Manažerský pohled na řízení nákupního procesu v České poště

…smooth business flow

Manažerský pohled na řízení nákupního procesu v České poště

con4PAS, s.r.o. Novodvorská 1010/14A, 140 00 Praha 4 tel.: +420 261 393 211, fax: +420 261 393 212 www.con4pas.cz

Obsah Historie projektu SAP SRM Očekávané cíle. Shrnutí rozsahu projektu. Časový harmonogram realizace.

Aktuální stav využívání Počty uživatelů, dokladů apod.

Vyhodnocení zkušeností s provozováním el. nákupu Jak byla naplněna očekávání (viz očekávané cíle). Jak se měnil přístup koncových uživatelů v čase. Jak hodnotí elektronickou komunikaci manažeři/schvalovatelé.

Plánované oblasti rozvoje Jakým směrem plánuje ČP dál rozvíjet elektronický nákup. con4PAS Nákupní den - Vzhůru do oblak? © 2015 con4PAS

24.9.2015

2

Představení České pošty, s.p. Poštovní operátor na plně liberalizovaném trhu. Poskytovatel základních poštovních služeb, platebního styku (poukázky, SIPO….), el.služby (QCA, dat.schránky…). Největší státní zaměstnavatel - Celkový průměrný evidenční počet zaměstnanců za rok 2014 (30 418 zaměstnanců). Provozovatel nejrozsáhlejší pobočkové sítě 3 972 (vč.spec. prov., partnerů, výdejních míst a poštoven) z toho 3 217 pošt (r. 2014). Doručovací okrsky (listovní) celkem 7 742, z toho doručovací okrsky motorizované 3 600. Poštovní schránky 21 971.

con4PAS Nákupní den - Vzhůru do oblak? © 2015 con4PAS

24.9.2015

3

1. Cíle a rozsah projektu elektronického nákupu Cílem projektu bylo zavést nákupní systém SAP SRM (7.0) pro procesy: požadování a schvalování nákupních potřeb, tvorbu objednávek, tvorbu příjemek ze strany uživatelů,

správu kontraktů, řízení vztahů s dodavateli.

Předpokládané počty uživatelů: 5000 žadatelů (tj. vč. uživatelů na pobočkách), 600 schvalovatelů,

45-50 nákupčích. con4PAS Nákupní den - Vzhůru do oblak? © 2015 con4PAS

24.9.2015

4

1. Výchozí stav – rozsah SAP systémů 1998-2001 Implementace SAP R/3 a MIS (BW) SAP R/3, rel. 4.0.

2003-2004 Projekt centralizace a upgrade SAP R/3, rel. 4.7, moduly FI, FI-AA, TR-CM, CO, MM, MM-WM, SD, PA, PD, schvalovací WF nad došlými fakturami, SAP BW rel. 3.5.

1.800 uživatelů.

2007-8 Implementace schvalovacích WF pro došlé faktury, OBJ, POBJ. 2009-2010 Implementace SAP EP (HR Portál a Intranet ČP). 2010 Upgrade SAP ERP na rel. 6.0.

2010-2011 Kontrakt management SAP MM. con4PAS Nákupní den - Vzhůru do oblak? © 2015 con4PAS

24.9.2015

5

1. Výchozí stav a jeho problémy Nákupní proces byl realizován plně v SAP ERP, problémy:

SAP ERP ONAK, Odb. útvary

Chybějící kontrola rozpočtu ve fázi schvalování požadavku. Neexistence dodavatelských katalogů, vysoká náročnost na údržbu KZM. Vysoký počet materiálových POBJ, pracnost schvalování. Nedostatečné nástroje pro komoditní analýzy.

Žadatel

POBJ Schvalovací WF

ONAK, PPLZ

Objednávka

Kontrakt

Schvalovací WF

Příjemka

Likvidace faktur Schvalovací WF


24.9.2015

6

1. Cílový stav, očekávané přínosy SAP ERP

SAP SRM

POBJ

Nákupní košík

Žadatel

Schvalovací WF SNK

Kontrakt

Objednávka Objednávka

Kontrakt

Nalezení zdroje

PPLZ, Odeslání objednávky

Dodavatel

Objednávka Schvalovací WF Žadatel

Příjemka

Příjemka

Likvidace faktur Schvalovací WF


24.9.2015

7

1. Očekávané přínosy Automatizovaná kontrola rozpočtu (finančních limitů) ve fázi tvorby a schvalování nákupního požadavku

Snížení provozních nákladů v nákupním procesu jako důsledek: automatizace nákupních procesů pro předschválené zdroje odběru tj. katalogy, kontrakty nebo seznamy schválených dodavatelů.

zavedení elektronické komunikace objednávek s dodavateli.

Flexibilní schvalovací workflow (požadavky, objednávky, kontrakty) s vazbou na organizační strukturu a podpisový řád. Kvalitní nákupní reporting.


24.9.2015

8

1. Harmonogram vč. rozvojových projektů Implementační projekt: Cílový koncept 10-12/2011 Zahájení produktivního provozu 16.7.2012

Implementace elektronického podpisu pro XML a e-mailovou komunikaci (PDF s digitálním podpisem). 8/2013 – 11/2013.

Rozvojový projekt s cílem optimalizovat vybrané funkčnosti, především v oblasti správy kontraktů, zavedení Profi NK, sjednocení prostředí (schvalovací WF nad FA v SRM), nákup na poštu (omezení licencí), možnost hromadných změn v objednávkách, zákaznický reporting aj. 11/2013 – 4/2014.


24.9.2015

9

2. Aktuální stav využívání systému Počty uživatelů: 893 žadatelů a schvalovatelů, 57 nákupčích, 338 příjemců materiálu, 6 správců nakupovaných komodit, 3 správa kmenových dat,

1 MDM, hodnocení dodavatelů.


24.9.2015

10

2. Aktuální stav využívání systému Počty dokladů v SRM: Počet položek nákupních katalogů: 55 tis. aktivních KZM (80% s obrázkem) Počet nákupních košíků ročně: cca 90 tis.ks Průměrná doba schvalování NK: 2,75 dne Počet externích nákupních objednávek celkem ročně cca 66 tis. ks, z toho: 23 tis. objednávek v XML (35%) 14 tis. objednávek PDF (21%). Počet interních objednávek (dodávky z interního skladu): cca 34 tis. ks. Počet smluv (kontraktů): cca 6 800 kontraktů, z toho aktivních 1 700 (cca 13 000 položek), 36 Rámcových smluv s 2 a více dodavateli con4PAS Nákupní den - Vzhůru do oblak? © 2015 con4PAS

24.9.2015

11

3. Vyhodnocení – dosažení plánovaných přínosů Automatizovaná kontrola rozpočtu: Snížení provozních nákladů: Flexibilní schvalovací workflow:

Kvalitní nákupní reporting:


24.9.2015

12

3. Vyhodnocení zkušeností – pohled žadatele Přínosy: Katalogové vystavování nákupních košů + obrazové a textové informace o materiálu. Možnost vystavovat NK k více kontraktům. NK koše lze přepracovat po položkách – není nutné znovuzaložení nového NK v případě zamítnutí NK. Hlídání rozpočtu již v NK – informace o dostupném rozpočtu, možnost automatického schválení do dosažení limitu.

Nedostatky: Delší odezvy systému jako důsledek aktivní, on-line kontroly rozpočtu. Nedostatečná funkčnost standardního vyhledávání (katalogy, dodavatelé). Zdroj odběru nelze vyhledat podle orig. čísla smlouvy. con4PAS Nákupní den - Vzhůru do oblak? © 2015 con4PAS

24.9.2015

13

3. Přínosy z pohledu žadatele – nákupní katalogy


24.9.2015

14

3. Přínosy z pohledu žadatele – obsah katalogů


24.9.2015

15

3. Přínosy pro žadatele – online kontrola rozpočtu


24.9.2015

16

3. Vyhodnocení zkušeností – pohled manažera Přínosy: Vysoká transparentnost. Plná auditovatelnost procesu založení a změny kontraktu. Plný kontrakt management – skeny, čerpání, hierarchie RS-PS, historie. Hlídání rozpočtu před založením závazku ČP. Sjednocení prostředí pro schvalování NK, OBJ, Kontraktů, FA. XML a PDF objednávky mají prokazatelný čas doručení. Snížení chybovosti při el. komunikaci XML. Eliminace tisku Objednávek = úspora nákladů. Reporting a Hodnocení dodavatelů.


24.9.2015

17

3. Vyhodnocení zkušeností – pohled manažera Nedostatky: Schvalovací WF nedokáže (objektivně) v plném rozsahu reagovat na časté změny organizační struktury. U RS s více dodavateli lze zavést do kontraktu pouze 1 dodavatele. Není automatické snížení hodnoty čerpání kontraktu při nedočerpání Objednávky ve vazbě na konečný příjem – nutnost ruční změny dokladů.


24.9.2015

18

3. Přínosy – implementace el. podpisu


24.9.2015

19

4. Další plány rozvoje Převod zásobování centrálních skladů z prostředí SAP ERP do SAP SRM. Realizace elektronického potvrzování objednávek ze strany dodavatele vč. elektronického podpisu. Vyhledávání komodit nad všemi katalogy. Rozšíření vazeb na FI – faktury. Oprávnění k přístupu ke skenům smluv podle organizační struktury (Divize, Odbory,..), zavedení „vlastníka smlouvy“. Zákaznické úpravy, reporting.


24.9.2015

20

Prostor pro dotazy


24.9.2015

21

Děkujeme

Jaroslav Podestát Vedoucí odboru správa nakupované komodity [email protected] Michal Rosenbaum Projektový manažer [email protected]


24.9.2015

22

Další program: Dopolední přestávka [ 30 min. ]

Strategický nákup aneb jak nejlépe vybrat dodavatele Vybíráme dodavatele v SAP SRM - od metodiky k exekutivě [ 45 min. ]

con4PAS Nákupní den - Vzhůru do oblak? Zámek Štiřín, 24. září 2015

Elektronická podpora nákupu - Systémová podpora elektronických výběrových řízení © 2015 con4PAS

24.4.2014

23

Manažerský pohled na řízení nákupního procesu v České poště

Recommend Documents