Verslag van de Algemene Ledenvergadering TV Nieuwe Sloot gehouden op zaterdag 14 december 2013, aanvang 15.30 uur. Aanwezige bestuursleden:
Jaap Snaterse
- voorzitter
Ton Jungschlager
- penningmeester
Hans Kluft
- secretaris
Iris van Willigen
- vz. Jeugdcommissie
Peter de Goederen
- wnd vz. Technische Commissie
1. Opening. De voorzitter, Jaap Snaterse, opent de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. Hij constateert dat er onvoldoende leden zijn opgekomen om, volgens de statuten van de vereniging, rechtsgeldig besluiten te kunnen nemen. Hij sluit daarop de vergadering en opent een nieuwe vergadering waarin wel rechtsgeldig besluiten genomen kunnen worden. Marjan de Brie, lid van de kascommissie, moet uiterlijk 16.45 uur weg. Wanneer nodig halen we agendapunt 6, naar voren. 2. Ingekomen stukken. Er is bericht van verhindering ontvangen van Peter en Ieneke Litjens, Ilja en Wim Bloemzaad, Marij van der Mey, Piet Berkhout, Renate Drubbel en Carla en Pieter Derks. Pieter Derks heeft bij zijn afmelding een mail gevoegd met punten die hij graag besproken wil hebben tijdens deze Algemene Ledenvergadering. De meeste punten staan op de agenda en zullen dus besproken worden. 3. Verslag 15 december 2012 John Bosboom merkt op dat er in het verslag een aantal actiepunten is genoemd. Hij vraagt of we daarop nog terug komen. De voorzitter zegt dat toe. Mochten we iets vergeten dan hoort hij dat graag. Ook op een vraag van Johan Kemker inzake de combinatiefunctionaris komen we later terug. Jack Ramakers informeert naar het overzicht van aantal leden van de vereniging. Toegezegd wordt dit aantal regelmatig te publiceren op de website. Op een vraag van Jack of er nog een korting kan worden gegeven op de contributie wanneer een automatische incasso wordt afgegeven wordt aangegeven dat dit voor het tenniscentrum zo weinig voordeel oplevert dat daartoe niet is overgegaan. De automatische incasso’s vragen ook in verhouding veel werk van het tenniscentrum. Tot slot informeert Jack naar een overzicht op de website van de uren waarop tennisschool Touch gebruik maakt van de buitenbanen. De voorzitter deelt daarop mee dat die regelmatig veranderen en dat het niet te doen is om de website daarop steeds aan te passen. Het wordt wel verwerkt in het elektronisch ‘afhangsysteem’.
1
Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. 4. Jaaroverzicht 2013 door de voorzitter. In het afgelopen jaar vonden er 8 bestuursvergadering plaats naast andere overleggen met het Centrum en de Stichting Alphense Tennisparken. Om alle vrijwilligers te bedanken voor hun inzet organiseerde het bestuur op 25 augustus een middagje tennis met alle vrijwilligers van TVNS.
-Technische commissie Peter de Goederen heeft dit jaar de taken van Augusto Poloni overgenomen. Formeel wordt dit straks bij agendapunt 9 behandeld. Na afloop van de competitie werd afscheid genomen van Augusto en werd hij bedankt voor zijn inzet in de technische commissie. Peter de Goederen geeft een overzicht van het aantal competitie spelende teams en de resultaten daarvan in 2013. -Jeugd commissie Het geplande Openingstoernooi werd uitgesteld door onzekerheid over de banen en vanwege een matig aantal inschrijvingen. In mei is uiteindelijk het Davis Cup toernooi gespeeld. Ondanks de vakantie een goed aantal deelnemers. De Clubkampioenschappen waren in juni tegelijkertijd met de senioren. Het was weer heel erg gezellig om het samen te organiseren en de jeugdige deelnemers vinden het leuk dat er veel meer drukte op de banen is. Er hangt een leuke clubsfeer. De jeugdcommissie wil dit graag continueren. In september is het slot/adoptietoernooi gespeeld. Vrij vroeg maar dan is er de zekerheid van binnenbanen bij slecht weer. De rackettrek is dit jaar heel vaak niet doorgegaan door een te lage opkomst. In juni werd een Puppymiddag georganiseerd. Voor de jongste leden een spelletjesmiddag om ze zo meer bij de vereniging te betrekken. In 2012 is hiermee gestart en dit valt in goede aarde. Combinatiefunctionaris is vooral ingezet voor het aantrekken van nieuwe leden via de actie Sport in de Wijk (4 lessen voor € 10,--, met een vervolgcursus).
-Activiteiten commissie Het openingstoernooi van 30 maart stond in het teken van de naderende troonswisseling. Een mooi koningskoppel werd hier gekroond. Een 18-35 jaar toernooi vond plaats op 7 juni. Op 1 september vond de ladiesday plaats en op 22 september de Men’sday.
2
Het slottoernooi inclusief de patatkraam van GertJan Arends vond plaats op 20 oktober. Hieraan werd door 64 leden deelgenomen. -
Clubkampioenschappen.
Deze vonden plaats vanaf 15 juni met als finale dag zondag 23 juni. Geen inschrijfgeld en dat is goed uitgepakt. Een zeer geslaagd evenement met weer en hoger aantal inschrijvingen dan in 2012. Leuke dagelijkse verslagen op de site en zoals ieder jaar de gratis loterij die bijzonder populair is. -
DKPS/Alecs Open toernooi.
Dit toernooi werd gehouden van 29 juli t/m 4 augustus. Overdag het 50+ plustoernooi en ’s avonds het open toernooi. In de regio staan we bekend als: goed georganiseerd, weinig tot geen uitloop van de planning van wedstrijden en gezelligheid. De hoofdsponsor DKPS/ALECS zal vanaf volgend jaar alleen nog het 50+ toernooi sponsoren. De commissie is op zoek naar een nieuwe sponsor voor dit evenement. -
Overige activiteiten:
-
Martien de Graaf regelde dit jaar weer de inloop op de maandagmiddag en de woensdagochtend. Het zijn sportieve en gezellige middagen en ochtenden die voornamelijk door ouderen worden bezocht en absoluut aan de behoefte voldoen.
-
Renate Drubbel verzorgde de rommelpot op de donderdagavond.
-
Tot slot hadden we afgelopen jaar de terrascommissie. Leden van onze vereniging die inspraak hebben gehad in de noodzakelijke aanpassingen van ons terras.
5. Financieel jaaroverzicht 2013 De penningmeester, Ton Jungschlager, licht de cijfers toe. Het Open Toernooi heeft meer deelnemers getrokken waardoor er meer inschrijfgeld is ontvangen. Ook zijn er extra inkomsten verantwoord als gevolg van een gehouden loterij, die niet was begroot. Daar tegenover staan ook hogere kosten omdat er in meer categorieën is gespeeld waardoor er meer prijzen moesten worden gekocht. Het tekort is, zoals gebruikelijk, afgedekt door een bijdrage van de Sponsorstichting. Voor de Clubkampioenschappen is voor het eerst geen inschrijfgeld gevraagd. Dat is goed bevallen. De kosten zijn gelijk gebleven aan die van vorig jaar waarvoor de complimenten aan de organisatoren. De uitgaven aan een nieuwe PC en printer zijn lager dan geraamd omdat er besloten is alleen een laptop aan te schaffen en geen printer. We kunnen voor de printerfaciliteiten gebruik maken van het tenniscentrum.
3
De jeugdcommissie heeft minder uitgegeven dan geraamd omdat er vooral, helaas, minder deelnemers waren. Aan de verenigingsactiviteiten die werden georganiseerd door de activiteitencommissie hebben veel meer deelnemers deelgenomen. De kosten zijn daardoor iets hoger dan vorig jaar, maar de commissie is binnen het budget voor 2013 gebleven. Hulde daarvoor. Onder de kostenpost ‘diversen’ is het cadeau voor het tenniscentrum na de verbouwing opgenomen. Vandaar zijn deze kosten iets hoger dan voorheen. Het verenigingsjaar kon worden afgesloten met een gering positief saldo van € 151,--. Op de balans staat nog een aantal te ontvangen en te betalen bedragen. Op het moment van deze vergadering zijn alle bedragen verrekend. 6. Verslag kascommissie. Marjan de Brie geeft aan dat de administratie er keurig uit zag. Op alle door de commissie gestelde vragen kon direct worden geantwoord. De commissie stelt voor om de penningmeester decharge te verlenen. Dat wordt door de vergadering overgenomen. Johan Kemker wordt bereid gevonden om het plekje van Marjan volgend jaar over te nemen. 7. Vaststelling begroting 2014. De penningmeester licht ook deze cijfers toe. Bij de opgenomen bijdrage van het tenniscentrum deelt de voorzitter nog mee dat er overeenstemming is bereikt over de jaarlijkse aanpassing van deze bijdrage. Het bedrag zal jaarlijks worden aangepast met hetzelfde percentage als waarmee de contributies worden aangepast. De bijdrage wordt afhankelijk gesteld van het aantal leden van de vereniging. John Bosboom informeert welk indexcijfer daarvoor wordt gebruikt. Jaap geeft aan dat het prijsindexcijfer voor de gezinsconsumptie wordt gebruikt over de maanden waarin de buitenbanen open zijn (april t/m oktober). Dat totaal wordt gedeeld door 7 (maanden). Ton geeft nog aan dat er iets meer geraamd is voor de jeugdcommissie om meer jeugd aan te trekken en te behouden. Voor het houden van een evenement is tot nu toe € 5.000,-- gereserveerd. Jaarlijks zal worden bezien of er nog een bedrag aan moet worden toegevoegd. Godard Kloos vraagt of de Sponsorstichting nog een bijdrage voor de jeugd beschikbaar kan stellen.
4
De voorzitter stelt dat we daarom nog niet hebben gevraagd. Mocht dat wenselijk zijn dan gaan we in overleg met de stichting. De voorzitter geeft wel aan dat het wenselijk is om meer sponsoren aan te trekken. In overleg met het tenniscentrum zal daar meer aandacht voor komen. We zullen meer aan de weg moeten timmeren wellicht via nieuwsbrieven, de website en dergelijke. Menno Nieuwenhuizen is enig lid van de stichting. We zullen afspraken maken om de penningmeester van de vereniging ‘mee te laten kijken’ met de financiën van de stichting. De begroting 2014 wordt door de vergadering vastgesteld. 8. Vaststelling contributie 2014. De voorzitter geeft nog een toelichting op het gehanteerde prijsindexcijfer (zie punt 7.) Het verhogingspercentage komt daardoor op 2,6. Bij de jeugd is een aanpassing doorgevoerd als gevolg van het invoeren van het Kidstennis. We gaan er met ingang van het nieuwe seizoen vanuit dat er gebruik gemaakt gaat worden van een ‘totaalpakket’ voor de jeugd. Dat bestaat uit het lidmaatschap van de vereniging, deelname aan de competitie (het Kidstennis) en het volgen van tennislessen. Het geheel zal worden aangeboden voor een nog nader te bepalen aantrekkelijk bedrag. Dit aanbod geldt voor de jeugd tot 12 jaar. Het eerste jaar zal er coulant omgegaan worden met de verplichting om ook lessen af te nemen en deel te nemen aan het Kidstennis. Er hangt natuurlijk een prijskaartje aan en het is nog niet bekend of ouders dat er voor over hebben. Johan Kemker wijst erop dat wellicht de statuten van de vereniging gewijzigd moeten worden in verband met het vervallen van de aspirantleden. John Bosboom merkt op dat de geraamde bijdrage van het tenniscentrum met een lager percentage is verhoogd dan de berekende 2,6. De penningmeester zegt dat dit klopt omdat de begroting eerder is opgesteld dan het percentage van de contributieverhoging is vastgesteld. Een en ander betekent een kleine meevaller (nu al) in de begroting 2014. De contributies voor 2014 worden door de ALV daarna vastgesteld op: Senioren
€
156,--
Senioren vanaf 65 jaar
€
133,--
Junioren (van 6 tot 18 jaar)
€
92,--
Aspiranten (tot 6 jaar)
€
41,--
5
9. Bestuurswijzigingen. Peter de Goederen wordt door de vergadering onder applaus benoemd als voorzitter van de Technische Commissie. De voorzitter en de penningmeester komen aan het einde van hun 3e termijn. Zij zullen nadenken over een mogelijke herbenoeming. 10. Bestuur 2014. De voorzitter deelt mee dat het tenniscentrum in september 2013 is bezocht door een vertegenwoordiger van de KNLTB. Achteraf bleek dat dit bezoek plaatsvond in het kader van de organisatie van een internationaal rolstoeltennistoernooi dat gehouden wordt van 26 mei tot en met 1 juni 2014. Onderzocht is of ons park geschikt is voor zo’n groot toernooi. De organisatie van dit toernooi ligt volledig in handen van het ITF met ondersteuning van de KNLTB. Als vereniging hebben wij ons niet verplicht om medewerking te verlenen aan dit toernooi. Echter, het bestuur heeft de intentie uitgesproken om volledige medewerking te verlenen aan dit toernooi met inbegrip van haar leden. De bijdrage van de verenging wordt later besproken in een bijeenkomst met leden die hieraan willen meewerken. Het bestuur vindt dit een prachtige gelegenheid en kans om het tennis en de accommodatie van Nieuwe Sloot te promoten. Ook voor de stad Alphen is dit een mooie promotie. Tijdens het toernooi zullen alle tennisbanen in gebruik zijn (zowel binnen als buiten). ’s Avonds kunnen ze wel (beperkt) gebruikt worden. Er is overleg met het bestuur van TEAN om de mogelijkheid te scheppen om elkaars banen te gebruiken tijden dit rolstoeltoernooi en het TEAN International. Het bestuur wil graag meewerken in samenwerking met het tenniscentrum en de SAT. Op 20 december 2013 zal de nominatie van ons park naar verwachting definitief zijn en met wat promotionele activiteiten bekend worden gemaakt. De vergadering reageert enthousiast en positief op het bestuursbesluit om de medewerking vanuit de vereniging aan dit toernooi toe te zeggen. Gera Snaterse informeert naar de competitiewedstrijden tijdens die week. De voorzitter geeft aan dat zoveel mogelijk uitwedstrijden zullen worden georganiseerd en wellicht een enkele wedstrijd moet worden opgeschoven naar een later tijdstip. Na 20 december 2013 zullen we nadere informatie op de website plaatsen. Ook de aanwezige leden zijn positief over dit evenement en de promotie die daarvan uitgaat voor de vereniging.
6
Er wordt nog wat toelichting gegeven op het Kidstennis dat met ingang van volgend jaar wordt ingevoerd. Elke eerste zondag van de maand van 09.00 uur tot 12.00 uur zullen de wedstrijden gespeeld worden. Het is een hele nieuw opzet waarbij de kinderen met en tegen elkaar spelen. De combinatiefunctionaris zal vooral ingezet worden voor de ledenwerving onder de jeugd. Zijn contract loopt tot 1 juli 2014. Daar waar nodig zal het bij andere zaken hand en spandiensten verlenen. Het laatste deel van het vernieuwde terras zal ingericht worden voor de jeugd. Er zullen plannen gemaakt worden in overleg met de jeugdcommissie en later worden uitgevoerd. De vereniging kan daarin financieel bijdragen. De ruimte naast het kantoor van Dave Kok kan gebruikt worden als verenigingsruimte wanneer daaraan behoefte bestaat. Het zal een combinatiegebruik worden met het tenniscentrum. Het idee is ontstaan om een vitrinekast in de gang van het tenniscentrum te plaatsen waarin we foto’s en ander promotiemateriaal van de tennisvereniging kunnen plaatsen. In overleg met het tenniscentrum zullen we dit verder uitwerken. We zullen ook moeten nadenken over de aankleding van de muur naast de bar. Ideeën zijn welkom. Of de clubkampioenschappen moeten opschuiven i.v.m. het rolstoeltennistoernooi wordt nog bezien door de organisatiecommissie. Nadere berichten volgen. 11. Rondvraag. Gera Snaterse merkt op dat er veel emailadressen niet meer kloppen die zijn opgenomen in de ledenadministratie van het tenniscentrum. De voorzitter geeft aan dat wij tijdens de verdeling van de nieuwe ledenpassen voor 2014 ook de emailadressen gaan controleren. John Bosboom geeft nog aan dat er ruimtegebrek ontstaat wanneer leden van TEAN en de tennisschool Touch buitenbanen gaan gebruiken tijdens het TEAN-International toernooi. De voorzitter geeft aan dat er afspraken zijn dat alleen tijdens onze ‘open toernooien’ gebruik gemaakt kan worden van de tennisbanen over en weer. Dit jaar zal er een uitzondering zijn tijdens het rolstoeltennistoernooi en het TEAN International toernooi. Buiten die tijden kan geen gebruik gemaakt worden van de verenigingsbanen door ‘vreemden’. Zij zullen daarop aangesproken moeten worden. Martien de Graaf geeft aan dat het gebruik van het ‘oude afhangsysteem’ op de maandag en de woensdag prima heeft gewerkt.
7
12. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 17.20 uur en nodigt iedereen uit om een drankje te drinken aan de bar.
8
