Manajemen Pergudangan
Sistem Manajemen Gudang SISTEM kumpulan interaksi dari sub sistem
MANAJEMEN ilmu mengelola sumber daya
GUDANG tempat penyimpanan barang sementara
Pengelolaan dari aktifitas yang saling terkait dalam aktifitas penyimpanan barang sementara
Tipe dan jenis gudang • Gudang Pribadi/Swasta- jenis gudang ini dimiliki dan dioperasikan oleh pemasok dan reseller untuk digunakan dalam kegiatan distribusi mereka sendiri. Sebagai contoh, jaringan ritel besar menyediakan gudang untuk toko mereka atau grosir mengoperasikan sebuah gudang di mana ia menerima dan mendistribusikan produk. • Gudang Publik/Umum – gudang umum pada dasarnya adalah ruang yang dapat disewakan untuk mengatasi kebutuhan distribusi dalam jangka pendek. Pengecer yang memiliki gudang sendiri mereka sendiri terkadang mencari ruang penyimpanan tambahan jika kapasitas gudang mereka tidak mencukupi atau jika mereka melakukan pembelian produk dalam jumlah besar dengan alasan tertentu. Sebagai contoh, pengecer bisa memesan tambahan barang untuk memaksimalkan penjualan di toko atau ketika ada harga promosi dari pemasok jika membeli dalam jumlah besar.
Tipe dan jenis gudang • Gudang otomatis – Dengan kemajuan teknologi komputer dan robotika banyak gudang sekarang memiliki kemampuan otomatis. Tahapan otomatisasi sampai pada pemakaian conveyor belt untuk mengangkut barang sehingga memerlukan orang yang lebih sedikit untuk menangani kegiatan penyimpanan. • Climate-Controlled Warehouse. Iklim-Controlled Warehouse – Gudang penyimpanan yang menangani berbagai jenis produk dengan penanganan khusus kondisi seperti freezer untuk menyimpan produk beku dan kelembaban lingkungan. • Distribution Centre, Gudang ini berfungsi sebagai titik dalam sistem distribusi pada produk yang diterima dari berbagai pemasok dan segera dikirimkan ke banyak pelanggan. Misalkan, seperti dengan penanganan Distribution Centre untuk Perishable Food sebagian besar produk yang masuk di pagi hari dan didistribusikan pada akhir hari
Operasional Gudang • Operasional gudang merupakan : “Kelanjutan dari pergerakan fisik barang setelah barang itu diterima dari pemanufaktur atau pemasok.” • Barang akan diletakkan pada gudang sesuai dengan sarana yang dimiliki (rak dan pallet atau pallet saja, bahkan ekstrimnya barang bisa diletakkan begitu saja di lantai), tentunya hal ini sesuai kebutuhan serta tergantung seberapa besarnya modal yang dimiliki perusahaan.
Aktivitas Gudang Garis besar aktivitas pergudangan Penerimaan dari pemasok
Handling barang
Pengeluaran barang ke tujuan
Gudang itu sendiri tidak menambah nilai barang secara langsung, tidak ada perubahan citarasa, bentuk, kemasan, dll. Intinya tidak ada kegiatan proses operasi pada barang, yang ada adalah aktifitas transportasi barang dari satu tempat ke tempat lainnya
Beberapa aktifitas di dalam gudang secara sederhana : 1. Administrasi. 2. Penerimaan barang. 3. Penyimpanan barang. 4. Pengepakan barang ke tempat yang dituju. 5. Pengeluaran barang.
Aktifitas ini saling terkait, dan secara personalia harus dikepalai oleh satu orang, semisal Kepala bagian, Supervisor atau semacamnya. Tiap kepala bagian diharuskan menguasai pengendalian pada bagiannya, pengendalian yang harus dilakukan : 1. Pengendalian Operasional 2. Pengendalian Biaya 3. Pengendalian Personalia
• Pengendalian Biaya - Biaya adalah semua pengeluaran untuk operasional gudang, sifatnya bisa variabel (seperti perlengkapan, listrik, dll) dan Fixed (penyusutan alat, dll). - Diupayakan biaya-biaya yang dikeluarkan seminimal mungkin (mengingat bahwa rata2 biaya gudang bisa mencapai>5% dari seluruh komponen produk) - Untuk biaya diefisienkan tanpa melupakan ekeftivitas
• Pengendalian Operasional - Operasional tentunya kegiatan gudang itu sendiri, aktifitas penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran. - Identifikasi komponen biaya dan komponen operasional sehingga tidak terjadi operasional yg overlapping. - Untuk operasional pastikan semua berjalan sesuai alur kerja
• Pengendalian Personalia Upgrade kemampuan anak buah dengan berbagai hal kreatif. Kepala bagian secara rutin berkomunikasi dalam satu forum besar, semisal briefing pagi, atau briefing target2 dan kesalahan-kesalahan yang masih ada
Operasional Gudang • Setelah barang diletakkan pada posisi tertentu, maka akan ada saatnya barang tersebut akan dikeluarkan sesuai dengan : – kebutuhan perusahaan atau – berdasarkan adanya permintaan terhadap barang yang disimpan
• Proses peletakkan barang dari penerimaan serta proses pengeluaran barang saat ini telah banyak memakai teknologi komputer. Misalkan saja proses Pick to light, Scanner, Barcode, RFID, Handheld, Optical character recognition. serta masih banyak proses lainnya.
Automated Data Collection (ADC) Basics • Bar code
• Hand-held
• Bar-code scanners
• Voice Technology • RFID
Operasional Gudang 1. Barang yang telah diterima akan masuk sebagai stock gudang, dan menjadi tanggung jawab kepala gudang. 2. Selanjutnya selain jumlah barang, penanganan yang baik juga merupakan hal yang penting. – Seberapa banyak gudang anda memiliki barang rusak yang diakibatkan kesalahan handling? Handling barang sangat ditentukan volume, karakteristik barang serta perlengkapan yang dipakai (pallet, hand pallet, forklift, conveyor, dll). – Besarnya produk rusak atau cacat tentunya membuat produktivitas rendah, konsep Lean Manufacturing yang dikombinasikan dengan Six Sigma yang terlahir pada konsep lean sigma bisa dipelajari oleh kepala gudang atau manajer gudang untuk mengetahui sistem atau konsep untuk mengurangi produk cacat/rusak.
- Jumlah pekerja gudang yang banyak dan berkualitas seadanya menjadi batasan bagi kepala gudang untuk mengawasi secara efektif, untuk itu perlu adanya personilpersonil di bawah kepala gudang untuk mengawasi pekerja-perkerja dan memastikan operasional gudang berjalan dengan baik. - Selisih dari perhitungan stock merupakan kelalaian dari pekerja gudang, namun menghilangkan selisih stock dalam satu tahapan pelayanan stock dalam volume besar juga sangat sulit diterapkan. Pada beberapa bagian ada budget toleransi terhadapa hal tersebut, meskipun sebenarnya hal ini bukan merupakan pembenaran terhadap kelalaian pekerja.
Trade-off dalam operasional gudang 1.
Dalam lingkup gudang SDM yang dihadapi level pekerja kasar dan sulit diatur, sehingga diperlukan sebuah pendekatan yang personal dan unik dibandingkan kantoran.
2. Variabel yang ada sulit dikendalikan, sehingga kapasitas perlu diperbesar setiap hari dalam menangani masalah. 3. Gudang sebagai pusat logistik namun tidak memberi nilai tambah secara langsung, sehingga prestasi kerja tidak begitu Nampak. Jadi sesempurnanya sebuah gudang, memang begitulah seharusnya dan bukan sebuah prestasi. Misal, biaya gudang harus di bawah 5%, sangat sulit, tetapi ketika kita mencapainya tidak ada prestasi tersendiri, lumrah. Beda dengan Sales yang bisa sekreatif mungkin memainkan angka-angka. 4. Barang rusak dan hilang nilainya tinggi jika tidak ada pengendalianpengendalian yang di kelola secara professional.
Sistem Administrasi Gudang suatu kesatuan berbagai element dari sebuah tempat penyimpanan barang untuk kemudian dilakukan proses administrasinya baik komputerisasi maupun manual (dalam kaitannya dengan IT, berarti komputerisasi)
Peran Sistem Administrasi Pergudangan • Administrasi merupakan sutradara dibalik segala operasional Gudang. • Administrasi mengurus data-data gudang seperti data pemesanan barang, data persediaan, data pengeluaran barang, data permintaan, bahkan sampai peramalan permintaan. • Mengingat sistem yang begitu kompleks, maka diperlukan software yang menangani semuanya secara terintegrasi. Jika pada lingkup administrasi tidak ditangani dengan baik, maka yang kena getahnya adalah operasional di lapangan.
Alur Administrasi Gudang 1. Data pemesanan barang Sebuah gudang menyimpan barang-barang tertentu dan mengeluarkan dalam jumlah tertentu. Misalkan pengeluaran adalah x maka penyimpanan bisa saja x atau x + y , dimana y adalah buffer stock,
Pemesanan dilakukan administrasi berdasarkan kebutuhan pengeluaran. – Kebutuhan pengeluaran diramalkan terlebih dahulu melalui data historis ataupun diestimasi. – Pemesanan dilakukan kepada pemasok dengan perjanjian waktu bayar (term of payment(TOP)), dimana TOP nantinya diusahakan angkanya lebih besar daripada DSI (Day Sales Inventory) atau waktu barang tersimpan dampai menjadi uang. Misalkan jika perusahaan berhasil menjual dalam waktu 3 hari dan TOP adalah 6 hari, maka perusahan untung, karena sudah berhasil menjual 2 kali tetapi baru membayar sebanyak 1 kali.
• Administrasi banyak berkaitan dengan pemasok. • Perjanjian produk yang returnable juga menguntungkan perusahaan dibandingkan sistem beli putus. Perjanijian ini bahkan bisa sebegitu ketat, semisal satu peritel luar negeri yang tersangkut kasus di KPPU, salah satunya karena diduga mengadakan perjanjian pada pemasok supaya harga yang masuk ke ritel tersebut harus lebih murah dibanding ritel mana saja yang memesan barang sama dengan pemasok. Ini merupakan bentuk praktek monopoli.
• Hubungan erat pihak administrasi juga dijalankan dalam rangka menjalin supplier relationship management. Banyak faktor yang mempengaruhi supplier relationship management dan itu banyak menyangkut etika bisnis.
2. Data Inventory Administrasi menjadi ujung tombak seluruh pencatatan arus keluar masuk barang, sehingga pengendalian operasional lebih dimudahkan dengan adanya akurasi data. Bukti pencatatan barang keluar masuk akan mempengaruhi beberapa hal berikut : 1. Jumlah stok barang. 2. Klaim pembayaran barang masuk dan keluar. 3. Dasar memesan barang. 4. Mempelajari trend sales. Data persediaan ini menuntut akurasi data secara real time dan dapat dipertanggung jawabkan. Administrasi yang kuat perlu dibangun melalui integrasi antara komputerisasi dan sumber daya yang menjalankannya.
Sistem Penerimaan Barang di Gudang • Penerimaan barang merupakan segala awal arus barang yang bergerak di gudang. • Penerimaan barang dari pemasok atau rekanan memang kelihatan mudah, namun bila hal ini tidak memiliki sistem yang mengatur, maka bisa dipastikan akan mengganggu produktifitas. • Berikut adalah hal-hal penting dalam penerimaan barang : 1. Bukti pesanan barang dari Gudang (untuk memastikan pesanan barang dalam spesifikasi tepat) 2. Bukti Tanda Barang diterima (untuk penagihan) 3. Cek Bukti Pemesanan dengan Fisik Barang 4. Cek Expired Date dan Kondisi Barang 5. Memasukkan Barang ke Penyimpanan
Bukti Pemesanan (Purchase Order) Kostumer memesan barang ke pemasok (Mengirimkan PO ke pemasok)
Pemasok menerima PO kemudian menyiapkan barang sesuai dg PO
PO diperiksa dan sesuai dengan seluruh item yang dibawa
Setelah cocok antara item barang yg akan dikirim dg PO, dibuatlah Bukti Tanda Terima Barang
Pemasok mengirimkan barang pemesanan ke gudang yg telah disiapkan pemesan
• Bukti Tanda Terima Barang - Bukti Tanda Terima Barang serta Faktur akan berhubungan dengan penagihan uang. - Bukti Tanda Terima barang akan dijadikan dasar oleh pihak supplier untuk menagih ke pemesan barang. - Pentingnya untuk membuat Bukti Tanda Terima Barang ini asli dan ada tanda-tanda yang dilampirkan, semisal PO atau surat lain yang menjamin keaslian dokumen ini.
Operasional penerimaan & pengiriman barang Aktifitas operasional adalah - bongkar barang, - cek expired, - cek kesesuaian pesanan serta - memasukkan barang ke penyimpanan Aktifitas operasional ini merupakan salah satu critical point, mengapa? 1. Bongkar muat barang yang dilakukan oleh kuli bongkar rawan membuat rusak barang atau resiko kehilangan barang karena dicuri. 2. Cek kesesuaian barang dengan PO dan Expired date barang dilakukan oleh staff penerimaan barang yang biasanya memiliki sejumlah alasan untuk tidak melakukan aktifitas ini dengan sejumlah alasan seperti : supaya cepat, sudah kenal dengan pemasok, disiplin melakukan sistem, dll. Intinya di poin 1 dan 2 kritis dikarenakan Faktor Sumber Daya Manusia.
• Penerimaan Barang di gudang ‘rawan’ permainan dengan pihak supplier. Staff penerimaan tanpa diketahui oleh pemesan dapat melakukan deal-deal khusus yang merugikan pemesan dan menguntungkan pemasok. Jadi kontrol yang ketat terhadap personil penerimaan cukup penting, hal seperti melakukan rotasi pekerjaan rutin serta bekerja dalam jumlah kecil serta pembatasan wewenang adalah hal-hal praktis yang bisa dilakukan.
• Tugas : Lakukan resume terhadap sistem peletakan dan pengambilan barang dari gudang Dikumpulkan pada saat UTS dalam bentuk hardcopy, A4
