de afschaffing van het dagbladzegel) werden kranten steeds meer een massa product, gedrukt op goedkoop en daarom meestal ook slecht papier. Voor de conservering van kranten heeft de Koninklijke Bibliotheek inmiddels verscheidene grootschalige projecten opgezet. In de periode 1999-2001 zijn 45 landelijke dagbladen verfilmd. In de derde fase van het programma wordt een project voor regionale dagbladen uitgevoerd, waarin ongeveer twintig titels uit de periode 1869-1950 worden geconserveerd.

Tijdschriften Ook voor tijdschriften geldt dat ze, vanwege de kwetsbaarheid van het papier, het intensieve gebruik en de vaak slechte condities waaronder ze bewaard zijn, een hoge prioriteit hebben binnen Metamorfoze. In 2001-2004 zijn 45 langlopende geïllustreerde publiekstijdschriften uit de periode 1840-1950 geconserveerd. Een nieuw tijdschriftentraject dat in 2007 van start gaat, zal zich richten op belangrijke tijdschriften van algemene inhoud. Voorafgaand hieraan zal een inventariserend onderzoek worden uitgevoerd ten behoeve van dit traject.

< 10 > metamorfoze handboek | 03.07

hoofdst uk 2 Methodiek

Voor het behoud van het papieren erfgoed hanteert Metamorfoze twee methoden: conversie (door middel van microverfilming en/of digitalisering) en het behoud en de behandeling van originelen.

2.1 | conversie Metamorfoze is een massaconserveringsprogramma. Naast algemene zorg voor het behoud van de originelen is de kern van het programma het overzetten van het papieren erfgoed op een andere drager d.m.v. hoogwaardige microverfilming of digitalisering. Het gaat hierbij om preservation microfilming of preservation scanning. De term preservation houdt niet in dat het origineel vernietigd wordt, maar dat de voor Metamorfoze gemaakte films of scans van een dusdanige kwaliteit moeten zijn dat ze het originele materiaal kunnen vervangen. De originelen worden immers na conservering onttrokken aan het gebruik. Daarbij is het uitgangspunt van Metamorfoze dat de originelen er door versneld autonoom verval over een aantal jaar waarschijnlijk niet meer zullen zijn. De analoge of digitale substituten moeten de fysieke en inhoudelijke kenmerken van het originele materiaal optimaal weergeven. De relatie tussen het origineel en het substituut moet meetbaar zijn. Om deze relatie te kunnen kwantificeren, worden door het verfilmings- of digitaliseringsbedrijf technische targets toegevoegd. Deze targets vormen het uitgangspunt voor controle door de kwaliteits managers Metamorfoze. Verfilmings- en digitaliseringsbedrijven dienen te werken volgens de daarvoor opgestelde Metamorfozerichtlijnen. 2.1.1 Microverfilming

Preservation microfilming is tot op heden de meest toegepaste conversiemethode voor Metamorfoze.

Richtlijnen preservation microfilming Om een optimale kwaliteit te kunnen garanderen, heeft de kwaliteitsmanager van Metamorfoze richtlijnen (de Richtlijnen Preservation Microfilming Metamorfoze versie III, februari 2006, zie www.metamorfoze. nl/publicaties/richtlijnen/richtlijnenfeb06.pdf) opgesteld. Hierin worden technische kwaliteitsstandaarden geformuleerd waaraan de microfilms moeten voldoen. Deze richtlijnen zijn normstellend voor preservation microfilming. Er zijn verschillende microverfilmingsbedrijven die hebben aangetoond dat ze micro verfilmingsopdrachten voor Metamorfozeprojecten kunnen uitvoeren. Zij hebben bewezen te kunnen voldoen aan de eisen die Metamorfoze aan microfilms stelt. Het doel van de Richtlijnen Preservation Microfilming Metamorfoze is de kwaliteit van het Metamorfozeprogramma als geheel en de kwaliteit van de microfilms in het bijzonder te waarborgen.

Drie generaties films Voor de conversie worden drie generaties microfilms gemaakt: een negatieve moederfilm (35 mm laagcontrast), een negatieve duplicaatfilm en een gebruikerskopie (microfilm, microfiche of scan) die gemaakt is van het duplicaat. De moederfilms worden na afloop van het project duurzaam bewaard door Metamorfoze in een centrale opslagfaciliteit. De deelnemende instellingen zijn verantwoordelijk voor de opslag van de duplicaatfilms en beschikbaarstelling van de gebruikerskopieën. Uitgangspunten voor de verfilming zijn:

> > > >

alle informatie van het origineel moet ook in de gebruikerskopie te vinden zijn. de duplicaatfilms moeten geschikt zijn als intermediair voor digitalisering. de gebruikerskopieën moeten goed leesbaar zijn op een leesapparaat of een PC. de gebruikerskopieën moeten reproduceerbaar zijn.


Controle Tijdens en na afloop van de verfilming controleert de kwaliteitsmanager Metamorfoze de microfilms steekproefsgewijs, om te zien of aan alle vereiste technische kwaliteitscriteria is voldaan. Zijn controle verslag wordt door het verfilmingsbedrijf altijd met de factuur meegestuurd zodat de deelnemende instelling kan zien dat deze technische controle ook daadwerkelijk heeft plaatsgevonden en de films zijn goedgekeurd. De inhoudelijke controle valt onder de verantwoordelijkheid van de instelling zelf.

2.1.2 Digitalisering

Binnen het Metamorfozeprogramma wordt onderscheid gemaakt tussen:

> digitalisering voor conservering (preservation scanning) > digitalisering om geconserveerd materiaal digitaal toegankelijk te maken (door middel van digitalisering voor access en digitale gebruikerskopieën).

Preservation scanning Metamorfoze onderzoekt momenteel de mogelijkheden van digitalisering als conversiemethode voor massaconservering. Het onderzoek zal een aanzet geven tot het formuleren van Metamorfozerichtlijnen voor preservation scanning. Ten behoeve van het onderzoek worden er enkele proefprojecten uitgevoerd. Verwacht wordt dat er in 2008 daadwerkelijk begonnen kan worden met digitalisering als conserveringsmethode aan de hand van nieuw opgestelde digitaliseringsrichtlijnen voor conservering. Op dit moment kan er alleen in overleg met het Bureau Metamorfoze vanaf het origineel worden gescand wanneer er sprake is van essentiële informatieve waarde in kleur in bepaalde documenten, die bij microverfilming verloren zou gaan.

Digitalisering t.b.v. toegankelijkheid

Digitalisering voor access Metamorfoze voorziet binnen het traject Literaire Collecties de subsidiëring van digitaliseringsprojecten die tot doel hebben de toegang van reeds geconserveerde collecties te vergroten. Deze digitaliseringsprojecten worden uitgevoerd aan de hand van de Richtlijnen van Het Geheugen van Nederland versie 4.1. De gedigitaliseerde literaire collecties worden beschikbaar gesteld via de website van Het Geheugen van Nederland (www.geheugenvannederland.nl). Om een optimale kwaliteit te kunnen garanderen, heeft Het Geheugen van Nederland richtlijnen opgesteld waarin technische kwaliteitsstandaarden staan geformuleerd waaraan de scans moeten voldoen. Het scannen gebeurt meestal vanaf de reeds gemaakte tweede generatie microfilms, maar in sommige gevallen kan er vanaf het origineel worden gescand. Tijdens en na afloop van de digitalisering controleert de kwaliteitsmanager van Het Geheugen van Nederland de scans steekproefsgewijs om te zien of aan alle vereiste technische kwaliteitscriteria is voldaan. Zijn controleverslag wordt door het scanbedrijf altijd met de factuur mee verzonden opdat de deelnemende instelling kan zien dat deze technische controle ook daadwerkelijk heeft plaatsgevonden en de scans zijn goedgekeurd. Het verdient de voorkeur de scanopdrachten te laten uitvoeren door bedrijven die ervaring hebben met de kwaliteitseisen van Het Geheugen van Nederland. Als men kiest voor een ander digitaliseringsbedrijf dan moeten bij de offerteaanvraag ook tests worden uitgevoerd door dit bedrijf.


Digitale gebruikerskopieën Bij alle conserveringstrajecten (collecties, archieven, boeken, kranten, tijdschriften) bestaat de mogelijkheid om digitale gebruikerskopieën te laten maken (in plaats van de traditionele microfilms of -fiches). Het betreft hier eenvoudige scans van de bestaande tweede generatie microfilms (in plaats van een derde generatie gebruikersfilm). Digitale gebruikerskopieën (zie Richtlijnen Preservation Microfilming Metamorfoze, versie III, februari 2006, p. 22-23) zijn kale scans met elementaire bestandsnamen. De kosten voor verbeteringen als croppen en splitsen en de kosten voor presentatie en opslag vergoedt Metamorfoze niet.

2.2 | behoud en behandeling van originelen Voor Metamorfoze bestaat het behoud van het originele materiaal uit kleine reparaties ten behoeve van de conversie naar een andere drager (analoog of digitaal), het verpakken van de originelen in zuurvrije omslagen en dozen of zogenaamde Tyvekzakken, geklimatiseerde opslag en onttrekking aan het gebruik van de originelen. In sommige gevallen stelt Metamorfoze ook subsidiegelden beschikbaar voor de behandeling van de originele documenten. Dat gebeurt door middel van ontzuring en behandeling van inktvraat en kopervraat. Metamorfozesubsidie is niet bedoeld voor de restauratie van individuele stukken, tenzij dit noodzakelijk is voor de conversie


hoofdst uk 3 Projectmanagement

3.1 | het indienen van een projectvoorstel Instellingen kunnen het gehele jaar door projectvoorstellen indienen. In het voor- en in het najaar komt de Beoordelingscommissie Metamorfoze bijeen om deze voorstellen te toetsen. Wordt een project door de Beoordelingscommissie goedgekeurd, dan wordt 70% van de begrote totale projectkosten gesubsidieerd.

Voorwaarden

a De collectie of het archief in kwestie dient zich te bevinden in een erfgoedinstelling met een bewaarfunctie. Dit kan een bibliotheek zijn, een archiefdienst, een categoriale instelling, een museum, een onderzoeksinstelling of een stichting of organisatie die collecties of archieven verzamelt met het doel deze te bewaren en in principe voor iedere belangstellende beschikbaar te stellen. Deelname aan Metamorfoze moet plaatsvinden binnen een reeds bestaande conserveringsstrategie van de betrokken instelling. Er dient sprake te zijn van structureel beleid op dit terrein en de aanwezigheid van voldoende eigen middelen. De aanwezigheid van een collectiebehoudsplan of schadeinventarisatie strekt tot aanbeveling, binnen het archieventraject is dit zelfs verplicht.

b De collectie of het archief is van nationaal belang. Het nationale belang kan worden aangetoond aan de hand van eerder door Metamorfoze uitgevoerd onderzoek, of na beoordeling door de Beoordelings commissie Metamorfoze.

c

De collectie of het archief moet lijden aan autonoom verval (verzuring, inktvraat of kopervraat).

d De collectie of het archief bestaat uit gedrukte publicaties, handschriftelijk materiaal of beeldmateriaal (mits dit deel uitmaakt van de collectie of het archief ), of een combinatie daarvan. Audiovisuele en digitale documenten en fotonegatieven vallen buiten de subsidieregeling.

e De instelling moet garanderen dat de eigen bijdrage van 30% aan de totale projectkosten (en onverhoopte overschrijdingen) geleverd kan worden. Deze eigen bijdrage (of een gedeelte daarvan) mag ook bestaan uit subsidie van een derde partij.

f Het projectvoorstel dient enige mate van zekerheid te verschaffen over een goede uitvoering van het project. Het dient daarom inzicht te geven in de planning van het project, in de organisatie ervan, en een realistische begroting te hebben. 3.2.2 Procedure Overweegt een instelling een voorstel in te dienen, dan moet contact worden opgenomen met de coördinator van het betreffende traject. In de meeste gevallen zal deze (soms vergezeld van de conserveringsdeskundige van het Bureau Metamorfoze) een bezoek brengen aan de instelling om de aard en status van het archief of de collectie te bekijken, en alvast een inschatting maken of het de moeite loont een voorstel op te gaan stellen. Voor het archieventraject is hiervoor bovendien een Beslissingsmodel beschikbaar ( A Bijlage 1). Wordt besloten een projectvoorstel in te dienen, dan biedt het Bureau Metamorfoze advies bij de voorbereidingen. Voor alle projecten, maar met name voor digitaliserings projecten, moet ruim de tijd worden genomen voor het opstellen van het projectvoorstel.


De definitieve voorstellen dienen uiterlijk op de door het Bureau Metamorfoze vastgestelde datum schriftelijk te zijn ontvangen, vergezeld van een aanbiedingsbrief door de directeur van de instelling (of een andere persoon die bevoegd is financiële verplichtingen aan te gaan), gericht aan de projectmanager Metamorfoze, met een kopie van de offerte van het bedrijf dat de verfilming en/of digitalisering zal gaan uitvoeren en kopieën van offertes voor eventuele andere uit te besteden werkzaamheden. Het voorstel zelf dient bovendien ook elektronisch te worden ingediend. Het Bureau Metamorfoze toetst of de voorstellen voldoen aan de richtlijnen, en draagt de projecten voor aan de Beoordelingscommissie Metamorfoze. Wordt een project door de Beoordelingscommissie goedgekeurd, dan ontvangt de instelling een subsidie van maximaal 70% van de begrote totale projectkosten. De instelling ontvangt een toekenningsbrief, met daarin de voorwaarden. De subsidie wordt in door het Bureau Metamorfoze vast te stellen delen uitgekeerd, afhankelijk van de omvang en duur van het project. Bij aanvang van het project ontvangt de instelling een voorschot; na goedkeuring van ontvangen tussenrapportages worden wederom delen van de subsidie uitgekeerd. Het laatste deel van de subsidie wordt verrekend na goedkeuring van het inhoudelijke en financiële eindverslag en de controle ter plaatse. Vallen de projectkosten lager uit dan begroot, dan bedraagt de definitieve subsidie 70% van de gemaakte kosten. Vallen de projectkosten hoger uit dan begroot, dan bedraagt de definitieve subsidie 70% van de begrote kosten, en zijn de meerkosten voor rekening van de instelling. Het Bureau Metamorfoze heeft voor uitkering van de subsidie de volgende gegevens nodig: rekeningnummer, naam en plaats rekeninghouder, en gewenst betalingskenmerk (bijv. de projectnaam en een kostenplaats). Het Bureau Metamorfoze behoudt zich het recht voor subsidie terug te vorderen indien een project niet volgens de procedures en richtlijnen van dit handboek wordt voltooid.

3.2 | richtlijnen bij het opstellen van een projectvoorstel 3.2.1 Het projectvoorstel

Het projectvoorstel bestaat uit vijf onderdelen. De verschillende onderdelen worden verderop in dit hoofdstuk uitgewerkt.

> > > > > >

Gegevens over de instelling Beschrijving en belang van de collectie of het archief Voorgenomen werkzaamheden en te behalen resultaten Organisatie en planning Begroting Voorwaarden Voor het projectvoorstel dient de hier gehanteerde volgorde te worden aangehouden.

1

Gegevens over de instelling Een korte globale omschrijving van de instelling (aard, doel, omvang, e.d.), en verder toegespitst op het conserverings- resp. digitaliseringsbeleid, bijvoorbeeld:

> >

aanwezigheid collectiebehoudsplan en schade-inventarisatie ervaring met conservering en/of digitalisering


> >

aanwezigheid van expertise

2

Beschrijving en belang van de collectie of het archief

a

Een beknopte beschrijving van de collectie of het archief in kwestie:

> > > >

omvang

b

De huidige toestand waarin de collectie of het archief zich bevindt:

> > > >

fysieke staat

c

Het belang van de collectie of het archief. Omschrijf daarnaast zaken als:

> > > > > > >

plaats in het verzamelbeleid van de instelling (indien van toepassing)

3

Voorgenomen werkzaamheden en te behalen resultaten

middelen geoormerkt voor conservering c.q. digitalisering

inhoud onderdelen materiaalsoorten

ordening ontsluiting opslag

provenance volledigheid gebruiksfrequentie (relatieve) uniciteit overlap met of aanvulling op andere collecties/archieven literatuur over de collectie/het archief

Beschrijf de inhoudelijke onderdelen waaruit het project zal bestaan, en geef per onderdeel zo concreet (kwantitatief ) mogelijk aan wat de eindresultaten zullen zijn. Hieronder volgt een korte opsomming van de mogelijkheden. Zie de hoofdstukken 1 (Conserverings trajecten), 2 (Methodiek) en 4 (Projectuitvoering) voor een nadere uitwerking van de onderdelen. Let wel, niet alle onderdelen komen in elk project voor. Kort gezegd zijn dat:

> kleine behoudswerkzaamheden > (her)ordening > ontsluiting > verpakking en opslag > microverfilming > digitalisering en opname in Het Geheugen van Nederland > behandeling van de originelen (ontzuring, inkt- of groenvraatbehandeling) > verwerking van de projectresultaten (registratie films in catalogus, berging films, etc.) > aanmelding films bij centrale database EROMM (European Register of Microform Masters) (geldt alleen voor gedrukte werken) Mochten er in aanvulling op de door Metamorfoze te subsidiëren onderdelen nog andere, voor eigen rekening te nemen werkzaamheden zijn voorzien, dan kunnen die hier ook (separaat) worden vermeld.


4

Planning en organisatie Zet bovengenoemde werkzaamheden per onderdeel uit in de tijd. Geef een realistische planning, gebaseerd op de verwachte inzet en beschikbaarheid van personeel en materiële middelen. Geef ook de startdatum van het project aan. Geef aan op welke manier de projecten worden ingebed in de organisatiestructuur, bijvoorbeeld: wordt er gebruik gemaakt van vast of van ingehuurd personeel, zijn er infrastructurele voorzieningen (werkruimte, PC’s, etc.) voor dergelijke projecten, heeft de projectleider training in projectmanagement gehad, maakt de instelling gebruik van een standaard projectmanagementsystematiek, hoe wordt er omgegaan met veranderingen t.o.v. het projectplan, op wie kan de projectleider terugvallen bij problemen in de uitvoering?

5

Begroting Voorafgaand aan het opstellen van de begroting moet zo nauwkeurig mogelijk worden onderzocht wat de omvang van de te conserveren collectie of het archief is. Dit heeft namelijk consequenties voor vrijwel alle posten op de begroting. Er zijn wel vuistregels voor het aantal bladen per meeteenheid per materiaalsoort, maar deze zijn nogal grof. Geadviseerd wordt dan ook (steekproefsgewijs) tellingen uit te voeren. De kosten van het uitvoeren van tellingen mogen worden opgevoerd op de begroting. Op de begroting worden de volgende onderdelen opgenomen:

i ii iii iv v

Loonkosten/Overhead Kosten uit te besteden werkzaamheden Voor conservering benodigde materialen Accountantsverklaring Catalogisering Voor projecten die worden opgenomen in Het Geheugen van Nederland worden de richtlijnen van dat programma gevolgd.

ia

Loonkosten Neem hiervoor de te verwachten bruto werkgeverslasten exclusief overhead. Commerciële tarieven zijn niet toegestaan. Indien werkzaamheden worden uitgevoerd door hoger gekwalificeerd personeel dan gebruikelijk en dit leidt tot hogere loonkosten, dan dient dit te worden toegelicht en verantwoord. Geef de loonkosten op zijn minst per functieniveau; verdere uitsplitsing naar projectonderdelen hoeft niet, maar wordt wel aanbevolen. Loonkosten kunnen, afhankelijk van de omvang van het project, worden berekend in uren, dagen, weken of maanden. Daarbij wordt uitgegaan van 200 werkdagen ofwel 1600 productieve uren per jaar. A Zie de hoofdstukken 2 (Methodiek) en 4 (Projectuitvoering) voor respectievelijk de korte en de uitgebreide omschrijvingen van de uit te voeren werkzaamheden. Onder loonkosten moeten ook de kosten voor projectmanagement worden opgevoerd (dit in tegenstelling tot de periode 1997-2005, toen hiervoor standaard 10% van de totale projectkosten werd gerekend). Onder projectmanagement vallen de volgende werkzaamheden:

> > > >

opstellen projectvoorstel opzetten projectorganisatie voorbereiding project begeleiding van projectmedewerkers


> > > >

controle op de voortgang van het project inhoudelijke advisering rapportage aan Bureau Metamorfoze en eigen management inhoudelijke en financiële eindverantwoording. NB: houd er bij de inrichting van het project alvast rekening mee dat een accountant voor de controle van de uiteindelijke gemaakte loonkosten kan vragen naar urenstaten. Overleg indien nodig vooraf met de financieel deskundige van de instelling over de vorm hiervan. Zie ook het volgende hoofdstuk over de inrichting van de projectadministratie.

ib

Overhead Over de loonkosten mag een opslag voor algemene kosten (overhead) worden berekend van 20%. Deze berekeningswijze vervangt de berekening van overhead zoals die werd gehanteerd in de periode 1997-2005. Over de overige posten mag geen overhead worden berekend. Onder deze opslag vallen de volgende kosten, die dan ook niet meer separaat mogen worden opgenomen:

personele overhead

> > > > >

werving en selectie

huisvestingskosten

> > > > > > > >

gebouwhuur

bureaukosten

> > > > > > >

telefoon

ii

Kosten uit te besteden werkzaamheden

training en opleiding kosten salarisadministratie kosten personele zaken managementkosten instelling

gebouwonderhoud schoonmaak bewaking energievoorziening kosten werkplekautomatisering kantoorinrichting magazijnvoorzieningen (kasten, stellingen e.d.)

porto kopieerkosten kantoormaterialen werkmateriaal vergaderkosten kosten woon-werkverkeer

Dit betreft de kosten voor werkzaamheden die de instelling niet door eigen medewerkers laat uitvoeren, maar uitbesteedt aan een bedrijf of atelier: microverfilming, digitalisering, ontzuring, soms ook catalogisering, inktvraatbehandeling en behoudswerkzaamheden. Vraag meerdere offertes aan, en stuur die van het uiteindelijk gekozen bedrijf (of bedrijven) mee met het projectvoorstel. Zie over het aanvragen van


offertes voor verfilming, eerste-lijnsconservering en ontzuring de betreffende bijlagen. BTW mag alleen worden opgevoerd op de begroting indien de instelling dit ook daadwerkelijk dient te betalen. De beheerskosten voor duurzame opslag van de digitale masters (incl. de kosten voor aanlevering aan het Bureau Metamorfoze) in het geval van digitalisering van originelen waarbij sprake is van essentiële informatieve waarde in kleur, worden voorlopig voor 100% vergoed. iii

Voor conservering benodigde materialen Zuurvrije omslagen, mappen, zakken, dozen en dergelijke.

iv

Accountantsverklaring Bij projecten waarvan de subsidie € 10.000 of meer bedraagt, moet een accountantsverklaring over de financiële verantwoording worden overlegd. De accountantskosten mogen worden opgevoerd op de projectbegroting (en worden dan vaak als stelpost op de eindverantwoording opgenomen).

v

Catalogisering Een instelling die voor een Metamorfozeproject titelbeschrijvingen toevoegt of aanpast in het GGC (Gemeenschappelijk Geautomatiseerd Catalogiseersysteem), mag de kosten die Pica hiervoor in rekening brengt, opvoeren op de begroting. Dat geldt tevens voor de kosten voor een eventuele tijdelijke aansluiting bij Pica. A Zie hiervoor ook Hoofdstuk 4.1.4.

6

Voorwaarden De instelling verklaart te kunnen voldoen aan alle voorwaarden zoals deze worden gesteld ten aanzien van verfilming, verpakking en kleine reparaties, opslag, beheer, beschikbaarstelling en registratie. De instelling stelt zich garant voor het kunnen leveren van de 30% eigen bijdrage in de projectkosten en eventuele overschrijvingen op de begroting.

3.3 | versl aglegging Voor projecten die zijn goedgekeurd vanaf 2006 gelden onderstaande richtlijnen. Voor projecten die in 2005 of eerder zijn goedgekeurd, gelden nog de richtlijnen uit het Handboek Metamorfoze van 2002. 3.3.1 Tussenrapportages

Het Bureau Metamorfoze verwacht van alle gesubsidieerde projecten elke zes maanden, vanaf de in het projectvoorstel genoemde startdatum, een voortgangsrapportage over het verloop van het project. Gebruik hiervoor het formulier ( A Bijlage 10). Het formulier dient bij voorkeur per e-mail aan de betreffende coördinator van het Bureau gestuurd te worden, maar per post mag ook. Grote veranderingen in de uitvoering van het project dienen te worden gemeld aan het Bureau Metamorfoze. Voor een wijziging in de verwachte kosten van meer dan 20% per kostenpost t.o.v. de begroting is schriftelijke toestemming (d.w.z. per brief of e-mail) van het Bureau Metamorfoze vereist. Dit geldt ook voor een overschrijding van de geplande looptijd met meer dan 4 maanden.


3.3.2 Financiële administratie van het project

De projectleider wordt geacht zorg te (laten) dragen voor een heldere financiële administratie, mede om de accountantscontrole soepel te laten verlopen. Geadministreerd moeten worden:

> officiële documenten zoals de toekenningsbrief (subsidiebeschikking), goedkeuringen van project aanpassingen e.d.

> offertes, overeenkomsten met leveranciers, facturen en andere betalingsdocumenten > gedateerde en geautoriseerde urenregistratie per medewerker, incl. de projectleider > onderbouwing van gehanteerde uurtarieven, of andere bewijsstukken van gerealiseerde personele lasten > inkomsten en uitgaven, bij voorkeur op een specifiek in te richten kostenplaats 3.3.3 Eindrapportage

Binnen vier maanden na afronding van het project wordt de eindrapportage opgesteld en opgestuurd aan de projectmanager Metamorfoze. Deze eindrapportage bestaat uit twee onderdelen: een inhoudelijk en een financieel verslag. De eindrapportage en de eindcontrole door de coördinator van het Bureau dienen om na te gaan of de subsidie is besteed aan het doel waarvoor deze is verstrekt. Het ingediende projectvoorstel en de daarin opgenomen begroting vormen dan ook het uitgangspunt voor de verantwoording. Indien gewenst kan eerst een concept eindverslag worden gemaild aan de betreffende trajectcoördinator van het Bureau Metamorfoze. Na ontvangst van de eindrapportage komt de coördinator langs bij de deelnemende instelling om ter plaatse te controleren of het project volgens de normen is uitgevoerd. Is dat het geval, dan wordt het project formeel afgesloten en de eventuele resterende subsidie verrekend. Zie verder ook A Bijlage 15 (Checklist Eindverantwoording).

Inhoudelijk verslag Hierin dienen in ieder geval de volgende zaken aan de orde te komen:

> doel van het project > verloop van het project: datum toekenning, startdatum, verloop t.o.v. planning, einddatum > behaalde resultaten: aantal catalogusbeschrijvingen, aantal microfilms, aantal opnamen > naam verfilmingsbedrijf, verklaring dat en wanneer technische en inhoudelijke controles hebben plaatsgevonden

> >

opslaglocaties van originelen en films in geval van afwijkingen t.o.v. het projectplan: toelichting Verder staat het vrij in het verslag te zetten wat men kwijt wil over het verloop of de resultaten van het project.

Financieel verslag De indeling van het financiële verslag volgt die van de begroting ( A zie Hoofdstuk 3.2.1). Zet per kostenpost de gerealiseerde kosten af tegen de begroting. Substitutie van projectkosten binnen de begroting (compenseren van overschrijding op een kostenpost met onderbesteding op een andere) is toegestaan, maar grote afwijkingen t.o.v. de begroting dienen wel te worden toegelicht. Voor een afwijking van meer dan 20% per kostenpost is schriftelijke toestemming van het Bureau Metamorfoze nodig.


Bij projecten waarvan de subsidie € 10.000 of meer bedraagt, dient over het financieel verslag een accountantsverklaring te worden afgegeven. Verantwoording d.m.v. de jaarrekening van de instelling volstaat niet. Doel van de accountantsverklaring is vast te stellen of de opgevoerde kosten zijn besteed aan de uitvoering van het project, zoals dat is beschreven in het door de Beoordelingscommissie Metamorfoze goedgekeurde projectvoorstel. Zorg dat de accountant kan beschikken over de tekst van dit hoofdstuk van het handboek, en alle relevante correspondentie met het Bureau Metamorfoze. Bereid de controle zodanig voor, dat de accountantscontrole snel en efficiënt kan worden uitgevoerd. Overleg eventueel vooraf met de accountant welke documentatie beschikbaar moet zijn.


hoofdst uk 4 Projectuitvoering

Bij de uitvoering van de werkzaamheden kan er onderscheid worden gemaakt in vijf soorten bewerkingen van het originele materiaal:

> > > > >

Voorbereiding: het filmklaar maken van het materiaal ten behoeve van verfilming en/of digitalisering Verzenden van het materiaal Verfilming en/of digitalisering Behandeling van de originelen ter bestrijding van autonoom verval Nabewerking

4.1 | voorbereiding 4.1.1 Voorbereiding voor verfilming: controle, ordening, foliëring

Voordat de te verfilmen collectie/archief aan het verfilmingsbedrijf wordt aangeleverd, neemt de opdrachtgever het materiaal geheel door op volledigheid, volgorde en kwaliteit.

Volledigheid Allereerst wordt gecontroleerd of er materiaal ontbreekt, of verkeerd opgeborgen of ergens anders in bruikleen is. Als het om een gebonden origineel gaat, wordt dit doorgebladerd. Als een origineel losbladig is, wordt het blad voor blad gecontroleerd. Ook kranten en tijdschriften (dus seriële werken die oorspronkelijk niet waren ingebonden) worden blad voor blad gecontroleerd. Ontbreekt er een editie, dan kan worden nagegaan of die elders wel aanwezig is, zodat de microverfilming of digitalisering zo volledig mogelijk is. Als dit niet het geval is, moet een target waarop de onvolledigheid wordt verantwoord worden bijgevoegd.

Volgorde Verder wordt de juiste volgorde van de documenten nagekeken en wordt de definitieve ordening vastgesteld. De originelen moeten in de juiste volgorde worden aangeleverd, op de manier waarop het materiaal moet worden verfilmd. De bestaande foliëring kan in principe worden gehandhaafd. Waar nummering ontbreekt, kan deze met zacht potlood worden toegevoegd (bij voorkeur rechtsboven) om twijfel over de interne volgorde van het document te voorkomen. In een aantal gevallen is het aan te raden om in elkaar gevouwen documenten zoals brieven in hun oorspronkelijke gevouwen toestand ter verfilming aan te leveren. Dit voorkomt onduidelijkheid over de interne volgorde van het document en vereenvoudigt de verfilming. Zie verder de A checklist ‘Ordenen en foliëren’ verderop in deze paragraaf.

Kwaliteit Bij het doornemen van de collectie of het archief worden ook zaken als beschadigingen, te strakke binding, onjuiste datering of nummering, slechte leesbaarheid van het origineel door te dun drukwerk e.d. gesignaleerd.

Onregelmatigheden Bovengenoemde onregelmatigheden worden op verschillende manieren geregistreerd:

a Betreft het een onregelmatigheid waarvoor op de microfilm in de marge van de opname een symbool wordt meeverfilmd ( A zie hiervoor paragraaf 1.4 en 1.5. van de Richtlijnen Preservation Microfilming


Metamorfoze, Versie III, februari 2006, p. 8-11 voor een overzicht van de mogelijke symbolen), dan moet dit ter plaatse in het origineel worden gesignaleerd. Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden. Bij kranten en tijdschriften worden vaak A4-tjes of stroken ingevoegd met daarop het mee te verfilmen symbool. Deze bladen worden targetbladen genoemd. Pas op dat de kopieerinkt van deze bladen niet afgeeft op de originelen, én dat ze niet uitsteken buiten de marge van het origineel: dan worden ze zichtbaar op de andere opnamen van de film. Uiteraard moeten na verfilming en inhoudelijke controle (en niet eerder!) alle ingevoegde zaken zorgvuldig uit het origineel worden verwijderd. De (Word)bestanden met de symbolen zijn op te vragen bij het Bureau Metamorfoze.

b Op de voorloopstrook van de microfilm wordt een door de instelling aan het verfilmingsbedrijf geleverde ‘Lijst van onregelmatigheden’ opgenomen. Hierop worden relevante onregelmatigheden opgesomd of omschreven. Komt een bepaalde onregelmatigheid in het gehele originele document voor, dan is het niet nodig bij elke opname een symbool mee te verfilmen, maar volstaat vermelding op deze ‘Lijst van onregelmatigheden’. Deze lijst is verplicht. Zijn er geen bijzonderheden dan wordt deze lijst toch opgenomen in de voorloopstrook met de tekst ‘Geen onregelmatigheden’.

c Mochten er nog bijzonderheden zijn die niet van belang zijn voor de gebruiker van de film maar wel voor de verfilmer of digitaliseerder, dan worden deze vermeld op een lijst met instructies voor de verfilmer. In de praktijk is dit vaak een ongeredigeerde versie van de ‘Lijst van onregelmatigheden’. Hieronder volgt een checklist van de werkzaamheden m.b.t. het ordenen en foliëren van handschriften collecties of archieven. Deze kan als leidraad in het voorbewerkingstraject worden gebruikt. Iedere instelling heeft haar eigen ordeningsprincipes en is daarin geheel vrij. Wel is het van groot belang dat de opdrachtgevende instelling zich ervan bewust is dat het verfilmingsbedrijf geen specifieke kennis heeft van de inhoud van collecties en hierover dus uitvoerig en helder geïnformeerd dient te worden (mondeling en in de schriftelijke ‘Instructies voor de verfilming’( A Bijlagen 5, 6 en 7)). Checklist ordenen en foliëren

> bestaande ordening controleren en zonodig aanpassen voor verfilming > bestaande foliëring zoveel mogelijk handhaven > indien twijfel kan ontstaan over de interne volgorde, foliëring toevoegen met het oog op de verfilming (rechtsboven), of de documenten in hun oorspronkelijke gevouwen toestand aanleveren

> bij briefkaarten volgorde van voor- en achterzijde bepalen > volgorde van documenten en bijlagen bepalen > bruiklenen/uitgeleend materiaal controleren > zoekgeraakt of ontbrekend materiaal registreren en vermelden op de ‘Lijst van onregelmatigheden’ > waar nodig signaturen of inventarisnummers toekennen: per document of per cluster > doubletten selecteren en beslissen of deze wel of niet mee verfilmd moeten worden. Als ze niet worden meeverfilmd wordt dit geregistreerd en/of aangegeven met een targetblad. Voorafgaand aan de offerte van het verfilmingsbedrijf kan worden afgesproken samen met het verfilmingsbedrijf het materiaal een keer door te lopen. 4.1.2 Behoudswerkzaamheden

Het gereedmaken van een collectie voor microverfilming zal naast de voorbewerking in een aantal gevallen (kleine) behoudswerkzaamheden met zich meebrengen. Die bestaan uit de volgende handelingen:

> >

verwijderen van oude (zure) verpakkingsmaterialen verwijderen van oude hechtmaterialen (plakband, nietjes, paperclips)


> >

uitvoeren van kleine reparaties die noodzakelijk zijn voor een goede verfilming nietjes in brochures, overdrukken e.d. vervangen door cahiersteek Restauratiewerkzaamheden, zoals het herstellen van de band of het herstellen van katernen en dergelijke, blijven achterwege of worden door de instelling zelf gefinancierd.

4.1.3 Verpakking

Indien bij het herverpakken de goede materialen worden aangewend, kan de ongunstige invloed van factoren als luchtkwaliteit en chemische aantasting van het papier worden verminderd. Voor de verpakking dienen zuurvrije omslagen, mappen, dozen en/of tyvekzakken te worden gekozen.

Gedrukte werken Boeken, brochures, overdrukken en dergelijke kunnen in tyvekzakken of in dozen verpakt worden. Dun en kwetsbaar drukwerk kan eerst in mappen en vervolgens in dozen worden verpakt.

Handschriften/archiefmateriaal

> kleine aantallen documenten in zuurvrije omslagen/mappen > omslagen in zuurvrije archiefdozen of mappen > liggende berging heeft de voorkeur, zeker bij materiaal dat door inktvraat is aangetast > opgevouwen materialen uitvouwen en eventueel apart opbergen > informatie van oude mappen overnemen op nieuwe mappen of deze informatie in de titelbeschrijvingen opnemen

> negatieven van foto’s apart verpakken i.v.m. andere opslageisen (luchtvochtigheid 33% -3/+3; temperatuur 7°C -3/+3). 4.1.4 Registratie/catalogisering vóór verfilming

Een voorwaarde voor deelname aan Metamorfoze is dat de collectie wordt geregistreerd in een (bij voorkeur geautomatiseerde) catalogus.

Gedrukte werken Voor geconserveerde gedrukte werken is het, ter voorkoming van dubbele verfilming, noodzakelijk dat zij beschreven worden in het GGC Gemeenschappelijk Geautomatiseerd Catalogussysteem, de landelijke database die door Pica beheerd wordt. Bij het selecteren van gedrukte werken voor conservering dient dan ook altijd de GGC of Picarta geraadpleegd te worden om te zien of een titel al niet door een andere instelling verfilmd is. De verfilmde titels moeten ook worden aangemeld bij de European Registry of Microform Masters (EROMM); A zie hierover Hoofdstuk 4.4.4.2. Instellingen die niet bij Pica zijn aangesloten, kunnen een tijdelijke Pica-aansluiting aanvragen. De kosten hiervan (€ 2.500) mogen worden opgevoerd op de begroting. Ook de kosten die Pica in rekening brengt voor invoer per titel kunnen in voorkomende gevallen worden begroot. Het vervaardigen van de titels kan worden uitgevoerd door eigen medewerkers (op de begroting op te voeren als loonkosten), of worden uitbesteed aan een gespecialiseerd bedrijf (op de begroting op te voeren als uitbestede werkzaamheden). Bij kleine hoeveelheden gedrukte materialen bestaat voor instellingen die niet aan Pica deelenemen ook de mogelijkheid om een extra set gebruikersfilms te laten maken. Deze films worden samen met de beschrijvingen vóór de afronding van het project aan de KB overgedragen. De KB zorgt vervolgens voor de titelbeschrijvingen van deze geconserveerde titels in het GGC en stelt de extra set beschikbaar voor


bezoekers. Let wel, de extra set voor de KB moeten microfilms zijn, ook als de instelling zelf digitale gebruikerskopieën neemt. Als er reeds een beschrijving bestaat in het GGC, kan worden volstaan met het toevoegen van de microfilmgegevens. Allereerst moet, op een voor collega-instellingen zichtbaar niveau, worden aangegeven dat het boek voor verfilming is geselecteerd, met de tekst: Boek (krant, tijdschrift) wordt op microfilm gezet. Verder dient op lokaal niveau een mededeling van gelijke strekking te worden ingevoerd die zichtbaar is voor de gebruikers van de lokale publiekscatalogi. Voor de verdere bewerking van de titels na verfilming wordt zeer dringend geadviseerd om een specifieke selectiesleutel of een trefwoord in kmc 6501 (en eventueel een fictieve invoerdatum) in de beschrijving op te nemen, om in een later stadium deze titels te kunnen selecteren. Aan elke titel dient na conservering een nieuw exemplaarblok gehangen te worden, waarin de signatuur van de gebruikerskopie van de microfilm of –fiche, of digitale gebruikerskopie wordt opgenomen. Als de gebruikerskopie een microfiche is, kan deze signatuur toegekend worden, vóórdat het boek verfilmd wordt. Als de gebruikerskopie een microfilm, cd-rom of DVD betreft, kan het toekennen van signaturen pas na het verfilmen gebeuren op basis van het filmjournaal. Instellingen kiezen zelf hun signaturen hiervoor. In het geval van digitale gebruikerskopiën die door de instelling via een website beschikbaar worden gesteld, kan een URL in de beschrijving worden opgenomen. A Zie Bijlage 12 voor een overzicht van titelbewerkingen in het landelijke geautomatiseerde catalogiseer systeem voor bibliotheken GGC (Pica).

Handschriften Voor de catalogisering van handschriftencollecties die verfilmd worden, kan onder andere gebruik worden gemaakt van het handschriftenformat van het GGC en/of het brievenformat van de CEN (GGC). Omdat het om uniek materiaal gaat hoeft er geen registratie van voorgenomen verfilming plaats te vinden. Catalogisering/registratie vindt daarom in de regel na verfilming plaats, waarbij tevens de Metamorfozekenmerken worden toegevoegd aan de titelbeschrijvingen. Bij nieuwe invoer van titels is het noodzakelijk een selectiesleutel in de beschrijving op te nemen om deze titels na verfilming verder te kunnen bewerken.

Archiefmateriaal Voor archieven geldt dat de originelen bij voorkeur in een geautomatiseerde inventaris zijn ontsloten. Als dat niet het geval is, dient het materiaal in ieder geval in een papieren inventaris geregistreerd te zijn. Hierbij moet worden aangegeven dat het materiaal verfilmd is en niet meer ter inzage wordt gegeven.

Gedigitaliseerde collecties/archieven Ook als een collectie of een archief na conservering is gedigitaliseerd (met Metamorfozesubsidie), moet dit worden aangegeven in het catalogiseersysteem. Naast de microfilmgegevens worden dan ook de digitaliseringsgegevens vermeld. Dit gebeurt op een voor collega-instellingen zichtbaar niveau. Indien mogelijk wordt hierbij een link naar het gedigitaliseerde materiaal (bijvoorbeeld op de website van Het Geheugen van Nederland) gegeven.

4.1.5 Targets, leaders en onderdeelbeschrijvingen

Targetbladen en leaders Op elke microfilm wordt informatie opgenomen over de collectie/archief en de verfilming. Hiervoor worden targetbladen gemaakt. Deze maken deel uit van de leader of voorloopstrook die aan het begin van elke microfilm wordt meeverfilmd en die informatie bevat over het verfilmde object en


over de microfilm zelf. Bij tijdschriften en handschriftencollecties volstaat in de regel één leader per rolfilm. Bij boeken wordt per titel een set targetbladen gemaakt. Gemiddeld bestaat een set uit acht tot tien targetbladen per titel. De targetbladen zijn standaard en hebben een vaste vormgeving. Modellen voor de targetbladen kunnen door het Bureau Metamorfoze elektronisch worden aangeleverd. Een deel van de targetbladen wordt aangeleverd door de instelling, een deel wordt gemaakt door het microverfilmingsbedrijf. Er zijn drie soorten targetbladen:

> > >

technische targetbladen (verplicht, door de verfilmer toe te voegen) gegevens over instelling en collectie (verplicht, door de instelling aan te leveren) gegevens over afzonderlijke titels/rolfilms/fiches (variabel, door instelling of verfilmer te leveren) Als er gekozen wordt voor digitale gebruikerskopieën kan het zinvol zijn barcodes, die gecodeerde gegevens van de targetbladen bevatten, toe te laten voegen door het verfilmingsbedrijf. Bij digitalisering van de films wordt de informatie uit de barcodes automatisch gekoppeld aan de bijbehorende scans. Voor een overzicht en handleiding voor het gebruik van de targetbladen, A zie Richtlijnen Preservation Microfilming Metamorfoze, Versie III, februari 2006, paragraaf 1.5 t/m 1.7 In het geval van collecties die bestaan uit grote aantallen gedrukte werken, kan overwogen worden om voor het maken van het targetblad ‘Bibliografisch verslag’ een script te ontwikkelen, dat deze targets automatisch vervaardigt. Het is helaas onmogelijk gebleken om één script te ontwikkelen dat algemeen toepasbaar is. Bij het Bureau Metamorfoze is informatie verkrijgbaar over de aanpak die in het verleden door deelnemende instellingen is gehanteerd.

Onderdeelbeschrijvingen Om een ordening aan te brengen in een te verfilmen collectie met diverse collectiebestanddelen, kan het nodig zijn om handmatig onderdeelbeschrijvingen te vervaardigen. Zo kunnen ook de bestaande mappen met informatie over het betreffende onderdeel worden gebruikt. Deze moeten tussen de te onderscheiden onderdelen worden ingevoegd. De vormgeving van de onderdeelbeschrijvingen is vrij. De targetbladen en onderdeelbeschrijvingen worden pas verwijderd als de films of fiches na inhoudelijke controle door de instelling zijn goedgekeurd.

4.1.6 Verzenden van het materiaal

Per zending wordt meegestuurd:

a > > > > > > >

een verzendlijst. Deze bevat: nummer van de zending aantal kratten en kratnummer aantal dozen targets voorloopbladen verzekeringswaarde datum van verzending

b Schriftelijke ‘Instructies voor de verfilmer’( A Bijlagen 5, 6 en 7), waarop de instructies staan die aanvullend voor deze zending gelden. Dit kunnen instructies voor deelcollecties zijn, maar ook instructies per document. Het is bij deze lijst belangrijk steeds de signaturen of inventarisnummers van de documenten waar de instructies betrekking op hebben, te vermelden.


Om verschil in interpretatie van de instructies te voorkomen, is het belangrijk de instructies met de verfilmer door te nemen. Daarnaast wordt bij de schriftelijke instructies het verfilmingsbedrijf dringend verzocht in geval van twijfel contact met de instelling op te nemen. Een goede communicatie bevordert de kwaliteit van de verfilming!

4.2 | microverfilming en digitalisering 4.2.1 Microverfilming

Bij microverfilming voor Metamorfoze worden drie generaties onderscheiden.

a een 35 mm moederfilm (negatief laagcontrast halogeenzilverfilm); deze blijft in bezit van Metamorfoze.

b een duplicaatfilm (negatief laagcontrast halogeenzilverfilm); deze wordt opgeslagen door de deelnemende instelling en dient als intermediair om gebruikerskopieën van te maken.

c een gebruikerskopie t.b.v. de deelnemende instelling. Dit kan zijn: > een positieve halogeenzilverfilm > een set positieve halogeen zilverfiches (NB het vervaardigen van fiches wordt sterk afgeraden, aangezien de verkleining leidt tot kwaliteitsverlies.

>

een set scans; A zie hierover Hoofdstuk 2.1.2.2. De films dienen te voldoen aan de door het Bureau Metamorfoze voorgeschreven kwaliteitseisen beschreven in de Richtlijnen Preservation Microfilming Metamorfoze, Versie III, februari 2006. Het verfilmingsbedrijf levert in principe binnen twee maanden na verfilming moederfilms en film journaals aan Metamorfoze. A Zie voor de opslag van de moeder- en duplicaatfilms Hoofdstuk. 4.4.5.

1

>

Controle van de microfilms Technische controle De gemaakte moederfilms worden steekproefsgewijs gecontroleerd door de kwaliteitsmanager microverfilming van het Bureau Metamorfoze. Deze gaat na of de films voldoen aan de Richtlijnen Preservation Microfilming Metamorfoze, Versie III, februari 2006 voor wat betreft technische aspecten als scherpte, densiteit, gammawaarde, enzovoorts. Wordt een film of partij films afgekeurd, dan moeten ze opnieuw worden gemaakt. Worden ze goedgekeurd, dan kunnen de duplicaatfilms en de gebruikerskopieën worden vervaardigd. Zeer incidenteel wordt ook de technische kwaliteit van deze afgeleiden gecontroleerd. Het bedrijf moet een kopie van het controleverslag meesturen met de factuur, zodat de instelling weet dat de controle is uitgevoerd.

>

Inhoudelijke controle De deelnemende instelling controleert zelf of de films ook inhoudelijk in orde zijn. A Zie hiervoor Hoofdstuk 4.4.2

2

Rechten De gemaakte opnamen worden door het verfilmingsbedrijf aan de instelling afgestaan. Rechten op de films gaan over van het verfilmingsbedrijf naar de opdrachtgevende instelling. De instelling is verantwoordelijk voor de beschikbaarstelling van de gebruikerskopie aan de eindgebruikers. Zij garandeert de levering van gebruikerskopieën aan andere instellingen die daarom verzoeken.


4.2.2 Digitalisering

Metamorfoze onderscheidt drie vormen van digitalisering ( A zie ook hoofdstuk 2 (Methodiek):

a b c

conversie d.m.v. preservation scanning (digitalisering als conserveringsmethode) digitalisering voor access digitale gebruikerskopieën De kwaliteitsmanagers van het Bureau Metamorfoze werken momenteel aan richtlijnen voor preservation scanning of imaging. Als deze er zijn, moet worden onderzocht hoe deze conserveringsmethode kan worden ingepast in de werkwijze van Metamorfoze. De verwachting is dat Metamorfoze begin 2008 over zal gaan op digitalisering als conserveringsmethode. Er zijn echter enkele belangrijkste aspecten in het digitaliseringsproces die ook een rol spelen bij de twee vormen van digitalisering (voor accessdoeleinden en voor digitale gebruikerskopieën) die nu al toegepast worden bij Metamorfoze. Deze aspecten worden hieronder kort toegelicht. Als voorbeeld wordt uitgegaan van de digitalisering van boeken. Het meeste is echter ook van toepassing op andere documentsoorten.

De koppeling Van essentieel belang bij het digitaliseringsproces is de koppeling van de gemaakte scans met de beschrijvingen van (de structuur van) het gescande materiaal, de zgn. koppeling van images en metadata. In feite gaat het hier om niets anders dan de digitale variant van de oorspronkelijke koppeling tussen het fysieke boek, de beschrijving met het signatuur of inventarisnummer en de plaats in het magazijn waar het boek wordt bewaard. Als digitale afbeelding en beschrijving niet aan elkaar zijn gekoppeld, is de afbeelding niet te vinden!

Bestandsnaamgeving Het fysieke boek is bij het digitaliseringsproces te vergelijken met het totaal van alle scans van dat boek. De samenhang ontbreekt echter bij de scans, en dus zal deze moeten worden aangebracht. Dit kan worden gedaan door te zorgen dat deze scans allemaal afzonderlijk een naam krijgen waaruit blijkt om welke scan het gaat (welke pagina van welk boek), en de scans vervolgens onderling te relateren door ze in een directory onder te brengen (die dan dus het gehele boek weergeeft: de structuur). Een andere mogelijkheid is dat de scans een opeenvolgend nummer krijgen toebedeeld door het scanbedrijf. De instelling moet dan een tussentabel (concordantie) maken waarin de nummers van de scans verwijzen naar de betreffende pagina’s van het boek, het ID van het boek (zie hieronder) en de volgorde van presentatie van de scans van het boek (structuur).

Metadata Het boek zelf moet beschreven zijn, en een unieke identificatie (ID) hebben (bijvoorbeeld de signatuur of het inventarisnummer) die zowel terugkomt in de beschrijving als in de bestandsnaam van de scan c.q. in de tussentabel. Deze ID zorgt voor de koppeling tussen de scan en de beschrijving. Bij de beschrijving (of, in digitaliseringstermen, metadata) van het boek gaat het enerzijds om een titelbeschrijving van het boek, en anderzijds om een beschrijving van de structuur van het boek (alle losse scans van het boek die samen het boek vormen). Wanneer de structuur eenvoudig is, zoals bij boeken, kan er gekozen worden voor bestandsnaamgeving in directories. Wanneer de structuur ingewikkeld is (handschriften, archiefmateriaal, sommige tijdschriften) is het aan te raden die weer te geven in een tussentabel die verwijst naar de scans.


Voorbeeld boek Beschrijving: Het koekemannetje : verhaaltje van Nancy Nolte / tek. van Richard Scarry ; bew. [uit het Engels] door Annie M.G. Schmidt. – [Amsterdam] : De Bezige Bij, cop. 1956. – III, 27 p. ; ill. ; 20 cm Vert. van: The gingerbreadman. – New York : Simon and Schuster, cop. 1956. Signatuur: AP-nolt; PPN 045539979 Deze beschrijving is gemaakt in het GGC van Pica, en heeft dan ook een Pica-productienummer (PPN), dat in dit voorbeeld wordt gebruikt als ID.

Bestandsnaamgeving scans bij bovenstaand boek (directorystructuur):

ID_volgnummer

>

045539979_01

(voor p. I)

ID_volgnummer

>

045539979_02

(voor p. II)

ID_volgnummer

>

045539979_03

(voor p. III)

ID_volgnummer

>

045539979_04

(voor p. 1)

ID_volgnummer

>

045539979_05

(voor p. 2)

ID_volgnummer

>

045539979_27

(voor p. 24)

ID_volgnummer

>

045539979_28

(voor p. 25)

ID_volgnummer

>

045539979_29

(voor p. 26)

ID_volgnummer

>

045539979_30

(voor p. 27)

Al deze bestanden komen dan in de directory (map) met de naam voor het gehele boek: ID Bestandsnaam toegekend

>

045539979

Bestandsnaamgeving scans bij bovenstaand boek (tussentabel): ID

Structuur

Paginering

5000

045539979

01

I

5001

045539979

02

II

5002

045539979

03

III

5003

045539979

04

01

5004

045539979

05

02

5005

045539979

27

24

5006

045539979

28

25

5007

045539979

29

26

5008

045539979

30

27

door scanbedrijf


4.3 | behandeling van originelen In sommige gevallen stelt Metamorfoze subsidiegelden beschikbaar voor het behoud van de originele documenten zelf. Uitgangspunt daarbij is dat er sprake moet zijn van versneld autonoom verval. Behoud van het origineel gebeurt door middel van ontzuring en behandeling van inktvraat en kopervraat.

Ontzuring Voor de ontzuring van materiaal moet een aantal voorbereidende handelingen worden uitgevoerd. Voor de aanbevolen procedure wordt verwezen naar het rapport Ontzuring van boeken en losbladig collectiemateriaal van H.J. Porck en W.J.Th Smit. Dit rapport is te vinden op de Metamorfoze-website: www.metamorfoze.nl/publicaties/rapporten/ontzuring.html

Inkt- en kopervraatbehandeling De behandeling van inkt- en kopervraat wordt uitgevoerd door een op dat gebied gespecialiseerde restaurator of een restauratie-atelier, aangesloten bij de vereniging Restauratoren Nederland. Overige behoudswerkzaamheden mogen ook door anderen of door de instelling zelf worden uitgevoerd.

4.4 | nabewerking 4.4.1 Controle van de originelen na verfilming of behandeling

De instelling is verantwoordelijk voor de controle van de originelen bij terugkomst van het materiaal na de verfilming of digitalisering. De instelling controleert op compleetheid, wijze en volgorde van opbergen van het materiaal en eventuele schade aan de documenten. De leverancier kan aansprakelijk worden gesteld voor verwijtbare schade. Zijn de microfilms of scans inhoudelijk gecontroleerd ( A zie Hoofdstuk 4.4.2) en hoeven er geen films over te worden gemaakt, dan kunnen alle zaken die ten behoeve van de verfilming waren ingevoegd weer worden verwijderd. 4.4.2 Controle van de verfilming (inhoudelijk)

Geadviseerd wordt om met het verfilmingsbedrijf af te spreken dat van de eerste lichting moederfilms snel afgeleiden worden gemaakt. Als er vroeg in de loop van het project een inhoudelijke controle uitgevoerd kan worden, kunnen eventuele onduidelijkheden in de gemaakte afspraken snel boven water komen. Om vast te kunnen stellen of de verfilming volledig is, voert de opdrachtgever een steekproefsgewijze controle uit. De garantietermijn waarbinnen de microverfilmingsbedrijven bereid zijn omissies te herstellen is (tenminste) drie jaar na levering. Geadviseerd wordt om bij de eerste twee films (10 à 15 fiches of 1000 scans) het materiaal een-op-een te controleren. Wanneer de kwaliteit tijdens de eerste integrale controle onvoldoende is, worden nog steekproefsgewijs 1 op 10 films ofwel 1 op 5 fiches op verschillende plekken gecontroleerd. Zijn deze ook van onvoldoende kwaliteit, dan wordt de hele zending retour gestuurd naar het verfilmingsbedrijf. Bij voldoende kwaliteit worden alleen die films/fiches retour gestuurd die onvoldoende van kwaliteit zijn. Aandachtspunten:

> > > >

Controleer of de verfilming volledig geweest. Controleer of de documenten in de goede volgorde zijn verfilmd. Controleer of de documenten recht zijn verfilmd. Controleer of alle aangeleverde targetbladen zijn verfilmd.


> Controleer of de targetbladen op de goede plaats zijn verfilmd. > Controleer of de instructies voor verfilming goed zijn opgevolgd. > Controleer of de bij de voorbewerking geconstateerde en verantwoorde onregelmatigheden ook op de film zijn overgekomen.

> >

Controleer of alle films en/of fiches en/of scans zijn geleverd. Controleer convoluten en materiaal dat uitklapkaarten bevat extra goed. A Zie voor de technische controle van de microfilms Hoofdstuk 4.2.1.1

4.4.3 Opslag van de originelen

De originelen worden in hun zuurvrije verpakking bewaard in een ruimte die beperkt toegankelijk is. De klimaatomstandigheden zijn in overeenstemming met de normen zoals vastgelegd in de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (2001) (www.erfgoedinspectie.nl/page/archieven/ art13), d.w.z. bij een temperatuur van 17˚C -2/+1 en een relatieve luchtvochtigheid van 52% -3/+3. 4.4.4 Registratie van de microfilms

1

In de moederfilmdatabase van het Bureau Metamorfoze Het verfilmingsbedrijf levert na afloop van de verfilming aan de instelling een bestand met daarin de gegevens over de films, zoals die moeten worden opgenomen in een door het Bureau Metamorfoze beheerde database waarin alle voor Metamorfoze gemaakte moederfilms worden geregistreerd. Deze gegevens, de zogenaamde filmjournaals, moeten door de instelling worden gecontroleerd op onjuist heden, inconsequenties en spelfouten. Het bestand wordt geleverd in TXT-formaat. Een uitleg van de gebruikte veldnamen is te vinden in A Bijlage 14. Na verbetering van de fouten wordt het bestand teruggestuurd aan het bedrijf. Het bedrijf draagt zorg voor levering van de correcte versie aan het Bureau Metamorfoze, zodat het kan worden ingelezen in de database. Bij correcte en volledige invulling van de velden van de database kunnen de gegevens worden gebruikt voor het automatisch vervaardigen van de Eromm-titels (zie hieronder).

In de eigen catalogus Als de micromaterialen of de gebruikersscans zijn geleverd, worden ze geregistreerd en opvraagbaar gemaakt in de catalogus of inventaris van de instelling. Tegelijkertijd wordt het origineel geblokkeerd voor raadpleging. De instelling geeft garanties dat de geconserveerde objecten alleen nog onder strikte voorwaarden kunnen worden geraadpleegd, bijvoorbeeld voor (technisch) onderzoek. Voor de verwerking van de filmgegevens in de catalogus, kan het filmjournaal een goed hulpmiddel zijn. Het bedrijf levert deze met de films aan de instelling. A Zie Bijlage 12 voor het volledige overzicht van titelbewerkingen in het landelijke geautomatiseerde catalogiseersysteem voor bibliotheken GGC (Pica).

European Register of Microform Masters (EROMM) De duplicaatfilms van gedrukte werken worden geregistreerd in de database van EROMM (European Register of Microform Masters), een samenwerkingsverband van bibliotheken uit een aantal Europese landen. Doel van de registratie van gemaakte microfilms in de database is het voorkomen van verdub-


beling van verfilming in Europees verband, en het bieden van de mogelijkheid om kopieën van films te bestellen. Van de microfilms wordt een aparte titelbeschrijving gemaakt, die wordt aangeleverd aan de Staats- und Universitätsbibliothek Göttingen, die de EROMM-database beheert. Titels die worden aangemeld bij EROMM moeten gemaakt zijn in MARC-formaat. A In Bijlage 13 staat beschreven hoe een EROMM-beschrijving er in het GGC uitziet. De vervaardigde EROMM-titels moeten door de instelling worden aangeleverd aan de EROMM-database. Indien de beschrijvingen in het GGC zijn gemaakt, volstaat hiertoe een e-mailbericht naar het volgende adres: [email protected]. In het bericht moet vermeld worden: het aantal titels, de selectiesleutel, de Pica-loginnaam en het wachtwoord. Medewerkers van EROMM in Göttingen verzorgen vervolgens een upload naar de EROMM-database. Bij andere catalogiseersystemen moet contact worden opgenomen met Göttingen. 4.4.5 Opslag moeder- en duplicaatfilms

Alle moederfilms die voor Metamorfoze worden gemaakt, worden, na registratie in de centrale Metamorfoze-moederfilmdatabase, opgeslagen in een centraal depot, waar zij duurzaam worden bewaard in een koelcel bij een temperatuur van 4-10˚C en een relatieve vochtigheid van 25-40%. De moederfilms blijven eigendom van de instelling die de verfilmde originelen beheert. Het Bureau Metamorfoze beheert een database die toegang verschaft tot de moederfilms. De verfilmer levert hiertoe per film een filmjournaal aan, een elektronisch document dat gegevens bevat met betrekking tot de verfilming: welke collectieonderdelen staan er op de film, wanneer heeft de verfilming plaatsgevonden, hoeveel opnamen staan er op de film, wanneer heeft de technische controle plaatsgevonden, enzovoorts. De duplicaatfilms worden door de instelling bewaard, bij voorkeur onder de hierboven beschreven stabiele condities. De duplicaatfilms dienen als intermediair voor mogelijke digitalisering of bij de vervaardiging van nieuwe gebruikerskopieën. De gebruikerskopieën moeten door de instelling beschikbaar worden gesteld aan de eindgebruikers. 4.4.6 Opslag digitale masterbestanden

In het geval van digitalisering vanaf het origineel moeten de digitale masterbestanden duurzaam worden opgeslagen op een dubbele set hard-disks (300 of 500 gigabyte). Eén set wordt door de instelling zelf opgeslagen, de andere set wordt door de KB bewaard. 4.4.7 Beschikbaarstelling van de gebruikerskopieën

De instelling draagt zorg voor de beschikbaarstelling van de gebruikerskopie, en zorgt hiertoe voor voldoende leesapparatuur en bij voorkeur ook printfaciliteiten voor raadpleging en reproductie van de microvormen. Wanneer er wordt gewerkt met zilvermicrofiches, wordt aanbevolen om transparante beschermhoesjes aan te schaffen. In het geval van digitale gebruikerskopieën volstaat het om de cd-roms of dvd’s waar ze op staan te registeren in de catalogus en opvraagbaar te maken; hetzelfde niveau van beschikbaarstelling als micromateriaal dus. Het (laten) ontwikkelen van een interface om de scans online raadpleegbaar te maken is uiteraard toegestaan maar valt vooralsnog valt buiten het bereik van Metamorfoze; de kosten daarvoor worden dan ook niet gesubsidieerd. Bij collecties die worden opgenomen in Het Geheugen van Nederland is beschikbaarstelling wel integraal onderdeel van het project; daarvoor gelden de richtlijnen van Het Geheugen van Nederland.


bijl age 1

Model conservering archieven van nationaal belang

toelichting Metamorfoze gaat bij de conservering van archieven van nationaal belang uit van het overzetten op een andere drager (microverfilming en/of digitalisering) en van het zonodig behandelen van originelen ter bestrijding van autonoom verval (verzuring, inktvraat, kopervraat). Dit model helpt de daarbij te maken keuzes inzichtelijk te maken. Het model gaat uit van twee soorten conserverende maatregelen: voor het filmklaar maken ten behoeve van verfilming (en/of digitalisering) en voor de behandeling van de originelen om autonoom verval tegen te gaan. Om voor subsidie door Metamorfoze in aanmerking te komen moet het gaan om een archief (of aaneengesloten onderdelen daarvan) van nationaal belang waarbij bovendien sprake is van autonoom verval. Daarbij moet het archief toegankelijk zijn en in goede omstandigheden worden bewaard. De beherende instelling dient te beschikken over een collectiebehoudsplan en een schade-inventarisatie. Aan de hand van een korte karakteristiek van het archief kan worden vastgesteld of het in aanmerking kan komen voor subsidie. Voor het invullen van het model is deskundigheid nodig ten aanzien van de historisch-archivistische context en deskundigheid ten aanzien van conservering. Archivaris en restaurator vullen samen het model in, waarna gezamenlijke besluitvorming kan plaatsvinden voor de te nemen maatregelen met daarbij de afweging van de verschillende belangen en risico’s. In een aparte begroting worden de werkzaamheden (activiteiten, uren, aantal opnamen etc.) verder gespecificeerd.

0 | karakteristiek van het archief

Naam en periodisering van het archief:

p

Instelling:

Belang van het archief

p p p p

internationaal

Toegankelijk

p p p

ja

nationaal regionaal lokaal

nee beperkt


Materiële staat

p p

autonoom verval:

p verzuring p inktvraat / kopervraat p anders, nl. overige schade p mechanische schade p biologische schade p anders, nl.

Bewaaromstandigheden

p p p

archiefbewaarplaats

Collectiebehoudsplan

p p p

ja

Schade-inventarisatie

p p p

ja

archiefruimte anders, nl.

nee beperkt

nee beperkt Geef desgewenst een korte toelichting.

1 | omschrijving van het archief Geef een korte beschrijving van het archief en schets de context van het archief. Geef ook aan of het een onderdeel van een archief betreft of deel uitmaakt van een groter geheel (vermeld zonodig de inventaris nummers). Benoem het belang van het archief en de waarden die het vertegenwoordigt, zoals cultuurhistorische, museaal-esthetische, juridische en intrinsieke waarden en welke daarvan behouden moeten worden (bijv. tekst, papiersoort, inktsoort en inktkleur, band, strooizand). Geef ook aan of er bijzondere stukken in het archief zitten.


2 | omvang en materia al Wat is omvang van het archief in aantallen meters en/of stuks. Omschrijf de materialen waaruit het archief is opgebouwd (losse stukken, delen, banden, papier, charters, foto’s, kaarten enz.). Maak een inschatting van het aantal opnamen dat met de verfilming gemoeid is.

3 | filmkl a ar maken van het archief Geef aan welke handelingen noodzakelijk zijn om het archief filmklaar te maken. Maak hierbij onderscheid in archief dat geen behandeling nodig heeft, eenvoudig droog geconditioneerd kan worden (bijv. vlakken, reparatie van scheurtjes, verpakking in beschermhoezen, etc.) en waar een meer ingrijpende (natte) behandeling nodig is (bijv. aanvezelen, doubleren). Geef ook aan of en zo ja hoe het archief na verfilming in de oorspronkelijke staat kan/moet worden teruggebracht.

4 | risico’s filmkl a ar maken en terugbrengen in de oorspronkelijke sta at Benoem de risico’s die verbonden zijn aan de bij vraag 3 genoemde handelingen met betrekking tot het optreden van (extra) schade en/of verlies van waarden (incl. structuurverandering), zoals beschreven bij vraag 1. Maak een inschatting van de kans op en ernst en omvang van de mogelijke (extra) schade. Bedenk dat geen maatregelen nemen ook een risico kan inhouden. Geef aan welke risicoverkleinende maatregelen genomen kunnen of moeten worden.


5 | conserverende handelingen ter bestrijding van autonoom verval Welke delen van het archief zijn zichtbaar of aantoonbaar onderhevig aan autonoom verval. Maak een onderbouwde inschatting van de ernst en omvang daarvan. Vermeld zonodig de bewaargeschiedenis van het archief. Illustreer het verval zonodig met foto’s. Geef aan welke conserverende handelingen u wilt uitvoeren en voor welk deel van het archief dat geldt. Motiveer ook als u op (delen van) het archief geen conserverende handelingen ter bestrijding van autonoom verval wilt uitvoeren. Maak zonodig onderscheid in:

> >

preventieve en curatieve maatregelen; massabehandeling en lokale behandeling (bijv. niet-waterige inkvraatbehandeling). Geef ook aan of bepaalde conserverende handelingen vóór de verfilming plaatsvinden (bijv. aanvezelen met daaraan verbonden fytaatbehandeling en ontzuring).

6 | toename autonoom verval indien geen conserverende ma atregelen worden genomen Maak een inschatting van de toename van het autonoom verval van het archief (verergering van reeds aanwezige schade en/of ontstaan van nieuwe schade). Ga er daarbij van uit dat het archief na verfilming niet of nauwelijks geraadpleegd zal worden en in goede omstandigheden wordt bewaard. Is er sprake van een verdubbeling van de schade

p p p p

binnen 10 jaar binnen 50 jaar binnen 100 jaar na 100 jaar Geef hieronder een korte toelichting.


7 | risico’s conserverende handelingen ter bestrijding van autonoom verval Benoem de risico’s die verbonden zijn aan de bij vraag 5 genoemde handelingen met betrekking tot het optreden van (extra) schade en/of verlies van waarden (incl. structuurverandering), zoals beschreven bij vraag 1. Maak een inschatting van de kans op en ernst en omvang van de mogelijke (extra) schade. Bedenk dat geen maatregelen nemen ook een risico kan inhouden. Geef aan welke risicoverkleinende maatregelen genomen kunnen of moeten worden.

8 | samenvatting en conclusies Vat de te nemen maatregelen en de redenen daarvoor samen. Maak daarbij onderscheid in de bij de vraag 4 beschreven maatregelen ten behoeve van het filmklaar maken en bij vraag 7 beschreven conserverende maatregelen ter bestrijding van autonoom verval. Betrek bij de afweging van risico’s ook de bij vraag 1 beschreven waarden die het archief vertegenwoordigt.


bijl age 2 Aanvraag offerte en afspraken met microverfilmingsbedrijven

Voor het microverfilmen van de collectie of het archief moeten offertes worden aangevraagd bij minimaal twee bedrijven. Geef daarbij duidelijk aan dat het gaat om een projectaanvraag voor Metamorfoze, en om welk conserveringstraject (Archieven, Literaire Collecties, etc.) het gaat. Laat het verfilmingsbedrijf de instelling bezoeken om gezamenlijk de collectie te bekijken, om tot een goede offerte te komen. Voor namen en adressen van de bedrijven kunt u contact opnemen met Bureau Metamorfoze.

Aantal opnamen Voorafgaand aan het aanvragen van een offerte moet een zo correct mogelijke schatting van het aantal opnamen worden gemaakt. Aangezien microverfilming meestal de grootste kostenpost op de begroting is, spreekt het voor zich dat dit van essentieel belang is.

Gedrukte werken Voor gedrukte werken geldt de volgende berekening. Reguliere publicaties tellen gemiddeld 200 pagina’s. Uitgaande van twee pagina’s per opname, worden 100 opnamen per boek gerekend. Daarbij moeten nog 8-10 opnamen voor targets en 10 opnamen voor band, schutbladen e.d. opgeteld worden. Bij speciale categorieën (prentenboeken, brochures, bladmuziek) moet rekening worden gehouden met een lager gemiddeld aantal pagina’s. Voor die gevallen is het zinvol om het aantal pagina’s steekproefsgewijs vast te stellen.

Handschriftencollecties en archieven Handschriftencollecties en archieven bestaan vaak uit zeer divers materiaal. Indien mogelijk moet daarom door volledige telling of door steekproeven worden vastgesteld wat het aantal te maken opnamen zal zijn. Voor collecties die veelal uit losbladig materiaal bestaan, kan de volgende norm worden aangehouden bij het berekenen van de omvang: een meter omvat, indien verpakt, ca. 3500 bladen en indien onverpakt ca. 7000 bladen handschriftelijk materiaal. Voor handschriftencollecties dient rekening te worden gehouden met de volgende factoren die van invloed zijn op de berekening van het totale aantal opnamen:

> > > > > > > > >

documenten kunnen een- of tweezijdig zijn beschreven documenten kunnen (niet-geregistreerde) bijlagen bevatten die ook verfilmd moeten worden blanco verso’s: wel of niet verfilmen grote formaten, kaarten: hiervoor zijn soms meer opnamen per document nodig lege pagina’s, zoals laatste pagina’s uit schriften of kopieboeken: wel of niet verfilmen doubletten omslagen en mappen die informatie bevatten: wel of niet verfilmen mee te verfilmen onderdeelbeschrijvingen extra opnamen voor targets Al deze zaken komen ook uitgebreid aan de orde als de collectie klaar ligt voor verfilming en met het gekozen verfilmingsbedrijf de Instructies voor de verfilmer worden doorgenomen; A zie hiervoor Bijlagen 5 (Handschriftelijk materiaal), 6 (Boeken) en 7 (Tijdschriften). Hieronder volgt een opsomming van zaken die in de offerte aan de orde moeten komen.

1

Technische specificaties Het verfilmingsbedrijf dient de meest recente versie van de Richtlijnen Preservation Microfilming Metamorfoze te volgen. Bij elke afwijking van de Richtlijnen moet het bedrijf contact opnemen met het


Bureau Metamorfoze. Uitgangspunt van de Richtlijnen is dat bij verfilming in het kader van Metamorfoze een volledige en getrouwe weergave van het origineel wordt nagestreefd. Dit betekent niet alleen dat alle substituten alle tekst en andere informatie van het origineel bevatten, maar tevens dat de vorm van het origineel wordt vastgelegd op de substituten. 2

Keuze van het type gebruikerskopie Bij microverfilming voor Metamorfoze worden altijd drie generaties vervaardigd: een moederfilm, een duplicaatfilm en een gebruikerskopie. Geef aan welke vorm gewenst is. Voor de gebruikerskopie zijn drie vormen mogelijk:

> > >

rolfilm microfiches digitale gebruikerskopieën Zie de Richtlijnen Preservation Microfilming Metamorfoze, versie III, februari 2006 voor een uitleg van de mogelijkheden. Metamorfoze raadt microfiches af, aangezien deze altijd leiden tot informatieverlies. Digitale gebruikerskopieën zijn eenvoudige scans, gemaakt vanaf microfilm, zonder verder nabewerking. Indien verdere bewerking wel gewenst is, dan dient dat afzonderlijk te worden geoffreerd.

3

Inhoudelijke specificaties Het verfilmingsbedrijf dient de volgende instructies van de instelling op te volgen. A Zie hiervoor de Bijlagen 5 (Handschriftelijk materiaal), 6 (Boeken) en 7 (Tijdschriften):

> schriftelijke algemene instructies bij een te verfilmen collectie of deelcollectie > schriftelijke specifieke instructies. Deze instructies kunnen per collectieonderdeel of per document (signatuur) worden gegeven Wanneer de collectie klaar ligt voor de verfilming, maakt de instelling afspraken met het Bureau Metamorfoze en met het verfilmingsbedrijf om gezamenlijk de collectie door te nemen. Met de verfilmer gebeurt dit aan de hand van bovengenoemde checklists die door beide worden ingevuld en ondertekend. 4

Transport De data van transport worden bijtijds door het verfilmingsbedrijf samen met de instelling vastgelegd. Wanneer een transport geen doorgang kan vinden, wordt dit tijdig gemeld en wordt een nieuwe datum afgesproken. Ook wordt het transportmateriaal (afsluitbare kratten) tijdig geleverd aan de instelling. Het verfilmde materiaal wordt binnen de met de instelling afgesproken termijn geretourneerd.

5

Omgang met originelen Het verfilmingsbedrijf dient verantwoord om te gaan met de originelen tijdens het verfilmingsproces. Uit de offerte moet blijken dat het bedrijf op de hoogte is van de waarde en de uniciteit van het materiaal, dat behoort tot het Nederlands cultureel erfgoed. Zijn er bijzondere aandachtspunten bij de betreffende documenten, bespreek die dan in een zo vroeg mogelijk stadium met het bedrijf. Documenten worden na verfilming op de wijze en in volgorde van aanleveren teruggeplaatst. Wanneer er onduidelijkheid is over de volgorde van de documenten, wordt de instelling geraadpleegd. Het verfilmingsbedrijf dient de in het kader van Metamorfoze te verfilmen collecties tijdens het verfilmen verantwoord op te slaan. Hieronder wordt verstaan dat het materiaal in afsluitbare kratten op een droge en koele plek wordt bewaard. Het materiaal mag alleen uit de kratten worden gehaald voor de verfilming. Het materiaal wordt, waar mogelijk, separaat van overig opgeslagen materiaal gehouden in verband met mogelijke besmetting door schimmels en het overbrengen van ongedierte. Wanneer het verfilmingsbedrijf ongedierte of schimmel in het bedrijf ontdekt, wordt dit direct aan de instellingen gemeld en worden gezamenlijke maatregelen getroffen.


6

Prijs Metamorfoze beveelt aan voor de prijsstelling onderstaande tabel te laten invullen.

prijsstelling per eenheid

Omschrijving

Prijs

Microverfilming, incl. targetbladen

Opnameprijs per opname op 35 mm. microfilm à

€

Dupliceren naar 35 mm negatieve zilver duplicaat microfilm à

€

Dupliceren naar 35 mm positieve zilver duplicaat microfilm / fiches / scans à

€

Overige kosten:

Zuur- en ligninevrij 35 mm filmdoosje, per doosje à

€

Zuur- en ligninevrij 35 mm filmlabel, per label à

€

Kunststof 35 mm filmdoosje à

€

Transportkosten, per transport à

€

Aanmaak filmdatabase per film à

€

Volledigheidscontrole (1 op 1 controle), per film à

€

prijsstelling tota al

Aantal

Omschrijving

Microverfilming, incl. targetbladen

Opnameprijs

€

Dupliceren naar 35 mm negatieve zilver duplicaat microfilm

€

Dupliceren naar 35 mm positieve zilver duplicaat microfilm / fiches / scans

€

Totaal

€

Prijs

Overige kosten:

Zuur- en ligninevrije 35 mm filmdoosjes

€

Zuur- en ligninevrije 35 mm labels

€

Kunststof 35 mm filmdoosjes

€

Volledigheidscontrole

€

Transport

€

Totaal

€

Totaalinvestering op basis van bovengenoemde aantallen:

Excl. BTW

€

19% BTW

€

Totaalinvestering op basis van bovengenoemde aantallen incl. BTW:

€


7

Commerciële condities Laat het bedrijf aangeven in voldoende mate verzekerd te zijn, ook tijdens het transport van de originelen. Maak afspraken over uitvoerings-, leverings- en betalingstermijnen.

8

Rapportage en communicatie Maak afspraken over de gewenste vorm en frequentie van rapportage door het verfilmingsbedrijf aan de instelling. Spreek af wie de contactpersonen bij het bedrijf en de instelling zullen zijn, en wie hun vervangers bij vakantie of ziekte. Wanneer er zich onduidelijkheden voordoen, er problemen zijn bij het verfilmen of wanneer het door nemen van de verzendlijst en de instructies uitleg behoeven, neemt het verfilmingsbedrijf contact op met de instelling. De instelling zal dan de instructies toelichten en verduidelijken en – voor zover het een collectie-inhoudelijke kwestie is – een oplossing aandragen voor de problemen bij het verfilmen. Wanneer het verfilmingsbedrijf logistieke en/of technische problemen ondervindt bij het verfilmen van de betreffende collectie, rapporteert het bedrijf dit aan de instelling. Wanneer de planning zoals die in het verfilmingscontract is opgenomen niet gehaald gaat worden, neemt het verfilmingsbedrijf direct contact op met de instelling. Dit geldt overigens uiteraard ook andersom, wanneer de instelling de afgesproken aanleverdatum niet haalt. Zodra het verfilmingsbedrijf vermoedt dat het aantal overeengekomen opnamen zal worden overschreden, neemt het contact op met de instelling. Spreek af dat er zonder overleg niet méér opnamen worden gemaakt dan afgesproken.

9

Afspraken over het aanleveren van films en filmjournaals, en wijze van betaling Direct na verfilming van (kleine) onderdelen van de collectie worden gebruikersfilms, -fiches of -scans vervaardigd en naar de instelling opgestuurd. Vooral in het begin van het project is dit belangrijk. De instelling kan daarmee tussentijds een controle uitvoeren, deze met het verfilmingsbedrijf evalueren en waar nodig opnieuw laten verfilmen en/of veranderingen aanbrengen in het vervolg van de verfilming. Na voltooiing van de (deel)verfilming worden de duplicaten, gebruikerskopieën en filmjournaals geleverd aan de instelling. De (deel)factuur wordt betaald nadat is gecontroleerd of alles is geleverd. Als uit de inhoudelijke controle van de films door de instelling is gebleken dat er geen films opnieuw hoeven te worden gemaakt, worden de moederfilms en filmjournaals geleverd aan het Bureau Metamorfoze.

10

Garanties en aansprakelijkheid Wanneer het verfilmingsbedrijf op bovengenoemde punten in gebreke blijft, kan het bedrijf aansprakelijk worden gesteld voor de geleden schade. De afspraken hierover worden vastgelegd in het contract.


bijl age 3

Model offerte eerstelijnsconservering

[Naam restauratieatelier] [Adres]

[Datum]

Betreft: offerte eerste-lijnsconservering Geachte heer/mevrouw [X], Met deze brief wil ik u uitnodigen voor het uitbrengen van een offerte voor de eerste-lijnsconservering (filmklaar maken) van archiefstukken ten behoeve van microverfilming in het kader van een Metamorfozeproject. Het betreft ca. [aantal] meter uit het archief van [naam archief ] over de periode [jaren] van het [naam instelling]. Het archief bestaat uit [soorten stukken zoals banden, delen, losbladig, kaarten, charters, etc.]. De stukken moeten hanteerbaar zijn om te kunnen worden verfilmd. Zonodig dienen de stukken te worden verstevigd, scheurtjes gerepareerd en metaal verwijderd (nietjes). De tekst moet goed leesbaar te zijn, zonodig moeten stukken worden gevlakt of randen met tekst worden rechtgestreken. Het doel is dus niet zo zeer een esthetische verfraaiing of volledige restauratie, maar uitsluitend om de stukken filmklaar te maken en te conserveren. Indien er bijzondere conserverende handelingen moeten worden verricht, zoals aanvezelen, inktvraat behandeling of ontzuring, willen we dat graag gespecificeerd zien. En indien er noodzaak is van herverpakking in zuurvrije omslagen en dozen en fotografisch materiaal in pat-getest verpakkingsmateriaal, vernemen wij dat graag. Ook verzoeken wij u inzicht te geven in de door u beoogde wijze van transport, opslag en verzekering van het archief in uw atelier. Uw offerte, met urenhandelingen op basis van nacalculatie, zouden wij graag voor [datum] in bezit willen hebben. Graag nodigen wij u uit om het archief te komen beoordelen. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met [naam en telefoonnummer].

Met vriendelijke groet, [Naam projectleider] [Functie]


bijl age 4

Model offerte ontzuring

[Naam ontzuringsbedrijf ] [Adres]

[Datum]

Betreft: offerte ontzuring Geachte heer/mevrouw [X], Met deze brief wil ik u uitnodigen voor het uitbrengen van een offerte voor het ontzuren met de Bookkeepermethode van documenten ten behoeve van conservering in het kader van een Metamorfozeproject. Het betreft ca. [aantal] meter documenten van [naam instelling] over de periode [jaren] van het [naam instelling]. Het materiaal bestaat uit [soorten stukken zoals banden, delen, losbladig, kaarten etc.]. Indien er bijzondere handelingen moeten worden verricht, zoals losbladig behandelen of sprayen, willen we dat graag gespecificeerd zien. Ook indien bepaalde objecten niet behandeld kunnen worden of indien behandeling een speciale voorbereiding vereist, vernemen wij dat graag. Uw offerte, met urenbehandelingen op basis van nacalculatie, zouden wij graag voor [datum] in bezit willen hebben. Graag nodigen wij u uit om het archief te komen beoordelen. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met [naam en telefoonnummer].

Met vriendelijke groet, [Naam projectleider] [Functie]


bijl age 5

Instructies voor verfilming: handschriftelijk materiaal

Instelling:

Contactpersoon:

Collectie:

Deelcollectie:

Type materiaal

p p p p p p p

handschriftelijk materiaal brieven documentatie boeken brochures illustraties anders, nl.

Formaat

1

Filmrollen en fiches

p p p

film afsluiten op hele signatuur

2

Voorloopbladen/targets

p p p

voorloopblad en eerste pagina in één opname

3

Signatuurstroken

p p p

links naast het document

4

Barcodes

p p p

links naast het document

5

Verpakkingsmateriaal

p p p p p

niet verfilmen

per collectie-onderdeel een afzonderlijke set fiches anders, nl.

voorloopblad als afzonderlijke opname anders, nl.

rechts naast het document anders, nl.

rechts naast het document anders, nl.

mappen met gedrukte of geschreven informatie geheel verfilmen (ook achter- en binnenzijden) alleen voorzijde (niet binnen- en achterzijde) alleen voor- en achterzijde (niet binnenzijde) anders, nl.


6

Documenten: algemeen

p p p p

integraal verfilmen

7

Volgorde documenten

p p p p

niet meer dan twee pagina’s in een opname

8

Interne volgorde documenten

p

bij meer schrijfrichtingen op een pagina:

p

bij meer schrijfrichtingen in een document:

9

Paginering/foliëring

p p p p

paginering/foliëring volgen

10

Afwijkende formaten

p

grote formaten (groter dan A3):

blanco achterzijden (verso’s) ook verfilmen, tenzij anders aangegeven (kranten)knipsels: p integraal verfilmen p alleen de zijde met het bedoelde artikel verfilmen, als volgt aangegeven anders, nl.

als boek verfilmen (positie IIB) als losse bladen per bladzijde/foliozijde verfilmen (positie IIB) anders, nl.

p één opname p twee opnamen: pagina in oorspronkelijke vorm en gedraaid verfilmen (NB. symbool ‘herhaling beeld’ toevoegen) p één opname in de oorspronkelijke vorm p een opname: de gedraaide ‘leesbare’ vorm p twee opnamen: in oorspronkelijke vorm en gedraaid (NB. symbool ‘herhaling van beeld’ toevoegen p anders, nl.

paginering/foliëring negeren: volgorde map is bepalend documenten zijn niet gefolieerd: volgorde map is bepalend anders, nl.

p in een opname p in twee of meer opnamen:

p van linksboven naar rechtsboven en vervolgens van linksonder naar rechtsonder (gebruikelijk)

p van linksboven naar linksonder en vervolgens van rechtsboven naar rechtsonder

p anders, nl.

p kleine formaten (kleiner dan A5):

p op witte/gekleurde achtergrond p anders, nl.


11

Bijzondere materiaalsoorten

p p

bij boeken waarin losse objecten of documenten zijn tussengevoegd:

p

p opname 2: de pagina(’s) met ingeplakt object/document verfilmen bij kopieboeken op doorslagpapier: onder elke pagina wit vel leggen

12

Filmjournaals

p p

filmjournaals volgens de standaardeisen microverfilmen van handschriftelijk materiaal invullen

p opname 1: de pagina(’s) zonder tussengevoegd object/document verfilmen p opname 2: de pagina(’s) met tussengevoegd object/document verfilmen p opname 3: het losse object/document afzonderlijk verfilmen bij boeken waarin ingeplakte objecten of documenten zijn tussengevoegd: p opname 1: de pagina(’s) zonder ingeplakt object/document verfilmen (het ingeplakte document uitklappen) p opname 3: het ingeplakte object/document uitklappen en afzonderlijk verfilmen

anders, nl.

13 Overige opmerkingen

14

Schrijfrichting op microfilm

NB Bij twijfel altijd contact opnemen met de instelling



bijl age 6

Instructies voor verfilming: boeken

Instelling:

Contactpersoon:

Type materiaal

p p p p p p

boeken algemeen meerdelige publicaties (een publicatie in meer banden) convoluten (meer publicaties in een band) brochures bijzondere typen materiaa:l p afwijkende tekstrichting (Hebreeuws etc.) p oblong p uitklapkaarten p anders, nl. illustraties (halftoon-verfilming)

Formaat

1


p p p

halftoon verfilming (35 mm)

p

anders, nl.

2

Verpakkingsmateriaal

p

(gekleurde)mappen niet verfilmen

p

anders, nl.

3

Boeken

p

boeken integraal verfilmen, inclusief voor- en achterzijde boekband en schutbladen

p

onverfilmbare boeken (bijv. te krap gebonden/ontbrekende pagina’s) retourneren

p

anders, nl.

4

Convoluten (meer titels in een band gebonden)

film afsluiten op hele monografieën per publicatie een afzonderlijk stel fiches

p het voorplat van de boekband alleen bij de eerste titel, en het achterplat alleen aan het einde van de laatste titel verfilmen, dus als één boek verfilmen

p de boekband aan het begin van elk boek opnieuw verfilmen. Daarbij mag de laatste pagina van het voorgaande boek niet mee verfilmd worden met het titelblad van het volgende boek (afdekken)

p eerste en laatste pagina van elke publicatie zonodig apart verfilmen (tegenoverliggende pagina van andere publicatie afdekken)

p

anders, nl.


5

Meerdelige publicaties (een publicatie in meer banden)

p

delen in juiste volgorde verfilmen

p

anders, nl.

6

Brochures

p

als boek verfilmen

p

anders, nl.

7

Oblongformaten (langwerpige boeken) groter dan A3:

p

één opname: zonodig als groot formaat verfilmen

p

per bladzijde:

p de tegenoverliggende pagina WEL afdekken

p de tegenoverliggende pagina NIET afdekken

p

anders, nl.

8

Boeken met uitklapkaarten

p

de uitklapkaarten worden apart op 35 mm verfilmd

p

twee of meer opnamen:

p van linksboven naar rechtsboven en vervolgens van linksonder naar rechtsonder (=gebruikelijk)

p van linksboven naar linksonder en vervolgens van rechtsboven naar rechtsonder

p

anders, nl.

9

Bijzondere typen materiaal

p

afwijkende tekstrichting: als ‘gewoon’ boek verfilmen

p

afwijkende paginering: als ‘gewoon’ boek verfilmen

p

anders, nl.

10

Filmjournaals op de volgende wijze invullen:

p

filmjournaals volgens de standaardeisen microfilmen van monografieën invullen

p

anders, nl.

11

Overige opmerkingen



bijl age 7

Instructies voor verfilming: tijdschriften

Instelling:

Contactpersoon:

Type materiaal

p p p p p

tijdschriften periodieke bijlage onder de titel: incidentele bijlagen (aangegeven met target ‘begin bijlage’ en ‘einde bijlage’) bijzondere typen materiaal:

p afwijkende tekstrichting (Hebreeuws etc.) p oblong p uitklapkaarten p anders, nl. illustraties (halftoon verfilming)

Formaat

1


p p p p

halftoon verfilming (35 mm)

2

Tijdschriften: algemeen

p p p p p

integraal verfilmen, excl. band en schutbladen

3

Volgorde

p p p p

delen in de juiste volgorde van jaar en aflevering verfilmen - zoals aangeleverd

4

Tijdschriften: bijlagen

p p p p p

als boek verfilmen

film bij voorkeur op hele jaargang afsluiten, anders op hele aflevering per jaargang een afzonderlijke set fiches anders, nl.

integraal verfilmen, incl. band en schutbladen eenzijdig bedrukte pagina’s: blanco achterzijden (verso’s) ook meeverfilmen eenzijdig bedrukte pagina’s: blanco achterzijden (verso’s) niet meeverfilmen anders, nl.

verkeerd gebonden afleveringen verfilmen in dezelfde volgorde als ze gebonden zijn verkeerd gebonden afleveringen verfilmen in de juiste volgorde (zie specifieke instructies) anders, nl.

verfilmen op de plaats waar de bijlage is toegevoegd verfilmen aan het eind van de aflevering verfilmen aan het eind van de jaargang anders, nl.


5

Bijzondere materiaalsoorten

p p

tijdschriften waarin losse objecten of documenten zijn tussengevoegd:

p opname 1: de pagina(’s) zonder tussengevoegd object/document verfilmen p opname 2: de pagina(’s) met tussengevoegd object/document verfilmen p opname 3: het losse object/document afzonderlijk verfilmen bij tijdschriften waarin ingeplakte of ingebonden objecten of documenten zijn tussengevoegd:

p opname 1: de pagina(’s) zonder ingeplakt object/document verfilmen (het ingeplakte document uitklappen)

p opname 2: de pagina(’s) met ingeplakt object/document verfilmen p opname 3: het ingeplakte object/document uitklappen en afzonderlijk verfilmen p tijdschriften die op erg dun (doorschijnend) papier gedrukt zijn: onder elke pagina wit vel leggen bij de verfilming 6

Tijdschriften met uitklapkaarten

p

de uitklapkaarten worden apart op 35 mm verfilmd

p p

twee of meer opnamen:

7

Afwijkende formaten

p p

grote formaten (groter dan A3):

p

kleine formaten (kleiner dan A5)

p

oblongformaten (langwerpige boeken) groter dan A3

8

Moeilijk verfilmbare jaargangen of afleveringen (bijv. te krap ingebonden)

p p p

retourneren na overleg met de instelling

p van linksboven naar rechtsboven en vervolgens van linksonder naar rechtsonder (=gebruikelijk) p van linksboven naar linksonder en vervolgens van rechtsboven naar rechtsonder anders, nl.

p in een opname p in twee of meer opnamen: p van linksboven naar rechtsboven en vervolgens van linksonder naar rechtsonder (=gebruikelijk) p van linksboven naar linksonder en vervolgens van rechtsboven naar rechtsonder anders, nl.

p op contrasterende achtergrond (wit vel papier) p anders, nl.

p één opname p per bladzijde p de tegenoverliggende pagina WEL afdekken p de tegenoverliggende pagina NIET afdekken p anders, nl.

kraken na overleg met de instelling héél voorzichtig diverse malen vanuit de kneep openen volgens de zgn. oprekmethode


9

Filmjournaals

p p

Filmjournaals volgens de standaardeisen microverfilmen van tijdschriften invullen

10

Overige opmerkingen

anders, nl.



bijl age 8

Checklist verfilming voor instellingen en verfilmingsbedrijven

Wanneer de collectie door de instelling gereed is gemaakt voor verfilming, wordt door de instelling een afspraak gemaakt met het verfilmingsbedrijf. Gezamenlijk wordt de collectie bekeken en worden de afspraken m.b.t. de verfilming in het contract gecontroleerd. De instelling en het verfilmingsbedrijf vullen onderstaande checklist in die vervolgens door beide wordt ondertekend en van datum voorzien.

Instelling:

Contactpersoon:

Collectie:

Deelcollectie:

Verfilmingsbedrijf:

Contactpersoon:

Type instelling

p p p

wetenschappelijke bibliotheek

p p p

archiefinstelling

Omvang collectie

p p p p

boeken/tijdschriften/kranten:

Door de instelling meegeleverd materiaal

p p p p p

targets:

Door het verfilmingsbedrijf meegeleverd materiaal

p p p

targets:

speciale bibliotheek archiefbibliotheek WSF-bibliotheek overige

dozen: mappen: anders, nl.

ja/nee*

toelichting: symbolen:

ja/nee*

toelichting: voorloopbladen:

ja/nee*

toelichting: onderdeelbeschrijvingen:

ja/nee*

toelichting: anders, nl.

ja/nee*

toelichting: symbolen:

ja/nee*



Staat van de collectie

p p p p p p

berging van de documenten:

Instructies voor verfilming

p p

overeenstemming over de schriftelijke ‘Instructies voor verfilmer’

Planning en doorlooptijd

p p

planning en doorlooptijd volgens de opgemaakte offerte d.d.

* doorhalen wat niet van toepassing is

goed/matig/slecht*

toelichting: ordening van de documenten:

goed/matig/slecht*

toelichting: aantoonbare schade:

ja/nee*

toelichting: schimmel:

ja/nee*

toelichting: ongedierte:

ja/nee*


anders, nl.

anders, nl.

verfilmingsbedrijf

instelling

Datum:

Handtekening:


bijl age 9

Checklist projecten

1

Voorbereiding

p p p p

Contact opnemen met coördinator BM

p Gegevens instelling verzamelen

p Gegevens mbt conserveringsbeleid verzamelen

p Beschrijven van collectie/archief

p Omvang en aard materiaal bepalen

p Recente literatuur over collectie/instelling

p Beschrijven voorgenomen werkzaamheden

p Planning maken (fasering en doorlooptijd berekenen)

p Begroting maken:

Bekijken te conserveren collectie/archief met coördinator BM en conserveringsdeskundige Model conservering invullen Projectvoorstel opstellen:

p Aantal meters van de collectie berekenen

p Aantal opnamen berekenen (mee te verfilmen verpakkingsmateriaal en voorloopstrook meerekenen)

p Keuze maken voor type gebruikerskopie (film, fiche, scan)

p Aanvragen offertes bij microverfilmings-/digitaliseringsbedrijven

p Keuze verpakkingsmateriaal maken

p Aantallen verpakkingsmateriaal berekenen

p Reparaties aan materiaal bepalen (intern/extern)

p Aantal te maken beschrijvingen (in het GGC en in andere catalogi) tellen

p Aanvragen offertes andere uit te besteden werkzaamheden (catalogisering, restauratiewerkzaamheden)

p Navragen hoe het verfilmings-/digitaliseringsbedrijf of restauratieatelier de verzekering van het te behandelen materiaal heeft geregeld

p Uurlonen projectpersoneel vaststellen (intern/uitzendbureau)

p Aantal benodigde uren personeel berekenen

p Keuze maken uit de offertes

p Eventueel aanvullende fondsen aanschrijven voor de 30% eigen bijdrage p Projectorganisatie opzetten p Projectleider aanstellen p Projectmedewerkers aanstellen (eventueel extern werven) p Projectadministratie opstellen (officiële documenten, bijv. offertes, toekenningsbrief, urenregistratie medewerkers, inkomsten en uitgaven)

p Afspraken met bedrijven over planning verfilming/digitalisering, logistiek, verzekering e.d. schriftelijk vastleggen

p Werkruimtes inrichten p Bureaumaterialen aanschaffen/reserveren p Verpakkingsmaterialen aanschaffen p Geïnvesteerde uren bijhouden (voorbereiding projectvoorstel, voorbewerking, catalogisering, nabewerking etc) voor financiële verantwoording achteraf

p

Invoeraantallen bijhouden t.b.v. berekening Picakosten voor financiële verantwoording


2

Uitvoering

p Materiaal controleren op compleetheid en aanwezigheid p Catalogisering (in het GGC) aan de hand van de daarvoor geldende richtlijnen (nummer gebruikerskopie vaststellen en alvast toekennen)

p Materiaal in catalogus blokkeren voor inzage p Ordenen materiaal (indien nodig) p Materiaal sorteren op formaat (indien nodig) p Nummeren materiaal (indien gewenst, evt. tijdelijk) p Kleine reparaties, verwijderen plakband en nietjes e.d. p Vervaardigen mee te verfilmen onderdeelbeschrijvingen en targetbladen en deze tussenvoegen p Instellingsnummer voor het eerste deel van het moederfilmnummer aanvragen bij het BM p Verpakken in zuurvrije mappen, omslagen en dozen (kan eventueel ook na verfilming) p Opstellen instructies voor verfilmer p Aanleveren voor verfilming, in transportdozen of kratten p Tussentijdse rapportages aan coördinator BM sturen p Na verfilming teruggekomen (deel)zending controleren op compleetheid, schade, etc. p Originelen naar restauratieatelier versturen (indien nodig) p Opslag van originelen in beperkt toegankelijke, geklimatiseerde ruimte p Navragen bij BM of alle moederfilms geleverd zijn en naar centrale opslag gestuurd p Controle of alle duplicaten en gebruikerskopieën geleverd zijn p Steekproefsgewijze controle van films, fiches en scans p Aanpassen catalogusbeschrijvingen. Toevoegen moederfilm- en gebruikersfilmsignaturen aan titelbeschrijvingen, op basis van filmjournaal

p p

Titels inlezen in EROMM-bestand

3

Afronding

p p p p

Rekeningen verfilmingsbedrijf betalen als verfilmde materiaal in orde is

Controle ingevoerde gegevens

Gebruikerskopieën beschikbaar stellen Eindrapportage opstellen (inhoudelijk en financieel verslag) Accountantsverklaring aanvragen


bijl age 10

Voortgangsrapportage

voortgangsrapportage Projectnaam: Conserveringstraject: Instelling: Datum:

Projectleider: Voortgangsrapportage over de periode:

voortgang werkza amheden

percentage voltooid

Voorbewerking (van behandeling of conversie) Behoudswerkzaamheden Ontsluiting Behandeling van originelen (indien van toepassing) Conversie Inhoudelijke controle Berging originelen

algehele voortgang Oorspronkelijke doorlooptijd project: Loopt het project op schema: ja/nee Zo nee, reden(en):

Blijft het project binnen het budget: ja/nee Zo nee, reden:

Te verwachten risico’s: Indien nodig, aangepaste doorlooptijd project:

overig Is contact met het Bureau Metamorfoze gewenst? p Nee p Ja, bel mij op, telefoonnummer: p Ja, ik stuur een e-mailbericht of brief p Ja, ik wil graag een afspraak maken voor een bezoek door de coördinator Overige opmerkingen:


bijl age 11

Modeltekst accountantsverklaring

Accountantsverklaring Afgegeven ten behoeve van het Bureau Metamorfoze van de Koninklijke Bibliotheek Opdracht Wij hebben bijgaande, door de [naam instelling] opgestelde en door ons gewaarmerkte, financiële verantwoording van het project [projectnaam] over de periode [periode] gecontroleerd. Deze financiële verantwoording is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de leiding van de [naam instelling]. Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake deze financiële verantwoording te verstrekken. Werkzaamheden Onze controle is verricht overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten, en met inachtneming van het gestelde in subsidiebeschikking [kenmerk toe kenningsbrief Metamorfoze] de dato [datum beschikking]. Volgens deze richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de financiële verantwoording geen onjuistheden van materieel belang bevat. Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen op relevante gegevens. Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel. Bevindingen

Oordeel Wij zijn van oordeel dat bijgaande, door ons gewaarmerkte financiële verantwoording de kosten over de periode [periode] juist weergeeft. [Plaats, datum]

Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden:

Ref.: [Naam accountant]


bijl age 12

Aanpassingen GGC-beschrijvingen t.b.v. Metamorfoze (gedrukte werken)

In de loop van een Metamorfozeproject worden er bewerkingen uitgevoerd op de GGC-beschrijvingen. Hieronder wordt beschreven hoe de Koninklijke Bibliotheek dat doet. In overleg met de eigen catalogiseerafdeling kan de deelnemende instelling hierop variaties aanbrengen, toegespitst op de eigen situatie. Wanneer een titel wordt geselecteerd voor verfilming, ondergaat de GGC-beschrijving de volgende bewerkingen: 4236

Boek/Krant/Tijdschrift wordt op film gezet/gescand

4800 Vanwege de slechte conditie van het papier is deze titel geselecteerd

zichtbaar voor alle bibliotheken zichtbaar voor het publiek

voor conservering d.m.v. microverfilming/scanning en daarom niet meer beschikbaar voor raadpleging* 6501

!PPN! PRJ [Metamorfoze Projectnaam Geselecteerd] lokaal trefwoord voor beheersing project; UB

7001

01-01-2006 : rwT..a lokaal; signalering dat titel geselecteerd is

Amsterdam gebruikt kmc 6888 voor verfilming (a op 6e positie) 8008

Inzage alleen mogelijk via projectmedewerker [projectnaam] lokaal; t.b.v. publieke dienst; zichtbaar in LBS; vooral zinvol bij kranten- en tijdschriften projecten, vanwege langdurige onttrekking aan gebruik van titel

7120

holding instelling

lokaal. Bij kranten- en tijdschriftenprojecten

7100

[signatuur] @ g lokaal; blokkering voor uitlening; genereert opmerking in OPC voor het publiek ‘Wendt u tot de balie’

8001

retro//mk

lokaal

* Indien het een nog lopende titel van een seriële publicatie betreft, die slechts deels wordt verfilmd, wordt kmc 4800 iets anders, bijv.: ... en daarom t/m 1973 niet meer beschikbaar voor raadpleging. Het in 6501 te gebruiken trefwoord heeft de volgende kmc’s:

005

Tdv

160

PRJ [Metamorfoze - projectnaam - projectfase]

265

PRJ

265

Metamorfoze

265

EROMM

900

projectnaam

900

status project

bijv. geselecteerd, verfilmd, etc.

indien titel aangemeld bij Eromm bijv. verfilmd, fiches aanwezig


Als de titel daadwerkelijk de deur uitgaat wordt kmc 8008 aangepast: 8008

Boek/Krant/Tijdschrift naar verfilmings-scanbedrijf

lokaal; t.b.v. publieke dienst; zichtbaar in LBS

Na verfilming / scanning wordt de beschrijving van het origineel in het GGC aangepast. 4236

Ook op film / digitaal beschikbaar

zichtbaar voor alle bibliotheken

4800

Vanwege de slechte conditie van het papier is deze titel niet meer

zichtbaar voor het publiek

beschikbaar voor raadpleging; gebruik de microfilm/scans

6501

!PPN! PRJ [Metamorfoze Projectnaam Verfilmd] Wijziging lokaal trefwoord voor beheersing project

7001

01-01-2006: rwT..b lokaal; b op 6e positie: signalering dat titel verfilmd is

8008

[weg]

lokaal; t.b.v. publieke dienst; zichtbaar in LBS

7120

holding instelling

lokaal; Bij kranten- en tijdschriftenprojecten

7100

[signatuur] @ g lokaal; blokkering voor uitlening; genereert opmerking in OPC voor het publiek ‘Wendt u tot de balie’

8001

retro//mk

lokaal

Er wordt een extra exemplaarblok voor de gebruikersfilms/scans toegevoegd: 700x

gw...r

lokaal; r = film, q = fiche

4800

Microfilm/Scans

zichtbaar voor het publiek

7100

[signatuur microvorm/scans] @ f

lokaal

7120

holding [van totaal verfilmde titel, kan bij kranten en tijdschriften

lokaal

afwijken van holding origineel]

8001

retro//mk

lokaal

N.B. sommige codes in deze voorbeelden zijn specifiek voor de KB.


bijl age 13

Richtlijnen voor EROMM-titels in het GGC

Doel van EROMM (European Registry of Microform Masters) is het voorkomen van dubbele verfilming van eenzelfde titel, en het bieden van de mogelijkheid om gebruikersfilms te bestellen bij de instelling die de duplicaatfilms beheert. In de EROMM-beschrijving wordt de duplicaatfilm opgenomen. De moederfilmgegevens komen niet terug in de beschrijving. Voor het maken van EROMM titels kan de instelling gebruik maken van de bibliografische verslagen van het verfilmde materiaal, of van de elektronische filmjournaals die door het verfilmingsbedrijf worden geleverd. De benodigde gegevens zijn: wanneer heeft de verfilming plaatsgevonden, wat is het formaat van de film en met welke verkleiningsfactor is er opgenomen. Voor de specifieke gegevens m.b.t. de microfilm worden in het GGC de volgende kmc’s gebruikt:

0500 Aanduiding status ( E...) * 1105 Gecodeerde gegevens over fysieke vorm van de duplicaatfilm (type film; polariteit: negatief; formaat: 35 mm;verkleiningsfactor) * *

1109

Verschijningsjaar van de microfilm (duplicaatfilm)

4065 Bewaarplaats en signatuur van het origineel (zie voorbeeld: structuur ligt vast, inhoud verschilt per instelling)

4066 Bewaarplaats en signatuur van de duplicaatfilm (zie voorbeeld: structuur ligt vast, inhoud kan verschillen per instelling).

4067 Plaats en eigenaar van de duplicaatfilm 4068 Aantal films (relevant omdat publicaties mogelijkerwijs meer dan één film beslaan) 4262 PPN van het origineel 6501 Lokaal trefwoord t.b.v. evt. toekomstige selectie (niet verplicht, wel geadviseerd). Wanneer ingevuld per project, wordt de selectie getoond via de GGC-opdracht ‘rec i ; z trf [trefwoord]’.

7001

Datum beschrijving

* Koepel- en deeltitels: EROMM neemt bij voorkeur geen koepel- of deelbeschrijvingen op. In die gevallen wordt er slechts 1 record gemaakt. In 0500 staat dan Eax (zelfstandige titel), in 4000 de hoofdtitel en in 4200 het deelnummer en de deeltitel. Als het om meerdere delen gaat worden deze allen in 4200 opgenomen. In 4262 wordt in dat geval naar het PPN van de koepel verwezen. Maar kmc 1105 is niet herhaalbaar. Dus als deeltitels op verschillende wijze zijn verfilmd, is dat niet aan te geven in het GGC. ** De gegevens in kmc 1105 zijn gecodeerd. De codes zijn als volgt samengesteld: Positie 1: fysieke vorm van het duplicaat

b c d

microfilm-cartridge microfilm-cassette microfilm-spoel


e j

microfiche microfilm-jacket In vrijwel alle gevallen zal d (microfilm-spoel) ingevuld moeten worden, aangezien de Metamorfoze Richtlijnen rolfilms voorschrijven. Positie 2: polariteit van het duplicaat

a b

positief negatief In vrijwel alle gevallen zal b (negatief ) ingevuld moeten worden, aangezien de Metamorfoze Richtlijnen negatieve duplicaatfilms voorschrijven. Positie 3: formaat

d f

16 mm 35 mm In vrijwel alle gevallen zal f (35 mm) ingevuld moeten worden, aangezien de Metamorfoze Richtlijnen 35 mm microfilms voorschrijven. positie 4: verkleiningsfactor

a

Lage reductie (-16 maal)

b

Standaard reductie (16-24 maal)

Voorbeeld van een beschrijving van een microfilm in het e-format de EROMM-kenmerken zijn gecursiveerd. 0500Eax 1100 1919 $ [ca. 1919] 1105 dbfa 1109 1994 1500 /1ned/3dui 1700 /1nl 3000 Julian@Karski!074585673!Julian Karski 3121 @Communistische Partij in Nederland 4000 @Wat is bolsjewisme? : wat hebben de Bolsjewiki in Rusland gepresteerd? door Julian Karski ; uitg. door de Comm. Partij in Nederland 4030 Amsterdam : Bos 4060 15 p 4062 24 cm 4065 NL#Koninklijke Bibliotheek <MAW 605> 4066 NL#Koninklijke Bibliotheek <MM03B-000001> 4067 Den Haag : Koninklijke Bibliotheek 4068 1 film ; negatief ; 35 mm 4262 ! 041128826! 6000 1476 ccb 6501 !PPN! PRJ [Metamorfoze-BNB1] @ 7001 18-12-1997


bijl age 14

Velden moederfilmdatabase

Voor elke gemaakte microfilm maakt het verfilmingsbedrijf een entry voor de database, waarin het Bureau Metamorfoze alle gemaakte films registreert. De instelling moet de geleverde gegevens goed controleren, voor het bedrijf ze naar het BM stuurt. Hieronder volgt een uitleg van de gebruikte veldnamen. MMNR = Metamorfoze filmnummer, NACOL = Naam van de verfilmde collectie, eventueel met volgnummer. Bijvoorbeeld ‘Schaak en dam 3’. COL = Aanduiding van het traject waar de collectie onder valt, altijd invullen

Keuze uit:

> > > > > >

Kranten Collectie Literaire Collectie Tijdschriften Collectie Internationaal Waardevolle Collectie Cultuur Historische Collectie Archief Collectie (Dit is nieuw vanaf 2005)

MAT = Materiaalaanduiding, Keuze uit:

> > > >

Krant Tijdschrift Boek Handschriftelijk

INST = Instelling / opdrachtgever, AUT = Auteur TI = Titel van publicatie (boek, krant of tijdschrift); NB titel van de collectie of het archief moet in het veld NACOL SIGN = Signatuur van origineel VAN TOT OPN = Totaal aantal opnamen, VB = Verfilmingsbedrijf, Keuze uit:

> Karmac > Microformat


> Strata > GMS JV = Jaartal verfilming in vier cijfers, FLM = Filmsoort moedernegatief, Keuze uit:

> > > >

Agfa HDP13 16 Agfa HDP13 35 Agfa Rapid AHU 16 Agfa Rapid AHU 35

FLMD = Polariteit en formaat duplicaatfilm (2e generatie), Keuze uit:

> > > >

35 mm positief 35 mm negatief 16 mm positief 16 mm negatief

Let op! Vanaf begin 2005 mogen bij nieuwe microfilmprojecten geen microfiches of jackets als tweede generatie gemaakt worden.

> > > > > >

Microfiche positief Microfiche negatief Jacket 35 mm positief Jacket 35 mm negatief Jacket 16 mm positief Jacket 16 mm negatief

CON = Contrastaanduiding, Keuze uit:

> Hoogcontrast > Laagcontrast Let op! Vanaf begin 2006 mogen bij nieuwe microfilmprojecten geen hoogcontrast films meer gemaakt worden RF = Reductiefactor, Keuze uit:

> 8 t/m 21 AL = Aantal lassen, Keuze uit:

> 0 t/m 6 (Alleen cijfers) OPM = Opmerkingen DCM = Datum controle Metamorfoze,

> Maand plus jaar. Bijvoorbeeld: 08 – 2004. MB = Methylene-blue test,

N.B. vetgedrukte teksten moeten altijd worden ingevuld.


bijl age 15

Checklist eindverantwoording

checklist eindverantwoording (in te vullen door bureau metamorfoze)

Collectie: Filmnummers (van - tot): Instelling: Datum:

onderdeel Verfilming

Technische controle moederfilms: Welke films: Inhoudelijke kwaliteitscontrole (door instelling): Filmjournaals geleverd (aan kwaliteitsmanager en aan instelling): Moederfilms opgeslagen: Duplicaten opgeslagen bij instelling: Gebruikerskopieën beschikbaar: Catalogisering

Originelen gecatalogiseerd (drukwerk ook in GGC): Originelen geblokkeerd voor gebruik: Gebruikerskopieën gecatalogiseerd: Kwaliteitscontrole beschrijvingen: Microfilmtitels (drukwerk) naar EROMM: Verpakking en opslag

Originelen zuurvrij verpakt: Geklimatiseerde opslag: Controle ter plaatse: Eindrapportage

Inhoudelijk verslag OK: Is instelling BTW-plichtig: Financieel verslag OK:


Datum:

metamorfoze R nationaal programma voor het behoud van het papieren erfgoed

Recommend Documents