REFORMASI BIROKRASI
1. LOGIN SIKD
• MasukkanUser ID dan Password yang telahdiberikanoleh Admin 2. a. PAGE - HALAMAN UTAMA Berikut ini adalah tampilan dari Halaman Utama
Tata Laksana
3
List Kabinet
SIKD mempunyai tiga menu utama yang memiliki fungsi yang saling berdampingan,yaitu “Halaman Utama”, “Arsip Keseluruhan” dan menu ”Pencarian” Di Menu “Halaman Utama”, terdapat list kabinet ( berdasarkan struktur organisasi), dan 4 menu untuk dokumen, yaitu “Dokumen Masuk”, “Arsip Belum Dibaca”, “Arsip Belum Ditindaklanjuti”, dan “Arsip Dalam Proses Tindak Lanjut”. Di dalam List Kabinet, terdapat “berkas” yang akan menampung semua arsip sesuai dengan kebutuhannya 2.a.1
DOKUMEN MASUK “Dokumen Masuk” mempunyai fungsi yang hampir sama dengan inbox di email, yaitu untuk menampung surat/dokumen masuk
4
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
LihatArsippada “DokumenMasuk”
DOKUMEN MASUK – LIHAT - BERKASKAN Untuk melihat detail dari arsip dan juga untuk memberkaskan dokumen pada “Dokumen Masuk”
Untuk melihat arsip yang diterima
Pilih di berkasmanaarsipakan di b k k
Detail Arsip
Tata Laksana
5
2.a.2 ARSIP BELUM DIBACA
Lihat Arsip pada “Arsip Belum Dibaca”
ARSIP BELUM DIBACA – LIHAT – TINDAK LANJUT
Detail Arsip
6
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
2.a.3 ARSIP DALAM PROSES TINDAK LANJUT
LihatArsippada “ArsipDalam Proses TindakLAnjut”
ARSIP DALAM PROSES TINDAK LANJUT – LIHAT
Tata Laksana
7
2.a.4 ARSIP BELUM DI TINDAK LANJUTI
ARSIP BELUM DITINDAKLANJUTI - LIHAT
Detail Arsip
8
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
2. b. PAGE – ARSIP KESELURUHAN Berikut ini adalah tampilan dari “Arsip Keseluruhan”
Terdapat 2 menu utama untuk me-registrasi Arsip, yaitu “Registrasi Arsip Kertas” dan “Registrasi Arsip Elektronik”.Selain itu, dalam halaman ini juga terdapat list berkas. “Registrasi Arsip Kertas” di menu ini sama dengan mengirimkan surat kepada orang lain. 2.b.1REGISTRASI ARSIP KERTAS Pilih“Registrasi Arsip Kertas” kemudian pilih “Kirim Arsip”
2. PilihRegistrasiArsipkertas 1. Pilih“KirimArsip”
Tata Laksana
9
Dan akan muncul halaman “Kirim Arsip Kertas” yang berfungsi untuk mengisi info arsip yang akan dikirim oleh user. REGISTRASI ARSIP KERTAS – KIRIM ARSIP – KIRIM ARSIP KERTAS Kolom yang memiliki tanda * wajib di isi, nama penanggungjawab adalah orang yang akan di kirimkan arsip, dan berasal dari jabatan penanggungjawab, apabila sudah yakin dengan datanya, tekan tombol kirim.
Isi dengan informasi arsip k di ki i
Nama PenanggungJawab berasal dari kolom *Jabatan penanggungjawab* dan merupakan orang tujuan yang akan di kirimkan arsip
2.b.2 REGISTRASI ARSIP ELEKTRONIK Pilih “Registrasi Arsip Elektronik” kemudian pilih kirim arsip.
10
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
1. Pilih Registrasi Arsip “Elektronik” 2. Pilih “KirimArsip”
Dan akan muncul halaman “Kirim Arsip Elektronik” yang berfungsi untuk mengisi info arsip yang akan dikirim oleh user. REGISTRASI ARSIP ELEKTRONIK – KIRIM ARSIP – KIRIM ARSIP ELEKTRONIK Kolom yang memiliki tanda * wajib di isi, nama penanggungjawab adalah orang yang akan di kirimkan arsip, dan berasal dari jabatan penanggung jawab, apabila sudah yakin dengan data yang di isi, tekan tombol kirim.
Isi denganinformasiarsip yang akan di kirim Nama PenanggungJawab berasal dari kolom *Jabatan penanggungjawab* dan merupakan orang tujuan yang akan di kirimkan arsip
Tata Laksana
11
2. C. LIST ARSIP DALAM BERKAS Maksudnya untuk melihat arsip di dalam “Berkas” yang terdapat di dalam list “kabinet”
Berkas yang berada dalam list “Kabinet” dan/atau yang ingin dilihat
List arsip pada berkas yang dipilih
Pada List “Arsip dalam berkas” terdapat I 3 fungsi utama yang akan dijelaskan diberikutnya.
2.c.1 REGISTRASI ARSIP KERTAS KEDALAM BERKAS DIRI SENDIRI Untuk memasukkan arsip kertas kedalam akun user tersebut. Kolom yang memiliki tanda * wajib di isi, nama penanggungjawab adalah orang yang akan di kirimkan arsip, dan berasal dari jabatan penanggungjawab, apabila sudah yakin dengan data yang di isi, tekan tombol isi.
12
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
Isi denganinformasiarsip yang akan di kirim Nama PenanggungJawab berasal dari kolom *Jabatan penanggung jawab* dan merupakan orang tujuan yang akan di kirimkan arsip
2.c.2 REGISTRASI ARSIP ELEKTRONIK KEDALAM BERKAS DIRI SENDIRI Kolom yang memiliki tanda * wajib di isi, nama penanggungjawab adalah orang yang akan di kirimkan arsip, dan berasal dari jabatan penanggungjawab, apabila sudah yakin dengan data yang di isi, tekan tombol isi.
Isi denganinformasiarsip yang akan di kirim Nama PenanggungJawab berasal dari kolom *Jabatan penanggungjawab* dan merupakan orang tujuan yang akan di kirimkan arsip
Tata Laksana
13
2.c.3 BUAT VOLUME Kolom yang memiliki tanda * wajib di isi, apabila sudah yakin dengan data yang di isi, tekan tombol simpan
Isi Volume yang ingindimasukan
2.c.4 DAFTAR TINDAKAN TERHADAP ARSIP
14
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
TINDAKAN – LIHAT METADATA Metadata adalah detail dari arsip/dokumen yang ingin dilihat
TINDAKAN – LIHAT ARSIP Apabila arsip tersebut dalam bentuk softcopy, maka “LIHAT ARSIP” berfungsi untuk mengunduh file tersebut
Tata Laksana
15
•
TINDAKAN – UBAH METADATA
Ubah data yang ingin di ubah
TINDAKAN – SALIN ARSIP
HasilSalinanArsip
16
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
TINDAKAN – CHECKOUT ARSIP
TINDAKAN – LIHAT VERSI
VersiArsip
Tata Laksana
17
•
TINDAKAN – USUL HAPUS
Pemberitahuan kalau arsip telah ditandai untuk di hapus
TINDAKAN – RELASI
18
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
TINDAKAN – RELASI – TAMBAH RELASI BERKAITAN (Pencarian) Untuk menambah relasi arsip, terlebih dahulu kita harus mencari arsip yang ingin di relasikan. Pencarian bias berdasarkan Judul/Deskripsi. Masukan kata kunci pencarian kemudian klik “Cari”.
TINDAKAN – RELASI – TAMBAH RELASI BERKAITAN (HasilPencarian) Setelah melakukan pencarian akan tampil daftar arsip yang sesuai dengan kata kunci, apabila ingin membuat retasi dengan arsip tersebut pilih “Tambah” pada baris arsip tersebut
Tata Laksana
19
•
TINDAKAN - DISPOSISI
Lihat Metadata danarsipayngingin di disposisikan
LehatlembarDisposisi
Nama Penerima berasal dari jabatan penerima
Detail Disposisi
TINDAKAN – DISPOSISI – LIHAT METADATA
Metadata Arsip
Detail Disposisi
20
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
TINDAKAN – DISPOSISI – LEMBAR DISPOSISI
LembarDisposisi
3.5 Lihat Detail Arsip
Tata Laksana
21
2. d. PENCARIAN 2.d.1 PECARIAN MUDAH
•
22
HASIL PENCARIAN MUDAH
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
2.d.2 PENCARIAN LENGKAP
• HasilPencarianLengkap
Tata Laksana
23
2.d.3 PENCARIAN KONTEN
24
Penerapan E-Government
