MaVIS Management Veiligheid Informatie Systeem versie 2.0 Software handleiding Module V&G Ontwerpfase
Inhoudsopgave 1
Introductie............................................................................................................................. 7 1.1 Voorwoord .................................................................................................................... 7 1.2 Structuur van het document ......................................................................................... 7 2 Getting Started ..................................................................................................................... 8 Dit hoofdstuk beschrijft de beginselen van gebruik van MaVIS ............................................... 8 2.1 Korte beschrijving van de module V&G plan ............................................................... 8 2.1.1 Inloggen ................................................................................................................ 9 2.1.2 Project aanmaken .............................................................................................. 10 2.1.3 Project openen ................................................................................................... 10 2.1.4 Document aanmaken ......................................................................................... 11 2.1.5 Document uitbesteden ....................................................................................... 11 2.1.6 Bedrijf aanmaken ............................................................................................... 13 2.1.7 Contactpersoon aanmaken ................................................................................ 13 2.1.8 Objecten aanmaken ........................................................................................... 13 2.1.9 Hoofdactiviteit aanmaken ................................................................................... 13 2.1.10 Activiteiten aanmaken ........................................................................................ 14 2.1.11 Activiteit invullen ................................................................................................. 14 2.1.12 Sporen/risico’s selecteren .................................................................................. 16 2.1.13 Spoorspecifieke risico’s...................................................................................... 16 2.1.14 Document status................................................................................................. 17 2.1.15 Gereed melden ................................................................................................... 18 2.1.16 Document afkeuren, goedkeuren of ter controle sturen .................................... 18 3 Algemene werkwijze ......................................................................................................... 20 Dit hoofdstuk beschrijft de algemene functies van het programma ........................................ 20 3.1 Algemeen ................................................................................................................... 20 3.1.1 Inloggen/starten .................................................................................................. 20 3.1.2 Wachtwoord wijzigen* ........................................................................................ 20 3.1.3 Stoppen/uitloggen .............................................................................................. 21 3.1.4 Navigatie ............................................................................................................. 21 3.1.5 Toolbars .............................................................................................................. 22 3.2 Overzichten ................................................................................................................ 22 3.2.1 Filter aanmaken .................................................................................................. 22 3.2.2 Filter verwijderen ................................................................................................ 22 3.3 Gegevens invoer ........................................................................................................ 23 3.3.1 Tekst/memo box ................................................................................................. 23 3.3.2 Datum veld.......................................................................................................... 23 3.3.3 Selecties ............................................................................................................. 24 3.4 Gegevens verwijderen ............................................................................................... 24 3.4.1 Elke regel verwijderen ........................................................................................ 24 3.4.2 Verwijderen Objecten, (hoofd)activiteiten .......................................................... 24 3.4.3 Kopiëren gegevens (gegevens bouwwerken).................................................... 26 3.5 Volgorde aanpassen .................................................................................................. 26 4 Projecten ............................................................................................................................ 28 Dit hoofdstuk beschrijft het aanpassen en invoeren van een project...................................... 28 4.1 Projectgegevens ........................................................................................................ 28 4.1.1 Project aanmaken .............................................................................................. 29 4.1.2 Project archiveren............................................................................................... 29 4.1.3 Project uit archief halen ...................................................................................... 30 4.1.4 Document (V&G plan) aanmaken ...................................................................... 30 4.1.5 Document versies ............................................................................................... 31 4.1.6 Document uitbesteden ....................................................................................... 31 4.1.7 Gereed melden ................................................................................................... 32 4.1.8 Document afkeuren, goedkeuren of ter controle sturen .................................... 33 4.1.9 V&G plan afdrukken ........................................................................................... 34 4.2 Gegevens bouwwerken ............................................................................................. 35 4.2.1 Objecten ............................................................................................................. 35 4.2.2 Objecten aanmaken ........................................................................................... 36 Pagina 2 van 61
4.3 Hoofdactiviteit............................................................................................................. 36 4.3.1 Hoofdactiviteit aanmaken ................................................................................... 37 4.3.2 Standaard hoofdactiviteit selecteren .................................................................. 37 4.4 Activiteiten .................................................................................................................. 38 4.4.1 Spoorspecifieke risico’s...................................................................................... 39 4.4.2 Niet spoorspecifieke risico’s ............................................................................... 40 4.4.3 Activiteiten aanmaken ........................................................................................ 40 4.4.4 Activiteiten groeperen ......................................................................................... 40 4.4.5 Activiteit invullen ................................................................................................. 43 4.4.6 Sporen/risico’s selecteren .................................................................................. 43 4.4.7 Spoorspecifieke risico’s...................................................................................... 44 4.5 Uitvoering ................................................................................................................... 46 4.5.1 Planning .............................................................................................................. 47 4.5.2 Betrokken partijen .............................................................................................. 47 4.5.3 Regel en voorschiften......................................................................................... 48 4.6 Overige ....................................................................................................................... 49 4.6.1 Documenten ....................................................................................................... 50 4.6.2 Milieumaatregelen .............................................................................................. 51 4.7 Bijlages ....................................................................................................................... 52 4.7.1 Te informeren instanties ..................................................................................... 52 4.7.2 Bijlages ............................................................................................................... 53 4.8 Versies ....................................................................................................................... 54 5 Bedrijven en contactpersonen ........................................................................................... 55 Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van bedrijven en contactpersonen ................................... 55 5.1 Bedrijven .................................................................................................................... 55 5.1.1 Bedrijf aanmaken ............................................................................................... 56 5.1.2 Contactpersoon aanmaken vanuit bedrijf .......................................................... 56 5.2 Contactpersonen ........................................................................................................ 58 5.2.1 Aanmaken contactpersoon ................................................................................ 59 6 Stamgegevens aanpassen ................................................................................................ 60 7 Tips en Tricks ..................................................................................................................... 61
Pagina 3 van 61
Overzicht figuren Figuur 1: Programma structuur ................................................................................................... 8 Figuur 2: Relatie objecten, activiteiten, risico’s en maatregelen ................................................ 9 Figuur 3: Inlog scherm................................................................................................................. 9 Figuur 4: Project aanmaken ...................................................................................................... 10 Figuur 5: Project aanmaken (details) ........................................................................................ 10 Figuur 6: Document uitbesteden ............................................................................................... 12 Figuur 7: Bedrijf aanmaken ....................................................................................................... 13 Figuur 8: Contactpersoon aanmaken ....................................................................................... 13 Figuur 9: Object aanmaken ....................................................................................................... 13 Figuur 10: Hoofdactiviteit aanmaken ........................................................................................ 13 Figuur 11: Activiteit aanmaken .................................................................................................. 14 Figuur 12: Activiteit/AHS invullen .............................................................................................. 14 Figuur 13: AHS controle ............................................................................................................ 15 Figuur 14: AHS validatie/controle ............................................................................................. 15 Figuur 15: Sporen/risico's selecteren........................................................................................ 16 Figuur 16: Spoor beschrijving ................................................................................................... 16 Figuur 17: Locatie omschrijving ................................................................................................ 16 Figuur 18: Selecteren spoorspecifieke risico ............................................................................ 17 Figuur 19: Maatregel selecteren ............................................................................................... 17 Figuur 20: Motiveren van de maatregel .................................................................................... 17 Figuur 21: Document gereed melden ....................................................................................... 18 Figuur 22: Project goedkeuren .................................................................................................. 19 Figuur 23: Inlog scherm ............................................................................................................ 20 Figuur 24: Wachtwoord wijzigen scherm openen..................................................................... 20 Figuur 25: Wachtwoord wijzigen ............................................................................................... 21 Figuur 26: Menu ........................................................................................................................ 21 Figuur 27: Navigeren met tabbladen......................................................................................... 21 Figuur 28: Filters ....................................................................................................................... 22 Figuur 29: Filters uitzetten ......................................................................................................... 22 Figuur 33: Memo veld................................................................................................................ 23 Figuur 34: Datum selectie ......................................................................................................... 23 Figuur 35: Selectie .................................................................................................................... 24 Figuur 37: Regel verwijderen .................................................................................................... 24 Figuur 39: Verwijderen objecten en (hoofd)activiteiten ............................................................ 25 Figuur 40: Meerdere selecties................................................................................................... 25 Figuur 41: Selectie erven .......................................................................................................... 26 Figuur 42: Kopiëren object en (hoofd)activiteiten ..................................................................... 26 Figuur 43: Volgorde aanpassen ................................................................................................ 26 Figuur 44: Volgorde aanpassen ................................................................................................ 27 Figuur 45: Projectgegevens ...................................................................................................... 28 Figuur 47: Project aanmaken .................................................................................................... 29 Figuur 48: Project aanmaken (details) ...................................................................................... 29 Figuur 52: Gearchiveerde projecten ......................................................................................... 29 Figuur 53: Project archiveren .................................................................................................... 30 Figuur 54: Archief openen ......................................................................................................... 30 Figuur 55: Project uit archief halen ........................................................................................... 30 Figuur 46: Project versie ........................................................................................................... 31 Figuur 49: Project uitbesteden .................................................................................................. 32 Figuur 21: Document gereed melden ....................................................................................... 33 Figuur 22: Document goedkeuren ............................................................................................ 33 Figuur 56: V&G plan afdrukken................................................................................................. 34 Figuur 57: Gegevens bouwwerken ........................................................................................... 35 Figuur 58: Gegevens bouwwerken ........................................................................................... 35 Figuur 59: Object aanmaken ..................................................................................................... 36 Figuur 60: Scherm hoofdactiviteiten ......................................................................................... 36 Figuur 61: Hoofdactiviteit aanmaken ........................................................................................ 37 Figuur 62: Hoofdactiviteit koppelen .......................................................................................... 37 Figuur 63: Gekoppelde hoofdactiviteit ...................................................................................... 37 Pagina 4 van 61
Figuur 64: Activiteit aanmaken .................................................................................................. 40 Figuur 65: Groeperen ................................................................................................................ 40 Figuur 66: Groepeer scherm ..................................................................................................... 41 Figuur 67: Groepeer scherm openen ........................................................................................ 41 Figuur 68: Omschrijving gegroepeerde activiteit aanpassen ................................................... 42 Figuur 69: AHS doorlopen van een groep ................................................................................ 42 Figuur 70: Activiteit/AHS invullen .............................................................................................. 43 Figuur 71: AHS doorlopen controle........................................................................................... 43 Figuur 72: AHS validatie/controle ............................................................................................. 43 Figuur 73: Sporen/risico's selecteren........................................................................................ 44 Figuur 74: Spoor beschrijving ................................................................................................... 44 Figuur 75: Locatie omschrijving ................................................................................................ 44 Figuur 76: Selecteren spoorspecifieke risico ............................................................................ 45 Figuur 77: Maatregel selecteren ............................................................................................... 45 Figuur 78: Motiveren van de maatregel .................................................................................... 45 Figuur 79: Planning aanmaken ................................................................................................. 47 Figuur 80: Planning invullen ...................................................................................................... 47 Figuur 81: Aanmaken betrokken partij ...................................................................................... 48 Figuur 82: betroken partij invullen ............................................................................................. 48 Figuur 85: Nieuwe regel of voorschrift ...................................................................................... 48 Figuur 86: Invullen regel of voorschrift ...................................................................................... 48 Figuur 87: Selecteren regel of voorschrift uit de database ....................................................... 49 Figuur 88: Selecteren regels en/of voorschriften ...................................................................... 49 Figuur 89: Overige scherm ........................................................................................................ 49 Figuur 90: Aanmaken document ............................................................................................... 50 Figuur 91: Invullen document .................................................................................................... 50 Figuur 92: Toevoegen milieu maatregel ................................................................................... 51 Figuur 93: Milieumaatregel invullen .......................................................................................... 51 Figuur 94: Scherm bijlages ....................................................................................................... 52 Figuur 95: Nieuwe te informeren instantie ................................................................................ 53 Figuur 96: Invoeren te informeren instantie .............................................................................. 53 Figuur 99: Aanmaken bijlage .................................................................................................... 53 Figuur 100: Invoeren bijlage...................................................................................................... 53 Figuur 101: Versies ................................................................................................................... 54 Figuur 102: Bedrijven overzicht................................................................................................. 55 Figuur 103: Bedrijf ..................................................................................................................... 56 Figuur 95: Contactpersonen bij een bedrijf ............................................................................... 56 Figuur 104: Bedrijf aanmaken ................................................................................................... 56 Figuur 105: Contact vanuit bedrijf ............................................................................................. 57 Figuur 106: Scherm contactpersonen ....................................................................................... 58 Figuur 107: Contactpersoon aanmaken ................................................................................... 59
Pagina 5 van 61
Overzicht data tabellen Data tabel 1: Projectgegevens .................................................................................................. 28 Data tabel 2: Objectgegevens ................................................................................................... 36 Data tabel 3: Hoofdactiviteit ...................................................................................................... 37 Data tabel 4: Activiteit stamgegevens ....................................................................................... 38 Data tabel 5: Gegevens spoorspecifieke risico ........................................................................ 39 Data tabel 6: Gegevens niet spoorspecifieke risico’s ............................................................... 40 Data tabel 7: planning ............................................................................................................... 46 Data tabel 8: betrokken partijen ................................................................................................ 46 Data tabel 9: regels en voorschriften ........................................................................................ 46 Data tabel 10: Documenten ...................................................................................................... 49 Data tabel 11: milieumaatregelen ............................................................................................. 49 Data tabel 12: Te informeren instranties................................................................................... 52 Data tabel 13: Bijlagen .............................................................................................................. 52 Data tabel 14: Bedrijf ................................................................................................................. 55 Data tabel 15: Contactpersoon ................................................................................................. 58
Pagina 6 van 61
1
Introductie 1.1 Voorwoord MaVIS is een management tool voor diverse veiligheidsdocumenten zoals RI&E’s, plan van aanpak, V&G plan ontwerpfase, uitvoeringsfase en V&G dossiers. Op dit moment is alleen de module V&G plan ontwerpfase en uitvoeringsfase operationeel. De overige modules zullen op een later tijdstip worden toegevoegd
1.2 Structuur van het document Dit document is als volgt opgebouwd: 1. Getting started, de getting started in hoofstuk 2 is een korte beschrijving van het systeem. 2. Uitgebreide handleiding die elke proces stap beschrijft vindt u in: • Hoofdstuk 3: Algemene werkwijze • Hoofdstuk 4: Projecten • Hoofdstuk 5: Bedrijven en contactpersonen • Hoofdstuk 6: Stamgegeven aanpassen • Hoofdstuk 7: Tip en tricks 3. Referenties De eerste keer dat u de software gebruikt, raden wij u aan gebruik te maken van de Getting Started. De Getting Started geeft u voldoende informatie om te kunnen beginnen met MaVIS.
Pagina 7 van 61
2
Getting Started Dit hoofdstuk beschrijft de beginselen van gebruik van MaVIS
2.1 Korte beschrijving van de module V&G plan De module V&G plan wordt gebruikt voor het maken van V&G plannen. Door deze module te gebruiken wordt het format van het V&G plan altijd op de juiste manier gebruikt en is de AHS 1 altijd gewaarborgd. Met de module V&G plan is het mogelijk om een project aan te maken, het V&G plan uit te besteden en in te voeren. Het proces staat beschreven in onderstaand diagram.
Inloggen (projectmanager)
Project goedkeuren (projectmanager)
Project aanmaken (Projectmanager)
Inloggen (V&G-O Coödinator)
Project ter controle struren (V&G-O Coödinator)
Document invoeren (Projectleider of V&G-Coördinator) Document aanmaken (Projectmanager)
Document Uitbesteden (Projectleider)
Figuur 1: Programma structuur
De projectmanager of projectcoördinator maakt een project aan en kan deze vervolgens uitbesteden. Een (gecertificeerd) V&G coördinator kan het project dan invoeren. De V&G coördinator biedt vervolgens het project ter controle aan bij de projectmanager (opdrachtgever). De projectmanager kan het V&G plan controleren (niet wijzigingen) en goedkeuren of, als het nodig is om nog aanpassingen door te voeren opnieuw uitbesteden aan de V&G coördinator (het versie nummer wijzigt dan niet). 1
AHS = Arbeidshygiënische strategie.
De wet verlangt dat arbo knelpunten in eerste instantie bij de bron worden aangepakt, zodat de oorzaak van het probleem wordt weggenomen (bijvoorbeeld: het gebruiken van een minder schadelijke stof bij het reinigen van gereedschap). Wanneer aanpak bij de bron niet mogelijk is, kunnen andere maatregelen worden genomen: technische maatregelen (afscherming, ventilatie) en als dit ook niet kan: organisatorische maatregelen (rouleren, zodat de blootstelling minder lang is). Op de laatste plaats - in principe als tijdelijke noodmaatregelen, totdat betere oplossingen voorhanden zijn moeten Persoonlijke Beschermingsmiddelen (PBM’s) verstrekt worden.
Pagina 8 van 61
Het V&G plan heeft de volgende structuur: • Stamgegevens o Projectnummer en versie o Besteknummer en versie o Contactpersonen (Projectmanager en V&G coördinator) o Projectomschrijving • Objecten o Personen op de werkvloer o Hoofdactiviteiten Subactiviteiten Risico’s Maatregelen (AHS) en motivatie • Uitvoeringsgegevens o Planning o Betrokken partijen o Regel en voorschriften • Bijlage’s o Te informeren instanties (alarm kaart) o Bijlagen
AHS per activiteit bepalen
Verwijderen of selecteren activiteiten
Toevoegen nieuwe activiteit
Activiteiten selecteren
Object Standaard hoofdactiviteit met bijbehoorde activiteiten selecteren
Nieuwe hoofdactiviteit toevoegen Hoofdactiviteit
Figuur 2: Relatie objecten, activiteiten, risico’s en maatregelen
2.1.1 Inloggen Ga d.m.v. de Internet Explorer naar https://uwdomain/mavis Type uw gebruikersnaam en wachtwoord. Druk daarna op “Ok”.
Figuur 3: Inlog scherm
Pagina 9 van 61
2.1.2 Project aanmaken Alleen een projectmanager of projectcoördinator kan een project aanmaken in MaVIS. De projectmanager/coördinator hoeft alleen de stamgegevens in te voeren. Druk in het menu op “Projecten” en druk daarna op de “nieuw project” knop
Figuur 4: Project aanmaken
Vul de stam gegevens in (de velden met een * zijn verplicht)
Figuur 5: Project aanmaken (details)
Druk op “opslaan of “toepassen”.
2.1.3 Project openen Het openen van een project gaat als volgt. Druk in het menu op “Projecten” en druk daarna op het “projectnummer”. Tip 1: het kan zijn dat een project niet zichtbaar is. Dan staat er mogelijk een filter op het projecten overzicht. Druk dan op het * om alle projecten (filter uit te zetten) zichtbaar te maken.
Pagina 10 van 61
2.1.4 Document aanmaken Elk project kan meerdere documenten (V&G plannen) bevatten. Open het project, ga naar het tabblad “Projectdocumenten” en druk op “toevoegen”.
Vul de stam gegevens in (de velden met een * zijn verplicht)
Druk op “opslaan of “toepassen”. Tip 2: de knop uitbesteden wordt pas zichtbaar als het document is opgeslagen. U kunt hiervoor de knop “toepassen” gebruiken.
2.1.5 Document uitbesteden Open het project en druk op de knop “uitbesteden” aan de rechter kant van het projecten scherm. U kunt elk document apart uitbesteden.
U komt nu in het scherm uitbesteden. Kies hier voor een V&G coördinator. Een project kan en mag alleen worden uitbesteed aan een gecertificeerde V&G coördinator ontwerpfase. U kunt eventueel een opmerking plaatsen in het opmerkingen veld. Druk daarna op “uitbesteden”. De persoon aan wie het project wordt uitbesteed ontvangt een mail met daarin de gegevens welke nodig zijn om in het project te kunnen werken.
Pagina 11 van 61
Figuur 6: Document uitbesteden
U komt nu in het uitbesteden email scherm.
Hier kunt u de email aan de V&G coördinator aanpassen. Zodra u klaar bent druk op “opslaan”. De V&G coördinator krijg nu een mail ter bevestiging dat deze toegang heeft tot het document.
Pagina 12 van 61
2.1.6 Bedrijf aanmaken Druk op “Bedrijven” en daarna op de knop “toevoegen”.
Figuur 7: Bedrijf aanmaken
Vul daarna de gegevens van het bedrijf in (de velden met een * zijn verplicht). Druk op “opslaan”.
2.1.7 Contactpersoon aanmaken Druk op “Contactpersonen” en daarna op de knop “toevoegen”.
Figuur 8: Contactpersoon aanmaken
Vul daarna de gegevens van de contactpersoon in (de velden met een * zijn verplicht. Kies ook het bedrijf van deze contactpersoon). Druk op “opslaan”.
2.1.8 Objecten aanmaken Open het document, ga naar het tabblad “gegevens bouwwerken”. Druk op de knop “nieuw object”.
Figuur 9: Object aanmaken
Vul daarna de gegevens van het object in (de velden met een * zijn verplicht). Druk op “opslaan”.
2.1.9 Hoofdactiviteit aanmaken Open het document, ga naar het tabblad “gegevens bouwwerken”. Druk op de knop “nieuwe hoofdactiviteit” onder het betreffende object.
Figuur 10: Hoofdactiviteit aanmaken
Pagina 13 van 61
Vul daarna de gegevens van de hoofdactiviteit in (de velden met een * zijn verplicht). Druk op “opslaan”. Tip 3: u kunt gebruik maken van de standaard hoofdactiviteiten database. Deze database bevat hoofdactiviteiten waarbij de activiteiten en hun veel voorkomende risico’s al zijn ingevuld
2.1.10
Activiteiten aanmaken
Open het document, ga naar het tabblad “gegevens bouwwerken”. Druk op de knop “nieuwe activiteit” onder het betreffende object/hoofdactiviteit.
Figuur 11: Activiteit aanmaken
Vul daarna de gegevens van de activiteit in (de velden met een * zijn verplicht). Tip 4: u kunt gebruik maken van de standaard activiteiten database. Deze database bevat activiteiten waarbij de veel voorkomende risico’s al zijn ingevuld
2.1.11
Activiteit invullen
Open het project, ga naar het tabblad “gegevens bouwwerken”. Druk op de naam van de betreffende activiteit.
Figuur 12: Activiteit/AHS invullen
Een project kan niet worden afgerond voordat alle activiteiten volledig zijn afgehandeld (AHS doorlopen), op het tabblad “Gegevens Bouwwerken” wordt aangegeven of de AHS doorlopen is of niet. Pagina 14 van 61
Figuur 13: AHS controle
Tijdens het invoeren kunt u op toepassen drukken. In het scherm worden dan alle nog niet ingevulde zaken die wel noodzakelijk zijn aangegeven.
Figuur 14: AHS validatie/controle
Pagina 15 van 61
2.1.12
Sporen/risico’s selecteren
Selecteer eerst de sporen die van toepassing zijn d.m.v. van de vinkjes voor het betreffende spoor.
Figuur 15: Sporen/risico's selecteren
2.1.13
Spoorspecifieke risico’s
Spoorspecifieke risico’s zijn alleen risico’s die voortkomen uit “Aanrijdgevaar” (door treinen) en “elektrocutiegevaar” (komend vanuit de bovenleiding en of de retourstroom).
2.1.13.1
Spoor beschrijving
Vul bij de sporen in om welke sporen het gaat bijvoorbeeld spoor AE. Dit is een verplicht veld. Hier kunnen dus meerdere werksporen worden genoemd bijvoorbeeld spoor AE en AF.
Figuur 16: Spoor beschrijving
2.1.13.2
Locatie omschrijving
Selecteer een locatie d.m.v. de selectie tool of type een omschrijving (of beide). Dit is een verplicht veld. Gebruik bij voorkeur de selectie methode (eenduidige omschrijvingen).
Figuur 17: Locatie omschrijving
2.1.13.3
Spoorspecifieke risico’s
Selecteer d.m.v. de vinkjes het risico. Indien gekozen wordt voor elektrocutie gevaar wordt aanrijdgevaar door treinen automatisch geselecteerd. Aanrijdgevaar kan daarna uitgezet worden als aanrijdgevaar niet van toepassing is.
Pagina 16 van 61
Figuur 18: Selecteren spoorspecifieke risico
2.1.13.4
Selectie AHS/Maatregel
Aan de hand van het geselecteerde spoorspecifieke risico dient een maatregel gekozen te worden. De maatregel kan gekozen worden d.m.v. de selectierondjes. Er kan er per risico één maatregel per risicogroep gekozen worden.
Figuur 19: Maatregel selecteren
2.1.13.5
Motiveren maatregelen
Type of selecteer een motivatie voor de door u geselecteerde maatregel op basis van de AHS (eerst bron dan collectief enz.).
Figuur 20: Motiveren van de maatregel
2.1.14
Document status
Als de V&G coördinator ontwerpfase klaar is met het opstellen en van alle activiteiten de AHS-en doorlopen is kan het project gereed melden, de projectmanager van ProRail krijgt dan een melding dat het project gereed is.
Pagina 17 van 61
De projectmanager kan het V&G plan ontwerpfase laten beoordelen (status “ter controle”) , de controleur krijgt dan een email met de betreffende V&G plan of het plan goedkeuren. De projectmanager kan het V&G plan ontwerpfase terug sturen voor aanpassingen het plan krijg dan weer de status “concept”. De V&G coördinator ontwerpfase kan het V&G plan ontwerpfase niet meer bewerken als de status “Ter Controle” of “Gereed” van toepassing is. Nadat het project door de projectmanager is goedgekeurd wijzigt de status van concept naar “definitief”.
2.1.15
Gereed melden
De V&G coördinator kan het project gereed melden als alle activiteiten volledig doorlopen zijn. Druk kan in het document gegevens scherm op Controleren.
Het scherm project controle wordt geopend. Als alle activiteiten de AHS is doorlopen wordt het volgende getoond.
Figuur 21: Document gereed melden
Als alle AHS stappen goed doorlopen zijn, wordt de knop Gereed zichtbaar. Als deze wordt ingedrukt krijgt de projectmanager een email dat het project gereed is. Het document krijgt nu de status “gereed”.
2.1.16
Document afkeuren, goedkeuren of ter controle sturen
Als het document gereed gemeld is dan kan krijgt de projectmanager een melding dat deze gereed is.
Pagina 18 van 61
Figuur 22: Project goedkeuren
Pagina 19 van 61
3
Algemene werkwijze Dit hoofdstuk beschrijft de algemene functies van het programma
3.1 Algemeen 3.1.1 Inloggen/starten Start de Internet Explorer. Ga naar het adres https://uwlink/MaVIS Type uw gebruikersnaam en wachtwoord. Zet het vinkje bij “Ik ga akkoord met de voorwaarden”, deze voorwaarden kunt u lezen door op de link “lees de voorwaarden” te drukken. Druk daarna op “aanmelden”.
Figuur 23: Inlog scherm
3.1.2 Wachtwoord wijzigen* Login/start het programma. Druk op uw “gebruikersnaam”.
Figuur 24: Wachtwoord wijzigen scherm openen
Het wachtwoord scherm wordt daarna geopend. * Alleen mogelijk indien u gebruik maakt van SQL login. Anders dient u het wachtwoord op uw netwerk wijzigen.
Pagina 20 van 61
Figuur 25: Wachtwoord wijzigen
Vul uw oude wachtwoord in bij “Uw oude wachtwoord” en uw nieuwe wachtwoord twee keer bij “(bevestig) nieuwe wachtwoord”.
3.1.3 Stoppen/uitloggen Afmelden/uitloggen is van belang dat er niemand anders gebruik kan maken van uw account. Zodra u bent uitgelogd moet er opnieuw worden ingelogd. Druk op de knop “afmelden”.
3.1.4 Navigatie 3.1.4.1 Navigatie menu Met het algemene menu kunt u naar de hoofdelementen van het programma navigeren.
Figuur 26: Menu
3.1.4.2 Hoofdscherm D.m.v. de tabbladen kunt nu naar de andere delen van de module navigeren.
Figuur 27: Navigeren met tabbladen
Pagina 21 van 61
3.1.5 Toolbars Item aanmaken Item aanpassen Item verwijderen Volgorde veranderen Kopieren/selecteren van items uit de standaard database Groeperen Verversen van het scherm Opslaan van de gegevens en het scherm sluiten Opslaan zonder het scherm te verlaten Scherm verlaten zonder de gegevens op te slaan Verwijderen van de geselecteerde items
3.2 Overzichten 3.2.1 Filter aanmaken Type een tekst in het vak boven de kolom, klik op het filter icoontje en druk op bevat.
Figuur 28: Filters
3.2.2 Filter verwijderen Druk op het filter icoontje en druk op geen filter.
Figuur 29: Filters uitzetten
Pagina 22 van 61
3.3 Gegevens invoer 3.3.1 Tekst/memo box Een tekstbox wordt gebruikt om teksten in te voeren, een tekstbox heeft een vaste lengte, een memobox is onbeperkt. Verplichte tekstbox:
Niet verplichte tekstbox: Memo tekstbox:
Figuur 30: Memo veld
3.3.2 Datum veld Datum velden worden gebruikt om datums te selecteren. Druk op het pijltje en selecteer een datum.
Figuur 31: Datum selectie
Met de << en >> word de datum een heel jaar opgeschoven en met < en > een maand.
Pagina 23 van 61
3.3.3 Selecties Selectie velden worden geopend door op het pijltje te drukken, toets een begin letter in om direct naar de naam te scrollen Bijv. een letter B voor alle beginnend namen met een B.
Figuur 32: Selectie
3.4 Gegevens verwijderen 3.4.1 Elke regel verwijderen U kunt een elke regel verwijderen door op de volgende icoon te drukken.
Figuur 33: Regel verwijderen
3.4.2 Verwijderen Objecten, (hoofd)activiteiten U het scherm ”gegevens bouwwerken” kunt u meerdere selecties maken. Als u een object of hoofdactiviteit kiest worden alle onderliggende (hoofd)activiteiten geselecteerd.
Pagina 24 van 61
Figuur 34: Verwijderen objecten en (hoofd)activiteiten
U kunt tevens selecties maken over verschillende objecten/(hoofd)activiteiten.
Figuur 35: Meerdere selecties
Na het selecteren drukt u op “verwijder selectie” Alle geselecteerde objecten/(hoofd)activiteiten worden dan verwijderd.
Pagina 25 van 61
3.4.3 Kopiëren gegevens (gegevens bouwwerken) U het scherm ”gegevens bouwwerken” kunt u meerdere selecties maken. Als u een object of hoofdactiviteit kiest worden alle onderliggende (hoofd)activiteiten geselecteerd.
Figuur 36: Selectie erven
Na het selecteren kunt u op de knop “kopieer selectie” drukken. U krijgt dan een nieuw scherm waar u kunt bepalen waar het selecteerde objecten/(hoofd)activiteit naar toe gekopieerd moet worden. Het kopiëren kan over verschillende objecten/hoofdactiviteiten. De AHS wordt niet mee gekopieerd.
Figuur 37: Kopiëren object en (hoofd)activiteiten
3.5 Volgorde aanpassen Alle gegevens in MaVIS zijn in volgorde aan te passen. Dit kunt u doen door op het “volgorde” icoontje te drukken.
Figuur 38: Volgorde aanpassen
Pagina 26 van 61
U komt dan in het volgorde scherm. Selecteer dan het object wat u veranderen en druk op “omhoog” of “omlaag” om deze hoger of lager in de lijst te zetten.
Figuur 39: Volgorde aanpassen
Pagina 27 van 61
4
Projecten Dit hoofdstuk beschrijft het aanpassen en invoeren van een project
4.1 Projectgegevens Het tabblad projectgegevens bevat de stamgegevens van het project. Een project kan meerdere V&G plannen bevatten.
Figuur 40: Projectgegevens Tip 5: de knop uitbesteden wordt pas zichtbaar als het project is opgeslagen. U kunt hiervoor de knop “toepassen” gebruiken.
De volgende data kan hier worden ingevoerd: Veldnaam Omschrijving Projectnr. Projectnummer Versie V&G plan versie nummer Besteknummer Geldende besteknummer Versie Bestek versie nummer Omschrijving Project omschrijving Projectmanager Verantwoordelijke voor het project Data tabel 1: Projectgegevens
Pagina 28 van 61
Verplicht Ja Automatisch Nee Nee Ja Ja
4.1.1 Project aanmaken Alleen een projectmanager of projectcoördinator kan een project aanmaken in MaVIS. De projectmanager/coördinator hoeft alleen de stamgegevens in te voeren. Druk in het menu op “Projecten” en druk daarna op de “nieuw document” knop
Figuur 41: Project aanmaken
Vul de stam gegevens in (met rood omlijnde vakken zijn verplicht)
Figuur 42: Project aanmaken (details)
Druk op “opslaan of “toepassen”. Tip 6: de knop uitbesteden wordt pas zichtbaar als het project is opgeslagen. U kunt hiervoor de knop “toepassen” gebruiken.
4.1.2 Project archiveren Projecten blijven zonder te archiveren in uw overzicht staan. Zodra een project is afgerond kan deze gearchiveerd worden mits deze de status “definitief” heeft. Daarna is het project nog toegankelijk via het menu archief > projecten.
Figuur 43: Gearchiveerde projecten
Pagina 29 van 61
Open het project, en druk op de knop “archiveren”.
Figuur 44: Project archiveren
4.1.3 Project uit archief halen Ga naar menu archief > projecten.
Figuur 45: Archief openen
Open het project Druk op “Uit archief”
Figuur 46: Project uit archief halen
4.1.4 Document (V&G plan) aanmaken Open het project en ga naar het tabblad project documenten.
Druk daarna op “Toevoegen”.
Pagina 30 van 61
Vul de gegevens in en druk op opslaan. Daarna is het pas mogelijk het project uit te besteden.
4.1.5 Document versies De opbouw van document versies is als volgt: Bij de start van het document heeft deze versie nummer 1, zolang deze niet goedgekeurd is blijft er concept versie op de uitdraai staan. Als het document is goedgekeurd blijft dit versie 1 alleen zonder concept op de uitdraai. Als het document opnieuw wordt uitbesteed krijgt deze versie 2 concept. Versie 1 blijft dan het goedgekeurde versie en is via het tabblad versies te bekijken.
Figuur 47: Project versie
4.1.6 Document uitbesteden Open het document en druk op de knop “uitbesteden” aan de rechter kant van het document scherm.
U komt nu in het scherm uitbesteden. Kies hier voor een V&G coördinator. Een project kan en mag alleen worden uitbesteed aan een gecertificeerde V&G coördinator. U kunt eventueel een opmerking plaatsen in het opmerkingen veld. Druk daarna op “uitbesteden”. De persoon aan wie het project wordt uitbesteed ontvangt een mail met daarin de gegevens welke nodig zijn om in het project te kunnen werken.
Pagina 31 van 61
Figuur 48: Project uitbesteden
U komt nu in het onderwater scherm. Hier kunt u uw uitbesteding aanvullen met extra teksten/gegevens. Druk daarna op “opslaan”. De V&G coördinator krijgt nu een email ter bevestiging.
4.1.7 Gereed melden De V&G coördinator kan het project gereed melden als alle activiteiten volledig doorlopen zijn. Druk kan in het document gegevens scherm op Controleren.
Pagina 32 van 61
Het scherm project controle wordt geopend. Als alle activiteiten de AHS is doorlopen wordt het volgende getoond.
Figuur 49: Document gereed melden
Als alle AHS stappen goed doorlopen zijn, wordt de knop Gereed zichtbaar. Als deze wordt ingedrukt krijgt de projectmanager een email dat het project gereed is. Het document krijgt nu de status “gereed”.
4.1.8 Document afkeuren, goedkeuren of ter controle sturen Als het document gereed gemeld is dan kan krijgt de projectmanager een melding dat deze gereed is.
Figuur 50: Document goedkeuren
Pagina 33 van 61
4.1.9 V&G plan afdrukken Open het project en druk op “afdrukken” Er wordt een PDF file gegenereerd. Deze file kan worden opgeslagen of geprint.
Figuur 51: V&G plan afdrukken
Pagina 34 van 61
4.2 Gegevens bouwwerken Het tabblad gegevens bouwwerken bevat alle objecten,hoofdactiviteiten en activiteiten.
Figuur 52: Gegevens bouwwerken
4.2.1 Objecten Een object kan o.a. een bouwwerk, onderstation, schakelstation, relaishuis, verzameling objecten, stuk weg of spoor zijn.
Figuur 53: Gegevens bouwwerken
Het aantal werkgevers, zelfstandigen en werknemers dient per object gekozen te worden.
Pagina 35 van 61
Een object bevat de volgende gegevens: Veldnaam Omschrijving Objectnaam. Naam van het object bijv. spoor nr Geocode Geografische code Van Km Locatie aanduiding op kilometrage Tot Km Locatie aanduiding op kilometrage Omschrijving Uitgebreide technische omschrijving van het object Objectlocatie Uitgebreide locatie omschrijving Aantal personen Aantal personen aan het werk op dit specifieke project Data tabel 2: Objectgegevens
4.2.2 Objecten aanmaken Open het project, ga naar het tabblad “gegevens bouwwerken”. Druk op de knop “nieuw object”.
Figuur 54: Object aanmaken
Vul daarna de gegevens van het object in.
4.3 Hoofdactiviteit Een hoofdactiviteit beschrijft een bouwfase of onderdeel van de bouw. Het is een samenstelling van subactiviteiten en de daarbij horende risico’s.
Figuur 55: Scherm hoofdactiviteiten
Pagina 36 van 61
Verplicht Ja Nee Nee Nee Nee Nee Ja
Een hoofdactiviteit bevat de volgende gegevens: Veldnaam Omschrijving Naam Naam, korte omschrijving van de werkzaamheden Bijzonderheden Bijzonderheden van de hoofdactiviteit
Verplicht Ja Nee
Data tabel 3: Hoofdactiviteit
4.3.1 Hoofdactiviteit aanmaken Open het project, ga naar het tabblad “Gegevens bouwwerken”. Druk op de knop “nieuwe hoofdactiviteit” onder het betreffende object.
Figuur 56: Hoofdactiviteit aanmaken
Vul daarna de gegevens van de hoofdactiviteit in (de velden met een * zijn verplicht).
4.3.2 Standaard hoofdactiviteit selecteren Een standaard hoofdactiviteit is een vastgestelde hoofdactiviteit met activiteiten inclusief risico’s en locatie omschrijving.,DE AHS moet nog doorlopen worden. Druk op de knop en vul een zoekterm in van de hoofdactiviteit. Selecteer de juiste hoofdactiviteit(ten) en druk op “koppelen”.
Figuur 57: Hoofdactiviteit koppelen
De hoofdactiviteit inclusief alle subactiviteiten zijn nu gekoppeld.
Figuur 58: Gekoppelde hoofdactiviteit
Pagina 37 van 61
4.4 Activiteiten Activiteiten bevatten risico’s, locaties en maatregelen. De maatregel wordt bepaald d.m.v. de AHS 2. Bij activiteiten maken we onderscheid tussen spoorspecifieke en niet spoorspecifieke risico’s.
De activiteit heeft de volgende gegevens: Veldnaam Omschrijving Activiteit Omschrijving van de activiteit Bijzonderheden Bijzonderheden van de activiteit Werkspoor (vinkje) Hiermee wordt aangegeven of er een werkspoor is. Als dit vinkje wordt aangezet is er, bij deze activiteit, in principe geen naastliggendspoor) Nevenspoor 1 Hiermee wordt aangegeven of er een (vinkje) nevenspoor is. Nevenspoor 2 Hiermee wordt aangegeven of er nog een (vinkje) nevenspoor is (bijvoorbeeld op een emplacement). Naastliggend spoor Hiermee wordt aangegeven of er een (vinkje) naastliggend spoor is. (Als dit vinkje wordt aangezet is er, bij deze activiteit, in principe geen werk- of nevenspoor) Niet spoorspecifieke Hiermee wordt aangegeven of er niet risico’s spoorspecifieke risico’s zijn. Risico’s naar Hiermee wordt aangegeven of er risico’s naar omgeving de omgeving zijn.
Verplicht Ja Nee Nee
Nee Nee
Nee
Nee Nee
Data tabel 4: Activiteit stamgegevens
2
AHS = Arbeidshygiënische strategie.
De wet verlangt dat arbo knelpunten in eerste instantie bij de bron worden aangepakt, zodat de oorzaak van het probleem wordt weggenomen (bijvoorbeeld: het gebruiken van een minder schadelijke stof bij het reinigen van gereedschap). Wanneer aanpak bij de bron niet mogelijk is, kunnen andere maatregelen worden genomen: technische maatregelen (afscherming, ventilatie) en als dit ook niet kan: organisatorische maatregelen (rouleren, zodat de blootstelling minder lang is). Op de laatste plaats - in principe als tijdelijke noodmaatregelen, totdat betere oplossingen voorhanden zijn moeten Persoonlijke Beschermingsmiddelen (PBM’s) verstrekt worden.
Pagina 38 van 61
4.4.1 Spoorspecifieke risico’s Spoorspecifieke risico’s zijn alleen risico’s die voortkomen uit “Aanrijdgevaar” (door treinen) en of “elektrocutiegevaar” (komend vanuit de bovenleiding en of de retourstroom). Eerst moet een spoor omschrijving gegeven worden, dit betreft een spoornummer(s) of omschrijving. Daarna de locatie ten opzichte van PVR en bovenleiding selecteren of invullen( i.v.m. eenduidigheid heeft selecteren de voorkeur). De risico’s moeten worden opgegeven d.m.v. vinkjes. Vervolgens moet de maatregel worden gekozen (AHS toepassen; eerst bronaanpak, daarna collectieve maatregelen daarna individuele maatregelen). Voor de gekozen maatregel moet de motivatie worden gegeven.
De risico van het type spoor heeft de volgende gegevens: Veldnaam Omschrijving Spooromschrijving Omschrijving van het spoor eventueel spoornummer(s) Locatie Locatie waar de activiteit plaatst vind (t.o.v. PVR en bovenleiding). Risico Kies hier de risico bij de activiteit en spoor Maatregelen Indien er een risico is gekozen moet er een maatregel gekozen worden. Motivatie Motivatie van de gekozen maatregel Data tabel 5: Gegevens spoorspecifieke risico
* Indien het spoor gekozen is.
Pagina 39 van 61
Verplicht* Ja Ja Ja Ja/Nee Ja
4.4.2 Niet spoorspecifieke risico’s Niet spoorspecifieke risico’s zijn alle overige risico’s voor de werkende welke voortvloeien uit de activiteit.
Een niet spoorspecifieke risico heeft de volgende gegevens: Veldnaam Omschrijving Risico Vul hier het risico in Locatie Locatie waar de activiteit plaatst vind Maatregelen Indien er een risico is gekozen moet er een maatregel gekozen worden. Motivatie Motivatie van de gekozen maatregel
Verplicht* Ja Ja Ja ja
Data tabel 6: Gegevens niet spoorspecifieke risico’s
* Indien het risico gekozen is.
4.4.3 Activiteiten aanmaken Open het project, ga naar het tabblad “Gegevens bouwwerken”. Druk op de knop “nieuwe activiteit” onder het betreffende object/hoofdactiviteit.
Figuur 59: Activiteit aanmaken
Vul daarna de gegevens van de activiteit in (minimaal de in het rood omkaderde velden).
4.4.4 Activiteiten groeperen Om de invoer van activiteiten die gelijke locatie, maatregelen en motivatie hebben maar apart vermeld moeten worden is het mogelijk om activiteiten te groeperen.
4.4.4.1 Groep aanmaken Selecteer de activiteiten en druk op de groepeer knop
Figuur 60: Groeperen
Pagina 40 van 61
U komt daarna in het groepeer scherm.
Figuur 61: Groepeer scherm
Druk dan opslaan. De groep is dan aangemaakt.
4.4.4.2 Groep uitbreiden/activiteit uit een groep halen Na het uit de groep halen van een activiteit moet de AHS opnieuw doorlopen worden. Druk op de groepsnaam.
Figuur 62: Groepeer scherm openen
Pagina 41 van 61
Het groepeer scherm wordt daarna geopend.
U kunt dan een acitviteit selecteren en met de > knop toevoegen aan de groep (AHS opnieuw doorlopen) of met de < knop (AHS blijft gelijk) verwijderen uit de groep.
4.4.4.3 Omschrijving aanpassen De omschrijving van een activiteit kan worden aangepast door de activiteit zelf aan te klikken.
Figuur 63: Omschrijving gegroepeerde activiteit aanpassen
4.4.4.4 AHS doorlopen van een groep Open de groep door op de naam klikken en druk op de knop AHS (links onderin het groeperen scherm).
Figuur 64: AHS doorlopen van een groep
Het invoeren van de AHS staat beschreven vanaf hoofdstuk 4.4.6.
Pagina 42 van 61
4.4.5 Activiteit invullen Open het project, ga naar het tabblad “gegevens bouwwerken”. Druk op de naam van de betreffende activiteit.
Figuur 65: Activiteit/AHS invullen
Een project kan niet worden afgerond voordat van alle activiteiten de AHS volledig is doorlopen. Op het tabblad “Gegevens bouwwerken” wordt dit aangegeven.
Figuur 66: AHS doorlopen controle
Tijdens het invoeren kunt u op toepassen drukken. In het scherm worden dan alle problemen/fouten (validatie) aangegeven.
Figuur 67: AHS validatie/controle
4.4.6 Sporen/risico’s selecteren Selecteer eerst de sporen en risico’s die van toepassing zijn d.m.v. van de vinkjes voor het betreffende spoor/risico.
Pagina 43 van 61
Figuur 68: Sporen/risico's selecteren
4.4.7 Spoorspecifieke risico’s De invul mogelijkheden van spoorspecifieke risico’s zijn anders dan niet spoorspecifieke risico’s en risico’s voor de omgeving.
4.4.7.1 Spoor beschrijving Vul bij de sporen (Werkspoor of werksporen, nevenspoor 1 en nevenspoor 2) in om welke sporen het gaat bijvoorbeeld spoor AE. Dit is een verplicht veld. Hier kunnen dus meerdere werksporen of wissels worden genoemd bijvoorbeeld spoor AE en AF.
Figuur 69: Spoor beschrijving
4.4.7.2 Locatie omschrijving Selecteer een locatie d.m.v. de selectie tool of type een omschrijving (of beide). Dit is een verplicht veld. Gebruik bij voorkeur de selectie methode (eenduidige omschrijvingen).
Figuur 70: Locatie omschrijving
Pagina 44 van 61
4.4.7.3 Spoorspecifieke risico Selecteer d.m.v. de vinkjes het risico. Indien gekozen wordt voor elektrocutie gevaar wordt aanrijdgevaar door treinen automatisch geselecteerd. Aanrijdgevaar kan daarna uitgezet worden als deze niet van toepassing is.
Figuur 71: Selecteren spoorspecifieke risico
4.4.7.4 Selecteren AHS/Maatregel Aan de hand van het geselecteerde spoorspecifieke risico dient een maatregel gekozen te worden. De maatregel kan gekozen worden d.m.v. de selectierondjes. Er kan er per risico één maatregel per risicogroep gekozen worden.
Figuur 72: Maatregel selecteren
4.4.7.5 Motiveren maatregel Type of selecteer een motivatie voor de door u geselecteerde maatregel op basis van de AHS (eerst bron dan collectief enz.).
Figuur 73: Motiveren van de maatregel
Pagina 45 van 61
4.5 Uitvoering Het tabblad “Uitvoering” bevat alle gegevens m.b.t. planning, betrokken partijen en regels en voorschriften.
Planning heeft de volgende gegevens: Veldnaam Omschrijving Werkzaamheden Omschrijving van de planning Start Start van de werkzaamheden Eind Einde van de werkzaamheden
Verplicht Ja Nee Nee
Data tabel 7: planning
Betrokken partijen hebben de volgende gegevens: Veldnaam Omschrijving Naam Naam de contactpersoon Functie Functie van de persoon Aspect* Aspect van de werkzaamheden Activiteit* Activiteit die zij uitvoeren
Verplicht Ja Nee Nee Nee
Data tabel 8: betrokken partijen
* Alleen bij reeds geselecteerde ondernemingen Regels en voorschriften hebben de volgende gegevens: Veldnaam Omschrijving Omschrijving Naam/omschrijving van een regel of voorschrift Data tabel 9: regels en voorschriften
Pagina 46 van 61
Verplicht Ja
4.5.1 Planning Planning is een globale planning van het project. Hierbij kan gedacht worden aan de volgende termen: • Start project • Opname • Buitendienststelling • Einde werk
4.5.1.1 Planning aanmaken Open het project en ga naar het tabblad “Uitvoering”.
Figuur 74: Planning aanmaken
Vul de planning in en druk op opslaan. De datum velden zijn niet verplicht u kunt dus alleen een start of eind datum invoeren. Bijv. Start werk op 15-1-2009 en einde werk 27-1-2009, uitschrijven van een datum zoals “medio september 2009” is tevens mogelijk.
Figuur 75: Planning invullen
4.5.2 Betrokken partijen Betrokken partijen zijn bekende/geselecteerde partijen voor het project. Daarbij kunnen de volgende aspecten gekozen worden: Type Omschrijving Ontwerpende partij Verantwoordelijk voor het ontwerp (bestek) Directievoerende partij Verantwoordelijk voor de uitvoering Uitvoerende partij Hoofdaannemer Overige uitvoerende partijen Geselecteerde uitvoerende partij (onderaannemer) Reeds geselecteerde ondernemingen Geselecteerde onderneming voor een bepaald bijzonder aspect (bijv. asbest) Deskundige diensten In te schakelen deskundige dienst Overige partij Bouwmanager Bouwadministrateur V&G-U Coördinator V&G coördinator uitvoeringsfase Bij de “deskundige diensten” en “reeds geselecteerde ondernemingen” moet een aspect en activiteit opgegeven worden. Bijv. Asbest Sanering B.V. Aspect: “Asbest Sanering”, Activiteit: “verwijderen Asbest van betonblokken”.
Pagina 47 van 61
4.5.2.1 Aanmaken betrokken partij Open het project en ga naar het tabblad “Uitvoering” en druk op “nieuw”
Figuur 76: Aanmaken betrokken partij
Kies de contactpersoon, functie (als het een deskundige dienst of reeds geselecteerde onderneming betreft, vul dan tevens het Aspect en soort activiteit in).
Figuur 77: betroken partij invullen
4.5.3 Regel en voorschiften Onder het kopje regels en voorschriften kunt u van toepassing zijnde (huis)reglementen, wetten, richtlijnen etc. toevoegen die betrekking hebben op het V&G plan.
4.5.3.1 Toevoegen nieuwe regel of voorschrift Open het project en ga naar het tabblad “Uitvoering” en druk op “nieuw”
Figuur 78: Nieuwe regel of voorschrift
Voer de omschrijving van de regel of voorschrift in en druk op “opslaan”.
Figuur 79: Invullen regel of voorschrift Pagina 48 van 61
4.5.3.2 Regel of voorschrift selecteren In de database staan een aantal standaard regels en voorschriften. Open het project en ga naar het tabblad “Uitvoering” en druk op “selectielijst”
Figuur 80: Selecteren regel of voorschrift uit de database
Zoek op een trefwoord of druk direct op zoeken om alle regels en voorschriften te tonen. Selecteer de betreffende regels en voorschriften en druk op “Koppelen”.
Figuur 81: Selecteren regels en/of voorschriften
4.6 Overige Het tabblad “Overige” betreft de overige punten bij het V&G plan zoals documenten en milieumaatregelen.
Figuur 82: Overige scherm
Documenten hebben de volgende gegevens: Veldnaam Omschrijving Naam Naam van het document Kenmerk Extra kenmerken zoals een code Versie Geldende versie van het document Datum Datum wanneer het document is goedgekeurd/uitgebracht
Verplicht Ja Nee Nee Nee
Data tabel 10: Documenten
Milieu maatregelen hebben de volgende gegevens: Veldnaam Omschrijving Omschrijving Omschrijving van de maatregel Data tabel 11: milieumaatregelen
Pagina 49 van 61
Verplicht Ja
4.6.1 Documenten Onder documenten kunt u ondersteunende documenten koppelen zoals tekeningen, AI bladen.
4.6.1.1 Aanmaken document Open het project en ga naar het tabblad “Overige” en druk op “nieuw”.
Figuur 83: Aanmaken document
Vul de gegevens in en druk op “opslaan”.
Figuur 84: Invullen document
Pagina 50 van 61
4.6.2 Milieumaatregelen Milieumaatregelen hebben betrekking op maatregelen die niet gekoppeld zijn aan een activiteit of ter ondersteuning op een maatregelen op een activiteit.
4.6.2.1 Milieumaatregel toevoegen Open het project en ga naar het tabblad “Overige” en druk op “nieuw” onder milieumaatregelen.
Figuur 85: Toevoegen milieu maatregel
Vul de omschrijving in en druk op “Opslaan”
Figuur 86: Milieumaatregel invullen
Pagina 51 van 61
4.7 Bijlages Het tabblad bijlages dient de mogelijkheid om te alarmkaart “te infomeren instantie” op te bouwen en algemene bijlages toe te voegen.
Figuur 87: Scherm bijlages
Te infomeren instanties hebben de volgende gegevens: Veldnaam Omschrijving Naam Naam van het contactpersoon Functie Type zoals deze wordt weergegeven in de bijlage
Verplicht Ja Ja
Data tabel 12: Te informeren instranties
Bijlages hebben de volgende gegevens: Veldnaam Omschrijving Naam Naam van de bijlage Tekst Tekst van de bijlage
Verplicht Ja Ja
Data tabel 13: Bijlagen
4.7.1 Te informeren instanties Te infomeren instanties is een alarm kaart die ingevuld kan worden per V&G plan. Daarbij kan gekozen worden uit de volgende typen • SMC (schakel en meldcentrum) • Veiligheidsadviseur (RVA) • Verkeersleidingspost RVL • Verkeersleidingpost Railion De projectmanager en V&G coördinator ontwerpfase en “algemene” alarmdiensten worden automatisch ingevuld.
Pagina 52 van 61
4.7.1.1 Selecteren van een te infomeren instantie Ga naar het tabblad “bijlage””en druk op “nieuw”.
Figuur 88: Nieuwe te informeren instantie
Selecteer de instantie en de functie en druk op “opslaan”
Figuur 89: Invoeren te informeren instantie
4.7.2 Bijlages Onder bijlages kunt u bijlagen aan het V&G plan toevoegen. Dit kunt u o.a. gebruiken om een uitgebreide tekst bij een maatregel te plaatsen. U moet deze verwijzing wel zelf bij maatregel typen.
4.7.2.1 Aanmaken bijlage Ga naar het tabblad “bijlage””en druk op “nieuw”.
Figuur 90: Aanmaken bijlage
Voer een naam en de bijlage in en druk op “opslaan”.
Figuur 91: Invoeren bijlage
Pagina 53 van 61
4.8 Versies Het tabblad versies dient de mogelijkheid om oude versies van een V&G plan te bekijken. Druk op het document icoontje naast de versie die u wilt bekijken.
Figuur 92: Versies
Pagina 54 van 61
5
Bedrijven en contactpersonen Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van bedrijven en contactpersonen
5.1 Bedrijven Bedrijven worden gebruikt om contactpersonen te groeperen en basis gegevens (bedrijfsnaam en adresgegevens) consistent te houden.
Figuur 93: Bedrijven overzicht
Bedrijven hebben de volgende gegevens: Veldnaam Omschrijving Naam Omschrijving van de planning Email Algemene email adres van het bedrijf Website Website van het bedrijf Telefoon nr Algemene telefoonnummer van het bedrijf Fax nr Algemene faxnummer van het bedrijf Postadres Postadres van het bedrijf Postcode Postcode van het postadres Plaats Plaats van het postadres Adres Bezoekadres van het bedrijf Postcode Postcode van het bezoekadres Plaats Plaats van het bezoekadres Data tabel 14: Bedrijf
Pagina 55 van 61
Verplicht Ja Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee
Figuur 94: Bedrijf
Figuur 95: Contactpersonen bij een bedrijf
5.1.1 Bedrijf aanmaken Druk op “Bedrijven” en daarna op de knop “nieuw bedrijf”.
Figuur 96: Bedrijf aanmaken
Vul daarna de gegevens van het bedrijf in (de rood omkaderde velden zijn verplicht) en druk op “Opslaan”. Vul de gegevens zo compleet mogelijk in.
5.1.2 Contactpersoon aanmaken vanuit bedrijf Druk op “Bedrijven” en open het bedrijf. Druk op “nieuw” en vul de basis gegevens in. Het adres (post en bezoek adres) worden automatisch overgenomen.
Pagina 56 van 61
Figuur 97: Contact vanuit bedrijf
Pagina 57 van 61
5.2 Contactpersonen Contactpersonen zijn te gebruiken in V&G plannen zodat deze niet steeds opnieuw ingevoerd hoeven te worden. (Het selectie vakje “V&G coördinator” is alleen bij vooraf vastgestelde gebruikers beschikbaar. Dit i.v.m. controle op certificering van de V&G coördinator.)
Figuur 98: Scherm contactpersonen
Contactpersonen hebben de volgende gegevens: Veldnaam Omschrijving Titel Titel van de contactpersoon Voornaam Voornaam van de contactpersoon Voorletters Voorletters van de contactpersoon (incl. punten) Bijvoorbeeld J.M.G. Achternaam Achternaam van de contactpersoon Functie Functie van de contactpersoon V&G Coördinator Contactpersoon is een gecertificeerd Veiligheidscoördinator ontwerpfase Email Algemene email adres van het bedrijf Website Website van het bedrijf Telefoon nr Algemene telefoonnummer van het bedrijf Fax nr Algemene faxnummer van het bedrijf Bedrijf Bedrijf waar het contactpersoon werkt Postadres Postadres van het bedrijf Postcode Postcode van het postadres Plaats Plaats van het postadres Adres Bezoekadres van het bedrijf Postcode Postcode van het bezoekadres Plaats Plaats van het bezoekadres Archief Wel of niet gearchiveerd contactpersoon Data tabel 15: Contactpersoon
Pagina 58 van 61
Verplicht Nee Ja Ja Ja Nee Nee Nee Nee Nee Nee Ja Ja Ja Ja Nee Nee Nee n.v.t.
5.2.1 Aanmaken contactpersoon Druk op “Contactpersonen” en daarna op de knop “nieuw contactpersoon”.
Figuur 99: Contactpersoon aanmaken
Vul daarna de gegevens van de contactpersoon in (de velden met een * zijn verplicht). Kies het bedrijf van deze contactpersoon en druk op contactgegevens overnemen om de adres gegevens van het bedrijf in te vullen. Vul de gegevens zo compleet mogelijk in. Niet ingevulde gegevens, bijvoorbeeld telefoonnummer wordt dan ook niet weergegeven in het document waar de contactpersoon wordt geselecteerd.
Pagina 59 van 61
6
Stamgegevens aanpassen
Pagina 60 van 61
7
Tips en Tricks Tip 1: de knop uitbesteden wordt pas zichtbaar als het project is opgeslagen. U kunt hiervoor de knop “toepassen” gebruiken. Tip 2: het kan zijn dat een project niet zichtbaar is. Dan staat er mogelijk een filter op het projecten overzicht. Druk dan op het * om alle projecten (filter uit te zetten) zichtbaar te maken. Tip 3: u kunt gebruik maken van de standaard hoofdactiviteiten database. Deze database bevat hoofdactiviteiten waarbij de activiteiten en hun veel voorkomende risico’s al zijn ingevuld Tip 4: u kunt gebruik maken van de standaard activiteiten database. Deze database bevat activiteiten waarbij de veel voorkomende risico’s al zijn ingevuld Tip 5: de knop plakken vanuit Word voor het optimaal kopiëren en plakken vanuit een Word document.
Pagina 61 van 61
