MEKANISME AUDIT MUTU ISO 9001: 2008 PADA DINAS PENDAPATAN PENGELOLA KEUANGAN DAN ASET DAERAH KABUPATEN OGAN KOMERING ILIR SYAHRI JEKI HADINATA

Syahri Jeki Hadinata

MEKANISME AUDIT MUTU ISO 9001: 2008 PADA DINAS PENDAPATAN PENGELOLA KEUANGAN DAN ASET DAERAH KABUPATEN OGAN KOMERING ILIR

SYAHRI JEKI HADINATA

Abstract

Mechanism of internal quality audits ISO 9001: 2008 at the Department of PPKAD Ogan Komering Ilir. The research objective is to analyze the mechanism of internal quality audits ISO 9001: 2008 at the Department of PPKAD Ogan Komering Ilir. This study is a qualitative research, the research approach that emphasizes the analysis on the process dededuktif and inductive inference and analysis of the dymamics of the relationship between the observed phenomena using scientific logic. This study uses a case study which will be the application of ISO 9001: 2008 through internal audit cases. Results of the study 1). Internal audit mechanism implemented by the Department of DPPKAD there include PDCA cycle, namely Plan, Do, Check and Action 2). Plan activities making of the work program and the Term of reference or tor, where Term of reference or tor of these internal audit contains the background, purpose, time of execution in accordance with the working program, audit method, the audit stage, things are audited, the work unit audited, audit executive personnel, the output of audit activities. 3). Do activities include conducting audits that contains a). Send a letter of invitation to the notice of internal audit through public to each unit of work. b). meeting with personnel who represent the working unit, and c). audit. d). Making the report on the results and recommendation.; of the internal audit hasi 4). Check activities include monitoring the implementation of recommendations from the results of the internal audit found discrepancies with the rules or standards that apply. 5). Action or evaluation activities are very important in the continuous improvement of the quality management system so that there can did well and bring enhanced customer service and management of the Department PPKAD. Keywords: mechanism, quality audits, internal


PENDAHULUAN Tuntutan masyarakat terhadap pelayanan pemerintah yang good governance menuntut pemerintahan daerah untuk memberikan kulitas yang baik terhadap pelayanan publik yang ada. Percepatan peningkatan kualitas pelayanan publik pada pemerintah kabupaten/kota memerlukan komitmen yang kuat, kreativitas, inovasi, dan terobosan dan bupati/walikota dan seluruh jajarannya dalam mengimplementasikan kebijakan di bidang pelayanan publik. Sejumlah Daerah ada yang pimpinan beserta jajarannya mempunyai komitmen yang kuat dalam upaya peningkatan kualitas pelayanan publik. Tetapi juga masih banyak daerah yang belum menunjukkan kemajuan sebagaimana diharapkan. Berdasarkan pengalaman, adanya kompetisi pada unit pelayanan merupakan salah satu faktor pendorong guna memotivasi dan meningkatkan kinerja unit pelayanan tersebut. Pelayan yang dilakukan oleh aparatur negara merupakan bentuk dari pelayanan publik. Ruang lingkup pelayanan dan jasa-jasa publik (public services) meliputi aspek kehidupan masyarakat yang sangat luas. Sebagai bagian dari sistem kenegaraan dengan konstitusi yang pekat dengan norma keadilan. Sayangnya, pelayanan publik yang menyentuh hampir setiap sudut kehidupan masyarakat tidak ditopang oleh mekanisme pengambilan keputusan yang terbuka serta proses politik yang demokratis. Karena itu tidak mengherankan jika pelayanan publik di Indonesia memiliki ciri yang kurang dapat memberikan pelayan yang prima terhadap masyarakat. Fenomena pelayanan yang kurang baik dan adanya kecenderungan ketidak efisienan dalam pelayanan masih terjadi. Hal ini menyebabkan buruknya pelayanan yang diberikan oleh instansi pemerintah daerah, salah satu bentuk ketidak efisienan pelayan publik adalah kurang atau tidak jelasnya prosedur pelayanan sehingga masyarakat merasa bahwa pelayanan yang diberikan oleh instansi pemerintah berbelit-belit dan panjang. Karena itu pola ketidak efisienan ini akan membuat kesan masyarakat terhadap pelayanan publik menjadi tidak baik. Masalahnya kemudian adalah bagaimana membuat prosedur-prosedur yang sederhana tersebut dan memberikan pelayanan publik yang baik. Sejalan dengan itu, prinsip market oriented organisasi pemerintahan harus diartikan bahwa pelayanan yang diberikan oleh pemerintah (aparatur) harus mengutamakan pelayanan terhadap masyarakat. Demikian juga prinsip catalitic government, mengandung pengertian bahwa aparatur pemerintah harus bertindak sebagai katalisator dan bukannya penghambat dari kegiatan pembangunan, termasuk di dalamnya mempercepat pelayanan masyarakat. Untuk dapat memberikan pelayanan publik yang prima maka di butuhkan suatu perangkat atau instrumen yang dapat menjamin pelayanan publik yang transparan, memenuhi keinginan masyarakat dan selalu dapat dipantau kinerja pelayanannya serta selalu ada peningkatan dalam pelayanan. Instrumen-instrumen


tersebut meliputi prosedur-prosedur tata cara pelayanan, pengelolaan dokumentasi, evaluasi dan analisis kinerja pelayanan, serta audit terhadap pelayanan. Perangkat tersebut dinyatakan dengan sistem manajemen mutu. Selain itu Pemerinth Pusar melalui Keputusan Menterin PAN dan Reformasi Birokrasi Nomor 44 Tahun 2011 Tentang Pedoman Penilaian Penyelenggaraan Pelayanan Publik Pemerintah Kota/Kabupaten juga mewajibkan bahwa setiap pemerintah daerah kabupaten/kota beserta segenap perangkatnya dapat mengembangkan sistem manajemen mutu berbasis ISO 9001:2008 dalam pelayanan kepada publik Sebagai suatu badan pelayanan publik dalam bidang keungaan dan aset daerah Dinas Pendapatan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Ogan Komering Ilir, sangat membutuhkan suatu sistem manajemen mutu yang dapat memberikan pelayanan kepada masyarakat secara transparan dan memenuhi keinginan masyarakat. Sistem manajemen mutu ini sangat dibutuhkan sebab Dinas Pendapatan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Ogan Komering Ilir mempunyai prosedur kerja dan pelayanan yang harus dikelola dengan baik. Salah satu bentuk dari sistem manajemen mutu yaitu ISO 9001:2008. ISO 9001:2008 sebagai salah satu Sistem Manajemen Mutu yang telah diakui dunia internasional yang merupakan perubahan dan penyempurnaan dari ISO 9001:1994 yang telah diterapkan banyak perusahaan di seluruh dunia, memiliki prinsip dasar yang sesuai dengan kebutuhan saat ini, yaitu kepuasan pelanggan dan peningkatan yang berkesinambungan. ISO 9001:2008 merupakan landasan dasar untuk dapat menerapkan Manajemen Mutu Terpadu (Total Quality Management) yang tujuan akhirnya adalah untuk kepuasan semua pihak yang terkait dalam suatu bidang usaha, yaitu pelanggan, pemegang saham, pegawai, sosial, suplier, dan pemerintah. Dinas Pendapatan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Ogan Komering Ilir merupakan salah satu lembaga pemerintah yang telah melaksanakan dan mendapatkan sertifikasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Sebagai organisasi yang telah mendapatkan sertifikasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 maka pihak Dinas Pendapatan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Ogan Komering Ilir harus melaksanakan salah satu kegiatan untuk memantau sistem manajemen mutu tersebut. Kegiatan itu adalah audit internal, audit diadakan dalam organisasi bertujuan untuk memperbaiki kinerja organisasi secara keseluruhan dan membantu manajemen dalam melaksanakan tugasnya melalui pemberian saran yang berguna untuk memperbaiki kinerja di setiap tingkatan manajemen. Dalam kegiatan audit terhadap sistem manajemen ada beberapa aspek yang ditinjau yaitu sistem kearsipan, perencanaan kerja masing-masing unit kerja dan SOP pada masing-masing bidang, dan pelaksanaan peningkatan perbaikan melalui tinjauan manajemen. Berdasarkan wawancara pendahuluan pihak Dinas Pendapatan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah yang diwakili oleh Kasi Anggaran Bapak Rahmat


Perdana Iskandar, SE, MM yang juga merupakan Sekretaris ISO di dapat hasil sebagai berikut : “Kami setiap tahun melaksanakan audit internal terhadap sistem manajemen mutu yaang kami laksanakan dan kami bawa ke rapat tinjauan manajemen tetapi kami belum mengkaji secara mendalam hasil-hasilnya. Selain itu dalam beberapa temuan menunjukkan ada beberapa pekerjaan yang dalam pelaksanaanya belum mengikuti prosedur yang telah ada, kondisi ini disebabkan karena beberapa pertimbangan yang tidak dapat kami sebutkan” Selanjutnya juga telah dilakukan wawancara pendahuluan untuk mengetahui kondisi awal dari penelitian yang dilakukan dengan Kabag TU Bapak Haruddin, SE di dapat hasil sebagai berikut : “Beberapa unit kerja kurang baik dalam melakukan sistem penyimpanan yang tidak teridentifikasi dengan baik. Bebebarapa ruangan juga mempunyai lingkungan kerja kurang baik seperti kondisi meja kerja yang berantakan. Beberapa prosedur belum ditinjau ulang untuk menyesuaikan dengan kondisi terbaru. Hasil rekomendasi untuk tindakan koreksi dan peencegahan tdak maksimal ditindak lanjuti untuk perbaikan untuk unit yang bersangkutan. Hasil pengamatan terlihat beberapa kegiatan tidak sesuai dengan prosedur mutu yang telaha ditetapkan oleh pihak Dinas PPKAD Kabupaten Ogan Komering Ilir. Pelaksanaan pengukuran indeks kepuasan konsumen tidak dianalisis dengan mendalam sehingga perbaikan terhadap pelayanan kurang maksimal” Dari hasil tersebut menunjukkan bahwa Pada unit tertentu menunjukkan sistem penyimpanan tidak teridentifikasi dengan baik. Beberapa ruangan mempunyai lingkungan kerja kurang baik seperti kondisi meja kerja yang berantakan. Beberapa prosedur belum ditinjau ulang untuk menyesuaikan dengan kondisi terbaru. Hasil rekomendasi untuk tindakan koreksi dan peencegahan tdak maksimal ditindak lanjuti untuk perbaikan untuk unit yang bersangkutan. Hasil pengamatan terlihat beberapa kegiatan tidak sesuai dengan prosedur mutu yang telaha ditetapkan oleh pihak Dinas PPKAD Kabupaten Ogan Komering Ilir. Pelaksanaan pengukuran indeks kepuasan konsumen tidak dianalisis dengan mendalam sehingga perbaikan terhadap pelayanan kurang maksimal. Berdasarkan hasil tersebut maka penulis tertarik untuk untuk mengambil judul “Mekanisme audit mutu internal ISO 9001:2008 pada Dinas PPKAD Kabupaten Ogan Komering Ilir”


Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas maka dapat dirumuskan masalah sebagi berikut : “Bagaimana mekanisme audit mutu internal ISO 9001:2008 pada Dinas PPKAD Kabupaten Ogan Komering Ilir.?” REFERENSI Pemerintah Daerah Menurut Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah, Pemerintah daerah merupakan kepala daerah sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom. Sedangkan Pemerintahan Daerah adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh pemerintah daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah menurut asas otonomi dan tugas pembantuan dengan prinsip otonomi seluas-luasnya dalam sistem dan prinsip Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945. Setiap pemerintah daerah dipimpin oleh Kepala Daerah yang dipilih secara demokratis. Gubernur, Bupati, dan Walikota masing-masing sebagai Kepala Pemerintah Daerah Provinsi, Kabupaten dan Kota. Kepala daerah dibantu oleh satu orang wakil kepala daerah, untuk provinsi disebut wakil Gubernur, untuk kabupaten disebut wakil bupati dan untuk kota disebut wakil wali kota. Kepala dan wakil kepala daerah memiliki tugas, wewenang dan kewajiban serta larangan. Kepala daerah juga mempunyai kewajiban untuk memberikan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah kepada Pemerintah, dan memberikan laporan keterangan pertanggungjawaban kepada DPRD, serta menginformasikan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah kepada masyarakat. Pelayanan Publik Pemerintah pada hakekatnya adalah pelayan masyarakat, ia tidaklah diadakan untuk melayani dirinya sendiri, tapi juga untuk melayani masyarakat serta menciptakan kondisi yang memungkinkan setiap anggota masyarakat mengembangkan kemampuan dan kreatifitasnya demi mencapai tujuan bersama ( Rasyid 1998 : 139), karenanya birokrasi publik berkewajiban dan bertanggung jawab untuk memberikan layanan publik yang baik dan profisional. Dengan demikian pelayanan publik dapat diartikan sebagai pemberian layanan (melayani) keperluan orang atau masyarakat yang mempunyai kepentingan pada organisasi itu sesuai dengan aturan pokok dan tata cara yang telah ditetapkan. Sedangkan Menurut Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No. 63/Kep/M.PAN/7/2003 tanggal 10 Juli 2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik. Pelayanan Publik adalah segala kegiatan


pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan publik sebagai upaya untuk pemenuhan kebutuhan penerima pelayanan maupun pelaksana ketentuan peraturan perundang-undangan. Islamy (2002, 4) mengemukakan bahwa pemberian pelayanan harus berlandaskan pada beberapa prinsip pelayanan prima sebagai berikut di bawah ini meliputi: 1. Appropriateness, setiap jenis, produk, dan mutu pelayanan yang disediakan pemerintah harus relevan dan signifikan sesuai dengan apa yang dibutuhkan masyarakat. 2. Accesibility, setiap jenis, produk, proses dan mutu pelayanan yang disediakan harus dapat di akseskan sedekat dan sebanyak mungkin oleh pengguna pelayanan. 3. Continuity, setiap jenis, produk, proses dan mutu pelayanan yang disediakan pemerintah harus secara terus-menerus tersedia bagi masyarakat pengguna jasa layanan. 4. Tehnicality, setiap jenis, produk, proses dan mutu pelayanan yang disediakan perintah harus ditangani oleh petugas yang benar-benar memiliki kecakapan teknis pelayanan tersebut berdasarkan kejelasan, ketetapan dan kemantapan aturan, sistem, prosedur dan instrumen pelayanan yang baku 5. Profittability, setiap, jenis, produk, proses dan mutu pelayanan yang disediakan pemerintah harus benar-benar dapat memberikan keuntungan ekonomi dan sosial dan masyarakat. 6. Equitabily, setiap, jenis, produk, proses dan mutu pelayanan yang disediakan pemerintah harus tersedia dan dapat diakses dan diberikan secara adil dan merata kepada segenap anggota masyarakat tampa kecuali. 7. Transprancy, setiap, jenis produk, proses dan mutu pelayanan yang disediakan pemerintah dilakukan secara transparan sehingga masyarakat pegguna jasa layanan dapat menggunakan hak dan kewajiban atas pelayanan tersebut dengan baik dan benar 8. Accountabiliy, setiap jenis produk, proses dan mutu pelayanan yang disediakan pemerintah harus dilaksanankan secara berhasil dan berdaya guna serta sesuai dengan biaya dan mamfaat sebagaimana yang diinginkan oleh masyarakat. 9. Effictiveness and Efficienciy, setiap jenis produk, proses dan mutu pelayanan yang disediakan oleh pemerintah harus dilaksanakan secara berhasil dan berdaya guna serta sesuai dengan biaya dan manfaat sebagaimana yang diinginkan oleh masyarakat.


Implementasi Kebijakan Publik Salah satu tahapan penting dalam siklus kebijakan publik adalah implementasi kebijakan. Implementasi sering dianggap hanya merupakan pelaksanaan dari apa yang telah diputuskan oleh legislatif atau para pengambil keputusan, seolah-olah tahapan ini kurang berpengaruh. Akan tetapi dalam kenyataannya, tahapan implementasi menjadi begitu penting karena suatu kebijakan tidak akan berarti apaapa jika tidak dapat dilaksanakan dengan baik dan benar. Dengan kata lain implementasi merupakan tahap dimana suatu kebijakan dilaksanakan secara maksimal dan dapat mencapai tujuan kebijakan itu sendiri. Pengertian implementasi selain menurut Webster di atas dijelaskan juga menurut Van Meter dan Van Horn bahwa Implementasi adalah “tindakan-tindakan yang dilakukan baik oleh individu-individu/pejabat-pejabat atau kelompok-kelompok pemerintah atau swasta yang diarahkan pada tercapainya tujuan-tujuan yang telah digariskan dalam keputusan kebijakan” (Van Meter dan Van Horn dalam Wahab, 2006:65). Hakikat utama implementasi kebijakan adalah memahami apa yang seharusnya terjadi sesudah suatu program dinyatakan berlaku atau dirumuskan. Pemahaman tersebut mencakup usaha-usaha untuk mengadministrasikannya dan menimbulkan dampak nyata pada masyarakat atau kejadian-kejadian (Mazmanian dan Sabatier dalam Widodo (2010:87)). Mazmanian dan Sabatier (1983) dalam Ratmono (2008:21), berpendapat bahwa implementasi top down adalah proses pelaksanaan keputusan kebijakan mendasar. Sistem Manajemen Mutu Menurut Heizer dan Render (Zakiyah, 2006) yang diadopsi dari American Society of Quality Control pengertian mutu adalah totalitas bentuk dan karakteristik barang atau jasa yang nenunjukkan kenampuannya untuk memuaskankan kebutuhankebutuhan yang tampak jelas maupun yang tersembunyi. Sedangkan menurut Siswanto (2005.195) mutu adalah suatu kondisi dinamik yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan. Sedangkan definisi berdasarkan ISO 9001. mutu adalah derajat atau tingkatan karakteristik yang melekat pada produk yang mencukupi persyaratan atau keinginan. Pengertian Manajemen Mutu (Quality Manajemen) menurut Miranda dan Tunggal (2003;157) adalah: “Keseluruhan metode untuk mengatur mutu dalam suata organisasi meliputi produk, jasa, kinerja proses dan samber daya manasia.” Masih menurut Miranda dan Tunggal (2003;157) manajemen mutu menggabungkan trilogi mutu untuk menyukseskan semua program perbaikan yang meliputi perencanaan mutu, pengendalian mutu dan perbaikan mutu yang dilaksanakan melalui kerja tim. Revolusi mutu yang dimulai sejak paruh kedua abad ke-20 di Jepang, sebetulnya


sudah dimulai jauh sebelumnya, dan dianggap telah memberikan sumbangan terbesar terhadap gerakan mutu. Adapun inti dari manajemen mutu dapat dilaksanakan dalam siklus proses yang dikenal sebagai Sikius PDCA, yaitu: a. PLAN : Rencanakan proses mutu yang berorientasi pada kebutuhan pelanggan; b. DO: Implementasikan PLAN di atas dengan konsisten; c. CHECK : Monitor jalannya proses, kemudian lakukan evaluasi untuk perbaikan; d. ACT : Integrasikan tindakan perbaikan di atas ke dalam PLAN pada sikius berikutnya Prinsip Manajemen Mutu sebagaimana yang dikemukakan Masaake Imae (Widodo, 2011; 15) yang ditulis dalam bukunya berjudul 10 QC Maxims yang kemudian juga menjadi acuan dalam standar ISO 9001 (Widodo, 2011, 15). Initisari dari sepuluh priniip itu dapat dijelaskan secara singkat : 1. Terapkan PDCA dalam Setiap Tindakan. Pengendalian dan perbaikan mutu merupakan kegiatan yang berkelanjutan yang harus dijalankan secara sistematis dengan menerapkan pendekatan manajemen (PDCA) PLAN, DO, CHECK and ACTION (Urutan Prioritas) dari setiap Karakteristik Setelah memahami ekspektasi pelanggan terhadap karakteristik mutu produk, kita dapat melanjutkan pertanyaan ketiga tentang bagaimana kepentingan relatif ( urutan prioritas ) dari setiap karakteristik itu. 2. Kendalikan kegiatan sejak awal. Pengendalian mutu hendaknya dilakukan sejak awal atau sedini mungkin pada setiap proses, sebab keterlambatan pengendalian akan menjadi penerobosan yang tidak perlu yang sebenarnya dicegah. 3. Jangan menyalahkan orang lain. Sikap menyalahkan orang lain tidak akan menyelesaikan masalah. Sebaliknya akan menimbulkan masalah baru. Bila ditemukan masalah, jangan mencari siapa yang bersalah.Tetapi pikirkanlah penyebab terjadinya masalah dan temukan langkah-langkah perbaikannya. 4. Bertindak berdasarkan priniip prioritas. Priniip prioritas adalah priniip mengutamakan yang utama, atau mendahulukan yang penting dalam melakukan suatu tindakan. Sebelum bertindak, pertimbangkan tingkat kepentingan dari apa yang akan dilakukan. Bila tindakan itu terkait dengan pemecahan masalah, prioritas hendaknya diberikan pada masalah yang paling penting atau paling besar pengaruhnya dalam pencapaian tujuan. 5. Proses berikutnya adalah Pelanggan. Pelanggan adalah proses berikutnya yang menerima atau menggunakan jasa atau produk dari proses sebelumnya. Konsep hubungan pelanggan-pemasok ini bisa diaplikasikan secara internal maupun secara eksternal. Secara internal, setiap proses adalah pelanggan saat


menerima hasil kerja dari unit lain. Secara eksternal semua mata rantai produk, mulai dari distributor, agen, pengecer sampai pembeli atau pemakai langsung suatu produk atau jasa adalah termasuk dalam pengertian hubungan pelanggan-pemasok. 6. Setiap Tindakan Perbaikan Diikuti Pencegahan. Tindakan koneksi adalah tindakan awal untuk menghilangkan fenomena dari suatu kondisi yang tidak diinginkan. Kondisi yang tidak diinginkan adalah masalah. Misalnya terjadi penyimpangan berat produk. Setelah penyimpanagan dikoreksi, selanjutnya perlu dianalisa secara lebih teliti sampai ditemukan akar penyebab yang paling dalam. Bila akar penyebab telah dapat diidentifikasi, maka selanjutnya dipikirkan alternatif cara yang paling efektif untuk mencegah terulangnya masalah yang sama. Tindakan koreksi dan tindakan pencegahan idealnya dilakukan bersamaan terhadap suatu maslah. 7. Berbicara berdasarkan Data. Data adalah dasar untuk melakukan suatu tindakan. Dalam penyelesaian masalah data menjadi landasan bertindak agar keputusan yang diambil tepat dan benar. 8. Perbaikan Diawali dengan Penetapan Sasaran. Tujuan dari suatu tindakan haruslah jelas dan ditentukan sejak awal agar efektivitas tindakan dapat dinilai secara objektif. Sistem manajemen mutu ISO 9001 mensyaratkan perusahaan untuk menetapkan tujuan. Dikatakan : sasaran-sasaran muttu, termasuk sasaran lainnya yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian produk ditetapkan pada unit-unit fungsional pada berbagai tingkatan dalam perusahaan.Sasaran mutu dibuat spesifik dan sejalan dengan kebijakan mutu. 9. Market in Concept. Konsep dasar merupakan suatu pendekatan dalam pengembangan produk dengan memfokusakan perhatian pada kebutuhan pasar, bukan pada apa yang mampu diproduksi atau dibuat oleh perusahaan. Hampir sama dengan konsep fokus pelanggan, konsep pasar lebih menekankan pada kebutuhan pasar.Sebelum memproduksi secara massal sebaiknya prusahaan meliti kebutuhan pasar.Secara lebih fokus kebutuhan pasar berarti melihat kebutuhan,persyratan, harapan, calon pelanggan pad segmen yang menjadi terget. 10. Biasakan Mencatat, Membuat Prosedur dan Menetapkan Standar. Menyediakan prosedur tertuilis dan penetapan standar mutu/hasil kerja harus selalu dijadikan kebiasaan dalam setiap kegiatan, sehingga tidakan pengendalian dan penungkatan mutu dapat lebih konsisten dan mudah dilakukan Pengertian Sistem Mutu (Quality Sistem) menurut Miranda dan Tunggal (2003;159) adalah: “Bagian dan praktik, tanggung jawab, kebijakan dan prosedur yang digunakan oleh sebuah organisasi untuk melaksanakan dan mempertahankan


tingkatan mutu dalam produk, proses dan jasa”. Menurut Goetsch dan Davis (2008;443) definisi mutu adalah sebagai berikut: “The quality sistem is composed of all the organization policies, prosedures, plans, resources, processes and delineation of responsibility and authority, all deliberately aimed at achieving product or service quality levels consistent with customer satisfaction and the organization’s objectives. When these policies, prosedures, plans and so forth, are taken together, they define how the organization works and how quality is managed:” Masih menurut Goetsch dan Davis (Widodo, 2011; 54), setelah diterjemahkan, sistem mutu mencakup dokumentasi sebagai berikut: 1. A Quality policy (kebijakan mutu). Kebijakan atau pernyataan yang menjelaskan pendekatan organisasi terhadap mutu 2. The Quality manual (manual mutu). Dokumen mi harus mengacu pada setiap klausal sesuai standar mutu yang diadopsi oleh perusahaan. Dalam dokumen mi juga secara khusus dimasukkan bagan organisasi dan hal-hal yang menggambarkan tanggunawab manajemen dalam pengoperasman sistem mutu. Scbagai hahan referensi terdapat prosedurjaminan mutu. 3. QA Procedures (prosedur jaminan mutu). Dokumen mi menjelaskan langkahlangkah yang dmlakukan organmsasm untuk memenuhi kebijakan mutu. Sebagai dat minimutu ada prosedur bagi setiap klausal standar mutu yang diterapkan. Prosedur tersebut biasanya untuk proses kerja yang memiliki dampak, baik pada mutu produk maupnn jasa. 4. Forms, records and so on (formulir, arsip dan lain-lain). Dokumen mi menyediakan bukti-bukti aktivitas bagi organisasi dan auditor. Dokumentasi ini digunakan untuk menjamin konsistensi dalam proses kerja dan organisasi. Bagi auditor, dokumentasi tersebut digunakan untuk memeriksa pemenuhan terhadap mutu Manajemen mutu adalah aspek dari seluruh fungsi manajemen yang menetapkan dan melaksanakan kebijakan mutu. Pencapaian mutu yang diinginkan memerlukan kesepakatan dan partisipasi seluruh anggota organisasi, sedangkan tanggung jawab manajemen mutu ada pada pimpinan puncak. Untuk melaksanakan manajemen mutu dengan baik dan menuju keberhasilan, diperlukan prinsip-prinsip dasar yang kuat. Sistem Manajemen Mutu Standar ISO 9001:2008 Sistem Manajemen Mutu seri ISO 9001 merupakan kelompok standar sistem mutu yang sangat populer di dunia yang dikeluarkan oleh International Organization for Standardization (ISO) yang berkedudukan di Geneva, Switzerland (Widodo, 2011; 9). Standar ini dikembangkan untuk membantu organisasi, dari semua jenis dan


ukuran, untuk menerapkan dan rnengoperasikan sistem manajemen mutu yang efektif. Standar Internasional ini menetapkan persyaratan untuk sistem manajemen mutu dimana suatu organisasi a) perlu menunjukkan kemampuannya untuk menyediakan secara konsisten produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dan perundang — undangan dan peraturan yang berlaku b) bertujuan meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penerapan sistem yang efektif, termasuk proses peningkatan sistem secara berkelanjutan dan jaminan kesesuaian terhadap persyaratan pelanggan dan perundang — undangan dan peraturan yang berlaku Semua persyaratan dan Standar Internasional ini adalah umutu dan dimaksudkan untuk dapat diterapkan pada semua organisasi, tanpa menghiraukan jenis, ukuran dan produk yang dihasilkan. Jika ada persyaratan Standar Internasional ini yang tidak dapat diterapkan karena sifat organisasi dan produknya, maka dapat dipertimbangkan untuk pengecuaIian. Bila pengecualian dilakukan, maka klaim kesesuaian terhadap Standar Internasional ini hanya dapat diterima jika pengecualian terbatas pada persyaratan pasal 7, dan pengecualian itu mempengaruhi kemampuan, atau tanggungjawab, organisasi untuk menyediakan produk yang memenuhi persyaratan peIanggan dan perundang-undangan dan peratuan yang berlaku. Karena sistem manajetnen mutu ISO 9001:2008 merupakan sistem manajemen mutu yang berfokus pada proses dan pelanggan, maka pemahaman terhadap persyaratan-persyaratan dan ISO 9001:2008 akan membantu organisasi dalam menetapkan dan mengembangkan sistem manajemen mutu secara sistematik untuk memenuhi kepuasan pelanggan (customer satisfaction) dan peningkatan proses terus-menerus (continious process improvement). Berikut klausul-klausul yang perlu diperhatikan oleh manajemen organisasi (Gaspersz, 2006; 25) : 1. Klausul 1. Ruang Lingkup. Ruang lingkup ISO 9001: 2008 telah dikembangkan atau diperluas. Dalam hal ini persyaratan-persyaratan standar telah menekankan untuk memenuhi kepuasan pelanggan melalui efektivitas dan aplikasi sistem mutu, termasuk proses-proses untuk meningkatkan terusmenerus dan jaminan kesesuaian 2. Klausul 2. Refaensi Normatif. Klausul ini hanya memuat referensi-referensi dan ISO 9001:2008. 3. Klausul 3. Istilah dan Defnisi. Klausul ini menyatakan bahwa istilah dan definisi-definisi yang diberikan dalam ISO 9000:2008 (Quality Management Sistem —Fundamental and Vocabulary). 4. Klausul 4. Sistem Manajemen Mutu. Klausul ini lebih menekankan pada kebutuhan untuk peningkatan terus-menerus (continual improvment).


5.

6.

7.

8.

Manajemen organisasi harys menetapkan langkah-langkah untuk implementasi sistem manajemen mutu 9001:2008. Klausul 5. Tanggung Jawab Manajemen. Klausul ini menekankan pada komitmen dan manajemen puncak menuju perkembangan dan peningkatan sistem manajemen mutu ISO 90012008. Klausul ini juga “memaksa” keterlibatan manajemen puncak dengan kebutuhan-kebutuhan pelanggan, menetapkan kebijakan untuk mutu, menetapkan tujuan-tujuan mutu, perencanaan sistem manajemen mutu, menetapkan tanggung jawab dan wewenang organisasi, mengangkat secara formal seorang yang mewakili manajemen dan menjamin proses komunikasi internal yang tepat, serta harus melakukan peninjauan ulang sistem manajemen mutu Klausul 6. Manajemen Sumber Daya Manusia Klausul ini menyatakan bahwa suatu organisasi hasus menetapkan dan memberikan sumber-sumber daya yang diperlukan secara tepat, personel yang bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas harus didefinisikan dalam sistem manajemen mutu ISO 9001 2008 serta memiliki kompetensi yang berkaitan dengan pendidikan yang relevan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman Klausul 7. Realisasi Produk. Klausul ini menyatakan bahwa organisasi harus menjamin bahwa proses realisasi produk berada di bawah pengendalian agar memenuhi persyaratan produk Klausul 8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Menurut klausulini organisasi harus menetapkan rencana-rencana dan menerapkan proses-proses pengukuran, pemantauan, analisis dan peningkatan yang diperlukan agar menjamin kesesuaian dan produk, menjamin kesesuaian dan sistem manajemen mutu dan meningkatkan terus-menerus efektivitas dan sistem manajemen mutu

ISO 9001: 2008 adalah versi terakhir yang terdiri dan 3 dokumen terkait, yang masing-masing terdiri dari (Widodo, 2011; 65): 1. ISO 9001:2005: Sistem Manajemen Mutu Dasar-dasar dan Kosakata. Standar ini menguraikan dasar-dasar sistem manajemen mutu dan merincikan istilah bagi sistem manajemen mutu. 2. ISO 9001:2008 Sistem Manajemen Mutu Persyaratan. Standar ISO 9001 memuat persyaratan dalam sistem manajemen mutu, bila organisasi perlu menunjukkan kemampuannya dalam menyediakan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang benlaku serta meningkatkan kepuasan pelanggan. 3. ISO 9004 Siatem Manajemen Mutu Panduan untuk Perbaikan Kinerja Standan ISO 9004 menyediakan panduan yang mempertimbangkan baik


keefektifan maupun efiaiensi sistem manajemen mutu. Sasaran atandar ini adalah perbaikan kinerja organisasi dan kepuasan pelanggan dan pihak berkepentingan lainnya. Audit dapat didefinisikan sebagai proses yang sistematik, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi (Widodo; 2011, 104). Audit sendiri terbagi menjadi dua yaitu : 1. Audit internal yang disebut audit pihak pertama, dilaksanakan oleh, atau atas nama organisasi itu sendiri untuk kaji ulang manajemen dan tujuan internal lainnya, dan dapat menjadi dasar untuk “Pernyataan Diari Kesesuaian Organisasi”. Dalam beberapa hal, khususnya untuk organisasi skala kecil, independensi dapat diperagakan melalui kebebasan tanggung jawab auditor dan kegiatan yang diaudit. 2. Audit eksternal mencakup audit yang biasanya disebut dengan audit pihak kedua dan pihak ketiga. Audit pihak kedua dilaksanakan oleh pihak yang memiliki kepentingan terhadap organisasi, seperti pelanggan, atau personel lain atas nama pelanggan. Audit pihak ketiga dilaksanakan oleh organisasi eksternal yang melakukan audit secara independen, seperti organisasi yang memberikan registrasi atau sertifikasi kesesuaian terhadap persyaratan SNI 19-9001-2001. Audit didasarkan pada sejurnlah prinsip. Hal mi mernbuat audit menjadi alat yang efektif dan dapat diandalkan dalam mendukung kebijakan dan pengendalian manajemen serta memberikan informasi bagi organisasi untuk dapat meningkatkan kinerjanya. Ketaatan terhadap prinsip tersebut merupakan prasyarat untuk memberikan kesimpulan audit yang sesuai dan cukup serta memungkinkan auditor bekerja secara independen untuk mencapai kesamaan kesimpulan pada situasi yang serupa. METODE PENELITIAN Jenis Penelitian Penelitian ini adalah penelitian kualitatif, yaitu penelitian yang menggunakan pendekatan yang menekankan analisisnya pada proses penyimpulan dededuktif dan induktif serta analisis terhadap dinamika hubungan antar fenomena yang diamati dengan menggunakan logika ilmiah. Penelitian ini menggunakan metode studi kasus dimana akan dilihat penerapan ISO 9001:2008 melalui kasus audit internal


Sumber Data Data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder Teknik Pengumpulan Data Metode pengeumpulan data penelitian yang digunakan dalam pengumpulan data-data untuk penulisan tesis ini adalah sebagai berikut: a. Studi kepustakaan. Penelitian ini dilakukan dengan cara mencari dan mengumpulkan data, sumber informasi dan bahan-bahan yang diperoleh dari buku, literature, artikel. b. Wawancara. Melakukan tanya jawab dengan informan untuk mendapatkan informasi dan data-data yang dibutuhkan. Adapun yang menjadi informan dari penelitian ini adalah Sekretaris, Kabag TU Dinas PPKAD Kabupaten Ogan Komering Ilir serta manajemen representative. c. Observasi. Melakukan pengamatan secara langsung pada lingkungan serta penerapan sistem informasi pada perusahaan dan penggunaan sistem informasi oleh user yang terkait untuk mengetahui fungsi-fungsi yang terdapat dalam sistem informasi tersebut Teknik Analisis Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif kualitatif. Untuk menganalisisnya maka akan digunakan prinsip siklus PDCA (Miranda dan Tunggal; 2003;157), yaitu: a. PLAN : Perencanaan meliputi penetapan program audit b. DO: Pelakasanaan meliputi penerapan program audit; c. CHECK : Monitoring yang meliputi pemantauan dan peninjauan program audit; d. ACT : Tindakan yang meliputi peningkatan program audit. Untuk menganalisis data digunakan teknik triangulasi. Menurut Moleong, (2005:330) Triangulasi adalah “teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain di luar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data tersebut. Teknik triangulasi yang dalam penelitian ini adalah memanfaatkan penggunaan sumber yaitu membandingkan dan mengecek balik derajat keprcayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan alat yang berbeda dalam metode kualitatif (Patton dalam Moleong, 2007: 178). Hal ini dapat dicapai melalui : 1. Membandingkan data hasil pengamatan dan hasil wawancara 2. Membandingkan hasil wawancara dengan isi suatu dokumen yang berkaitan dengan mekanisme audit interna sistem manajemen mutu. Pengecekan kembali data-data yang diperoleh dari informan dengan cara menanyakan kebenaran data atau informasi kepada informan yang satu dengan informan


yang lainnya antara Sekretaris Dinas PPKAD, Kasubbag Umum dan Kepegawaian dan Manajemen Representatif. Peneliti menggunakan beberapa orang informan tambahan selain informan utama untuk mengecek kebenaran data dari informan utama seperti pegawai serta melakukan observasi langsung terhadap kondisi yang ada. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Berdasarkan hasil penelitian maka dapat dilihat bahwa mekanisme audit mengikuti kaidah Siklus PDCA, yaitu: PLAN : Rencanakan proses mutu yang berorientasi pada kebutuhan pelanggan; DO: Implementasikan PLAN di atas dengan konsisten; CHECK : Monitor jalannya proses, kemudian lakukan evaluasi untuk perbaikan; ACT : Integrasikan tindakan perbaikan di atas ke dalam PLAN pada siklus berikutnya. Pada kegiatan Plan di dapat bahwa : Dinas PPKAD Kabupaten Ogan Komering Ilir mewajibkan dilaksanakannya audit internal dalam pelaksanaan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Audit ini dilakukan oleh manajemen representatif yang ditujukan kepada bidang-bidang di kantor Dinas PPKAD Kabupaten Ogan Komering Ilir. Program kerja ini berguna untuk menjadi acuan dalam pelaksanaan audit internal. Program kerja ini merupakan bentuk rencana mengenai kegiatankegiatan atau tahapan-tahapan dalam pelaksanaan audit internal. Selain program kerja kami juga membuat ukuran untuk menilai sampai dimana implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja. Dalam program kerja tersebut terdiri dari kegiatan atau sub kegiatan, waktu pelaksanaan, personil yang bertanggung jawab, dan output kegiatan. Selain program kerja juga dibuat check list hal-hal apa saja yang dibutuhkan dalam pelaksanaan audit internal. Sebelum melaksanakan audit maka kami akan membuat term of reference atau tor dari kegiatan ini. Term of reference atau tor dari audit internal ini berisikan latar belakang, tujuan, waktu pelaksanaan sesuai dengan progra kerja, metode audit, tahapan audit, hal-hal yang diaudit, unit kerja yang diaudit, personil pelaksana audit, output dari kegiatan audit. Term of reference atau tor merupakan penterjemahan dari program kerja. Adapun tahap-tahap pelaksanaan audit internal adalah sebagai berikut setelah program kerja dan tor selesai maka kami mulai melaksanakan tahapan-tahapan audit. Adapun tahapan audit meliputi: pembentukan tim audit, penyusunan jadwal pelaksanaan audit, penentuan personil yang akan mengaudit unit kerja tertentu, melakukan koordinasi dengan Kepala Dinas atau Sekretaris Dinas, membuat check list pertanyaan audit, menyiapkan administrasi, membuat undangan dan mengirim kepada unit kerja, rapat pembuakaan audit, pelaksanaan audit, pembuatan laporan hasi audit, rapat dengan unit kerja mengenai hasil audit dan pemantauan rekomendasi hasil adit internal.


Kegiatan Do adalah Pelaksanaan audit internal selain mengacu pada program kerja juga berpedoman pada standar mutu audit internal dengan nomor prosedur PM/DPPKAD/04 yang memberikan arahan secara mendetail dalam pelaksanaan audit internal. Pihak manajemen representatif juga berkoordinasi dengan Kasubbag umum dan kepegawaian. Setelah diakukan rapat pembukaan audit maka tahap selanjutnya adalah audit internal ke masing-masing unit kerja atau bidang. Pada masing-masing bidang akan di lihat mengenai keterlaksanaan prosedur dan sistem dokumentasi yaitu penyimpanan arsip. Pada sistem dokumentasi akan dilihat apakah penyimpanannya sudah tetata dengan baik atau belum, selanjutnya akan dilihat apakah dokumendokumen yang tersimpan sudah teridentifikasi atau belum. Kegiatan Check adalah pengawasan. Pengawasan merupakan tindak lanjut dari hasil audit internal yang dilakukan. Pengawasan ini dilakukan apakah rekomendasi yang diberikan dijalankan atau tidak. Pihak sekretariat ISO selalu memantau proses perbaikan atau pelakasanaan rekomendasi hasil audit. Tindakan pengawasan ini adalah mengawasi rekomendasi dari audit internal. Pengawasan ini diperlukan untuk memastikan bahwa rekomendasi yang diberikan benar-benar dijalankan oleh masing-masing bidang. Jika ada bidang yang tidak melaksanakannya maka pihak manajemen representatif akan melaporkannya kepada Kepala Dinas PPKAD. Tetapi jarang menemukan rekomendasi yang tidak dijalanka hampir sebagian besar rekomendasi mereka jalankan, ada beberapa yang tidak dijalankan disebabkan oleh masalah pendanaan yang ada. Selanjutnya tindakan action adalah merupakan peningkatan performance dari kondisi perbaikan yang telah dilakukan dari audit internal. Setelah melakukan tindakan audit internal maka kami mengevaluasi kegiatan audit internal yang telah dilaksanakan. Hasil evaluasi ini akan dilihat kekurangan-kekurangan yang terjadi untuk selanjutnya dibuatkan perencanaan ulang untuk dilaksanakan tahun depan. Evaluasi ini sangat penting dalam peningkatan berkelanjutan sehingga sistem manajemen mutu yang ada dapat diaksanakan dengan baik dan membawa peningkatan pelayanan dan manajemen dari Dinas PPKAD KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan di atas makan dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Mekanisme audit internal yang diterapkan oleh pihak Dinas DPPKAD ada meliputi siklus PDCA yaitu Plan, Do, Check dan Action 2. Kegiatan Plan meluputi pembuatan program kerja dan Term of reference atau tor, dimana Term of reference atau tor dari audit internal ini berisikan latar belakang, tujuan, waktu pelaksanaan sesuai dengan progra kerja, metode


audit, tahapan audit, hal-hal yang diaudit, unit kerja yang diaudit, personil pelaksana audit, output dari kegiatan audit. 3. Kegiatan Do meliputi pelaksanaan audit yang berisi 1). Mengirim surat undangan untuk pemberitahuan pelaksanaan audit internal melalui Kasubbag umum kepegawai kepada masing-masing unit kerja, 2). rapat dengan personilpersonil yang mewakili unit kerja, dan 3). pelaksanaan audit. 4). Pembuatan laporan hasil dan rekomendasi hasi audit internal 4. Kegiatan Check meliputi pengawasan terhadap pelaksanaan rekomendasi dari hasil audit internal yang ditemukan ketidak sesuaian terhadap aturan atau standar yang berlaku. 5. Kegiatan action atau evaluasi adalah sangat penting dalam peningkatan berkelanjutan sehingga sistem manajemen mutu yang ada dapat diaksanakan dengan baik dan membawa peningkatan pelayanan dan manajemen dari Dinas PPKAD Saran Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan di atas maka dapat disarankan sebagai berikut : 1. Pihak Dinas PPKAD sebaiknya lebih dapat meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan dalam personilnya terhadap penerapan sistem manajemen mutu yang telah dilaksanakan. Peningkatan ini diperlukan sebab sering terjadi mutasi-mutasi atau perpindahan personil baik dari dalam maupun dari luar Dinas PPKAD. 2. Pihak Dinas PPKAD sebaiknya juga memberikan pelatihan-pelatihan mengenai sistem manajemen kepada personil-personilnya sehingga mereka akan paham bagaimana menjalankan sistem manajemen mutu yang baik. 3. Pihak Dinas PPKAD sebaiknya meningkatkan pengawasan bagi setiap personinya agar melaksanakan pekerjaan sesuai dengan prosedur dan aturan yang ada.


DAFTAR PUSTAKA

Dharma, Cipta, 2007, Analisis pengaruh penerapan sistem manajemen ISO 9001:2008 terhadap peningkatan kinerja pada PT Jasa Raharja Cabang Sumatera Utara, Tesis (tidak dipublikasikan), Universitas Sumatera Utara Gaspersz, 2006, ISO 9001:2000 and continual quality improvement, Jakarta, Gramedia Islamy, M. Irfan, 2004, Prinsip-prinsip Kebijakan Negara, Jakarta, Bumi Aksara Miranda dan Tunggal Setyo, 2003, Penerapan Sistem Manajemen Terpadu pada Organisasi Jasa, Jakarta, Gramedia Rasyid, Ryaas, 1998, Desentralisasi dalam Rangka Menunjang Pembangunan Daerah, LP3ES, Jakarta Sallis, Edward, 2006, Manajemen Mutu Pendidikan, Yogyakarta, Ircisod Siswanto, 2005, Total Quality Management, Yogyakarta Andi Widodo, Joko, 2010, Good Governance Telaah Dari Dimensi Akuntabilitas, Kontrol Birokrasi Pada Era Desentralisasi Dan Otonomi Daerah, Insan Cendekia, Surabaya Widodo, Suparno Eko, 2011, Manajemen Mutu Pendidikan, Jakarta, Ardadizya Jaya Tin Trisnawati, 2009, Pengaruh sistem manajemen mutu 9001:2000 terhadap peningkatan mutu pendidikan di SMKN 1 Kalasan, Tesis (tidak dipublikasikan), Universitas Sumatera Utara Tjiptono. Fandy, 2001, Prinsip-prinsipp Total Qualty Service, Yogyakarta Andi Zakiyah dan Mangasa Ritonga, 2006, Unjuk Kerja Manajer dalam Menerapkan Manajemn Mutu Terpadu Menyongsong Masa Depan Perusahaan, Jurnal Standardisan, Vol.1/2006, Jakarta BSN ___________, 2009, ISO 9001:2008 Quality Management System-Requirement, Worldwide Quality Assurance, South East Asia

MEKANISME AUDIT MUTU ISO 9001: 2008 PADA DINAS PENDAPATAN PENGELOLA KEUANGAN DAN ASET DAERAH KABUPATEN OGAN KOMERING ILIR SYAHRI JEKI HADINATA

Recommend Documents