Manuál pro tvorbu víkendovky aneb Jak na to, když chceme, aby akce byla jak se patří Příprava 1) Na co nezapomenout před víkendovou Stanovíme si PROČ, za jakým účelem víkendovou pořádáme a) buď čistě jako společenskou akci, při které je hlavním cílem sejít se a prožít spolu vámi vytvořený program b) nebo jako akci cíleně zaměřenou na konkrétní činnost – např. lyžování, sjezd řeky, návštěva určitého města, divadelní víkend apod. 1a) V tomto případě je jedno, kde se akce pořádá, důležité je dobře vymyslet program, protože nic jiného o víkendovce nebude. 1b) V tomto případě je důležitékde se bude víkendovka pořádat, takže hledáme místo k dané činnosti ideální. 2) Kdy se bude akce konat a) buď je termín již předem dán např. podzimními nebo jarními prázdninami b) nebo je to jedno a v tom případě se termín může stanovit i podle toho, jak budou mít v místě ubytování ( které jsme vybrali) místo. Je důležité termín vědět dopředu, když obvoláváme místo pobytu. Pokud víme termín, ve kterém chceme akci pořádat, je nutné obvolávat a shánět místo ubytování alespoň 2 měsíce dopředu, aby to bylo bez stresů a měli volné místo. 3) Kde se bude akce konat a) buď jedeme na místo, které alespoň jeden z účastníků zná - potom od něj můžeme zjistit vše potřebné ( viz. níže) b) nebo jedeme na místo, které nikdo z účastníků nezná, potom je nutné se na vše podrobně vyptat správce objektu nebo zkrátka osoby, s kterou budeme jednat. Předtím, než se rozhodneme, že ubytování rezervujeme, musíme zjistit: zda se dá do daného místa dostat hromadnou dopravou ( vlakem, busem ) případně jak daleko se musí jít pěšky na nejbližší zastávku a zda jedou nějaké spoje i v neděli nazpět. Jak velký je ubytovací objekt? Kolik místností? Jak je vybavena kuchyně? Je v místě pobytu obchod? A dá se v něm sehnat i zelenina, ovoce, mléčné výrobky, pečivo? Je otevřen i v sobotu? Kolik stojí ubytování osoba/noc?Sleva pro skupiny? Kdo je osoba, na kterou se máme obracet s dotazy a domlouvat se s ní? 4) Volání Když máme výše popsané informace, poradíme se s ostatními a pokud místo splňuje vaše představy, zavoláte kontaktní osobě. Je lepší,pokud s danou osobou komunikuje jeden člověk. Vždy je důležité se představit a zapamatovat si vše, na co už jsme se ptali. Dobré je si sepsat, na co se chceme ptát. Při rozhovoru uvedeme: kdo jsme: představit sebe i FTO Bernartice kdy přesně přijedeme ( datum) kolik nás přibližně bude ( říkáme kolem 25 )
dále se můžeme zeptat na podrobnosti jako: Je u objektu ohniště? sportovní hřiště, ping – pongový stůl? Je ve vesnici kostel? Je zde v neděli bohoslužba? Je v okolí rybník, lesy, naučná stezka, místní zajímavost? Lze objednat v obchodě pečivo? Jsou v kuchyni velké hrnce, naběračky, nože, mísy, prkýnka, pánve, otvírák na konzervy, měchačky? Jsou zde kamna či sporák s troubou? Topí se v celém objektu nebo jen v některých místnostech? domluvíme se, že zavoláme několik dní před naším příjezdem a domluvíme se , kdy přesně přijedeme, s kým se setkáme na předání klíčů a vysvětlení provozních věcí. 5) Program – když víme kdy a kde, je důležité co užitečné je zjistit na internetu a v mapě, jaké zajímavosti nabízí dané místo, kam všude se dá jít na výlet, jaký je zde terén pro hry. ideálně se sejdeme před akcí v týmu a vymyslíme, zda bude mít víkendovka nějaké téma ( je to lepší ) nebo ne. Od toho pak vymýšlíme program. Aktivity mohou být nejrůznější: sportovní klání delší akční ( i noční) hry – klidně na celé dopoledne, odpoledne dílny – výtvarná, řemeslná, bojová, taneční, zpívací, pečící -cokoli, co bude účastníky zajímat psychohry diskusní skupinky navazující na nějaké povídání, téma duchárny výlety spojené s hrami kratší hry tvořící např. večerní program práce – často podceňovaná – je dobré přiložit ruku k dílu tam, kde jsme ( úklid, sázení stromků, pomoc starým lidem, hrabání listí, sbíraní odpadků apod.) -nebojme se zeptat, co je potřeba udělat. kulturní aktivity – divadla, tanec, zpěv – možnost uspořádat i jako veřejné představení a pozvat obyvatele vesnice, kde pobýváme. Při sestavování programu vždy dbejme těchto zásad: program by měl být vyvážený. měl by odpovídat věku účastníků. měl by vycházet z potřeb účastníků a z toho, co je zajímá. přemýšlejme o reálných možnostech tzn. – zvládneme tuto aktivitu, kterou bychom rádi zrealizovali? zamýšlejme se nad časovým harmonogramem a připravme raději více aktivit než méně. nechme dostatek času na reflexi. nechme dostatek času na odpočinek i úklid. snažme se do přípravy víkendovky zapojit co nejvíce lidí. 6) Harmonogram - napišme si před akcí: V kolik přijedeme co budeme během celého víkendu vařit Jaký kdy bude program, jeho podrobný popis, pomůcky, zodpovědná osoba za danou aktivitu, čas na přípravu i realizaci, počet osob potřebných na přípravu
Kdy bude zhruba oběd, večeře, večerka. Kdy budeme odjíždět a v kolik budeme zpátky 7) Jídlo Dopředu připravme jídelníček.Vycházejme z toho, co lze uvařit pro větší množství lidí, nedá moc práce, je to výživné a umíme to uvařit.např. gulášovka, hrachovna, nudlová polévka, těstoviny či brambory či rýže s omáčkou ze zeleniny a masa, bramborová kaše a guláš, pomazánky, luštěniny…apod. gramáž – 1balíček těstovin je asi pro 5 lidí 1 kg rýže je asi pro 6-7 lidí z 1 bochníku chleba je asi 15 krajíců Pečivo je v obchodu v místě konání akce většinou nutné rezervovat vždy, někdy je možnost domluvit se např. se správcem objektu na vyzvednutí a zpětném zaplacení. 8) Jízdné Ideální je volit z Písku nebo Tábora vlak a z Bernu autobus, co nebývá tak narvaný.Na www.idos.cz můžete vyhledat spojení do místa pobytu. navíc je dobré volat na informace ČSAD a ČD a pozeptat se, zda spoj skutečně jede, zda do autobusu lze koupit místenka a kolik bude jízdenka stát. U vlaků platí, že čím víc nás je a čím dále jedeme, je to levnější. 9) Peníze Do celkové ceny víkendovou počítejme: cestovné – tam i zpět ubytování jídlo – min. 100 Kč na osobu/ den vstupy do památek, muzeí, hradů atd. výtvarný či jiný materiál Vždy počítejte s nějakou rezervou a vybírejte raději více peněž, než méně. Uschovávejte si od všeho účtenky! 10) Pozvánky Pozvánku je potřeba poslat všem, i těm, kteří nechodí pravidelně na schůzku. Pozvánku je nutné dát na schůzce dopředu, tzn.14 dní před akcí a těm, kteří na schůzce nejsou ( viz.seznam) pozvánku poslat.V pozvánce by mělo mimo jiné být: oslovení a krátké pozvání na chystanou akci, nastínění programu, navnadění na víkendovou datum místo konání ( kde přesně se bude spát) kdy a kde se sejdeme, v kolik a jak odjíždíme kdy se vrátíme – v kolik budeme v Bernarticích, případně v Branicích Co sebou má účastník mít Kolik ho bude víkendovka stát Komu a dokdy mají účast potvrdit ( nejlíp do datumu, kdy budete kupovat jídlo, abyste věděli počet )
Průběh víkendovky Uvádíme zde několik užitečných rad, které mohou napomoci k dobrému průběhu víkendu: Při odjezdu zvolte někoho, kdo bude počítat děti, kdo bude přebírat peníze a zapisovat, kdo již peníze dal, kdo bude hlídat čas, kdo bude kontrolovat zavazadla a kdo bude kupovat lístky. mezi přestupy zjistěte, odkud přesně jede další spoj. při příjezdu jedná se správcem osoba, která s ním vše zařizovala po telefonu. Při jednání dbáme na slušnost a teprve poté, co se dozví zmíněný zástupce potřebné informace, stěhujeme se. Vždy se řídíme pravidly daného objektu Místnosti rozdělujeme podle věku a velikosti skupiny. Po příjezdu je většinou potřeba začít co nejdřív vařit večeři. Po večeři říkáme organizační věci – včetně toho, kam se v objektu nesmí, kam jo, kde je co, co se kdy bude dít, kdo je za co zodpovědný, kdo bude kdy služba v kuchyni. Během celé víkendovou je dobré, když každou aktivitu má na starosti jeden člověk, ten si může k sobě vzít pomocníky a s nimi připravuje aktivitu zatímco běží jiný program, pokud je to potřeba. Při přípravě jídla se střídají všichni, služba umývá i velké kusy nádobí, ešusy si každý umývá sám. Pokud je to možné třídíme odpad. Jeden člověk má na starosti peníze, střádá účtenky, má přehled kolik je ještě ve společné kase, co je ještě potřeba zaplatit. Během celého víkendu je potřeba, aby se každý mohl k akci vyjádřit ( např. zeď díků, chval, nářků nebo krabičky a jiné možnosti) a na konci akci je důležitá reflexe. Místo pobytu předáváme v takovém stavu, v jaké jsme ho přebírali, ne –li v lepším. Vnímejme po celou dobu pobytu náladu účastníků a program uzpůsobujme podle dané situace. Buďme vždy nablízku dětem, povídejme si s nimi, nenechávejme zvl.malé dlouho samotné, podporujme je.
Po víkendovce Ačkoli už je po akci, je potřeba nehodit vše za hlavu, ale společnými silami ještě udělat několik věcí, což nám pomůže při plánování a uskutečnění další akce. Takže: všechny vypůjčené věci z fary, z klubovny či od někoho je nutné vrátit na původní místo. faru a klubovnu po víkendovce opět uklidíme, věci dáme na své místo, věci nepotřebné vyhodíme!! aktivity, které se povedly, si zapamatujeme, nejlepší je napsat si k programu víkendovou plusy i mínusy i připomínky účastníků. z účtenek uděláme vyúčtování akce – zjistíme tak, kolik za co jsme ve skutečnosti utratili, zda naše výpočty byly správné a s kolika penězi máme zhruba počítat při další akci. pokud nějaké peníze zbyly, je možno je vrátit účastníkům a nebo za ně koupit něco do klubovny, nebo nechat jako rezervu u pokladníka. sejděte se, pokud je to možno s vedoucími, nebo si napišme mail a sdělme si, jaký máme jako organizátoři z akce pocit, co se nám povedlo, nepovedlo.
