MATRIKS AKTIVITAS PELAKSANAAN PPK DAN POTENSI MASALAH YANG DAPAT TERJADI No
BENTUK KEGIATAN
ASPEK YANG DIPERHATIKAN
POTENSI MASALAH
PENGELOLAAN DANA PPK
Rekening Kolektif BPPK
1
Tahap Pencairan dari KPPN
Biaya Operasional UPK (dicatat pada buku kas harian operasional)
2
Pengelolaan Dana Kolektif BPPK
1. Rekening tujuan kurang jelas dan tidak spesifik. 2. Rekayasa saldo rekening dengan cara memindahkan saldo ke rekening lain sehingga pencairan dari KPPN yang selanjutnya dapat dilakukan karena telah memenuhi syarat pencairan di mana 90% dari dana sebelumnya telah digunakan. Adanya biaya pencairan ke KPPN yang terlalu besar. Hal ini biasanya digunakan untuk membiayai akomodasi orang-orang yang terlibat dalam pencairan seperti pengurus UPK, PjOK dan FK. Ada pula kemungkinan digunakan untuk pengeluaran yang bersifat ceremonial bahkan uang pelicin kepada oknum KPPN.
Rekening Kolektif BPPK dan Buku Bank BPPK (Specimen Tanda Tangan, Bunga Rekening), Buku Kas Harian Kolektif, Selisih Dana
1. Tidak ada rekening khusus yang merupakan rekening kolektif. 2. Specimen tidak sesuai dengan aturan PPK. 3. Rekening kolektif hanya untuk penampungan sementara, setelah itu saldo rekening dipindahkan ke rekening pribadi. 4. Penggunaan bunga rekening tanpa melalui persetujuan forum kecamatan. 5. Ada selisih antara dana kolektif yang telah diterima UPK dari KPKN serta yang telah disalurkan ke desa dengan posisi saldo baik yang ada di rekening maupun yang berupa uang tunai.
Alokasi Dana Kegiatan (Alokasi per desa ditetapkan dengan SPC, pencatatan pencairan ke desa dilakukan pada buku kas harian kolektif BPPK dan Laporan Penyaluran Dana), KW-2 (bukti penyaluran dana dari UPK ke desa).
1. Pola penyaluran ke desa tidak sesuai dengan kebutuhan desa tapi berdasarkan persentase. 2. Pengeluaran dari UPK tidak sama dengan yang diterima oleh desa. Adanya pemotongan dana oleh pihak kecamatan.
1
No
BENTUK KEGIATAN
ASPEK YANG DIPERHATIKAN
Alokasi Dana untuk Kegiatan Sarana Prasarana (RAB, LPD, RPD, Bukti transaksi, Bukti Penerimaan Barang, Laporan Pertanggungjawaban)
Alokasi Dana untuk UEP (Kartu/Buku Kredit Kelompok, Bukti Transaksi serah terima uang dari UPK langsung ke pemanfaat)
3
Pengelolaan Dana Operasional UPK 2%
Rekening Operasional UPK, Rencana Anggaran Biaya Operasional UPK, Buku Kas Harian Operasional UPK, Bukti Transaksi berupa nota
POTENSI MASALAH
1. Tidak ada Rencana Penggunaan Dana (RPD) dan Laporan Penggunaan Dana (LPD) sebagai syarat penyaluran dana ke desa. 2. LPD disesuaikan dengan RAB, bukan berdasarkan realisasi pengeluaran yang benar-benar telah dilakukan oleh desa. Saat pelaporan LPD tidak menyatakan rekapan pembelian (pengeluaran) sebagai contoh telah dibeli semen sejumlah 100 sak dengan harga Rp.25,000/sak pada uraian di kolom LPD, dan hanya menuliskan jenis kegiatan yang dikerjakan seperti contoh MCK dengan nilai Rp.20 juta. 3. Tidak ada bukti transaksi yang kuat seperti nota pembelian yang disahkan oleh supplier bahan,bukti penerimaan barang yang ditandatangai oleh TPK, hanya berupa kuitansi tanda terima uang. Begitu pula untuk pembayaran upah pekerja seringkali tidak ditandatangani oleh pekerja dan tidak sesuai dengan realisasi yang diterima. 4. Tidak ada laporan pertanggungjawaban pengelolaan dana di desa kepada masyarakat. 1. Adanya pemanfaat fiktif. 2. Realisasi pinjaman bukan uang tunai tapi berupa benda. Pembelian barang (biasanya hewan ternak) dilakukan oleh pihak kecamatan dengan harga disesuaikan dengan usulan pemanfaat. 3. Pembatalan pemberian pinjaman, biasanya dilakukan oleh pemanfaat tapi dana tidak dikembalikan ke UPK. 4. Dana tidak sampai ke pemanfaat langsung dan bukti tanda terima uang hanya dari ketua kelompok. 1. Tidak ada rekening dana operasional dan specimen tidak sesuai aturan PPK. 2. Tidak ada/tidak dibuat rencana anggaran
2
No
BENTUK KEGIATAN
ASPEK YANG DIPERHATIKAN
POTENSI MASALAH
pembelian atau kuitansi, Selisih Dana
3.
4.
5. 6. 7.
4
5
Pengelolaan Dana Operasional Desa 3% oleh TPK di Desa
Pengelolaan Dana Bergulir (Pengembalian dari UEP dan SPP)
biaya operasional UPk untuk setiap periode. Adanya penggunaan diluar tujuan untuk operasional UPK bahkan untuk yang tidak diperbolehkan, misalnya pinjaman pribadi, pinjaman kepada pihak lain untuk tujuan pengembangan dana. Tidak ada bukti transaksi yang menguatkan suatu transaksi. Kalau ada penyimpanannya tidak tertib atau hanya berupa tanda terima uang. Adanya pemborosan untuk kegiatan-kegiatan yang kurang menunjang kegiatan PPK. Penggunaan bunga rekening tidak transparan. Ada selisih antara dana operasional yang telah diterima UPK serta telah digunakan oleh UPK dengan posisi saldo baik yang ada di rekening maupun yang berupa uang tunai.
Buku Kas Harian TPK, Bukti transaksi
Kurang transparan dalam penggunaan dana tersebut dan tidak jelas peruntukkannya. Tidak ada catatan yang jelas mengenai penggunaannya.
Rekening UEP/SPP/Perguliran, Buku Kas Harian UEP/SPP, Buku/Kartu Kredit Kelompok Peminjam
1. Tidak ada rekening khusus untuk menampung dana pengembalian pinjaman dari desa atau kalau ada specimen tidak sesuai aturan. 2. Dana pengembalian dari desa tidak tercatat seluruhnya, terdapat perbedaan yang disetor ke UPK menurut catatan di desa dengan yang dicatat UPK. 3. Adanya pencatatan penerimaan pengembalian pinjaman fiktif (tanpa penerimaan uang secara fisik). 4. Adanya penggunaan penggunaan untuk hal lain diluar perguliran seperti untuk biaya operasional UPK tanpa melalui persetujuan forum kecamatan. Bahkan adanya penggunaan untuk hal-hal yang tidak boleh
3
No
6
BENTUK KEGIATAN
Pengelolaan Dana Operasional Kegiatan (DOK)
ASPEK YANG DIPERHATIKAN
POTENSI MASALAH
seperti dana pembinaan kecamatan, investasi oleh UPK, pinjaman pribadi oleh pelaku PPK, dll. 5. Penggunaan bunga rekening UEP/SPP tidak transparan. 6. Ada selisih antara dana pengembalian UEP/SPP yang telah diterima UPK serta telah digunakan baik untuk perguliran maupun biaya operasional dengan posisi saldo baik yang ada di rekening maupun yang berupa uang tunai.
Rencana Penggunaan DOK dan Realisasi Penggunaan DOK, Rekening DOK dan Specimen, Buku Bank DOK dan Buku Kas Harian DOK
1. Pengelola DOK dan specimen rekening tidak sesuai aturan. 2. DOK yang dikeluarkan oleh pengelola DOK (UPK atau Wakil Masyarakat yang ditunjuk dalam MAD) sesuai dengan buku kas harian DOK tidak sama dengan yang diterima desa. 3. Selisih dana karena jumlah yang dianggarkan dalam rencana anggaran lebih besar dari jumlah realisasi yang digunakan, dalam penggunaannya seringkali tidak transparan dan tidak jelas peruntukkannya.
1. Dokumen-dokumen perencanaan, diantaranya : Peta Sosial, Berita Acara dan Notulen Hasil Forum-forum Perencanaan, Daftar usulan hasil MD, MAD dan SPC, RKTL 2. Klarifikasi pelaksanaan kegiatan apakah sudah dilakukan sesuai dengan prinsip dan prosedur PPK
1. Beberapa tahapan kegiatan kadang tidak dilalui seperti : Pembuatan peta sosial untuk penggalian gagasan : terkadang peta sosial hanya sekedar formalitas yang di buat oleh FD atau bahkan hanya peta wilayah desa. Musyawarah khusus perempuan Survey harga bersama TPK sebelum penyusunan RAB Tidak adanya keterlibatan TPK dalam penyusunan RAB, sehingga kadang dalam pelaksanaan kegiatan akan banyak dilakukan revisi karena selain dilihat dari aspek teknis, masyarakatlah yang lebih tahu kebutuhan dan kondisi wilayahnya.
PENGELOLAAN KEGIATAN PPK
1
Tahap Perencanaan (Selain Aspek Keuangan)
4
No
2
BENTUK KEGIATAN
Tahap Pelaksanaan
ASPEK YANG DIPERHATIKAN
RAB, prosedur pengadaan bahan Dokumen lelang : undangan, penawaran, BA proses lelang, kontrak suplier Berita acara : Revisi, Musdes Pertanggungjawaban setiap tahapan.
POTENSI MASALAH
Banyak di temukan penyusunan RAB di dominasi dan di buat sendiri oleh FK. Tidak dilakukan verifikasi dan validasi RAB oleh KM. Dll. 2. Kompetisi kadang tidak berjalan Memotong/mengurangi usulan agar semua desa terdanai. Terkadang konsultan tidak ingin adanya konflik di masyarakat sehingga jika alokasi dana tidak mencukupi untuk semua usulan dan masyarakat menuntut agar desanya juga terdanai ( meskipun ranking bawah) maka di lakukan dengan cara memotong usulan baik secara volume maupun kualitas. Hal ini bisa di lihat dari tidak sesuainya usulan yang ada di MD II dengan usulan yang terdanai. Membatasi jumlah usulan dari desa atau nominal usulan. Hal ini juga dilakukan untuk pemerataan agar semua desa dapat terdanai. Usulan kegiatan UEP dan Prasana tidak dikompetisikan secara bersamaan. Usulan UEP dikompetisikan secara terpisah atau bahkan usulan UEP langsung terdanai dengan alokasi tertentu seperti kegiatan SPP. Baru kemudian sisa dananya untuk dikompetisikan di kegiatan prasarana. 3. Tidak sesuai dengan RKTL: Kurangnya pengendalian kegiatan, RKTL tidak di jadikan sebagai acuan dan pengendalian kegiatan. 4. Adanya intervensi dalam usulan kegiatan. 1. Tidak dilakukan musyawarah pengadaan bahan. Pengadaan bahan dilakukan langsung oleh TPK saja, tanpa musyawarah dan melibatkan masyarakat desa 2. Tidak dilakukan lelang sesuai prinsip dan
5
No
3
BENTUK KEGIATAN
Tahap Akhir/Penyelesaian
ASPEK YANG DIPERHATIKAN
Kualitas pekerjaan, dokumen laporan akhir seperti berita acara MDST, laporan realisasi akhir termasuk realisasi volume dan realisasi biaya, asbuilt drawing, sertifikasi oleh FKT, dll.
POTENSI MASALAH
prosedur/tata cara pelelangan Disusun RAB dengan menjadi RAB detail per sub kegiatan sehingga nilai bahan kurang dari Rp15 juta Pengajuan RPD dilakukan tidak melebihi nilai Rp15 juta sehingga tidak perlu melakukan lelang. Adanya pemahaman barang pabrikasi tidak perlu dilakukan proses lelang Pelelangan dilakukan sekedar formalitas sehingga terkadang pelaksanaanya tidak transparan, tidak mendapatkan harga yang layak dan kualitas yang tidak sesuai dengan yang direncanakan. Lelang hanya diinformasikan secara terbatas. 3. Tidak melibatkan Tim 18 dalam proses pelaksanaan kegiatan. 4. Revisi kegiatan, perubahan kegiatan (volume, desain, kualitas) tidak dilakukan dengan musyawarah. Bahkan terkadang TPK tidak mempunyai RAB, pekerjaan tidak mengacu kepada RAB dan Desain hanya berdasarkan pengalaman saja. 1. Seringkali musyawarah desa serah terima sudah dilakukan tapi dokumen akhir belum dibuat. 2. Adanya pengelolaan dana pembuatan laporan akhir yang diserahkan untuk dikelola oleh konsultan.
6
