Magyar Tudományos Akadémia Agrártudományi Kutatóközpont

Magyar Tudományos Akadémia Agrártudományi Kutatóközpont

Vezetői információs rendszer Monitoring és kontroll rendszer leírás

Martonvásár, 2012. június 27.

Bedő Zoltán Főigazgató

Monitoring és kontroll rendszer leírás A Magyar Tudományos Akadémia Agrártudományi Kutatóközpont a korszerű vezetői információs rendszer kialakítása, valamint a belső kontroll rendszer magas szintű működtetése érdekében kidolgozta a Kutatóközpont monitoring és kontroll rendszer leírását. A belső monitoring rendszer a szervezet irányítását végzők részére hivatott adatot szolgáltatni a feladatok végrehajtásához. A rendszer leírásának lényege, hogy az egyes folyamatok folyamatgazdáinak segítséget nyújtson abban, hogy munkafolyamatok milyen információt tartalmaznak az egyes irányítási szintek számára. A belső kontrollrendszer lényege, hogy az a szervezetirányítás elválaszthatatlan eszközeként, magában foglalja mindazon szabályokat, eljárásokat, gyakorlati módszereket és szervezeti struktúrákat, amelyeket arra a célra terveztek, hogy segítséget nyújtson a vezetésnek céljai eléréséhez, megelőzze, vagy feltárja és korrigálja a célok elérését akadályozó eseményeket. A belső kontrollrendszer hozzájárul ahhoz, hogy a szervezet a tevékenységét szabályos és hatékony módon folytassa, biztosítva a vezetés politikájának érvényesülését, a vagyon védelmét, a nyilvántartások teljességét és pontosságát, és mindezekről pontos, időbeni információkat nyújtson a vezetés számára. A standardok kidolgozásának két fő célja volt:  egyfelől rendszerbe foglalni a belső kontrollokkal kapcsolatos kötelezettségeket, elvárásokat, javaslatokat;  másfelől megerősíteni egyes, az államháztartási rendszerben már meglévő kötelezettségeket, felhívni rájuk a figyelmet. A kontrollrendszer nem egy statikus, kőbe vésett rendszer, hanem annak dinamikusan kell követnie a költségvetési szerv céljaiban, feladataiban bekövetkező változásokat oly módon, hogy a szükséges kontrollok beépítése alkalmas legyen az új, módosult feladatok követésére, de ne váljon túlszabályozottá, a folyamatokat indokolatlanul lelassítóvá, és/vagy túlságosan költségessé. A belső monitoring és kontroll rendszerének kialakításának első lépéseként meg kell határozni az egyes folyamatokat irányító személyeket, a folyamatgazdákat.

IRÁNYÍTÁSI FOLYAMATLISTA

Főfolyamat Főfolyamat Tevékenységek

Folyamatok Kutatóközpont tevékenységi Intézetek tevékenységei

• •

Működési költségek tervezése Források tervezése Pályázati lehetőségek keresése

• • •

• • •



Munkaerő felvétel Képzés, oktatás Javadalmazás, bérezés Karriertervezés

  

Épületüzemeltetés Bérbeadás Állagmegóvás

• • •

 



Főfolyamat 1 Tervezés

Főfolyamat 2 Humán erőforrás gazdálkodás

Főfolyamat 3 Létesítménygazdálkodás

Folyamatgazda

 

  

•

•

• • •

•

Főfolyamat 4 Vagyongazdálkodás

Főfolyamat 5 Szabályszerűség biztosítása

Beruházások Karbantartás, felújítás Készletgazdálkodás Leltározás Informatikai rendszerkarbantartás

• • • •



Szabályzatok Karbantartása Számviteli elszámolás Analitikus nyilvántartások Belső ellenőrzés



FEUVE működtetése

• • • • • •

    

  

•

Főigazgató, Keretgazda Szervezeti egység vezetők. Projekt vezetők Főigazgató, Keretgazda Gazdasági igazgató Szervezeti egység vezetők. Projekt vezetők Főigazgató, Keretgazda Gazdasági igazgató Szervezeti egység vezetők. Projekt vezetők Munkaügyi előadó HR előadó Főigazgató, Keretgazda Gazdasági igazgató Szervezeti egység vezetők. Műszaki és Ellátási osztály vezető Főigazgató, Keretgazda Gazdasági igazgató Szerezeti egység vezetők Műszaki és Ellátási osztály vezető Informatikai csoport vezető Főigazgató, Keretgazda Gazdasági igazgató Szerezeti egység vezetők Számviteli osztály vezető Gazdasági főreferens Belső ellenőr

A Kutatóközpont hatékony feladatellátása érdekében kialakított stratégiai és operatív célrendszere A Kutatóközpont „küldetését” (társadalmi szerepvállalását, értékeit, viselkedési normáit), valamint „jövőképét” (jelenlegi képességeit és tevékenységei fejlesztési irányait) az alapító okirat rögzíti. A Kutatóközpont hosszú távú célkitűzései: A Kutatóközpont és a hozzátartozó intézetek alaptevékenységének magas szakmai szintű ellátása, a költségvetési szervekre vonatkozó jogszabályi környezet és a felügyeleti szerv utasításainak maradéktalan betartásával. Nemzetközi és hazai pályázatok elnyerése, a magyar tudományos munka nemzetközi elismertetése, rangjának emelése. Az agrártudományi alapkutatások eredményeinek hazai és nemzetközi publikációja. A Kutatóközpont belső kontrollrendszerével kapcsolatos célkitűzése A Kutatóközpont szabályozottságának teljes körűvé tétele. A szabályzatok folyamatos karbantartása a jogszabályi környezet, az esetleges külső és belső változásoknak megfelelően A kockázatkezelési és irányítási eljárások eredményessé, hatékonnyá tétele. A belső kontroll és monitoring rendszerek fejlesztése, hatékonyságuk biztosítása, működésük folyamatos ellenőrzése. A kutatóközponti célkitűzéseknek megfelelő vezetői információs rendszer kialakítása, működtetése. A Kutatóközpont feladatainak ellátása érdekében végzett operatív folyamatainak adatfeldolgozási követelményrendszerét, monitoring és kontroll funkcióit, a hozzájuk tartozó pontokat, információkat a következő leírás tartalmazza.

I. Kötelezettség vállalás

A kötelezettség vállalás folyamatábrája

Inputok: • • •

Outputok:

Szerződések Főkönyvi könyvelés adatai Elemi költségvetés keretsámai

Kötelezettség vállalás nyilvántartás

• • •

Beszámoló Felhasználható keret Tervezés

Feldolgozási folyamat: 1. A jóváhagyott elemi költségvetés adatait nyitóállományként felviszik a nyilvántartásba 2. Az érvényes szerződések tárgyévi kötelezettség összegét folyamatosan, az érvénybe lépéskor, keretszámonként felvezetik a nyilvántartásba. 3. A teljesítés adatait a kötelezettség vállalás nyilvántartó program automatikusan átveszi az adatállományába.

A folyamatot a Kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés, ellenjegyzés, teljesítés igazolás rendje szabályozza.

A belső monitoring és kontroll rendszerek teszteléséhez alkalmazandó szempontok:      

A belső kontroll jelentősége és helye a rendszerben A feldolgozott adatok kategória és jellege Összhang a jogi szabályozással Összhang a belső szabályozással Alkalmas-e a szabályozó funkció betöltésére Az ellenőrzési pontok megfelelően kialakítottak-e, és hatékonyak-e-.

Monitoring funkciója:  Döntéshozatali információ  Elemzés  Áttekintés Kontroll eljárások  Tevékenységi kontroll  Információ feldolgozási kontroll Monitoring és kontroll eljárások: Felső közép és alsó vezetés részére Kontroll eljárások: Ügyintézők részére Monitoring funkció: Felső vezetés:

Tervezés (döntéshozatali funkció).

Közép vezetés:

Rendelkezésre álló, illetve felhasználható keret (az adott keretösszegre, már kifizetett, és a szerződésekre lekötött összeg) (döntés előkészítési funkció).

Alsó vezetés:

Felhasználható keret (áttekintési funkció).

Kontroll funkció: Felső vezetés:

Beszámoló (tevékenységi kontroll)

Közép vezetés:

Tervezés (tevékenységi kontroll)

Alsó vezetés:


Ügyintézők

Információ feldolgozás során aláírások ellenőrzése (feldolgozási kontroll)

A kötelezettségvállalás nyilvántartás követelményrendszere:

Inputok: 1. Szerződések Monitoring Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: • Rendelkezésre álló összeg ismerete • Egyéb helyről az adott projektre átcsoportosítható összeg ismerete • A nyitott kötelezettség vállalások ismerete a következő év tervezési munkáiban • A kifizetések ütemezése • A következő év helyes, biztonságos, hatékony költség tervezése Folyamatgazda: • Rendelkezésre álló összeg ismerete • A nyitott kötelezettség vállalások ismerete a következő év tervezési munkáiban

Kontroll, kontroll pont: Főigazgató, Keretgazda, • A szerződés alaki, tartalmi megfelelőssége Gazdasági igazgató, Pénzügyi ellenjegyző: • A szerződéskötési szabályok betartása • Az összeg rendelkezésre állása Folyamatgazda: • A felmerült igény célszerűsége Gazdasági ügyintéző: • A szerződés alaki, formai ellenőrzése Könyvelő: • Adatfeldolgozás

A szerződés aláírása

A szerződés ellenjegyzése

Igény aláírása Az aláírások ellenőrzése, a szerződés szám megadásakor. Szerződés szám, aláírások ellenőrzése a nyilvántartásba vételkor.

2. Főkönyvi könyvelés adatai Monitoring Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda,: • Felhasznált összeg ismerete • Egyéb helyről az adott projektre átcsoportosítható összeg ismerete • A számlázott összeg ismerete • A kifizetett összegek ismerete • A kifizetések ütemezése Folyamatgazda: • A számlázott, illetve kifizetett összeg ismerete

Kontroll, kontroll pont:

Gazdasági igazgató: • A megfelelően ellenőrzött adatok,

Főkönyvi kivonatok ellenjegyzése

Folyamatgazda: • A könyvelésben szereplő költségek Folyamatgazda, projekt vezető aláírása a bizonylatokon. célszerűsége Számviteli osztály vezető: • A megfelelően ellenőrzött adatok, Főkönyvi könyvelő • Szabályoknak megfelelő könyvelési adatok

Az aláírások ellenőrzése, az egyeztetéseken. Az aláírások ellenőrzése a bizonylatokon.

Outputok: 1. Beszámoló Monitoring Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: • Rendelkezésre álló, szabad keretösszeg ismerete • Maradvány összeg keretszámonként, tételesen • Egyéb helyről az adott projektre átcsoportosítható összeg ismerete • A nyitott kötelezettség vállalások a beszámolóhoz. Folyamatgazda: • Rendelkezésre álló, szabad és maradvány keretösszeg ismerete

Kontroll, kontroll pont: Főigazgató: • A beszámoló szabályszerűségének A beszámoló aláírása biztosítása Gazdasági igazgató: • A beszámoló szabályszerűségének A beszámoló aláírása biztosítása Számviteli osztály vezető: • A beszámoló szabályszerűségének A zárlati munkálatok ellenőrzése, a zárlati dokumentumok aláírása biztosítása Főkönyvi könyvelő • A beszámoló előkészítése

Az analítikus nyilvántartások, egyeztetések, aláírások ellenőrzése, ellenjegyzése.

2 Felhasználható keret kimutatás Monitoring Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: • Rendelkezésre álló, szabad és maradvány keretösszeg ismerete • Egyéb helyről az adott projektre átcsoportosítható összeg ismerete • A kifizetések ütemezése Folyamatgazda: • Rendelkezésre álló, szabad és maradvány keretösszeg ismerete

Kontroll, kontroll pont: Gazdasági igazgató: • A kimutatás ellenőrzése Számviteli osztály vezető: • A kimutatás előkészítése Főkönyvi könyvelő • A kimutatás elkészítése

A kimutatás aláírása A főkönyvi könyvelés, az nyilvántartások, egyeztetések, ellenőrzése. A főkönyvi könyvelés, az nyilvántartások, egyeztetések, ellenőrzése.

analítikus aláírások analítikus aláírások

3. Tervezés Monitoring Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: • Maradvány összeg keretszámonként, tételesen • A nyitott kötelezettség vállalások ismerete a tervezési Folyamatban • A következő év helyes, biztonságos, hatékony költség tervezése Folyamatgazda: • Maradvány keretösszeg ismerete • A nyitott kötelezettség vállalások ismerete a tervezési folyamat szintjén Kontroll, kontroll pont: Főigazgató: • A terv cél- és szabályszerűségének biztosítása

A terv aláírása

Gazdasági igazgató: • A terv cél- és szabályszerűségének biztosítása

A terv aláírása

Számviteli osztály vezető: • A terv cél- és szabályszerűségének biztosítása Főkönyvi könyvelő • A terv előkészítése

A tervezés ellenőrzése

előkészítési

folyamatainak

Az analítikus nyilvántartások, egyeztetések, aláírások ellenőrzése.

II. Az elemi költségvetés tervezési folyamat ábra II.1 Alaptevékenység működési költségeinek tervezése

Szervezeti egység vezetők, folyamat gazdák inputjai Műszaki és Ellátási osztály vezető

Szervezeti egység vezetők

Munkaügyi előadó

Projekt vezetők

Belső kontroll

Központi beruházási igény Üzemeltetési terv

Felújítási ütemterv

Output:

Ügyrend

Felhalmozási kiadások tervezése

Dologi kiadások tervezése

Költségvetési terv javaslat alaptevékenység működési költségei

Személyi juttatások tervezése

Karbantartási ütemterv

Törvényi előírások

Felügyeleti előírások

Kötelezettség vállalás nyilvántartás külső kontroll

Nyilvántartások inputjai

II. A költségvetési tervezés monitoring és kontroll rendszer térképe Az elemi költségvetés tervezési lépései: 1. Alaptevékenység működési költségeinek tervezése 2. Pályázatok működési költségeinek tervezése 3. Elemi költségvetés tervezése

II.1 Az alaptevékenység működési költségeinek tervezése Inputok: Szervezeti egység vezetők, folyamat gazdák inputjai:

Műszaki és Ellátási osztály vezető: Központi beruházási igény A projekt vezetők által megadott beruházási igények összesítése

Üzemeltetési terv Az Kutatóközpont vagyonkezelésében lévő tárgyi eszközök használhatósági foka és a karbantartásukra, felújításukra tervezett kiadások összesítése

Felújítási ütemterv Az Kutatóközpont vagyonkezelésében lévő tárgyi eszközök felújításra tervezett kiadások

Karbantartási ütemterv Az Kutatóközpont vagyonkezelésében lévő tárgyi eszközök karbantartására tervezett kiadások

Szervezeti egység vezetők: A következő évet érintő, tárgyévtől eltérő igények jelzése

Projekt vezetők: A következő évet érintő, tárgyévtől eltérő igények jelzése

Munkaügyi előadó: Kötelező béremelések, juttatások, járulék változások jelzése

Nyilvántartások inputjai:

Kötelezettség vállalás nyilvántartás: Érvényben lévő, következő éve(ke)t érintő kötelezettség vállalás

Output:

Költségvetési terv javaslat alaptevékenység működési költségei.

• • •

Alaptevékenység felhalmozási kiadásai Alaptevékenység dologi kiadási Alaptevékenység személyi juttatásai

II.1 Az alaptevékenység működési költségtervezés monitoring és kontroll rendszer leírása Monitoring Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: • Alaptevékenység felhalmozási kiadásai • Alaptevékenység dologi kiadásai • Alaptevékenység személyi juttatásai

Kontroll, kontroll pont: Műszaki és Ellátási osztály vezető: • Az igény célszerűsége

Központi beruházási igény, üzemeltetési terv, felújítási ütemterv, karbantartási ütemterv aláírása

Szervezeti egység vezetők: • A szervezeti igény célszerűsége

A következő évet érintő, tárgyévtől eltérő igények jelzése

Projekt vezetők: • A folyamat igény célszerűsége

A következő évet érintő, tárgyévtől eltérő igények jelzése

Munkaügyi előadó: • Kötelező béremelések, juttatások • Járulékok összegének változása

Kötelező béremelések, juttatások, járulék változások jelzése

Gazdasági igazgató • Az igény célszerűsége • A költségek és a folyamat hatályos jogszabályi megfelelősége • A költségek és a folyamat belső szabályzatok megfelelősége • Felügyeleti szerv által kiadott előirányzat

Alaptevékenység működési költségeinek tervezése

Főigazgató: • Az igény célszerűsége • A költségek és a folyamat hatályos jogszabályi megfelelősége • A költségek és a folyamat belső szabályzatok megfelelősége • Felügyeleti szerv által kiadott előirányzat

Költségvetési terv javaslat aláírása

II. Az elemi költségvetés tervezési folyamat ábra II.2. Pályázatok működési költségeinek tervezése

Folyamat gazdák inputja Projekt vezetők

Belső kontroll

Pályázati feltételek Felhalmozási kiadások tervezése


Személyi juttatások tervezése Törvényi előírások

Pályázati előírások külső kontroll

Kötelezettség vállalás nyilvántartás

Output:

Egyedi pályázati nyilvántartás

Nyilvántartások inputjai

Költségvetési terv javaslat pályázatok működési költségei

II.2 A pályázatok működési költségeinek tervezése Folyamat gazdák inputja Projekt vezetők Pályázati feltételeknek megfelelő működési költségek jelzése

Nyilvántartások inputjai:

Kötelezettség vállalás nyilvántartás: Érvényben lévő, következő éve(ke)t érintő kötelezettség vállalás

Egyedi pályázati nyilvántartás: Folyamatban lévő projekt kódok következő éve(ke)t érintő kötelezettség vállalás

Output:

Költségvetési terv javaslat pályázatok működési költségei.

• • •

Pályázatok felhalmozási kiadásai Pályázatok dologi kiadási Pályázatok személyi juttatásai

II.2 Pályázatok működési költségtervezés monitoring és kontroll rendszer leírása Monitoring Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: • Pályázatok felhalmozási kiadásai • Pályázatok dologi kiadásai • Pályázatok személyi juttatásai

Kontroll, kontroll pont: Projekt vezetők: • A folyamat igény pályázati előírások megfelelősége Gazdasági igazgató: • A költségek és a folyamat hatályos jogszabályi megfelelősége • A költségek és a folyamat belső szabályzatok megfelelősége • Pályázati előírások megfelelősége Főigazgató: • A költségek és a folyamat hatályos jogszabályi megfelelősége • A költségek és a folyamat belső szabályzatok megfelelősége • Pályázati előírások megfelelősége

Pályázati feltételeknek megfelelő működési költségek jelzése Pályázatok működési költségeinek tervezése


II. Az elemi költségvetés tervezés folyamatábra Gazdasági igazgató

Gazdasági igazgató

Főigazgató

Költségek tervezése

Források tervezése

Javaslat jóváhagyása

Felhalmozási kiadások tervezése

Támogatások tervezése

Input: Költségvetési terv javaslat alaptevékenység működési költségei

Input: Költségvetési terv javaslat pályázatok működési költségei


Belső kontroll

Ügyrend

Költségvetési terv javaslat


Output:

Saját bevétel tervezése

külső kontroll

Személyi juttatások tervezése

Maradvány tervezése

Input: Kötelezettség vállalás nyilvántartás.

Elemi költségvetés Felügyeleti szerv jóváhagyásra

II. Az elemi költségvetés tervezése Input:  alaptevékenység működési költségei  pályázatok működési költségei  érvényben lévő következő éve(ke)t érintő kötelezettség vállalások Feldolgozási folyamat: 1. Működési költségek tervezése  Felhalmozási kiadások tervezése  Dologi kiadások tervezése  Személyi juttatások tervezése 2. Források tervezése  Támogatások tervezése  Saját bevétel tervezése  Maradvány tervezése Output: 1. Elemi költségvetési terv javaslat 2. Elemi költségvetés

II. Az elemi költségvetés tervezés monitoring és kontroll rendszer leírása Monitoring Gazdasági igazgató, Főigazgató: • A Kutatóközponti szükséges, célszerű felhalmozási kiadások • A Kutatóközponti szükséges, célszerű dologi kiadások • A Kutatóközponti szükséges, célszerű személyi juttatások • A Kutatóközponti szükséges támogatási források • A Kutatóközponti szükséges, saját bevételek • A Kutatóközponti maradvány • Felügyeleti szerv által meghatározott keretösszegek • A forráshiány összege • Átcsoportosítható összegek • Fedezethiány miatt elmaradt feladatok Keretgazda: • Az intézeti szintű szükséges, célszerű felhalmozási kiadások • Az intézeti szintű szükséges, célszerű dologi kiadások • Az intézeti szintű, szükséges, célszerű személyi juttatások • Az intézeti szintű szükséges támogatási források • Az intézeti szintű szükséges, saját bevételek • Az intézeti szintű maradvány • Kutatóközpont által meghatározott keretösszegek • Az intézeti szintű forráshiány összege • Átcsoportosítható összegek • Fedezethiány miatt elmaradt feladatok Kontroll, kontroll pont: Gazdasági igazgató: • A költségek és a folyamat hatályos jogszabályi megfelelősége • A költségek és a folyamat belső szabályzatok megfelelősége • Felügyeleti szerv által kiadott előirányzat Főigazgató: • A költségek és a folyamat hatályos jogszabályi megfelelősége • A költségek és a folyamat belső szabályzatok megfelelősége • Felügyeleti szerv által kiadott előirányzat

Költségvetési terv javaslat elkészítése


III. Analítikus nyilvántartások folyamatábrája III.1. Immateriális javak és tárgyi eszközök analítikus nyilvántartása

Inputok: • • •

Outputok:

Beérkezett számlák Kötelezettség vállalás nyilvántartás Főkönyvi könyvelés adatai

• Immateriális javak és tárgyi eszközök analitikus nyilvántartása

• • • •

Értékcsökkenési leírás feladás Leltár Beszámoló Tervezés KVI jelentés

Feldolgozási folyamat: 1. Az ellenőrzött beérkezett számlák adatai és az üzembe helyezési jegyzőkönyv alapján kiállítják az állományba vételi bizonylatot, a számítógépes programban rögzítik az immateriális javak, tárgyi eszköz egyedi nyilvántartó adatait. 2. A Kutatóközpont szabályzataiban meghatározott értékcsökkenési leírást negyedévente elszámolják. 3. A számlaosztályonként összesített értékcsökkenési leírásokról feladást a számítógépes program automatikusan átadja a főkönyvi könyvelés részére. 4. A Selejtezési Bizottság jegyzőkönyvei alapján a selejtezett immateriális javakat és tárgyi eszközöket a nyilvántartásból kivezetik. 5. A leltár eltérések átvezetése a nyilvántartásban. 6. A leltáregyeztetésről bizonylat kiállítása. A folyamatot a Gazdasági igazgatóság ügyrendje, a Számviteli politika, a Számlarend, a Beszerzési-, a Közbeszerzési-, az Eszközök és források értékelési-, a Leltározási- és a Selejtezési szabályzat szabályozza.


A belső kontroll jelentősége és helye a rendszerben A feldolgozott adatok kategória és jellege Összhang a jogi szabályozással Összhang a belső szabályozással Alkalmas-e a szabályozó funkció betöltésére Az ellenőrzési pontok megfelelően kialakítottak-e, és hatékonyak-e.

Monitoring funkciója:  Döntéshozatali információ  Elemzés  Áttekintés Kontroll eljárások  Tevékenységi kontroll  Információ feldolgozási kontroll Monitoring és kontroll eljárások: Felső közép és alsó vezetés részére Kontroll eljárások: Ügyintézők részére Monitoring és kontroll rendszerekkel szemben támasztott követelmények immateriális javak és tárgyi eszközök analitikus nyilvántartása rendszerében:

az

Monitoring funkció: Felső vezetés:


Közép vezetés:

Az elavult eszközök javítására, pótlására tervezett összeg (döntés előkészítési funkció). A javításra, illetve pótlásra szoruló eszközök (áttekintési funkció).

Alsó vezetés:



Közép vezetés: Célszerűségi vizsgálat: javítás, vagy új eszköz beszerzés (tevékenységi kontroll) Alsó vezetés: Célszerűségi vizsgálat: a műszaki paraméterek összehasonlítása (tevékenységi kontroll) Ügyintézők: Információ feldolgozás során aláírások ellenőrzése (feldolgozási kontroll)

A Kutatóközpontnál követelményrendszere:

vezetett

analitikus

nyilvántartás

Inputok: 1. Beérkezett számlák Monitoring Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: • Várható meghibásodások • Karbantartási szerződések tervezése • Új eszközök beszerzésének tervezése • A kifizetések ütemezése • A következő év helyes, biztonságos, hatékony költség tervezése Folyamatgazda: • Az immateriális javak és tárgyi eszközök bekerülési költsége • Hatékonysági vizsgálat (a bekerülési érték valóban arányos-e az eszköz célszerűségével, élettartamával)

Kontroll, kontroll pont: Főigazgató, Keretgazda: • A számla a szerződésben foglaltak megfelel-e Gazdasági igazgató: • A számla fedezetének biztosítása

A számla utalványozása

A számla ellenjegyzése

Folyamatgazda: • A műszaki paraméterek helyessége

Teljesítés igazolás aláírása

Műszaki és Ellátási osztály vezető: • Az eszköz üzem behelyezése

Az üzembe helyezés dokumentálása

Pénzügyi előadó: • A számla alaki, formai ellenőrzése

A számla érvényesítése

Számviteli referens • Adatfeldolgozás

Aláírások ellenőrzése a nyilvántartásba vételkor.

2. Kötelezettség vállalás nyilvántartás Monitoring Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: • A számla és a megkötött szerződés összegszerű egyezősége Folyamatgazda: • A számla és a megkötött szerződés műszaki és egyéb megállapodási feltételeinek egyezősége (esetleges reklamáció, illetve kötbér igények) Kontroll, kontroll pont: Gazdasági ügyintéző: • Adatfeldolgozás Számviteli referens • Adatfeldolgozás

A teljesítés rögzítése a nyilvántartásban Aláírások ellenőrzése a nyilvántartásba vételkor.

3. Főkönyvi könyvelés adatai Monitoring Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: • Felhasznált összeg ismerete • Egyéb helyről az adott projektre átcsoportosítható összeg ismerete • A számlázott összeg ismerete • A kifizetett összegek ismerete • A kifizetések ütemezése • Az értékcsökkenési leírás összegének ismerete • Az elavult, pótlásra szoruló eszközök. Folyamatgazda: • A számlázott, illetve kifizetett összeg ismerete • A könyv szerinti, illetve tényleges avulás ismerete • Leírások kulcsok megváltoztatásának szükségessége

Kontroll, kontroll pont: Gazdasági igazgató: • A megfelelően ellenőrzött adatok

Leltárívek ellenjegyzése

Folyamatgazda: • A könyvelésben szereplő eszközök értéke

Folyamatgazda, projekt vezető aláírása a letár íveken

Számviteli osztály vezető: • A megfelelően ellenőrzött adatok

Az aláírások ellenőrzése, az egyeztetéseken

Számviteli referens • Szabályoknak megfelelő könyvelési adatok

Az aláírások ellenőrzése a bizonylatokon.

Outputok:

1 Leltár Monitoring Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: • Analítikus nyilvántartás és a tényleges eszközök esetleges eltérései • Elavult eszközök ismerete • Leírási kulcsok és a tényleges avulás megfelelősége Folyamatgazda: • Eszközök könyv szerinti és tényleges értéke.

Kontroll, kontroll pont: Gazdasági igazgató: • A leltár szabályszerűségének A leltár záró jegyzőkönyv aláírása ellenőrzése Számviteli osztály vezető: • A leltár és a kimutatás A leltár, főkönyvi könyvelés, az analítikus nyilvántartások, egyeztetések, egyezőségének ellenőrzése aláírások ellenőrzése. Számviteli referens 1,2: • A leltár eltérések könyvelése, az A leltár, főkönyvi könyvelés, az analitikus nyilvántartások, egyeztetések, egyezőség biztosítása aláírások ellenőrzése.

2. Beszámoló, KVI jelentés Monitoring Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: • Immateriális javak, tárgyi eszközök bekerülési értékének ismerete • Immateriális javak, tárgyi eszközök nettó értékének ismerete • Immateriális javak, tárgyi eszközök értékcsökkenési leírásának ismerete • Immateriális javak, tárgyi eszközök javítási, karbantartási, felújítási értékének ismerete • Immateriális javak,tárgyi eszközök használhatósági szintjének ismerete Folyamatgazda: • A rendelkezésre álló immateriális javak és tárgyi eszközök könyvszerinti értékének ismerete Kontroll, kontroll pont: Főigazgató: • A beszámoló szabályszerűségének A beszámoló aláírása biztosítása Gazdasági igazgató: • A beszámoló szabályszerűségének A beszámoló aláírása biztosítása Számviteli osztály vezető: • A beszámoló szabályszerűségének A zárlati munkálatok ellenőrzése, a zárlati dokumentumok aláírása biztosítása Számviteli referens 1,2: • A beszámoló előkészítése

Az analítikus nyilvántartások, egyeztetések, aláírások ellenőrzése,

ellenjegyzése.

3. Tervezés Monitoring Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: • Pótlásra, javításra szoruló immateriális javak, tárgyi eszközök várható értéke • A várható amortizáció értéke Folyamatgazda: • A könyvszerinti és a tényleges avulási érték. Kontroll, kontroll pont: Főigazgató: • A terv cél- és szabályszerűségének A terv aláírása biztosítása Gazdasági igazgató: • A terv cél- és szabályszerűségének A terv aláírása biztosítása Számviteli osztály vezető: • A terv cél- és szabályszerűségének A tervezés előkészítési folyamatainak ellenőrzése biztosítása Főkönyvi könyvelő, analitikus könyvelő • A terv előkészítése


III. Analítikus nyilvántartások folyamatábrája III.2. Raktári és fogyóeszköz nyilvántartás

Inputok:

Outputok:

•

•

•

Beérkezett számlák Főkönyvi könyvelés adatai

Raktári és Fogyóeszköz nyilvántartás

• • •

Főkönyvi feladások Leltár Beszámoló Tervezés

Feldolgozási folyamat: A Kutatóközpontnál csak azonnali felhasználásra vásárolnak anyagot és fogyóeszközt. Raktári készleten csak az üzemi konyha és esetelegesen egyes intézeti készletek vannak elhelyezve. 1. Az ellenőrzött beérkezett számlák adatai alapján a munkahelyi személyi fogyóeszköz nyilvántartásba felvezetik az adatokat. 2. A Kutatóközpont szabályzataiban meghatározott selejtezéseket elszámolják. 3. A számlaosztályonként összesített készletváltozások értékéről feladást készítenek a főkönyvi könyvelés számára. 4. A leltár eltérések átvezetése a nyilvántartásban. 5. A leltáregyeztetésről bizonylat kiállítása. A folyamatot a Gazdasági igazgatóság ügyrendje, a Számviteli politika, a Számlarend, a Beszerzési-, a Közbeszerzési-, az Eszközök és források értékelési-, a Leltározási- és a Selejtezési szabályzat szabályozza.


A belső kontroll jelentősége és helye a rendszerben A feldolgozott adatok kategória és jellege Összhang a jogi szabályozással Összhang a belső szabályozással Alkalmas-e a szabályozó funkció betöltésére Az ellenőrzési pontok megfelelően kialakítottak-e, és hatékonyak-e.

Monitoring funkciója:  Döntéshozatali információ  Elemzés  Áttekintés Kontroll eljárások  Tevékenységi kontroll  Információ feldolgozási kontroll Monitoring és kontroll eljárások: Felső közép és alsó vezetés részére Kontroll eljárások: Ügyintézők részére Monitoring és kontroll rendszerekkel szemben támasztott követelmények immateriális javak és tárgyi eszközök analitikus nyilvántartása rendszerében:

az

Monitoring funkció: Felső vezetés:


Közép vezetés:

A fogyóeszközök pótlására tervezett összeg (döntés előkészítési funkció).

Alsó vezetés:

A javításra, illetve pótlásra szoruló eszközök (áttekintési funkció).



Közép vezetés:

Meglévő, beszerzendő eszközök (tevékenységi kontroll)

Alsó vezetés:

Célszerűségi vizsgálat: a műszaki paraméterek összehasonlítása (tevékenységi kontroll) Információ feldolgozás során aláírások ellenőrzése (feldolgozási kontroll)

Ügyintézők:

A Kutatóközpontnál követelményrendszere:

vezetett

analitikus

nyilvántartás

Inputok: 1. Beérkezett számlák Monitoring Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: • Az eszközök várható élettartama • Új eszközök beszerzésének tervezése • A kifizetések ütemezése • A következő év helyes, biztonságos, hatékony költség tervezése Folyamatgazda: • Az eszközök bekerülési költsége • Hatékonysági vizsgálat (a bekerülési érték valóban arányos-e az eszköz célszerűségével, élettartamával) Kontroll, kontroll pont: Keretgazda: • A beszerzés szükségessége

A számla utalványozása

Gazdasági igazgató: • A számla fedezetének biztosítása

A számla ellenjegyzése

Folyamatgazda: • A beszerzett eszköz célszerűsége

Teljesítés igazolás aláírása

Pénzügyi előadó: • A számla alaki, formai ellenőrzése

A számla érvényesítése

Gazdasági ügyintéző, könyvelő • Adatfeldolgozás

Aláírások ellenőrzése a nyilvántartásba vételkor

2. Kötelezettség vállalás nyilvántartás Monitoring Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: • A beszerzésekre felhasznált, valamint a még felhasználható keret. Folyamatgazda: • A projektre felhasznált, valamint a még felhasználható keret.

Kontroll, kontroll pont: Gazdasági ügyintéző: • Adatfeldolgozás Számviteli referens • Adatfeldolgozás

A teljesítés rögzítése a nyilvántartásban Aláírások ellenőrzése a nyilvántartásba vételkor.

3. Főkönyvi könyvelés adatai Monitoring Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: • Felhasznált összeg ismerete • Egyéb helyről az adott projektre átcsoportosítható összeg ismerete • A kifizetések ütemezése • Az elhasználódási idő ismerete • Az elhasználódott, pótlásra szoruló eszközök. Folyamatgazda: • A számlázott, illetve kifizetett összeg ismerete • A meghatározott, illetve tényleges elhasználódás ismerete Kontroll, kontroll pont: Gazdasági igazgató: • A leltár szabályszerűségének A leltár záró jegyzőkönyv aláírása ellenőrzése Számviteli osztály vezető: • A leltár és a kimutatás A leltár, főkönyvi könyvelés, az analítikus nyilvántartások, egyeztetések, egyezőségének ellenőrzése aláírások ellenőrzése. Gazdasági ügyintéző, könyvelő: • A leltár eltérések könyvelése, az A leltár, főkönyvi könyvelés, az analitikus nyilvántartások, egyeztetések, egyezőség biztosítása aláírások ellenőrzése.

Outputok: 1 Leltár Monitoring Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: • Analítikus nyilvántartás és a tényleges eszközök esetleges eltérései • Elhasználódott eszközök ismerete • A meghatározott és a tényleges elhasználódás megfelelősége Folyamatgazda: • A rendelkezésre álló és a szükséges használható eszközök. Kontroll, kontroll pont: Gazdasági igazgató: • A leltár szabályszerűségének A leltár záró jegyzőkönyv aláírása ellenőrzése Számviteli osztály vezető: • A leltár és a kimutatás A leltár, főkönyvi könyvelés, az analítikus nyilvántartások, egyeztetések, egyezőségének ellenőrzése aláírások ellenőrzése. Gazdasági ügyintéző, könyvelő: • A leltár eltérések könyvelése, az A leltár, főkönyvi könyvelés, az analitikus nyilvántartások, egyeztetések, egyezőség biztosítása aláírások ellenőrzése.

2. Beszámoló Monitoring Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: • A felhasznált összeg ismerete. Folyamatgazda: • A rendelkezésre álló eszközök értékének ismerete

Kontroll, kontroll pont: Főigazgató: • A beszámoló szabályszerűségének A beszámoló aláírása biztosítása Gazdasági igazgató: • A beszámoló szabályszerűségének A beszámoló aláírása biztosítása Számviteli osztály vezető: • A beszámoló szabályszerűségének A zárlati munkálatok ellenőrzése, a zárlati dokumentumok aláírása biztosítása Számviteli referens • A beszámoló előkészítése

Az analítikus nyilvántartások, egyeztetések, aláírások ellenőrzése, ellenjegyzése.

3. Tervezés Monitoring Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: • Pótlásra szoruló eszközök várható értéke • A várható anyag és fogyóeszköz felhasználás értéke Folyamatgazda: • A várható felhasználás értéke. Kontroll, kontroll pont: Főigazgató, Keretgazda: • A terv cél- és szabályszerűségének A terv aláírása biztosítása Gazdasági igazgató: • A terv cél- és szabályszerűségének A terv aláírása biztosítása Számviteli osztály vezető: • A terv cél- és szabályszerűségének A tervezés előkészítési folyamatainak ellenőrzése biztosítása Számviteli referens • A terv előkészítése


IV. Főkönyvi könyvelés folyamat ábra

Bank bizonylatok

Vegyes bizonylatok

Pénztár bizonylatok

Bejövő számlák

Bérfeladások

Kimenő számlák

Output: Belső kontroll

•

Kutatóközponti szabályzatok

• • • • • •

Analitikus feladások Főkönyvi könyvelés Leltár eltérések

Egyéb

Törvényi előírások Kötelezettség vállalás nyilvántartás.


külső kontroll

Egyeztetett, értékelt leltárak projekt költségek elszámolása Adóbevallások Főkönyvi kivonat Mérleg adatok Beszámoló adatok Adóbevallás adatok

IV. A főkönyvi könyvelés monitoring és kontroll rendszer leírása Monitoring Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: • Felhasznált összegek költségnemenként Kontroll, kontroll pont: Számviteli referens • Az alapbizonylatok szabályszerűsége • A főkönyv és az analitikus nyilvántartások egyezősége • A főkönyv és a leltárak egyezősége Pénzügyi előadó: • ÁFA és egyéb bevallások szabályszerűsége Munkaügyi előadó: • Bér- és járulék bevallások szabályszerűsége Számviteli osztály vezető • A főkönyvi könyvelés szabályszerűsége • A főkönyvi könyvelés külső és belső előírásoknak megfelelősége • A főkönyvi könyvelés teljes körűsége Gazdasági igazgató • Felhasznált összegek költségnemenként • Rendelkezésre álló összegek költségnemenként • A beszámoló szabályszerűsége Főigazgató: • Felhasznált összegek költségnemenként • Rendelkezésre álló összegek költségnemenként • A beszámoló szabályszerűsége

Az alapbizonylatok aláírása Az egyeztetések aláírása

A bevallás beküldése

A bevallás beküldése

Az egyeztetések aláírása A leltárak aláírása

A beszámoló aláírása

A beszámoló aláírása

V. Beszámoló készítés folyamat ábra

Belső kontroll

Főkönyvi kivonat

Kutatóközponti szabályzatok

Mérleg Kötelezettség vállalás nyilvántartás

Output:

Beszámoló

Adóbevallások ellenőrzése

Terv adatok

Leltárak

Kincstári egyeztető tábla

Beszámoló mellékletei Törvényi előírások


külső kontroll

V. A beszámoló monitoring és kontroll rendszer leírása Monitoring Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: • Felhasznált összegek költségnemenként • Tervezett összegektől eltérés • Maradvány összegek Kontroll, kontroll pont: Számviteli osztály vezető • A mérleg és az adóbevallás szabályszerűsége • A mérleg és az adóbevallás külső és belső előírásoknak megfelelősége • A tervezéshez szükséges adatok megléte. Gazdasági igazgató • Felhasznált összegek költségnemenként • Rendelkezésre álló összegek költségnemenként • A beszámoló szabályszerüsége Főigazgató, Keretgazda: • Felhasznált összegek költségnemenként • Rendelkezésre álló összegek költségnemenként • A beszámoló szabályszerüsége

Az alap kimutatások aláírása

A beszámoló és adóbevallás aláírása

A beszámoló és adóbevallás aláírása

VI. Humánerőforrás gazdálkodás folyamat ábra

Belső kontroll

Dolgozók munkaügyi, jövedelem és adó adatai

Intézeti szabályzatok

Munkaügy Társadalombiztosítási ügyintézés

Output:

• • •

Bérelszámolás

• • • • Adóelszámolás

Dolgozók jövedelem számfejtéshez szükséges adatai

Nyugdíjpénztári ügyintézés

Törvényi előírások

Felügyeleti előírások külső kontroll

Dolgozók be és kijelentése Bérlisták Statisztikai jelentések Bevallások Átutalások Feladások Nyilvántartások

VI. A Humánerőforrás gazdálkodás feladatai A humánerőforrás gazdálkodás alapvető célja, hogy az intézet célkitűzéseinek megvalósításához szükséges összetételű és létszámú munkaerő rendelkezésre álljon, a rendelkezésre álló munkaerő a feladat elvégzésére alkalmasságáról gondoskodjon. Ezen belül kiemelt feladata, hogy a munkavégzéshez szükséges ismereteket, külső és belső szabályzatokat naprakészen az érintett dolgozókkal ismertesse.

Munkaügyi tevékenység • Dolgozók ki- és beléptetése, bejelentése • Munka- és megbízási szerződések előkészítése • Munkaköri leírások előkészítése • Személyi állomány nyilvántartása • Dolgozók előmeneteli besorolásának nyilvántartása • Ügyfélfogadás • Ösztöndíjas segédmunkatársak nyilvántartása • Szabadság nyilvántartás • Orvosi ellátás, illetve folyamatos alkalmassági vizsgálatok nyilvántartása • Statisztikai jelentések elkészítése • Tagsági nyilvántartások vezetése • Tartozások nyilvántartása • Letiltások nyilvántartása • Folyamatos jogszabálykövetés • Folyamatos belső szabályzat követés Bérelszámolási feladatok A bérelszámolási feladat ellátása az intézet számítógépes program segítségével havonta a dolgozó képzettségének és szolgálati idejének és munkavégzésének arányában történik. • Jelenléti ív alapján elkészíti a havi bérszámfejtést • Tartozások, tagdíjak levonása, átutalása • Személyi jövedelemadó nyilvántartása és bevallása, és átutalása • Jelentések elkészítése: - APEH - Államkincstár - Statisztikai Hivatal - Nyugdíjpénztárak felé. • Főkönyvi feladás elkészítése. • Folyamatos jogszabálykövetés • Folyamatos belső szabályzat követés

Nyugdíjpénztári ügyintézés • Az önkéntes nyugdíjpénztárak nyilvántartása • Magánnyugdíjpénztárak nyilvántartása • Folyószámla kezelés • Tagdíj levonás, átutalás • Nyugdíjpénztári jelentések, bevallások elkészítése • Állami Pénztárfelügyelet felé jelentések elkészítése • Folyamatos jogszabálykövetés • Folyamatos belső szabályzat követés Társadalombiztosítási ügyintézés • Biztosítottak be- és kijelentése • Táppénz számfejtés • Bevallások jelentések elkészítése • Levonások munkáltatói hozzájárulások nyilvántartása • Átutalások elkészítése • Táppénz statisztikai jelentések készítése • Egészségbiztosítási ellátásokról pénztárkönyv vezetése • GYED, Terhességi- gyermek ápolási elbírálás nyilvántartás vezetése • Gyermeknevelési támogatások kezelése • Apanap nyilvántartás • Havi családi pótlék elbírálás • Szigorú számadású nyomtatványok kezelése • Családi pótlék pénztárnapló vezetése • Családi pótlékkal kapcsolatos jelentések, visszaigénylés, bevallás, statisztika készítés • Baleseti nyilvántartás • Nyugdíj előkészítés • NYENYI beadás • Folyamatos jogszabálykövetés • Folyamatos belső szabályzat követés Adóelszámolás • Adóigazolások kiadása • Éves adóelszámolás, igazolás elkészítése, kiadása • Személyi jövedelemadóval kapcsolatos jelentések, bevallások elkészítése • Béreket terhelő adók, hozzájárulások kiszámítása, bevallása, átutalása • Adóköteles juttatások elszámolása • Természetbeni juttatások adó és hozzájárulás vonzatának kiszámítása, bevallása, átutalása


A belső kontroll jelentősége és helye a rendszerben A feldolgozott adatok kategória és jellege Összhang a jogi szabályozással Összhang a belső szabályozással Alkalmas-e a szabályozó funkció betöltésére Az ellenőrzési pontok megfelelően kialakítottak-e, és hatékonyak-e-.

Monitoring funkciója:  Döntéshozatali információ  Elemzés  Áttekintés Kontroll eljárások  Tevékenységi kontroll  Információ feldolgozási kontroll Monitoring és kontroll rendszerekkel szemben humánerőforrás gazdálkodás rendszerében:

támasztott

követelmények

a

Monitoring funkció: •

Felső vezetés:

Tervezés. Az intézeti feladatok ellátásához szükséges összetételű és létszámú munkaerő biztosítása (döntéshozatali funkció)

•

Közép vezetés:

•

Alsó vezetés:

A szervezeti egység feladatainak ellátásához szükséges összetételű és létszámú munkaerő biztosítása. (döntés előkészítési funkció). Az feladat (projekt) ellátásához szükséges összetételű és létszámú munkaerő biztosítása. (áttekintési funkció).

Kontroll funkció: •

Felső vezetés:


•

Közép vezetés:

Célszerűségi vizsgálat: indokolt-e a dolgozó felvétele, szabályszerűségi vizsgálat: a dolgozó rendelkezik-e a feladat ellátásához szükséges intézeti szabályzati ismeretekkel (tevékenységi kontroll)

•

Alsó vezetés:

Célszerűségi vizsgálat: a dolgozó rendelkezik-e a feladat ellátásához szükséges szakmai ismeretekkel, tapasztalatokkal. (tevékenységi kontroll)

•

Ügyintézők:

Információ feldolgozás során aláírások ellenőrzése (feldolgozási kontroll)

VI. A humánerőforrás gazdálkodás monitoring és kontroll rendszer leírása Monitoring Gazdasági igazgató, Főigazgató, Keretgazda: • Dolgozók képzettségi összetétele • Az intézeti feladatok ellátásához rendelkezésre álló humánerőforrás állománya • Az intézet bérköltsége • Az intézet béreket terhelő költségei Osztályvezetők, témefelelősök: • Dolgozók képzettségi összetétele • Az szervezeti egység, illetve az adott feladatok ellátásához rendelkezésre álló humánerőforrás állománya • Az szervezeti egység, illetve az adott feladatok bérköltsége • Az szervezeti egység, illetve az adott feladatok béreket terhelő költségei Kontroll, kontroll pont: Osztályvezetők, projekt vezetőök • A szervezeti egység, illetve az adott feladatok ellátásához szükséges dolgozók létszáma. • A szervezeti egység, illetve az adott feladat ellátására előirányzott bérköltség betartása • A szervezeti egységre, illetve az adott feladatokra vonatkozó szabályok, előírások és szabályzatok betartatása.

Munkaköri leírás aláírása.

HR ügyintéző • A dolgozók a munka elvégzéséhez szükséges ismeretének bizosítása • A bér-, TB, és adó elszámolásával és bevallásával kapcsolatos feladatok szabályszerüsége

A munkatársakra vonatkozó előírások és szabályzatok naprakész ismertetése A bérfeladás és adóbevallás aláírása

Gazdasági igazgatóhelyttes • Felhasznált bérköltség, illetve bérterhek • Rendelkezésre álló összegek • Szabályszerűség biztosítása

Projektlapok elkészítése A beszámoló és adóbevallás aláírása

Főigazgató, Keretgazda: • Felhasznált bérköltség, illetve bérterhek • Rendelkezésre álló összegek • Szabályszerűség biztosítása

Munkaszerződés aláírása A beszámoló és adóbevallás aláírása

Magyar Tudományos Akadémia Agrártudományi Kutatóközpont

Recommend Documents