PETUNJUK MANUAL SIAP HUKUM UNTUK SKPD A. TAHAPAN PENGAJUAN KEPUTUSAN BUPATI BARU 1. Login aplikasi sesuai akun terdaftar. - Setelah membuka halaman siaphukum.indramayukab.go.id klik menu login.
- Masukkan Username dan Password.
2. Setelah berhasil login, pilih sub menu Menu SKPD -> Ajukan KEPBUP Baru.
3.
Tahap
selanjutnya,
mengisi
komponen-komponen
pengajuan
KEPBUP. - Form input pertama adalah input Tentang.
Setelah mengisi perihal tentang kepbup baru yang diajukan, klik 'Next'. Akan muncul peringatan seperti berikut :
Peringatan tersebut bertujuan untuk mengingatkan user agar memastikan input yang diketikkan sudah benar. Peringatan ini juga akan muncul di setiap tombol next yang di klik. Kalau sudah yakin tidak ada kesalahan input, klik 'OK'. - Input kedua adalah Menimbang.
Ketikkan isi menimbang kepbup yang diajukan.
Klik 'TAMBAH'. Kemudian akan muncul tampilan seperti ini.
Artinya, input menimbang yang telah diketikkan sudah ter-record dalam sistem. Klik 'OK'. Akan muncul tampilan seperti berikut,
Jika ingin menambah isi menimbang, user tinggal mengetikkan isi menimbang di dalam kolom yang tersedia, kemudian klik 'TAMBAH'. Secara otomatis tabel akan menampilkan juga hasil inputan yang baru.
Dalam tabel daftar menimbang terdapat kolom 'Aksi'. Terdapat dua tombol 'Ubah' dan 'Hapus'.
Jika user mendapati kesalahan pengetikan atau menghendaki perubahan, Klik tombol 'Ubah'. Contoh: user akan merubah value kedua. Klik 'Ubah' pada baris kedua. Tampilannya sebagai berikut.
Misalkan user akan menambahkan kalimat "yang dipilih oleh Kepala Bagian."
Lalu klik tombol 'Ubah' berwarna sistem.
merah. Data akan tersimpan dalam
Jika user akan menghapus isi menimbang klik tombol 'Hapus' pada kolom aksi, maka data akan terhapus. Setelah user selesai melakukan input Menimbang, klik 'Next'. - Input Ketiga adalah Mengingat. Setelah klik 'Next' pada input menimbang, akan muncul tampilan sebagai berikut.
Pada input Mengingat, user bisa mencari dasar hukum untuk dijadikan bahan mengingat pada box pencarian yang terdapat disebelah kanan form input. User hanya mengetikkan kata kunci pada box tersebut, sistem akan menampilkan dasar hukum terkait kata kunci yang diketikkan. Misalkan user mengajukan Kepbup baru tentang pengadaan barang dan jasa, ketikkan kata 'barang' di box pencarian, maka sistem akan secara otomatis menampilkan perundang-undangan yang berkaitan dengan barang. Berikut tampilannya.
Pengadaan barang dan jasa diatur dalam Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010. User memilih Jenis, Tahun, dan Nomor dasar hukum yang disediakan di form input mengingat.
Kemudian klik 'Tambah'. Berikut tampilan selanjutnya.
Berbeda dengan input Menimbang, kolom aksi pada input Mengingat hanya terdapat tombol 'Hapus', jadi ketika user salah melakukan input, hapus dasar peraturan yang sudah tersimpan, lalu input ulang. Setelah user selesai melakukan input Mengingat, klik 'Next'. - Input keempat adalah Memperhatikan. Metode pengisian input Memperhatikan sama dengan pengisian input Menimbang. Jika tidak ada isi Memperhatikan, langsung klik 'Next'.
- Input kelima adalah Memutuskan. User langsung mengetikkan isi memutuskan ke dalam format penulisan yang telah disediakan.
Jika user ingin menambahkan baris untuk isi memutuskan. Caranya yaitu arahkan dan klik pada baris terakhir.
POINTER
Akan muncul simbol
, arahkan pointer/mouse pada segitiga yang
mengarah ke bawah, lalu klik, maka hasilnya akan seperti ini.
Bertambah satu baris.
Untuk Tembusan, jika terdapat tembusan langsung diketikkan, kalau tidak ada hapus. Pengisian form Memutuskan ini layaknya mengetik di Ms. Word. Setelah pengisian isi Memutuskan selesai. Klik 'Next'. - Input Keenam adalah Lampiran. Pengisian form Lampiran sama halnya dengan form Memutuskan.
Setelah selesai klik 'SIMPAN'.
Kemudian sistem akan menampilkan informasi bahwa Kepbup yang diajukan telah ter-record dalam sistem.
Selanjutnya sistem akan secara otomatis menampilkan tabel pengajuan Kepbup baru yang dilakukan oleh user. Daftar pengajuan Kepbup yang ditampilkan adalah data pengajuan Kepbup berdasarkan user yang login. Jadi user juga dapat melihat history pengajuan Kepbup yang telah diajukan.
Sampai pada tahap ini, user tinggal menunggu proses koreksi oleh bagian hukum.
B. TAHAPAN REVISI KEPUTUSAN BUPATI BARU Seperti yang telah tersebutkan diatas, setelah user SKPD berhasil menginput usulan Keputusan Bupati baru. Sistem akan secara otomatis mengalihkan tampilan aplikasi ke halaman berikut,
Penjelasan : 1. Informasi pemohon. 2. Tampilan jika Kepbup yang diajukan dalam tahap pengoreksian. 3. Tampilan jika Kepbup yang diajukan telah lulus tahap koreksi. 4. Link download file Kepbup, untuk di-print dan dibubuhi cap basah paraf
berjenjang.
Jika
status
pengajuan
belum
lulus
tahap
pengoreksian, link download belum aktif (gelap). 5. Informasi paraf berjenjang. Untuk memantau proses pengajuan Kepbup. Tahapan revisi Kepbup adalah sebagai berikut: 1. Untuk melihat hasil koreksi yang dilakukan oleh bagian hukum, klik tombol merah pada kolom ‘Review Kasubbag’ pada tabel ‘History Data Pengajuan Kepbup’.
2. Setelah di klik, aplikasi akan membuka halaman pada jendela baru browser, tampilannya sebagai berikut:
Tampilan diatas menunjukan belum ada koreksi dari bagian hukum. Koreksi yang dilakukan oleh bagian hukum bisa melalui 2 cara : a. Jika terdapat kesalahan-kesalahan yang bersifat redaksional seperti kesalahan pengetikan, kesalahan tanda baca, dll. Bagian Hukum bisa merevisi langsung Kepbup baru yang diajukan. b. Jika terdapat kesalahan yang perlu revisi langsung oleh SKPD sebagai pemohon, Bagian Hukum akan meng-upload file pdf yang didalamnya sudah terdapat keterangan-keterangan terkait hal-hal yang perlu direvisi. Dibawah ini contoh tampilan halaman koreksi yang sudah terdapat file upload oleh Bagian Hukum.
Kemudian, SKPD men-download file tersebut dengan mengklik link di dalam lingkaran merah seperti pada gambar diatas. File download tersebut sebagai referensi untuk mengedit data Kepbup yang diajukan.
3. Mengedit data Kepbup yang diajukan sesuai dengan instruksi Bagian Hukum. Cara mengeditnya dengan mengklik tombol ‘Koreksi Data’ pada halaman koreksi.
Kemudian, user akan diarahkan ke halaman edit, berikut tampilan halaman edit.
Pengisian form edit, cara dan prosedurnya kurang lebih hampir sama dengan ketika user melakukan input data. Yang membedakan adalah pada pengisian kolom-kolom unsur Kepbup sudah terisi data yang sebelumnya, user tinggal merubah sesuai instruksi yang diberikan.
Sampai pada tahap akhir proses mengubah data pengajuan. Untuk melanjutkan
proses
selanjutnya
klik
‘SELESAI’
untuk
menyimpan
perubahan.
Setelah tahap ini SKPD/user, kembali menunggu hasil koreksi yang dilakukan oleh Bag. Hukum. Jika terdapat koreksi lagi maka lankah revisi kembali ke point 2. Namun jika sudah tidak ada lagi revisi, maka Bagian Hukum menyatakan pengajuan lulus revisi, tandanya pada tabel ‘List Pengajuan Kepbup’ pada kolom ‘Review Kasubbag’ statusnya berganti menjadi ‘Review Sukses’. Secara otomatis pula link download file pdf yang berada kolom sebelahnya akan aktif.
4. Mendownload / mencetak file pdf yang telah lulus koreksi, dengan cara mengklik tombol yang tersedia di pojok kanan atas tampilan file pdf, untuk dibubuhi stempel basah dan diserahkan ke Bagian Hukum.
5. Memantau paraf berjenjang dengan melihat ceklis paraf pada tabel ‘List Pengajuan Kepbup’.
