Marlin – APMG’s nieuwe examenreserveringssysteem
Marlin – APMG’s nieuwe examenreserveringssysteem Agenda • • •
Inloggen Home pagina Mijn account – Voorkeuren – Adresboek
•
Accreditatie – – – –
• • • • •
Mijn organisatie Trainers Invigilators / surveillanten Receivers / ontvangers e-packs
Examenboekingen Bevesting ontvangst teruggestuurde examens Vrijgeven van resultaten Vrijgeven van certificaten Implementatieoverzicht
Inloggen
De nieuwe portal is in verschillende talen beschikbaar. Het lokale APMG kantoor zorgt voor de toegang tot Marlin. Details zijn te vinden onder het agenda-item: Implementatieoverzicht.
Home pagina
Het tabblad "Messages“ geeft een overzicht van de actuele status van de examenboekingen. Er kan gezocht worden via "Search criteria“ op sleutelwoorden of categorieën. ATO's ontvangen een email als er een nieuw bericht klaarstaat.
Mijn account - Voorkeuren
ATO's kunnen de voorkeuren voor APMG kantoor, taal en papierformaat instellen voor alle boekingen. Deze zijn ook in elke boeking aan te passen. Instellingen voor certificaten en resultaten kunnen op ieder moment gewijzigd worden, deze zijn echter geldig vanaf het moment van de wijziging, niet per boeking.
Mijn account – Adresboek
Adressen worden opgeslagen in het adresboek nadat ze zijn ingevoerd in de boeking. Adressen kunnen ook direct aangepast worden in het adresboek.
Accreditatie – Mijn organisatie
Het tabblad "Organization“ geeft een overzicht van alle producten waarvoor de ATO is geaccrediteerd. De kolom "Status“ toont de actuele status van de accreditatie. Via de zoekfunctie is het mogelijk informatie te selecteren.
Accreditatie – Trainers
Het tabblad "Trainers“ geeft een overzicht van alle trainers die via de ATO zijn geaccrediteerd. De kolom "Status“ toont de actuele status van de trainer. Via de zoekfunctie is het mogelijk informatie te selecteren.
Accreditatie – Invigilators / surveillanten
Het tabblad "Invigilators“ geeft een overzicht van alle surveillanten die voor de ATO zijn goedgekeurd. De kolom "Status“ toont de actuele status van de surveillant. Via de zoekfunctie is het mogelijk informatie te selecteren.
Accreditatie – Receivers / ontvangers e-packs
Het tabblad "Receivers“ geeft een overzicht van de goedgekeurde ontvangers van een e-pack. De kolom "Status“ toont de actuele status van de ontvanger. Via de zoekfunctie is het mogelijk informatie te selecteren.
Examenboekingen (1)
De tabblad "Bookings“ geeft een overzicht van alle examenboekingen. De kolom "Status“ toont de actuele status van de examenboeking. Via de zoekfunctie is het mogelijk informatie te selecteren. Boekingen die nog niet door APMG zijn verwerkt kunnen heropend en aangepast worden door op te klikken.
Examenboekingen (2)
ATO's kunnen een nieuw examen boeken via "Create New Booking“. "Upload Booking“ kan gebruikt worden om een Excel spreadsheet te laden (alleen mogelijk voor ATO's waarvoor deze functie is geinstalleerd).
Examenboekingen (3)
This section will resume the default preferences set in „My Account“. However, these fields may be changed in every exam.
De examengegevens moeten in het eerste tabblad van een nieuwe boeking worden verstrekt. De informatie kan worden ingevoerd als vrije tekst, via drop-down menu's of smart-zoekvelden. Het is mogelijk om meerdere examens (bv Foundation + Practitioner) te registreren in een boeking door te klikken op "Add New Exam". Alle gegevens worden bevestigd door te klikken op "Save". Daarna kunt u doorgaan naar het volgende tabblad "Course".
Examenboekingen (4)
In het tabblad "Course" moeten alle gegevens met betrekking tot de training worden verstrekt. De informatie kan worden ingevoerd als vrije tekst, via drop-down menu's of smart-zoekvelden. Het is mogelijk om meerdere modules in een training te registreren (bv. Found. + Pract. in 1 week). Door te klikken op "Add a new course" is het ook mogelijk om meerdere trainingen te registeren die plaatsvinden op verschillende data. Alle gegevens worden bevestigd door te klikken op "Save”. Daarna kunt u doorgaan naar het volgende tabblad “Candidate List".
Examenboekingen (5)
This section will resume the default preferences set in „My Account“. However, these fields may be changed for every candidate.
In het tabblad “Candidate List" moeten alle gegevens met betrekking tot de examenkandidaten worden verstrekt. De informatie kan worden ingevoerd als vrije tekst, via drop-down menu's of smart-zoekvelden. Het systeem zal een “Candidate ID" genereren voor elke deelnemer en een uniek "Session ID" voor elk examen. Alle kandidaten zullen onder één account (“Candidate ID”) in staat zijn om elk afgenomen examen (“Session ID”) te bekijken. Speciale eisen, zoals “Second Language" of "Special Educational Needs" kunnen ook worden aangevraagd. Alle gegevens worden bevestigd door te klikken op "Save". Daarna kunt u doorgaan naar het volgende tabblad "Delivery". •
Examenboekingen (6)
This section will resume the default preferences set in „My Account“. However, these fields may be changed in every booking.
In het tabblad "Delivery“ wordt alle informatie met betrekking tot de aflevering van het examen ingevoerd. De informatie kan als tekst of via een drop-down menu worden ingevoerd. Als laatste wordt alle informatie opgeslagen door op "Save“ te klikken. Hierna is het mogelijk om verder te gaan naar het tabblad "Verification“.
Examenboekingen (7)
Als niet aan de gevraagde "Early Delivery Date" kan worden voldaan, zal het systeem de ATO waarschuwen nadat de gegevens worden opgeslagen. ATO's kunnen dan de leveringsdatum wijzigen of een "Late Booking" aanvragen.
Examenboekingen (8)
In het tabblad "Verification" kunnen speciale verzoeken worden afgerond. Door te klikken op de knop "Edit" kunnen ATO's documenten (bijv. een medische verklaring) uploaden. Daarna worden deze gegevens aan APMG ter goedkeuring voorgelegd. Het systeem toont altijd de actuele status (“outstanding“, “pending approval“ of “approved“).
Examenboekingen (9)
In het tabblad " Verification " is het ook mogelijk om de vereiste informatie (bijv. ITIL Found. certificaat voor Intermediate examens) aan te leveren. Door te klikken op de knop "Edit " kunnen ATO's documenten (bijv. certificaten van andere EI's) uploaden of APMG kandidaatnummers direct invoeren. Daarna worden deze gegevens aan APMG ter controle en goedkeuring voorgelegd. Het systeem geeft de actuele verwerkingsstatus (“outstanding“, “pending approval“ of “approved“). ATO’s zijn niet verplicht de informatie aan te leveren bij het aanvragen van de examens. Indien de ATO deze informatie niet aanlevert in de boeking, dan zal de vereiste controle achteraf door APMG worden uitgevoerd. Dit kan echter leiden tot vertraging in de doorlooptijd en de mogelijkheid dat het resultaat van de kandidaat op on-hold wordt gezet als verificatie niet kan worden vastgesteld.
Examenboekingen (10)
De examenboeking is voltooid zodra de ATO alle gegevens heeft ingevoerd en de status van de boeking wordt weergegeven als "Booking Confirmed". De "Booking ID" is te vinden in het overzicht. De statusbalk toont de actuele status van de boeking. De ATO kan de examenboeking volgen, te beginnen met het invoeren van de boeking en eindigend met de bevestiging dat het resultaat van de kandidaat wordt getoond in het "Successful Candidate Register". Wanneer het examenpakket is verzonden, verschijnt ook het DHL tracking-nummer. .
Examenboekingen (11)
Na voltooiing van de boeking ontvangt de ATO een bevestiging in het tabblad “Messages” op de home pagina. Tegelijkertijd wordt de ATO via email geïnformeerd dat er een nieuw bericht aan het tabblad “Messages” is toegevoegd.
Bevestiging ontvangst teruggestuurde examens
De ATO krijgt bericht als APMG het examenpakket heeft ontvangen. In de boeking ziet de ATO hoeveel examens er zijn geboekt, hoeveel er zijn afgenomen, gecancelled en hoeveel kandidaten eventueel op on-hold zijn gezet. In dat geval worden de details getoond zoals “Session Candidate Id”, naam en de reden waarom de kandidaat op on-hold is gezet. Het aantal afgenomen examens wordt gefactureerd. .
Vrijgeven van resultaten (1)
De ATO krijgt bericht dat APMG de examenresultaten heeft vrijgegeven zodra de examenantwoordbladen zijn geanalyseerd en de resultaten zijn vastgesteld. Het tabblad "Results" in de boeking toont alle informatie, scores en resultaten, alsook de gedetailleerde examenfeedback.
Vrijgeven van resultaten (2)
Indien de ATO "Sending Results direct to Candidates" als standaardvoorkeur heeft ingesteld, dan zal APMG de kandidaten direct via email informeren dat hun examenresultaten zijn vrijgegeven, enr hen toegang tot een beveiligde portal te geven waarin de gegevens van hun APMG examens te vinden zijn. Indien de ATO "Sending Results to Training Organisation" als standaard voorkeur heeft ingesteld, dan zal de ATO een bericht van APMG ontvangen en de ATO vragen om de resultaten vrij te geven aan de kandidaten. Om de resultaten vrij te geven aan de kandidaten, zal de ATO alleen het vakje (groen vinkje) van de kandidaat aan moeten kruisen en vervolgens op "Save" klikken onderaan de pagina. ATO's kunnen de resultaten ook afdrukken of een csv of pdf file downloaden.
Vrijgeven van certificaten Zodra APMG of de ATO de examenresultaten heeft vrijgegeven aan de kandidaten, zal APMG certificaten verstrekken voor de kandidaten die zijn geslaagd voor het examen. In de eerste versie van Marlin zullen er drie verschillende mogelijkheden zijn voor het verstrekken van de certificaten, afhankelijk van de standaardinstellingen die de ATO heeft ingesteld: 1) Papieren Certificaat > direct naar kandidaat 2) Papieren Certificaat > naar de ATO 3) eCertificaat > direct naar kandidaat In een later stadium zal een 4e optie “eCertificaat > naar de ATO“ worden geïntegreerd in Marlin. Als een ATO de 3e optie "eCertificaat > direct naar kandidaat" als voorkeur heeft ingesteld, dan zal APMG de kandidaten direct via email informeren dat hun eCertificaten beschikbaar zijn. De kandidaten krijgen na registratie toegang tot een beveiligd portal. In dit portal kunnen de kandidaten hun certificaat bekijken, opslaan als pdf en printen. Een officiëel papieren certificaat kan ook via dit portal worden besteld en wordt dan door APMG geleverd. Bovendien kunnen kandidaten ook toegang tot hun certificaat portal verlenen aan derden, zoals werkgevers en klanten. Als laatste stap zal APMG de kandidaten, die hierin hebben toegestemd, toevoegen aan het SCR, "Successful Candidate Register". Vervolgens zal de statusbalk, die het volledige verloop van de examenboeking in Marlin weergeeft, worden bijgewerkt. De ATO kan de examenboeking volledig terugzien.
Implementatieoverzicht •
Marlin implementatie voor ATO's start op 17 maart 2014
•
APMG zal aan het eind van deze week de ATO's vragen om de volgende informatie: – Naam ATO – Voor- en achternaam van de contactpersoon/personen die de examens gaat/gaan boeken – Emailadres dat de contactpersoon gebruikt voor het boeken van de examens – Telefoonnummer waarop de contactpersoon te bereiken is – Voorkeurstaal – Receivers voor e-packs > emailadres en mobiel telefoonnummer
•
Alle ATO's moeten de informatie uiterlijk 12 maart terugsturen
•
Vanaf 17 maart moeten alle nieuwe examenaanvragen in Marlin geboekt worden
•
Vanaf 17 maart worden er in het huidige systeem geen nieuwe aanvragen meer geaccepteerd, echter de boekingen die al in het huidige systeem zijn aangevraagd worden in het huidige systeem verwerkt.
Vragen?
International
