MENGENAL SISTEM KEARSIPAN DI TIM PENGGERAK PKK Oleh Rusidi, Arsiparis Madya BPAD DIY.
Beberapa waktu yang lalu, saya diminta untuk menjadi narasumber di Kantor Tim Penggerak PKK di DIY. Saya diminta untuk menyampaikan materi tentang Pengarsipan Yang Baik. Banyak pengetahuan yang saya peroleh selain pengelolaan arsip juga tentang seluk -
beluk organisasi
TP PKK. Sengaja saya tulis dengan harapan dapat memberi manfaat kepada para pembaca khususnya arsiparis dimanapun berada karena organisasi TP PKK tidak hanya berada di Daerah Provinsi
tetapi juga
di tingkat Kabupaten/Kota, Kecamatan, Desa, Dasawisma, dan pastinya juga di tingkat Pusat.
1
Tim Penggerak Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga (TP PKK) Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia yang diterbitkan oleh Balai Pustaka
tahun
1996,
yang
dimaksud
organisasi
adalah
Kesatuan
(susunan dan sebagainya) yang terdiri atas bagian-bagian (orang dan sebagainya) dalam perkumpulan dan sebagainya untuk tujuan tertentu, atau kelompok kerja sama antara orang – orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama. Kemudian menurut Sentot Imam Wahjono dalam bukunya Perilaku Organisasi mendifinisikan organisasi adalah wadah
yang
memungkinkan
masyarakat
dapat
meraih
hasil
yang
sebelumnya tidak dapat dicapai secara individu.
Tim Penggerak PKK
merupakan sebuah organisasi yang dibentuk dari
tingkat pusat sampai tingkat desa. Organisasi tersebut berada dibawah Kementerian yaitu Menteri Dalam Negeri yang secara otomatis
sebagai
ketua dewan penyantun. Selain Kementerian Dalam Negeri, Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak, dan
Kepala BKKBN
juga sebagai anggota dewan penyantun ditambah dari
lembaga terkait
lainnya.
Ketua
Tim
Penggerak
Pemberdayaan
dan
Kesejahteraan
Keluarga (TP PKK) pusat secara otomatis istri Mendagri, dan di daerah secara
otomatis
dijabat
oleh
istri
pimpinan
Kepala
Daerah
yaitu
Gubernur, Bupati/Walikota, Camat, dan Kepala desa. Tim Penggerak PKK memiliki prinsip universal dan independen, lebih menekankan pada pemberdayaan dan partisifasi masyarakat.
Susunan Keanggotaan TP PKK secara umum meliputi ; Ketua Dewan Penyantun,
Ketua,
para
Wakil
Ketua,
Sekretaris
dan
para
Wakil
2
Sekretaris, Bendahara dan para wakil Bandahara, Kelompok Kerja (POKJA) I, II, III, IV. Selain POKJA dapat juga dibentuk POKSUS yaitu Kelompok Khusus sesuai keperluan. Selanjutnya Sekretariat TP PKK terdiri
atas
;
bertanggungjawab
Sekretaris
dan
terhadap
para
Wakil
tugas-tugas
Sekretaris ;
yang
Ketatausahaan,
Pengorganisasian, Perencanaan, Binda dan SPEM, Humas dan Kerjasama Antar Lembaga, Urusan Rumah Tangga, dan Tata Usaha kantor.
Pembentukan PKK diawali dengan adanya Surat Kawat Menteri Dalam Negeri Nomor SUS.3/6/12 tanggal 27 Desember 1972 kepada Gubernur Jawa Tengah dan ditembuskan kepada Gubernur seluruh Indonesia tentang Perubahan Nama Pendidikan Kesejahteraan Keluarga menjadi Pembinaan Kesejahteraan Keluarga. Selanjutnya pada tanggal 4 Maret 1982 dilaksanakan Rekernas I PKK di Hotel Jakarta. Oleh karenanya tanggal 4 Maret ditetapkan sebagai Hari Kesatuan Gerakan PKK.
Tim Pengerak PKK memiliki tujuan yang mulia yaitu
turut serta dalam
pembangunan nasional melalui gerakan nasional yang pengelolaannya dari oleh dan untuk masyarakat guna mewujudkan keluarga yang sejahtera yang beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berakhlak kesetaraan
mulia,
berbudi
luhur,
sehat,
mandiri,
berkeadilan
maju,
gender serta kesadaran hukum dan lingkungan.
Gerakan PKK memiliki visi Terwujudnya keluarga yang beriman dan bertagwa kepada Tuhan Yang Esa, beraakhlak mulia dan berbudi luhur, sehat sejahtera, maju – mandiri, kesetaraan dan keadilan gender serta
3
kesadaran hukum dan lingkungan. Sedangkan misi garakan PKK meliputi 1. Meningkatkan mental spiritual, perilaku hidup dengan menghayati dan mengamalkan
pancasila
serta
meningkatkan
pelaksanaan
hak
dan
kewajiban sesuai dengan hak asasi manusia, demokrasi, meningkaatkan kesetiakawanan
sosial dan
kegotong royongan serta
pembentukan
watak bangsa yang selaras, serasi, dan seimbang. 2. Meningatkan pendidikan
dan
mencerdaskan
ketrampilan
kehidupan
yang
bangsa
diperlukan,
serta
dalam
pendapatan
upaya
keluarga.
3.
Meningkatkan kualitas dan kuantitas pangan keluarga, serta upaya peningkatan pekarangan melalui Halaman Asri, Teratur, Indah, dan Nyaman (HATINYA) PKK, sandang dan perumahan serta tata laksana rumah
tangga
kelestarian
yang
sehat.
4.
Meningkatkan
lingkungan
hidup
serta
membiasakan
derajat
kesehatan,
hidup
berencana
dalam semua aspek kehidupan dan perencanaan ekonomi keluarga dengan membiasakan menabung, 5. Meningkatkan pengelolaan Gerakan PKK baik kegiatan pengorganisasian maupun pelaksanaan programprogramnya yang disesuaikan dengan situasi dan kondisi masyarakat setempat.
Tim Penggerak PKK setiap 5 tahun sekali menyelenggarakan Rakernas untuk menyusun Rencana/Program Kerja selama Lima Tahun. Program PKK adalah 10 Program PKK yang meliputi : 1. Penghayatan dan Pengamalan Pancasila 2. Gotong Royong 3. Pangan 4. Sandang
4
5. Perumahan dan Tata Laksana Rumah Tangga 6. Pendidikan dan Ketrampilan 7. Kesehatan 8. Pengembangan Kehidupan Berkoperasi 9. Kelestarian Lingkungan Hidup 10. Perencanaan Kesehatan
Pengelolan Arsip di TP PKK. Pengelolaan Keputusan tanggal
arsip
di
lingkungan
TP
PKK
dilaksankan
berdasarkan
Ketua Umum TP PKK Nomor : 04/KEP/PKK PST/VII/2010
30
Juli
2010
tentang
Hasil
Rakernas
VII
PKK
Bidang
Administrasi PKK. Dalam Keputusan tersebut diatur tentang beberapa hal antara lain : 1. Tata cara pembuatan surat Tata
cara
pembuatan
surat
dalam
Undang-Undang
Kearsipan
Nomor 43 Tahun 2009 termasuk sub kegiatan penciptaan arsip. Dalam Keputusan tersebut diatur beberapa hal antara lain tentang siapa yanag harus membuat konsep surat, siapa yang paraf dan dimana
posisi
paraf,
siapa
yang
yang
bertanda
tangan
,
bagaimana penomorannya., dll.
Jenis atau macam surat yang dibuat meliputi : a. Surat Keputusan b. Surat Kuasa c.
Surat Keterangan
d. Surat Biasa
5
2.
e.
Surat Edaran
f.
Surat Pengumuman
g.
Surat undangan
h.
Surat Pengantar
i.
Surat Tugas Piagam/Penghargaan
j.
Lembar Disposisi
Pengendalian (pendistribisian) Pengendalian surat di TP PKK mengeggunalakn Buku Agenda surat masukd an surat keluar. Antara buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar masing-masing tidak berdiri sendiri tetaapi menjadi
satu
buku
atau
satu
formulir.
Selain
buku
agenda,
pengendalian surat juga mengunakan lembar disposisi.
Secara garis pesar, pengendalian surat atau yang lebih dikenal dengan pengurusan surat dilaksanakan sebagai berikut : Surat masuk selanjutnya
diterima oleh petugas di sekretariat TP PKK dan dicatat dalam buku agenda dan lembar disposisi.
Setelah dicacat selanjutnya di sampaikan ke Ketua TP PKK untuk didisposisi.
Setelah
surat
didisposisi
selanjutnya
diberikan
ke
Sekretaris (sekretariat) untuk ditindaklanjuti atau diteruskan sesuai dengan dispsosisinya. 3. Penyimpanan Surat Setelah surat selesai ditindaklanjuti selanjutnya disimpan
oleh
petugas arsip di sekretariat dengan ketentuan ;
6
a. Surat yang bersifat khusus
(surat keputusan, surat kuasa, surat
tugas, laporan) disimpan berdasarkan masalah dan penomoran dan tahun dikeluarkannya naskah. b. Surat/naskah
yang
berasal
dari
TP
PKK
atau
instansi
pemerintah, LSM diatur berdasarkan bidang kegiatan dan tahun diterima atau dikeluarkan naskah tersebut. c.
Semua jenis surat/naskah disimpan dengan menggunakan odner atau map biasa dan ditulis judul tahun sesuai masalah atau nomor kode yang sesuai dengan isinya
Apabila dilihat dari susunan nomor surat, Tim Penggerak PKK belum memiliki kode klasifikasi. Nomor surat terdiri dari ; Nomor Urut/ SKR (untuk surat yang isinya bersifat umum)/PKK (sesuai dengan jenjang TP PKK)/Bulan/Tahun. Untuk surat yang isinya menyangkut “POKJA” maka penomorannya sebagai berikut ;
Nomor Urut/
Pokja/PKK (sesuai dengan jenjang TP PKK)/Bulan/Tahun.
Selain
surat juga terdapat arsip yang berupa buku wajib PKK
sebanyak 6 buku yaitu ( buku daftar anggota TP PKK dan Kader PKK,
buku
agenda
surat
masuk/keluar,
buku
keuangan
buku
notulen, buku inventaris, buku kegiatan). Apabila diperlukan dapat menambah buku lain seperti buku tamu, .
Buku catatan di kelompok PKK dusun/lingkungan RW, RT dan kelompok
dasawisma
dusun/Lingkungan,
meliputi
Buku/catatan
(buku/catatan kelompok
PKK
kelompok rukun
PKK warga,
7
catatan
kelompok
dasawisma. tidak
perlu
PKK
rukun
tetangga,
catatan
kelompok
Setiap akhir tahun buku – buku tersebut ditutup tetapi ganti
buku
sehingga
dapat
dipakai
untuk
tahun
berikutnya.
Selain surat, dan buku, TP PKK juga memilki Sistem manajemen Informasi (SIM) PKK. Sistem ini dimaksudkan untuk mengumpulkan data dan informasi secara sistematis mengenai 10 Program Pokok PKK
yang
diharapkan
mampu
menyajikan
kembali
data
dan
informasi secara cepat, tepat, dan akurat serta menyeluruh mulai dari tingkat dasawisma, desa, kelurahan, kecamatan, kabupaten, provinsi, dan pusat. Data dimaksud dapat dimanfaatkan sebagai bahan
penyusunan
rencana
kerja,
evaluasi,
dan
tindak
lanjut
kegiatan
Dari keseluruhan arsip yang dimiliki, TP PKK membedakan arsip dalam 3 kelompok yaitu : a. Arsip dinamis, arsip yg masih digunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan
serta
penyelenggaraan
tugas
di
lingkungan TP PKK b. Arsip semi statis, arsip yanag jarang digunakan atau tidak langsung
digunakan
dalam
perencanaan,
pelaksanaan
penyelenggaraan tugas sehari-hari tetapi masih
dan
disimpan untuk
kepentingan yuridis, sejarah dll. c.
Arsip
statis
adalah
arsip
yang
digunakan
sebagai
bahan
pertanggungjawaban yurudis sejarah dan lain-lain
8
Berdasarkan keamanan arsip dibedakan antara arsip biasa dan arsip rahasia 4.
Penggunaan Penggunaan arsip harus di kantor. Arsip tidak boleh dibawa pulang. Apabila sangat diperlukan, peminjaman arsip harus seijin Sekretaris Umum/Sekretaris. Arsip asli tetap harus berada di sekretariat, dan apabila diperlukan dapat di foto copy.
5.
Pemusnahan Kegiatan pemusnahan dilakukan pada waktu-waktu tertentu minimal 5 tahun sekali oleh suatu Tim yang dibentuk oleh ketua umum atau ketua
TP PKK dengan dibuatkan berita acara. Pemusnahan yang
menyimpang dari ketentuan tersebut hanya dapat dilakukan atas keputusan ketua umum di pusat atau ketua TP PKK.
Dari ketentuan tersebut dapat disimpulkan bahwa TP PKK belum memiliki Jadwal Retensi Arsip. Arsip dapat dimusnahkan apabila minimal sudah disimpan/berumur lima
tahun.
Dalam Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009, pemusnahan merupakan salah satu bentuk penyusutan, selain pemindahan dan penyerahan.
Penyusutan arsip
dilaksanakan berdasarkan
Jadwal
Retensi Arsip yang dibuat oleh pencipta arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
9
Penutup Berdasarkan Keputusan
Ketua Umum TP PKK Nomor : 04/KEP/PKK
PST/VII/2010, maka secara umum penyelenggaraan arsip di TP PKK sudah sesuai dengan Undang - Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009,
yang
pengendalian,
didalamnya
mengatur
penyimpanan,
dan
tentang
tata
pemusnahan.
naskah
Seandainya
dinas, ada
beberapa hal yang perlu disesuaikan adalah sesuatu yang wajar karena keptusan tersebut dikeluarkan tahun 2010 yaitu setahun setelah di tetapkan Undang
- Undang Kearsipan. Dan petunjukan
pelaksanakan Undang - Undang Kearsipan sendiri baru ditetapkan tahun 2012. Demikian, semoga tulisan ini bermanfaat. Amin.
Daftar Pustaka
Tim Penggerak PKK Pusat. 2010, Hasil Rapat Kerja Nasional VII PKK
Tahun 2010, Jakarta Undang – Undang Nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan Keputusan
Ketua Umum TP PKK Nomor : 04/KEP/PKK PST/VII/2010
tanggal 30 Juli 2010 Tentang Hasil Rakernas VII PKK Bidang
Administrasi PKK. Kamus Besar Bahasa Indonesia ; Balai Pustaka, Jakarta : 1996 Wahyono, Sentot Imam. 2010, Perilku Organisasi, Yogyakarta : Graha Ilmu.
10
