Menggunakan dasar baseline untuk menetapkan rencana dan tujuan jangka pendek dan jangka panjang untuk perbaikan

KUTIP AN Manajemen Percetakan dan Dokumen MaturityScape IDC: Sebuah Kerangka Acuan untuk Mengoptimalkan Sarana Pencetakan dan Pencitraan Anda Holly Muscolino

Angèle Boyd

Global Headquarters: 5 Speen Street

Framingham, MA 01701 USA

P.508.872.8200

F.508.935.4015 www.idc.com

DALAM KUTIPAN INI Isi dari kutipan ini diambil dari IDC MaturityScape: Print and Document Management, oleh Holly Muscolino dan Angèle Boyd, IDC Doc #241441, Juni 2013.

RINGKAS AN Organisasi-organisasi sekarang ini terus mencari cara untuk melakukan efisiensi secara operasional dan menghemat biaya. Organisasi yang cerdas juga mencari kesempatan untuk mendorong pertumbuhan pendapatan. Hal ini menjadi penggerak bagi organisasi untuk mengembangkan atau mengumpulkan berbagai kompetensi baru yang berhubungan dengan percetakan serta alur kerja dan infrastruktur dokumen elektronik sebagai aplikasi berbasis komputasi awan, perangkat mobile, dan peningkatan sosialisasi pada aplikasi-aplikasi bisnis, dimana berbagai kompetensi ini berkontribusi terhadap perubahan yang cepat dalam kebutuhan untuk percetakan dan hasil akhir. Arsitektur perangkat, manajemen percetakan, manajemen konten, dan layanan cetak mobil serta penawaran pemindaian sedang berkembang saat ini. Teknologi-teknologi ini memungkinkan sebuah organisasi untuk melangkah lebih jauh lagi dalam mengoptimalkan infrastruktur percetakannya, ke arah perampingan dan pengoptimalan proses bisnis untuk manfaat bisnis yang lebih nyata. Manajemen Percetakan dan Dokumen MaturityScape IDC (IDC's Print and Document Management [PDM] MaturityScape) menyediakan sebuah kerangka acuan untuk mendukung organisasi dalam mengoptimalkan infrastruktur pencitraan dan percetakan serta proses bisnis berbasis dokumen intensif. Upaya ini dapat dilembagakan secara internal, walaupun rekomendasi IDC adalah untuk alih daya penyedia jasa pihak ketiga yang memiliki teknologi serta keahlian PDM. Mitra alih daya memberikan nilai yang berkelanjutan dalam bentuk efisiensi tambahan, penghematan biaya, kesempatan untuk pertumbuhan dan inovasi. Model MatuityScape ini memungkinkan organisasi untuk:  Menilai kematangan manajemen percetakan dan dokumen  Mengungkap kesenjangan kematangan di seluruh unit bisnis  Menggunakan dasar baseline untuk menetapkan rencana dan tujuan jangka pendek dan jangka panjang untuk perbaikan.  Mengutamakan keterlibatan layanan dokumen dan percetakan yang dikelola dan/atau manajemen teknologi, staf, dan keputusan investasi lainnya untuk dokumen dan percetakan

Filing Information: July 2014, IDC #241441E, Volume: 1 BuyerPulse Analysis: Managed Print and Document Services: Industry Developments and Models

 Evaluasi terhadap penyedia layanan dan penawaran dokumen dan percetakan yang dikelola.

Manajemen Percetakan dan Dokumen MaturityScape IDC (IDC's Print and Document Management [PDM] MaturityScape) mengidentifikasi lima tahap kematangan, hasil, dan tindakan yang memungkinkan sebuah organisasi untuk memaksimalkan manfaat dari pendekatan PDMnya. Tabel 1 merangkum karakteristik kunci, tujuan, dan hasil dari lima tahap tersebut.

TABEL 1 Manajemen Percetakan dan Dokumen MaturityScape IDC ( IDC's Print and Document Management MaturityScape ): Ikhtisar Tahapan Kematangan

Karakteristik utama

Ad Hoc

Oportunis

Berulang

Dikelola

Dioptimalkan

 Manajemen percetakan yang terfragmentasi

 Jumlah halaman dan perangkat dilacak

 Tanggung jawab terbagi kepada bagian pembelian, IT dan lini bisnis

 Terpusat, inisiatif melibatkan beberapa grup

 Perangkat dioptimalkan dengan mempertimba ngkan kebutuhan dan alur kerja pengguna serta kemampuan perangkat

 Pengelolaan percetakan dan dokumen melibatkan seluruh perusahaan

 Rekayasa ulang dan transformasi lini bisnis dan/atau alur kerja dokumentasi intensif yang vertikal

 Ad hoc, inisiatif tersendiri  Tidak ada dasar pembelanjaan  Usaha individu atau kelompok kecil

 Mengimplemen tasi teknologi pemantauan perangkat  Pemeliharaan yang proaktif  Pembentukan dasar pembelanjaan

 Struktur tata kelola dan/atau pelaksanaan manajemen perubahan  Analisis berkelanjutan untuk perbaikan proses

 Termasuk dari rumah, jarak jauh, kantor cabang, tenaga kerja mobile dan pekerja luar kota  Dukungan untuk perangkat mobile  Bisa termasuk fasilitas produksi terpusat dan/atau pembelian percetakan eksternal

 Cara baru dalam melibatkan pemangku kepentingan  Integrasi yang lebih kuat dengan sistem perusahaan

 Rencana baru untuk mengubah alur kerja berbasis kertas ke alur kerja digital Tujuan

2

 Operasi bisnis yang fundamental

 Meningkatkan kendali dan visibilitas

#241441E

 Penghematan biaya yang lebih besar, efisiensi, dan produktifitas

 Pengawasan dan kendali holistik kepada percetakan/ dokumen

 Mendukung tujuan bisnis strategis

©2014 IDC

TABEL 1 Manajemen Percetakan dan Dokumen MaturityScape IDC ( IDC's Print and Document Management MaturityScape ): Ikhtisar Tahapan Kematangan

Hasil

Ad Hoc

Oportunis

Berulang

Dikelola

Dioptimalkan

 Teknologi yang mendukung bisnis

 Peningkatan visibilitas serta kendali dan pengawasan

 Manfaat menyebar ke seluruh perusahaan

 Keunggulan kompetitif yang berlanjut

 Nilai pengetahuan baru berkaitan dengan proyek pilot/lokal

 Nilai pengetahuan berkembang, nilai kesempatan bisnis semakin terlihat

 Penghematan biaya yang berlanjut, tujuan keamanan terpenuhi  Realisasi dari nilai bisnis

 Batas diperluas diluar pagar perusahaan

 Realisasi dari nilai bisnis yang sebelumnya tidak tercapai

Sumber: IDC, 2013

Langkah-langkah untuk Kematangan Manajemen Percetakan dan Dokumen Pada setiap tahap dalam model kematangan PDM, organisasi harus terus melakukan evaluasi terhadap empat langkah utama, setiap langkah ini berkontribusi kepada kemampuan untuk maju ke tahap yang lebih tinggi dalam tingkat kematangan PDM. Manajemen percetakan dan dokumen yang sukses bergantung pada strategi multipronged yang bukan hanya menghitung teknologi perangkat keras dan piranti lunak saja, namun juga inisiatif manajemen, budaya perusahaan, dan sistem serta proses bisnis dan IT. PDM MaturityScape IDC mendefiniskan empat langkah penting untuk dinilai pada setiap tahapan kematangan:  Maksud: Atribut seperti strategi, permodalan, dan biaya operasional, ukuran kinerja, sponsorship, dan pembenaran program.  Teknologi: Atribut seperti kecanggihan, integrasi, dan kesejajaran dengan tujuan.  Orang: Atribut seperti tata kelola dan pengelolaan bisnis, begitu juga dengan struktur organisasi, kepemimpinan, pelatihan dan kesiapan budaya.  Proses: Atribut seperti pengumpulan data, analisa data, penyebaran dan penggunaan informasi, serta pembuatan keputusan. Tabel 2 menjelaskan langkah-langkah ini dengan rinci.

©2014 IDC

#241441E

3

TABEL 2 Manajemen Percetakan dan Dokumen MaturityScape IDC ( IDC's Print and Document Management MaturityScape ): Ikhtisar Langkah-Langkah sesuai Tahapan

Maksud (strategi, sponsorship, justifikasi)

Ad Hoc

Oportunis

Berulang

Dikelola

Dioptimalkan

 Tidak adanya strategi terpadu

 Pengakuan atas kebutuhan visibilitas, kendali dan pengurangan biaya

 Strategi dan anggaran ada pada level depatemen, unit bisnis, di tempat, dan/atau pada level divisi

 Strategi dan anggaran ditetapkan di seluruh perusahaan

 Pengakuan atas kesempatan untuk mengoptmalkan proses bisnis utama lebih jauh

 Proyek yang tidak memiliki anggaran, hanya berdasarkan upaya perseorangan  Kasus bisnis tidak terdefinisikan

 Inisiatif teranggarkan di departemen, unit bisnis, di tempat, dan/atau pada level divisi  Inisiatif manajemen penyedia  Tidak ada mandat yang diambil oleh manajemen level tinggi

4

 Tujuan spesifik untuk pengurangan biaya dicanangkan  Tujuan yang berhubungan dengan keamanan dan keberlanjutan juga dinyatakan

 Dijamin oleh dukungan dari manajemen tingkat atas  Metode dan alat pengukuran yang berlaku di seluruh perusahaan.

 Proses untuk pembangunan kasus bisnis, dan pengukuran imbal balik hasil

 Mandat yang diambil oleh manajemen mendukung tata kelola / mengubah inisiatif manajemen

#241441E

©2014 IDC

TABEL 2 Manajemen Percetakan dan Dokumen MaturityScape IDC ( IDC's Print and Document Management MaturityScape ): Ikhtisar Langkah-Langkah sesuai Tahapan

Teknologi (adopsi, kinerja, fungsionalitas )

Ad Hoc

Oportunis

Berulang

Dikelola

Dioptimalkan

 Teknologi manajemen cetak yang terbatas atau terlalu umum untuk menyediakan kinerja yang sesuai

 Piranti lunak dipasang untuk melacak dan melaporkan penggunaan perangkat

 Pengkajian teknologi yang terperinci dengan mempertimban gkan kebutuhan pengguna akhir begitupun dengan perangkat

 Teknologi diadaptasi secara luas untuk pelacakan/ pengendalian jarak jauh

 Berbagai macam teknologi yang sesuai dengan keinginan (fitfor-purpose) yang terpasang dan diadopsi dengan baik

 Adopsi teknologi berdasarkan kebutuhan perorangan, dengan sedikit atau tidak ada strategi sama sekali  Banyak merek perangkat output  Rasio pengguna terhadap perangkat rendah  Banyak perangkat komputer dengan pengguna tunggal

Orang (Tata kelola, budaya, struktur organisasi)

 Aturan bisnis yang tidak terkoordinir secara menyeluruh di setiap unit bisnis  Kurangnya ketertarikan dan dukungan

©2014 IDC

 Piranti lunak bisa terdapat pemicu untuk penggantian kembali baik layanan dan/atau penyedianya  Kemampuan untuk dukungan dasar bagi percetakan / duplikasi/ faks /pemindaian  Pengurangan dalam merek HW dan perangkat dengan pengguna tunggal dengan cara “brute force” daripada dengan analisa dan desain  Dukungan manajemen bagian tengah untuk manajemen percetakan  Aturan bisnis yang terbatas  Tidak ada perubahan

 Optimalisasi perangkat lebih lanjut berdasarkan analisa data  Analisa metrik untuk perbaikan yang berkelanjutan  Piranti sejalan dengan aturan bisnis dan tujuan kontrak

 Peralatan dipasang untuk mendukung akses dan pelacakan secara mobile  Follow me printing  Terdapat beberapa pilihan untuk “pindai ke” (“scan to”)

 Piranti lunak dan perangkat keras dioptimalkan, serta otomasi tingkat tinggi yang hadir untuk proses vertical dan lini bisnis tertentu  Integrasi yang lebih ketat dengan aplikasi perusahaan

 Otentikasi karyawan dibutuhkan pada hampir semua perangkat  Pull printing  Terbatasnya pilihan “pindai ke” (“scan to”)  Tujuan manajemen percetakan tercanang dengan baik  Kebijakan percetakan dan aturan bisnis sudah terbangun

#241441E

 Aturan bisnis diperluas ke seluruh perusahaan  Aturan spesifik seputar penggunaan perangkat mobile perusahaan

 Prioritas eksekutif dalam mengoptimalka n proses yang membutuhkan banyak dokumen  Sebuah grup terpusat yang memegang tanggung jawab

5

TABEL 2 Manajemen Percetakan dan Dokumen MaturityScape IDC ( IDC's Print and Document Management MaturityScape ): Ikhtisar Langkah-Langkah sesuai Tahapan Ad Hoc

Oportunis

 TI, penjualan, dan lini bisnis mengejar proyeknya masingmasing dengan kurangnya kerjasama dan kolaborasi

Dikelola

dalam program manajemen dan tata kelola

 Program manajemen dan tata kelola berubah secara resmi

atau BYOD untuk akses/output terhadap dokumen milik perusahaan

 Pelacakan data namun tidak ada analisa data atau dukungan proses pembuatan keputusan

 Strategi menjabarkan kebutuhan akan kolaborasi lintas fungsional antara IT dan berbagai grup bisnis yang berbeda

 Pelacakan dan analisa diperluas untuk para pekerja jarak jauh/ dari rumah/ dari kantor cabang

manajemen

Proses (pelacakan, analisa, pembuatan keputusan)

Berulang

 TI dan bisnis mulai untuk bekerjasama dalam mendefinisikan kebutuhan dan membiayai proyek

 Proses mapan untuk pemantauan dan keputusan proses dokumentasi serta hasil dari keputusan tersebut

 Pelacakan dan analisa diperluas untuk perangkat mobile, termasuk perangkat BYOD

 Kolaborasi, manajemen alur kerja, dan manajemen teknologi meningkatkan manajemen informasi inti dan proses analisa

Dioptimalkan utama untuk mengatur layanan percetakan dan dokumen, serta manajemen bagi penyedia layanan/produk  Proses dikategorikan dalam manajemen kinerja dan percobaan, dengan dukungan, susunan kepegawaian, teknologi, dan pembiayaan untuk masingmasing yang sesuai.  Teknik manajemen keputusan memungkinkan perbaikan proses bisnis secara terus menerus

Sumber: IDC, 2013

P ANDU AN PENTING Konsep manajemen percetakan dan dokumen bukan merupakan hal yang baru, dan banyak organisasi yang sudah melakukan inisiatif ini untuk melacak serta mengendalikan biaya percetakan serta ketidakefisienan. Hal ini benar, terutama bagi perusahaan dengan skala yang besar (1000+ karyawan) serta industri yang sangat

6

#241441E

©2014 IDC

bergantung pada dokumen, seperti layanan keuangan, layanan kesehatan, dan pendidikan. Akan tetapi, IDC menemukan bahwa paling banyak organisasi yang saat ini masih berada pada tahapan awal dari kematangan PDM, banyak diantaranya berada di tingkat 2 (oportunis) atau tingkat 3 (berulang), dan ada juga dengan persentase yang kecil berada di tingkat 4 atau 5. Ada beberapa alasan untuk hal ini:  Inisiatif manajemen percetakan selama ini difokuskan pada perangkat hardcopy, dan organisasi serta penyedia layanan saat ini baru menyadari pentingnya alur kerja dan elemen manusia. Teknologi manajemen percetakan dan metodologi terbaru saat ini menganalisa alur kerja bisnis dan data tingkah laku pengguna.  Semakin bertambahnya mobilitas para pekerja serta semakin bertumbuhnya penggunaan telepon pintar dan tablet, hal ini mengubah bagaimana dan darimana pengguna membuat, mengakses, dan menghasilkan dokumen. Departemen TI saat ini berjuang dalam mengendalikan dan mengatur, serta mengamankan paradigma baru dari para pekerja, dan mendorong urgensi untuk bermigrasi ke tingkat yang lebih tinggi dalam tahapan kematangan PDM.  Saat kontrak layanan percetakan yang terkelola sudah melalui siklus pembaruan yang kedua atau ketiga, organisasi mulai mencari penyedia layanan yang menawarkan nilai tambah melebihi infrastruktur perangkat hardcopy. IDC menyediakan panduan berikut ini bagi organisasi dalam memanfaatkan model kematangan PDM:  Sekarang: Menilai keadaan kematangan manajemen dokumen dan percetakan saat ini, baik dari sisi inisiatif internal maupun kontrak layanan percetakan yang dikelola. Memahami struktur dan/atau tata kelola PDM apa yang digunakan dan ditegakkan. Metrik-metrik kunci termasuk diantaranya adalah pengeluaran per karyawan, rasio karyawan-ke-perangkat hardcopy, dan volume relatif dari hasil warna dibandingkan hasil hitam putih. Inisiatif ini harus memasukkan juga TI dan pembelian, begitu juga dengan berbagai lini bisnis.  Siklus anggaran belanja selanjutnya dan untuk satu hingga dua tahun depan: Mengembangkan rencana konsolidasi infrastruktur manajemen percetakan dan dokumen dibawah satu kerangka acuan yang seragam. Rencananya harus termasuk sebuah strategi untuk membawa seluruh organisasi kepada satu tahap kematangan PDM yang sama. Secara ideal, hal ini setidaknya mengacu pada tingkat “berulang” dari kematangan PDM, sebuah fondasi ideal untuk menuju tingkat kematangan yang lebih tinggi.  Tiga hingga lima tahun: Tinjau kembali kemajuan organisasi Anda. Pastikan bahwa organisasi masih berfungsi dan berjalan pada tahapan kematangan yang sudah ditentukan sebelumnya. Perbarui asumsi agar bisa sinkron dengan kemajuan teknologi. Bangunlah sebuah roadmap untuk mendorong organisasi pada level kematangan yang “dioptimalkan”.

Nilai Tambah dari Alih daya Cara yang paling efektif bagi perusahaan untuk melakukan evaluasi dari kematangan percetakan dan dokumen yang ada saat ini dan berkembang ke tahapan yang lebih

©2014 IDC

#241441E

7

tinggi lagi dalam tingkat kematangan adalah melakukan kerjasama/partnership dengan penyedia layanan jasa percetakan yang terkelola. Alih daya memungkinkan akses kepada teknologi yang canggih, dan keahlian domain PDM yang mungkin tidak berada di dalam perusahaan atau organisasi Anda. Alih daya juga mengurangi biaya administrasi yang disebabkan oleh menjaga dan mengendalikan beberapa penyedia layanan sekaligus. Sebuah provider MPS akan:  Mengevaluasi kondisi saat ini: Mereka memasang teknologi canggih untuk mengukur penggunaan perangkat hardcopy terhadap waktu dalam tingkat yang sangat terperinci, juga menilai biaya terhadap total biaya dari data kepemilikan dari perangkat terbaru. Mereka menggunakan keahlian domain dalam dokumen untuk melakukan survey di tempat dan survey untuk pengguna akhir secara efektif.  Merancang kondisi di masa depan: Berbagai peralatan digunakan untuk membuat beragam skenario akan kondisi di masa depan. Penyedia layanan jasa yang berpengalaman akan memilih rancangan yang paling sesuai berdasarkan tujuan organisasi dengan rencana untuk pemasangan dan implementasi.  Membangun dan mengimplementasi sebuah roadmap bagi pertumbuhan PDM: Para penyedia jasa membangun sebuah roadmap dengan masukan dari perusahaan untuk mencapai level kematangan dokumen dan percetakan yang lebih tinggi, dan mampu untuk mengimplementasi teknologi, manusia, dan proses.

Pemberitahuan Hak Cipta Publikasi eksternal dari IDC Information dan Data — Setiap informasi IDC yang akan digunakan dalam iklan, berita pers, atau materi promosi lainnya membutuhkan pers izin terlebih dahulu dari IDC Vice President atau Country Managers. Rancangan dokumen yang diajukan harus menyertai permohonan tersebut. IDC berhak untuk tidak memberikan persetujuan penggunaan eksternal dengan alasan apapun. Hak Cipta IDC 2014. Reproduksi tanpa izin tertulis sepenuhnya dilarang.

8

#241441E

©2014 IDC