MEI 2017 DISEDIAKAN OLEH PARA AUDITOR KUMPULAN 5

LAPORAN PEMANTAUAN PENEMUAN AUDIT DALAMAN EKSA BIL. 1/2017 17 – 19 MEI 2017 DISEDIAKAN OLEH PARA AUDITOR KUMPULAN 5

PENGENALAN

EKSA adalah singkatan kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Ia diterajui oleh pihak MAMPU (Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia), dan ia merupakan penjenamaan semula bagi Pelaksanaan Amalan 5S Sektor Awam (2010), dan bertujuan untuk meningkatkan budaya kecemerlangan organisasi yang lebih berimej korporat.

SENARAI AUDITOR

1) 2) 3) 4) 5) 6)

EN. MOHD MIZAN BIN ABDUL MALIK (KETUA) EN. YAZID BIN OSMAN EN. SHAHROL RADY BIN MOHD JELANI PN. ZAHARINA BINTI ABU HASAN PN. SOFIAH BINTI MOHD KHALIB CIK ZURAIRAH HANIM BINTI MOHD ZULKUPLI

SENARAI ZON  ZON CERIA – Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan

 ZON DINAMIK – Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan  ZON MANTAP – Jabatan Kejuruteraan Elektrik

SENARAI KOMPONEN GENERIK      

KOMPONEN A – Keperluan Utama Perlaksanaan KOMPONEN B – Ruang Tempat Kerja / Pejabat KOMPONEN C – Tempat Umum KOMPONEN D – Keselamatan Persekitaran KOMPONEN E – Kawasan Persekitaran Jabatan KOMPONEN F – Tempat-tempat Khusus

MARKAH KESELURUHAN ZON

BIL .

ZON

KOMPONEN GENERIK

JUMLAH

A

B

C

D

E

F

1.

CERIA

47

52

51

48

49

50

49.5

2.

DINAMIK

67

52

80

80

80

66

70.83

3.

MANTAP

75

65

70

73

72

68

70.5

GRAF MARKAH KESELURUHAN ZON

80 70 60 50 40 30 20 10 0

A B C D E F ZON CERIA

ZON DINAMIK

ZON MANTAP

ULASAN KESELURUHAN ZON  Beberapa Zon diaudit masih belum menjalankan EKSA.  Tiada garis panduan EKSA yang khusus untuk digunapakai dan dirujuk.  Ketidakseragaman perlaksanaan EKSA bagi setiap zon.  Auditor dilantik tidak diberi kursus atau lawatan penunjuk aras. Hanya Ketua Zon sahaja yang terlibat. Info tidak sampai sepenuhnya.  Penggunaan markah Komponen Generik menjadi tidak seimbang dalam pengauditan bangunan jabatan kecil dan bangunan jabatan induk.

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON CERIA – Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan AUDITOR EN. MOHD MIZAN BIN ABDUL MALIK EN. YAZID BIN OSMAN EN. SHAHROL RADY BIN MOHD JELANI

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON CERIA – Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan

Penemuan:  Papan tanda KELUAR tidak diganti.  Kipas tidak berfungsi.  Peralatan dewan tidak disusunatur dengan betul.

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON CERIA – Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan

Penemuan:  Papan tanda disusun di tangga.  Kerusi hanya disusun di belakang dewan.  Plug pecah tidak diganti.

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON CERIA – Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan

Penemuan:  Lampu tidak menyala.  Rostrum tidak dikemas.  Meja disusun pada sudut ditepi pentas dewan.

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON CERIA – Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan

Penemuan:  Peralatan tidak susun baik dalam stor tepi pentas.  Perabot tidak disusun kemas pada belakang dewan.

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON CERIA – Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan

Penemuan:  Peralatan elektrik seperti kipas dan televisyen tidak berada pada posisi yang betul.  Lampu rosak tidak diganti.  Barang tidak berkenaan disimpan dalam stor jaring kantin.

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON CERIA – Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan

Penemuan:  Peralatan elektrik seperti kipas dan lampu berada dalam keadaan baik.  Suis utama lampu dan kipas boleh membahaya pengguna.  Peralatan elektrik dalam bilik makan pensyarah memuaskan.

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON CERIA – Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan

Penemuan:  Pentas parkir motor agak usang dan tidak dijaga.  Garisan parkir kurang jelas.  Lubang pada parkir kereta pelajar.

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON CERIA – Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan

Penemuan:  Lubang diganti dengan cerucuk tajam pada parkir kereta pelajar 1.  Lubang besar pada parkir kereta pelajar 2.  Siling pada atap DKU tidak dibaiki.

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON CERIA – Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan

Penemuan:  Peralatan dan perabut tidak disusun pada tempat yang betul.  Lampu yang rosak tidak diganti.  Kayu-kayan tidak dilonggok pada tempat yang betul.

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON CERIA – Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan

Penemuan:  Ranting tidak dibuang.  Beg plastik penuh sampah tidak dilupuskan.  Tiada penemuan yang tidak elok tentang Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan.

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON CERIA – Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan

MARKAH DIPEROLEH ZON CERIA BIL.

KOMPONEN

MARKAH

1.

A

47

2.

B

52

3.

C

51

4.

D

48

5.

E

49

6.

F

50

TOTAL

297/6=49.5%

49.5%

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON CERIA – Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan

GRAF MARKAH DIPEROLEH ZON CERIA 53 52 51 50 49 48 47 46 45 44

A B C D E F ZON CERIA

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON CERIA – Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan

ULASAN AUDIT ZON CERIA  Didapati, empunya zon tidak menjalankan EKSA sepenuhnya.  Kebanyakan tempat yang dilawati berhabuk dan tidak diselenggara  Tindakan pemantauan semula wajar dibuat selepas EKSA dijalankan di zon tersebut.

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON DINAMIK – Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan AUDITOR PN. ZAHARINA BINTI ABU HASAN PN. SOFIAH BINTI MOHD KHALIB CIK ZURAIRAH HANIM BINTI MOHD ZULKUPLI

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON DINAMIK – Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan

Penemuan: Lobi Utama  Bersih dan kemas tetapi kurang ceria  Kaunter bersih dan kemas  Tiada pelan lantai/siling

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON DINAMIK – Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan

Penemuan: Ruang tempat kerja/pejabat          

Tiada pelan lantai/siling Sudut EKSA lengkap Meja kerja tidak seragam/tidak kemas Tiada SOP peralatan seperti pemadam api Tiada perlabelan pada lampu dan kipas Ruang laci kemas tetapi tidak seragam Pantry tidak tersusun/tidak kemas Terdapat kesan kotoran pada dinding pejabat Fail tidak seragam Peralatan tidak dilabel

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON DINAMIK – Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan

Penemuan: Surau

 Tanda kiblat perlu ditambah baik sesuai dengan imej korporat (dilantai menggunakan marker)  Tiada rak kasut  Bahan bacaan tidak tersusun

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON DINAMIK – Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan

Penemuan: Stor  Stor kemas  Tiada perlabelan  Tiada catatan keluar masuk barang  Terdapat barang yg tidak sesuai di stor alat tulis

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON DINAMIK – Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan

Penemuan: Ruang mesyuarat/dewan makan  Bersih dan kemas  Tiada perlabelan pada suis lampu

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON DINAMIK – Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan

MARKAH DIPEROLEH ZON DINAMIK BIL.

KOMPONEN

MARKAH

1.

A

67

2.

B

52

3.

C

80

4.

D

80

5.

E

80

6.

F

66

TOTAL

425/6=70.83%

70.83%

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON DINAMIK – Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan

GRAF MARKAH DIPEROLEH ZON DINAMIK 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

A B C D E F ZON DINAMIK

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON DINAMIK – Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan

ULASAN AUDIT ZON DINAMIK  Didapati, EKSA tidak dijalankan secara keseluruhannya.  Satu sistem label dan penyusunan peralatan pejabat perlu diwujudkan supaya ia lebih tersusun dan lebih kemas  Panduan mengenai peningkatan kualiti perkhidmatan kaunter wajar dipergiat dalam mengamalkan budaya perkhidmatan yang profesional.

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON MANTAP – Jabatan Kejuruteraan Elektrik AUDITOR PN. ZAHARINA BINTI ABU HASAN PN. SOFIAH BINTI MOHD KHALIB CIK ZURAIRAH HANIM BINTI MOHD ZULKUPLI EN. MOHD MIZAN BIN ABDUL MALIK EN. YAZID BIN OSMAN EN. SHAHROL RADY BIN MOHD JELANI

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON MANTAP – Jabatan Kejuruteraan Elektrik

Penemuan: Ruang depan/menunggu  Informasi yang terlalu banyak di tampal – tidak kemas

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON MANTAP – Jabatan Kejuruteraan Elektrik

Penemuan: Ruang pejabat pensyarah          

Susunan laci kemas tetapi tidak seragam Meja pensyarah kemas namun terdapt lebih dari 5 barang di atas meja Pantry bersih dan kemas Ada ruang berdebu Sudut EKSA lengkap Tiada SOP untuk peralatan seperti pemdam api Label di letakan pada lampu dan kipas Ada pelan lantai Ruangan kunci kemas dan catatan keluar masuk direkodkan Surau

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON MANTAP – Jabatan Kejuruteraan Elektrik

Penemuan: Surau

 Tiada tanda kiblat  Tiada rak kasut  Bahan bacaan tidak tersusun  Terdapat kerosakan siling di surau lelaki

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON MANTAP – Jabatan Kejuruteraan Elektrik

Penemuan: Stor  Stor kemas  Tiada perlabelan  Tiada catatan keluar masuk barang

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON MANTAP – Jabatan Kejuruteraan Elektrik

Penemuan: Tandas  Bersih  Jadual pembersihan lengkap

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON MANTAP – Jabatan Kejuruteraan Elektrik

Penemuan:  Rak “Food Corner” tidak tersusun rapi di foyer jabatan  Carta organisasi lama masih digunapakai.  Pigeon hole pelajar untuk tempat letak barang pelajar tidak dilabel

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON MANTAP – Jabatan Kejuruteraan Elektrik

Penemuan:  Sistem penyimpanan “punch card” yang teratur dalam kotak simpanan.  Lebihan kerusi disusun dalam bilik audio dewan dan bukannya di dalam bilik stor dewan.  Peralatan elektrik dalam bilik audio dewan tidak disusun dan dilabel dengan rapi.

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON MANTAP – Jabatan Kejuruteraan Elektrik

Penemuan:  Lampu yang rosak tidak diganti.  Terdapat lubang di bahagian siling dewan – tidak ditutup.  Lampu kecemasan (KELUAR) tidak berfungsi.

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON MANTAP – Jabatan Kejuruteraan Elektrik

MARKAH DIPEROLEH ZON MANTAP BIL.

KOMPONEN

MARKAH

1.

A

75

2.

B

65

3.

C

70

4.

D

73

5.

E

72

6.

F

68

TOTAL

423/6=70.5%

70.5%

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON MANTAP – Jabatan Kejuruteraan Elektrik

GRAF MARKAH DIPEROLEH ZON MANTAP 76 74 72 70 68 66 64 62 60

A B C D E F ZON MANTAP

PENEMUAN AUDIT DALAMAN ZON MANTAP – Jabatam Kejuruteraan Elektrik

ULASAN AUDIT ZON MANTAP  Didapati, tahap EKSA yang dilaksanakan adalah memuaskan.  Tiada keseragaman dalam melabel dan menampal informasi berkaitan jabatan.  Peralatan keselamatan perlu berada dalam keadaan baik dan mempunyai cara penggunaan.

SEKIAN, TERIMA KASIH