Manual SIAP-SETSPK
SIAP DITJENSPK
Manual
Aplikasi ini adalah sebuah sistem terintegrasi untuk mengatu proses masuk dan keluar surat dalam sebuah direktorat serta mengotomasi proses disposisi dari eselon yang lebih tinggi ataupun proses pelaporan dari eselon yang lebih rendah ke atasan.
Disiapkan Oleh CV. Lightbulb
Manual SIAP-SETSPK Daftar Isi 1
2
3
4
Alur Utama .................................................................................................................................................... 4 1.1
Buat Surat Masuk ................................................................................................................................... 4
1.2
Buat Disposisi ......................................................................................................................................... 6
1.3
Pelaporan............................................................................................................................................. 10
1.4
Persetujuan Disposisi ........................................................................................................................... 11
Fitur Surat Masuk ........................................................................................................................................ 12 2.1
Cetak Daftar Surat Masuk..................................................................................................................... 12
2.2
Update Surat Masuk............................................................................................................................. 13
2.3
Hapus Surat Masuk .............................................................................................................................. 14
Fitur Disposisi .............................................................................................................................................. 15 3.1
Notifikasi .............................................................................................................................................. 15
3.2
Teruskan Disposisi ................................................................................................................................ 15
3.3
Koordinasi Disposisi.............................................................................................................................. 17
3.4
Duplikasi .............................................................................................................................................. 17
3.5
Cetak Disposisi ..................................................................................................................................... 19
Fitur Surat Keluar ......................................................................................................................................... 19 4.1
Tambah Surat Keluar ............................................................................................................................ 20
4.2
Cetak Daftar Surat Keluar ..................................................................................................................... 22
5
Profil – Ubah Password ................................................................................................................................ 23
6
Admin .......................................................................................................................................................... 23 6.1
Tambah User ........................................................................................................................................ 24
6.2
Update User ......................................................................................................................................... 25
6.3
Delete User .......................................................................................................................................... 26
Manual SIAP-SETSPK Daftar Gambar Gambar 1 Halaman utama Surat Masuk................................................................................................................. 4 Gambar 2 Form Tambah Surat Masuk.................................................................................................................... 5 Gambar 3 Detail Surat Masuk ................................................................................................................................ 6 Gambar 4 Halaman Utama/Dashboard Disposisi.................................................................................................... 7 Gambar 5 Halaman Tambah Disposisi .................................................................................................................... 8 Gambar 6 Daftar User............................................................................................................................................ 9 Gambar 7 Halaman Tambah Disposisi .................................................................................................................. 10 Gambar 8 Tab Laporan Disposisi .......................................................................................................................... 11 Gambar 9 Detail Laporan Disposisi ...................................................................................................................... 11 Gambar 10 Tabel Penelusuran Disposisi .............................................................................................................. 12 Gambar 11 Flow Chart SIAP-SETSPK ..................................................................................................................... 12 Gambar 12 Cetak data ......................................................................................................................................... 13 Gambar 13 Update Surat Masuk .......................................................................................................................... 13 Gambar 14 Update Surat Masuk .......................................................................................................................... 14 Gambar 15 Hapus Surat Masuk............................................................................................................................ 14 Gambar 16 Konfirmasi Hapus Disposisi ................................................................................................................ 15 Gambar 17 Notifkasi ............................................................................................................................................ 15 Gambar 18 Notifkasi Detail .................................................................................................................................. 15 Gambar 19 Diteruskan Kepada ............................................................................................................................ 16 Gambar 20 Koordinasi Disposisi ........................................................................................................................... 17 Gambar 21 Duplikasi/Salin Disposisi .................................................................................................................... 18 Gambar 22 Isi Tujuan Disposisi ............................................................................................................................ 18 Gambar 23 Hasil Duplikasi ................................................................................................................................... 19 Gambar 24 Cetak Disposisi.................................................................................................................................. 19 Gambar 25 Surat Keluar ...................................................................................................................................... 20 Gambar 26 Tambah Surat Keluar ......................................................................................................................... 21 Gambar 27 Detail Surat Keluar............................................................................................................................. 22 Gambar 28 Cetak Surat Keluar ............................................................................................................................. 22 Gambar 29 Tombol Cetak Surat Keluar ................................................................................................................ 23 Gambar 30 Ubah Password ................................................................................................................................. 23 Gambar 31 Manajemen Users ............................................................................................................................. 24 Gambar 32 Tombol Tambah User ........................................................................................................................ 24 Gambar 33 Form Tambah User ............................................................................................................................ 25 Gambar 34 Update User ...................................................................................................................................... 25 Gambar 35 Delete User ....................................................................................................................................... 26 Gambar 36 Konfirmasi Delete .............................................................................................................................. 26
Manual SIAP-SETSPK 1 Alur Utama Proses utama pada Sistem Informasi Manajemen Persuratan terdiri dari 4 bagian besar : 1. 2. 3. 4.
Pembuatan Surat Masuk oleh Sesditjen Disposisi oleh Dirjen/Direktur/Kabag/Kasubag Pembuatan/Upload Laporan oleh Direktur/Kabag/Kasubag/Staff Persetujuan Laporan oleh Dirjen/Direktur/Kabag/Kasubag
1.1 Buat Surat Masuk Menu ini ditujukan untuk melakukan administrasi terhadap surat masuk yang akan ditindak lanjutkan. Adapun urutan penugasan pada proses ini dimulai dari Sesditjen melakukan input dan scan terhadap surat masuk yang ditujukan kepada Dirjen atau Direktur. Dan selanjutnya tugas akan diteruskan sesuai dengan tujuan surat. Berikut tampilan halaman utama Surat Masuk yang menampilkan tabel Surat Masuk yang aktif.
Gambar 1 Halaman utama Surat Masuk
Klik tombol “Tambah Surat Masuk”. Maka akan muncul form seperti terlihat pada gambar di bawah ini.
Manual SIAP-SETSPK
Gambar 2 Form Tambah Surat Masuk
Berikut keterangan isian form: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Tipe : Tipe surat masuk bisa berupa disposisi atau tembusan Nomor Surat : diisi sesuai dengan nomor yang tertera di surat masuk Tanggal Surat : diisi sesuai dengan tanggal yang tertera di surat masuk Perihal : diisi untuk memberi sekilas informasi mengenai isi surat masuk Asal : diisi username/jabatan yang membuat surat masuk Tujuan : pilih username yang akan dituju Kategori : tingkat urgensi surat masuk, terdiri dari 3 macam yakni : Sangat Penting, Penting dan biasa Keyword : Kata kunci untuk memberi rekomendasi tindak lanjut disposisi. Surat Masuk : Lampiran surat masuk yang telah di-scan. Bisa berupa file dokumen(format PDF, DOC dan DOCX) ataupun berupa file gambar (format JPG, PNG dan sebagainya).
Isian yang diberi tanda * adalah yang wajib diisi. Setelah form terisi klik tombol “Simpan”. Maka surat masuk yang baru saja dibuat, akan langsung terdisposisi kepada “Tujuan”, lalu akan muncul detail surat masuk seperti pada gambar di bawah ini.
Manual SIAP-SETSPK
Gambar 3 Detail Surat Masuk
Setelah surat masuk dikirimkan, maka akan muncul disposisi baru pada dashboard user tujuan.
1.2 Buat Disposisi Dalam prosesnya, sistem akan menampilkan informasi status disposisi terkini: siapa yang sedang mengerjakan disposisi serta deadline reminder. Status disposisi ditampilkan seperti berikut : 1. Diproses(r/d)- User : Maksud status ini adalah disposisi sedang diproses oleh User. r(read) menandakan bahwa disposisi sudah dibaca oleh User, d(delivered) menandakan bahwa disposisi sudah berpindah tangan kepada User tapi belum dibaca 2. Dilaporkan (r/d)- User : Maksud status ini adalah disposisi sudah dikerjakan dan sedang menunggu persetujuan dari User. r(read) menandakan bahwa disposisi sudah dibaca oleh user, d(delivered) menandakan bahwa disposisi sudah berpindahke dashboard user tujuan tapi belum dibaca. Setelah disposisi terkirim, ada 2 hal yang penting untuk diperhatikan 1. Status disposisi pada dashboard akan berubah menjadi Diproses d- [nama user tujuan disposisi] 2. Warna gambar lingkaran pada kolom tabel disposisi paling kiri. Apabila disposisi pada dashboard berwarna orange(
) , menandakan bahwa tenggat disposisi adalah H-3 sampai H-1. Warna merah(
)
Manual SIAP-SETSPK berkedip-kedip menandakan sudah pada batas akhir tenggat disposisi (hari H).Warna hijau( waktu lebih dari 3 hari. Warna hitam menandakan tenggat masih lebih dari seminggu
) tenggat
Untuk catatan disposisi bisa dilakukan dengan tanpa Surat Masuk. Cukup dilakukan dengan klik tombol “Tambah Disposisi”.
1
2
3
4
Gambar 4 Halaman Utama/Dashboard Disposisi
Halaman ini terdiri dari 4 tab dengan label Disposisi Baru, Proses, Laporan dan Tembusan. 1. Disposisi Baru : Tab ini berisi semua disposisi baru baik yang baru dibuat oleh Sesditjen ataupun surat masuk dari Sekretaris 2. Proses : Berisi tabel disposisi yang sedang diproses oleh user lain. 3. Laporan : Berisi tabel disposisi yang sudah selesai dikerjakan 4. Tembusan : Berisi tabel Tembusan disposisi dari user lain Setelah masuk salah satu tab disposisi, pilih(klik) salah satu disposisi untuk dikerjakan(Gambar 4). Lalu detail disposisi akan ditampilkan seperti pada gambar 5.
Manual SIAP-SETSPK
Gambar 5 Halaman Tambah Disposisi
Lalu akan muncul form seperti Gambar 5. Untuk meneruskan disposisi, pilih menu “Disposisikan Kepada”. Keterangan form : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Surat Masuk : Asal Surat Masuk Tanggal Surat : Tanggal dikeluarkannya surat masuk Asal Surat : User yang mendisposisi Tanggal Submit : Tanggal submit disposisi Perihal : Keterangan singkat mengenai tugas yang akan didisposisikan Kategori : tingkat urgensi disposisi, terdiri dari 3 macam yakni : Sangat Penting, Penting dan Biasa Dokumen Pendukung/Lampiran : Upload dokumen pendukung dan lampiran Diteruskan Kepada : Fitur ini berfungsi seperti CC (carbon copy). User tersebut hanya bisa melihat status terkini disposisi, tanpa bisa merubah apapun. 9. Tindak Lanjut : Pilihan Disposisi ‘Kerjakan Sendiri’ ,‘Disposisikan Kepada’, ‘Disposisikan ke semua Departemen’
Manual SIAP-SETSPK 10. Deadline : Batas waktu pelaporan Disposisi 11. Disposisi : Catatan penting yang perlu diketahui oleh user tujuan. Memo ini akan tampil pada halaman Detail Disposisi(lihat Gambar 11). Ketika klik ‘Disposisikan Kepada’, maka akan muncul daftar user yang bisa diberi disposisi, seperti terlihat pada gambar di bawah.
Gambar 6 Daftar User
User dapat meneruskan disposisi kepada user lain yang selevel atau di bawahnya. Seperti terlihat di gambar 7, angka yang tercantum setelah nama user merupakan jumlah pekerjaan yang sedang dilakukan oleh user tersebut. Ini berguna untuk menghindari beban pekerjaan yang berlebih terhadap satu user. Setelah tindak lanjut selesai, status disposisi pada dashboard akan berubah menjadi Diproses d- [nama user]
Manual SIAP-SETSPK 1.3 Pelaporan Pilih menu “Kerjakan Sendiri” seperti gambar dibawah.
Gambar 7 Halaman Tambah Disposisi
Keterangan form : 1. Dokumen Laporan : Upload dokumen laporan hasil disposisi. 2. Penyelesaian Tugas : Catatan penting yang perlu diketahui oleh pemberi disposisi. Memo ini akan tampil pada halaman Detail Disposisi. Lalu unggah hasil pekerjaan (disarankan berupa file dengan format doc atau pdf), melalui menu “File Report Attachment”/ ” Lampiran Laporan”. Setelah pekerjaan dilaporkan, status disposisi pada dashboard akan berubah menjadi Dilaporkan d- [nama user]
Manual SIAP-SETSPK 1.4 Persetujuan Disposisi Laporan akan masuk ke dalam tab “Laporan”, seperti gambar yang di bawah
Gambar 8 Tab Laporan Disposisi
Apabila user(Sesditjen, Kabag, Kasubag) menerima laporan pekerjaan maka setelah itu harus melakukan proses approval. Ada 3 kemungkinan aksi yang dilakukan, yakni : 1. Disetujui : Pekerjaan akan dianggap selesai apabila sudah disetujui oleh semua pihak yang mendisposisikan pekerjaan tersebut. 2. Ditolak dan Dikembalikan : Pekerjaan akan didisposisikan kembali ke user yang mengupload pekerjaan tersebut. 3. Ditolak dan Dialihkan : Pekerjaan akan didisposisikan kepada orang lain.
Gambar 9 Detail Laporan Disposisi
Manual SIAP-SETSPK
Gambar 10 Tabel Penelusuran Disposisi
Berikut gambaran flow chart dari proses disposisi
Gambar 11 Flow Chart SIAP-SETSPK
2 Fitur Surat Masuk 2.1 Cetak Daftar Surat Masuk Surat masuk yang sudah pernah diisukan, bisa dicetak ke dalam bentuk PDF ataupun ke kertas (hardcopy). Untuk mencetak surat masuk yang perlu dilakukan hanya klik tombol cetak data yang terdapat di atas tabel surat masuk.
Manual SIAP-SETSPK
Gambar 12 Cetak data
2.2 Update Surat Masuk Fungsi ini bertujuan untuk merubah detail surat masuk yang telah diterbitkan sebelumnya. Klik tombol “Update” di kolom surat masuk yang akan dirubah. Seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini
Gambar 13 Update Surat Masuk
Setelah itu akan muncul form update seperti gambar di bawah ini. Form di bawah mirip dengan form yang ditampilkan ketika akan membuat surat masuk (Gambar 14 )
Manual SIAP-SETSPK
Gambar 14 Update Surat Masuk
2.3 Hapus Surat Masuk Untuk menghapus surat masuk, klik tombol hapus
yang ada pada kolom tabel paling kanan(Lihat gambar).
Gambar 15 Hapus Surat Masuk
Setelah itu muncul peringatan untuk meyakinkan user terhadap aksi hapus ini
Manual SIAP-SETSPK
Gambar 16 Konfirmasi Hapus Disposisi
3 Fitur Disposisi Selain proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar, Sistem Informasi Manajemen Persuratan dapat menyusun laporan-laporan mengenai hasil pengelolaan surat-surat tersebut. Adapaun laporan yang dapat dihasilkan meliputi laporan Agenda Surat Masuk yang berisikan informasi mengenai surat-surat yang diterima oleh Sekretariat Direktorat Jenderal Standardisasi dan Perlindungan Konsumen, Agenda Surat Keluar yang berisikan informasi mengenai surat-surat yang telah dikeluarkan oleh Sekretariat Direktorat Jenderal Standardisasi dan Perlindungan Konsumen, serta Laporan Daftar Disposisi yang berisikan informasi mengenai jenis dan status disposisi baik yang masih aktif maupun yang telah diselesaikan.
3.1 Notifikasi Apabila ada disposisi baru, maka sistem akan menampilkan notifikasi seperti terlihat pada gambar di bawah
Gambar 17 Notifkasi
Gambar 18 Notifkasi Detail
Klik menu notifikasi untuk membuka disposisi baru.
3.2 Teruskan Disposisi Fitur ini berfungsi seperti CC (carbon copy). User tersebut hanya bisa melihat status terkini disposisi, tanpa bisa merubah apapun.
Manual SIAP-SETSPK
Gambar 19 Diteruskan Kepada
Manual SIAP-SETSPK
3.3 Koordinasi Disposisi Fitur ini bisa digunakan ketika disposisi ditujukan untuk lebih dari 1 user dalam 1 level. Untuk memudahkan koordinasi, maka cukup satu orang yang melaporkan disposisi. Setelah menerima disposisi, pilih menu kerjakan sendiri seperti ditunjukkan pada no 1 , lalu akan muncul menu “Koordinasikan” seperti tampak pada gambar berikut.
1
2
Gambar 20 Koordinasi Disposisi
Setelah mengkoordinasikan disposisi tersebut, maka otomatis disposisi yang sama dari departemen lain akan berubah status menjadi (D)Dilaporkan.
3.4 Duplikasi Duplikasi digunakan untuk menggandakan tugas yang sama untuk didisposisikan kepada user yang berbeda. Klik tombol “duplikasi” seperti gambar di bawah ini.
Manual SIAP-SETSPK
Gambar 21 Duplikasi/Salin Disposisi
Setelah itu akan muncul form duplikasi disposisi
Gambar 22 Isi Tujuan Disposisi
Setelah berhasil menduplikasi maka akan detail form disposisi akan tampak seperti gambar di bawah
Manual SIAP-SETSPK
Hasil duplikasi disposisi
Gambar 23 Hasil Duplikasi
3.5 Cetak Disposisi Daftar disposisi yang tercatat di sistem bisa dicetak ke dalam bentuk PDF ataupun hardcopy. Klik tombol “Cetak Data” seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini
Gambar 24 Cetak Disposisi
4 Fitur Surat Keluar Pengelolaan surat keluar hanya dilakukan untuk mencatat/mendigitalisasi surat keluar ke dalam database sistem sehingga tersedia arsip yang handal serta dapat dilacak dengan mudah di kemudian hari. Dengan demikian proses
Manual SIAP-SETSPK pengelolaan surat keluar hanya ada satu yakni proses input dan scan surat keluar, kemudian berdasarkan hasil inputan tersebut, sistem memberikan nomor surat secara otomatif berdasarkan urutan ssurat yang diinput ke dalam sistem. Sehingga dengan demikian dapat diperoleh database nomor surat keluar secara otomatis dari sistem Berikut tampilan halaman utama Surat Keluar yang menampilkan tabel Surat Keluar yang aktif.
Gambar 25 Surat Keluar
Berikut detail aturan penomoran surat [Nomor urut] /SPK.1 [Kode Bagian]/[Jenis Surat]/[Bulan]/[Tahun]
Nomor: Nomor urut surat keluar.Tiap penerbitan surat keluar yang baru, nomor akan ditambah satu. Kode Bagian 1 : Bagian Program dan Kerjasama 2 : Bagian Hukum dan Pelaporan 3 : Bagian Keuangan 4 : Bagian Umum dan Kepegawaian Jenis Surat - Umum - SPPD Perjalanan Dinas
4.1 Tambah Surat Keluar Klik tombol “Tambah Surat Keluar”. Maka akan muncul form seperti terlihat pada gambar di bawah ini.
Manual SIAP-SETSPK
Gambar 26 Tambah Surat Keluar
Berikut keterangan isian form: 1. 2. 3. 4. 5.
Nomor : akan dibangkitkan otomatis sesuai dengan spesifikasi yang dimasukkan user. Perihal : diisi untuk memberi sekilas informasi mengenai isi surat keluar Tanggal : diisi sesuai dengan tanggal yang tertera di surat keluar Tujuan : diisi nama user yang akan diberi pekerjaan Jawaban Untuk: tingkat kepentingan surat masuk, terdiri dari 3 macam yakni : Sangat Penting, Penting dan biasa 6. Surat Keluar : Lampiran surat masuk yang telah di-scan Isian yang diberi tanda * adalah yang wajib diisi. Setelah form terisi klik tombol “Simpan”. Lalu akan muncul detail surat masuk yang telah dibuat.
Manual SIAP-SETSPK
Gambar 27 Detail Surat Keluar
4.2 Cetak Daftar Surat Keluar Surat keluar yang sudah pernah diisukan, bisa dicetak ke dalam bentuk PDF(softcopy) ataupun ke printer (hardcopy). Untuk mencetak surat masuk yang perlu dilakukan hanya klik tombol cetak data yang terdapat di atas tabel surat keluar.
Gambar 28 Cetak Surat Keluar
Maka akan muncul window seperti gambar di bawah ini. Klik tombol bergambar printer untuk mencetak ke printer.
Manual SIAP-SETSPK
Gambar 29 Tombol Cetak Surat Keluar
5 Profil – Ubah Password User dapat merubah password melalui menu ini. Klik nama user yg terletak di panel kanan atas(lihat gambar). Lalu tekan tombol “Ubah Password”.
Gambar 30 Ubah Password
Setelah mengisi form, tekan tombol “Simpan”.
6 Admin Menu ini disediakan untuk mengelola user seperti menambah, menghapus serta update user.
Manual SIAP-SETSPK
Gambar 31 Manajemen Users
6.1 Tambah User Tekan tombol “Tambah”. Isi form. Tekan tombol simpan
Gambar 32 Tombol Tambah User
Lalu isi form seperti yang tampak di gambar di bawah
Manual SIAP-SETSPK
Gambar 33 Form Tambah User
6.2 Update User Tekan tombol Update seperti yang dicontohkan di gambar
Gambar 34 Update User
Ubah data sesuai kebutuhan. Tekan tombol simpan
Manual SIAP-SETSPK 6.3 Delete User Tekan tombol Delete seperti yang dicontohkan di gambar
Gambar 35 Delete User
Lalu akan muncul window konfirmasi seperti berikut. Klik “Ok”
Gambar 36 Konfirmasi Delete
