Mekkora irodára van szükségünk?
Mi számít nagy területnek és mi kicsinek? Egy inkubátorházban már az ötfıs csapat is nagynak számít, míg egy nagy irodaházban a 350 m2-es irodaterület gyakran a kisebbek közé tartozik. Cégünknek olyan megoldásra van szüksége, amely mind területben mind pedig üzemeltetésben a leghatékonyabb megoldást jelenti számunkra. Addig, amíg cégünk csak rövid távra képes tervezni, tehát az általunk vállalt irodabérleti idı nem éri el a legalább egy éves idıtartamot, érdemes instant irodában vagy inkubátorházban gondolkodni. Ezek az irodák olyan felszerelt- és szolgáltatásokkal ellátott területet jelentenek önöknek, amelyek a kezdeti viszonylag magas beruházási igényő idıszakot megkönnyítik. Amikor már biztosan tudják, hogy az irodabérleti szerzıdést minimum egy-, még inkább három- vagy öt évre alá tudják írni, elérkezett az ideje, hogy egy klasszikus irodaházba költözzenek. A klasszikus irodaházak már akár 150 m2-tıl is tudnak „A” kategóriás területet biztosítani önöknek, amennyiben erre a hosszabb bérleti idıszakra a cég kötelezettséget tud vállalni. Akár egyik, akár másik megoldást választják, az elsı lépés, hogy meghatározzák, hány fınek van szüksége irodai infrastruktúrára az önök cégénél.
2
A létszám meghatározása • Hány alkalmazottat foglalkoztat a cég? • Ebbıl hány fınek van szüksége állandó munkaállomásra? İk teszik ki a teljes irodaterület nagyobb hányadát.
• Hányan dolgoznak külsı területen? Nekik várhatóan tárgyalóteremre lesz szükségük munkaállomás helyett, esetleg egy-két mobil munkaállomást biztosíthatunk még számukra.
• Hány kollégának kell biztosítani mobil munkaállomást? İk jól meghatározható idıben dolgoznak csak az irodában, rotálódnak, tehát nincs dedikált helyük. A mobil munkaállomásokkal és a tárgyalótermekkel a nettó irodaterületet tudjuk csökkenteni, hiszen sem a külsıs, sem pedig a rotálódó alkalmazottakra nem kell dedikált helyet biztosítani.
3
Munkastílus, irodai igény Az egy munkaállomásra szánt méret várhatóan nem lesz 6 m2 alatt, a felsı értékét viszont gyakorlatilag önök határozzák meg. A minimum méretet befolyásolja a cég munkastílusa, az elızı pontban említett funkció, a választott irodaház mőszaki specifikációja és az alaprajz maga. Speciális esetekben ez az érték csökkenhet 6 m2/fı alá, ez viszont komoly gépészetet és gondos tervezést feltételez, amely esetben viszont maga az irodaház nem fog kisebb területet ajánlani, mint 500 m2.
4
Mit jelent a nettó- illetve bruttó irodaterület?
• Bruttó bérelt terület (gla = gross leaseable area): az a terület, amely után a bérlı a bérleti díjat fizeti. A bruttó bérelt terület = nettó irodaterület + közös területek • Nettó irodaterület (nla = net leaseable area): az a bérleményi terület, amelyet kizárólagosan a bérlı használ • Közös terület (common area): a szinti és a földszinti közös területek, amelyeket a bérlı nem kizárólagosan használ. A bérbeadó nem minden esetben határoz meg szinti és földszinti közös területet is, elıfordul, hogy az épületre vetítve átlagosan határoz meg egy számot és ezt alkalmazza. • Közös területi szorzó (common area ratio): a nettó irodaterület és a közös terület aránya az adott épületben. Minél alacsonyabb, annál hatékonyabb az épület, ugyanakkor arról még nem ad tájékoztatást, hogy a nettó irodaterület mennyire hatékony, vagyis maximum hány munkaállomás helyezhetı el az adott területen.
5
A cég tevékenysége • Az iroda méretet meghatározza az is, hogy milyen tevékenységre keressük. Tág terekre, esetleg bemutatószobákra is szükségünk van? Nagy lesz az ügyfélforgalmunk vagy úgynevezett „back office-ként” funkcionál a cég? • Egy raktárbázison keresünk irodát vagy az irodai tevékenység a gyártó funkciónak van alárendelve? • Ezekre a kérdésekre adott válaszok tovább finomítják, hogy hol, mekkora irodai területre van szükségünk. Nézzük, mibıl fakadnak a különbségek!
6
A cég tevékenysége 1. Klasszikus (front office) iroda - a legnagyobb területigényő funkció, reprezentatív feladatokat is betölt - a recepció, a tárgyalók, illetve az odáig vezetı közlekedı fontos szerepet kap, emiatt tágasabb, területigénye nagyobb - az egyes munkaállomásokra is nagyobb teret szánnak, általában nagyobb bútorokat használnak, kevésbé fontos minden egyes négyzetméter kihasználása
2. Kiszolgáló (back office) funkció - a hatékonyság a fı szempont - a munkaállomások sőrőségét az irodaház gépészete szabja meg - a bútorok mérete kisebb, a recepció és a tárgyalótermek elhelyezkedése alárendelt a hatékonysághoz képest
3. Kiegészítı irodai igény - valamely kereskedelmi egységhez, raktározási- , termelıi/gyártási tevékenységhez vagy szállítmányozáshoz kötött az irodai igény - ez esetben az irodai igény alárendelt a fı tevékenységhez képest, az irodai területre kevésbé rugalmas megoldások léteznek az elhelyezkedés, a mőszaki megoldások vagy a méret alapján, mint egy klasszikus irodaházban
7
Kialakítás • Az irodai terület (nettó terület) méretét nagyban befolyásolja, hogy milyen kialakítási igényeink vannak. • Más a területi és a mőszaki igénye egy teljesen nyitott és épp ezért várhatóan sokkal sőrőbb ültetéső nyitott területnek („open space”) és más a kialakítási- és méretbeli igénye egy cellás („cellular offices”), ahol sok kis csoport, vagy akár egyének is saját irodát kapnak.
„open space” - nyitott
• Nézzük meg, mit jelent ez önöknek egyik vagy másik megoldást választva! „cellular” - cellás
8
Nyitott iroda A leghatékonyabb a bruttó bérelt terület méretének szempontjából, ugyanakkor kizárólag nyitott irodai területen kevés cég dolgozik. Ideális shared service centereknek vagy call centereknek.
Rugalmasságot igényel a munkavállalók részérıl, elkötelezettséget és határozottan kommunikált politikát a cégvezetés szempontjából, ugyanakkor megfelelı mőszaki hátteret az irodaháztól. Amennyiben ezek a tényezık megfelelıek, úgy a cég akár 20%-ot is megtakaríthat az irodája területén a teljesen cellás elrendezéshez képest, amely már egy három éves bérleti idıtartamot is figyelembe véve jelentıs költségmegtakarítást jelent.
9
Cellás iroda Jellemzıen a cellás kialakítás igényli a legnagyobb területet.
Sok esetben a nagy ügyfélforgalmú cégek; ügyvédi-, építész- és könyvelı irodák választják a cellás irodakialakítást.
A legkisebb egyszemélyes irodák 10 – 15 m2-esek az irodaház adottságaitól és a cég munkastílusától függıen. A cellás irodák számának növekedésével a közlekedı- és holt terek is nınek, tovább növelve ezzel a bruttó bérelhetı irodai területet.
10
Irodaház kiválasztása Már tudjuk, hogy hány kollégának kell állandó munkahelyet biztosítanunk, hány mobil munkaállomásra van szükségünk és hány tárgyalóteremre.
A cég tevékenysége meghatározza, hogy klasszikus- vagy háttérirodára van-e szükségünk és tudjuk azt is, hogy mennyire lehet az irodai terület nyitott vagy cellás elrendezéső. Ezek alapján könnyedén meghatározhatjuk a szükséges irodai terület, például az officefinder.hu weboldal irodaterület-kalkulátorának segítségével.
Az officefinder.hu pontos listát ad arról, hogy Budapesten az így meghatározott méretben mely irodaházak tudnak irodabérletet ajánlani önöknek. A szőrıfeltételek által behatárolt listából a megfelelı irodaházakat kiválogatni várhatóan már szakember segítésével fogják, forduljanak bizalommal tanácsadóinkhoz – ık professzionális tanácsadással segítik majd az önök munkáját, hogy a keresett mérethez és egyéb paraméterekhez leginkább passzoló irodaházat megtalálják.
Az officefinder.hu oldal használata regisztrációhoz kötött és ingyenes. Az officefinder.hu és a Jones Lang LaSalle tanácsadói segítségével Ön költségek és elkötelezettség nélkül veheti igénybe szakértık segítségét.
11
Irodaház kiválasztása
12
Egyéb költségmegtakarítási módok Mibıl áll össze az irodabérlet költsége? 1.
Bérleti díj: Bruttó terület x
EUR/m2/hó
2.
Üzemeltetési költség: Bruttó terület x EUR/m2/hó
3.
Raktárak, parkolók bérleti költsége
Mi csökkentheti a kiadásainkat? 1.
Bérleti díj-mentes idıszak: bérleti ösztönzı, melyet szerzıdésben vállal a bérbeadó, általában évente 1 hónap
2.
Kialakítási hozzájárulás: négyzetméterenként számítandó, azt mutatja, hogy az irodai terület végsı kialakításának költségeibıl mennyit fedez a bérbeadó a standard kialakítás költségein felül
3.
Egyéb bérbeadói hozzájárulás (költözési költség fedezése, kábelezési költség fedezése, stb.)
4.
Környezettudatos megoldások az irodaházban (alacsonyabb közös költség, takarékos energiafogyasztás)
5.
Távmunka: kevesebb fix munkaállomás, több mobil munkahely
13
Lóska Erika Iroda- és ipari ingatlan bérbeadási vezetı Jones Lang LaSalle
1051 Budapest Széchenyi István tér 7-8. Tel: +36 1 489 0202 Fax: +36 1 489 0203 www.jll.hu www.officefinder.hu
