Magyar Tudományos Akadémia Agrártudományi Kutatóközpont
Pénzkezelési szabályzat
Martonvásár, 2012
Bedő Zoltán főigazgató
I. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1 A SZABÁLYZAT KIADÁSÁNAK CÉLJA A szabályzat kiadásának célja, hogy biztosítsa a Központ - pénzeszközeinek kezelésével kapcsolatos feladatok egyértelmű meghatározását, - a pénzforgalom (készpénzben, illetve bankszámlán történő) lebonyolításának rendjét, - a pénzkezelés személyi- és tárgyi feltételeit, felelősségi szabályait, - a készpénzben és kincstári számlán tartott pénzeszközök forgalmát, - a készpénzállományt érintő pénzmozgások jogcímeit és eljárási rendjét, - a napi záró készpénzállomány maximális mértékét, - a pénzszállítás rendjét, - a készpénzállomány ellenőrzésekor követendő eljárási szabályokat, - a pénzkezeléssel kapcsolatos bizonylatok rendjét és a pénzforgalommal kapcsolatos nyilvántartási szabályokat. 2. JOGSZABÁLYI ELŐÍRÁSOK A kutatóközpont a pénzkezelési szabályzatát a következő jogszabályokra való tekintettel alakította ki: - a számvitelről szóló többször módosított 2000. évi C. törvény (továbbiakban: Szt.), - az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló többször módosított 249/2000. (XII.24.) számú korm. rendelet (továbbiakban: Áhszr.), - az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. Törvény (továbbiakban: Áht.), - az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. Rendelet (továbbiakban: Ávr.), - az elektronikus aláírásról szóló többször módosított 2001. évi XXXV. törvény.
2
3. A SZABÁLYZAT HATÁLYA A szabályzat személyi hatálya kiterjed a Központ valamennyi szervezeti egységére, közalkalmazottaira, munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló személyekre. A szabályzat tárgyi hatálya kiterjed valamennyi pénzkezelési folyamatra. II. PÉNZKEZELÉS Az Központ, mint önállóan gazdálkodó, teljes jogkörrel rendelkező köztestületi költségvetési szerv az Alapító Okiratában, illetve a Szervezeti Működési Szabályzatában meghatározott tevékenységei ellátásához szükséges pénzforgalmat a Magyar Államkincstárnál vezetett számlán, egyéb bankszámlákon, valamint készpénzben bonyolítja le. A Kutatóközpont pénzkezelése a módosított 249/2000. (XII.24.) az államháztartás szervezeti beszámolási és könyvvezetési kötelezettségeinek sajátosságairól szóló korm. rendelet alapján az alábbiak szerint került szabályzásra:. Az államháztartás alrendszerei költségvetése végrehajtásának, pénzügyi lebonyolításának feladatait a Magyar Államkincstár (továbbiakban: Kincstár) látja el. Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. Törvény szerint a kincstári körbe tartozók pénzeszközeit a kincstári egységes számlán kell elhelyezni és kezelni. A kincstári körbe tartozók egymás közti fizetéseit átvezetéssel, körön kívüli kiadásokat és bevételeket pénzforgalmi tételként teljesíti a Kincstár. A kincstári körbe tartozó Központnak devizaeszközei kezelésére a kincstár devizaszámlát vezet. A kincstár engedélyével kivételes esetben hitelintézetnél is vezethető devizaszámla. Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 80 §. 2. bekezdése alapján a kincstár szabályzatban állapítja meg a kincstári ügyfelek pénzforgalmával kapcsolatos eljárások rendjét. (készpénzfelvétel, OTP kártya használat). Készpénz igényelhető: bruttó 100.000 Ft alatti megbízási díjakra, tanulmányi szerződésekre, közlekedési költségtérítésekre, készletbeszerzésre, tárgyi eszköz beszerzésre, kiküldetési, reprezentációs kiadásokra, szolgáltatási kiadásokra.
3
Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. Törvény 85. § szerint a bevételek beszedésekor, kiadások teljesítésekor lehetőség szerint készpénzkímélő fizetési módokat kell alkalmazni. A házipénztárba befolyt bevételeket a kiadások teljesítésére nem lehet felhasználni, azt naponta be kell fizetni a befizetés jogcímének megfelelő bevételi számlára. A napi befizetéstől el lehet tekinteni, amíg a házipénztárba befizetett összeg nem éri el az 50.000,- Ft-ot. A pénzkezelés rendjéért a gazdasági igazgató felel. A felelősség kiterjed a házipénztár jogszabályi előírásoknak megfelelő működésére, az elszámolási és nyilvántartási rendjének kialakítására, valamint ezek betartásának rendszeres ellenőrzésére. A pénzkezeléssel foglalkozó dolgozókkal ismertetni kell a szabályzatot, tudomásukra kell hozni, hogy a rendelkezések megszegéséért felelősséggel tartoznak. 1. A PÉNZKEZELÉS FOGALMA, SZABÁLYOZÁSA A pénzforgalom bonyolításáról a bankkal bankszámlaszerződést kell kötni. A bankszámla feletti rendelkezés feltételeit az aláírás bejelentőn kell a bankhoz bejelenteni, amelyben meg kell határozni az aláírók sorrendjét is. A pénzforgalmi műveletek kezdeményezésekor a Kincstári Tranzakciós Kódot (KTK) kell alkalmazni. A KTK háromjegyű szám, amely a kiemelt előirányzatok és jogcímek, illetve pénzügyi műveletek azonosítására szolgál. A KTK feltüntetése nélkül, vagy nem létező KTK-t tartalmazó fizetési megbízásokat a Kincstári Fiók nem teljesít. A KTK feltüntetése nélküli bevételek, vagy nem létező KTK feltüntetésével érkező bevétel nem azonosított bevételként kerülnek jóváírásra. A bankszámlával kapcsolatos egyeztetéseket és adatszolgáltatásokat a mindenkor (kincstári) hatályos előírások alapján kell elvégezni. Az egyeztetések és adatszolgáltatások teljesítéséért a Számviteli osztályvezető a felelős. A készpénzkezelés fogalomkörébe tartozik: - a készpénzforgalom lebonyolítását működésének szabályozása. - pénztári megőrzés,
végrehajtó
pénztár
kialakítása,
4
- pénzszállítás, - a pénzkezelés személyi feltételeinek biztosítása, - a pénzkezelés rendjének kialakítása, szabályozása. 2. A HÁZIPÉNZTÁR KEZELÉSÉNEK SZABÁLYOZÁSA 2.1. A házipénztár forgalma, kialakításának biztonsági előírásai A házipénztár a Központ működéséhez szükséges készpénz és egyéb értékek forgalmának lebonyolítására kijelölt helyisége, melyben a készpénz elhelyezéséhez és őrzéséhez kellő biztonságot nyújtó felszereléssel kell ellátni: biztonsági zár, behatolást megnehezítő vas rácsozat, a pénz tárolására és a pénzkezelő tartózkodására szolgáló helyiségrész elválasztása az ügyfelek tartózkodására szolgáló résztől, biztonsági zárral ellátott pénztári berendezés – páncélszekrény –, rablás, tűz ellen riasztókészülék. 2.2.Készpénz és egyéb értékek kezelése A házipénztárban található készpénz forrásai lehetnek a készpénzfizetés céljára felvett ellátmányok, a visszafizetett készpénzek, valamint a készpénzben történő befizetések. A házipénztárban idegen pénzeket, vagy értéket tartani tilos. 2.3. Készpénz felvétele A kincstári előirányzati felhasználás keretszámláról készpénzt felvenni csak OTP kártyáról az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 80 §. 2. bekezdése alapján a kincstár szabályzatban foglaltak szerint lehet, a Kincstárhoz bejelentett személyek aláírása alapján. Készpénz felvételre a mindenkori pénztáros, akadályoztatása esetén a pénztárost helyettesítő személy illetékes. 2.4. Készpénz keret A házipénztárban a záró pénzkészlet nem haladhatja meg a 500.000 Ft-ot. Az ezt meghaladó összeget pénztár-zárlat előtt be kell fizetni az előirányzat felhasználási keretszámlára.
5
3. PÉNZKEZELÉS 3.1. A pénzkezeléssel kapcsolatos feladatkörök 3.1.1 Pénztáros és helyettese A pénztárosi teendők ellátására arra alkalmas, erkölcsi bizonyítvánnyal büntetlen előéletet igazolt személyt kell kijelölni. Nem lehet a pénztáros és helyettese olyan dolgozó, akinek a munkaköre a pénztárosi munkakörrel összeférhetetlen. A pénztárosi munkakörrel összeférhetetlen munkakörben dolgozónak kell tekinteni a pénzügyi, könyvelési, a bérszámolási részleg olyan dolgozóit, akik utalványozási vagy ellenőrzési joggal vannak megbízva. Nem lehet pénztáros az, akinek a keretszámla felett rendelkezési joga van. A pénztáros önállóan, teljes anyagi, büntetőjogi és fokozott fegyelmi felelőssége, elszámolási kötelezettsége mellett kezeli a pénztárat. Felelősségvállalásról az 5. sz. melléklet szerinti nyilatkozatot kell tennie. Nyilatkozatát személyi anyagában kell őrizni. Feladata: - a pénztárban tartott készpénz kezelése és megőrzése, - napi pénzszükséglet felmérése, - készpénz igénylése, a várható kifizetésnek megfelelő mennyiségben és címletben, - a szállítás személyi és tárgyi feltételeinek igénylése, - készpénz felvétele, szállítása, bevételezése, - a pénztárbizonylatok kiállítása, - a be/kifizetések teljesítése, - a pénztárjelentés elkészítése, - az alapbizonylatok alaki, számszaki ellenőrzése, - a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése, - a pénztári kifizetések alapbizonylatainak „érvénytelenítése”, - a pénztárzárlatra vonatkozó előírások betartása, - a nyilvántartások, elszámolások vezetése, - utalványozott teljesítések kifizetése, - készpénzt helyettesítő értékcikkek, (étkezési utalványok) étkezési jegyre történő beváltása, erről témánként feladás elkészítése, - pénztárgépet kezelő személyektől a készpénz bevételezése, velük való elszámolás a napi forgalomról, szabadság, betegállomány esetén az átadás szabályos lebonyolítása.
6
Felelőssége: - teljes anyagi felelősség a készpénz kezelés tekintetében, írásos felelősségi nyilatkozat szükséges (4. sz. melléklet), - egyidejűleg csak egy pénztáros kezelheti a pénztárt, - a készpénz szabályszerű kezelése és őrzése, - bizonylati fegyelem betartása. Két vagy több személy egy időben, közösen ugyanazt a pénztárt még kivételesen, kisegítésképpen sem kezelheti. A pénztáros helyettese a házipénztár kezelését akkor veszi át, amikor a pénztáros valamely oknál fogva munkakörét nem tudja ellátni. A pénztáros helyettes megbízásának feltételei azonosak a pénztároséval. A pénztárosi munkakör átadás-átvételéről jegyzőkönyvet kell felvenni, melyet a jelenlévők kötelesek aláírni. (6.sz.melléklet) 3.1.2. Pénztári utalványozó A pénztári kifizetéseket, bevételezést csak utalványozott okmány alapján lehet teljesíteni. Az utalványozók azok a gazdasági igazgatóság ügyrendjében meghatározott személyek, akik a kiadások kifizetését elrendelhetik. Az utalványozók felelősek: az utalványozás indokoltságáért, az utalványozott anyag vagy eszköz mennyiségének, illetve a forint összegének szükségességéért, az utalványozási bizonylat szabályos kitöltéséért 3.1.3. Pénztár ellenőrzése A pénztárellenőrzés részben a kifizetést megelőző, részben az azt követő utólagos feladat. Az alaki és tartalmi ellenőrzés során az ellenőrnek meg kell vizsgálni, hogy: - az alapbizonylatokat az arra jogosult személyek utalványozták-e, - a kiadási és bevételi pénztárbizonylatokhoz csatolták-e a szükséges mellékleteket (alapbizonylatokat), - a pénztári bizonylatok adatai megegyeznek- e az alapbizonylat adataival, - a bizonylatokon nincsenek-e szabálytalan javítások, - a pénztári be- és kifizetések bizonylatolására a megfelelő nyomtatványt használták-e, 7
- a pénztárbizonylatokon szerepelnek-e a megfelelő aláírások, - megtörtént-e az alapbizonylatok „érvénytelenítése”, - a pénzkifizetéseknél megvan-e a meghatalmazás abban az esetben, ha a készpénzt nem a jogosult vette fel személyesen. A pénztárjelentés és a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése során a pénztárellenőrnek ellenőriznie kell, hogy: - a pénztárjelenésbe bevezetett tételekkel kapcsolatban megvannak-e a pénztári bizonylatok és az alapbizonylatok, - a tényleges pénzkészlet összege megegyezik-e a pénztárjelentés adatával, A pénztárellenőr az ellenőrzött pénztári nyilvántartást kézjegyével ellátni köteles. Amennyiben az ellenőrzés során visszaélést tapasztal, jelenteni köteles. A pénztári ellenőr feladatát a mindenkori Számviteli osztályvezető látja el, őt a gazdasági igazgató helyettesítheti távolléte esetén. A pénztár szabályszerű ellenőrzéséért a Számviteli osztályvezető felelős. 3.2.Házipénztári bizonylatok 3.2.1.A ki- és bevételezési bizonylatok nyomtatványai A pénztári be- és kifizetések csak bizonylat alapján történhetnek. A be- és kifizetésekhez a kereskedelmi forgalomban kapható szabványnyomtatványokat, vagy számítógéppel előállított nyomtatványokat kell alkalmazni. 3.2.2.Házipénztári nyilvántartás A házipénztári ki- és befizetésekről számítógéppel előállított nyomtatványt kell vezetni. A sorszámmal ellátott ki- és befizetési pénztárbizonylatokat a teljesítés sorrendjében kell a pénztárjelentésben felsorolni. 3.3. A készpénz kezelése 3.3.1. Pénzszállítás, őrzés A készpénz szállítása a számlavezető kincstári fióktól a jelen szabályzat alapján a pénzfelvételre felhatalmazott személy, illetve személyek kötelessége. A maximálisan felvehető pénz nagysága 990.000 Ft, melyet a pénztáros és 1 fő kísérő gépkocsival hozhat el a Magyar Államkincstárból. 8
A készpénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelősek az általuk átvett készpénzért. A pénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelőssége addig tart, amíg a készpénzt a házipénztárban, illetve bankban, vagy a jogosult címzettnek át nem adják. Készpénz felvételre a mindenkori pénztáros, akadályoztatása esetén a pénztárost helyettesítő személy illetékes. A pénz szállítását végző dolgozókat – pénzszállítás közben – más feladattal megbízni nem lehet. A készpénz-őrzés tekintetében a házipénztár pénzkészletét kétzáras tűz- és betörésbiztos páncélszekrényben kell őrizni. A szigorú számadású nyomtatványokat, készpénzt helyettesítő értékcikkeket fajtánként elkülönítve kell tárolni. 3.3.2.A pénztárkulcsok őrzésének rendje A páncélszekrény kulcsait munkaidőn kívül lezárt vaskazettában a Titkárságon lévő lemezszekrényben kell tartani. A páncélszekrény kulcsainak másodpéldánya lezárt, lepecsételt és aláírt borítékban, a Titkárságon lévő lemezszekrényben tárolandó. A pénztárhelyiség kulcsai napközben a pénztárosnál vannak. Ha a pénztári kulcs eltörik, vagy elveszik, azt a pénztáros köteles haladéktalanul jelenteni a Számviteli osztályvezetőnek, aki a szükséges intézkedést megteszi. Ha a pénztáros munkahelyét – akár csak rövid időre is – elhagyja, köteles a páncélszekrényt bezárni, a kulcsot magánál tartani. A pénztáros akadályoztatása esetén a nála lévő pénztárkulcsokat zárt borítékban a ragasztás helyén aláírva a gazdasági vezetőnek köteles eljuttatni. 3.3.3.Nyilvántartás a kulcsokról A házipénztár kulcsairól nyilvántartást kell vezetni, amelyből megállapítható, hogy a kulcsok mikor, milyen alkalommal, meddig és kinél voltak. A kulcs átvételét annak kezelője, vagy ideiglenes célra átvevője a nyilvántartásban aláírásával igazolja. 3.3.4.A pénz valódiságának és forgalomképességének vizsgálata
9
A pénztáros csak valódi, forgalomképes pénzeket (bankjegyeket, érméket) fogadhat el, és a kifizetést is csak ilyen pénzben teljesítheti. Nem fogadhat el sérült (beszakadt, rongálódott, megcsonkult, részeiben hiányos) bankjegyeket, érméket. A hamisnak látszó bankjegyeket a pénztáros a 4.sz. melléklet szerinti jegyzőkönyv felvételével köteles visszatartani. 4. A HÁZIPÉNZTÁR MŰKŐDÉSÉNEK RENDJE ÉS DOKUMENTÁLÁSA 4.1. Házipénztár működésének rendje A Központ pénztára kizárólag 2462 Martonvásár Bruszvik u. 2. alatti iroda épületben üzemel. Nyitva tartás: hétfői és szerdai napokon 8 órától 14 óráig. A pénztárhelyiség ajtaján, jól látható helyen kell kiírni és kifüggeszteni - a „Pénztár” megjelölést, - a pénztári órák időpontját és időtartamát. A pénztárhelyiségben jól látható helyen ki kell függeszteni a -
kötelezettségvállalók, ellenjegyzők, érvényesítő, utalványozók nevét és aláírási jegyzékét.
4.2. Elszámolásra kiadott előleg nyilvántartása A munkaköri feladatok ellátásához készpénzelőleg a következő költségekre folyósítható elszámolásra kiadott előleg: -
kiküldetési költség, beszerzési költség, egyéb célú, reprezentációs kiadásokra előleg, postai szolgáltatás kiadásaira előleg.
Az előleg folyósításakor mérlegelni kell, hogy az elszámolásra kiadott összeg ne haladja meg az indokoltan szükséges összeget. Elszámolásra pénzt kiadni csak névre szólóan, utalványozás után, és csak olyan bizonylatra lehet, amelyen az összeg rendeltetése, az elszámolás határideje is fel van tüntetve. 10
Elszámolásra felvett összegnek kell tekinteni a bankkártyával történő készpénzfelvételt is. A felvett előleggel a feladat teljesítése után azonnal, de legkésőbb 30 napon belül el kell számolni. A pénztáros által vezetett előlegek nyilvántartásához, elszámolásához, felvételéhez a szabvány-nyomtatványokat kell használni. A kiadott előlegekről nyilvántartást kell vezetni, és ellenőrizni kell az elszámolási határidők betartását. A kimutatást olyan tagolásban kell vezetni, hogy abból külön-külön is megállapítható legyen az állandó készpénzállomány, illetve az egyéb címen kifizetett előlegek összege. A nyilvántartásba fel kell jegyezni a pénzt átvevő dolgozó nevét, a felvétel jogcímét, az elszámolásra felvett összeget, az elszámolás határidejét, a tényleges elszámolás időpontját, a felhasznált összeget, a visszafizetett összeget és a bevételi pénztárbizonylat sorszámát. Az elszámolást bruttó módon kell végezni. Az elszámolások ellenőrzése a pénztár ellenőr feladata. Ha a kiküldetési, beszerzési, reprezentációs, stb. kiadásokra, valamint az állandó készpénzellátmányként felvett összeggel elszámolásra kötelezett a kitűzött határidőig nem számol el, a nyilvántartás vezetője haladéktalanul elszámolásra szólítja fel a kötelezettet. További előleget csak akkor lehet felvenni, ha az előző összeggel a felvevő már elszámolt. A pénztáros a határidőben el nem számolt előlegek esetében a 7. sz. melléklet szerinti „Értesítés az elszámolásra kiadott összegekkel határidőre el nem számoló dolgozókról” nyomtatványt köteles kitölteni és a gazdasági igazgatónak átadni. Az elszámolásra kiadott előleggel a vonatkozó 1995. évi CXVII. Törvény előírásai alapján 30 napot meg nem haladóan lehet adókötelezettség nélkül elszámolni. A 30 napon túli elszámolásnál a kifizetetőt a 10. sz. melléklet szerint adó fizetési kötelezettség terheli. Kivétel ez alól a kiküldetésre, külszolgálatra adott előleg. Ebben az esetben a visszaérkezést követő 8 napon belül kell a elszámolni a felvett előleggel. Az elszámolásra kiadott valamennyi előleggel a tárgyév végéig el kell számolni. 4.3.. Pénztár zárlat A pénztáros a pénztári napokon, valamint a tárgyhó végén pénztárzárlatot köteles készíteni. - A pénztárjelentés alapján meg kell állapítania a bevételek és kiadások végösszegét, majd az előző napi készpénzmaradvány figyelembevételével a pénztár bizonylatai szerinti záró egyenleget. 11
- A pénztárjelentésben megállapított egyenleget egyeztetnie kell a valóságos készpénzállománnyal. - Az egyeztetés megtörténtét aláírásával kell igazolnia a pénztárjelentésen, amelynek tényét az ellenőr ugyancsak aláírásával igazolja. - Az egyeztetés során mutatkozó esetleges eltérések okait fel kell deríteni, és a pénztárellenőr által is aláírt jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyv szerinti többletet a pénztárba be kell vételezni, a hiányt pedig a pénztáros befizetési kötelezettsége mellett elő kell írni. 4.4.Pénztárzárlat a pénztár ideiglenes vagy végleges átadásakor Ha a pénztárost bármely okból helyettesíteni kell, vagy ha a pénztáros beosztásából végleg eltávozik, pénztárzárlatot kell készíteni. A pénztárzárlatnál, valamint az átadásnál az átvevőnek, az átadónak és a pénztárellenőrnek jelen kell lennie. A zárlatról, valamint az átadásról jegyzőkönyvet kell készíteni a 3. sz. melléklet szerinti tartalommal. 4.5.Vezetői ellenőrzés -
-
folyamatban épített ellenőrzés, rendszeres pénztári ellenőrzést biztosít, nem csupán a készpénz állományra, hanem a teljes pénzkezelésre vonatkozóan. Ennek a részvetői: pénztáros, a bérszámfejtő, az utalványozó és a pénztári ellenőr. eseti vezetői ellenőrzés. amely kiterjed pénz-, és értékkezelési feladatok ellenőrzésére.
A házipénztárban kezelt készpénzt és értéket a Belső ellenőr legalább negyedévenként egyszer ellenőrizni köteles. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie a pénztári állománynak a készpénzcsekk és egyéb értéknek a nyilvántartásukkal való egyezőségének megállapításán kívül a készpénz és a bizonylatok kezelésére, valamint a készpénz őrzésének biztonságára is. Amennyiben az ellenőrzés során a szabályzatban foglaltaktól eltérést tapasztal, jegyzőkönyvet kell felvenni, és haladéktalanul leadni a Gazdasági igazgató részére. -
függetlenített belső ellenőrzés: a Központ főigazgatója, a függetlenített belső ellenőrzés részére kiadott megbízás vagy utasítás alapján végzi.
4.6.Pénztári analitikus nyilvántartás A készpénzforgalommal kapcsolatban az alábbi nyilvántartásokat kell vezetni: - elszámolásra kiadott összegek nyilvántartás, 12
- pénztárkulcsok nyilvántartása. - pénztárgép által a napi zárásról készült és a befizetés mellékletét képező bizonylat nyilvántartása
III. A BANKSZÁMLÁN TÖRTÉNŐ PÉNZFORGALOM BONYOLÍTÁSÁNAK SZABÁLYOZÁSA 1. A KÖZPONTNAK MAGYAR ÁLLAMKINCSTÁRNÁL ÉS TOVÁBBI BANKOKNÁL VEZETETT SZÁMLÁI A pénzforgalom bonyolításáról a bankkal bankszámlaszerződést kell kötni. A bankszámla feletti rendelkezés feltételeit az aláírás bejelentőn kell a bankhoz bejelenteni, amelyben meg kell határozni az aláírók sorrendjét is. A bankszámlák feletti rendelkezési jogok meghatározását a 1. sz. melléklet tartalmazza. A készpénzen kívüli pénzforgalom (átutalás, beszedési megbízás) a számlák, szerződések, megállapodások és egyéb okmányok alapján a Kutatóközpont bankszámláin bonyolódik. MTA Agrártudományi Kutatóközpont által vezetett számlák Magyar Államkincstár Fejér Megyei Igazgatóság Állampénztári Iroda Számlaszám: 100298008-01716801-00000000 IBAN szám: HU70 10029008-01716801-00000000 Magyar Államkincstár Devizaszámla: Számlaszám: 10004885-10002010-00118035 IBAN szám: HU02 1000 4885 1000 2010 0011 8035 Magyar Államkincstár Devizaszámla: Számlaszám: 10004885-10002010-00116631 IBAN szám: HU02 1000 4885 1000 2010 0011 6631
13
Az egyes pályázatokra megnyitott számlák felsorolását a 2. sz. melléklet tartalmazza. A bankszámlák feletti rendelkezési jogok meghatározását a 3. sz. melléklet tartalmazza.
A Kutatóközpont által megnyitott bankszámlákról a Számviteli osztályvezető köteles a nyilvántartást vezetni, és az aktualizált nyilvántartást jelen szabályzathoz mellékelni. A nyilvántartásnak a következő adatokat kell tartalmaznia: -
keretszámla neve, száma, megnyitás kelte, szerződés száma, hitelintézet neve, címe, fiókszáma, milyen típusú pénzforgalom bonyolítására szolgál.
2. A BANKSZÁMLA-FORGALOM RENDJE A kifizetések alapbizonylatai a számla, az illetmény számfejtési bizonylatok, a tb. juttatások elszámolási jegyzékei, az adó és járulék elszámolás bizonylatai, az önkéntes- és magánnyugdíj-pénztári tagdíjak elszámolásai, a szerződéseken alapuló fizetések bizonylatai (pl. tanulmányi szerződések, kiküldetési rendelvények stb.). Az ellenőrzött, érvényesített, utalványozott és ellenjegyzett kifizetési bizonylat alapján kell elkészíteni a kifizetéshez szükséges banki bizonylatot úgy, hogy az a fizetési határidő betartását is biztosítsa a banki teljesítési/átfutási idők mellett. A banki fizetési mód lehet átutalás vagy postai utalvány. Az átutaláson, illetve postai utalvány esetén annak kiegészítő szelvényén fel kell tüntetni a megfelelő kincstári tranzakciós kódokat (KTK). Az elektronikus utalási rendszerrel kapcsolatos feladatok: Az egyedi, illetve csoportos szállítói számlák kiegyenlítése, bér és bérjellegű kifizetések (közalkalmazottak illetményét az általuk megadott bankszámlára) giro rendszeren keresztül átutalással teljesíti a Központ. A Központ az elektronikus utalásnál 3 fő azonosító kártyával rendelkező személy közül két aláírással hitelesíti az átutalásra kerülő csomagot. Papír alapú utalási rendszerrel kapcsolatos feladatok: A bank által rendelkezésre bocsátott papíralapú átutalás kezdeményezés esetenként történik. Az aláírásra jogosult két személy hitelesíti a tranzakciót. A papír alapú átutalás személyes közreműködéssel történik. A napi forgalomról készült bankkivonatot ellenőrizni számszakilag kell 14
A bankkivonathoz kell csatolni az átutalások, illetve postai utalványok másolatait, az utalványlapokat, a kifizetések, bevételek bizonylatait. A kifizetések teljesítését és bevételek beérkezését a számlanyilvántartásokban és a kötelezettségvállalás nyilvántartásban rögzíteni kell. A bankkivonatot a csatolt bizonylatokkal együtt ezután át kell adni a könyvelés részére.
3. A OTP KÁRTYÁK A OTP kártyának két típusa van, ezek - Az intézeteknek vásárlás céljára átadott kártya és - VIP kártya. Az intézeteknek vásárlás céljára átadott kártya kizárólag belföldön használható, forint alapú, elektronikus módon elfogadható fizetési eszköz. Készlet és kis értékű eszközök beszerzésére, kis összegű szolgáltatások ellenértékének kiegyenlítésére, és készpénz felvételére szolgál. A VIP kártyát az arra jogosult külföldi kiküldetése során felmerülő kiadások kiegyenlítésére szolgál. A kártyák használatára vonatkozó előírásokat az igénylőlap tartalmazza, amelyet a kártyák nyilvántartásához kell csatolni. Az egyes intézeteknek átadott kártyákról a pénztáros nyilvántartást vezet, amely tartalmazza: - kártyaszámot, - lejáratot, - kártyabirtokos intézet nevét, - az átvevő-átadó aláírásokat, A kártyák igényléséért és intézeti nyilvántartásáért az egyes intézetek igazgatói a felelősök. Az igazgatók által írásban megbízott személynek a kártyákról nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza: - kártyaszámot, - felhasználhatóságot, - lejáratot, - kártyabirtokos nevét, - a kártya és a PIN kód kártyabirtokos részére történő átadás dátumát, - az átvevő-átadó aláírásokat, - valamint megjegyzés rovatot, ahová be kell jegyezni az esetleges kártyaletiltást, kártyacserét, a kártya őrzésének helyére vonatkozó változásokat.
15
A kártya átvételét követően a kártyával kapcsolatban mindennemű ügyintézés és az ahhoz tartozó felelősség az átvevő személyt, mint kártyabirtokost, terheli. 3.1 a OTP kártyával történő vásárolások elszámolása. 1. A kártyabirtokosnak a kártyával történt vásárlás alkalmával számlát kell kérnie, melyet a Kutatóközpont nevére kell kiállítani. A kártyabirtokos aláírásával igazolja a fizetés megtörténtét, majd megkapja és megőrzi a kártya lehúzásakor keletkezett bizonylatot. Csak elektronikus elfogadó eszköz által nyomtatott bizonylat fogadható el, melynek összege és dátuma megegyezik a vásárlást igazoló számla összegével és dátumával. 2. A kártyabirtokosnak a vásárlás megtörténtét igazoló számlát és a kártyás fizetés megtörténtét igazoló bizonylatot, valamint a 100.000,-Ft-ot meghaladó kifizetés esetében a kötelezettségvállalásra vonatkozó bizonylatot összetűzve, 3 napon belül leigazolva le kell adni a Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai Osztályra. 3. Amennyiben a kártyabirtokos kártyáját elveszíti, annak használatát haladéktalanul le kell tiltania a MÁK Hirdetményében meghatározott módok valamelyikén. A kártya letiltását követően a kártyabirtokosnak azonnal írásban be kell jelentenie az adott szervezeti egység illetékes vezetőjénél, aki dönt a letiltott kártya pótlásáról. Mind a letiltott kártya pótlása, mind a pótlólagos kártyaigénylések új adatlap kitöltésével történnek. 4. A cserére szoruló kártyákat érvénytelenítve, új adatlap kitöltésével együtt kell a MÁK-hoz leadni. 5. Kártyamegszüntetés esetén (a közalkalmazotti jogviszony megszűnésekor): - a kártyát be kell vonni a tulajdonostól, - analitikus nyilvántartáson át kell vezetni, - a kártyát érvényteleníteni és adatlap kitöltésével átadni a Kincstárnak további ügyintézésre, - kártyával végzett tranzakciókkal soron kívül el kell számoltatni a kártyabirtokost, - ha a kilépő dolgozó a kártyát nem adja le, akkor a kártyát a dolgozó költségére haladéktalanul le kell tiltatni. 6. Számlamegszüntetés esetén a számlához tartozó összes kártyát be kell vonni a kártyabirtokosoktól.
16
3.2. OTP kártyák és pin borítékok átvétele, őrzése Az igényelt kártyákat és az azokhoz tartozó PIN kódokat a bank készíti el. Az elkészített kártyákat és a PIN borítékokat a jogosult személyek hivatalos meghatalmazással vehetik át. A meghatalmazást a banknál bejelentett aláírással kell ellátni. Az átvételt igazoló aláírást követően az átvevő felel ezekért az eszközökért. A PIN kódot tartalmazó borítékot sértetlenül kell átadni a kártyabirtokos részére, amelyet csak a kártyabirtokos bonthat fel és az abban lévő PIN kódon csak ő ismerheti. Az átvételt követően a kártyabirtokossal nyilatkozatot kell aláíratni, amelyben igazolja, hogy a kártya birtoklásával, valamint a kártyahasználattal, őrzéssel, letiltással, elszámolással kapcsolatos kötelezettségeit megismerte és betartja, illetve ezek megszegése esetén követendő eljárást tudomásul vette (11. sz. melléklet). 4. ÜZEMANYAG KÁRTYÁK A Kutatóközpont kezelésében lévő járművek (személygépkocsik, teherjárművek és a kisbusz) MOL üzemanyagkártyával rendelkeznek tankolási lehetőség céljából. 4.1 az üzemanyag kártyával történő vásárolások elszámolása. A Kutatóközpont a MOL-lal történt megállapodás alapján 800 eFt erejéig engedélyezi a kártyáról történő üzemanyag felhasználást. A járművezetőnek – gépjármű üzemeltetési szabályzatban meghatározottak szerint – a tankolásnál kapott számlákat a Műszaki és Ellátási Osztály gépjárműelőadójának kell a menetlevelekkel együtt leadniuk. A gépjármű előadó a számlákról és a menetlevelekről kiállítja a Gépjármű üzemeltetési szabályzatban meghatározott üzemanyag költség elszámolást. A gépjármű előadónak egyeztetni kell a MOL által havonta megküldött részletes kártyaforgalom adatait a gépjárművezetők által leadott számlákkal. Az esetleges eltérést a gazdasági igazgatónak kell jelenteni. A gépjármű előadó kéthetente a MOL főszámlákat a gépjármű üzemeltetési szabályzatban meghatározottak szerint a mellékletekkel felszerelve leadja a Pénzügyi Számviteli és Humánpolitikai Osztályra. 17
4.2. Üzemanyag kártyák és pin borítékok átvétele, őrzése A kártyákat a Műszaki és Ellátási Osztály igényli az adott járműre a rendszám alapján. A MOL (Magyar Olaj- és Gázipari Rt.) által megküldött kártyákat és a kapcsolódó PIN kódot tartalmazó lezárt borítékot a jármű vezetőjének (felelősének) kell átadni. Az átadásról a következő adatokat tartalmazó átvételi elismervényt kell készíteni: -
kártyaszám, használat, a jármű rendszáma, a járművezető átvételt igazoló aláírása, az átvétel dátumát.
Az átvételt igazoló aláírást követően az átvevő felel a kártya használatáért. A PIN kódot tartalmazó borítékot sértetlenül kell átadni a kártyabirtokos részére, amelyet csak a kártyabirtokos bonthat fel és az abban lévő PIN kódon csak ő ismerheti. Az átvételt követően a kártyabirtokossal nyilatkozatot kell aláíratni, amelyben igazolja, hogy a kártya birtoklásával, valamint a kártyahasználattal, őrzéssel, letiltással, elszámolással kapcsolatos kötelezettségeit megismerte és betartja, illetve ezek megszegése esetén követendő eljárást tudomásul vette (12. sz. melléklet). 5. SZIGORÚ SZÁMADÁSÚ NYOMTATVÁNYOK KEZELÉSE ÉS FELHASZNÁLÁSÁNAK NYILVÁNTARTÁSA A szigorú számadású nyomtatványokat a Kutatóközpont Iratkezelési szabályzatában meghatározottak szerint kell kezelni. Nyilvántartást csak a nem az integrált számítógépes programból nyert (zárt rendszerben elkészített) nyomtatványokról kell vezetni. Pénzforgalommal kapcsolatos szigorú számadású nyomtatványok: - pénztárjelentés - kiadási pénztárbizonylat, - bevételezési pénztárbizonylat, - elszámolásra kiadott előlegek nyilvántartása, - készpénzfelvételi utalványok füzete.
18
A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a tömbök sorszámát, az igénybevétel és leadás dátumát, valamint az igénybevevő aláírását. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a csekk sorszámát, a pénzfelvétel jogcímét (anyagbeszerzés, vegyes, stb.) összegét , az utalványozók aláírását, felvétel dátumát, a banki terhelés keltét és a pénzfelvevő aláírását. Az elrontott bizonylatokat és csekkeket minden esetben át kell húzni és rá kell vezetni „ RONTOTT” feliratot. A szigorú számadású nyomtatványokat lemezszekrényben kell tartani. A pénztárjelentést, a kiadási és bevételi pénztárbizonylatokat legalább 8 évig olvasható formában meg kell őrizni a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény alapján. A pénzforgalommal kapcsolatos szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásának vezetéséért a Pénztáros felelős. 6. KIZÁRÓLAG KÉSZPÉNZ BEFIZETÉST KEZELŐ HELYEK A Kutatóközpontban a Park és a Múzeum belépőjeggyel látogatható. A belépési díjának beszedését végző helyek kizárólag készpénz befizetést kezelő pénztárak, ezekből a pénztárakból kifizetés nem eszközölhető. Pénztárgép által kiállított nyugta igazolja a belépődíj befizetését. A pénztárgépbe a gépkezelők kizárólag saját kódjukkal lépnek be és kezelik a gépet. A belépődíjak mellett egyéb értékcikkeket (könyv, naptár, képeslap) is értékesítenek ezeken a kezelőhelyeken. A bevételeket a Kutatóközpont pénztárosa hetente két alkalommal pénztárbevételi bizonylaton vételezi be a házipénztárba. A kezelőhely pénztárgépén történt napi zárás bizonylatszámának feltüntetésével. A zárási bizonylaton szereplő összeg kerül befizetésre. A zárási bizonylatokról sorszám szerint analitikus nyilvántartást vezet a pénztáros, amely alapján ellenőrizhető, hogy minden tétel be lett-e fizetve. A pénztárgépet negyedévente le kell zárni, és a zárlati tételeket a bevételekről ki kell nyomtatni. A pénztárgép által kiadott tételes listát a könyveléssel a pénztáros egyezteti. Az értékcikkekkel negyedévente a cikkek kiadásával megbízott személy, ill. a pénztárgépet kezelő elszámol, erről az elszámolásról egyeztető jegyzék készül. A kiadott értékcikkek évente leltározásra kerülnek. A készpénzes be- és kifizetéseknél az 1. és 2. forintos érmék megszűnése miatt a kerekítésnél (a kerekítés szabályait a 9. sz. melléklet tartalmazza) az alábbi szabályokat kell figyelembe venni.
19
- Az adott kiadás, vagy bevétel ahol a kerekítést alkalmazni kell viselje, ennek ± vonatát. - Ha egy számla több tételt tartalmaz, akkor a kerekítést a legmagasabb összegű tételre számoljuk el, amelyet a végösszegnél összesítetten érvényesítünk. - Az elszámolásra kiadott előlegeknél vásárlásonként kell megállapítani a kerekítés összegét, azokat összevonni nem szabad. - A kerekítési eltéréseket a kiadásoknál a pénzügyi szolgáltatások kiadási előirányzatának teljesítéseként bevételeknél az egyéb sajátos bevétel előirányzat bevételeként kell elszámolni. 6. ÉTKEZÉSI UTALVÁNYOK FELHASZNÁLÁSI RENDJE A Kutatóközpont étkezési utalványozásának adott naptári évre vonatkozó összegét és jogosultságát a szabályzat 8. sz. mellékletében határozza meg. Az évre meghatározott havi keret folyósításának ütemezése a naptári év januárjában kezdődik és a meghatározott számú hónapig tart. A jogosulatlanná vált munkatárs az adott étkezési utalványokat visszaszolgáltatja a pénztárnak. Az étkezési utalványok juttatásának szabályait külön szabályzat tartalmazza. A martonvásári étkezési utalvány névre szóló, amelyen a beváltás helye és felhasználhatóságának határideje fel van tüntetve. Az utalvány készpénz felvételére nem jogosít fel, kizárólag étkezési jegyre váltható be. Az étkezési utalványokat a Kutatóközpont havonta adja ki, szigorú számadású készpénzt helyettesítő értékpapírként. A dolgozók aláírásukkal igazolják az átvételt. Az átvételről szóló nyilvántartást a számviteli referens 2 vezeti. A Kutatóközpont pénztárában a pénztáros a martonvásári étkezési utalványt kizárólag étkezési jegyre válthatja be, készpénzt az étkezési utalványért nem adhat. Az utalványok étkezési jegyre történő váltását követően, illetve az eseti Kutatóközponti munkatársak étkezési igényét igazoló dokumentumok feldolgozását követően a pénztár ellenőrzése során megsemmisítésre kerülnek, amelyről jegyzőkönyv készül Negyedévente a felvett étkezési jegyekkel a Számviteli osztályvezető a pénztárost elszámoltatja. A felhasználás és a nyilvántartás ellenőrzése után az étkezési jegyeket selejtezni kell. A selejtezési jegyzőkönyvön a fel nem használt étkezési jegyek nyilvántartási számát is fel kell tüntetni.
20
Hatálybalépés időpontja Jelen szabályzat 2012 lép hatályba.
Mellékletek jegyzéke: 1. sz. melléklet Bankszámlák feletti rendelkező személyek 2. sz. melléklet Az egyes pályázatokra megnyitott számlák felsorolása 3. sz. melléklet Az egyes pályázatokra megnyitott számlák felett rendelkező személyek 4. sz. melléklet Hamisnak látszó pénzről szóló jegyzőkönyv 5. sz. melléklet Nyilatkozat a pénztáros teljes anyagi felelősségéről 6. sz. melléklet Pénztári átadás-átvételi jegyzőkönyv 7. sz. melléklet Értesítés az elszámolásra kiadott összeggel határidőre el nem számoló dolgozókról. 8. sz. melléklet Étkezési utalványok felhasználási rendje 9. sz. melléklet Kerekítési szabályok 10. sz. melléklet A kamatkedvezmény miatti adókötelezettség 11. sz. melléklet Nyilatkozat OTP kártya használatához 12. sz. melléklet Nyilatkozat üzemanyag kártya használatához 13. sz. melléklet Jegyzőkönyv pénztári eltérés esetére 14. sz. melléklet Pénztári kulcsok nyilvántartása
21
