Manajemen Inventori Bahan Baku Rutin dan Langsung: Studi Kasus PT YYZ

Journal of Business and Entrepreneurship

Manajemen Inventori Bahan Baku Rutin dan Langsung: Studi Kasus PT YYZ Christian Haposan Pangaribuan Fakultas Bisnis Universitas Siswa Bangsa Internasional (USBI)

PT YYZ is a ceramic tableware manufacturing company. In Indonesia, it is the market leader in the middle-low tableware market. Currently, PT YYZ is in tight competition with competitors from China. Hence, the company needs to maintain its competitive edge by being efficient and effective in its daily operations, which includes the management of its inventory of raw materials. An overstocked inventory is one problem that creates inefficiency for the company, because it leads to high inventory investment. The objective of this writing is to find solutions that will help the company to manage its inventory at the desired level of three-month coverage, so that it can utilize a minimum inventory investment.The analysis is based on the concept of Operations Consulting Tool, which entails Problem Definition, Data Gathering, Data Analysis dan Solution Development, Cost Impact dan Payoff Analysis, and Implementation. It used tools such as issue trees, the five forces analysis, plant tours using RPA questionnaire and RPA rating sheet, flowchart, and thereby discovered that the overstock problem is caused by unintegrated inventory planning, lack of monitoring and warning systems for management, and absence of a purchasing plan. From data analysis it was concluded that the problems originated in various entities such as Marketing, Purchasing, Management, and Supplier. To seek solutions to these problems, a new flowchart is proposed in order to integrate inventory planning between related departments and a monitoring and warning system, namely a Process Dashboard, for higher levels in the company. This new system of inventory planning and control will help the company to monitor the inventory and reduce the inventory overstock, thus enabling the company to maintain the inventory at the desired three months level of coverage. Keywords: Overstocked Inventory, Inventory Planning, Process Dashboard

Manajemen Inventori Bahan Baku Rutin dan Langsung: Studi Kasus PT YYZ LATAR BELAKANG Globalisasi tidak dapat dihindari oleh perusahaan mana pun sehingga menciptakan persaingan yang ketat. Perusahaan tidak hanya bersaing secara 28

lokal, tetapi juga regional, bahkan global. Untuk bertahan hidup di era globalisasi ini, setiap perusahaan perlu dikelola secara efisien dan efektif. Bagi perusahaan manufaktur, perhatian khusus perlu diberikan terhadap ISSN: 2302 - 4119 Vol. 2, No. 2; Mei 2014


semua proses manajemen untuk mempertahankan daya saing dan memenuhi visi dan misi secara keseluruhan. Untuk membuktikan hal ini, dilakukan sebuah penelitian terhadap perusahaan manufaktur lokal yaitu PT YYZ. PT YYZ adalah perusahaan manufaktur peralatan makan keramik yang sebagian besar memproduksi mangkuk dan piring. Perusahaan ini memimpin penjualan peralatan makan menengah ke bawah di Indonesia dengan pangsa pasar lebih dari 80%. Berliku-liku jalan yang ditempuh untuk menjadi pemimpin pasar untuk PT YYZ . Persaingan menjadi semakin ketat terutama karena pemain dari Cina. Untuk menjaga posisi dominan terhadap ancaman produk dari Cina, maka PT YYZ harus ekstra kompetitif sambil menghasilkan kualitas peralatan makan yang lebih baik dengan harga rendah dan terjangkau bagi pelanggan. Dalam persaingan yang ketat dengan produk Cina, PT YYZ harus efisien dan efektif dalam kegiatan operasional seharihari, termasuk pengelolaan persediaan bahan baku. Untuk perusahaan manufaktur, bahan baku sangat penting karena kekurangannya akan mengganggu proses produksi. Itulah sebabnya mengapa perusahaan harus terus-menerus memastikan bahan bakunya tersedia dalam jumlah yang optimal untuk memenuhi persyaratan produksi. Perusahaan perlu untuk memastikan bahwa tidak akan ada kelebihan bahan baku pada waktu tertentu di gudang, maka menyeimbangkan dua kendala ini merupakan tantangan besar bagi PT YYZ. Dari data per Desember 2012, ada sekitar 2.000 item bahan baku yang disimpan di gudang. PT YYZ mengkategorikan bahan baku ke dalam dua kategori utama: Penggunaan dan Jenis. Dari kategori pertama, ada empat jenis ISSN: 2302 - 4119 Vol. 2, No. 2; Mei 2014

bahan baku berdasarkan Penggunaan: bahan baku rutin (routine), non-rutin (nonroutine), kritis (critical), dan usang (obsolete). Bahan baku “Rutin” adalah material yang digunakan secara teratur untuk proses produksi atau kebutuhan operasional sehari-hari. Perusahaan harus selalu menjaga barang-barang rutin tersedia di gudang untuk menjamin produksi tidak akan terganggu. Jumlah barang untuk penggunaan ini menyumbang 47,1% dan total nilainya adalah 81,3%. Untuk kategori kedua, ada enam variasi dalam kategori “Jenis” ini: bahan baku langsung, tidak langsung, suku cadang, umum, dan aset tetap. Bahan baku “Langsung” adalah yang digunakan langsung dalam proses produksi dan menjadi bagian dari produk itu sendiri. Contoh untuk bahan baku langsung adalah tanah liat, feldspar, silika, dan kotak kemasan. Jenis bahan baku “Langsung” ini hanya 9% dari total keseluruhan namun nilainya menyumbang 68,7%. TUJUAN PENELITIAN Bagi PT YYZ, manajemen persediaan sangat penting untuk tetap kompetitif dan mempertahankan posisinya sebagai pemimpin pasar. Tapi saat ini, persediaan bahan baku tidak dikelola secara efektif karena material yang menimbun di gudang sehingga menyebabkan inefisiensi manajemen. Jadi, tujuan dari penulisan ini adalah: 1. Untuk mendapatkan solusi yang akan membantu perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan daya saing dengan memanfaatkan investasi persediaan minimal. 2. Untuk memungkinkan perusahaan mengelola persediaan pada tingkat yang diinginkan (tiga bulan cakupan). 29


3.

Mengusulkan perencanaan persediaan dan pengendalian sistem yang akan membantu perusahaan untuk mengontrol persediaan dan mengurangi overstock persediaan.

Ringkasan Masalah Menurut data tahun 2013, persediaan atau stok barang di pabrik PT YYZ lebih tinggi dari yang diharapkan. Walaupun perusahaan berusaha mempertahankan persediaan barang untuk rata-rata tiga bulan, tetapi kenyataannya menunjukkan bahwa pada tahun 2013 rata-rata penggunaan adalah untuk 4,11 bulan. Persediaan barang yang tertimbun atau overstocked inventory adalah salah satu masalah yang menciptakan inefisiensi bagi perusahaan yang menyebabkan peningkatan investasi keuangan dan mempengaruhi arus kas perusahaan, sehingga meningkatkan biaya untuk menjaga persediaan, pemborosan akibat usia pakai material, dan mempersempit ruang di dalam gudang. Ringkasnya, masalah di PT YYZ adalah “persediaan barang yang tertimbun menyebabkan investasi inventori tinggi dan mengakibatkan inefisiensi perusahaan.”

TINJAUAN TEORI “Setiap bahan baku yang dimiliki untuk digunakan di masa depan dapat dianggap sebagai persediaan” (Martinich, 1997, p.661). Disebutkan empat alasan untuk menahan persediaan, yakni untuk meningkatkan efisiensi operasional, memberikan respon yang cepat kepada pelanggan, memberikan keamanan terhadap ketidakpastian bisnis, dan memanfaatkan fluktuasi harga yang tidak 30

menentu atau memberikan perlindungan terhadap risiko usaha yang tidak teratur. “Bahan baku, barang-barang dalam proses produksi, dan barang jadi merupakan contoh dari persediaan atau inventori. Setiap perusahaan memiliki banyak jenis pemantauan sistem dan perencanaan persediaan.” (Zulfikarijah, 2005: 2) Manajemen barang dan pengendalian persediaan termasuk dalam fungsi manajemen operasional. Manajemen persediaan sangat penting karena membutuhkan modal dan mempengaruhi pengiriman barang ke pelanggan. Manajemen persediaan mempengaruhi fungsi bisnis seperti divisi operasional, keuangan, dan pemasaran. Untuk mengelola persediaan secara efisien dan efektif, perusahaan dapat melakukan upaya-upaya seperti perencanaan dan forecasting (prediksi permintaan) dan memproduksi jumlah optimal yang dapat dijual di pasar. Sebuah manajemen persediaan yang efisien mengharuskan perusahaan untuk memiliki perencanaan tingkat persediaan yang tepat, menjaga persediaan yang cukup pada level yang optimal dengan biaya persediaan seminimal mungkin. Menurut karya tulis ‘Inventory Management Delivering Profits through Stock Management,’ “Sistem Manajemen Inventori memberikan informasi untuk secara efisien mengelola aliran bahan, secara efektif memanfaatkan sumber daya manusia dan peralatan, dan mengkoordinasikan kegiatan internal dan berkomunikasi dengan pelanggan” (Deveshwar, Aarti dan Modi, Dhawal, 2011: 7-9). Manajemen persediaan memberikan informasi penting untuk para manajer untuk membuat keputusan yang lebih akurat dan tepat waktu dalam mengelola kegiatan operasional perusahaan. ISSN: 2302 - 4119 Vol. 2, No. 2; Mei 2014


“Forecasting merupakan awal dari sebuah perencanaan” (Arnold, JR Tony, 1991: 188). Prakiraan ini sangat penting dilakukan sebelum membuat dan mengembangkan rencana untuk memenuhi permintaan di masa mendatang. Produsen harus mengantisipasi permintaan di masa mendatang bagi produk atau jasa mereka dan melakukan rencana untuk menyediakan kapasitas dan sumber daya untuk memenuhi permintaan tersebut. Jadi, forecasting sangat penting bagi rencana strategis bisnis, rencana produksi, dan jadwal induk produksi. Tidak ada prakiraan prediksi yang memiliki akurasi 100%. Forecast akan selalu menyimpang dari yang sebenarnya. Perbedaan antara prakiraan dan data aktual disebut sebagai kesalahan forecast. Jika tingkat kesalahan tersebut tinggi, hal ini dapat menunjukkan bahwa baik teknik peramalan yang digunakan tidak efektif atau teknik tersebut perlu disesuaikan dengan mengubah beberapa parameter (Taylor, Bernard W, III, 2013: 723). Menurut J. R. Tony Arnold (1996), ada lima tingkatan utama dalam Sistem Perencanaan dan Pengendalian Manufaktur (Manufacturing Planning and Control/MPC): 1) rencana bisnis strategis , 2) rencana produksi (rencana penjualan dan pengendalian), 3) jadwal induk produksi, 4) rencana persyaratan material, 5) pengendalian pembelian dan kegiatan produksi Menurut Richard B. Chase dkk (2001: 330-8), Operations Consulting Tool Kit dapat digunakan sebagai pelengkap konsultasi manajemen operasi. Tahapantahapannya adalah: Definisi Masalah, Pengumpulan Data, Analisis Data dan Pengembangan Solusi, Dampak Biaya dan Analisis Hasil, dan Implementasi. Alat untuk penentuan masalah adalah issue trees dan five forces model. Untuk ISSN: 2302 - 4119 Vol. 2, No. 2; Mei 2014

pengumpulan data, perlu dilakukan kunjungan ke pabrik, membuat flowchart dan struktur organisasi. Alat untuk melakukan analisis masalah adalah diagram fishbone dan forecasting. Alat untuk analisis dampak biaya dan hasil adalah Process Dashboards. Untuk implementasi, Gantt chart dapat digunakan untuk menyajikan sebuah proyeksi. METODOLOGI Metodologi penelitian yang digunakan dalam karya tulis ini adalah kombinasi dari penelitian lapangan (field research) dan penelitian kepustakaan (desk research). Dari penelitian lapangan, data primer diperoleh melalui wawancara dengan kepala dan pengawas gudang dan pabrik. Selain itu, ada pertemuan dengan Direktur Keuangan, Akuntansi dan IT (yang juga salah satu pemilik perusahaan), Direktur Pembelian, dan Manager Finance dan Accounting. Dari wawancara tersebut, dokumen-dokumen terkait dikumpulkan – baik softcopy maupun hardcopy – sebagai bagian dari pengumpulan data. Yang termasuk dalam penelitian kepustakaan ini adalah studi literatur dan penelitian internet. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengumpulkan data sekunder terkait yang akan mendukung data primer. Dalam tulisan ini, analisis didasarkan pada konsep Operations Consulting Tool, terdiri dari Problem Definition, Data Gathering, Data Analysis dan Solution Development, Cost Impact dan Payoff Analysis, dan Implementation. Pemodelan dan simulasi adalah alat yang digunakan untuk mengukur proses bisnis. Proses bisnis saat ini di perusahaan dan proses bisnis yang diusulkan dapat dibandingkan untuk menentukan signifikansi hasilnya. 31


ANALISIS DAN PEMBAHASAN Definisi Permasalahan

dengan masalah umum melalui lapisan demi lapisan sampai sumber masalah dapat teridentifikasi. Gambar berikut menunjukkan Issue Tree dari perusahaan:

Issue Trees Dikembangkan oleh McKinsey (Rasiel, EM, 1998: 12), Issue Tree dimulai

Figure 1. Issue Tree PT YYZ Masalah mungkin disebabkan oleh faktor internal dan eksternal. Masalahmasalah seperti harga dan fluktuasi nilai tukar, faktor musiman, dan kebijakan order minimum adalah faktor eksternal yang berada di luar kendali perusahaan. Salah satu solusi untuk mengatasi masalah ini adalah dengan menggunakan sistem kontrak dengan pemasok. Melakukan kontrak dengan pemasok akan menjamin pasokan bahan baku dengan harga yang telah ditentukan. Dengan cara ini, perusahaan tidak memiliki kewajiban 32

terhadap ketersediaan material dan fluktuasi biaya. Namun, sistem kontrak tetap saja tidak dapat memecahkan masalah yang disebabkan oleh fluktuasi nilai tukar dan kebijakan order/pemesanan minimal. Sedangkan masalah lainnya, seperti perencanaan persediaan yang tidak terintegrasi, lemahnya pemantauan dan sistem peringatan untuk manajemen, dan tidak adanya rencana pembelian, disebabkan oleh faktor internal dan karenanya dapat diselesaikan oleh perusahaan itu sendiri. Jadi, analisis ini ISSN: 2302 - 4119 Vol. 2, No. 2; Mei 2014


berfokus pada solusi untuk masalah yang disebabkan oleh faktor internal. Five Forces Model Kita mengenal suatu teori dari Michael Porter saat menganalisis persaingan atau competition analysis atau yang lebih dikenal dengan istilah Porter’s Five Forces Model (Gamble, John E., Thompson, Jr, Arthur A., dan Peteraf, Margaret A., 2013, p.41). Michael Porter menilai bahwa perusahaan tidak hanya bersaing secara nyata dengan perusahaan yang ada dalam industri saat ini. Yang biasa digunakan sebuah perusahaan adalah analisis mengenai siapa pesaing langsung perusahaan tersebut, malah mereka terjebak dalam ”competitor oriented” dan akibatnya mereka tidak mempunyai visi pasar yang jelas. Dalam five forces

model dijelaskan bahwa kita bersaing dengan pesaing potensial kita: mereka yang akan masuk, para pemasok (supplier), para pembeli atau konsumen, dan produsen produk-produk pengganti. Maka, dalam hal ini, terdapat lima kekuatan yg menentukan karakteristik suatu industri, antara lain: 1) intensitas persaingan antar pemain saat ini, 2) ancaman masuk para pendatang baru, 3) kekuatan tawar-menawar pemasok, 4) kekuatan tawar-menawar pembeli, dan 5) ancaman dari produk pengganti. Menurut Olivier Furrer dan Howard Thomas (2000: 619-37), yang menentukan potensi profitabilitas industri adalah, antara lain, interaksi antara pemasok, pembeli, persaingan kompetitif di antara perusahaan-perusahaan saat ini, pengganti produk, dan pemain baru yang berpotensi di dalam industri.

Figure 2. Porter’s Five Forces Analysis PT YYZ ISSN: 2302 - 4119 Vol. 2, No. 2; Mei 2014

33


Dari analisis Five Forces tersebut, dapat dilihat bahwa PT YYZ memiliki posisi yang kuat terhadap pembeli, posisi yang cukup terhadap saingan industri lainnya dan produk pengganti, namun memiliki posisi yang lemah terhadap pemasok dan para pendatang baru. Karena kebijakan BMAD (Bea Masuk Anti Dumping) hanya berlaku sampai tahun 2017, atau hanya 3 tahun ke depan, PT YYZ perlu mempersiapkan dan meningkatkan efisiensi dan daya saing setiap saat sebelum ancaman tersebut mendapatkan momentumnya di masa depan.

PENGUMPULAN DATA Kunjungan ke Pabrik Untuk memahami proses produksi, kunjungan pabrik di Tangerang dilakukan. Dalam kegiatan ini, dilakukan penilaian tentang kondisi pabrik dengan menggunakan Rapid Plant Assessment (RPA) yang terdiri dari Kuesioner RPA dan Lembar Penilaian RPA. (Goodson, R. Eugene, 2002: 108-9) Dari Kuesioner RPA dan Lembar Penilaian RPA dapat disimpulkan bahwa pabrik berada dalam kondisi yang baik, di atas rata-rata, meskipun ada beberapa kategori yang perlu perhatian lebih, seperti penggunaan ruang, pergerakan material/ bahan baku, dan integrasi aliran produk dan rantai pasokan

34

Hasil penggunaan ruang yang tidak efisien, pergerakan material, dan aliran produk adalah overstock persediaan dan kurangnya ruang fisik untuk mempertahankan persediaan. Beberapa barang yang disimpan di ruang terbuka sehingga menyebabkan kerusakan dan kerugian karena hujan atau angin. Ruang di gudang tidak mencukupi, bahkan untuk bahan seperti kotak kemasan, bahkan terkadang tidak dapat digunakan lagi karena sudah terlalu lama tersimpan di gudang. Penyebab tidak efisiennya integrasi rantai pasokan adalah kurangnya koordinasi sehingga menghasilkan pertukaran informasi yang buruk antar departemen. Sampai dengan saat ini, PT YYZ tidak memiliki sistem terpadu yang mengkoordinasikan departemen dalam perusahaan. Setiap departemen melakukan perencanaan dan kegiatan sendiri, tanpa sistem yang memudahkan pertukaran informasi antar departeme. Pada akhirnya, hal ini menciptakan alur kerja yang tidak efisien di perusahaan.

Flowchart Saat ini, PT YYZ tidak memiliki perencanaan persediaan yang telah terintegrasi. Rencana dibuat secara manual oleh masing-masing departemen dan tidak ada integrasi dan koordinasi antar departemen.

ISSN: 2302 - 4119 Vol. 2, No. 2; Mei 2014


Figure 3. Flowchart Perencanaan PT YYZ Sekarang

Melihat dari flowchart tersebut dan meninjau langkah-langkah perencanaan saat ini, dua kelemahan dapat dideteksi: 1) departemen pembelian (purchasing) tidak terlibat dalam tahap perencanaan sama sekali. Divisi pembelian hanya terlibat dalam tahap eksekusi setelah menerima permintaan dari divisi Production untuk membeli bahan baku, 2) manajemen hanya terlibat dalam tahap perencanaan ketika menyetujui rencana penjualan. Setelah rencana tersebut dijalankan, tidak ada kontrol lebih lanjut dari tingkat manajemen yang lebih tinggi di perusahaan. ISSN: 2302 - 4119 Vol. 2, No. 2; Mei 2014

Analisis Data dan Pengembangan Solusi Analisis Data Analisis berdasarkan data yang dikumpulkan dari perusahaan adalah sebagai berikut: a)

Analisis Finansial Menurut data dari Neraca Saldo (Trial Balance), tertanggal 31 Desember 2012, total aktiva lancar sebesar Rp 114.425.859.282 sedangkan total inventori adalah sebesar Rp 35


80463913038. Rasio investasi dalam persediaan dibandingkan dengan aktiva lancar adalah 70,32%. Rasio ini menunjukkan inefisiensi investasi di PT YYZ. Inefisiensi mempengaruhi arus kas perusahaan karena keuangan yang dihabiskan untuk material berlebih seharusnya dapat diinvestasikan secara lebih menguntungkan. b)

Analisis Bahan Baku Langsung dan Rutin Dari data yang menunjukkan hubungan antara harga dan jumlah barang yang dipesan pada tahun 2013, PT YYZ membeli 501.173 kg Dolomite lokal pada harga Rp 290/ kg. Jumlah tersebut kemudian turun ke 166.345 kg ketika harga naik menjadi Rp 360/kg. Dari data yang menunjukkan adanya hubungan antara perubahan nilai tukar pada tahun 2013 dan jumlah barang yang dipesan, perusahaan membeli 120 kg Medium 63/682 Johnson Matthey dengan harga USD 17.00/kg dengan nilai tukar Rp 9.749 per USD. Perusahaan hanya membeli 60 kg ketika nilai tukar mencapai Rp 10.270 per USD. Perusahaan cenderung untuk membeli material dalam jumlah besar ketika harganya lebih murah atau nilai tukar yang lebih rendah.

c)

Figure 4. Tren Berdasarkan Musim untuk Tiga Bahan Baku PT YYZ a)

Analisis Rencana Penjualan Saat ini, departemen pemasaran hanya menyiapkan forecasting jangka pendek (perencanaan satu bulan). Ketika rencana penjualan pada tahun 2013 dibandingkan dengan penjualan aktual, ada perbedaan sebanyak 739.135 lusin antara rencana dan penjualan aktual. Menggunakan data yang sama, medium-range forecast (prediksi jangka menengah) dapat dilakukan kemudian dan dibandingkan dengan rencana penjualan saat ini.

Analisis Kecenderungan Pembelian Data pembelian pada tahun 2013 berdasarkan musim dianalisis dan bahan seperti feldspar dan pasir sulit didapatkan selama musim kemarau. Jadi, PT YYZ akan membeli lebih banyak di musim hujan untuk

36

mengakomodasi kekurangan pasokan di musim berikutnya. Berbeda dengan feldspar dan pasir, tanah liat dapat tersedia dengan mudah saat musim kemarau tapi sulit pada saat musim hujan. Pada musim hujan, pembelian feldspar dan pasir sekitar dua kali banyaknya pada musim kemarau. Di sisi lain, perusahaan membeli tanah liat 16,5% lebih di musim kemarau (18,3 juta kg) dibandingkan dengan musim hujan (15,7 juta kg).

b)

Material dengan Minimum Order Analysis (Analisis Pemesanan Minimal) Beberapa pemasok menentukan order minimal yang akan dibeli oleh PT ISSN: 2302 - 4119 Vol. 2, No. 2; Mei 2014


YYZ. Mengamati beberapa contoh material dengan pemesanan minimal, jika penggunaan material ini dianalisis, maka akan terlihat bahwa material tersebut dapat digunakan untuk jangka waktu terbatas. Pada 2013, penggunaan Cordierite Powder 30 Mesh Type H hanya 22.000 kg/tahun atau 1.833 kg/bulan rata-rata. Tapi batas pemesanan minimal adalah 40.000 kg atau sebesar 21,8 bulan pemakaian. Meskipun perusahaan menargetkan cakupan 3 bulan, PT YYZ harus membeli material pada jumlah tersebut karena kebijakan order minimal dari pemasok. Hal yang sama terjadi dengan Kawat Saringan Monel 4 Mesh. Penggunaan bahan ini hanya 25 MT/tahun namun karena faktor kuantitas pesanan minimal 20 MT perlu dibeli, yakni

sama dengan penggunaan hampir satu tahun. c)

Analisis Cakupan Persediaan Menurut data inventori per 31 Desember 2012, ada banyak routine and direct raw materials (bahan baku rutin dan langsung) yang memiliki berbagai ketersediaan lebih dari 90 hari. Nilai bahan baku rutin dan langsung yang memiliki cakupan persediaan lebih dari tiga bulan adalah Rp 16.169.206.110. Jumlah ini adalah 87% dari total nilai bahan baku rutin dan langsung yaitu Rp 18.580.648.005. Hal ini terjadi karena manajemen tidak melakukan pemantauan apa pun terhadap cakupan inventori. Meskipun data tersedia dalam database, saat ini tidak ada alat bagi manajemen untuk memonitor selisih cakupan inventori.

Figure 5. Diagram Fishbone dari Analisis Data PT YYZ ISSN: 2302 - 4119 Vol. 2, No. 2; Mei 2014

37


Analisis Proses Setelah menganalisis data dan mengembangkan fishbone diagram, gambaran yang jelas tentang masalah dapat diperoleh. Akar masalahnya adalah karena kurangnya perencanaan persediaan yang

terintegrasi antar departemen terkait dan tidak adanya kontrol dari tingkat yang lebih tinggi di perusahaan. Berdasarkan pengamatan ini, hubungan alur bisnis yang baru diusulkan seperti di gambar berikut.

Figure 6. Flowchart Perencanaan PT YYZ yang Diusulkan 38

ISSN: 2302 - 4119 Vol. 2, No. 2; Mei 2014


Forecasting Sampai saat ini, departemen pemasaran hanya membuat forecast (perkiraan/prediksi) penjualan bulanan berdasarkan data historis dan kondisi pasar. Data untuk jangka menengah atau jauh tidak dipergunakan. Jadi, forecast jangka menengah (1 tahun) untuk PT YYZ tetap dibuat, kemudian dibandingkan dengan hasil terhadap penjualan aktual. Metode yang digunakan untuk forecasting adalah: 1. Moving Average (3 bulan and 5 bulan) 2. Exponential Smoothing: • Simple exponential smoothing (α = 0.3 dan α = 0.5) • Adjusted exponential smoothing (α = 0.5 dan β = 0.3) Setelah mendapatkan hasil forecasting, maka analisis akurasi menggunakan metode Mean Absolute Deviation (MAD) dan Mean Absolute Percent Deviation (MAPD) dapat dilakukan. Nilai MAD dan MAPD yang lebih rendah berarti membuktikan bahwa metode forecasting ini lebih akurat. Dari analisis ini, maka dapat diketahui bahwa setidaknya MAD adalah hasil forecasting dengan simple exponential smoothing (α = 0,3). Jadi, dapat disimpulkan bahwa

dengan metode simple exponential smoothing (α = 0,3) adalah yang paling cocok untuk forecasting di perusahaan ini. Mencermati hasil dari perbandingan antara penjualan aktual tahun 2013, rencana penjualan dari divisi pemasaran, dan forecasting menggunakan metode simple exponential smoothing (α = 0,3), jelas bahwa deviasi antara garis tren penjualan aktual dan garis tren forecast penjualan lebih sedikit dibandingkan dengan deviasi antara garis tren penjualan aktual dan garis tren rencana penjualan. Hal ini menunjukkan bahwa data forecast penjualan lebih akurat daripada rencana penjualan saat ini yang dibuat oleh divisi Pemasaran.

Cost Impact dan Payoff Analysis Tulisan ini mencoba untuk merancang Process Dashboard sebagai alat untuk manajemen perusahaan dalam memfasilitasi pemantauan persediaan bahan baku secara seluruhan, bukan hanya bahan rutin dan langsung saja. Process Dashboard secara berkala menampilkan dalam ringkasan, informasi peringatan ketika indikator-indikator tertentu mendekati tingkat masalah. Berikut di bawah ini adalah rancangan yang diusulkan:

Figure 7. Information Dashboard PT YYZ ISSN: 2302 - 4119 Vol. 2, No. 2; Mei 2014

39


Seperti yang dapat dilihat pada Process Dashboard, informasi tersebut hanya ditampilkan dalam bentuk ringkasan. Jika manajemen perlu menyelidiki lebih jauh, data dapat diperoleh dengan mengklik bar informasi masing-masing. Dashboard menggambarkan dua speedocharts (grafik yang ditampilkan dalam bentuk speedometer) yang mengungkapkan status masingmasing indikator (hijau = aman, kuning = membutuhkan perhatian, merah =

berbahaya). Sebelum mengembangkan Process Dashboard, manajemen perlu menentukan indikator mana yang perlu dipantau. Implementasi Sebagai pedoman dalam pelaksanaan solusi, maka Gantt chart atau grafik Gantt diajukan. Gantt chart adalah jenis bar chart yang menggambarkan jadwal rencana terinci dari sebuah proyek.

Figure 8. Gantt Chart Proyek PT YYZ Diperkirakan bahwa keseluruhan proyek ini membutuhkan waktu empat bulan sebelum pelaksanaan dan satu bulan lagi untuk pemantauan dan pemeliharaan. Jika proyek ini dimulai pada awal April 2014, maka implementasinya dapat berjalan mulai Agustus 2014, sehingga sudah terlihat berjalan di bulan September 2014. Karena PT YYZ telah memiliki sistem, maka server dan klien saat ini dapat dimanfaatkan dalam penerapannya. Oleh karena itu, perusahaan tidak memerlukan hardware tambahan untuk sistem baru ini. 40

Untuk perangkat lunak, biaya diperkirakan sebesar Rp 70 juta, yang meliputi gaji satu IT supervisor dengan 2 orang pengembang (developer) selama 5 bulan, ditambah Rp 5,6 juta untuk program pelatihan selama dua hari. Jumlah potensi uang yang dapat dihemat oleh perusahaan untuk semua persediaan bahan baku rutin dan bahan baku langsung di tahun 2014 akan sama dengan Rp 4.214.167.589. Sementara untuk semua bahan baku dalam persediaan pada tahun 2014, perusahaan dapat menghemat hingga Rp 6.349.180.094. ISSN: 2302 - 4119 Vol. 2, No. 2; Mei 2014


KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Untuk mendapatkan efisiensi, perusahaan membutuhkan suatu sistem informasi yang terintegrasi. Dalam sistem tersebut, departemen pemasaran mempersiapkan rencana penjualan satu tahun di muka, diikuti dengan rencana penjualan per kuartal. Divisi pemasaran kemudian mengusulkan rencana ini kepada manajemen untuk mendapatkan persetujuan. Untuk memperoleh persetujuan, divisi pemasaran melanjutkan dengan membuat detail dari rencana, mendefinisikan jumlah barang yang harus diproduksi setiap bulan dalam setahun. Hal ini akan melibatkan departemen lain seperti Produksi, Pembelian, Keuangan, dan Manajemen. Seluruh proses ini akan memerlukan sistem pengaturan baru terhadap perencanaan persediaan dan pengendalian. Sistem baru terhadap perencanaan persediaan dan pengendalian, akan membantu perusahaan untuk memantau persediaan, dan mengurangi kelebihan persediaan, sehingga persediaan pada tingkat yang diinginkan dapat memenuhi cakupan tiga bulan. Ini adalah solusi yang direkomendasikan untuk membantu PT YYZ meningkatkan efisiensi dan mempertahankan daya saingnya. Saran Beberapa hal penting dari hasil analisis dan solusi yang diusulkan: Pertama, sistem terintegrasi dengan bantuan teknologi informasi. Memanfaatkan sistem yang terintegrasi dengan bantuan teknologi informasi sehingga setiap departemen memiliki akses ke database terpadu dan menghasilkan laporan yang obyektif dan akurat. ISSN: 2302 - 4119 Vol. 2, No. 2; Mei 2014

Kedua, analisis obyektif dan akurat dari proses perencanaan Kebutuhan untuk analisis yang lebih obyektif dan akurat dari proses perencanaan. Hal ini dapat dilakukan dengan analisis flowchart dan peninjauan langkah-langkah perencanaan saat ini, yang akan mengungkapkan kelemahan-kelemahan yang selama ini dijalankan. Sebuah flowchart baru pun perlu dirancang untuk memperbaiki proses yang ada. Ketiga, forecasting penjualan jangka menengah untuk departemen pemasaran. Prediksi bulanan jangka pendek dapat digunakan untuk rencana jangka pendek. Untuk perencanaan tahunan yang lebih terintegrasi, perusahaan perlu melakukan forecasting jangka menengah. Prediksi ini harus mencakup pencapaian rencana pemasaran/penjualan dan memperhitungkan kebutuhan respon yang tepat terhadap perubahan pasar. Divisi penjualan juga perlu menguraikan target penjualan mereka. Keempat, analisis permintaan pelanggan secara obyektif. Setiap tahun penjualan selalu menurun selama liburan hari raya Idul Fitri. Analisis tren penjualan harus dilakukan. Perusahaan dapat menyesuaikan forecasting berdasarkan tren ini. Permintaan pelanggan menentukan situasi pasar dan hasil penjualan. Fakta ini dapat digunakan untuk menentukan manajemen persediaan bagi perusahaan. Kelima, penataan ulang material di gudang. Untuk mengatasi masalah bahan baku yang terbuang akibat pemeraman atau disimpan terlalu lama, terutama untuk kotak kemasan, gudang dapat dirancang untuk menggunakan tata letak FIFO (First In, First Out) dengan menata ulang-bahan berdasarkan tanggal penerimaan. Bahan yang diterima lebih awal harus diatur secara blok untuk memudahkan akses. 41


DAFTAR PUSTAKA Arnold, J. R. Tony. (1991). Introduction to Materials Management, Second edition. Prentice Hall, New Jersey. Candra, Kartika. (2010). Produsen Keramik Raksasa Lirik Asia Tenggara untuk Relokasi Pabrik. Retrieved July 30th, 2013, from http:/ /www.tempo.co/read/news/2010/05/ 07/090246386/Produsen-KeramikRaksasa-Lirik-Asia-Tenggara-untukRelokasi-Pabrik Chase, Richard B., Jacobs, F. Robert, Aquilano, Nicholas J. (2004). Operations Management for Competitive Advantage, tenth edition, The McGraw-Hill Companies, Inc, New York. Deveshwar, Aarti, dan Modi, Dhawal. (2011). Inventory Management Delivering Profits through Stock Management, University of Science and Technology, Haryana, India. Furrer, O. dan Thomas, H. (2000). The Rivalry Matrix: Understanding Rivalry and Competitive Dynamics. European Management Journal, 18(6), 619-37. Gamble, John E., Thompson, Jr., Arthur A., Peteraf, Margaret A. (2013). Essentials of Strategic Management 3rd edition. The McGraw-Hill Companies, Inc, New York. Goodson, R. E. (2002). Read A Plant Fast. Harvard Business Review, 80, no.5, 105-13.

42

Ilie, Gheorghe dan Ciocoiu, Carmen Nadia. (2010). Application of fishbone diagram to determine the risk of an event with multiple causes. Management research and practice. Vol.2 Issue 1, 1-20. Martinich, Joseph S. (1997). Production and Operation Management, an Applied Modern Approach. John Wiley dan Sons, Inc, Canada. Maryati. (2012). Keramik Impor dari China dikenai BMAD. Retrieved July 30 th , 2013, from http:// www.antaranews.com/berita/313061/ keramik-impor-dari-china-dikenaibmad Rasiel, E. M. (1998). The McKinsey Way: Using the Technique of the World’s Top Strategic Consultants to Help You and Your Busines, Second edition. McGraw-Hill, New York. Taylor, Bernard W., III. (2013). Introduction to Management Science, Eleventh edition. Pearson Education Limited, England. Watson, G. (2004). The Legacy Of Ishikawa. Quality Progress 37(4), 547. Wilson, James M. (2002). Gantt charts: A centenary appreciation. European Journal of Operational Research, 435. Zulfikarijah, Fien. (2005). Manajemen Persediaan. Muhammadiyah University, Malang.

ISSN: 2302 - 4119 Vol. 2, No. 2; Mei 2014

Manajemen Inventori Bahan Baku Rutin dan Langsung: Studi Kasus PT YYZ

Recommend Documents