MEKANISME PENGENDALIAN PROGRAM MARGINAL FISHING COMMUNITY DEVELOPMENT PILOT (MFCDP) Oleh : Dr. Ir. Enan M. Adiwilaga, MSc
National Management Consultant
Mekanisme pengendalian
program MFCDP
mencakup aspek monitoring,
pengelolaan kepedulian masyarakat, dokumentasi dan evaluasi yang dilakukan secara pararel, terjadwal dan terus menerus. I.
Monitoring Monitoring merupakan proses yang dilakukan terus menerus sepanjang siklus
program mulai dari persiapan, pelaksanaan dan pelestarian. Monitoring berperan penting dalam mencapai keberhasilan program karena: 1. Membantu pelaksana program MFCDP
(pusat dan daerah)
mengetahui
kemajuan dan perkembangan dalam pencapaian program. 2. Sebagai alat manajemen untuk menggali dan memberi informasi kepada pengambil keputusan 3. Alat dokumenter pelaksanaan program Aspek yang dibahas dalam monitoring: (a) Agenda Fokus dalam monitoring adalah aspek pelaksanaan yang mencakup; sosialisasi, pemilihan lokasi, pendampingan, pelatihan, verifikasi proposal, penyaluran BLM dan penggunaan BLM. (b) Metode Metode yang digunakan adalah wawancara langsung kepada pengelola dan masyarakat penerima manfaat. Pelaksanaan wawancara secara kelompok atau individu baik formal maupun informal. (c) Buku Panduan Buku panduan monitoring berguna sebagai panduan kunjungan lapangan yang berisikan tahapan program, proses pelaksanaan dan implementasi. (d) Sasaran Sasaran monitoring adalah Pokja Kabupaten, F-Kab, LT-Daerah, KK, PJOK, UPK, FD, TPK dan masyarakat penerima manfaat. (e) Pelaksanaan
1
Pelaksanaan monitoring terdiri atas: o
Monitoring oleh masyarakat
o
Monitoring oleh Pelaksana program
(f) Hasil Hasil monitoring adalah teridentifikasinya perkembangan program, keberhasilan, permasalahan dan kendala serta hasil yang dicapai dalam seluruh proses program. (g) Waktu Pelaksanaan Pelaksanaan monitoring dilakukan secara rutin dan tergantung kebutuhan daerah. Di pusat dua kali sebulan, dan di daerah lebih intensif.
II.
Pengelolaan Kepedulian Masyarakat Kepedulian masyarakat merupakan indikator partisipasi masyarakat dalam pengawasan program. (a) Bentuk Kepedulian Masyarakat • Secara Langsung, yakni masyarakat menyampaikan secara lisan masalah yang dihadapi • Secara tidak langsung, masyarakat dapat menyampikan keluhan secara tidak tertulis (b) Mekanisme Penyampaian • Dapat disampaikan secara langsung atau tidak langsung kepada pengelola di daerah • Dapat disampaikan secara langsung atau tidak langsung kepada pengelola di pusat (c) Tanggapan atas Pengaduan Tanggapan
diselesaikan
secara
cepat,
benar,
transparan
dan
dapat
dipertanggungjawabkan. Tenggang waktu tanggapan dan pengaduan maksimal dua minggu. Prinsip penanganan dan pengaduan: •
Rahasia
•
Berjenjang
•
Transparansi dan partisipatif
•
Proporsional
•
Obyektif
2
(d) Mekanisme Tanggapan Pengaduan Tahapan penanganan keluhan dan persoalan masuarakat : •
Registrasi dan dokumentasi. Hal-hal yang perlu dicatat adalah nomor arsip, nomor surat (jika ada), tanggal pengiriman dan penerimaan, asal pengiriman (identitas pengirim), pelaku, isi keluhan/pengaduan dan masalah
•
Pengelompokan dan distribusi
•
Uji Silang dan analisis
•
Tindak turun tangan
•
Pemantauan dan investigasi lanjutan
•
Penyelesaian masalah
•
Umpan balik
(e) Peran Pelaksana Program dalam Penanganan Masalah (1) Fasilitator Desa (FD) Salah satu tugas penting FD, yaitu memfasilitasi masyarakat dalam penanganan permasalahan yang terjadi di desanya. Setiap ada permasalahan dan tindak lanjut penanganan yang telah dilakukan oleh FD agar dilaporkan kepada Koordinator Kawasan (KK). (2) Peran KK Tugas penting KK dalam setiap penanganan permasalahan, yaitu ; (i)
Melakukananalisa pemecahan masalah sampai strategi tindakan yang harus dilakukan.
(ii)
Berkoordinasi dengan F-Kab, dan bekerjasama dengan lembaga-lembaga masyarakat seperti: lembaga advokasi hukum, Lembaga Lokal yang bergerak di bidang korupsi atau bidang pemberdayaan masyarakat dalam rangka pemecahan masalah yang tidak terselesaikan di tingkat desa.
(iii)
Membuat rekomendasi dan rencana strategi penanganan yang terukur dan dapat dilakukan oleh FD.
(iv)
Memfasilitasi pertemuan masyarakat di tingkat desa maupun antar desa dalam proses penanganan permasalahan, serta mengundang elemenelemen masyarakat yang ada di wilayah kerjanya.
(v)
Bertanggung jawab penuh dalam proses penanganan permasalahan sampai dinyatakan selesai.
(vi)
Melaporkan setiap permasalahan yang muncul dan tindak lanjut penanganannya kepada jenjang di atasnya.
3
(3) Peran LT-Daerah Tugas
penting
LT-Daerah
dalam
setiap
penanganan
permasalahan,
yaitu
membantu dalam membuat strategi dan pendekatan kepada masyarakat, proses klarifikasi, uji silang, investigasi dan menyiapkan agenda pertemuan dengan pihak terkait sebagai salah satu media pemecahan masalah. (4) Peran LF-Kab (i) Membantu KK dan jajaran dibawahnya dalam membuat analisa sampai strategi tindakan penanganan, serta membantu merencanakan tindakan penyelesaian masalah secara tepat, cepat dan terukur. (ii) Berkoordinasi dengan Pokja-Kab, LT-Daerah dan TP-Nas serta menjalin hubungan dengan pihak Kejaksaan, lemabaga advokasi hukum, ataupun Lemabaga Lokal yang mempunyai interest pada korupsi atau pemberdayaan masyarakat sebagai langkah antisipasi jika permasalahan harus melibatkan lembaga-lembaga tersebut. (iii) Melakukan pemantauan terhadap langkah penanganan masalah yang telah dilakukan oleh jenjang di bawahnya. (iv) Melakukan klarifikasi, uji silang dan investigasi ke lapangan jika masalah tidak terselesaikan di tingkat kecamatan atau berlarut-larut dalam penyelesaiannya. (v) Memberikan laporan secara periodik kepada jenjang yang lebih tinggi. (vi) Bertanggung jawab penuh dala penangan masalah sampai dinyatakan selesai. (5) Peran Pokja-Kab (i) Bertanggung jawab penuh terhadap tindak lanjut penanganan masalah sampai selesai. (ii) Memberikan
teguran
kepada
jajaran
dibawahnya,
bilamana
yang
bersangkutan kurang memberikan dukungan dalam penyelesaian masalah. (iii) Mengembangkan hubungan kerjasama dengan lembaga-lembaga yang kompeten dan dapat diakses oleh jenjang di bawahnya dalam rangka penyelesaian masalah. (iv) Berkoordinasi dengan Pokja-Nas, Sekretariat Program dan TP-Nas berkenan dengan permasalahan yang krusial atau berdampak luas. (6) Peran TP-Nas (i) Mengembangkan panduan praktis penanganan masalah (ii) Memantau dan melakukan Monitoring penanganan masalah maupun keluhan dari lapangan.
4
(iii)
Mengembangkan jaringan kerjasama dan komunikasi dengan F-Kab untuk memfasilitasi pengaduan masyarakat.
(iv)
Mengkoordinasikan
dan
memfasilitasi
pertemuan
reguler
penanganan
masalah di tingkat pusat dan daerah, (v)
Melakukan uji silang dan uji petik atau investigasi khusus secara langsung terhadap pengaduan atau masalah yang serius atau menonjol,
(vi)
Menghimpun
informasi,
analisis
data/informasi,
serta
merumuskan
rekomendasi penyelesaian masalah yang serius/menonjol. (vii)
Menyiapkan laporan insidentil dan laporan bulanan penanganan masalah berdasarkan laporan bulanan dari lokasi MFCDP,
(viii)
Memantau
tindak
lanjut
penyelesaian
masalah
dan
memfasilitasi
upaya/proses hukum kasus penyimpangan dana program MFCDP. (7) Peran Pokja-Nas (i)
Membantu pengelola program tingkat pusat dan jajaran dibawahnya dalam membuat analisa sampai strategi tindakan penanganan, serta membantu merencanakan tindakan penyelesaian masalah secara tepat, cepat, dan terukur.
(ii)
Melakukan investigasi secara langsung terhadap permasalahan bersifat kursial pada wilayah kerjanya.
(iii)
Mendorong
Pokja-Kab
melakukan
koordinasi
dengan
lembaga
hukum/lemabaga yang kompeten, terutama permasalahan yang krusial atau pentimpangan dana program. (iv) III.
Membuat rekomendasi guna penyelesaian masalah. Dokumentasi
Jenis dokumentasi yang digunakan dalam penegendalian program : (a) Buku dan leaflet (b) Berita Elektronik (jsdfnelayan.or.id) Pengelola program (dalam hal ini adalah TP-Nas, F-Kab, dan LT-Daerah) akan menyusun ringkasan satu halaman mengenai perkembangan pelaksanaan kegiatan program MFCDP pada setiap tindakan dan dipublikasikan dalam media elektronik secara berkala (bulanan) dengan menggunakan website. (c) Laporan
5
Laporan perkegiatan merupakan hal yang sangat penting dalam melakukan pengendalian program yang mencakup laporan kegiatan sosialisasi, koordinasi, fasilitasi, pelatihan, verifikasi proposal, penyaluran dan yang lainnya. Laporan dapat dilakukan secara rutin mingguan maupun bulanan. Selain itu, juga terdapat laporan yang mencakup keseluruhan kegiatan. Laporan ini disusun secara triwulan (3 bulanan) maupun kwartalan (4 bulanan). (d) Hasil Rapat Hasil rapat berisi tentang waktu pelaksanaan rapat, daftar hadir, agenda rapat dan hasil rapat merupakan hal sangat penting untuk mengetahui perkembangan, masalah yang terjadi dan solusi yang diberikan dalam proses pelaksanaan program. (e) Foto Pelaksanaan Kegiatan Foto pelaksanaan kegiatan merupakan alat pengendalian program yang praktis khususnya untuk mengetahui kejadian atau aktifitas sebenarnya yang terjadi di lapangan. Dokumentasi ini sangat berguna bagi pihak yang ingin mengetahui apa yang terjadi di lapangan, tetapi tidak bisa hadir di lapangan. (f) Press Release Pengelola program diharapkan dapat proaktif terhadap pers sebagai media publikasi dan penyebaran informasi mengenai berbagai kegiatan program MFCDP. (g) Studi kasus dan Lesson Lerned F-Kab dan LT-Daerah berkewajiban menyusun berbagai studi kasus di masingmasing daerah. F-Kab dan LT-Daerah dapat menyiapkan laporan dengan kerangka pemantauan setiap bulannya sehingga menjelang akhir pelaksanaan program berbagai pengalaman tersebut dapat disarikan secara lebih tersturktur oleh TP-Nas dalam bentuk laporan Llesson Learned. IV.
Evaluasi Evaluasi dalam program MFCDP dilakukan untuk menilai hasil pelaksanaan
kegiatan yang telah dilakukan dan kinerja para pengelola program MFCDP. Hasil dari monitoring dapat dijadikan dasar dalam evaluasi pelaksanaan program di masing-masing daerah. Selain itu dapat juga dilihat dari isi laporan dengan berpegang pada rencana kriteria dan standar ditentukan. Hasil evaluasi dapat dijadikan sebagai dasar upaya perbaikan terhadap kelemahan dan mengatasi hamabatan yang terjadi
6
Mekanisme Evaluasi yang diperlukan untuk mengukur keberhasilan dalam program MFCDP adalah mekanisme sederhana yang ditujukan untuk mengetahui keberhasilan program ditahap awal. Hal ini sangat penting, mengingat program ini merupakan program Pilot Project. Tabel evaluasi keberhasilan program MFCDP. Tabel 1. Evaluasi Keberhasilan Program MFCDP No
Variabel
Kerangka Indikator Keberhasilan
1.
Pelibatan masyarakat pesisir dan nelayan
1. Keterlibatan masyarakat nelayan pada setiap tahapan 2. Mekanisme pelibatan masyarakat pada setiap kegiatan
2.
Kesesuaian dengan prinsip dan prosedur pogram MFCDP
1. Mekanisme pemilihan lokasi dan kelompok sasaran 2. Peran pendamping fasilitator pada setiap tingkatan 3. Kelengkapan institusi penunjang pada setiap tingkatan 4. Mekanisme koordinasi yang dilakukan 5. Pelaksanaan kegiatan studi, lokakarya dan pelatihan 6. Pelaksanaan pertemuan reguler forum-forum musyawarah di tingkat desa dan kawasan 7. Proses penyusunan RPKP dan RPP terpadu 8. Proses penyaluran danalokasi pengunaan dana BLM
3.
Bantuan teknis
1. Proses penyusunan dan penyebaran manual program 2. Mekanisme penyusunan data dasar yang dibutuhkan dalam program 3. Publikasi pelaksanaan program 4. Proses sosialisasi, seminar, pelatihan dan workshop 5. Mekanisme kajian dan pembelajaran 6. Proses monitoring dan evaluasi yang dilakukan 7. Dokumentasi dan pelaporan
4.
Kualitas hasil program
1. 2. 3. 4.
Penyusunan RPKP dan RPP Kajian Teknologi Tepat Guna Kajian Jaringan pasar dan investigasi Kajian kebijakan pengelolaan sumberdaya pesisir dan perikanan 5. Impelmentasi dan alokasi BLM 6. Proses dan mekanisme pendampingan 7. Mekanisme kelembagaan
******
7
