Makói Kistérség Többcélú Társulása Társulási Tanács
Makói Kistérség Többcélú Társulása 2016. évi Belső Ellenőrzési Terve
A Makói Kistérségi Többcélú Társulása 2016. évi belső ellenőrzési terve
A belső ellenőrzés tervezésének bemutatása A belső kontrollrendszer létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezetője felelős - az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók figyelembe vételével - és egyben köteles olyan szabályzatokat kiadni, folyamatokat kialakítani és működtetni, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. Az Áht. 70. § (2) bekezdése alapján a belső ellenőrzés a belső kontrollrendszeren belül működő bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenysége keretében a jogszabályoknak és belső szabályzatoknak való megfelelést, a tervezést, gazdálkodást és a közfeladatok ellátását vizsgálva megállapításokat és javaslatokat fogalmaz meg a költségvetési szerv vezetője részére. A belső ellenőrzés az ellenőrzött szervezet céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenőrzött szervezetirányítási, belső kontroll és ellenőrzési eljárásainak hatékonyságát, a jogszabályoknak és belső szabályzatoknak való megfelelést, valamint a költségvetési bevételek és kiadások tervezését, felhasználását és elszámolását, továbbá az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodás folyamatát. A belső ellenőrzés szakmai gyakorlatának nemzetközi normái szerint a belső ellenőrzési tevékenységnek értékelnie kell a vizsgált szervezet irányítását, működését és információs rendszerét fenyegető kockázatokat, a pénzügyi és működési adatok megbízhatóságát és zártságát, a működési folyamatok hatékonyságát és eredményességét, a vagyonvédelem, a törvények, szabályzatok, irányelvek, eljárások és szerződések betartása területén. A helyi önkormányzatok képviselő-testületei megállapodtak abban, hogy a belső ellenőrzési feladatot, a feladat hatékonyabb, célszerűbb ellátása érdekében jogi személyiséggel rendelkező társulás keretei között láttatják el (Makói Kistérség Többcélú Társulása - Tárulási Megállapodás). A belső ellenőrzési feladat ellátása a társult önkormányzatokat érintően folytonos és következetes. A folytonosságot a társulás szintjén elkészített éves belső ellenőrzési terv biztosítja. A belső ellenőrzési szervezetnek a kistérségi társulás költségvetési és egyéb szerveinek rendszerére kiterjedő – helyi önkormányzat, a felügyelt költségvetési szervek, polgármesteri hivatalok, közös önkormányzati hivatalok – összevont éves tervjavaslatot kell összeállítani. A belső ellenőrzés a 2016. évi munkatervét, kockázatelemzés alapján készítette el, figyelembe véve a 370/2011. (XII. 31) Kormányrendeletben foglaltakat, továbbá a Belső Ellenőri Kézikönyv előírásait, és a belső ellenőrzés szakmai gyakorlatának nemzetközi normáit, amely szerint felmérésre kerülnek (kockázatelemzés) a költségvetési és egyéb szervek tevékenységét érintő, gazdálkodási folyamatában rejlő kockázatok.
1
A kockázatelemzés felmérésével, a felső vezetés javaslatával, a feltárt kockázati tényezők beazonosításával és minősítésével, valamint az ellenőrzési tapasztalatok figyelembe vételével lett meghatározva az ellenőrizendő folyamat és az ellenőrzés célja, majd ezek alapján került sor az éves tervjavaslat elkészítésére. A vizsgálatok tervezésénél a kockázatos folyamatok meghatározásával, minősítésével, valamint a folyamatos ellenőrzés biztosításával lehetőség adódik a szabályszerűségi és pénzügyi ellenőrzések számának csökkentése mellett a rendszer ellenőrzések számának a növelésére, így biztosítva az adott folyamat átfogó ellenőrzésének a végrehajtását. A belső ellenőrzési szervezet az éves terv összeállításánál figyelembe vette: − az önkormányzatokat érintő gazdálkodási tevékenységet, a polgármesteri hivatalok, közös önkormányzati hivatalok gazdálkodását, továbbá az önkormányzatok felügyelete alá tartozó költségvetési szerveknél ellátandó tevékenységeket, − a helyi önkormányzatok többségi irányítással működő gazdasági társaságokat, − a helyi nemzetiségi önkormányzatok működését, könyvvezetési kötelezettségét, − a céljelleggel juttatott támogatások felhasználását a kedvezményezett szervezeteknél, − a közbeszerzésről szóló törvény előírásait, a helyi Közbeszerzési Szabályzat a közbeszerzések és a közbeszerzési eljárásokat, − a felső vezetés javaslatait – a helyi önkormányzatok polgármesterei, jegyzői, intézményvezetői –, amelyek tükröződnek a kockázatelemzésekben, − korábbi évek belső ellenőrzésének tapasztalatait, − a külső ellenőrzést végzők ellenőrzési jelentéseit, tapasztalatait, külső ellenőrök észrevételeit, javaslatait, annak érdekében, hogy az ellenőrzés optimálisan lefedje a szervezet működését. Az éves ellenőrzési tervben szerepeltetve van a kockázatelemzés alapján elkészített, a települések részéről megküldött és kockázatosnak nyilvánított folyamatok, mint pl. a bankszámlaforgalom lebonyolításának rendje, negyedéves mérlegjelentés, féléves, éves költségvetési beszámoló vizsgálata; a főkönyvi könyvelés naprakész vezetése, analitikus nyilvántartás kialakítása, egyeztetések dokumentálásának ellenőrzése; pénzkezelésre vonatkozó előírások, bizonylatok, dokumentumok vizsgálata; a leltározási szabályzat alapján kiadott leltározási utasítás és leltározási ütemtervben foglaltak végrehajtásának, valamint a folyamatot megelőző selejtezés ellenőrzése; stb. Az ellenőri napok vetítése - a rendes szakértői napok tekintetében, és a soron kívüli ellenőrzés napjainak meghatározásakor - lakosságszám arányában történt, azonban a nagyobb településeknél megállapított ellenőri napok számát csökkenteni kellett a kistelepüléseknél tervezett ellenőrzések szakértői napjainak biztosítása érdekében. A tervjavaslatban szerepeltetett tartalékidő egyrészt biztosítja a kevés ellenőri napokkal rendelkező településeknél végrehajtandó ellenőrzési feladat időszükségletét, vagy a tervezett ellenőrzéskor felmerülő, hiányosságok miatt az ellenőrzés kiterjesztését, másrészt a soron kívüli ellenőrzést, illetve utóellenőrzés formájában történő nyomon követés időszükségletének érvényesülését szolgálja. Az ellenőrzési tervjavaslat szakértői napjainak megállapítása a 2015. évi tényleges ellenőri létszám és a szakmai gyakorlat figyelembe vételével készült.
2
Az éves belső ellenőrzési terv, rendelkezésre álló napjainak meghatározása, egy fő belső ellenőrre, és egy fő belső ellenőrzési vezetőre vetítetten (ellenőri kapacitás) készült el.
I. Munkaidő mérleg I/1 Az éves munkaterv időmérlege: 1. Naptári napok száma (elméleti kapacitás)
730
2. Munkaidő alapot csökkentő tényezők a) munkaszüneti napok b) fizetett ünnepek c) szabadság
295 208 18 69
Elméleti munkaidő alap /1.-2./ a) betegség b) munkaértekezletek (vezetői+operatív prog. megbesz) c) szakmai képzés (önképzés, belső képzés, orsz. képzés) d) egyéb munkaidőt csökkentő tényezők (jelentések, beszámolók elkészítése, adminisztratív feladatok ellátása, stb)
435 14 20 14
Munkaidő alapot csökkentő tényezők összesen /2+a+b+c+d/
523
3. Rendelkezésre álló munkaidő alap
207
4. Tartalékidő
41
5. Tervezhető munkaidő alap
180
166
II. Az ellenőrzési tervet megalapozó elemzés címe, időpontja: Kockázatelemzés 2015. év Tervezett ellenőrzések bemutatása Az ellenőrizendő folyamat megnevezése, szervezeti egységek, az ellenőrzés célja, tárgya, időszaka, azonosított kockázati tényezők, az ellenőrzés típusa, az ellenőrzés ütemezése, az egyeztetett jelentés leadási határideje, erőforrás szükséglete szerint:
3
II/1. Ellenőrizendő folyamatok: Bankszámla forgalom lebonyolításának rendje Település: Ambrózfalva, Csanádalberti, Nagyér, Pitvaros Költségvetési és önkormányzati szerv: 1. Ambrózfalva Község Önkormányzata 2. Csanádalberti Község Önkormányzata 3. Nagyér Községi Önkormányzat 4. Pitvaros Községi Önkormányzat Az ellenőrzés célja: bankszámlaforgalom teljes körű szabályozásának, végrehajtásának, pénzügyi bizonylatainak, számviteli nyilvántartásának az ellenőrzése. Tárgya: a banki forgalomra lebonyolítása, a tevékenységre vonatkozó szabályozások kialakítása, belső utasítások betartása, és a gazdálkodási jogkör gyakorlása a kötelezettségvállalásra előírt szabályok alapján. Azonosított kockázati tényezők: a banki átutalások egyezősége, egyeztetése, az átutalások kezelése, pénzforgalmi rendje és védelmének szabályozottsága, a bevételi-kiadási bizonylatok szabályszerűsége (alaki-tartalmi megfelelősége), nyilvántartásának vezetése, a kifizetések szabályszerűsége, nyilvántartásának vezetése, a banki átutalások kezelésére, védelmére, nyilvántartására és bizonylatolására vonatkozó előírások betartása, a bizonylatok feldolgozásának szabályozása, a belső kontrollrendszer biztosítása
Sor Ellenőrzés szám típusa 1. Rendszer ellenőrzés
Időszak Az ellenőrzés ütemezése 2016. 2015. év I. n. év év
2.
Rendszer ellenőrzés
2016. év
2015. év I. n. év
3.
Rendszer ellenőrzés
2016. év
2015. év I. n. év
4.
Rendszer ellenőrzés
2016. év
2015. év III. n. év
Az egyeztetett jelentés leadási határideje 2016. évben kiadott ellenőrzési programban megjelölt időpontban 2016. évben kiadott ellenőrzési programban megjelölt időpontban 2016. évben kiadott ellenőrzési programban megjelölt időpontban 2016. évben kiadott ellenőrzési programban megjelölt időpontban
Erőforrás szükséglete 2 fő 8 szakértői nap 2 fő 8 szakértői nap 2 fő 8 szakértői nap 2 fő 9 szakértői nap
II/2. Ellenőrizendő folyamatok: Negyedéves mérlegjelentés, a hozzá kapcsolódó nyilvántartások elkészítésének, egyeztetésének az ellenőrzése Település: Kiszombor
4
Költségvetési és önkormányzati szerv: 1. Kiszombor Nagyközség Önkormányzata Az ellenőrzés célja: a jogszabályi, valamint a belső szabályzatokban foglaltak betartása, a mérleg, mérlegjelentés adatainak megalapozottsága, a főkönyvi könyveléssel és az analitikus nyilvántartásokkal történő teljes körű alátámasztottsága, az egyeztetés tényének dokumentálása. Tárgya: a mérlegjelentésre vonatkozó jogszabályban és belső szabályzatban foglaltak betartásának, a mérleg, mérlegjelentés megfelelő tartalommal és határidőre történő elkészítésének az ellenőrzése. Azonosított kockázati tényezők: a negyedéves, féléves, mérlegjelentések, éves költségvetési beszámoló készítésére vonatkozó belső szabályozás kialakítása, az éves beszámoló zárási feladataira vonatkozó előírások betartása, a mérlegjelentés, beszámoló alátámasztottsága, főkönyvi könyvelési, analitikus nyilvántartási adatok megbízhatósága, egyezősége, az egyeztetés tényének dokumentálása, a mérlegjelentések, beszámoló határidőre történő elkészítése, a jogszabályi előírásoknak megfelelő tartalommal történő adatszolgáltatás, a belső kontrollrendszer biztosítása
Sor Ellenőrzés szám típusa 1. Rendszer ellenőrzés
Időszak Az ellenőrzés ütemezése 2016. 2016. év III. n. év év
Az egyeztetett jelentés leadási határideje 2016. évben kiadott ellenőrzési programban megjelölt időpontban
Erőforrás szükséglete 2 fő 12 szakértői nap
II/3. Ellenőrizendő folyamatok: Főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartásokkal kapcsolatos egyezőség Település: Csanádpalota, Királyhegyes, Magyarcsanád, Nagylak, Makó Költségvetési és önkormányzati szerv: 1. Csanádpalota Városi Önkormányzat 2. Királyhegyes Község Önkormányzata, 3. Magyarcsanád Községi Önkormányzat, 4. Nagylak Község Önkormányzata, Az ellenőrzés célja: a főkönyvi könyvelés és a hozzá kapcsolódó analitikus nyilvántartások naprakész vezetésének, az analitikus nyilvántartások teljes körűségének és kapcsolatrendszerének a kialakítása, az egyeztetés dokumentálásának az ellenőrzése. Tárgya: a főkönyvi könyvelés naprakész vezetése, a megfelelő analitikus nyilvántartás kialakítása, kapcsolatrendszere, egyeztetések dokumentálása. Azonosított kockázati tényezők: a főkönyvi könyvelés teljes körűsége, számvitelre vonatkozó jogszabályok, számlarendbe foglalt előírások betartása, az analitikus nyilvántartások szerkezeti kialakítása, a főkönyvi könyvelés megfelelő alátámasztása, egyeztetési, egyezőségi követelmények betartása, megfelelősége, a belső kontrollrendszer biztosítása. 5
Sor Ellenőrzés szám típusa 1. Rendszer ellenőrzés
Időszak Az ellenőrzés ütemezése 2016. 2016. év II. n. év év
2.
Rendszer ellenőrzés
2016. év
2015. II. n. év
3.
Rendszer ellenőrzés
2016. év
2015. I. n. év
4.
Rendszer ellenőrzés
2016. év
2015. I. n. év
Az egyeztetett jelentés leadási határideje 2016. évben kiadott ellenőrzési programban megjelölt időpontban 2016. évben kiadott ellenőrzési programban megjelölt időpontban 2016. évben kiadott ellenőrzési programban megjelölt időpontban 2016. évben kiadott ellenőrzési programban megjelölt időpontban
Erőforrás szükséglete 2 fő 12 szakértői nap 2 fő 9 szakértői nap 2 fő 9 szakértői nap 2 fő 9 szakértői nap
II/4. Ellenőrizendő folyamatok: Készpénzkezelés rendjének ellenőrzése Település: Apátfalva, Ferencszállás, Földeák, Klárafalva, Óföldeák, Makó Költségvetési és egyéb szervek: 1. Apátfalva Község Önkormányzata 2. Ferencszállás Községi Önkormányzat 3. Földeák Községi Önkormányzat, 4. Klárafalva Községi Önkormányzat, 5. Óföldeák Községi Önkormányzat, 6. Makói Városgazdálkodási Nonprofit Kft – Távhőszolgáltatás 7. Makó Város Önkormányzata - Segélyek kifizetése Az ellenőrzés célja: a pénzkezelésre vonatkozó folyamatok szabályozása, a szabályozások betartásának, a befizetéseket, kifizetéseket alátámasztó bizonylatok, dokumentumok vizsgálata Tárgya: a pénztár működésének szabályozottsága, a pénzkezelési szabályzat előírásainak betartása, a számviteli szabályok érvényesülése, a pénztárbizonylatok felszereltsége. Azonosított kockázati tényezők: a pénzkezelési szabályok kialakítása, a Pénztár kezelése, pénzforgalmi rendje és védelmének szabályozottsága, munkaköri leírások teljes körűsége, felelősségi nyilatkozatok megléte, helyettesítés rendje, pénztár ellenőrzése, pénz szállítása, bizonylati rend betartása, operatív gazdálkodással kapcsolatos jogkörök betartása, a befizetések nyilvántartásának naprakész vezetése, a kifizetések szabályszerűsége, megalapozottsága, a pénz kezelése, védelme, a készpénzállomány egyezősége, a belső kontrollrendszer biztosítása
Pénztári kifizetések segélyeket érintően
6
Azonosított kockázati tényezők: kérelmek elbírálása, határozathozatal, a határozat összhangja a helyi rendelettel, a határozatok időbeni továbbítása a megfelelő irodához, a pénztár kezelése, pénzforgalmi rendje és védelmének szabályozottsága, munkaköri leírások teljes körűsége, felelősségi nyilatkozat, helyettesítés rendje, pénztárellenőr feladata, operatív gazdálkodással kapcsolatos jogkörök betartása, a kifizetés előkészítése, pénzkészlet időbeni biztosítása, a kifizetési pénztárbizonylatok előkészítése (utalvány, határozat, pénzszállítás)kifizetések szabályszerűsége, a fel nem vett segélyek kezelése, a pénztárban lévő készpénzállomány maximális mértékének meghatározása, indokoltsága, a belső kontrollrendszer biztosítása
Sor Ellenőrzés szám típusa 1. Rendszer ellenőrzés
Időszak Az ellenőrzés ütemezése 2016. 2016. év I. n. év év
2.
Rendszer ellenőrzés
2016. év
2015. év I. n. év
3.
Rendszer ellenőrzés
2016. év
2015. év III. n. év
4.
Rendszer ellenőrzés
2016. év
2016. év III. n. év
5.
Rendszer ellenőrzés
2016. év
2016. év III. n. év
6.
Rendszer ellenőrzés
2016. év
2016. év IV. n. év
7.
Rendszer ellenőrzés
2016. év
2016. év III. n. év
Az egyeztetett jelentés leadási határideje 2016. évben kiadott ellenőrzési programban megjelölt időpontban 2016. évben kiadott ellenőrzési programban megjelölt időpontban 2016. évben kiadott ellenőrzési programban megjelölt időpontban 2016. évben kiadott ellenőrzési programban megjelölt időpontban 2016. évben kiadott ellenőrzési programban megjelölt időpontban 2016. évben kiadott ellenőrzési programban megjelölt időpontban 2016. évben kiadott ellenőrzési programban megjelölt időpontban
Erőforrás szükséglete 2 fő 11 szakértői nap 2 fő 9 szakértői nap 2 fő 11 szakértői nap 2 fő 8 szakértői nap 2 fő 8 szakértői nap 2 fő 11 szakértői nap 2 fő 14 szakértői nap
II/5. Ellenőrizendő folyamatok: Leltározási és selejtezési tevékenység Település: Kövegy Költségvetési és egyéb szervek: 1. Kövegy Község Önkormányzata, Az ellenőrzés célja: a Leltározási Szabályzatban foglaltak betartása, a leltározás szabályszerű végrehajtásának az ellenőrzése. Tárgya: a szabályzatban előírtak végrehajtása, a leltározás megfelelő dokumentálása, a leltár kiértékelése, leltár hiány és többlet megállapítása, selejtezés szabályos végrehajtása.
7
Azonosított kockázati tényezők: a leltározás rendjének megfelelő szabályozása, a leltárak megfelelő módon történő előkészítése, teljes körűsége, leltározási utasítás, ütemterv kiadása, leltárfelelősök meghatározása, leltár fordulónapjának meghatározása, leltárfelvételének módja, az eltérések okainak megállapítása, a leltáreltérések megállapítása, rendezése, felelősség megállapítása, selejtezés rendjének szabályozása, a felesleges vagyontárgyak folyamatos feltárásának rendje, a selejtezés lebonyolítása, a selejtezés dokumentálása, belső kontrollrendszer biztosítása. Sor Ellenőrzés szám típusa 1. Rendszer ellenőrzés
Időszak Az ellenőrzés ütemezése 2015. 2016. év I. n. év év
Az egyeztetett jelentés leadási határideje 2016. évben kiadott ellenőrzési programban megjelölt időpontban
Erőforrás szükséglete 2 fő 9 szakértői nap
III. A tervezett vizsgálatok csoportosítása Az ellenőrzések megoszlása az ellenőrzések típusa szerint:
Tervezett ellenőrzések Ellenőri nap Ellenőrzések db 1. 2. 3. 4.
Szabályszerűségi ellenőrzés Pénzügyi ellenőrzés Rendszer ellenőrzés Soron kívüli ellenőrzés
17 -
166 41
IV. Képzési terv, az ellenőrzés tárgyi, személyi feltételeinek biztosítása KÉPZÉSI TERV
Egyeztetett képzési terv, egyéni fejlődést támogató tevékenységek
Esedékesség
1 fő belső ellenőrzési vezető - belső és országos képzések
2015. év
1 fő belső ellenőr – belső és országos képzések
2015. év
8
A kistérségi társulás tagjainak képviselője kezdeményezheti a társulási tanács munkaszervezeti feladatait ellátó Makói Polgármesteri Hivatal vezetőjén keresztül, célvizsgálat elrendelésének kérését. A belső ellenőrzési vezető elrendelheti a folyamatban lévő ellenőrzés megszakítását a célvizsgálat lefolytatása miatt. Az ütemterv változtatása a belső ellenőrzési vezetőnek, vagy a társulási tanács munkaszervezeti feladatait ellátó Makói Polgármesteri Hivatal vezetőjének a kezdeményezésével bármikor történhet. Az éves ellenőrzési tervezetet a belső ellenőrzési vezető, a települések által beküldött adatok feldolgozása után előkészíti előterjesztésre a Tanács elé. Az elfogadott éves ellenőrzési terv és mellékletei megküldésre kerülnek a társult önkormányzatok részére, majd ezt követően a hivatal vezetője köteles a Bkr. -ben leírtak szerint eljárni. Az ellenőrzési szervezet tárgyi feltételei A belső ellenőrzés elhelyezése a Makói Polgármesteri Hivatal emeleti szintjén, külön iroda helyiségben van, ahol az elmélyültebb munkavégzés feltételei biztosítottak. Az ellenőrök számára biztosított a „személyi” számítógép használata. Az informatikai eszközellátottság révén a központi jogtár, az önkormányzati rendelettárak, a belső szabályzatok tára elérhetők az ellenőrök számára. E-mail-en keresztül pedig az elektronikus kapcsolattartás biztosított a települési önkormányzatokkal.
Szükséges ellenőri létszám Az önkormányzati feladatok összetettsége, terjedelme valamint az ellenőrzéssel történő folyamatos lefedettség miatt, esetleges létszámbővítés esetén szükséges mérlegelni további belső ellenőrök alkalmazását.
Makó, 2015.
…………………………………… Farkas Éva Erzsébet Polgármesterek Tanácsa elnöke
9
………………………………………... dr. Bálint-Hankóczy Beatrix Munkaszervezeti feladatot ellátó költségvetési szerv vezetője
