Mediation Model Achterhoek Plus

Mediation Model Achterhoek Plus

Voorwoord Gemeenten in de Achterhoek en Hof van Twente vinden mediation en mediationvaardigheden een belangrijk onderdeel van onze dienstverlening aan de burgers. Daarom zijn we hard bezig dit in onze organisaties te implementeren. Samenwerking hierin heeft ons een aantal voordelen opgeleverd, met name op het gebied van trainingen mediationvaardigheden en het uitwisselen van kennis en ervaring. Hoe wij onze samenwerking gestalte geven, vindt u beschreven in dit model. Wij wensen u veel leesplezier en nodigen u uit uw reacties te geven.

Frans Spekreijse, Burgemeester Lochem en bestuurlijk trekker van het project Mediation Achterhoek Plus.

2

Inhoudsopgave 1. Inleiding 4 1.1 Samenwerking in de regio Achterhoek Plus 4 2. Fasering 5 2.1 Uitwerking van de fasering 7 3. De 7 voorwaarden voor succes 11 4. Financiering 12 5. Mogelijkheden en vervolgstappen 13 6. Tips en meer informatie 14 Bijlagen Bijlage 1. Schematische weergave 16 Bijlage 2.

Werkwijze Mediation door Mediatorspool Achterhoek

17

Bijlage 3.

Brief voorstel gemeentelijke samenwerking mediation

22

Bijlage 4. Brief burgemeesters regio Acherhoek, Haaksbergen en Hof van Twente

24



3

1. Inleiding Mediation en de daarvan afgeleide mediationvaardigheden staan in de belangstelling. Niet alleen in de Achterhoek, maar ook landelijk. In 2010 is de landelijke pilot door het Ministerie van Binnenlandse Zaken afgesloten. Hieraan hebben verschillende gemeenten deel genomen. Het inzetten van mediation en mediationvaardigheden is een belangrijke impuls voor de kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening. Het geeft medewerkers en burgers een oplossingsgerichte, conflictvermijdende, persoonlijke en snellere manier om om te gaan met bezwaren en klachten.

1.1 Samenwerking in de regio Achterhoek Plus Mediation en mediationvaardigheden vormen een belangrijk onderdeel van het dienstverleningsconcept van gemeenten in de regio Achterhoek Plus. We bedoelen daarmee de gemeenten: Aalten, Bronckhorst, Doetinchem, Hof van Twente, Lochem, Montferland, Oost Gelre, Oude IJsselstreek, Winterswijk en Zutphen. Samenwerking tussen gemeenten betekent dat er kwaliteit geleverd kan worden door uitwisseling van kennis en ervaring op het gebied van mediation. Samenwerking maakt de inkoop van trainingen bovendien financieel aantrekkelijker. Tot slot biedt samenwerking de mogelijkheid om een pool van mediators te vormen en om intervisie bijeenkomsten en terugkomdagen te organiseren. Kortom; samen kun je meer dan alleen! Daarom heeft de regio Achterhoek Plus een eigen pilot mediation ontwikkeld. In het najaar van 2008 zijn de eerste stappen gezet en in juni 2009 is de pilot van start gegaan. De pilot duurt tot juni 2011. De pilot wordt ondersteund door de Vereniging Gemeente Mediation (VGM). Daarnaast hebben twee bureaus op het gebied van training en advies; de Merlijn Groep en The Lime Tree, hun medewerking verleend. Merlijn heeft ook een stappenmodel ontwikkeld om gemeenten op weg te helpen in gemeentelijke samenwerking.

4

2. Fasering In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de totstandkoming en wijze van samenwerking in de regio Achterhoek Plus. Allereerst kunnen we in de pilot drie fases onderscheiden. Deze fases beschrijven we hieronder kort. Fase 1 - Draagvlak creëren De belangrijkste acties voor het creëren van draagvlak voor deze pilot waren: • het aansluiten bij en gebruik maken van bestaande overlegstructuren; • het organiseren van informatiebijeenkomsten over mediation en mediationvaardigheden in bestuurlijke en ambtelijke overlegstructuren in de regio; • het sturen van brieven aan gemeenten in de regio Achterhoek, waarin commitment ge- vraagd wordt om gezamenlijk op te trekken; • de oprichting van de projectgroep Mediation regio Achterhoek Plus en het benoemen van een bestuurlijk en ambtelijk trekker. Fase 2 - Uitvoering In deze fase werd bepaald waar de meerwaarde van de gezamenlijke aanpak ligt. Voor de pilot in de regio Achterhoek Plus waren dat de volgende punten: • gezamenlijke inkoop van training mediationvaardigheden en mediationopleidingen; • het organiseren van terugkomdagen; • het organiseren van een miniconferentie; • het oprichten van een mediatiorpool; • het verzorgen van de financiële administratie; • coördineren en organiseren van interne en externe communicatie. Fase 3 - Borging In deze fase gaat het om samen werken aan kwaliteit en borging op het gebied van: • nascholing; • aanpassen werkwijzen, procedures en brieven; • evaluatie van het project; • het organiseren van een slotconferentie; • het verzorgen van een vervolg op het project.

5

6

2.1 Uitwerking van de fasering Fase 1 – Draagvlak creëren Oprichting projectgroep Mediation Achterhoek Plus In juni 2009 kwam de projectgroep voor het eerst bij elkaar. Vrijwel iedere betrokken gemeente is vertegenwoordigd (vaak door de interne projectleider mediation) in deze projectgroep. Deze vertegenwoordigers fungeren als intermediair tussen en vraagbaak voor de eigen organisatie, de mediatorpool en de projectgroep. De projectgroep heeft een belangrijke rol in het behouden en verstevigen van intern draagvlak en bewaakt de voortgang. Daarnaast zorgt de projectgroep er voor dat er voldoende aanmeldingen zijn voor de trainingen en gezamenlijke terugkommiddagen. Ook bereidt de projectgroep conferenties voor en de publiciteit hier omheen. Voorzitter van de projectgroep is de bestuurlijk trekker, de heer Frans Sprekreijse. Er is ambtelijke capaciteit beschikbaar voor de coördinatie, bijvoorbeeld voor het inplannen van de trainingen. Bestuurlijk trekker De heer Frans Spekreijse is voorzitter van de Vereniging Gemeente Mediation en tevens burgemeester van Lochem. Als eerste stap zet de bestuurlijk trekker mediation op de agenda in zijn bestuurlijke netwerken en overleggen. De bestuurlijk trekker organiseert ambtelijke ondersteuning vanuit een andere gemeente dan de zijne. Dit voorkomt dat het onderwerp mediation geassocieerd wordt met slechts één gemeente, op deze manier verbreedt het draagvlak. Breed draagvlak van bestuur, management en medewerkers Bestuurlijk draagvlak is van belang, omdat mediation en mediationvaardigheden mede het dienstverleningsconcept van gemeenten bepaalt. Tijdens het project is gebleken dat draagvlak onder medewerkers en managers even zo goed van belang is. Een goed voorbeeld hiervan zijn de trainingen. Het management zal achter de trainingen moeten staan om de medewerkers toestemming en tijd te geven. Medewerkers zijn eerder geneigd hun nieuw geleerde vaardigheden in de praktijk te brengen als zij weten en merken dat de afdelingsmanager het belang ervan in ziet. Interne communicatie door middel van artikelen, interviews en presentaties tijdens afdelingsoverleggen verdienen daarom regelmatig aandacht. Mediationvaardigheden op de kaart zetten Omdat er al zoveel overlegstructuren, conferenties en workshops zijn, is het belangrijk aan te sluiten bij bestaande overleggen en het onderwerp mediation daar te agenderen. De bestuurlijk trekker heeft in diverse bestaande overleggen het thema ‘mediation en gemeenten’ geagendeerd. Zo heeft in de burgemeesterskring en in het overleg van de gemeentesecretarissen in de Achterhoek het onderwerp mediation een aantal keren op de agenda gestaan. Ook enthousiaste ambtenaren hebben hierin een rol; zij kunnen hun overlegstructuren gebruiken om mediation te promoten en hiermee een ambassadeursrol op zich nemen. Het is belangrijk te laten zien dat mediation niet op zichzelf staat, maar deel uitmaakt van een brede ontwikkeling binnen gemeenten; dienstverlening aan de burger. Hierbij kunnen ambtenaren ook verwijzen naar landelijke inspanning om mediation in overheidsorganisaties te introduceren, bijvoorbeeld de pilot van het ministerie Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Themabijeenkomsten Vanuit een bestaand overleg tussen een aantal gemeenten over juridische zaken is het onderwerp mediation ook geagendeerd. Hiervoor waren bestuurders, managers en medewerkers uitgenodigd van de gemeenten die dit juridische overleg in het leven hebben geroepen. Om mediation in een breder perspectief te plaatsen was ook de landelijke projectleider pilot mediationvaardigheden van het Ministerie van Binnenlandse Zaken aanwezig. De bestuurlijk trekker en de landelijke project-

7

leider hebben vanuit verschillende invalshoeken belicht wat mediation voor de overheid kan betekenen. Een enthousiasmerend verhaal met levendige en herkenbare voorbeelden maakte dat de aanwezigen nut en noodzaak van mediation binnen gemeenten onderkenden. Informatievoorziening Het verstrekken van of verwijzen naar informatie over mediation geeft mensen materiaal in handen voor het onderbouwen van voorstellen om mediation te introduceren in hun eigen organisatie. In deze vraag voorziet de projectgroep door het toesturen van een projectplan of een verwijzing naar een interessante website. Commitment vragen De bestuurlijk trekker peilt naar aanleiding van verschillende themabijeenkomsten het draagvlak en vraagt ook commitment voor het aangaan van de samenwerking. Commitment heeft betrekking op de inzet van uren, zoals deelname aan de projectgroep en aan de mediatorpool, maar ook het verzorgen van de communicatie.

Fase 2 – Uitvoering Inkoop van trainingen en opleidingen De meerwaarde van samenwerking bewijst zich onder meer in de gezamenlijke inkoop van trainingen (mediationvaardigheden) en opleidingen (tot mediator); er kan goedkoper worden ingekocht. Hiermee wordt het voor gemeenten aantrekkelijker meerdere medewerkers aan te melden voor een training en/of opleiding. Bijna 200 medewerkers hebben de training inmiddels gevolgd en er zijn 10 mediators opgeleid. Sommige gemeenten beschikten al over opgeleide mediators en hebben daarom geen medewerkers aangemeld voor de opleiding. In elke trainingsgroep zitten medewerkers van verschillende afdelingen en verschillende gemeenten. De medewerkers leren elkaar zo beter kennen, er worden contacten tussen verschillende gemeenten gelegd en medewerkers krijgen meer zicht op werkzaamheden van collega’s. Het voordeel is dat zij in de toekomst gemakkelijker contact opnemen met collega’s van een andere afdeling of gemeente. Terugkommiddag en miniconferentie Een vervolg op de trainingen en opleidingen is het gezamenlijk organiseren van een terugkommiddag en een miniconferentie. Tijdens de terugkommiddag stonden het oefenen en het krijgen van feedback centraal. Dit is noodzakelijk om de vaardigheden verder te blijven ontwikkelen. De miniconferentie gaf een inhoudelijke verdieping en was uitdrukkelijk bedoeld om te werken aan het draagvlak onder managers en bestuurders. Het creëren en behouden van draagvlak vereist een continue inspanning. Communicatie Het regelmatig communiceren over mediation is van groot belang. Eén van de projectgroepleden verzorgt de interne en externe communicatie. Iedere gemeente in het samenwerkingsverband heeft een eigen accent in het werken met mediationvaardigheden. Sommige gemeenten leggen de nadruk op het primaire proces, maar andere gemeenten leggen de nadruk bij de bezwaarschriftenfase. De communicatie kan gezamenlijk opgepakt worden, vooral als het gaat om het informeren over mediation(vaardigheden) en het belang ervan én het vieren van de successen. Zo is er naar aanleiding van de terugkommiddag en de miniconferentie intern en extern gecommuniceerd. Het staat elke gemeente vrij om gebruik te maken van de communicatiemogelijkheden die geboden worden (bijvoorbeeld een persbericht) of deze aan te passen.

8

Mediatorpool De opgeleide en geregistreerde NMI-mediators hebben een mediatorpool opgericht. De deelnemende gemeenten kunnen kosteloos gebruik maken van de inzet van een mediator uit de pool. De pool bestaat uit 13 mediators. Zij kunnen niet alleen als mediator, maar ook als onafhankelijk gespreksbegeleider worden gevraagd. Hun inzet wordt evenredig over de gemeenten verdeeld. De interne mediator meldt de zaak aan bij een coördinator van één van de deelnemende gemeenten. Deze gemeente zet de mediation uit onder de mediators, zodat er gerouleerd kan worden. Op deze wijze blijft inzichtelijk om hoeveel zaken het gaat, of de zaken hebben geleid tot een vaststellingsovereenkomst en hoeveel tijd er aan de zaak is gespendeerd.De mediators van de mediatorpool hebben zich verbonden aan het organiseren en bijwonen van intervisiebijeenkomsten. Op deze wijze kan er uitwisseling van ervaring plaatsvinden en is er gelegenheid om te oefenen en elkaar feedback te geven. Tot slot zoekt de mediatiorpool naar mogelijkheden om de positie van de interne mediator te versterken en te borgen. Een intern mediationstatuut, aansprakelijkheidsverzekering, de positie van de gemeentelijke mediator binnen het Nederlands Mediation Instituut (NMI) en Vereniging Gemeente Mediation (VGM) zijn onderwerpen die besproken en gezamenlijk opgepakt worden.

Fase 3 – Borging Samen werken aan kwaliteit Iedere gemeente is bezig met mediation en mediationvaardigheden op een manier die bij de eigen gemeentelijke organisatie past. Voor een gezamenlijke aanpak lenen zich de hierboven beschreven onderwerpen. Met name trainingen en het oefenen van vaardigheden blijven zaken waarin gemeenten samen kunnen optrekken. De training mediationvaardigheden omvat twee dagen. Dit is erg weinig om een andere aanpak te leren. Oefening en uitwisselen van ervaringen zijn hard nodig om de vaardigheden in praktijk te (durven) brengen. Het borgen van werkwijzen, aanpassen van procedures of brieven kan ook in aanmerking komen voor een gezamenlijke aanpak. Voorbeeldbrieven, ideeën en ervaringen van andere gemeenten kunnen dienen als basis waaraan de individuele gemeente vervolgens een eigen invulling geeft. In juni 2011 wordt de samenwerking volgens het Mediation Model Achterhoek Plus geëvalueerd. De evaluatie zal aanbevelingen bevatten die met name op de borging betrekking hebben. In een slotconferentie komt de evaluatie en de meerwaarde van gemeentelijke samenwerking aan de orde. Dit is tegelijkertijd een aanzet voor samenwerking in de toekomst.

9

10

3. De 7 voorwaarden voor succes 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Algemeen: kijk naar waar de meerwaarde van samenwerking precies zit Creëer draagvlak en zet mediation op de kaart Benoem mediation als belangrijk onderdeel van het gemeentelijk dienstverleningsconcept Communiceer via verschillende kanalen en met regelmaat Richt de projectorganisatie in met een bestuurlijk trekker en ambassadeur, ambtelijke ondersteuning en gemeentelijk projectleiders Organiseer gezamenlijke activiteiten zoals; trainingen en opleidingen, terugkomdagen en mini conferenties Richt een mediatorpool op en koppel daaraan intervisie bijeenkomsten en trainingen

11

4. Financiering Elke gemeente betaalt voor deelname aan de training mediationvaardigheden een bedrag van € 550,- per medewerker. Een deel hiervan (€ 50,-) wordt gebruikt om de ambtelijke coördinatie en terugkommiddagen te financieren. De ambtelijk coördinator heeft vier uur per week beschikbaar. De kosten voor de opleiding tot mediator (€ 2.000,- per medewerker) hebben de gemeenten per eigen medewerker betaald. Voor de deelname aan de miniconferentie is een bijdrage per deelnemer gevraagd. Vergader- en trainingsruimten stellen de verschillende gemeenten bij toerbeurt beschikbaar. Flyers en folders bekostigen gemeenten zelf.

12

5. Mogelijkheden en vervolgstappen De pilot loopt in juni 2011 op zijn einde, maar er zijn nog voldoende mogelijkheden en vervolgstappen mogelijk. Hieronder noemen we er vijf: 1. 2. 3. 4. 5.

Uitbreiding mediatorpool met bestuurders; Mediatorpool als mogelijkheid onder de aandacht brengen van omliggende gemeenten; Training mediationvaardigheden opnemen in introductieprogramma’s voor nieuwe medewerkers en bestuurders; Erkenning regelen voor gemeente mediators bij het NMI; Onderzoeken of uitbreiding van mediation als dienstverlening gewenst en/of gelegitimeerd is voor gesubsidieerde instellingen of partners van de gemeente, bij samenwerkings- of arbeidsconflicten binnen gemeenten of bij gezamenlijke projecten als buurtbemiddeling.

13

6. Tips en meer informatie Niet iedere gemeente hoeft dezelfde insteek te hebben. Sommige gemeenten kiezen voor mediation in de primaire fase, andere voor mediation bij bezwaarschriften. Stop de gezamenlijke energie daarom in de onderwerpen die gemeenten bindt; een goede dienstverlening, waaraan mediationvaardigheden en mediation kunnen bijdragen! Besteed veel energie aan het creëren van draagvlak en houd het enthousiasme levend door regelmatig succesverhalen te laten horen. En zorg voor een bestuurlijk trekker en voor voldoende ambtelijke ondersteuning ten behoeve van coördinatie, financiën en communicatie. Ambtelijk coördinator Voor meer informatie over het Mediation Model Achterhoek Plus kunt u contact opnemen met de ambtelijk coördinator: Hester Stam. Zij is bereikbaar via e-mail: [email protected] of via telefoonnummer: 0547 – 85 85 85. Bestuurlijk trekker Voor meer informatie kunt u ook contact opnemen met de bestuurlijke trekker: Frans Spekreijse, burgemeester van Lochem. Hij is bereikbaar via [email protected] of via telefoonnummer: 0573 - 28 92 22. Meer informatie Vereniging Gemeente Mediation - www.gemeentemediation.nl http://www.rijksoverheid.nl/ministeries/bzk http://www.nmi-mediation.nl Merlijn Training en advies – www.merlijngroep.nl The lime tree – www.thelimetree.nl

14

15

Bijlage 1 Schematische weergave projectgroep Mediation

Burgemeesterskring Bestuurlijke trekker

Ambtelijk trekker

Directeuren Netwerk Achterhoek (DNA)

Interne organisatie en mediator eigen gemeente

Mediatorpool

Intervisie

Projectgroep Mediation Achterhoek Plus

Amabssadeurs binnen gemeenten

Taken - Gezamenlijke inkoop vaardigheidstraining en opleiding - Organiseren van themabijeenkomsten - Organiseren van terugkomdagen - Communicatie (intern en extern) - Verdelen van mediation casussen in mediatorpool - Financiele afwikkeling

Trainingen

16

Bijlage 2 Werkwijze Mediation door Mediatorspool Achterhoek

17

Inleiding De burgemeester van Lochem, de heer Spekreijse, heeft begin 2009 een Achterhoekse projectgroep bijeen gebracht met als doel het onder de aandacht brengen van mediationvaardigheden in de gemeentelijke organisatie en het realiseren van een mediatorpool. Sindsdien zijn een flink aantal trainingen in mediationvaardigheden bij de aangesloten (Achterhoekse) gemeenten gehouden. Ook hebben 10 medewerkers van de gemeenten Winterswijk, Doetinchem, Oude IJsselstreek, Lochem, Zutphen, Oost Gelre en Hof van Twente de kans gekregen de opleiding tot mediator te volgen. Deze 10 daagse opleiding is half februari 2010 succesvol afgerond. De mediators hebben zich laten inschrijven in het register van het Nederlands Mediation Instituut (NMI). Aanleiding Aanleiding voor dit document is de noodzaak goede werkafspraken te maken over het verwijzen van mediabele conflicten. Een geslaagde mediation is alleen mogelijk indien een conflict als mediabel wordt bestempeld en op een goede wijze wordt verwezen. Dit vergt een goed werkproces binnen elke deelnemende gemeente. Bekend moet zijn dat naast de juridische procedures, ook een andere aanpak mogelijk is. Namelijk die van mediation. En als mediation als te zwaar wordt ingeschat, kan ook sprake zijn van gespreksbegeleiding. Voor zowel mediation als gespreksbegeleiding kan gebruik worden gemaakt van de mediators in de pool. Deze afspraken zien niet op de borging van kennis over mediation in de gemeente, maar gaan over werkafspraken Mediatorspool. Intake Onderstaande afspraken zijn opgesteld als hulpmiddel voor de opdrachtgevende mediator om een zaak binnen een kort tijdsbestek zo kant en klaar mogelijk aan de dienstverlenende mediator over te dragen. Dit heeft als doel dat de dienstverlenende mediator zo min mogelijk voorwerk hoeft te verrichten en zich volledig kan concentreren op het mediationproces. Daarnaast wordt daarmee de neutraliteit gewaarborgd. Mediationverzoek Een mediationverzoek kan op verschillende manieren en via verschillende personen bij de opdrachtgevende mediator terecht komen. • Hoe? Dit kan per telefoon, mail, face-to-face. • Door wie? P&O, vertrouwenspersoon, bedrijfsarts, management, collega’s, etc. Binnenkomst mediationverzoek bij opdrachtgevende mediator (vragende gemeente) of bij de pool. De intake wordt verricht door de opdrachtgevende gemeente. Het is in ieder geval van belang dat niet de dienstverlenende mediator de intake doet. Gesprek met partijen door opdrachtgevende mediator. Het is aan de opdrachtgevende mediator op welke manieren hij contact heeft met de bij de mediation betrokken partijen. • Hoe? Dit kan per telefoon, mail, face-to-face. Het heeft echter de voorkeur een mondeling gesprek te houden. In zaken die simpel lijken, is telefonisch contact wellicht de beste oplos sing. • Aangekondigd (bijv. via P&O) of onaangekondigd? De betrokken partij aan de zijde van de gemeente kan de andere partij voorstellen in gesprek te gaan over de kwestie en vragen of hij/zij het goed vindt dat zijn/haar nummer aan de intaker wordt gegeven. • Welke elementen kan de introductie van de opdrachtgevende mediator aan partijen bevatten? - Uitleg eigen functie (jurist bij afdeling…) - Uitleg rol mediator uit mediatorspool (gesloten beurzenprincipe bij gemeenten die media - tors leveren en anders 90 euro/uur, gebonden aan NMI Reglement etc)

18

Inhoud intake Inhoud en achtergrond van het conflict Elk conflict kent een andere inhoud en achtergrond. Om hierover – op hoofdlijnen – informatie te kunnen verschaffen aan de dienstverlenende mediator moet de intaker duidelijkheid zien te krijgen over de volgende vragen: Inhoud conflict - Waarover gaat het conflict? Partijen Indien alle betrokken partijen bij een mediation op de eerste mediatonbijeenkomst ook daadwerkelijk aan tafel zitten, draagt dit bij aan een vlotte start van de mediation. Om die reden is het van belang dat de opdrachtgevende mediator (globaal) verkent welke partijen betrokken moeten worden bij een eerste mediationbijeenkomst. Onderstaande vragen kunnen daarbij weer als hulpmiddel dienen. De dienstverlenende mediator zal de daadwerkelijke check doen of de juiste partijen aan tafel zitten. - - - - -

Wie zijn de partijen? (naw-gegevens, e-mail en telefoonnummers); Stel dat de mediation van start gaat, wie is dan voor u de meest aanwezen persoon (perso nen) om ook aan de mediation deel te nemen? Welke partijen kunnen en moeten aan tafel? Heeft een van de partijen een adviseur? Komt deze mee naar de mediationbijeenkomst(en)? In hoeverre bent u zelf beslissingsbevoegd? Is er voldoende mandaat in het geval van verte- genwoordiging? Zo ja, welk mandaat is er? (De intaker dient er voor te zorgen dat de ver- tegenwoordiger van zijn gemeente bij de mediation volmacht heeft om de mediationovereen- komst namens de gemeente te tekenen en te onderhandelen.) Wie zijn er naast partijen nog meer (functioneel) betrokken bij het conflict? Is P&O/HRM afde ling betrokken? Vertrouwenspersoon? Arbo-arts? Advocaat/adviseur? Vakbondsadviseur?

Mediabel? Een zaak wordt pas overgedragen aan een dienstverlenende mediator indien de opdrachtgevende mediator van mening is dat het conflict mediabel is. De onderstaande vragen kunnen een hulpmiddel zijn om te kunnen beoordelen of een zaak mediabel is of niet. - - - - - - - - -

Wat zijn de verwachtingen van de mediation, wanneer is de mediation geslaagd? Wat is de motivatie van de partij om te kiezen voor mediation? Wat is de belangrijkste reden? Hoe groot is het belang voor u om het conflict op te lossen? In hoeverre doet u vrijwillig mee? Is er commitment/sprake van vrijwilligheid? Lopen er nog andere procedures? Hoe groot is de wederzijdse afhankelijkheid? Hoe groot is de kans dat u in de toekomst nog iets met elkaar van doen zult hebben? Is het een zakelijk of een relationeel conflict? Of een combinatie? Hoe groot is de bereidheid van u om daadwerkelijk te onderhandelen? Zijn partijen onderhan delingsbereid? (wil de partij luisteren, oplossingsgericht?) In welk stadium verkeert het conflict? In hoeverre bent u nog met elkaar ‘on speaking terms’? (Hoe ver is het conflict geëscaleerd? (Glasl)) Is het zinvol als partijen zelf nog eens samen gaan praten? Zijn er al eerder bemiddelingspo- gingen/ mediations gedaan in de betreffende zaak? Is mediation het juiste instrument voor het conflict of zijn andere alternatieven beter? Wat is de reden dat u niet naar de rechter gaat?

19

- - - - - -

Welke andere zaken kunnen nog van invloed zijn op uw deelname die u van te voren wilt be- spreken, buiten de inhoud? Is er onderhandelingsruimte (willen partijen bewegen); Is sprake van machtsongelijkheid tussen partijen? Hoe lang werken partijen al samen? Is er sprake van een arbeidsovereenkomst of een andere samenwerkingsovereenkomst? Is er sprake van ziekte (bij arbeidsmediation)?

Uitleg mediation Als mediation de meest geschikte methode voor het oplossen van het conflict lijkt, wordt tijdens het gesprek uitleg gegeven over mediation. Hierbij komen de volgende onderwerpen aan bod: - mediationovereenkomst, NMI-reglement, NMI-gedragsregels en de belangrijkste elementen hiervan (rol mediator, rol partijen, mandaat/vertegenwoordiging, geheimhouding, vrijwilligheid, onverplichtendheid, vaststellingsovereenkomst, tussentijdse afspraken); - alsmede uitleg dat aanhangige procedures in beginsel worden opgeschort. Daarbij is het aan de opdrachtgevende mediator zelf in hoeverre hij/zij gebruik wil maken van de in deze leidraad opgenomen vragen. Voorkomen dient te worden dat de dienstverlenende mediator te veel informatie overgedragen krijgt van de opdrachtgevende mediator, zodat dat dienstverlenende mediator minder nieuwsgierig wordt en teveel “gekleurd” wordt. Om die reden is dit document slechts een hulpmiddel om bovengenoemde zaken helder te krijgen en geen uitputtende lijst van te stellen vragen of te nemen stappen. De terugkoppeling van de opdrachtgevende mediator aan de dienstverlenende mediator zal bovendien in de regel geschieden op hoofdlijnen. Verzorgen uitnodiging en locatie De opdrachtgevende mediator geeft bij de opdracht ook een mogelijke locatie voor de mediation aan. Afspraak eerste bijeenkomst en standaardbrief Als alle partijen instemmen met mediation geeft de intaker dit door aan de dienstverlenende mediator. De dienstverlenende mediator plant zelf de eerste mediationbijeenkomst en stuurt de partijen een standaard-uitnodigingsbrief met daarin onder andere het tijdstip en de locatie van de mediation. Bij die brief worden ook een concept mediationovereenkomst, het NMI-reglement en de NMI-gedragsregels gevoegd zodat partijen de betreffende stukken van te voren kunnen doornemen. Benadering mediator(s) uit mediatorspool De opdrachtgevende mediator verwijst een mediabele zaak door aan Veronique Vroege. De intake is dan al gedaan door de opdrachtgevende mediator of zal door een van de mediators uit de pool worden gedaan. Veronique Vroege zal vervolgens de betreffende zaak verwijzen aan de 2 mediators met tot dan toe de minste zaken. Als die mediators op dat moment niet beschikbaar zijn, wordt de zaak vervolgens verwezen naar de volgende mediator met de minste zaken. Mediators moeten elk jaar vóór 1 juni aangeven hoeveel mediations er tot dan toe zijn gedaan. Dit inclusief buurtbemiddelingen/ eigen mediations binnen gemeente waarbij vaststellingsovereenkomst is gesloten (dwz. van alle mediations die bij de NMI als mediations gaan gelden voor register-mediator). Elk jaar kan dan op 1 juni door Veronique Vroege een overzicht worden gemaakt van de mediations die tot 1 juni zijn gedaan en wie die mediations heeft gedaan. Op die manier wordt ook inzichtelijk welke mediator nog mediations moet doen. Co-mediation Uitgangspunt is dat twee mediators uit de pool (co-mediation) een zaak behandelen. De mediators zijn nevengeschikt aan elkaar. Afspraken die gemaakt (kunnen) worden voorafgaand aan de mediationsessie bij co-mediation tussen co-mediators.

20

• • • • • • • • • • • • •

Strategie Tafelschikking Wie de mediation start Rol co-mediator Mediationstijl Gebruik flip-over Houding t.o.v. partijen Signalen Wie een caucus initieert Wie samenvat Wie aantekeningen of verslag maakt Hoe onderling af te wisselen Hoe wordt feedback gegeven

Terugkoppeling na mediation Na een mediation wordt de uitkomst van de mediation en de tijdsinvestering teruggekoppeld aan Veronique Vroege. Dit in verband met de evaluatie van de mediation. Rapportages Uitgangspunt is dat in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur (WOB) zorgvuldig wordt omgegaan met rapportages binnen een mediation binnen de overheid. Mochten rapportages een rol spelen bij de mediation kunnen de volgende vragen als hulpmiddel dienen. Veelal zullen deze vragen niet door de opdrachtgevende mediator worden gesteld, maar veeleer door de dienstverlenende mediator die daarover binnen de mediation afspraken maakt met partijen. • Hoe wordt door de mediator over de voortgang gerapporteerd? Afspraak: alleen de uit- komst wordt gerapporteerd. • Bij arbeidsmediation afspreken dat het verslag van de mediationbijeenkomst niet in het per- soneelsdossier van de werknemer wordt opgenomen. De mediators die een zaak behandelen houden het betreffende dossier in verband met de vertrouwelijkheid onder zich.

21

Bijlage 3 Lochem, 8 december 2008 Aan:

Burgemeesters van de regio Achterhoek Burgemeesters gemeente Haaksbergen en Hof van Twente

Betreft:

Samenwerking mediation

Geachte collega, Tijdens een lunchbijeenkomst van de burgemeesterskring Achterhoek heb ik uitleg gegeven over mediation als onderdeel van de dienstverlening. Tevens heb ik op 28 november tijdens een bijeenkomst in het gemeentehuis te Borculo een lezing gehouden over mediation voor bestuur en ambtenaren van de gemeenten Berkelland, Haaksbergen en Hof van Twente. Het blijkt dat deze drie gemeenten bezig zijn te overwegen om gezamenlijk met mediation aan de slag te gaan. Deze brief is bedoeld om te bekijken of gemeenten kunnen en willen gaan samenwerken om mediation onderdeel te maken van het dienstverleningsaanbod van de gemeenten. In de bijlage leest u over de opzet van een projectplan. In het bestuursakkoord tussen gemeenten en Rijk van 2007 staat de dienstverlening als speerpunt genoteerd. In 2015 moet het klantcontactcentrum inclusief front-, mid- en backoffice zijn georganiseerd en de dienstverlening moet dan op een bepaald niveau van serviceverlening, klantvriendelijkheid en vraaggerichtheid zijn geïmplementeerd in de gemeentelijke organisatie. Mediation kan op verschillende terreinen worden ingezet: • Interne arbeidsconflicten • Buurtbemiddeling • Bezwaarschriften • Klachtafhandeling, inclusief politie Mediationvaardigheden en interne gecertificeerde mediators zijn voorwaarden om de implementatie te realiseren. Het mag duidelijk zijn dat het gaat om een cultuurtraject, wat betekent dat het goed moet worden voorbereid en uitgevoerd en dat het een continu proces is. Continuïteit en kwaliteit gaan samen. Binnenlandse Zaken (portefeuillehouder staatssecretaris Ank Bijleveld) is enthousiast bezig met het stimuleren van bovengenoemde processen. Op dit moment is gestart met een pilot waar 20 door heel Nederland verspreid liggende gemeenten aan mee doen. Ik ben voorzitter van GemeenteMediation en deze organisatie (meer dan 100 gemeenten zijn erbij aangesloten) heeft overleg met BZK en de VNG over samenwerking om mediation in alle gemeenten onder de aandacht te brengen. Tijdens ons jaarlijkse congres op 31 oktober in het Provinciehuis te Zwolle is duidelijk geworden dat

22

veel gemeenten met het proces zijn gestart of willen gaan starten. Tijdens een overleg met mijn collega burgemeester Hein Bloemen van de gemeente Berkelland over mediation en de veiligheidsregio bleek bovendien dat mediation bij de politie ook een onderwerp wordt in NOG–Veiliger en dat het past in de doelstellingen van het veiligheidshuis. Samenwerking heeft veel voordelen. Niet alle gemeenten hoeven zo “het wiel opnieuw uit te vinden”. Gemeenten kunnen van elkaars ervaringen leren. Er kan gezocht worden naar mogelijkheden van subsidiering door Binnenlandse Zaken van een project, gericht op inbedding van mediation binnen de samenwerkende gemeenten. Op 29 januari a.s. heb ik weer overleg met BZK over mediation en de samenwerking. Ik zou dan graag een projectvoorstel willen indienen. Albert Brons, ambtenaar van de gemeente Oost Gelre, en ondergetekende zijn voornemens om daaraan voorafgaand op 16 januari van 10.30 uur tot 13.00 uur een bijeenkomst te beleggen om daarover met de burgemeesters – immers het boegbeeld voor dienstverlening – van gedachten te wisselen. In de week van 15 december nemen wij contact op om de interesse te peilen. Bij voldoende belangstelling ontvangt u daarna de uitnodiging en een agenda. Ik hoop op een goede samenwerking. Vriendelijke groeten, Frans Spekreijse Burgemeester Gemeente Lochem

23

Bijlage 4 Aan: Burgemeesters van de Regio Achterhoek Burgemeesters gemeente Haaksbergen en Hof van Twente Lochem, 23 januari 2009 Betreft Samenwerking mediation Geachte collega, U hebt via mij de volgende informatie ontvangen: •

In 2008 tijdens de burgemeesterskring Achterhoek een power-pointpresentatie over mediation;

•

Brief van 8 december, inclusief projectplan.

Op 23 januari zal ik kort ingaan op de informatie die u hebt ontvangen. Daarna zullen we de volgende vragen/stellingen bespreken: 1.

Welke gemeenten zijn bereid samen het mediationproject op te pakken.

2.

Besluiten we gezamenlijk om met SGBO een subsidieverzoek in te dienen bij het “A+O fonds gemeenten” voor een bijdrage op grond van de Stimuleringsregeling Vernieuwende Projecten ter grootte van 50% van de kosten.

3.

Besluiten we gezamenlijk dat de burgemeester van Lochem ons project onder de aandacht brengt van Staatssecretaris Ank Bijleveld van Binnenlandse Zaken en dat de Staatssecretaris probeert dit project aan te laten sluiten bij de 20 pilot gemeenten van het Ministerie van Bin nenlandse Zaken?

4.

Zijn de gemeenten bereid een bestuurlijk en ambtelijke trekker aan te wijzen en gaan we akkoord met het gegeven dat Frans Spekreijse bestuurlijk het totale project trekt samen met de ambtelijk trekker Albert Brons van de gemeente Oost-Gelre.

5.

De kostenbegroting is in dit stadium indicatief. In overleg wordt een concreet plan van aanpak opgesteld, welke activiteiten worden uitge- voerd in welke gemeente (maatwerk) en hoeveel trainingen zullen worden gegeven en wat de kosten zijn. De begroting zal bestaan uit de volgende onderdelen:

24

- projectorganisatie - uitvoeringskosten: trainingen, workshops, voorlichtingsbijeenkomsten, voorlichtingsmateriaal - advieskosten - onderzoek en evaluatie - communicatie De kosten zullen per gemeente naar verwachting ongeveer € 35.000 per jaar bedragen voor een periode van ongeveer drie jaar. Het A+O fonds subsidieert 50% en we proberen de andere 50% te vinden bij Binnenlandse Zaken. 6.

Er wordt een stuurgroep (bestuurlijke trekkers) en een werkgroep (ambtelijke trekkers) gefor- meerd. De werkgroep komt voor het eerst begin februari bij elkaar om het projectplan verder uit te werken.

7.

In maart/april moet er per deelnemende gemeente een projectplan beschikbaar zijn voor het bestuurlijk overleg en besluitvorming.

8.

De start van het project wordt bepaald op september 2009 en eindigt in juni 2012.

Met vriendelijke groet,

Frans Spekreijse

25