MAKALAH INFORMASI, MANAJEMEN PUBLIK DAN KEBIJAKAN PUBLIK KELOMPOK 5
Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen Sektor Publik Kelas E yang diampu oleh : Bapak Nurjati Widodo, S.AP., M.AP.
Disusun oleh : Alfarisi Difa Utama
: 145030107111004
Devira Tiafani Abadi
: 145030100111044
Riska Andistyani
: 145030100111031
Ummi Fitriya
: 145030100111014
Suryo Dewo Rahmadianto
: 145030107111007
JURUSAN ILMU ADMINISTRASI PUBLIK FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2016
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Organisasi sector publik saat ini di tuntut lebih mampu meningkatkan
kapasitas kinerjanya terutama dalam memberikan pelayanan publik. Masyarakat sebagai warganegara sudah sewajarnya mendapatkan hak dasarnya seperti hidup sejahtera, mendapatkan pendidikan, dan kesehatan. Untuk memenuhi hak dasar masyarakat pemerintah memberikan pelayanan yang mampu mengentaskan beberapa masalah dari hak dasar tersebut, namun kenyataannya pelayanan yang diberikan pemerintah tidak seperti yang diharapkan, penerapan birokrasi yang buruk, kinerja aparatur yang rendah mengakibatkan ketidakberhasilan beberapa program-program pembangunan pemerintah dan pembentukan sistem manajemen administrasi yang tidak efisien, berkualitas rendah, banyak praktek penyelewengan. upaya peningkatan kinerja aparatur dengan memperbaiki sistem administrasi yang sebelumnya berbasis manual atau paper based menjadi berbasis komputer yang lebih paperless. Sistem manajemen yang berbasis komputer memiliki sistem yang biasanya disebut sistem informasi, hal ini sejalan dengan arus globalisasi yang semakin cepat dan terjadi di seluruh dunia dan itu menjadikan sistem informasi menjadi semakin penting. Sistem informasi saat ini menjadi salah satu unsur sumberdaya manajemen terutama dalam manajemen publik, dan melalui sistem informasi dengan sangat mudah data akan diolah menjadi bentuk yang lebih mudah sehingga hal itu dapat dengan mudah diproses dan dipahami oleh khalayak banyak (Jogiyanto, 2006). Jika sistem seperti itu mampu dikembangkan dan dijalankan dengan baik tidak menutup kemungkinan kinerja unit satu dengan lainnya akan berjalan dengan baik, dan akan terbentuk sebuah manajemen ideal dalam organisasi publik. Namun sistem informasi tidak dapat berjalan sendiri tanpa ada manusia, meskipun sistem informasi sebagai penggerak yang penting dalam organisasi publik, namun aspek individu dalam organisasi juga harus diperhatikan, dimana individu itu mampu berkolaborasi dengan sesame individu lain atau dengan sistem informasi itu sendiri.
Dengan adanya sistem informasi, manajer public akan sangat mudah untuk menjalankan fungsinya memanajemen organisasi, seperti membuat perencanaan, memproses data, menganalisis, mengawasi, dan membuat keputusan publik. komponen sistem informasi yang dibutuhkan di organisasi public mungkin hampir sama dengan sistem informasi organisasi swasta. Selanjutnya dalam paper ini akan dijelaskan beberapa rumusan masalah dan tujuannya.
1.2
Rumusan Masalah
1. Apa yang dilakukan manajer Publik? 2. Bagaimanakah pengertian Kebijakan Publik? 3. Bagaimanakah model kebijakan publik? 4. Bagaimanakah teknologi informasi mengubah proses manajemen? 5. Bagaimanakah Sistem informasi mempengaruhi pengambilan keputusan dan kebijakan publik?
1.3
Tujuan Pembahasan
1. Untuk mengetahui apa yang dilakukan manajer Publik 2. Untuk mengetahui pengertian Kebijakan Publik 3. Untuk mengetahui model kebijakan public 4. Untuk mengetahui teknologi informasi mengubah proses manajemen 5. Untuk mengetahui pengaruh Sistem informasi dalam pengambilan keputusan dan kebijakan public
BAB II KAJIAN PUSTAKA
2.1
Sistem Informasi Sistem merupakan elemen-elemen yang saling terkait satu sama lain dan
berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam sistem ini mengilustrasikan beberapa kejadian serta kesatuan yang nyata, yakni objek nyata, seperti tempat, benda, dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi (Jogiyanto, 2005). Sedangkan secara etimologi, Kata informasi ini berasal dari kata bahasa Perancis kuno informacion (tahun 1387) mengambil istilah dari bahasa Latin yaitu informationem yang berarti “konsep, ide atau garis besar,”. Informasi ini merupakan kata benda dari informare yang berarti aktivitas Aktifitas dalam “pengetahuan yang dikomunikasikan”, Definisi Informasi, dalam KBBI Informasi berarti : 1. penerangan; 2. pemberitahuan; kabar atau berita tentang sesuatu; 3. Ling keseluruhan makna yg menunjang amanat yg terlihat dalam bagian-bagian amanat itu. Hasil pemrosesan suatu data yang didapatkan dari setiap elemen sistem dan diubah menjadi bentuk mudah dipahami serta merupakan suatu pengetahuan yang relevan dan dibutuhkan untuk menambah pengetahuan pemahaman terhadap beberapa fakta yang ada. (Sutejo, 2006), sedangkan Kadir (2003) mengemukakan Informasi merupakan data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunkan data tersebut. Dapat disimpulkan bahwa Informasi adalah sekumpulan fakta-fakta yang telah diolah menjadi bentuk data, sehingga dapat menjadi lebih berguna dan dapat digunakan oleh siapa saja yang membutuhkan data-data tersebut sebagai pengetahuan ataupun dapat digunakan dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi merupakan sistem buatan manusia yang terdiri sekumpulan komponen yang berbasis computer dan manual dibuat dengan tujuan untuk menghimpun, menyimpan, dan mengolah data serta menyediakan informasi
keluaran kepada pemakai (Kadir, 2003), sistem infomasi saling berkaitan dan berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan yang berbasis computer dan manual untuk menginstegrasikan data, dan terdapat kegiatan memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi tersebut (Sutejo, 2006). 2.1.1
Jenis Sistem Informasi Terdapat tujuan yang berbeda-beda, dan hal itu tergantung kebutuhan
organisasi masing-masing. Untuk itu sistem informasi memiliki memiliki beberapa jenis, sistem informasi berikut adalah sistem yang menggunakan teknologi informasi, 1. Transaction Processing System (TPS) TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi, dikembangkan dengan kegunaan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin sepert daftar gaji dan inventarisasi. TPS ini cocok dan berfungsi di tingkat level organisasi yang organisasi dapat berintaraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan TPS dapat digunakan dan dilihat oleh manager. 2. Office Automation Systems (OAS) dan Knowledge Work Systems (KWS) OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang diluar organisasi. Aspek-aspek OAS seperti word processing, spreadsheets, electronic scheduling, dan komunikasi melalui voice mail, email dan video conferencing. KWS mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur dan doktor dengan membantu menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat. 3. Sistem Informasi Manajemen (SIM) SIM tidak menggantikan TPS, tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).
4. Decision Support Systems (DSS) DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan. 5. Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI) AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui problem sampai kesimpulan logiknya. Sistem ahli menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli (juga disebut knowledge-based systems) secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuan seorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi. Berbeda dengan DSS, DSS meningalkan keputusan terakhir bagi pembuat keputusan sedangkan sistem ahli menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah khusus. Komponen dasar sistem ahli adalah knowledge-base yaikni suatu mesin interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem melalui pengolahan pertanyaan lewat bahasa terstruktur dan anatarmuka pengguna. 6. Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work Systems (CSCW) Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi- terstruktur dan tak terstruktur, maka group Decision support systems membuat suatu solusi. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersamasama menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan skenario. Kadang-kadang GDSS disebut dengan CSCW yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut dengan “groupware” untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan. 7. Executive Support Systems (ESS) ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan
menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa diakses seperti kantor. 2.2
Teknologi Informasi Teknologi Informasi (TI) dilihat dari kata penyusunnya adalah teknologi
dan informasi. Kata teknologi bermakna pengembangan dan penerapan berbagai peralatan atau sistem untuk menyelesaikan persoalan-persoalan yang dihadapi oleh manusia dalam kehidupan sehari-hari, kata teknologi berdekatan artinya dengan istilah tata cara. Menurut Azmi, Yan (2009: 2), “informasi adalah data yang diproses kedalam bentuk yang lebih berarti bagi penerima dan berguna dalam pengambilan keputusan, sekarang atau untuk masa yang akan datang”. Untuk lebih jelasnya berikut ini penulis kemukakan beberapa defenisi mengenai teknologi informasi. Menurut McKeown yang dikutip oleh Suyanto (2005: 3), “teknologi informasi merujuk pada seluruh bentuk teknologi yang digunakan untuk menciptakan, menyimpan, mengubah dan menggunakan informasi dalam segala bentuknya”. Selain pendapat di atas, Information Technology Association of America (ITAA) yang dikutip oleh Sutarman (2009: 13) menyatakan bahwa, “teknologi
informasi
adalah
suatu
studi,
perancangan,
pengembangan,
implementasi, dukungan atau manajemen system informasi berbasis komputer, khususnya aplikasi perangkat lunak dan perangkat keras komputer”. 2.2.1
Komponen-komponen Teknologi Informasi Komponen teknologi informasi merupakan sub sistem yang terbentuk
sehubungan dengan penggunaan teknologi informasi. Menurut Seesar (2010: 6) teknologi informasi terdiri dari 3 (tiga) komponen utama yang terdiri dari: 1. Perangkat keras (hardware) Merupakan perangkat fisik yang membangun sebuah teknologi informasi. Contohnya: monitor, keyboard, mouse, printer, harddisk, memori, mikroprosesor, CD-ROM, kabel jaringan, antenna telekomunikasi, CPU, dan peralatan I/O. 2. Perangkat lunak (software) Merupakan program yang dibuat untuk keprluan khusus yang tersusun atas program yang menentukan apa yang harus dilakukan oleh komputer. Perangkat lunak dapat dibagi menjadi tiga, yaitu:
a) Perangkat lunak sistem, merupakan perangkat lunak yang dibuat khusus untuk dapat mengontrol semua perangkat keras, sehingga semua perangkat keras teknologi informasi dapat bekerja dengan kompak sebagai sebuah sistem yang utuh. Misalnya: Sistem Operasi Window, Linux, Unix, OS/2, dan FreeBSD. b) Perangkat lunak bahasa pemrograman, merupakan perangkat lunak yang dapat digunakan untuk membuat program aplikasi maupun perangkat lunak sistem. Misalnya: Visual Basic, Delphi, Turbo C, Fortran, Cobol, Turbo Assembler, dan Java. c) Perangkat lunak aplikasi, merupakan program jadi siap pakai yang dibuat untuk keperluan khusus. Misalnya untuk keperluan multimedia: ada perangkat lunak Jet Audio, Windows Media 3. Manusia (brainware) Merupakan personel-personel yang terlibat langsung dalam pemakaian komputer, seperti Sistem Analis, Web Master, Web Disigner, Animator, Programmer, Operator, User dan lain-lain. Terdapat berbagai peran yang dapat dilakukan manusia dalam bagian sistem komputer, antara lain: a) Analis sistem, berperan melakukan analisis terhadap masalah yang dihadapi, serta merancang solusi pemecahannya dalam bentuk program komputer. b) Programmer, berperan menerjemahkan rancangan yang dibuat analis kedalam bahasa pemrograman sehingga solusi dapat dijalankan komputer. c) Operator berfungsi menjalankan komputer berdasarkan instruksi yang diberikan. d) Teknisi, bertugas merakit atau memelihara perangkat keras komputer, dan lain-lain.
Berdasarkan uraian di atas, dapat dinyatakan bahwa komponen teknologi informasi terdiri dari satu kesatuan yang saling ketergantungan dan tidak dapat dipisahkan satu sama lain.
2.4
Kebijakan Publik Kebijakan juga disebut sebuah keputusan. Keputusan yang berisi peraturan-
peraturan berasal dari pemimpin atau manajer yang lebih bersifat mengarahkan. Seperti yang di kemukakan Erwan Agus Purwanto (1997); “kebijakan publik selalu berhubungan dengan keputusan-keputusan pemerintah yang sangat berpengaruh terhadap kehidupan masyarakat melalui instrument-instrumen kebijakan yang dimiliki oleh pemerintah berupa hukum, pelayanan, transfer dana, pajak dan anggaran-anggaran”.
Selain sebagai peraturan, kebijakan publik juga sebuah peraturan mengandung berbagai makna, nilai dan norma yang dibuat pemerintah atas wewenangnya untuk mencapai tujuan pembangun daerah otonominya. (Dunn, 1994). Kebijakan publik tidak hanya di artikan sebagai keputusan, kebijakan publik dapat juga diartikan sebagai proses manajemen, dimana dalam tindakan kebijakan publik terdapat kegiatan dan prinsip pemerintahan yang saling berkait guna memecahkan suatu masalah terkini (Parker, 1999). Sedangkan menurut Chandler dan Plano (1988), “Kebijakan publik adalah pemanfaatan yang strategis terhadap sumber daya-sumber daya yang ada untuk memecahkan masalah-masalah publik atau pemerintahan”. Kebijakan publik sebuah hasil dari pemikiran atas sebuah masalah yang dijadikan alternative pemecahannya berupa aturan yang bersifat intervensi dari pemerintah, kaya norma dan nilai. 2.4.1
Model Kebijakan Publik
Model menurut hasil dan dampak: 1. Model Rasional, Model rasional adalah model yang mana di dalam pengambilan keputusan melalui prosedur nya akan mengajak pada pilihan alternatif yang paling efisien dari pencapaian tujuan kebijakan, yang ditekankan pada penerapan rasionalisme dan positifisme. 2. Model Incremental, Model incremental adalah pembuatan kebijakan yang melalui proses politisi dimana didalamnya ada tawar menar dan kompromi untuk kepentingan para pembuat keputusan sendiri.
3. Model Mixed Scanning. Pada dasarnya model ini adalah usaha-usaha yang menggabungkan model rasional dan incremental. Model ini disusun berdasarkan cara kerja metafora observasi situasi dan kondisi yang menggunakan dua pandangan. Pertama melakukan observasi kondisi seluruh kawasan dengan pengamatan secara terus menerus sehingga diperoleh hasil penganalisaan apa yang menjadi potensi yang detail dan menyeluruh dari kondisi suatu daerah observasi. Yang kedua memperhatikan pada daerah observasi tersebut bagaimana kondisi masyarakatnya yang sama dengan observasi terakhir atau hasil yang lalu dan akan membuat analisa gabungan dengan pandangan pertama apabila terdapat ketidaklaziman pada potensi yang dimiliki daerah observasi tersebut. 4. Model Garbage Can. Model ini mengusulkan alternatif kebijakan, menyeleksi, menilia dan memilih alternatif kebijakan dalam pembuatan keputusan kebijakan publik dengan fokus pada elemen-elemen irasional sikap para pembuat kebijakan publik, dengan memperhatikan irasional kepentingan publik dan nilai-nilai yang ada pada masyarakat. Model Proses 1. Model Institusional. Dalam proses pembuatan kebijakan model ini masih merupajan model tradisional, dimana fokus model ini terletak pada struktur organisasi pemerintahan. Jadi yang sangat berpengaruh di dalam model ini hanyalah lembaga-lembaga pemerintah dari tingkat pusat atau daerah, sedang. Adapun aktor eksternal pada model ini seperti media massa, kelompok thinkthank (LSM, Kelompok budayawan, kelompok mahasiswa, cendikiawan, tokoh masyarakat, tokoh agama, dan lain-lain,) serta masyarakat hanya berfungsi memberikan pengaruh dalam batas kewenangannya. Jadi kebijakan yang telah dibuat akan dijalankan dahulu oleh aktor internal, yaitu lembaga-lembaga pemerintahan tersebut. 2. Model Elit-Massa Model ini menggambarkan pembuatan kebijakan publik dalam bentuk piramida, dimana masyarakat berada pada tingkat paling bawah, elit pada ujung piramida dan aktor internal birokrasi pembuat kebijakan publik (dalam hal ini adalah pemerintah) berada ditengah-tengah antara masyarakat dan elit.
3. Model Kelompok Pada model ini pemerintah membuat kebijakan karena adanya tekanan dari berbagai kelompok. Kebijakan publik merupakan hasil perimbangan (equilibrium) dari berbagai tekanan kepada pemerintah dari berbagai kelompok kepentingan. Besar kecil tingkat pengaruh dari suatu kelompok kepentingan ditentukan oleh jumlah anggotanya, harta kekayaannya, kekuatan, dan kebaikan organisasi, kepemimpinan, hubungannya yang erat dengan para pembuat keputusan, kohesi intern para anggotanya. 4. Model Sistem Politik. Model ini didasarkan pada konsep-konsep kekuatan-kekuatan lingkunang, sosial, politik, ekonomi, kebudayaan, geografis, dan sebagainya yang ada disekitarnya. Kebijakan publik merupakan hasil (output) dari sistem politik. Kebijakan model ini juga melihat dari tuntutan-tuntutan, dukungan, masukan yang selanjutnya di ubah menjadi kebijakan punlik yang otoritatif bagi seluruh anggota masyarakat. Intinya sistem politik berfungsi mengubah inputs menjadi outputs.
2.4
Manajemen Publik Manajemen publik adalah sebuah kumpulan dari sebuah gabungan fungsi
manajemen dengan sumberdaya manusia, keuangan, fisik, informasi, dan politik dan merupakan sebuah studi interdisipliner dari beberapa aspek umum organisasi (Overman, 2004). Manajemen public juga merupakan kegiatan menggerakkan pegawai publik atau sumberdaya aparatur pemerintah dan non-manusia dengan mengacu pada kebijakan publik (Ott, Hyde, dan Shafritz dalam Keban, 2004). Ott, dkk menjelaskan juga bahwa dalam manajemen publik kegiatan yang dilakukan lebih memfokuskan administrasi publik dijadikan profesi sedangkan manajer sebagai seorang praktisi dari profesi, fokus kegiatan manajemen publik lebih ke sector pelaksanaan internal organisasi pemerintah atau organisasi non-profit dan fokusnya tidak mengintenskan operasi kegiatan dengan organisasi public lainnya seperti legislative atau peradilan (Ott, dkk., 1990). Manajemen public sendiri hampir sama dengan manajemen bisnis. Hal itu karena administrasi public mengadopsi ilmu administrasi bisnis.
2.5
Pengambilan Keputusan Proses pengambilan keputusan dalam organisasi menjadi hal yang penting,
sebuah langkah penentuan kebijakan selanjutnya dengan berbagai pertimbangan, analisis dan evaluasi dari beberapa kejadian dan fakta di luar maupun dalam. Kalimat pengambilan keputusan sendiri menurut G. R. Terry dalam Syamsi adalah sebagai pilihan yang didasarkan kriteria tertentu atas dua atau lebih alternative yang mungkin. Sedangkan J. Reason mengemukakan pengambilan keputusan merupakan sesuatu yang dapat dikatakan sebagai suatu hasil atau output dari sebuah mental kognitif yang terdapat beberapa pilihan alternatif. Dan proses pengambilan keputusan selalu menghasilkan hasil yang final. Kemudian Claude S. Goerge, Jr menyimpulkan bahwa proses pengambilan keputusan biasanya banyak dilakukan oleh manajer dengan berupa sebuah kesadaran, pertimbangan, penilaian serta beberapa pilihan alternatif. Hal serupa dikemukakan Horold dan Cyril O’Donnell bahwa Pengambilan Keputusan yakni suatu cara bertindak dari sebuah rencana yang menghasilkan beberapa alternative. Jadi dapat disimpulkan bahwa ppengambilan keputusan adalah serangkaian usaha dengan mempertimbangkan langkah-langkah bertujuan mendapatkan hasil yang dapat dijadikan alternatif kebijakan untuk kegiatan selanjutnya. Menurut Laudon dan Laudon (2015:119) pengambilan keputusan digolongkan berdasarkan level organisasi, 1) Level Strategis Pengambilan keputusan menurut level strategis menurut Laudon dan Laudon adalah menentukan sasaran-sasaran jangka panjang, sumber-sumber, dan kebijakan-kebijakan dari suatu organisasi. 2) Manajemen Pengambilan keputusan dari level manajemen yakni pemantauan efisiensi dan efektivitas sumber-sumber yang digunakan dan kelancaran unit-unit operasional, Laudon menjelaskan lebih lanjut bahwa pengambilan keputusan untuk control manajemen memberikan perhatian dalam proses pengambilan keputusan dengan memperhatikan efektifitas dan efisiensi sumberdaya organisasi, dan bagaimana unit-unit operasional menjalankan tugas. 3) Pengetahuan
Pengambilan keputusan melalui level pengetahuan menurut Laudon dan Laudon (2005:119) adalah kegiatan yang berkenaan dengan pengevaluasian beberapa gagasan baru guna menciptakan layanan dan produk, dan menciptakan cara-cara untuk mengkomunikasikan pengetahuan baru serta mendistribusikan informasi ke seluruh organisasi. 4) Operasional Pengambilan keputusan berdasarkan control operasional, Laudon dan Laudon (2005:119) menjelaskan ketentuan pelaksanaan beberapa tugas khusus dari manajemen madya dan puncak, serta kegiatan menentukan kriteria alokasi sumbersumber dan kelengkapan organisasi. Di setiap level pengambilan keputusan di sebuah organisasi terdapat penggolongan hasil keputusan yang dijadikan tujuan dan acuan pengambilan langkah selanjutnya di dalam organisasi, para ahli menggolongkan keputusan menjadi dua kategori, dan menurut Corry dan Scott-Morton dalam Laudon dan Laudon yaitu; 1) keputusan terstruktur; Keputusan tidak terstruktur adalah keputusan-keputusan yang memerlukan evaluasi, pengertian, dan pertimbangan terhadap definisi masalah. Tiap keputusan yang dihasilkan selalu baru, penting, dan bersifat non-rutin, dan tidak perlu kesepakatan procedural dalam membuatnya. 2) keputusan tidak terstruktur. Keputusan terstruktur adalah keputusan bersifat berulang-ulang dan rutin, membutuhkan prosedur baku dalam pelaksanaannya dengan tujuan agar lebih praktis. Akan tetapi Laudon dan Laudon berpendapat ada menambahkan keputusan semisemiterstruktur, “yaitu hanya bagian tertentu dari masalah yang memiliki jawaban yang jelas sesuai dengan prosedur tertentu, sedangkan bagian lainnya masih belum jelas penyelesaiannya.”
BAB III PEMBAHASAN
3.1
Peran Manajer dalam Organisasi Publik Peranan seorang manajer dalam organisasi sangatlah penting dan
berpengaruh terhadap elektabilitas serta stabilitas jalannya suatu organisasi. Fungsi manajer juga terkadang tidak dapat diprediksi dan tergantung situasi, seperti manajer sebagai seorang motivator bagi karyawannya dan manajer sebagai perancang suatu pikiran yang dituntut untuk kritis, cepat dan tangkas menghadapi suatu masalah. Pokok pembahasan manajemen dan manajer publik hampir sama dengan manajemen bisnis, hal itu karena pengadopsian ilmu administrasi bisnis ke dalam sector administrasi publik dengan tujuan tercapainya efektivitas dan efisiensi dalam administrasi publik yang telah dicapai oleh organisasi bisnis sebelumnya. Untuk melihat bagaimana peranan manajer dalam organisasi publik, hal tersebut dapat dianalisa dari pendapat para ahli mengenai fungsi manajemen publik. Ada beberapa fungsi manajemen publik yang dikemukakan oleh beberapa ahli, menurut Graham T. Allison (1986), fungsi manajemen ada 3 antara lain; 1. Fungsi Strategi Manajemen dalam fungsi ini mempunyai kegiatan membuat dan susunan rencana seperti susunan rencana jangka panjang dan jangka pendek, untuk pencapaian tujuan dan prioritas organisasi, dan rencana operasional perusahaan. 2. Fungsi Manajemen Komponen Internal Manajemen sebagai organizing dimana kegiatannya adalah melakukan sebuah pengorganisasian, dimana manajer melakukan pengelompokan sesuai dengan klasifikasi dan kelompok, seperti pengelompokan staff di setiap divisi, pengelompokan pembagian pekerjaan/tugas sesuai divisi. Selain itu kegiatan manajemen dalam fungsi ini manajer menggerakkan pegawai terhadap pekerjaan yang sesuai dengan visi misi nya. Dan juga mengatur manajemen sumberdaya manusia, mengatur dan menejemen sarana prasarana, serta mengomtrol kinerja pegawai. 3. Fungsi Manajemen Komponen Eksternal
Manajemen memiliki fungsi sebagai coordinator yang berurusan denganunt-unit organisasi eksternal, organisasi independen dan dengan media massa serta masyarakat umum. Sedangkan Donovan dan Jackson dalam Keban (2004) mengemukakan fungsi manajemen publik menjadi lima, sebagai berikut;
1. Perencanaan a) menciptakan kebijakan, tujuan dan standard b) Mengembangkan aturan dan prosedur c) Mengembangkan rencana d) Melakukan ramalan (prediksi, forecasting) e) Menganalisis lingkungan f) Mengevaluasi efektivitas proses perencanaan 2. Pengorganisasian a) Membagi tugas pada setiap orang b) Menciptakan struktur c) Mendelegasikan otoritas d) Menciptakan garis otoritas dan komunikasi e) Koordinasi pekerjaan bawahan f) Mengevaluasi proses pengorganisasian 3. Staffing a) Menentukan tipe orang yg dipekerjakan b) Merekrut orang c) Menseleksi pegawai d) Melakukan training dan pengembangan pegawai e) Melakukan penilaian kinerja f) Mengevaluasi program staffing 4. Leading a) Mendorong pegawai melakukan pekerjaannya b) Memelihara semangat kerja c) Memotivasi pegawai d) Menciptakan iklim organisasi yg kondusif e) Koordinasi pekerjaan bawahan f) Mengevaluasi proses leading 5. Controlling a) Menetapkan standard b) Menciptakan perubahan dalam mencapai tujuan c) Mengembangkan struktur dan proses akuntabilitas d) Mengevaluasi kinerja Selain itu manajemen memiliki fungsi umum menurut Keban (2004) antara lain, 1. Fungsi Manajemen Kebijakan
Dalam fungsi manajemen kebijakan, manajer publik sebagai implementor kebijakan publik jadi manajer sebagai penggerak pelaksana suatu kebijakan publik, sebagai seorang implementor manajer bertugas menentukan program atau proyer dalam tahun anggaran tertentu. Manajemen berfungsi sebagai pemberi saran kepada analis kebijakan dan ikut berpartisipasi dalam penentuan sebuah alternative, serta mengkoordinasikan pelaksanaan, memonitor serta mengevaluasi implementasi program. 2. Fungsi manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) Manajemen sumberdaya manusia memiliki fungsi, merencanakan secara baik dan memperhitungkan secara matang kebutuhan kepegawaian administrasi publik, seperti menjadi coordinator, planner, controlling alur kepegawaian mulai dari jumlah pegawai yang dibutuhkan, penempatan pegawai sesuai divisi, beban kerja, dan pergerakan pegawai. 3. Fungsi Manajemen Informasi Tugas utama dari fungsi manajemen informasi adalah mengatur masalah keuangan organisasi, dengan melakukan perencanaan serta pengalokasian kebutuhan organisasi, mencari, menggunakan secara optimal dan mengendalikan sesuai rencana dana keuangan organisasi publik. Peranan manajemen informasi di zaman otomatisasi saat ini sangat fundamental mengingat dalam membuat keputusan, perencanaan anggaran, control, koordinasi dan pengembangan organisasi publik sangat membutukan data dan informasi. 4. Fungsi Manajemen Hubungan Luar Menurut Keban (2004) fungsi manajemen untuk hubungan luar, hubungan ke masyarakat, NGO atau LSM, bisnis dan lain-lain, cenderung kurang diperhatikan, penyebabnya sistem pemerintah yang terlalu sentralis berlebihan dimana orientasi lebih ke pusat atau atasan. Padahal tujuan dari fungsi manajemen hubungan luar negeri sendiri yakni menjalin hubungan kerjasama atau jaringan yang sehat untuk mewujudkan pelayanan memuaskan masyarakat, kerjasama yang memuaskan terhadap swasta dan terjadi kesepakatan serta searahnya tujuan dalam membuat suatu kebijakan dengan semua stakeholders (Masyarakat, LSM dan swasta). Akan tetapi tuntutan globalisasi menurut paradigm New Public Management negara harus mampu bekerjasama menjalin hubungan dan kemitraan
dengan pihak luar, Public-Private Partnership, Public-Nonprofit Partnership, Public-Public Partnership.
3.2
Teknologi Informasi Mengubah Proses Manajemen Sebelumnya proses manajemen dalam suatu organisasi sebelum adanya
teknologi informasi bersifat paper based, sistem kerja manual dengan menggunakan prosedur proses yang cenderung panjang, akan tetapi pada zaman otomatisasi, teknologi informasi mengubah wajah baru dalam birokrasi, dengan menggunakan teknologi masa kini. Teknologi informasi dalam proses manajemen bisa dikatakan adalah sebuah alat yang tercipta dari perkembangan pengetahuan teknologi masa kini yang dijadikan alat bantu dalam proses penyelesaian suatu pekerjaan, perangkat tersebut adalah komputer, dimana komponen komputer memiliki unsur perangkat keras atau biasanya disebut hardware dan unsur perangkat software. Wujud hardware sebagai perangkat keras hanyalah komponen fisik dari komputer dan tidak dapat berfungsi jika tidak ada manusia yang mengintruksikan. Sedangkan Software sekumpulan data-data elektronik yang tersimpan dan diatur oleh komputer yang berupa program atau instruksi untuk menjalankan dan mengeksekusi suatu perintah. Tidak perlu diragukan, teknologi informasi saat ini memiliki kapabilitas dan kecanggihan yang lebih, yang mampu memberikan banyak keuntungan terutama pada proses manajemen. Teknologi informasi memiliki peran penting dalam meningkatkan kualitas informasi dalam proses manajemen, dan sebagai alat bantu maupun strategi tangguh sebagai pengintregasian dan pengolahan data secara cepat serta akurat yang berguna pada penciptaan pelayanan apalagi dalam manajemen publik. Teknologi informasi juga meiliki peran penting bagi organisasi sector publik dalam menghemat waktu sehingga terjadi keefisienan dan penghematan biaya dan secara jangka panjang akan memberikan keuntungan ekonomis. G. R. Terry memperkenalkan kategori atau fungsi teknologi informasi di suatu perusahaan, kategori tersebut dapat dijadikan perananan mendasar di sebuah manajemen dan hal itu dapat diaplikasikan ke dalam manajemen publik; 1. Fungsi operasional
Fungsi operasional akan mampu menjadikan struktur dalam sebuah organisasi menjadi lebih ramping, hal itu dikarenakan beberapa fungsi telah diambil peranannya oleh teknologi informasi. Penggunaan teknologi informasi yang dapat menyebar ke seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting agency dimana teknologi informasi dianggap sebagai sebuah firm infrastructure. 2. Fungsi Monitoring dan control Dalam fungsi monitoring dan control, dalam setiap fungsi manajer tidak akan terpisahkan dengan teknologi informasi dalam aktivitasnya, terutama pada level manajerial embedded (manajerial yang memiliki sistem terintegrasi), sehingga unit struktur organisasi terkait dengannya harus mampu memiliki span of control atau peer relationship sehingga memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para manajer diorganisasi terkait. 3. Fungsi Planning dan Decision Fungsi planning dan decision memiliki peranan strategis karena dalam pelaksanaannya teknologi informasi sebagai enabler rencana organisasi dan merupakan knowledge generator bagi para pimpinan perusahaan atau manajer yang dihadapkan realitas untuk mengambil sejumlah keputusan penting. 4. Fungsi Communication Di fungsi communication, teknologi informasi sebagai sarana dan media individu dalam organisasi untuk melakukan kegiatan berkomunikasi, berinteraksi, berkolaborasi, dan berkooperasi. 5. Fungsi Interorganisational Merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena dipicu oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain. Konsep kemitraan strategis atau partnerships berbasis teknologi informasi seperti pada implementasi Supply Chain Management atau Enterprise Resource Planning membuat perusahaan melakukan sejumlah terobosan penting dalam mendesain struktur organisasi unit teknologi informasinya. Bahkan tidak jarang ditemui perusahaan yang cenderung melakukan kegiatan pengalihdayaan atau outsourcing sejumlah proses bisnis terkait dengan manajemen teknologi informasinya ke pihak lain demi kelancaran bisnisnya.
Peranan teknologi informasi terhadap manajemen telah merubah sistem pengelolaan organisasi, sifat organisasi atau perusahaan sebelum tersentuk oleh teknologi informasi yang sebelumnya menggunakan kertas secara berlebihan sekarang berubah kea rah paperless, hal itu juga menjadikan berubahnya anggaran perusahaan yang sebelumnya harus mengeluarkan banyak biaya namun sekarang lebih efisien, dari segi efektifitas, perusahaan mengalami peningkatan. Proses manajemen dan penyebaran informasi dari unit satu ke unit lainnya menjadi cepat dan tepat, terlebih lagi jika hal ini di terapkan di dalam manajemen publik akan meningkatkan transparansi, menurunkan angka korupsi dan pungli, serta meningkatkan kualitas pelayanan public.
3.3
Pengaruh Sistem Informasi terhadap Pengambilan Keputusan dan
Kebijakan Publik Terdapat empat tahapan dan proses dalam pengambilan keputusan menurut Simon (1960) dalam Laudon dan Laudon (2005), yaitu Kecerdasan (Intelligence), perancangan atau desain, pilihan (choice), dan penerapan (Implementation), yang ada kaitannya dengan peranan sistem informasi terhadap proses pengambilan keputusan, antara lain: a) Tahap Kecerdasan (Intelligence) Dalam tahap intelligence, kegiatannya berupa proses penelusuran dan pendeteksian problematika yang terdapat dalam lingkup serta proses pengenalan masalah. Input atau data masukan diperoleh, lalu diproses, dan diuji dengan tujuan untuk mengidentifikasi masalah. Di tingkat kecerdasan, individu mengumpulkan informasi untuk mengidentifikasi masalah yang muncul dalam organisasi. Kegiatan dalam tingkat ini yakni pengidentifikasian dan pemahaman masalah-masalah yang muncul di dalam organisasi mengenai mengapa masalah itu muncul, di mana, dan apa saja akibatnya. Saat proses ini sistem tradisional SIM yang menawarkan variasi rincian informasi dapat membantu mengidentifikasikan masalah, khususnya jika system yang bersangkutan memberi beberapa alternatif pemecahan sebagai outputnya. b) Tahap Perancangan
Dilakukannya proses menemukan dan mengembangkan alternatif. Tahap tersebut meliputi proses guna mengetahui permasalahan, menurunkan solusi dan menguji kelayakan solusi. Kegiatan yang menyusun beberapa alternatif dan solusi dari sebuah masalah. Saat melakukan perancangan atau desain solusi permasalahan, dan seseorang akan merancang desain solusi atas masalah tersebut. Dan system informasi yang cocok dalam perancangan menurut Laudon dan Laudon yakni SPK (Sistem Pengambilan Keputusan), SPK yang sederhana dan ideal diperuntukkan di tingkat pengambilan keputusan ini karena system SPK memiliki model yang mampu menjalankan beberapa model sederhana, dapat dikembangkan dengan cepat, dan dapat dioperasikan dengan data yang terbatas. c) Tahap Pilihan Pada tahap ini merupakan proses pemilihan dari berbagai alternatif tindakan untuk pemecahan masalah yang mungkin dijalankan. Proses tahap ini meliputi pencarian, evaluasi, dan rekomendasi solusi yang sesuai untuk model yang telah dibuat. Solusi dari model merupakan nilai spesifik untuk variable hasil pada alternative yang dipilih. Tahap pilihan atau choice ini memilih serta menentukan solusi dari beberapa alternatif solusi, peranan dan pengaruh Sistem informasi dalam kegiatan pemilihan yakni diperlukannya system SPK, namun yang lebih kompleks, alasannya dimana dalam permasalahan ini akan dikembangkan data ekstensif yang lebih banyak pada beragam alternatif dan model-model sederhana, dapat dikembangkan secara cepat, serta dapat dioperasikan dengan data yang terbatas (Laudon dan Laudon, 2005). d) Tahap Penerapan atau implementasi Tahap dimana dilakukannya pelaksanaan dari keputusan yang telah disetujui dan diambil. Dalam tahap ini diperlukan penyusunan serangkaian tindakan yang terencana, dengan tujuan agar hasil keputusan dapat dipantau dan disesuaikan jika diperlukannya perbaikan. Tingkatan ini melakukan kegiatan menjalankan keputusan dan melaporkan kemajuan solusi yang diterapkan. Selama melakukan implementasi, manajer dapat menggunakan system pelaporan yang bisa mengerjakan laporan-laporan rutin untuk kemajuan solusi tertentu. System pendukung yang digunakan adalah mulai dari system SIM smapai ke system-sistem
yang lebih kecil, seperti perangkat lunak untuk perencanaan proyek pada PC (Laudon dan Laudon, 2005). Simon juga menggambarkan konstribusi Sistem Informasi Manajemen (SIM) dan Ilmu manajemen terhadap proses pengambilan keputusan, berikut adalah ilustrasinya; INTELLIGENCE (PENELUSURAN
Sistem Informasi Manajemen/ Pengelolaan Data Elektronik
LINGKUP)
DESIGN (PERANCANGAN)
Sistem Pendukung Keputusan CHOICE
Ilmu Manajemen/ Operations research
IMPLEMENTATION
Pengaruh sistem informasi terhadap pengambilan keputusan dapat di dilihat dari karakteristik dan kapabilitas kunci Sistem Pendukung Keputusan (SPK), seperti halnya yang dikemukakan oleh Turban (2005), 1) Memiliki karakteristik mendukung pengambilan keputusan, terutama pada situasi semiterstruktur dan tak terstruktur. 2) Memiliki karakteristik mendukung semua level manajerial, dari eksekutif puncak sampai manajer lini. 3) Dukungan untuk individu dan kelompok. 4) Dukungan untuk semua keputusan independen dan atau sekuensial. 5) Dukungan di semua fase proses pengambilan keputusan: inteligensi, desain, pilihan, dan implementasi. 6) Dukungan pada berbagai proses dan gaya pengambilan keputusan. 7) Kemampuan sistem beradaptasi dengan cepat dimana pengambil keputusan dapat menghadapi masalah-masalah baru dan pada saat yang sama dapat
menanganinya dengan cara mengadaptasikan sistem terhadap kondisi-kondisi perubahan yang terjadi. 8) Pengguna merasa seperti di rumah. User-friendly, kapabilitas grafis yang kuat, dan sebuah Bahasa interaktif yang alami. 9) Peningkatan terhadap keefektifan pengambilan keputusan (akurasi, timelines, kualitas) dari pada efisiensi (biaya). 10) Pengambilan keputusan mengontrol penuh semua langkah proses pengambilan keputusan dalam memecahkan masalah. 11) Pengguna akhir dapat mengembangkan dan memodofikasi sistem sederhana. 12) Menggunakan model-model dalam penganalisaan situasi pengambilan keputusan. 13) Disediakannya akses untuk berbagai sumber data, format, dan tipe, mulai dari sistem informasi geografi (GIS) sampai sistem berorientasi objek. 14) Dapat dilakukan sebagai alat standalone yang digunakan oleh seorang pengambil keputusan pada satu lokasi atau didistribusikan di satu organisasi keseluruhan dan di beberapa organisasi sepanjang rantai persediaan. Jika melihat karakteristik Sistem Pengambilan Keputusan yang tidak lain salah satu jenis sistem informasi yang dikemukakan Turban. Sistem Pengambilan Keputusan sangat berpengaruh terhadap proses pengambilan keputusan, pengaruh tersebut menimbulkan penguatan serta dorongan ke arah positif dalam situasi organisasi, setiap lini pegawai dalam organisasi dimudahkan dengan sistem SPK, sistem pengambilan keputusan tersebut juga membantu mempermudah pengambil keputusan dalam menghadapi berbagai masalah baru dan mampu dengan cepat beradaptasi. Keefektifan pengambilan keputusan juga meningkat, pengontrolan proses pengambilan keputusan juga menjadi mudah, serta menjadikan perubahan data yang rumit menjadi lebih mudah dibaca oleh berbagai pihak. relevansi (relevancy). akurasi (accuracy). Ketiga, tepat waktu (timeliness). Dan pengaruh terhadap kebijakan publik, memberikan kemudahan kepada pemerintah dalam menjalankan instrument kebijakannya, dan bagi masyarakat pelayanan akan lebih transparan dan minimnya praktek penyelewengan, sistem informasi mampu mengurangi tatap muka antara masyarakat dengan pemerintah. Informasi yang diberikan untuk masyarakat lebih bersifat akurat, bersifat tetap
karena dengan sistem informasi hanya satu pemegang atau penyebar informasi mampu menyebarkan ke khalayak banyak sehingga tingkat pengurangan makna informasi yang disampaikan tetap sama, jekas mencerminkan maksud informasi dan bebas dari kesalahan-kesalahan karena informasi disebarkan oleh pihak yang bertanggung jawab dan ahlinya. Sistem informasi dalam manajemen public menjadi tepat waktu, informasi yang dihasilkan datang sesuai dengan waktu yang telah ditentukan, hal itu akan berpengaruh terhadap kegiatan lainnya sehingga menimbulkan kelancaraan dalam mengerjakan tugas, tanpa harus saling tunggumenunggu.
BAB IV PENUTUP
4.1
Kesimpulan Sistem informasi saat ini menjadi hal yang penting, tidak hanya dalam
kehidupan bersosial namun juga dalam organisasi terutama dalam manajemen suatu organisasi, model organisasi manajemen saat ini kegiatannya sangat berkaitan dengan sistem organisasi, mulai dari penginputan data, pemrosesan data, dan menghasilkan output data.
4.2
Saran
DAFTAR PUSTAKA
Yeremias T. Keban. Enam Dimensi Strategis Administrasi Publik, Konsep , Teori dan Isu. Penerbit Gaya Media .Yogyakarta.2004
