Protocol: Procesbeschrijving verzuimaanpak algemeen 2016 Verzuimprotocol in stappen, gericht op de verzuimspecialisten Ziekmelding (dag 1)
Verantwoordelijke
De medewerker vraagt altijd zo snel als mogelijk is persoonlijk “ziekteverlof1” aan bij zijn/haar team op eerste verzuimdag; dit is gericht op vervanging. De medewerker meldt zich direct tevens via 000-0000000 bij de verzuimspecialist met het verzoek om loondoorbetaling wegens ziekte. Deze aanvraag doet de medewerker zo spoedig mogelijk maar uiterlijk 2 uur vóór de aanvang van de dienst.
Medewerker Team Verzuimspecialist
De verzuimspecialist is telefonisch bereikbaar op werkdagen (Ma – Vrij) tussen 9 – 11 uur en 13 – 14 uur. Op andere tijden wordt de medewerker doorverbonden naar de eigen voicemail van de betreffende verzuimspecialist. De verzuimspecialist neemt zo spoedig mogelijk contact op met de medewerker voor een eerste kort gesprek. De medewerker hanteert hierbij de verstrekte vragen en geeft het eigen idee inzake de vermoedelijke duur en geeft een evt. verpleegadres door. Tevens geeft de medewerker het mobiele telefoonnummer op, waarop de medewerker goed bereikbaar is: in ieder geval tot eerste contact met verzuimspecialist. De contactpersoon van het team hanteert bij de aanvraag ziekteverlof de (niet-medische) vragen, zoals vermeld op Medewerker/team het verzuimkaartje en gaat een gesprek aan met de collega/medewerker over vervanging en de mogelijke duur van het verzuim. Er worden ook afspraken gemaakt over de volgende contactmomenten. Het team verwijst door naar de verzuimspecialist voor de (medische) begeleiding van de verzuimende medewerker. De verzuimspecialist vraagt bij het korte telefonisch contact op dag 1 van het verzuim naar o.a. de mogelijkheden om aangepast werk te verrichten of gedeeltelijk te hervatten. Tevens wordt via een korte triage bezien of een Vermoedelijke Herstel Datum (VHD) is te bepalen. Medewerker en verzuimspecialist maken vervolgafspraak als er geen VHD is vast te leggen: vervolggesprek op dag 3 of 5. 1
Het gaat hierom het volgende: de medewerker voelt zich niet in staat om te werken wegens een medische reden. © ANDARE, 2016
Versie 23 januari 2015
1
De te hanteren vragen worden zo mogelijk opgenomen in het systeem. De verzuimspecialist maakt de melding aan in HET SYSTEEM en maakt een gespreksverslag in systeem. Dag 3 of 5: De verzuimspecialist herbeoordeelt de aanvraag ziekteverlof in HET SYSTEEM en geeft hierbij aan wat de verzuimreden is, of het werk/privé gerelateerd is en de verwachte verzuimduur. Op basis van deze input zal er (bij dreigend langdurig verzuim) een uitgebreidere triage, dit is een voorselectie van de te verwachten ernst en duur, plaatsvinden door de verzuimspecialist.
Verzuimspecialist
De verzuimspecialist bepaalt dan op dag 3 of 5 of hij gebruik wil maken van een intake/beoordeling door de bedrijfsarts of een andere deskundige. Indien dit het geval is, meldt hij dit via HET SYSTEEM bij de Bedrijfsarts of andere deskundige; via HET SYSTEEM volgt een automatische melding van de aanvraag.
Verzuimspecialist
De verzuimspecialist plant een afspraak in met de 2e lijns-dienstverlener: bij (onduidelijke) psychische klachten vindt op dag 3 of zo spoedig mogelijk (binnen 48 uur) een melding plaats bij Mentaal Beter Werkt voor een digitale intake. Bij fysieke klachten volgt een verwijzing naar Tigra/DBC. Herstelmelding
Verantwoordelijke
Op datum van herstel van de medewerker geeft de medewerker de (gedeeltelijke) herstelmelding door aan het team en aan de verzuimspecialist. De verzuimspecialist vermeldt deze datum in HET SYSTEEM.
Medewerker Verzuimspecialist
Verzuimspecialist en medewerker voeren zo nodig een terugkeergesprek. Dit gesprek kan ook plaatsvinden samen Verzuimspecialist met het team als daar behoefte aan bestaat: verzoek team of medewerker (B&A)2 Medewerker Team Verslaglegging van terugkeergesprek in HET SYSTEEM (m.n. bij frequent verzuim en verzuim > 3 weken) Verzuimspecialist (B&A) Is er sprake van vangnet Ziektewet? In geval van een vangnetsituatie (bijv. zwangerschapsgerelateerd) geeft de verzuimspecialist dit aan. De verzuimspecialist plant eventueel een consult in bij de bedrijfsarts ter beoordeling van de vangnetsituatie.
Verzuimspecialist
2
(B&A) betekent: op termijn neemt een Medewerker B&A, aandachtspunt Verzuim, deze actie op zich © ANDARE, 2016
Versie 23 januari 2015
2
In geval van een vangnetsituatie wordt via Beaufort automatisch een aanvraag ziektewetuitkering (ZW) naar UWV gezonden.
Verzuimspecialist
Is er sprake van een bedrijfsongeval? Indien sprake is van een bedrijfsongeval, vult het team een formulier Melding Incidenten3 in. Dit formulier wordt gekoppeld aan het verzuimdossier in HET SYSTEEM en beoordeeld door de verzuimspecialist en (eventueel) door de verzuimspecialist gemeld bij het Bureau Beroepsziekten.
Team Verzuimspecialist
Het team vermeldt het ongeval ook in het eigen Incidenten/bedrijfsongevallenregister.
Team
De verzuimspecialist zal op basis van de eventuele ziekmelding en de daarbij behorende triage, actie ondernemen, Verzuimspecialist zoals hiervoor beschreven. Is er mogelijk sprake van een arbeidsconflict? Als een van de partijen van mening is dat er sprake is van een geschil binnen de arbeidsrelatie, dan is er sprake van een arbeidsconflict en geldt de STECR Werkwijzer Arbeidsconflict van oktober 2014. Als er een medisch oordeel gewenst is, dan volgt dit spoedig na de aanvraag ziekteverlof. Uitgangspunt is dat de bedrijfsarts conform de STECR Werkwijzer een Poortwachter-oordeel/advies en een Interventieadvies afgeeft.
Verzuimspecialist Bedrijfsarts
Is er mogelijk sprake van verhaalschade? In geval van een verzuimmelding met mogelijke verhaalschade vult de verzuimspecialist of B&A een schademeldingsformulier in en stuurt dit op naar relevante afdeling/unit. De verzuimspecialist zal dit controleren (achteraf). Week 1
B&A Verzuimspecialist Verantwoordelijke
HET SYSTEEM bepaalt op basis van de triage of er vervolgacties zijn voor de verzuimspecialist. HET SYSTEEM geeft in ieder geval signalen naar (de contactpersoon van) het team en de verzuimspecialist om de voortgang van herstel van de medewerker te bewaken en om eventuele afspraken hieromtrent te maken.
Medewerker Verzuimspecialist Verzuimspecialist (eventueel)
3
Beschikbaar op Werkgevernet © ANDARE, 2016
Versie 23 januari 2015
3
Tijdens vervolgcontact geeft medewerker een terugkoppeling aan de verzuimspecialist over evt. contacten met het team, medische sector en voortgang herstel. De verzuimspecialist legt gespreksverslag en vervolgafspraak vast in HET SYSTEEM. Triage
Verantwoordelijke
Indien de triage de verzuimmelding als ‘kort verzuim’ heeft geclassificeerd, d.w.z. verwachte verzuimduur is korter Medewerker 7 dagen en dus is VHD bepaald en de medewerker heeft zich toch niet voor of op de verwachte datum hersteld Verzuimspecialist gemeld, dan neemt de verzuimspecialist contact op met de medewerker. Er volgt dan een gesprek door verzuimspecialist met de medewerker waarbij de reden van het ontbreken van een herstelmelding besproken zal worden. Daarnaast zal de verzuimspecialist aan de hand van een kort onderzoek of er sprake is van een bijzondere aandachtvragende situatie, wat eventueel de basis wordt voor vervolgacties. De classificatie ‘kort verzuim’ kan omgezet worden in ‘middellang’ of ‘lang’ verzuim. Indien de triage de verzuimmelding als ‘middellang’ heeft geclassificeerd, d.w.z. verwachte verzuimduur tussen de 2 en 6 weken, neemt de verzuimspecialist op dag 3 of 5 contact op met de medewerker. Er volgt een telefonische intake met de medewerker over de stand van zaken van de verzuimende medewerker.
Verzuimspecialist
(Dreigend) Langdurig verzuim: bij de verwachting dat het verzuim langer dan 6 weken zal duren, wordt er door de Verzuimspecialist verzuimspecialist direct contact opgenomen met de medewerker. Medewerker Tijdens de intake met de medewerker inventariseert de verzuimspecialist of, wanneer en welke interventie nodig is. Verzuimspecialist De verzuimspecialist bepaalt met de medewerker op welke wijze de intake plaatsvindt: Skype (op termijn), Medewerker telefonisch of op locatie. Deze actie is voor de medewerker niet vrijblijvend. De verzuimspecialist checkt tijdens de telefonische intake met de medewerker of er sprake is van een niet gemeld Verzuimspecialist bedrijfsongeval of een mogelijke verhaalschade, danwel “Amber” (= verkorte wachttijd verhoging WGA-uitkering) of B&A andersoortige situatie, en meldt indien van toepassing, dit aan B&A. De verzuimspecialist zorgt voor het aanvragen van verhoging/vervroegde toekenning uitkering indien het een ‘Amber’-geval betreft en meldt dit aan B&A.
© ANDARE, 2016
Versie 23 januari 2015
4
De verzuimspecialist neemt na de intake met de medewerker mondeling contact op met de bedrijfsarts of andere deskundige inzake advies over eventueel in te zetten interventie. De verzuimspecialist checkt of voor deze actie ondersteuning mogelijk is op kosten van de verzekeraar of Present: Werkgeversdesk ZKA. Afhankelijk van de voorafspraak maakt verzuimspecialist een afspraak met een deskundige; inzet binnen 48 uur.
Verzuimspecialist
Indien een advies/intake gewenst is van een bedrijfspsycholoog of bedrijfsfysiotherapeut wordt dit advies gevraagd voor het voorleggen aan de bedrijfsarts; het medisch advies van de deskundigen wordt integraal verstuurd aan de bedrijfsarts, die het advies opneemt in zijn medisch dossier.
Deskundige Bedrijfsarts Medewerker Verzuimspecialist Team
Het korte, werkgerichte advies gaat naar de verzuimspecialist en de medewerker. Na ontvangst van het advies bepaalt de bedrijfsarts binnen 48 uur of hij akkoord is met het advies of dat hij de medewerker wil spreken op het spreekuur; hij geeft dit door aan de verzuimspecialist. De verzuimspecialist vertaalt dit advies naar medewerker en team (eventueel via een bezoek: re-integratie) Verzuimspecialist checkt of co-financiering mogelijk is via WGA bij verzekeraar. Mogelijk dat beslissing impliciet of vooraf is geaccordeerd.
Verzuimspecialist
Indien de triage de verzuimmelding als ‘lang’ heeft geclassificeerd, d.w.z. verwachte verzuimduur langer dan 6 weken, dan vindt er op dag 3 of 5 een telefonische intake plaats met de medewerker.
Medewerker Verzuimspecialist
Afhankelijk van advies verzuimspecialist gaat medewerker naar spreekuur van bedrijfsarts of specialist op een te bepalen locatie.
Medewerker Verzuimspecialist
De verzuimspecialist plant de afspraak in en verstuurt uitnodiging naar medewerker. Een consult t.b.v. de Probleemanalyse (: oordeel over ziekte en advies over interventies en werk) wordt bij dreigend langdurig verzuim, indien nodig bij de bedrijfsarts, uiterlijk in week 3 ingepland. (Dit wordt vastgelegd in HET SYSTEEM) De verzuimspecialist informeert de medewerker over diens rechten en verantwoordelijkheden gedurende de verzuimperiode.
© ANDARE, 2016
Verzuimspecialist
Versie 23 januari 2015
5
Week 1 t/m 5
Verantwoordelijke
Team en medewerker nemen minimaal 1 x per week contact met elkaar op over de voortgang van herstel, vermoedelijke hersteldatum en mogelijkheden voor aangepast werk of gedeeltelijke werkhervatting. Hiertoe maken zij steeds afspraken voor een vervolgcontact. De verzuimspecialist heeft ook wekelijks overleg om een terugkoppeling hiervan te krijgen.
Medewerker Team Verzuimspecialist
HET SYSTEEM geeft tevens een wekelijks signaal af naar (de contactpersoon van) het team en verzuimspecialist. Tijdens vervolgcontact geeft medewerker een terugkoppeling aan de verzuimspecialist over evt. contacten met het team, medische sector en voortgang herstel. De verzuimspecialist legt gespreksverslag en vervolgafspraak vast in het SYSTEEM. Verzuimspecialist, team en medewerker stellen samen het Plan van aanpak op en ondertekenen deze allebei en ook alle aanpassingen. Het Plan van aanpak wordt door de verzuimspecialist opgenomen in HET SYSTEEM. In het Plan wordt weer een vervolggesprek (evaluatie; zo mogelijk twee wekelijks) opgenomen en vastgelegd in HET SYSTEEM. Week 3 t/m 8
Verantwoordelijke
De bedrijfsarts wordt bij dreigend middellang of langdurig verzuim of bij frequent medisch verzuim zo mogelijk in de eerste week, maar uiterlijk in week 3 ingepland t.b.v. van het oordeel over het medisch verzuim of het opstellen van de Probleemanalyse (PA). Een eerder ingeschakelde deskundige en/of verzuimspecialist levert de aanzet voor de probleemanalyse. De verzuimspecialist heeft hiertoe een gerichte vraagstelling geformuleerd voor de bedrijfsarts. De 1e inzet van de bedrijfsarts wordt doorgaans ingepland voor 1 uur; de bedrijfsarts stelt een integrale intake (sociaal en medisch) en mogelijk PA en/of InzetbaarheidsProfiel (IZP; voorheen FML) op en geeft advies inzake interventies en de prognose. De verzuimspecialist stelt in overleg met de medewerker het concept Plan van Aanpak op over concrete stappen die nodig zijn voor de re-integratie van de medewerker aan de hand van de PA en IZP.
Verzuimspecialist
Verzuimspecialist Medewerker Team
De medewerker is verplicht mee te werken aan het opstellen van een Probleemanalyse en daaropvolgend Plan van Aanpak. De verzuimspecialist bespreekt dit plan in een driegesprek met het team en de medewerker.
© ANDARE, 2016
Versie 23 januari 2015
6
Verzuimspecialist en medewerker dienen overeenstemming te bereiken over Plan van Aanpak en deze te ondertekenen, uiterlijk 6 werkdagen nadat het concept-plan van aanpak ter accordering is voorgelegd, dan wel specifiek aan te geven op welke wijze het plan van aanpak naar zijn/haar mening moet worden aangepast.
Medewerker Verzuimspecialist
Ondertekend Plan van Aanpak wordt bewaard door verzuimspecialist in het personeelsdossier. En tevens scannen in verzuimdossier. Plan van Aanpak is niet verplicht bij kortdurend verzuim of bij gerechtvaardigde verwachting dat medewerker op korte termijn weer werkzaamheden oppakt. De verzuimspecialist is verantwoordelijk voor de re-integratie van verzuimende medewerkers. De directie is eindverantwoordelijk.
Verzuimspecialist Directie
Wanneer er geen Plan van Aanpak wordt opgesteld, moet hierover een verklaring in het verzuimdossier worden opgenomen waarin beargumenteerd wordt hoe de verzuimspecialist tot deze beslissing is gekomen. Deskundigenoordeel UWV De verzuimspecialist kan gedurende het gehele traject ondersteuning bieden bij de aanvraag van een deskundigenoordeel bij UWV. B&A, namens de werkgever, en/of medewerker kan een Deskundigenoordeel aanvragen bij vragen over: a. de (on)geschiktheid van de medewerker voor eigen of passend werk, b. de re-integratie-inspanningen van de medewerker of directie, c. de aanwezigheid van passend werk binnen het bedrijf.
Verzuimspecialist B&A Medewerker
Na 52 weken ziekteverzuim wordt (altijd) aan UWV een (tussentijds) deskundigenoordeel aangevraagd over de drie hiervoor beschreven onderwerpen.
Verzuimspecialist Medewerker
UWV verstrekt een aangevraagd deskundigenoordeel binnen 8 weken. Kosten zijn voor werkgever (€ 400) of voor de medewerker (€ 100) die het deskundigenoordeel aanvraagt.
UWV
Voorkeur heeft het om als werkgever samen met en namens de medewerker de aanvraag te doen: inzage in gehele dossier.
© ANDARE, 2016
Versie 23 januari 2015
7
Is er mogelijk sprake van benodigd spoor 2-traject? Uitplaatsing van medewerker naar andere werkgever. UWV vraagt bij langdurig verzuim per kwartaal een beoordeling van de mogelijkheden van werk bij een andere werkgever: dit is het 1,2,3-model (13,26 en 39 weken). Na 13 weken wordt een eerste administratieve ADbeoordeling gedaan op kansen op werk 1e en 2e spoor; na 26 weken vindt een integrale beoordeling plaats en in week 39 weer een administratieve beoordeling; in week 52 vindt een Eerstejaarsevaluatie plaats.
Verzuimspecialist Arbeidsdeskundige
Indien de beperkingen van werknemer dusdanig zijn dat terugkeer in de eigen functie moeilijk wordt, zal de verzuimspecialist de medewerker bij de bedrijfsarts oproepen met het verzoek een -aangepasteInzetbaarheidsProfiel (IZP) op te stellen.
Verzuimspecialist Arbeidsdeskundige
Hierop volgend wordt een arbeidsdeskundige ingeschakeld die a.d.h.v. de opgestelde IZP de mogelijkheden binnen de organisatie gaat onderzoeken. De inzet van de arbeidsdeskundige (AD) wordt gezien als een interventie en hiervoor is een vergoeding door de verzekeraar via Present mogelijk. Komt de arbeidsdeskundige tot de conclusie dat de medewerker niet kan terugkeren in de eigen functie en er binnen het bedrijf geen passende werkzaamheden zijn, maar de medewerker wel in staat is tot het verrichten van andere werkzaamheden buiten de eigen werkgever. In dit geval is er sprake van spoor 2. Hier is tevens een Deskundige Oordeel UWV aan de orde. De AD’er wordt ingezet daar waar de casus dat vraagt. De verzuimspecialist is verantwoordelijk voor het meedelen aan de medewerker dat spoor 2 wordt opgestart. De verzuimspecialist kan hierbij ondersteund worden door B&A.
Verzuimspecialist B&A
Het nieuwe re-integratiedoel wordt vastgelegd in een bijstelling Plan van Aanpak dat vervolgens door verzuimspecialist en medewerker voor akkoord wordt ondertekend. De verzuimspecialist gaat het traject spoor 2 indien daartoe aanleiding bestaat uitzetten bij een re-integratiebureau. De verzuimspecialist zorgt voor de keuze van een te selecteren re-integratiebureau: ConcreetPD, De Nieuwe Cirkel of Matchcare.
Verzuimspecialist Medewerker
De verzuimspecialist zorgt voor informatieoverdracht richting het re-integratiebureau, zodat het traject ‘bemiddeling ander werk’ gestart kan worden. Het bureau zorgt indien afgesproken voor de daadwerkelijke jobhunting en plaatsing van de medewerker. De verzuimspecialist zorgt voor een eventuele financiële tegemoetkoming door de verzekeraars op gebied van zorg, verzuim & arbeidsongeschiktheid in het kader van spoor 2: Mercer/Avéro. © ANDARE, 2016
Verzuimspecialist
Versie 23 januari 2015
8
De verzuimspecialist zorgt voor monitoring van het re-integratietraject en adequate rapportage en terugkoppeling.
Verzuimspecialist
Inzet arbeidsdeskundige De arbeidsdeskundige wordt indien al niet op basis van een eerdere aanleiding uiterlijk na 13 weken verzuim gevraagd om een "papieren" analyse van de huidige situatie; dit betekent dat de arbeidsdeskundige gevraagd wordt om het dossier op arbeidskundige aspecten te beoordelen, zoals hierboven beschreven. Hij geeft hierover advies aan de verzuimspecialist. De verzuimspecialist bespreekt dit advies met de medewerker en het team (driegesprek)
Arbeidsdeskundige Verzuimspecialist Medewerker
Na 26 weken (6 maanden) doet de arbeidsdeskundige een onderzoek naar inzet tweede spoor. Uitgangspunt is dat in beginsel na 6 maanden verzuim 2e spoor geïndiceerd zal zijn. Uit het onderzoek kan naar voren komen dat er nog mogelijkheden zijn ook voor 1e spoor. Uitgangspunt is dat hiermee welke loonsanctie dan ook voorkomen gaat worden. De arbeidsdeskundige geeft advies aan de medewerker de verzuimspecialist over het te starten vervolgtraject.
Arbeidsdeskundige Verzuimspecialist
Inzet Escalatieteam: BA/VG & AD Het Escalatieteam, voorlopig via VerzuimConsult, kan worden ingezet indien ook een deskundigenoordeel gevraagd kan worden; dus in alle gevallen waarin er geen overeenstemming, helderheid is over een ontstane verzuimsituatie. Ook kan het Escalatieteam worden ingezet voor beleidsmatige aspecten van de verzuimaanpak, gericht op nieuwe ontwikkelingen. Het Escalatieteam komt zo nodig bij elkaar met BA en verzuimspecialisten; tevens kan een lid van het team om een zwaarwegend advies worden gevraagd inzake een verzuimsituatie. In dit geval wordt binnen 14 dagen na de aanvraag een reactie gegeven door de deskundige uit het team. Niet of voldoende meewerken aan re-integratie Indien de medewerker aangeeft niet mee te willen werken aan onderzoeken van deskundigen of aan spoor 2 of aan het verdere re-integratietraject, zal de verzuimspecialist de medewerker wijzen op mogelijke consequenties © ANDARE, 2016
Medewerker Verzuimspecialist
Versie 23 januari 2015
9
hiervan en zal hierover aan B&A rapporteren ter completering van het re-integratiedossier. Is de werkgever verzekerd, dan zal ook de verzekeraar op de hoogte worden gesteld door B&A van het niet mee willen werken aan het re-integratietraject.
B&A Directie B&A
B&A en de directie zijn verantwoordelijk voor het nemen van beslissingen ter zake. Indien de medewerker onvoldoende meewerkt aan zijn/haar re-integratie, is de directie verplicht daartegen op te treden door de loondoorbetaling stop te zetten. Tevens kan volledigheidshalve een deskundigenoordeel aangevraagd worden bij UWV.
Directie Verzuimspecialist Arbeidsjurist
Doet de directie dit niet, dan zal zij worden geconfronteerd met een loonsanctie: loondoorbetalingsplicht door UWV, aangezien zij heeft nagelaten maatregelen te treffen tegen een medewerker die weigert mee te werken aan de re-integratie. De verzuimspecialist kan hierbij ondersteuning bieden, ook om het moment van loon stopzetten te bepalen. De arbeidsjurist kan om begeleiding worden gevraagd. Einde ondersteuning verzuimspecialist
Verantwoordelijke
1. Ondersteuning door de verzuimspecialist in het spoor 2 traject eindigt als de totale termijn van 12 jaar na 1e ziektedag is verstreken. 2. Het spoor 2 traject eindigt als de medewerker n.a.v. een proefplaatsing een contract krijgt bij een andere werkgever. De verzuimspecialist zal de plaatsing nog 4 weken volgen als nazorg. Iedere 4 weken, periode t/m week 104
Verzuimspecialist
Verantwoordelijke
De verzuimspecialist beoordeelt in ieder geval elke 4 weken of een aanvullend consult bij de bedrijfsarts of een andere deskundige noodzakelijk is. Dit ten einde het re-integratiedossier op orde te houden (te denken valt aan bijstellingen Probleemanalyse).
Verzuimspecialist
De verzuimspecialist initieert bijstellingen op het Plan van aanpak n.a.v. een bijstelling op de Probleemanalyse door de bedrijfsarts. De verzuimspecialist bespreekt het bijgestelde Plan van Aanpak met de medewerker en archiveert het document na ondertekening in het personeelsdossier.
Verzuimspecialist Medewerker B&A
© ANDARE, 2016
Versie 23 januari 2015
10
Week 42
Verantwoordelijke
B&A meldt de medewerker namens werkgever ziek bij UWV, uiterlijk in de 42e week van arbeidsongeschiktheid (via EDI/Beaufort)
B&A
Is de werkgever eigen risicodrager voor de WGA dan zal de verzuimspecialist dit doen na de 8e maand van “arbeidsongeschiktheid”. De verzuimspecialist maakt een afspraak met de medewerker en deelt hem/haar mede wat de gevolgen zijn van het overgaan naar het tweede verzuimjaar.
Medewerker Verzuimspecialist
Deze gevolgen en eventuele afspraken worden in een (standaard) brief bevestigt aan de medewerker. Week 52
Verantwoordelijke
Medewerkers ontvangen na week 52 70% van het laatstverdiende loon tot het maximum uitkeringsdagloon over B&A niet-gewerkte uren in verband met arbeidsongeschiktheid; uren die gewerkt worden in arbeidstherapie (maximaal 2 Salarisadministratie. x 2 weken) worden voor 100% uitbetaald ; dit geldt ook voor gewerkte uren bij gedeeltelijk herstel. Medewerker Inleveren van werkgever bescheiden (evt. leaseauto, mobiele telefoon, laptop en andere werkgever eigendommen) en andere relevante zaken (kan eventueel eerder indien zo overeengekomen). Vastlegging gespreksverslag in HET SYSTEEM. Tevens wordt in een gesprek de eerste-jaar-evaluatie opgesteld door verzuimspecialist en medewerker. Na ondertekening hiervan wordt dit in het dossier bijgevoegd. Week 78
Verantwoordelijke
Gesprek tussen verzuimspecialist, B&A, en medewerker waarbij gesproken wordt over consequenties bij voortduring arbeidsongeschiktheid en vervolgprocedure: WIA-aanvraag en beëindiging dienstverband. Uitstel WIAaanvraag alleen indien herstel op korte termijn te verwachten is en er re-integratiemogelijkheden zijn bij de eigen werkgever. Gespreksverslag wordt in HET SYSTEEM vastgelegd. Week 86-91: Aanvraag WIA © ANDARE, 2016
B&A Verzuimspecialist
Verantwoordelijke Versie 23 januari 2015
11
Medewerker ontvangt aanvraagformulier van UWV. Daarnaast bewaakt de B&A-adviseur of de WIA aanvraag in week 91 wordt ingediend en ondersteunt de medewerker bij het opstellen van het re-integratieverslag.
B&A-functionaris Medewerker Verzuimspecialist
De verzuimspecialist controleert of het Plan van Aanpak en de bijstellingen hierop ondertekend zijn. Vraagt de medewerker geen WIA aan, dan krijgt hij geen uitkering en geen loon (-aanvullingen): Actie B&A Automatisch wordt vanuit Beaufort het formulier Salarisgegevens UWV ingevuld t.b.v. verstrekking salarisgegevens aan de medewerker en stuurt dit op naar B&A.
Salarisadministratie
De verzuimspecialist plant de medewerker bij de bedrijfsarts in voor een Actueel Oordeel en ondersteunt waar Verzuimspecialist nodig met het aanvragen van de WIA-uitkering. De verzuimspecialist zorgt dat het medisch dossier bij de bedrijfsarts wordt opgevraagd en zorgt ervoor dat dit deze informatie aangetekend, in een gesloten enveloppe naar de medewerker verstuurd wordt. Medewerker ontvangt van de verzuimspecialist een kopie re-integratieverslag en voegt zelf het medische deel toe dat door de bedrijfsarts is toegestuurd.
Medewerker
Medewerker schrijft eigen visie over de tot dan toe ontplooide re-integratie inspanningen en over de in het verslag opgenomen documenten. De verzuimspecialist kan hierin ondersteunen. De medewerker kan gebruik maken van het logboek Arbeidsongeschiktheid. Uiterlijk week 91 stuurt de medewerker het totale dossier naar UWV.
Medewerker Verzuimspecialist
B&A toetst eind week 91 bij de medewerker of deze de WIA-aanvraag met het re-integratiedossier tijdig heeft ingediend. De verzuimspecialist checkt of dit gebeurd.
B&A Verzuimspecialist
Geen uitstel van WIA-aanvraag
Verantwoordelijke
Er wordt met ingang van 1 januari 2012 in beginsel geen uitstel van de WIA-aanvraag meer ingediend. Nadelen van vragen uitstel zijn namelijk: • • • • •
Medewerker
Medewerker Verzuimspecialist
Geen WIA-beoordeling door UWV na 104 weken Bij hernieuwde uitval vindt weer een periode van verplichte loondoorbetaling plaats van 104 weken Geen recht op verkorte wachttijd e Geen status no-risk bij nieuwe werkgever (bij 2 spoor traject) Geen duidelijkheid is voor Werkgever en medewerker over Arbeidsongeschiktheid. Indien er geen herstel plaats vindt, vindt de
© ANDARE, 2016
Versie 23 januari 2015
12
WIA-beoordeling pas veel later plaats.
WIA beoordeling UWV
Verantwoordelijke
UWV stuurt de beslissing inzake WIA-aanvraag of uitstel ervan naar de werkgever
"Werkgever"
Er vindt een gesprek plaats tussen verzuimspecialist, B&A en medewerker waarin de beslissing van UWV wordt besproken inzake mogelijk recht op WIA of WW. B&A wijst zijn/haar medewerker op mogelijke ontslagaanvraag bij UWV Werkbedrijf of ontbinding arbeidsovereenkomst via kantonrechter na 104 weken (Let op: WWZ per 1 juli 2015). De medewerker krijgt een UWV-brochure met uitleg over de Wet WIA, met de WGA-uitkeringsmogelijkheden.
B&A Verzuimspecialist Medewerker
Vastlegging gesprek in Beaufort en HET SYSTEEM. Werkgever vraagt ontslag aan of regelt met medewerker op basis van wederzijds goedvinden. Bij volledige arbeidsongeschiktheid een volledige ontslagvergunning, bij partiële arbeidsongeschiktheid voor dat deel dat de medewerker arbeidsongeschikt is of volledig mocht er geen aangepaste werkzaamheden bij de eigen werkgever voorhanden zijn.
"Werkgever" Arbeidsjurist
B&A geeft de mutatie door aan de salarisadministratie inzake beslissing UWV t.a.v. de WIA-aanvraag
B&A
Salarisadministratie verwerkt het mutatieformulier inzake WIA-uitkering van de B&A.
Salarisadministratie
WIA-uitkering a.g.v. bedrijfsongeval
Verantwoordelijke
Indien WIA-uitkering is toegekend en deze is een gevolg van een bedrijfsongeval, kan werkgever een beroep doen op een eventueel afgesloten invaliditeitsverzekering. Ziek uit dienst bij tijdelijke contracten
Verantwoordelijke
Indien medewerkers ziek uit dienst gaan bij verzuim, plant de verzuimspecialist vóór "datum uit dienst" een consult in bij de bedrijfsarts voor een Actueel Oordeel. Dit in het kader van het ERD BeZaVa. Zie procedure BeZaVa van arbodienst. Dossier wordt door B&A overgedragen aan verzuimconsulent en/of bedrijfsarts van arbodienst. © ANDARE, 2016
Werkgever
Verzuimspecialist B&A
Versie 23 januari 2015
13
B&A meldt aan de salarisadministratie dat het contract van de medewerker niet is verlengd en dat de medewerker ziek uit dienst is gegaan. Dit mede in verband met de Wet Werk & Zekerheid: aankondiging einde contract per 1.1.2015. Frequent verzuim
B&A
Verantwoordelijke
Van frequent verzuim is sprake als iemand 2 x ziekteverlof binnen zes maanden aanvraagt of 3 x binnen 12 maanden. HET SYSTEEM geeft een melding van frequent verzuim en de verzuimspecialist onderneemt hierop actie door contact op te nemen met de medewerker.
Verzuimspecialist
De verzuimspecialist neemt contact op met medewerker en voert een frequent verzuimgesprek: richt zich op voorkomen van langdurig verzuim in de toekomst: preventie. De verzuimspecialist legt verslag van het gesprek in het SYSTEEM.
Verzuimspecialist
Afhankelijk van de uitkomst van het gesprek, schakelt de verzuimspecialist hulp in van Bedrijfsvoeringscoach of B&A.
Verzuimspecialist
Preventie
Verantwoordelijke
De verzuimspecialist kan ook worden ingeschakeld bij dreigend langdurig verzuim. De verzuimspecialist zal een telefonische intake doen met de medewerker en zal op basis hiervan een advies doen ter voorkoming van uitval. Desgewenst kan er ook een preventief consult bij de bedrijfsarts worden ingepland.
Medewerker Verzuimspecialist
Overige Overige arbeidsgezondheidskundige onderzoeken (zoals medische keuringen en PMO’s/PAGO’s ed) lopen via de verzuimspecialist op aanvraag van werkgever. Werkplekonderzoeken: dit in overleg met de verzuimspecialist. Wordt deels betaald door zorgverzekeraar (via Tigra) Preventief dossier.
© ANDARE, 2016
Versie 23 januari 2015
14
De uitvoering van spoor 2, d.w.z. de daadwerkelijke bemiddeling naar ander werk bij een andere werkgever is niet opgenomen in de verzuimaanpak. Wel aanmelding, monitoring en informatieoverdracht. De mogelijkheid bestaat vanaf de 26e week tot week 68 een aanvraag in te dienen voor een vervroegde IVAuitkering indien er naar het oordeel van de bedrijfsarts sprake is van volledige en duurzame arbeidsongeschiktheid.
© ANDARE, 2016
Versie 23 januari 2015
15
