Perkembangan EO Event Organizer sudah berkembang pesat di Indonesia khususnya Jakarta dan kotakota besar lainnya, dari yang bergerak di bidang pertunjukan musik, pameran produk (mobil, komputer, handycraft), sampai wedding pun tersedia. Event Organizer sangat membantu pihak-pihak yang berminat mengadakan event seperti launching product, company gathering, anniversary, exhibitions, seminar, promosi, talkshow dan sebagainya, dari tahap persiapan sampai dengan event berjalan lancar dengan baik, artikel ini bertujuan memberikan sharing sejauh mana perkembangan Event Organizer di Indonesia khususunya Jakarta dan kota besar lainnya, kemampuan dasar apa supaya sukses menjadi EO dan memuaskan para kliennya dan apa saja yang kita akan dapatkan dengan menggeluti profesi EO. Selengkapnya paparan singkatnya sebagai berikut. Fungsi EO dalam mekanisme sebuah penyelenggaraan event-event yang mengkoordinasi, melayani, men-support kepentingan para pihak. Misalnya Trainer, Trainee, Vendor Training, transportasi dll, media massa, serta pihak-pihak terkait lainnya. Perannya sangat penting melalui peran Event Organizer, anda tidak perlu pusing untuk sebuah event karena anda harus fokus dalam melaksanakan tugas pokok anda misalnya: training, seminar, workshop, raker/rakernas dll. Pertanyaannya, mengapa belum banyak yang bergelut di profesi Event Organizer ini? Setelah ditelusuri ternyata biasanya suatu lembaga atau perusahaan bahkan seorang trainer independent kondang, sudah memiliki EO sendiri. Fungsi EO memang bisa dipercayakan pada 2 atau 4 orang saja dengan pembidangan tugas masing-masing, tidak jarang banyak pula hanya memiliki satu orang untuk menangani semua aspek pekerjaan (multi tasking). Jadi sangat jarang lembaga atau trainer kondang tersebut mensubkan lagi tugas ini ke EO, tetapi apakah era ke depan semua bisa ditangani sendiri?. Memang biasanya pihak hotel sudah siap dengan segala perlengkapan yang dibutuhkan atau pelayanan SDM, tapi benarkah sesederhana itu? Ternyata tidak. Karena bagaimanapun untuk memiliki nilai lebih bagi customer, seorang yang berprofesi sebagai EO ada prasyarat basic kemampuan yang harus dikuasai, dengan makin luasnya ruang lingkup dan kompleksitas pekerjaan yang ditangani maka kemampuan yang dibutuhkan juga semakin berkembang, misalnya networking, lobbying, negosiasi, presentasi, leadership dll. Untuk sementara ini saya ingin mengupas dulu beberapa kemampuan dasar dengan tujuan dapat menjadi referensi pembelajaran bagi rekan-rekan yang mulai berminat untuk menekuni profesi Event Organizer. Berikut beberapa kemampuan dasar sebagai Event Organizer: Kemampuan
Tuntutan Tugas
Analis
Mampu mengidentifikasi persoalan memilah dan Desain,
Situasi yang dihadapi
Segmentasi
milah fakta/informasi, mengkaji, merumuskanpeserta, dan mencari alternatif-alternatif solusi
Sistematis
pengajar, rekomendasi
Mampu menyusun alur, jadwal, serangkaianMendesain aktivitas
yang
dilakukan
secara
memilih
bersamaanpertemuan,
training,
merencanakan
jadwal
menghitung
untuk terselanggaranya sebuah event training
mundur
semua
aktivitas
untuk
terselenggaranya
training,
menyampaikan
gagasan dalam On-stage
Customer Oriented
Sensitif terhadap situasi-situasi yang menuntut Di
kelas:
AC
kurang
gerak cepat karena ada kebutuhan customerdingin, untuk segera dilayani dengan tetap bersikap habis, ramah
minuman situasi
belajar
membosankan,
meja
berantakan,
spidol
habis,
berdesis,
speaker
mic
mati,
kertas flipcard habis dll
Dinamis
Memiliki image penampilan, cara bertindak danMenjadi cara
bicara
yang
bersemangat,
cekatan, ce
ekspresif, memiliki selera humor
MC,
i
breaker,
energizer,
pemimpin
game,
leadership
situasional
dll
Up-date Knowledge/informasi
Tuntutan
untuk
background
tahu
Trainee
dan
dan
memahamiDesain,
Report,
perusahaannya, Rekomendasi
menghendaki TEO selalu harus meng-up date pengetahuan dan informasi yang menunjang kesuksesan tugas, melalui berbagai referensi (buku, brosur, internet, diskusi)
Administratif
Ini sangat penting. Karena hampir semua aspek Surat-menyurat, pekerjaan seorang EO training, selalu terkaitpendataan dengan kemampuan yang satu ini
peserta,
record
training,
perbanyakan
materi,
sertifikat, ijin kegiatan, peminjaman ruang dll
Komunikatif
Memiliki
keterampilan
public
interpersonal
communication
menyediakan
waktu
untuk
speaking,Menjadi
yang ‘gaul’,
di
kelas,
supel,memimpin mampudan
menuangkan ide pikiran dengan bahasa yang meeting mudah dipahami audience
MC
mengendus persoalan Trainee
melakukan TNA,
EVENT ORGANISER BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Event Organizer yang mendatangkan hasil bagi orang yang membutuhkan pengelolaan acara. Bisa mendatangkan keuntungan atau setidaknya menciptakan citra yang baik. Pada prinsipnyaEvent Organizer berfungsi mempermudah konsumen mewujudkan acara sesuai ide atau kebutuhannya. Dalam memilih sebuah Event Organizer ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Pertama, pastikan dulu kemampuan Event Organizer tersebut, seperti apakah Event Organizer tersebut mengenal sekali cara-cara membuat orang? terkenal, memiliki akses-akses ke tempat-tempat promosi atau kapasitas-kapasitas promosi perusahaan yang baik. Apakah punya akses ke radio, TV atau koran dengan baik. Kemudian apakah mereka punya akses yang baik ke hotelhotel atau tempat-tempat penyelenggaraan acara lainnya. Apakah mereka punya orang-orang yang berwenang dalam bidang perijinan. Kedua, lihatlah cara pendekatannya, taste / seleranya, apakah mereka bisa mewakili citra bisnis yang baik, apakah mereka berada pada level propinsi atau nasional. Banyak hal yang perlu diperhatikan karena pemilihan suatu Event Organizermempengaruhi citra perusahaan yang memakai jasanya. Untuk membangun citra, selain profesionalisme dan integritas, adalah kredibilitas, kualitas yang terbuktikan karena pemakaian berulang-ulang . B. MAKSUD DAN TUJUAN Event Organizer (EO) adalah sebuah jasa yang bertujuan untuk mempermudah orang menyelenggarakan sebuah acara agar ter-organize dengan baik dan lancar sedangkanManfaatnya dapat menambah wahana ilmu pengetahuan khususnya tentang bagaimana melihat kemampuan sebuah Event Organizer BAB II PEMBAHASAN 1. Peran Informasi dan Tekonologi Dalam Dunia Event Organizer. Peran Informasi dan Teknologi dalam dunia EO amat sangat penting, karena Informasi dan Teknologi selalu dipakai untuk menunjang bisnis ini, baik untuk manajemen maupun dalam proses membuat event. Sebagai contoh peran IT dalam membuat event sebagai berikut : a. Membuat Proposal. Proposal sebaiknya di buat semenarik mungkin, karena proposal yang menarik bisa menjadi salah satu kunci ketertarikan pihak sponsor atau klien untuk mensponsori acara kita. Untuk membuat proposal yang menarik usahakan tidak membuat proposal yang monoton atau kuno. Gunakanlah program-program penunjang seperi Power Point, Flas, Maind Map atau yang lainnya sehingga proposal yang kita buat menjadi lebih menarik. b. Presentasi. Pada saat presentasi adalah momen yang sangat penting untuk membuat calon klein percaya dan yakin untuk bekerjasama dengan EO kita, karena pada momen inilah akan terlihat apakah EO tersebut profesioanal atau hanya EO kacangan yang sekedar mengandalkan kemampuan presentasi, meskipun kemampuan presentasi yang baik juga merupakan hal yang sangat menentukan.
c. Time Table. Dalam membuat time table bisa menggunakan bermacam software, seperti Microsoft Project, Mind Map, Microsoft Excel atau yang lainnya. Yang terpenting isi dari time table tersebut harus detail, mulai dari item pekerjaan, penanggung jawab, dateline, prioritas dan perkembangan dari project. Karena hal tersebut bisa dijadikan bahan untuk di diskusikan atau di evaluasi pada saat meeting.
d. Internet. Pada era globalisasi saat ini Internet sudah menjadi suatu kebutuhan yang sangat mendasar, karena dengan internet kita bisa mencari apa yang kita butuhkan. Untuk sebuah EO sebaiknya tidak lepas dari internet, di dunia maya ini kita bisa melihat peluang-peluang yang bisa diambil, kita bisa mencari bahan-bahan untuk membuat konsep bahkan kita bisa melihat arah dari pasar dan para pesaing bisnis. Selama kita bisa memanfaatkan informasi yang ada di internet maka EO kita tidak akan ketinggalan dengan EO yang lain, dan konsep-konsep yang kita tawarkan ke klien tidak akan menjadi konsep yang monoton atau kuno. 2. Meeting a. Pengertian Meeting Meeting adalah istilah bahasa inggris yang berarti rapat, pertemuan atau persidangan. Menurut Kesrul (2004:8), Meeting Suatu pertemuan atau persidangan yang diselenggarakan oleh kelompok orang yang tergabung dalam asosiasi, perkumpulan atau perserikatan dengan tujuan mengembangkan profesionalisme, peningkatan sumber daya manusia, menggalang kerja sama anggota dan pengurus, menyebarluaskan informasi terbaru, publikasi, hubungan kemasyarakatan. b. Jenis – Jenis Meeting Investigasi Meeting Pertemuan yang dilakukan untuk melakukan wawancara atau pertemuan antara penyidik dan perwakilan Work Meeting Pertemuan yang menghasilkan sebuah produk yaitu berupa keputusan. Staff Meeting Pertemuan yang dilakukan oleh manajer dan karyawannya dalam suatu perusahaan Team Meeting Pertemuan yang dilakukan oleh rekan-rekan bekerja pada berbagai aspek dari proyek tim. Ad-Hoc Meeting Pertemuan yang disebut dengan tujuan khusus. Management Meeting Pertemuan yang dilakukan antar manajer. Board Meeting Pertemuan yang dilakukan oleh direksi dalam suatu perusahaan. One-on-one meeting Pertemuan yang dilakuakan antar individu. 3. Kiat Menyusun Acara Showbiz/ Pentas Musik a. Menyusun Acara Showbiz / Pentas Musik Outdoor / Indoor. Dalam event model ini ada beberapa hal yang bisa dipertimbangkan dalam menyusun acara, yaitu :
Event Outdoor, Biasanya ini event yang besar dan mengharapkan jumlah penonton yang relatif banyak, rata-rata lebih dari 1000 penonton Penonton dengan membeli tiket masuk atau gratis susunan acara tetaplah sama. Pada pentas outdoor, atraksi kembang api jauh bisa lebih leluasa, tetapi untuk indoor bisa-bisa justru menganggu kenyamanan penonton, sehingga untuk atraksi panggung bisa diganti alternatif lain, misalnya dengan permainan lampu. 4. Teknik Membuat Judul Dan Tema Event Dalam membuat judul atau tema event tidak perlu bertele-tele, karena yang akan membaca adalah para manajer yang akan mengambil keputusan untuk menjadi sponsor. Judul merupakan hal khusus yang perlu di perhatikan bergantung pada thema atau dengan kata lain judul adalah kalimat yang menjelaskan lebih sempit tentang thema. saat kita membuat sebuah judul, hendaknya kita terlebih dahulu memperhatikan thema yang telah kita buat agar judul yang kita tentukan berkaitan dengan tema Keterkaitan tema dan judul penting karena itu kita perlu mencermati event apa yang sedang kita buat lalu kita cocokan dengan thema kemudian kita tentukan judul yang mendukung tema tersebut. Contoh : Pada suatu event perayaan HUT RI dengan TEMA: Satu hati membangun Indonesia danJUDUL : Bergandengan tangan menuju Indonesia yang lebih baik.
5. Teknik Dan Contoh Membuat Proposal Dalam Sebuah Event Gambaran Umum Berbicara mengenai musik tidak terlepas dari keselarasan, harmonisasi dan perasaan. Musik merupakan bahasa yang global dimana musik sebagai wujud menyampaikan perasaan, situasi dan keadaan yang digambarkan secara imajinatif dengan satu keselarasan dan perekat satu kesatuan dan kebersamaan, karena musik tidak memandang perbedaan. Dalam peningkatan dan kemampuan dan penguasaan tenik dalam bermusik sudah barang tentu dibutuhkan suatu wadah atau event yang diharapkan mampu menampung dan mengembangkan bakat yang dimiliki oleh generasi muda sekaligus memacu kreativitas generasi muda kearah yang lebih positif dan bermanfaat. 6. Teknik Membuat Desain Grafik Dalam Presentasi a. Pengertian Grafik Grafik adalah merupakan visualisasi table. Table yang berupa angka angka dapat disajikan / ditampilkan ke dalam bentuk gambar. Grafik sering juga disebut sebagai diagram, bagan, mauoun chart. Pada dasarnya grafik berfungsi memberikan penjelasan kepada para pembaca grafik atau orang yang membutuhkan data. Grafik itu sendiri bisa memudahkan pembaca untuk mengetahui dan membaca data tanpa menggunakan kata - kata yang bertele-tele karena grafik menyajikan data dam bentuk angka dalam sebuah lembar kerja dalam bentuk visualisasi grafik. b. Jenis Grafik Jenis grafik, ada beberapa macam grafik diantaranya adalah Grafik batang (histogram) merupakan dipakai untuk menekankan perbedaan tingkat nilai dan beberapa aspek contohnya grafik Penyesuaian barang. Grafik garis merupakan dipakai untuk menggambarkan perkembangan / perubahan dari waktu ke waktu contohnya grafik kesehatan anak. Peta dan Denah Peta adalah penyajian visual tentang suatu wilayah dalam bentuk gambar Denah adalah penyajian visual suatu tempat / ruangan dalam bentuk gambar.
c. Kegunaan Grafik Dalam Presentasi Presentasi akan semakin menarik dan representatif apabila dilengkapi dengan berbagai objek pendukung seperti tabel, grafik, gambar, audio, atau video. 7. Segmentasi Dalam Kegiatan Event Organiser Bersamaan dengan maraknya Event Organizer (EO) di berbagai daerah, secara alamiah terjadi segmentasi EO. Ada EO yang mengkhususkan diri pada acara anak-anak, ada pula yang menjadi spesialis dalam acara pernikahan atau kegiatan korporasi. Sebenarnya segmentasi itu tidak ada gunanya kalau Event Organizer tidak dikelola dengan benar. Butuh kesungguhan dan proses waktu terlebih dahulu. Apabila akhirnya memiliki sebuah "nama" di pasaran, segmentasi pun dapat dilakukan. Berarti tidak ada masalah kalau kita kemudian ingin memasuki event - event lain ketika kita sudah punya nama karena yang dilihat nanti adalah dampak dari upayanya. Di dalam konteks bisnis yang cukup kompleks seperti sekarang ini, orang dianjurkan untuk ter-spesialisasi mungkin, se-mahir mungkin dan se-setia mungkin di bidang itu. Karena bisnis itu membutuhkan orang yang melayani dengan sungguh-sungguh di satu bidang yang sangat dikuasainya. 8. Menyusun LayOut (Tata Letak) Dalam Event 1) Gaya Tata Letak Keterangan pada buku “Pengantar Desain Komunikasi Visual“ oleh Adi Kusrianto, menceritakan dasar bangunan bidang-bidang atau blok dalam suatu halaman cetak secara umum dapat dibagi menjadi empat elemen, yaitu kepala berita (headlines), teks/naskah, gambar dan bidang kosong (bidang yang tidak berisi tiga elemen yang lain) Walaupun warna unsur yang penting tetapi tidak termasuk elemen dasar. Pengaturan keempat elemen dasar tersebut dapat mengekspresikan berbagai gaya (style) sesuai sasaran dan keinginan publik yang akan menerimanya. 2) Naskah Pada Tata Letak Artikel Naskah merupakan elemen layout yang memberikan informasi terhadap topik bacaan. Ada beberapa bagian dalam naskah, antara lain: Margin Pada Halaman Tunggal Margin Pada Dua Halaman Terbuka 3) Pendukung Elemen Naskah Dalam Layout Artikel Majalah Elemen naskah dsalam layout bisa bermanfaat dan bisa dipergunakan untuk membantu pembaca dalam menjelaskan, memahami maksud dan tujuan redaksi maupun penulisan secara rinci adalah sebagai berikut: Keterangan Penulis (Writer’s Credit/Credit Line) Kutipan/Cuplikan Tulisan (Pull Quotes/Liftouts BAB III PENUTUP Dalam bisnis Event Organizer yang terpenting adalah bukti akan kemampuan melayani orang laindaripada nama yang dibangun melalui biaya iklan. Dengan demikian berarti harus melalui proses bertahap. Konsistensi & persistent adalah kata yang tepat dalam memasarkan sebuah Event Organizer. Semoga dengan tersusunnya makalah ini dapat memberikan gambaran dan menambah wawasan kita tentang bagaimana terjun di bidang event organizer, lebih jauhnya penyusun berharap dengan memahami Event Organizer kita semua dapat memahami membangun sebuah event organizer.
