MAGYAR CSERKÉSZSZÖVETSÉG

Képzési Minőségirányítási Kézikönyv

MAGYAR CSERKÉSZSZÖVETSÉG FELNŐTTKÉPZÉSI NYILVÁNTARTÁSI SZÁMA: 00810-2012


MAGYAR CSERKÉSZSZÖVETSÉG

Budapest 2013

1



Tartalomjegyzék .............................................................................................................................................. 1 TARTALOMJEGYZÉK.......................................................................................................... 2 A MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER KERETEI ................................................................. 3 FOLYAMATLEÍRÁSOK ...................................................................................................... 20

2



A Minőségirányítási rendszer keretei A) Módosítás táblázat Sorszám

A módosított fejezet neve, azonosítási száma

A módosítás oldalszáma

A módosítás rövid leírása

A módosítás hatályosságának kezdete

3

A módosításról tájékoztatást kapott személyek

Megjegyzés

Képzésért felelős vezető jóváhagyó aláírása a bevezetéshez



B) A MIR Kézikönyvvel kapcsolatos tudnivalók, hatályosság A Minőségirányítási (MIR) Kézikönyv 10 példányban készült, elfogadta a Magyar Cserkészszövetség (továbbiakban MCSSZ) Országos Elnöksége. Hatálya kiterjed az MCSSZ képzési tevékenységgel foglalkozó kollégáira, megbízott belső vagy külső képzőkre, valamint minden az MCSSZ képzési szolgáltatását ellátó szakemberre, alvállalkozóra vagy szolgáltatóra. A MIR kézikönyvet nyomtatott példányban megkapta az MCSSZ Országos Elnöksége (országos elnök, országos ügyvezető elnök, országos vezetőtiszt – 3 fő), a képzésért felelős vezető, a képzésért felelős munkacsoport tagjai (1+3 fő) és az asszisztens (1 fő). A MIR kézikönyv elektronikusan elérhető a www.cserkesz.hu webhelyen. A MIR Kézikönyv tartalmának ismertetéséért, tájékoztatásáért a képzésért felelős vezető felel.

a

képzési

folyamatban

résztvevők

A MIR Kézikönyv módosítását kezdeményezheti az Országos Elnökség, a képzésért felelős vezető, valamint a képzésért felelős munkacsoport tagjai. A MIR Kézikönyv módosítása leggyakrabban félévente lehetséges. A MIR Kézikönyv hatályossága a módosítási táblázatban követhető nyomon. A MIR Kézikönyv módosítását az Országos Elnökség hagyja jóvá és az MCSSZ Képzésért felelős vezetője gondoskodik a módosítás átvezetéséről a MIR kézikönyvbe. A képzésért felelős vezető gondoskodik a képzésért felelős munkacsoport tagjainak és a képzésben érintettek tájékoztatásáról és az elektronikus verzió frissítéséről. Az időbeli hatályosság alapján a már megkezdett képzésekre az előzetesen hatályban lévő MIR dokumentum érvényes, a bevezetést követően megkezdett képzésekre az új MIR dokumentum szabályai az irányadóak. A hatályosság értelmében a képzés kezdetének a képzésért felelős vezetőnek leadott tervdokumentáció tekintendő. A MIR Kézikönyv bevezetése vagy módosítása esetén a képzésért felelős vezető dönt arról, hogy a MIR Kézikönyv változásainak ismertetéséhez, gyakorlatba való átültetéséhez szükség van-e az illetékes munkatársak képzéssel történő felkészítésére vagy a MIR Kézikönyv változásáról írásban tájékoztatja az illetékeseket.

4



C) Fogalomtár Asszisztens: az a munkatárs, aki a képzésért felelős vezető irányítása alá tartozik, szükség esetén besegít a képzési folyamatok munkáiba, amelyet a képzésért felelős munkacsoport tagjaival közösen egyeztet. Attitűd: érzések, vágyak, félelmek, meggyőződések, előítéletek vagy más tendenciák összessége, amelyek különböző tapasztalatok hatására cselekvésre való beállítódást vagy készenlétet idéznek elő a személyben. Általános célú felnőttképzés: olyan képzés, amely az általános műveltség növelését célozza, amely hozzájárul a felnőtt személyiségének fejlődéséhez, a társadalmi esélyegyenlőség és az állampolgári kompetencia kialakulásához. Belső képzés: a munkáltató által a munkavállalói részére saját munkaszervezetén belül, nem üzletszerűen szervezett képzés, illetve a külön szabályok alapján végzett köztisztviselői továbbképzés. AZ MCSSZ által saját munkatársaknak szervezett, szakmai kompetenciákat fejlesztő, nem üzletszerű képzés. Eljárási utasítás: a szervezet által meghatározott formátumú, folyamatokra vonatkozó szabályozó dokumentum, amely a MIR kézikönyv része. Előzetes tudásszint: a képzésben résztvevő olyan tudása (ismeretanyag, készség, kompetencia), amelyet előzetesen szerzett meg formális, nemformális vagy informális tanulás útján. Értékelő lap: a képzési folyamatban visszajelzést, elégedettségmérést biztosító kérdőív, amelyet résztvevői és képzői kérdőív formájában a képzésben érintettek töltenek ki. Fejlesztési terv: a képző intézmény fejlesztésére vonatkozó javaslatok, valamint az ahhoz tartozó feladatok, határidők és indikátorok feltüntetése, amelyet az önértékelés eredményei alapján az intézmény a jövőben meg kíván valósítani a magasabb minőség elérése érdekében. Felnőtt: a felnőttképzésben résztvevő természetes meghatározottak szerint teljesítette tankötelezettségét.

személy,

aki

a

törvényben

Felnőttképzéshez kapcsolódó szolgáltatás: olyan szolgáltatás, amely a képzések egyénre szabott kialakításának elősegítésére, a képzés hatékonyságának javítására vagy a munkavállalás elősegítésére irányul. Felnőttképzési szerződés: a felnőttképzést folytató intézmény és a képzésben résztvevő felnőtt között létrejött jogügylet a képzés lebonyolításáról és a képzésben való részvételről, amely írásban köttetik. Felnőttképzési tevékenység (képzés és szolgáltatás): iskolarendszeren kívüli képzés, amely célja szerint meghatározott képzettség megszerzésére, kompetencia elsajátítására irányuló általános, nyelvi vagy szakmai képzés, továbbá felnőttképzéshez kapcsolódó szolgáltatás.

5



Folyamatleírás: egy folyamat elemeit rögzítő, leíró, szabályozó dokumentum, amely a képző intézmény által meghatározott formában, részletezettséggel készül el. Formális képzés: a képzés tervezése szigorú keretek között történik, jellemzője, hogy a képző intézményben, vagy azzal tárgyi feltételeiben minden tekintetben azonos infrastruktúrán történő megvalósítás, az egyértelmű bemeneti és kimeneti feltételek, a feszes tematika, és az előre rögzített tartalom. Haladási napló: a képzés megvalósításának dokumentációja, amely követhetően tartalmazza a képzési program szerinti megvalósítást, a résztvevők hiányzását. Ifjúság: fiatalok csoportjának összefoglaló elnevezése, külön társadalmi csoport. A magyar ifjúságpolitikában jelenleg ifjúság alatt a 14-30 éves korosztályt tekintjük (Ifjúsági törvénytervezet 2005 dec.), amely magába foglalja a gyermek korosztályt is. Informális tanulás: a napi tevékenység (családban, munkahelyen, szabadidős vagy önkéntes tevékenység) keretében történő, nem intézményi keretekben megvalósuló, nem feltétlenül tudatos tanulási tevékenység, a mindennapi élet velejárója. A családban és kortárscsoportokban, valamint a kommunikációs eszközök segítségével egyéni vagy közösségi módon megvalósuló informális tanulás a képességek alakításának, a személyiségfejlődésnek (szocializáció) alapvető feltétele, eszköze. Iskolarendszeren kívüli képzés: olyan képzés, amelynek résztvevői nem állnak a képző intézménnyel tanulói vagy hallgatói jogviszonyban. Ismeret: a valóságra vagy annak valamely részére, témájára vonatkozó tapasztalatok, általánosítások, fogalmak. Jelentkezési lap: a jelentkezés során történő adatfelvétel, amellyel a képzés iránt érdeklődő kifejezi részvételi szándékát. A felvett adatok alapján megállapíthatónak kell lennie, hogy a jelentkező rendelkezik-e a képzés bemeneti feltételeként elvárt iskolai végzettséggel vagy más előképzettséggel. A jelentkezési adatlaphoz csatolni kell az előfeltételként megjelölt tudást vagy végzettséget igazoló dokumentum másolatát. Jelenléti ív: az elméleti és gyakorlati képzésen vezetett, a képzésben résztvevő által aláírt dokumentum, amely igazolja a képzésen való részvételt. Képesség: valamely teljesítményre, tevékenységre való testi, szellemi, lelki adottság, alkalmasság, amely valamely cselekvés sikeres végrehajtását biztosítja. Képzésben résztvevő: a képzést igénybe vevő személy. Képzési beszámoló: a képzés befejezése után a képzés megvalósulásáról és lezárásáról szóló dokumentum. Képzésért felelős vezető: a képző intézmény képzésekkel foglalkozó munkatársa, aki a törvényben meghatározott képzettségekkel és gyakorlattal rendelkező személy. Kiemelt szerepe van az MCSSZ képzési tevékenységének koordinálásában, összehangolásában, szervezésében, dokumentálásában és ellenőrzésében. A képzésért felelős munkacsoport tagjainak és az asszisztens szakmai iránymutatását végzi. Képzési Minőségirányítási Kézikönyv: olyan dokumentum, amely meghatározza egy szervezet képzésre vonatkozó minőségirányítási rendszerét, amely bemutatja a képzési

6



tevékenység működési folyamatait, a képző intézmény irányításának módját, a szakmai minőségi munkára való törekvés alapvető eszközeit és folyamatait. Képzési partnerszervezet: a képzések lebonyolításában résztvevő szervezet, akik kiválasztás vagy pályáztatás útján nyerik el az adott képzés szervezésébe való bekapcsolódás lehetőségét. A képzési partnerszervezet a képzésért felelős munkacsoport tagjai irányítása és ellenőrzése mellett végzi tevékenységét, melyről szerződést köt az intézménnyel. Képzési program: a képző intézmény adott képzés megvalósítására vonatkozó keretdokumentuma, amely tartalmazza a képzés során megszerezhető kompetenciát, a képzésbe való bekapcsolódás és részvétel feltételeit, a tervezett képzési időt, a képzés módszereit, a tananyag egységeit (moduljait), a maximális csoportlétszámot, a képzésben résztvevők teljesítményét értékelő rendszer leírását, a képzés, illetve modul elvégzéséről szóló igazolás kiadásának feltételeit, a képzési program végrehajtásához szükséges személyi és tárgyi feltételeket. Képzési szükséglet: a képzési programokra vonatkozóan megfogalmazott elvárások, amelyek megmutatják, hogy milyen ismeretek és készségek fejlesztésére, milyen képzési programok indítására vagy igénybe vételére van szükség. Képzési szükségletet definiálhatunk az egyének szintjén, ekkor egyéni képzési szükségletről beszélünk; illetve szervezetek, célcsoportok szintjén. Képzésért felelős munkacsoport tagjai: azok a képzésszervező személyek akik részt vesznek az MCSSZ képzési tevékenységének tervezésében, megvalósításában és értékelésében. Ellátják az egyes képzésekhez kötődő operatív feladatokat. Képzési tematika: a képzési program szakmai tartalmi részének a képzés egységeire (alkalmaira, moduljaira) lebontott dokumentuma. A tematika tartalma jellemzően: a képzési alkalom azonosítása, a tervezett téma és a feldolgozás módszere, esetleg kiegészítve néhány, a megvalósításra vonatkozó információval. Képzési terv: a képző intézmény nyilvános éves terve, amely képzési helyszínekre lebontva tartalmazza a tervezett képzéseket, a képzések célcsoportját, a finanszírozás forrásait és a képzéshez szükséges személyi és tárgyi feltételek biztosítási módját. Képző: a képzési program lebonyolítása során oktatást végző vagy tréninget tartó személy. Készség: egy adott feladat vagy munka elvégzéséhez szükséges, releváns, tanult ismeretek magas szintű, önálló, szakszerű alkalmazásának összessége. Kompetencia: a felnőttképzésben részt vett személy ismereteinek, készségeinek, képességeinek, magatartási és viselkedésjegyeinek összessége, amely által a személy képes lesz egy meghatározott feladat eredményes teljesítésére. Külső képzések: a képző intézmény által szervezett, hazai vagy nemzetközi ifjúsági szakemberek vagy fiatalok részvételével megvalósuló kompetenciafejlesztő képzés. Külső képzés partnerszervezetekkel: a képző intézmény szakmai támogatásával, külső képzési partnerszervezetekkel együttműködésben, hazai vagy nemzetközi ifjúsági szakemberek vagy fiatalok részvételével megvalósuló kompetenciafejlesztő képzés.

7



Minőségbiztosítás: a minőségügyi rendszerben alkalmazott és szükség esetén igazolt minden tervezett és módszeres tevékenység, amely megfelelő bizalmat hivatott kelteni arra, hogy az intézmény teljesíti a minőségi követelményeket. Minőségcél: a képző intézmény évente meghatározott célkitűzései, amelyek közérthetőek, mérhetőek és alkalmasak az objektív értékelésre. Tartalmazza a cél megjelölését, a határidőt, az erőforrásokat és a felelősöket. Minőségirányítás (MIR): egy szervezet általános irányításának a minőségre vonatkozó része. Minőségügyi stratégia: olyan több évre szóló stratégia, amely meghatározza az intézmény képzésekre, és azok minőségére vonatkozóan kitűzött irányvonalakat, célokat és a megvalósításra vonatkozó tevékenységeket. Modul: tanítási vagy tananyagegység, amely egy logikailag összetartozó ismeretanyagnak önállóan kezelhető, meghatározott személyi és tárgyi feltételekkel behatárolt, mérhető kimenetű, önállóan is tanítható része. A modul ismeretanyagának elsajátítását követően a képzésben résztvevő személy képes lesz az ismereteket, készségeket, képességeket, tulajdonságokat meghatározott szinten alkalmazni, illetve további tanulmányai során felhasználni. Módszer: azon eljárások, amelyek segítik az oktatási (tanítási-tanulási) folyamat során felvetődő feladatok megoldását, a képzésben résztvevők képességének mindenoldalú fejlesztését (ismeretek, jártasságok, készségek, jellemfejlesztés, attitűd-formálás stb.). Az oktatási (tanítási-tanulási) folyamat a képző és a képzésben résztvevő közös tevékenysége, a módszer a célhoz vezető egész út, a tananyag feldolgozásának útja, módja. Nemformális képzés: igazodik a képzésben résztvevők konkrét igényeihez, elvárásaihoz, amely nagyfokú rugalmasságot igényel mind a képzések tervezőitől, mind pedig azok lebonyolítóitól. A nemformális képzések bemeneti és kimeneti feltételei rugalmasak, a képzés tervezett tartalma – a célcsoport-jellemzők függvényében – a programban rögzítetthez képest változhat, az előre meghatározott időtartamban is történhet módosulás éppúgy, mint a képzés szervezésében, intenzitásában. Nemformális tanulás: a munkahely, a társadalmi és egyéb szervezetek által szervezett olyan rendszerezett oktatás-tanulás, amely oktatási, képzési intézményeken kívül az egyén igényei és kezdeményezése alapján valósul meg, és amely közvetlenül nem kapcsolódik képesítés megszerzését tanúsító okirat megszerzéséhez. Önértékelési rendszer: a képző intézmény éves értékelését leíró szabályrendszer, amely meghatározza az értékelés területeit és módszereit, eredménye alapján az intézmény képzés-fejlesztési tervet dolgoz ki, valamint felhasználja stratégiai tervének és éves képzési tervének kialakításához. Panasz lap: a képzési folyamatban résztvevők panaszának kezelését biztosító dokumentum, amely alkalmas arra, hogy a képző intézménnyel kapcsolatos panaszok vizsgálata és kezelése megkezdődjön. Szakmai képzés: szakmai tevékenység ellátását biztosító kompetenciák fejlesztésére irányul, bizonyos esetekben képzettség megszerzését is jelenti. Tanúsítvány: a képzés elvégzését, illetve a sikeres vizsga letételét igazoló dokumentum.

8



Országos Elnökség: Tagjai az Országos Elnök, Országos Ügyvezető Elnök, Országos Vezetőtiszt, akik a képzési tevékenység vonatkozásában javaslatokat tesznek, bizonyos dokumentumokat elfogadnak, valamint és ellenőrzik a bevezetett minőségirányítási rendszer végrehajtását. Az MCSSZ részletes fogalomtára megtalálható a www.cserkesz webhelycím alatt.

9



D) A Magyar Cserkészszövetség bemutatása A CSERKÉSZMOZGALOM ÉS AZ MCSSZ ELVI ALAPJAI A cserkészet A cserkészet vallásos alapokon nyugvó, önkéntes, nem politikai ifjúságnevelő mozgalom, amely nemre, származásra, bőrszínre vagy vallásra való tekintet nélkül nyitott mindenki számára, összhangban az alapító Lord Baden-Powell of Gilwell által megfogalmazott alábbi célokkal, elvekkel és módszerrel. A cserkészmozgalom küldetése A cserkészet küldetése, hogy a cserkészfogadalmon és a cserkésztörvényen alapuló értékrend révén hozzájáruljon a fiatalok neveléséhez, ezáltal segítsen egy olyan jobb világ építésében, ahol az ember, mint egyén, kiteljesíti önmagát, és építő szerepet játszik a társadalomban. Ezért önkéntesei által ifjúságnevelést végez, illetve életmodellt nyújt, saját nem-formális nevelési módszerével, a helyi közösségekkel együttműködve mindenkinek, aki nyitott elveinkre és cserkészközössége életében tevékenyen részt vállal. A cserkészmozgalom célja A cserkészet célja a fiatalok lelki, szellemi és fizikai adottságainak, valamint szociális érzékének kifejlesztése. Elő kívánja segíteni, hogy a fiatalok jellemes egyéniségként értékes és hasznos tagjai legyenek a helyi közösségnek, a nemzetnek és az emberiségnek; emberebb emberré és magyarabb magyarrá váljanak. Ezt a következőkkel éri el: Testi, szellemi, lelki, társas, érzelmi és jellemfejlődésük során bevonja a fiatalokat egy informális nevelési folyamatba. Sajátos módszert használ, amelynek célja a nevelés és önnevelés útján a magabiztos, támogató, felelős és elkötelezett személlyé formálás. Segíti, hogy a fiatalok a cserkészfogadalomban és a cserkésztörvényben kifejezett lelki, társadalmi és személyes elvek alapján értékrendet alakítsanak ki. A cserkészmódszer lényeges elemei Őrsben (kisközösségben) való élet, amely felnőtt példamutatás és útmutatás mellett magában foglalja a következőket: a felelősség fokozatos megismerése és elfogadása, a jellemfejlődésre irányuló önállóságra való képzés, továbbá a kompetencia, az önbizalom, a megbízhatóság, valamint az együttműködésre és a vezetésre alkalmassá tevő képességek megszerzése. a cserkészfogadalom és cserkésztörvény, a cselekedve tanulás (learning by doing), a folyamatos, ösztönző, vonzó és hasznos tevékenységek, főként a természetben, a magyar kultúra ápolása, különös tekintettel a népi hagyományokra. Oktatás Az iskola melletti non-formális nevelési tevékenységek sikeresen egészítik ki az ismeretalapú oktatást, mely során kevesebb figyelem jut az összetett nevelésre. A cserkészet módszerei révén (kisközösségi (őrsi) rendszer, fogadalom és törvények, cselekedve tanulás, folyamatos és ösztönző, vonzó és hasznos programok főként a természetben, nemzeti kultúra ápolása) az egyik legsokrétűbb pedagógiai mozgalom, mely képviselt értékeivel és azzal, hogy jól használható gyakorlati tudást biztosít, vissza is hat az oktatás rendszerére.

10



A cserkészet által átadott tudás és az általa közvetített minták a felelősségvállalás fontosságát, az öngondoskodást és a talpraesettséget szolgálják. A közösségi nevelés nem lexikális tudást ad, hanem a cselekvés általi tanulással és az értékeléssel megerősíti az elsajátított tudást, és segít újrarendszerezni a már meglévő tudáshalmazt. A megtanultak nem csak az adott témakörben használható ismereteket biztosítanak, hanem a gyakorlati tevékenységek során egyfajta rutint eredményeznek, és az egész életben hasznos tudást biztosítanak. Ifjúságnevelés Az ifjúságnevelés célrendszerében kiemelt cél a fiatalok részvételének és aktív polgárságának, továbbá önkéntes tevékenységének az ösztönzése. A cserkészet ezekre gyakorlati megoldásokat és cselekvési mintákat kínál. A cserkészmozgalom az EU legaktívabb ifjúságpolitikai szereplője. A nemzeti szövetségek vezetői kiemelkedő szerepet töltenek be a Nemzeti Ifjúsági Tanácsok vezetésében és a parlamenti tanácsadói munkában. Valamint számos európai cserkész és ifjúsági szakmai programot szerveznek, melyek a fiatalok tömegeinek bevonását, megmozgatását szolgálják. A cserkészmunka fontos értéke az önkéntesség és a kortárs vezetői munka. Ez a körülmény növeli a fiatalok felelősségvállalását és motiválttá teszi őket a döntések meghozatalában való részvételre. A cserkészmozgalom nyitott együttműködésekben gondolkodik. Az elmúlt években is gyakran dolgoztunk együtt ifjúságneveléssel foglalkozó szervezetekkel, közösségekkel. Szabadidős sporttevékenység A cserkészet szakági rendszere több évre történő elköteleződést kívánó, fizikai aktivitást igénylő, elsődlegesen életmód sportágakban folytatott szabadidős sporttevékenységekre irányul. A szakági rendszer által átfogott hobbisportok (evezés, vitorlázás, hegymászás, sziklamászás, barlangászat, tájfutás, teljesítménytúrázás) az egészség megőrzését és a testedzésben gazdagabb életmód kialakítását és megtartását szolgálja. Kultúra A magyar cserkészet egyik módszere a magyar kultúra ápolása, különös tekintettel a népi hagyományokra. Ez a sajátosan magyar módszer segít megőrizni hagyományainkat, segít megismerni önmagunkat, a közösségünket, a nemzetünket. Nem csak a népművészet útján, hanem mindazok által, amelyek a magyar kultúra kincsei A magyar kultúra mint közös alap, és mint közös nyelv jelenik meg. Ezért minden olyan megmozdulásunkon, amit a cserkészethez kötünk, ezeknek nemcsak helye lehet, hanem helyet is kell neki biztosítani! Különösen nagy lehetőséget jelent a cserkészet magyarságra kiterjedő hálózata, melynek keretében lehetőség nyílik a kisebbségi létben élő fiatalokkal történő csereprogramokra. Ezek a cserék nem csak a cserében résztvevő fiatalok, hanem a vendéglátóik identitásának erősítését is jelentik. Ezért tartjuk különösen fontosnak az anyaországon kívül élő fiatalok vendéglátói szerepbe hozását. Alkalmazott kereszténység A cserkészpedagógia különlegessége egy nagyon egészséges lelkületű vallásosság. A cserkészet kezdeteitől fogva vallásos elkötelezettségű szervezet, ám semmiképpen nem tekinthető „hittanos közösség”-nek. A vallás fontos szerepet játszik a mozgalom tagjainak életében. Az alapító – Robert Baden-Powell - gondolatait kölcsönvéve: „A cserkészet nem kevesebb, mint alkalmazott kereszténység.”

A magyar cserkészmozgalom stratégiai célkitűzése A magyar cserkészet létszámának növelése, a mozgalom kiterjesztése, a gyerekek és a fiatalok minél szélesebb tömegei számára elérhető élményközpontú közösségi nevelés biztosítása.

11



Célunk, egy Nemzeti szinten gondolkodó, helyi szinten cselekvő cserkészmozgalom, mely nevelési programja kipróbált értékek mentén áll. (hívószavak: elkötelezettség a személyes, társadalmi és spirituális értékek mellett; önnevelés jelentősége, vonzó tevékenységek, természettel való kapcsolat, tapasztalati tanulás fontossága, csapatmunka) Ezért feladatunk a fiatalok szükségleteire építő, megújulni képes, dinamikus nevelő szervezet kialakítása, erős középszinttel és vonzó közösségi élettel [cserkészcsapatok]. Hosszú távú célkitűzésünk egy olyan kárpát-medencei és nyugati magyarság számára ismert és elismert ifjúsági nevelő szervezet létrehozása, mely olyan fiatalokat nevel, akik képesek alkotó szerepet játszani a társadalomban.(hátrányos helyzetűek befogadása, közösségi szolgálat a leszakadó társadalmi csoportok felé, ország megújítására képes vezetői bázis)

Az intézmény főbb projektjei

WOSM – Partnership Fund Cserkészen az életre - Erzsébet táborok Zöld Cserkésznapok Légy készen a családra Együtt egy ügyért

(http://cserkesz.hu/szovetseg/projektjeink)

12



E) A képzési terület szervezeti felépítése I. Az MCSSZ képzési tevékenységének felépítése Magyar Cserkészszövetség Országos Elnöksége

Országos Elnök

Országos Vezetőtiszt

Képzésért felelős vezető

Asszisztens

Képzésért felelős munkacsoport MCS tag

Képző

MCS tag

MCS tag

Képző

Képző

13

Képző

Képzési partnerintézmények

Országos Ügyvezető elnök



II. Felelősségi és döntési jogkörök a felnőttképzési tevékenység során Az alábbi táblázat mutatja, hogy az egyes szervezeti egységhez, illetve munkakörhöz milyen felelősségi és döntési jogkörök rendelhetők.

F

Jav

T

E

E

MIR módosítása

D

V

F

Jav

T

E

E

Belső ellenőrzés

T

D

F, V, E

E, V

E

E

E

Éves tervezés

D

T

F

Jav, V

E

E

E

Képzési programok nyilvántartásba vétele

T

D

F, V

E

E

Igény és szükséglet felmérés

T

D, F, V

V

V

HR tervezés

D

F, V

Jav, V

J

D

F

Jav, V

J

T

D, F

Jav, V

HR továbbképzése

14

Képzők

HR menedzselése

V

E

V

Asszisztens


V

Képzési partnerszervezet

Országos ügyvezető elnök

D

Képzésért felelős munkacsoport tagjai

Országos elnökség

Minőségpolitika meghatározása

E

V





T

D

D, J, F, V

F, V

F, V, E

Szerződés képzési partnerszervezetek kel

T

D

F

F, V

F

Képzés meghirdetése

J

D

F, V

V, E

Jelentkezések kezelés

D

Jav

F

Szerződés képzésben résztvevőkkel

D, V

F

Panaszkezelés

D, T

D, F, V

D, F, V

E

E

T, F

D, F

V

V

V

Képzők

Asszisztens



Országos elnökség Tárgyi és pénzügyi feltételek tervezése és menedzselése

E

E

V, E

V, E

F

Képzési folyamat dokumentálása

T

Képzések értékelése

T

T

D, F

F, V

V, T

V, T

V

T, D

T

T

F, V

V

V

V

Információs szolgálat

F, V

F, V

V

E

E

Adatszolgáltatás

F, V

V

V

Elégedettségmérés

15



Asszisztens

Eszközök beszerzése

Képzők

Tananyagfejlesztés


Felnőttképzési szolgáltatások nyújtása


Intézményi önértékelés



Országos elnökség

Dokumentumok irattárazása

F

F

D, T

F

F, V

F, E

E

E

E

D

T

D, F

D, V

V

V

V

T, J

T

D

F, V

T

J

D, F, V

V

D: dönt, J: jóváhagy, F: felelős, V: végrehajt, E: együttműködik, T: tájékoztatást kap, Jav: javasol

16



III. Belső ellenőrzések folyamatleírása III/I. A folyamat célja Annak rendszeres ellenőrzése, hogy az MCSSZ képzési tevékenységének a működése megfelel-e a vonatkozó szakmai és intézményi előírásoknak, a belső szabályozásoknak, ezáltal biztosított-e a szabályszerű működés, valamint a partnerek elégedettségének kiváltása. III/2. A folyamat elemei, a folyamat leírása III/2.1. A belső ellenőrzés szintje Az ellenőrzés több szinten és formában valósul meg az intézményben: • Az Országos Ügyvezető Elnök évente ellenőrzi a képzésért felelős vezető szakmai munkáját, adminisztrációs tevékenységét, valamint a munkájához kapcsolódó dokumentumokat. • A képzésért felelős munkacsoport tagjainak munkáját, szervezési és szolgáltatási tevékenységük ellátását, valamint a munkájukhoz kapcsolódó dokumentumok ellenőrzését a képzésért felelős vezető végzi. A képzésért felelős munkacsoport tagjai képzéshez kötődő munkáját és a képzéshez kapcsolódó dokumentumok megfelelőségét képzésenként a képzés zárása után 60 napon belül ellenőrzi. • A képzők szakmai munkáját, valamint adminisztrációs tevékenységét a képzésért felelős munkacsoport tagjai képzésenként ellenőrzik részben helyszíni látogatás alkalmával, részben a képzés utáni dokumentáció ellenőrzésével a képzés zárását követő 7 napon belül. • Egy-egy képzés zárásakor a képzésért felelős vezető ellenőrzi, hogy a képzésért felelős munkacsoport tagjai elvégezte-e adatszolgáltatási kötelezettségét az Országos Elnökség felé. III/2.2. Szabálytalanság kezelése Amennyiben a fentiekben meghatározott ellenőrzések bármelyikénél hiányosság vagy a szabályoktól való eltérés tapasztalható, azt a képzésért felelős vezetőnek az Országos Ügyvezető Elnök felé azonnal írásban jelenteni kell. A szabályszerű működés helyreállításáról a képzésért felelős vezető haladéktalanul gondoskodik. III/3. A folyamat során keletkező dokumentumok Jelentés nem szabályszerű folyamatról Döntés a szabályszerű működés visszaállítására

17



F) Minőségbiztosítási alapelvek I. Minőségpolitika Az MCSSZ, mint felnőttképzési intézmény törekszik a maximális szakmai színvonal elérésére, középpontjában a minőség iránti elköteleződés áll. A minőségbiztosítás alapelvei az MCSSZ küldetése és céljai (alapító okirata) alapján fogalmazódnak meg. Az MCSSZ országos elnöksége az intézmény képzési programjait, képzési tematikáit és módszereit az alapelvek, a képzésben résztvevők igényei, a munkatársak és a képzők véleménye és tapasztalatai alapján határozza meg, az érdekeltek igényeinek rendszeres figyelembe vételével fejleszti. Az MCSSZ testületei és valamennyi munkatársa elkötelezett a jogszabályokban meghatározott és a szakmailag elvárható minőségi követelmények teljesítése, valamint a képzési tevékenység folyamatos fejlesztése (innováció) iránt. Az MCSSZ hangsúlyt fektet arra, hogy munkáját magas szakmai színvonalon végezze, ezzel hozzájárulva partnerei elégedettségéhez működésének minden területén. Ennek megvalósulása érdekében képzési minőségirányítási rendszert működtet, amelynek keretében a minőségcélokat és a képzési tevékenységet évente felülvizsgálja, értékeli és fejleszti. Az MCSSZ országos elnöksége elkötelezett a szervezet fenntartható fejlődése mellett, ezért a szükséges erőforrásokat biztosítja, segíti a munkatársak szakmai fejlődését, fejleszti a felnőttképzési tevékenység rendszerét, valamint évente felülvizsgálja a képzési minőségirányítási rendszer betartását.

II. Minőségügyi stratégia és célok meghatározásának folyamat leírása

II/1. A folyamat célja Az MCSSZ a minőségügyi fejlesztés érdekében évente felülvizsgálja a képzési tevékenységre vonatkozó minőségpolitikát, stratégiai irányvonalakat, meghatározza a tárgyévre vonatkozó minőségcélokat, amelynek célja a képzések magas szakmai színvonalának megtartása, fejlesztése, a felnőttképzési tevékenység ügyfélközpontú megvalósítása. II/2. A folyamat leírása II/2.1. A képzésért felelős munkacsoport meghatározza a képzési tevékenység minőségpolitikáját, amelyet a Országos Elnökség fogad el és hagy jóvá. A minőségpolitika évente felülvizsgálásra kerül.

18



II/2.2. Az MCSSZ stratégiai irányvonalait a Magyar Cserkészszövetség Összmagyar Cserkészstratégiájában fogalmazta meg. Az MCSSZ Országos Elnöksége éves tervekben rögzíti azokat a célokat, amelyek alapján a felnőttképzési tevékenység megvalósul. Különösen törekszik olyan minőségcélok meghatározására, amelyek évente fejlesztik a felnőttképzést, valamint a kapcsolódó szolgáltatásokat. II/2.3. A tervezésnél figyelembe vett alapvető értékek: • A jogszabályoknak és egyéb előírásoknak való megfelelés figyelembe vétele; • Résztvevő központú képzési tevékenység és szolgáltatás folytatása; • Az éves résztvevői létszám szinten tartása, növelése; • Korszerű képzési módszerek alkalmazása, valamint azok folyamatos fejlesztése; • A képzés rugalmas, a partnerek igényeire alapozott szervezése; • A munkatársak és képzők kiegyensúlyozott kapcsolatának megőrzése; • A dokumentumok gondos kezelésének és tárolásának biztosítása. II/2.4. A minőségcélok megállapítása során törekedni kell a felnőttképzési tevékenység minden területének, elemének és folyamatának egységes fejlesztésére. A minőségcélok meghatározásakor ki kell térni valamennyi, a képzéssel kapcsolatos funkcióra, a képzésszervezésben érintett szervezeti egységre, személyre. A minőségcélok meghatározásakor segítséget nyújt az intézmény minőségpolitikája, a jogszabályi és szakmai követelmények, a belső szabályrendszer. A minőségcélok meghatározásakor az önértékelés és a fejlesztési terv nyújt alapot. II/2.5. A meghatározott minőségcéloknak az érintettek számára közérthetőnek kell lenniük. A minőségcélok meghatározása tartalmazza: • az elérendő cél meghatározását; • az objektív értékelésre alkalmas sikerkritériumokat; • a megvalósításhoz szükséges erőforrásokat; • a megvalósítás kijelölt határidejét; • a megvalósításért felelős személyt. II/2.6. A felnőttképzésre vonatkozó tárgyévi minőségcélokat a Képzésért felelős vezető állítja össze az előző évi értékelések, elégedettség mérések és az intézményi önértékelés figyelembe vételével. A kijelölt célokat az Országos Elnökség fogadja el. Az éves munka során a célok megvalósulásának nyomon követése a képzésért felelős vezető feladata. II/3. A folyamat során keletkező dokumentumok Minőségpolitika Stratégiai irányvonalak Minőségcélok

19



FOLYAMATLEÍRÁSOK G) Képzési tevékenység folyamatai I. Képzési terület intézményi szintű felosztása Az MCSSZ képzési intézmény több területen, formában és módon végzi képzési tevékenységét. Az intézmény képzési tagozódását illetően három nagy csoportba sorolja képzéseit: • belső képzések • külső képzések • külső képzések partnerszervezetekkel I/1. Belső képzések AZ MCSSZ által saját munkatársaknak szervezett, szakmai kompetenciákat fejlesztő, nem üzletszerű képzés. I/2. Külső képzések AZ MCSSZ által szervezett, hazai vagy nemzetközi ifjúsági szakemberek vagy fiatalok részvételével megvalósuló, kompetenciafejlesztő képzés. I/3. Külső képzés partnerszervezetekkel AZ MCSSZ szakmai támogatásával, külső partnerszervezetekkel együttműködésben, hazai vagy nemzetközi ifjúsági szakemberek vagy fiatalok részvételével megvalósuló, kompetenciafejlesztő képzés.

II. Képzési folyamatok rendszere II/1. Felnőttképzési folyamatok felsorolása Az MCSSZ felnőttképzési tevékenységének eredményes ellátásához szükséges folyamatait a következők mutatják: I. Vezetési folyamatok Stratégiai és éves tervezés Belső ellenőrzés Éves önértékelés II. Főfolyamatok Igény- és szükségletfelmérés Képzés és értékelés

20



Felnőttképzési szolgáltatások Információs szolgálat és panaszkezelés Fejlesztés Elégedettség mérése III. Támogató folyamatok Emberi erőforrások menedzselése Pénzügyi és tárgyi erőforrások menedzselése Dokumentumok kezelése Tananyagok, eszközök beszerzése Könyvelés Karbantartás, takarítás

21



II/2. Felnőttképzési folyamatok kapcsolatai Az MCSSZ felnőttképzési tevékenysége eredményes ellátásához szükséges folyamatainak kapcsolatát a következő ábra mutatja:

Vezetési folyamatok:

Éves önértékelés Támogató folyamatok:

Stratégiai és éves tervezés

MCSSZ képzési tevékenység működtetése Emberi erőforrások menedzselése Pénzügyi és tárgyi erőforrások menedzselése

Belső ellenőrzés

Könyvelés Karbantartás, takarítás Tananyagok, eszközök beszerzése

Dokumentumo k kezelése

Főfolyamatok: Fejlesztés

Célcsoport igény mérése

Képzés és értékelés

Felnőttképzési szolgáltatások

Célcsoport elégedettség mérése

Információs szolgálat és panaszkezelés

22



III. A képzés és tudásértékelés folyamat leírása

III/1. A folyamat célja

AZ MCSSZ szervezésében és szakmai koordinálásával induló képzések során a képzésben résztvevők a felnőttképzési szerződésben foglaltaknak, valamint az előzetes és a képzés közben felmerült elvárásaiknak mindenben megfelelő módon végezhessék el a kiválasztott képzési programot, és ez által megvalósuljon szellemi, készségszintű és személyiségbeli fejlődésük. A képzési folyamat szabályozása biztosítja, hogy a képzések szervezése, lebonyolítása akadálytalanul, a megadott színvonalon történjen, és a képzési folyamatok átláthatóak legyenek. III/2. A képzés és tudásértékelési folyamat szabályozása

III/2.1. A képzési tevékenység tervezése III/2.1.1. AZ MCSSZ működése a naptári év rendjéhez igazodik, az éves tervezési ciklus is ennek megfelelően működik. Az intézmény évente kidolgozza a felnőttképzési tervet, amelyet az Országos Elnökség fogad el és hagy jóvá. III/2.1.2. A felnőttképzési tervet a képzésért felelős vezető állítja össze az éves önértékelés eredményeinek és a képzési szükségletelemezés figyelembe vételével. A felnőttképzési terv összeállítása érdekében a képzésért felelős munkacsoport tagjai minden év november 30-ig kötelesek leadni a következő évben tervezett képzéseket a képzésért felelős vezetőnek. Az összeállított felnőttképzési tervet a Képzésért felelős vezető az Országos Elnökség elé terjeszti, aki jóváhagyja az előző éves beszámolót, az önértékelést, az éves felnőttképzési tervet, valamint a tárgyévre vonatkozó minőségcélokat. A Országos Elnökség döntéséről a Képzésért felelős vezető tájékoztatja a képzésért felelős munkacsoport tagjait és a képzésben érintetteket. III/2.1.3. A felnőttképzési terv tartalmazza: • a képzési programok felsorolását • a képzési szolgáltatások felsorolását • a képzések célcsoportját • a finanszírozás forrásait • a képzésekhez szükséges személyi és tárgyi feltételeket. III/.2.1.4. Az éves felnőttképzési tervet legkésőbb a tárgyévet megelőző december 15-ig állítja össze a képzésért felelős vezető, amelyet az Országos Elnökség január 31-ig felülvizsgál és elfogad. Az éves képzési terv megvalósulásáról, a minőségcélok teljesüléséről tárgyévi szinten december 15-ig kell elkészíteni a beszámolót. A Munkaügyi Központ részére készített kétéves beszámolót a képzésért felelős vezető készíti el és az Országos Elnökség hagyja jóvá. III/2.1.5. Az intézményben képzés kizárólag képzési program alapján folyhat. A program minimálisan tartalmazza: • a képzés célját, célcsoportját • a képzés során megszerezhető kompetenciákat • a képzésbe történő bekapcsolódás és részvétel feltételeit

23



• a tervezett képzési időt • a képzés módszereit • a tananyag egységeit, moduljait, illetve azok célját, tartalmát, terjedelmét • a minimális és maximális csoportlétszámot • a képzésben lévők teljesítményét értékelő rendszer leírását • a képzés elvégzéséről szóló igazolás kiadásának feltételeit • a képzési program végrehajtásához szükséges személyi és tárgyi feltételeket. III/2.1.6. A képzési programokat a képzésért felelős munkacsoport tagjai benyújtott anyagai alapján a képzésért felelős vezető készíti el. III/2.1.7. A felnőttképzési programok indításának feltétele a Regionális Munkaügyi Központ által történő nyilvántartásba vétel, amelyről a képzésért felelős vezető tájékoztatja a képzésért felelős munkacsoport tagjait. Az új képzések bejelentését a képzésért felelős vezető intézi, aki felelős a képzési programok nyilvántartásáért. III/2.1.8. Az egyes képzések tervezésének részletes folyamatát a képzésekre vonatkozó eljárási utasítás tartalmazza. III/2.2. A képzési tevékenység szervezése, előkészítése III/2.2.1. Az éves felnőttképzési tervben szereplő képzések megvalósítása érdekében a képzésért felelős vezető a képzés indítását megelőzően felméri a képzési szükségleteket a képzésért felelős munkacsoport tagjaival együttműködve, valamint informálódik az indítani kívánt képzés tárgyi erőforrásainak meglétéről. Esetleges hiány esetén annak pótlásáról a képzésért felelős vezető gondoskodik. III/2.2.2. Az éves felnőttképzési tervben szereplő képzések megvalósítása érdekében a képzésért felelős vezető a képzés indítását megelőzően felméri a rendelkezésre álló humánerőforrást. AZ MCSSZ által szervezett képzésekben azok a belső és külső (vállalkozási, megbízási szerződéssel foglalkoztatottak) képzők kerülhetnek kiválasztásra, akik megfelelnek a törvényi és a képzési programban illetve akkreditált képzés esetén az akkreditációban megfogalmazott feltételeknek. III/2.2.3. A képző, illetve a képzői partnerszervezet kiválasztásakor és a felkérés utáni megegyezés esetén a képzésért felelős vezető elkészíti a megbízási, vállalkozási vagy együttműködési szerződést. Szerződéskötésre az illetékes vezető (Országos Ügyvezető Elnök) jogosult. A képzésért felelős munkacsoport tagjainak a felelőssége a képzők számára a képzéshez szükséges információt, segédanyagot és eszközt biztosítani a képzés beindítása előtt. A képzésért felelős munkacsoport tagjainak felelőssége a MIR, képzőkre vonatkozó részeinek ismertetése. III/2.2.4. Az éves felnőttképzési tervben szereplő képzések megvalósításához a képzésért felelős vezető a képzés indítását megelőzően felméri a finanszírozási forrásokat. A képzésért felelős munkacsoport tagjai a költséghatékonyságra törekedve összeállítják a képzési program költségvetés tervezetét, figyelembe véve az éves felnőttképzési tervben meghatározott keretszámokat. III/2.2.5. A képzések meghirdetésekor a képzésért felelős munkacsoport tagjai, (ha van, a képzési partnerszervezettel együttműködve) gondoskodnak a képzési programok tájékoztató anyagainak elkészítéséről, valamint azok terjesztéséről a célcsoport körében. A jelentkezés módjának, határidejének megjelölése mellett a közzétett információknak meg kell egyeznie az adott képzési programban szereplő lényeges tartalmi elemekkel. III/2.2.6. A képzésre való jelentkezés (ha van, a képzési partnerszervezetnél) postai úton vagy e-mailen történik, jelentkezési lap kitöltésével. A jelentkezés során nyilvántartható adatok: felnőtt neve, születési helye és ideje, állampolgársága, lakó és tartózkodási helyének címe és telefonszáma, végzettsége. A többi adat a felnőtt hozzájárulásával kérhető be. A jelentkezés elfogadásáról vagy elutasításáról az aláírásra jogosult vezető (Országos Ügyvezető Elnök) dönt a képzésért felelős munkacsoport tagjainak javaslata alapján. Az

24



elutasításról, az aláírásra jogosult vezető megbízására a képzésért felelős vezető rövid feljegyzést készít, melyet csatol a jelentkezési laphoz. A jelentkezés elfogadásáról vagy elutasításáról a képzésért felelős vezető igazolható módon, írásban (postai vagy elektronikus úton) tájékoztatja az érintetteket a jelentkezési határidőt követő 15 napon belül. III/2.2.7. A képzések szervezésének és előkészítésének részletes folyamatát a képzésekre vonatkozó eljárási utasítás tartalmazza.

III/2.3. A képzések lebonyolítása III/2.3.1. A képzésen résztvevőkkel az intézmény az első képzési alkalmon vagy a képzés előtt felnőttképzési szerződést köt, melyet az aláírásra jogosult vezető (Országos Ügyvezető Elnök) ír alá. A szerződés előkészítése a képzésért felelős vezető feladata. Felnőttképzési szerződést szükséges kötni azon résztvevőkkel is a képzésre vonatkozóan - a polgári jog általános szabályai szerint - akik a tankötelezettségük teljesítése, illetve iskolarendszerű képzésben való részvételük mellett felnőttképzésben is részt vesznek. A felnőttképzési szerződés minimálisan tartalmazza: • a képzésre szerződő felek alapadatait (MCSSZ és a képzésben résztvevő nevét, címét stb.) • a képzéssel megszerezhető kompetenciát, képzés célját, megszerezhető szakképesítést, • a résztvevő értékelésének módját, vizsgára bocsátás feltételeit, • a megengedett hiányzás mértékét, • az esetleges előzetesen megszerzett tudás beszámításának módját, • a képzés helyét, időtartamát, ütemezését, • a vizsgaszervezés módját, vizsgáztató intézmény megnevezését, • a képzési díjat, vizsgadíjat, pótvizsgadíjat, • a panasztétel módját, • a szerződésszegés következményeit. Amennyiben a képzés megkezdéséhez végzettségre vagy egyéb feltételre van szükség, az ezt igazoló dokumentumoknak az intézmény által hitelesített másolatát csatolni kell a szerződéshez. Amennyiben a képzés pályázati támogatásból valósul meg, a szerződésbe bele kell foglalni a támogatás tényét, megnevezését, támogatás összegét. A felnőttképzési szerződést írásban kell megkötni, és öt évig az intézmény köteles megőrizni. III/2.3.2. A képzés beindítása a képzésért felelős munkacsoport tagjainak a feladata. A végrehajtás ellenőrzése és nyomon követése, valamint dokumentálása a képzésért felelős munkacsoport tagjainak a feladata, együttműködve az intézmény képzésért felelős vezetőjével. III/2.3.3. A képzés lebonyolítása alatt a képzésért felelős munkacsoport tagjai döntenek az esetleges helyettesítésekről, a panaszok megfelelő kezeléséről, a felmerülő váratlan problémák megoldásáról. A képzés tartalmára vonatkozó és az intézményt érintő egyéb panaszok esetén a képzésért felelős munkacsoport tagjai a képzésért felelős vezetőnek juttatják el a panaszt, aki dönt a panaszok kezeléséről. Olyan esetben, melyben a panasz súlya vagy tartalma ezt megkívánja, a képzésért felelős vezető a panaszt továbbítja az Országos Ügyvezető Elnöknek. A részletes panaszkezelést a IX. fejezet tartalmazza. III/2.3.4. A képzés lebonyolításának menetét a képzők a képzés haladási naplójában rögzítik, valamint napi jelenléti ívvel dokumentálják a részvételt. III/2.3.5. Amennyiben a képzés vizsgával zárul, a képzésben lévők vizsgaeredményeit és minősítését vizsgalapokon kell rögzíteni.

25



III/2.3.6. A képzés elvégzését igazoló okiratot (tanúsítvány, részvételi igazolás, oklevél stb.) és másolatát kiadás előtt hitelesítenie kell az aláírásra jogosult vezetőnek (Országos Ügyvezető Elnök). Minden tanúsítvány és egyéb, a képzés elvégzését igazoló okirat átadásról elismervényt kell aláíratni a képzésben lévőkkel. A képzést igazoló dokumentumok átadása a képzésért felelős munkacsoport tagjainak a feladata. III/2.3.7. A képzések lebonyolításának és utómunkálatainak részletes folyamatát a képzésekre vonatkozó eljárási utasítás tartalmazza. III/2.4. A képzési tevékenység értékelése III/2.4.1. A képzési tevékenységet és a résztvevők elégedettségét a résztvevői értékelő lapon kell mérni. A kérdőívek összesítését az asszisztens végzi, amelyet eljuttat a képzésért felelős munkacsoport tagjainak, aki az elemzését, kiértékelését elvégzi, valamint a kiértékelés eredményét a képzésért felelős vezetőnek eljuttatja. A kiértékelés eredményéről az adott képzés képzőit a képzésért felelős munkacsoport tagjaik értesítik. A képzések kiértékelését a továbbiakban a képzési program tartalmi és szervezési fejlesztéséhez kell felhasználni, amely a képzésért felelős vezető feladata. III/2.4.2. A képzési tevékenységet a képzők a képzői értékelő lapon értékelik. A kérdőívek összesítését az asszisztens végzi, és a képzésért felelős munkacsoport tagjaik kiértékelik, és a kiértékelés eredményét eljuttatja a képzésért felelős vezetőnek. A képzések kiértékelését a továbbiakban a képzési program tartalmi és szervezési fejlesztéséhez kell felhasználni, amely a képzésért felelős vezető feladata. III/2.4.3. A lebonyolított képzési program után beszámoló űrlapon a képzésért felelős munkacsoport tagjai beszámolót készítenek, amelyet a képzésért felelős vezetőnek juttatnak el. A képzések zárásakor a képzésért felelős vezető elvégzi az adatszolgáltatási kötelezettségét, amelynek részletes leírása a VII. fejezetben található. III/2.4.4. Amennyiben egy képzés valamilyen oknál fogva elmarad, akkor a képzésért felelős munkacsoport tagjai rövid feljegyzést készítenek a képzés meghiúsulásának okairól, illetve azok esetleges kezeléséről. A feljegyzést a képzésért felelős vezetőnek eljuttatja. III/2.4.5. A képzésért felelős vezető feladata, hogy a képzés zárásaként az értékelések figyelembe vételével a képzés eredményességét és hatékonyságát megállapítsa, és azt a következő képzési terv összeállításánál figyelembe vegye. III/3. A képzési folyamat során keletkező dokumentumok Képzési terv Képzési program Tájékoztató anyag Jelentkezési lap Felnőttképzési szerződés (szükség esetén végzettséget, feltételt igazoló dokumentum hiteles másolatával) Haladási napló Jelenléti ív Vizsgalap Képzés elvégzését igazoló tanúsítvány hitelesített másolata Képzés elvégzését igazoló tanúsítvány átvételét igazoló elismervény Résztvevői értékelések Képzői értékelések Résztvevői és képzői értékelések összesítése képzésenként Beszámoló megtartott képzésről Feljegyzés elmaradt képzésről

26



IV. Az igény- és szükségletfelmérés folyamatának leírása

IV/1. A folyamat célja Az MCSSZ résztvevő központú működéséhez a kapcsolatok folyamatos javítása érdekében megbízható információk álljanak rendelkezésre a partnerek igényeiről és szükségleteiről, ezért tervszerűen és szakszerűen történjen meg azok mérése. IV/2. A folyamat szabályozása IV/2.1. Az igény- és szükségletfelmérés gyakorisága és módszerei IV/2.1.1. Az ifjúsági szervezetek és oktatási intézmények körében az intézmény kérdőív segítségével gyűjt információt a képzési szükségletekről. IV/2.1.2. A kérdőíves felmérés évente történik elektronikus formában, amelyre évente egy alkalommal a képzésért felelős vezető e-mailben hívja fel az érintettek figyelmét. IV/2.1.3. A kérdőíves felmérést a képzésért felelős vezető elemzi ki, és eredményeit felhasználja a képzési terv összeállításához. IV/2.2. Az igény és szükségletfelmérés tartalma A képzési szükséglet felmérési adatlap a következő elemeket tartalmazza: • Személyes adatok (név, e-mail cím, szakterület, tevékenységi kör) • Szervezeti adatok (név, elérhetőség,) • Képzési háttér (képzés témája, szervező intézmény, időtartam, hasznosíthatóság) • Képzési igények (jelölhető képzési programokkal és modulokkal, képzési helyszín) • Képzési tématerületek a jövőben IV/3. A folyamat során keletkező dokumentumok Képzési szükséglet felmérési kérdőív Szükségletelemzés

V. Az elégedettségmérés folyamatának leírása V/1. A folyamat célja AZ MCSSZ résztvevő központú működéséhez a képzési minőség folyamatos javítása érdekében megbízható és közvetlen információk álljanak rendelkezésre a partnerek és a résztvevők elégedettségéről, ezért tervszerűen és szakszerűen történjen meg azok mérése. V/2. A folyamat szabályozása V/2.1. Az elégedettségmérés gyakorisága és módszerei V/2.1.1. Valamennyi képzésben résztvevő esetében kérdőív (résztvevői értékelő lap) segítségével gyűjt az intézmény információt a képzésre vonatkozó elégedettségéről a képzés végén.

27



V/2.1.2. A képzők értékelő lapon adják meg véleményüket és tapasztalataikat egy-egy képzési programról. A képzők a képzés lezárásakor képzői értékelő lapot töltenek ki, amelyben értékelik a képzést és saját munkájukat. V/2.1.3. A képzési folyamatban résztvevő további külső és belső munkatársak véleményét az éves kiértékelés keretében, csoportos megbeszélés formájában gyűjti össze az intézmény. Az éves munkatársi értékelésről jegyzőkönyv készül. V/2.1.4. Az intézmény minden képzésben érintett munkatársa folyamatosan gyűjti a minőségirányítási rendszerrel kapcsolatos észrevételeit és módosítási javaslatait egy erre megadott űrlapon, amelyet a képzésért felelős munkacsoport tagjaik félévente eljuttatnak a képzésért felelős vezetőnek. A képzésért felelős vezető állítja össze ezek alapján a MIR módosító javaslatokat, amelyeket Országos Elnökség fogad el. V/2.2. Az elégedettségmérés tartalma V/2.2.1. A résztvevői értékelő lap tartalmi területei: • a résztvevői elvárások • az előzetes tájékoztatás • a képzés szervezettsége • a képzés tartalma (elméleti és gyakorlati) • a képzés hasznosíthatósága • az alkalmazott tanulási módszerek, kiadott segédanyagok • a képzők munkája • a saját részvétel. A képzői értékelő lap tartalmi területei: • a csoport • az előzetes tudás figyelembe vétele • szakmai teljesítmény, képzési célok elérése • elméleti és gyakorlati tudás átadása • képzés szervezettsége • kiadott segédanyagok hasznossága • környezeti feltételek, munkatársak. V/2.2.2. A résztvevői és képzői értékelő lapok általános szempontjai: • az elégedettség különböző területeit 6 fokú skálán méri • a konkrét elégedetlenségek és elégedettségek megfogalmazására a kérdőívben a kérdések mellett van lehetőség, melyeket tartalmi összetartozás alapján összesít az intézmény • az értékelő lapokon további javaslatokat is megfogalmazhatnak a képzők és résztvevők. V/2.3. Az elégedettségmérés lebonyolítása V/2.3.1. A képzést lezáró utolsó részben a képzők valamennyi résztvevőhöz eljuttatják a résztvevői értékelő lapot, amelyet a helyszínen töltenek ki. V/2.3.2. A képzés lezárását követően a képzésért felelős munkacsoport tagjai valamennyi képzőhöz eljuttatják a képzői értékelő lapot, amelyet a megadott határidőig, de legkésőbb a képzés után 5 napon belül visszajuttatnak a képzésért felelős munkacsoport tagjainak. V/2.3.3. A visszajuttatott résztvevői és képzői értékelő lapokat az asszisztens képzésenként összesíti, majd eljuttatja a képzésért felelős munkacsoport tagjaiknak, akik kielemzik, és a kielemzés eredményét eljuttatják a képzésért felelős vezetőnek.

28



V/2.3.4. A képzési folyamatban résztvevő külső és belső munkatársak elégedettségének felmérése a képzésért felelős munkacsoport tagjai, illetve képzésért felelős vezető irányításával az V/2.2.1. pontban felsorolt területeken végighaladva történik. Erre évente egy alkalommal kerül sor, legkésőbb az adott év október 15. napjáig. V/2.3.5. Az összesített résztvevői és képzői kiértékelések eredményét a képzésért felelős vezető képzésenként elemzi, szükség esetén helyesbítő vagy megelőző intézkedésekről tesz javaslatot. Az egyes képzések elemzésének összesítéséből összeállítja az elégedettség éves összesítését. Az elégedettség éves összesítését a Képzésért felelős vezető az Országos Elnökség elé tárja. V/3. A folyamat során keletkező dokumentumok Résztvevői értékelő lap Képzői értékelő lap Résztvevői és képzői értékelések összesítése, elemzése képzésenként Jegyzőkönyv külső és belső munkatársak értékeléséről Képzési szükséglet-felmérési kérdőív Szükségletelemzés MIR módosítási javaslat űrlap Elégedettség éves összesítése

VI. Az információs szolgálat folyamatleírása VI/1. A folyamat célja Az ügyfelekkel (partnerek, szervezetek, intézmények és a képzésben résztvevők) történő kapcsolattartás tudatos, átgondolt megvalósítása, a számukra szükséges információk biztosítása, igényeik mind teljesebb kielégítése, ezáltal meglévő és a jövőbeni képzésben lévők elégedettségének kiváltása. Az információs szolgálat látja el az ügyfélszolgálat, illetve vevőszolgálat funkcióját. VI/2. A folyamat szabályozása VI/2.1. A szabályozás hatálya VI/2.1.1. A szabályozás kiterjed azoknak a munkatársaknak a napi tevékenységére, akik munkájuk során kapcsolatba kerülnek az ügyfelekkel. A kifogástalan információs szolgálati feladatellátás minden munkatárs közös érdeke. VI/2.1.2. Az intézmény információs szolgálatot az MCSSZ projektirodájában működtet. VI/2.2. Az információs szolgálat megkeresésének típusai VI/2.2.1. A megkeresés lehetséges indokai: információkérés az intézmény által kínált képzésekről és szolgáltatásokról, tájékoztatás a folyó képzésről, panasz. VI/2.2.2. A képzésekről és szolgáltatásokról az érdeklődők számára biztosítani kell az intézmény tájékoztató anyagait, a jelentkezés feltételeit, valamint az ezekben álló információkat.

29



VI/2.2.3. A már szerződést kötött képzésben résztvevőknek az információs szolgálat információt nyújt a képzés folyamatáról, a képzés során elérhető minősítés megszerzésének módjáról, a további képzésekről és szolgáltatásokról, vizsgával záruló képzés esetén a vizsgáról és a tananyagokról. A felmerülő kérdésekkel kapcsolatban a képzésért felelős munkacsoport tagjai ad tájékoztatást. VI/2.2.4. A beérkező panaszt a panaszkezelési szabályzatnak megfelelően kell kezelni. (IX. fejezet)

VI/2.3. Az információs szolgálat megkeresésének módjai VI/2.3.1. Ügyfelek megkeresésének lehetséges útjai: személyesen, telefonon, e-mailben vagy postai levélben. VI/2.3.2. Az információs szolgálatra kijelölt helyen és időpontokban a képzésért felelős munkacsoport tagjai, illetve a képzésért felelős vezető személyesen fogadja az érdeklődőket, és igényeiknek megfelelő információt nyújt a képzési és szolgáltatási tevékenységekről, az azokon történő részvétel és vizsga feltételeiről, a képzések indítási időpontjairól. VI/2.3.3. Az információs szolgálat telefonon elérhető. A telefonhívásokat a képzésért felelős munkacsoport tagjai, illetve a képzésért felelős vezető fogadja, az információs szolgálatra kijelölt időpontokban. Amennyiben a válasz azonnal nem adható meg, akkor az ügyfelet visszahívás keretében kell tájékoztatni, amely 5 munkanapon belül történik meg. VI/2.3.4. Az elektronikus levelezésben fogadott érdeklődést a képzésért felelős munkacsoport tagjai, illetve képzésért felelős vezető legkésőbb 5 munkanapon belül megválaszolja, s azt az irattárban is archiválja. VI/2.3.5. Postai úton írásbeli kérésre írásbeli tájékoztatót, illetve a jelentkezés feltételeit tartalmazó tájékoztatót bocsát az érdeklődő rendelkezésére a képzésért felelős munkacsoport tagjai, illetve a képzésért felelős vezető a beérkezéstől számított legkésőbb 5 munkanapon belül. A hivatalos leveleket az irattárban archiválni kell. VI/2.3.6. Az ügyfelek megkeresése megfelelő válaszadás, visszajelzés nélkül nem kezelhető. VI/2.3.7. Az információs szolgálati feladatok ellátása során fokozottan ügyelni kell az adatvédelmi törvény előírásainak betartására. Tilos az intézmény szakmai, erkölcsi és üzleti érdekeit sértő információszolgáltatás, dokumentum átadás. VI/2.3.8. Amennyiben az információs szolgálatot ellátó képzésért felelős vezető, illetve a képzésért felelős munkacsoport tagjai nem tudnak az információs szolgálati időpontban jelen lenni, kötelességük helyettesítésről gondoskodni. A helyettesítést ellátó személy felvilágosítása és felkészítése a képzésért felelős munkacsoport tagjai, illetve a képzésért felelős vezető feladata.

VI/3. A folyamat során keletkező dokumentumok Tájékoztató anyag Jelentkezési lap Partneri/résztvevői beérkező levelek Visszajelzés partneri/résztvevői levelekre

30



VII. Az adatszolgáltatás folyamatleírása VII/1. A folyamat célja A képzésért felelős vezető tájékoztatása a képzésekről, valamint a felnőttképzési programokról szóló hivatalos adatszolgáltatásnak való megfelelés biztosítása. VII/2. A folyamat szabályozása VII/2.1. Az intézményen belüli adatszolgáltatás VII/2.1.1. Az egyes képzésekről szóló adatszolgáltatást a képzésért felelős munkacsoport tagjai látják el. VII/2.1.2. A képzésért felelős munkacsoport tagjai kötelesek tájékoztatni a képzésért felelős vezetőt a következő adatokról: Képzések előtt (képzési program előtt 90 nappal): • Indítani kívánt képzésekről • Képzésre vonatkozó képzési program javaslatáról • Humánerőforrás terv a tervezett képzésekhez Képzések után (képzés lezárását követő 10 napon belül): • Képzések megvalósulásáról szóló beszámolóról • Feljegyzés képzés elmaradásáról • Résztvevői és képzői értékelések elemzéséről Félévente: • MIR módosítási javaslatokról Alkalomszerűen: • Képzésért felelős munkacsoport tagjai hatáskörét meghaladó benyújtott panaszokról • Képzés tényleges elindításáról a naprakész nyilvántartáshoz VII/2.1.3. Az adatszolgáltatás elektronikus formában, a megadott formanyomtatványokon történik. VII/2.1.4. A beérkezett adatokat a képzésért felelős vezető összegyűjti, és évente kielemzi. Az eredményeket felhasználja a következő év képzési tervének és minőségcéljainak megállapításához. VII/2.1.5. A képzések naprakész nyilvántartását a képzésért felelős vezető tölti fel az MCSSZ honlapján elhelyezett nyilvántartó dokumentumban. A képzések naprakész nyilvántartását a beindított képzésekről legkésőbb a képzés konkrét megkezdése előtt 1 nappal kell feltölteni. VII/2.2. Az intézmény hivatalos adatszolgáltatása VII/2.2.1. A képzésért felelős munkacsoport tagjai kötelesek a képzés lezárása után a hivatalos adatszolgáltatást elvégezni. VII/2.2.2. A hivatalos adatszolgáltatás a https://osap.nszfi.hu oldalon történik. A regisztrációhoz szükséges jelszót a képzésért felelős vezető megkéri, és a megvalósult képzési programokat lejelenti a képzés után 10 napon belül. VII/2.2.3. A leadott OSAP jelentés visszaigazolását a képzési dokumentációhoz csatolni kell.

31



VII/3. A folyamat során keletkező dokumentumok Beszámoló megtartott képzésről Feljegyzés elmaradt képzésről Résztvevői és képzői értékelések összesítése, elemzése OSAP adatszolgáltatás Képzések naprakész nyilvántartása

VIII. Dokumentumok kezelésének folyamatleírása VIII/1. A folyamat célja A dokumentumok irattári kezelésének célja a beérkező, kimenő, illetve a felnőttképzés során az intézményben keletkező dokumentumok átlátható rendszerezése annak érdekében, hogy azok mindenki számára átláthatóak, érthetőek és egységesek legyenek, illetve megkönnyítsék a későbbi dokumentumkeresési munkát. VIII/2. A felnőttképzési tevékenység során keletkező dokumentumok Vezetési folyamatok során keletkező dokumentumok: • • • • • • • •

Minőségpolitika Képzési Minőségirányítási Kézikönyv Stratégia Minőségcélok Éves intézményi önértékelés Fejlesztési terv Feljegyzés nem szabályszerű folyamatról Döntés a szabályszerű működés visszaállítására

Főfolyamatok során keletkező dokumentumok: • • • • • • • • • • • • • • • • •

Képzési terv Képzési program Tájékoztató anyag Jelentkezési lap Felnőttképzési szerződés (szükség esetén végzettséget, feltételt igazoló dokumentum hiteles másolatával) Haladási napló Jelenléti ív Vizsgalap Képzés elvégzését igazoló tanúsítvány Képzés elvégzését igazoló tanúsítvány hitelesített másolata Képzés elvégzését igazoló tanúsítvány átvételét igazoló elismervény Résztvevői értékelő lap Képzői értékelő lap Résztvevői és képzői értékelések összesítése, elemzése képzésenként Képzési szükséglet-felmérési kérdőív Szükségletelemzés Jegyzőkönyv külső és belső munkatársak értékeléséről 32



• • • • • • • • • • • •

MIR módosítási javaslat űrlap Elégedettség éves összesítése Partneri/résztvevői beérkező levelek Visszajelzés partneri/résztvevői levelekre Panasz lap Visszajelzés panasz kivizsgálásáról Beszámoló űrlap megtartott képzésről Feljegyzés elmaradt képzésről OSAP adatszolgáltatás Képzések naprakész nyilvántartása Tananyag Képzési tanácsadás adatlap

Támogató folyamatok során keletkező dokumentumok: • • • • • • • • • • • • • •

Munkaszerződések Munkaköri leírások Megbízási szerződések Vállalkozói szerződések Együttműködési megállapodás Munkatársak teljesítményértékelése Humánerőforrás terv Továbbképzési terv Költségvetés felnőttképzési tevékenységre Bérleti szerződések Számlák beszerzésről Leltári bevételezés tárgyi eszközökről Iktatókönyv Irattári számmal ellátott rendszerezett dokumentumok

VIII/3. A folyamat szabályozása VIII/3.1. Az intézmény dokumentálásának alapszabályai VIII/3.1.1. AZ MCSSZ iratait a hivatalos iktatási rend szabályai alapján kell iktatni. VIII/3.1.2. A képzéshez kapcsolódó formanyomtatványok sorszámozásának elve szerint a képzések formanyomtatványait betűvel és számmal kell ellátni. Az alábbi táblázat tartalmazza a formanyomtatványok számozását: MIR kézikönyv formanyomtatványok Dokumentum megnevezése Képzési tervezés folyamata (KT)

Számozás KT_1

Képzési terv

KT_2

Humánerőforrás terv Fejlesztési terv

KT_3 KT_4

Minőségcélok

33



Képzési visszacsatolásának folyamata (KV) KV_1

Képzési szükséglet felmérési kérdőív

KV_2

MIR módosítási javaslat űrlap Intézményi önértékelés

KV_3

Képzés előkészítésének folyamata (KE) KE_1.1, KE_1.2, KE_1.3

Képzési program Jelentkezési lap Felnőttképzési szerződés (szükség esetén végzettséget, feltételt igazoló dokumentum hiteles másolatával) Képzés folyamata (KF)

KE_2 KE_3

KF_1

Haladási napló

KF_2

Jelenléti ív

KF_3

Vizsgalap Képzés elvégzését igazoló tanúsítvány Képzés elvégzését igazoló okirat átvételét igazoló elismervény

KF_4 KF_5 KF_6

Résztvevői értékelő lap

KF_7

Képzői értékelő lap Panaszlap

KF_8

Feljegyzés panasz kivizsgálásáról

KF_9

Visszajelzés panasz kivizsgálásáról

KF_10

Képzési tanácsadás adatlap

KF_11

Képzések naprakész nyilvántartása

KF_12

Képzés utómunkálatainak folyamata (KU) Résztvevői és képzői értékelések összesítése képzésenként

34

KU_1.1, KU_1.2



KU_2

Beszámoló megtartott képzésről

KU_3

OSAP adatszolgáltatás

VIII/3.2. Az intézmény dokumentálásának menete VIII/3.2.1. Az asszisztens iktat minden beérkező és kimenő dokumentumot. VIII/3.2.2. Az intézmény felnőttképzési tevékenysége során keletkezett iratokat képzési tervenként, nyújtott szolgáltatásonként, illetve képzési programonként kell rendszerezni. VIII/3.2.3. Az irattározott iratokat az intézmény 5 évig köteles megőrizni. VIII/3.2.4. Az 5 évnél régebbi iratok megsemmisítésénél figyelembe kell venni a törvényi előírásokat és rendelkezéseket. VIII/3.2.5. Az adatok kezelése a mindenkori jogszabályoknak, különösen a személyiségi jogokat figyelembe véve történik. VIII/3.2.6. Az iratok eredeti példányainak tárolása a projektirodában történik. Amennyiben szükséges az Országos Elnökség kérésére a dokumentumokat rendelkezésre kell bocsátani. VIII/3.2.7. Az intézmény egészére vonatkozó felnőttképzési dokumentumokat, valamint a belső adatszolgáltatásánál jelzett dokumentumokat a képzésért felelős vezető az MCSSZ székhelyén irattároztatja. VIII/4. A folyamat során keletkező dokumentumok Iktatókönyv (online) Irattári számmal ellátott rendszerezett dokumentumok Sorszámozott formanyomtatványok

IX. A panaszkezelési folyamat leírása

IX/1. A folyamat célja A képzésben résztvevők felmerülő problémáinak (panaszainak) megnyugtató megoldása, a reklamációk egységes és szakszerű kezelése, ezáltal a meglévő résztvevők elégedettségének kiváltása. IX/2. A folyamat leírása

IX/2.1. Panasztétel módja IX/2.1.1. A panaszkezelés lehetőségéről illetve a panaszkezelés folyamatáról a képzések első találkozási alkalmán a képzésért felelős munkacsoport tagjai vagy /és a képző(k) szóbeli tájékoztatást nyújtanak, a panasztétel módját a felnőttképzési szerződés tartalmazza. A képzésben résztvevők sérelem esetén a képzésért felelős munkacsoport tagjaihoz fordulhatnak. IX/2.1.2. A képzésben résztvevőktől panaszt, reklamációt különböző témában és különböző formában (szóban, telefonon, e-mailen) a képzések, szolgáltatások esetében a képzésért 35



felelős munkacsoport tagjai fogadják. Az érintett képzésért felelős munkacsoport tagjai köteles felhívni a reklamáló figyelmét arra, hogy csak írásos formában benyújtott panaszra tud az intézmény érdemben reagálni. IX/2.2. Panasz kezelése IX/2.2.1. Az írásban beérkező panaszt a képzésért felelős munkacsoport tagjai fogadják és mérlegelik, hogy saját hatáskörükben tudnak-e gondoskodni a panasz kezeléséről. Amennyiben saját hatáskörüket ez meghaladja, eljuttatják a képzésért felelős vezetőhöz panaszkezelés céljából. IX/2.2.2. A reklamációban megjelölt szakterületen a képzésért felelős vezető köteles a panasz kivizsgálását megkezdeni. A kivizsgálásról, annak eredményéről, illetve a panasz jogosságáról vagy elutasításáról feljegyzést kell készíteni. IX/.2.2.3. Amennyiben úgy ítéli meg, hogy a panasz kezelése saját hatáskörben nem valósítható meg, akkor a panaszt az Országos Ügyvezető Elnökhöz továbbítja. A jogos reklamáció tárgyát, illetve okait képező problémát a megfelelő felelősségi szinten, a lehető legrövidebb időn belül meg kell szüntetni. IX/2.2.4. A reklamáció elfogadásáról, illetve elutasításáról a reklamáló felet legkésőbb 30 napon belül kell értesíteni. Az írásban beérkező panaszt, valamint az arra született intézkedést, válaszlevelet az irattárban archiválni kell. IX/3. A folyamat során keletkező dokumentumok Panasz lap Feljegyzés panasz kivizsgálásáról Visszajelzés panasz kivizsgálásáról

X. A tananyagfejlesztések folyamatának leírása X/1. A folyamat célja A folyamat célja az MCSSZ képzési tevékenységének fejlesztése új képzési programok kidolgozásával, illetve a már meglévő képzések aktualizálásával, továbbfejlesztésével annak érdekében, hogy felmerülő partneri igényeket új képzések formájában vagy a tananyagfejlesztéssel kielégítse az intézmény. X/2. A folyamat leírása X/2.1. Tananyag fejlesztés előkészítése X/2.1.1. A tananyag fejlesztésének elkezdéséről, annak megtervezéséről a Képzésért felelős vezető dönt a képzésért felelős munkacsoport tagjainak véleménye és javaslatai figyelembe vételével. X/2.1.2. A tananyag fejlesztés irányulhat új képzési programok tananyagának kidolgozására, illetve a meglévő tananyagok specializálására, továbbfejlesztésére, a változó igényekből fakadó aktualizálásra. X/2.1.3. A tananyagfejlesztés megkezdése előtt meg kell határozni a fejlesztéssel elérni kívánt célokat, a célok elérését biztosító feladatokat és tennivalókat, a feladatok

36



végrehajtásához szükséges erőforrásokat, határidőket vagy időtartamokat.

a

feladatok

végrehajtásához

szükséges

X/2.2. Tananyagfejlesztés lebonyolítása és bevezetése X/2.2.1. Tananyagfejlesztést a kijelölt belső munkatárs, képzők vagy más szakember végezhet, a képzésért felelős vezető nyomon követésével. X/2.2.2. A tananyagfejlesztés során figyelembe kell venni az előzetesen felmért partneri igényeket és elégedettséget, a jogszabályokban meghatározottakat, valamint a célcsoport igényeket. X/2.2.3. A tananyagfejlesztés pénzügyi forrásait a képzési tervbe kell betervezni, és költséghatékonyan kell végrehajtani. X/2.2.4. A fejlesztett tananyagot a Képzésért felelős vezető fogadja el, és az Országos Elnökség hagyja jóvá. Amennyiben új képzési program keletkezik, akkor a képzési programot is a Képzésért felelős vezető fogadja el, és a Országos Elnökség hagyja jóvá. X/2.2.5. A tananyagfejlesztés lezárása után a képzés nyilvántartásba vételéről, a fejlesztett képzés bevezetéséről a képzésért felelős vezető gondoskodik. X/3. A folyamat során keletkező dokumentumok Tananyag Képzési program

XI. Tananyagok és eszközök beszerzése XI/1. A folyamat célja Az MCSSZ felnőttképzési tevékenysége során a szükséges eszközök, tananyagok, oktatási anyagok rendelkezésre állásának biztosítása. XI/2. A folyamat leírása XI/2.1. A képzők által jelzett és hiányzó tananyagok, oktatási segédeszközök, szemléltető anyagok beszerzését a képzésért felelős munkacsoport tagjai látják el. XI/2.2. Amennyiben a beszerzés értéke meghaladja a képzési tervben foglaltakat, arról a beszerzés előtt ki kell kérni a Képzésért felelős vezető véleményét, s az ő jóváhagyása alapján kell a beszerzést elvégezni. A beszerzés mérlegelésénél figyelembe kell venni a képzések az éves képzési tervben meghatározott költségvetést. XI/3. A folyamat során keletkező dokumentumok Számlák beszerzésről Leltári bevételezés tárgyi eszközökről

37



XII. Felnőttképzési szolgáltatások folyamatának leírása

XII/A Az előzetesen megszerzett tudás felmérésének és beszámításának folyamat leírása XII/A.1. A folyamat célja Olyan felnőttképzési szolgáltatás biztosítása a képzés résztvevői részére, mely alapján valamennyi résztvevő lehetőség szerint a már meglévő kompetenciáira alapozottan, egyéni képességeinek és készségeinek megfelelő ütemben sajátíthatja el az eredményes vizsgához vagy a képzés lezárásához szükséges ismereteket. XII/A.2. A folyamat szabályozása XII/A.2.1. A moduláris rendszerű képzések esetén lehetőség van arra, hogy azok, akik korábban más képzések alkalmával elvégeztek egy adott modult felmentést kapjanak a modulon való részvétel alól. A felmentést az igazoló dokumentumok benyújtásával lehet kérvényezni, és a Képzésért felelős vezető engedélyezi. XII/A.2.2. A képzések többsége tréningszerű, ezért kevés lehetőség nyílik arra, hogy a már ismert területek alól felmentést kapjanak a képzésben résztvevők. Sok esetben csoportdinamikailag is fontos a részvétel, ezért felmentés kérése ezekben az esetekben nem lehetséges. XII/A.2.3. A képzések indítása esetenként előzetes tudásszint felméréssel kezdődik. Ez az első találkozási alkalmon szóbeli és vagy írásbeli felmérés formájában valósul meg, amelyről a képző feljegyzést készít. A résztvevőknek szintén itt van lehetőségük arra, hogy a képzési programmal kapcsolatos igényeiket bejelentsék. A képző(k) és a képzésért felelős vezető és/vagy képzésért felelős munkacsoport tagjai a felmérés eredménye alapján döntenek a kialakított tananyag tervezett szintjének emeléséről, csökkentéséről, a résztvevők igényeinek figyelembe vételéről. XII/A.2.4. Szükség esetén a résztvevők konzultációkon vehetnek részt, amelynek a csoport azonos tudásszint kialakításában van szerepe. XII/A.3. A folyamat során keletkező dokumentumok Feljegyzés előzetes tudásszint felmérésről

XII/B Képzési szükségletek felmérése, valamint az egyén képzési szükségletére alapozott képzési tanácsadás szolgáltatás folyamat leírása XII/B.1. A folyamat célja Olyan felnőttképzési szolgáltatás biztosítása a képzési résztvevők részére, mely alapján valamennyi résztvevő lehetőség szerint a már meglévő kompetenciáira alapozottan, egyéni képességeinek és készségeinek megfelelő képzéseken fejlesztheti szellemi, lelki, mentális képességeit.

38



XII/B.2. A folyamat szabályozása XII/B.2.1. Az egyéni képzési szükségletek felmérése és a képzési tanácsadás a képzésre potenciálisan jelentkezők esetében történik. Ebben az esetben a személy képzettsége, érdeklődési irányai, életkörülménye jelenti a kiindulópontot. Képzési tanácsadásra jelentkezés lehetséges egy-egy képzés folyamán vagy képzés végén is. XII/B.2.2. A képzési tanácsadásra való jelentkezés a képzésért felelős munkacsoport tagjainál lehetséges XII/B.2.3. A képzésért felelős munkacsoport tagjai 30 napon belül személyesen egyeztetnek a tanácsadás időpontjáról. XII/B.2.4. A résztvevő közvetlen kérése, megkeresése alapján a képzésért felelős munkacsoport tagjai látják el a tanácsadási szolgáltatást, figyelembe véve az MCSSZ képzési kínálatát. XII/B.2.5. A képzésért felelős munkacsoport tagjai a tanácsadásról feljegyzést készítenek a képzési tanácsadás adatlapon. XII/B.3. A folyamat során keletkező dokumentumok Képzési tanácsadás adatlap

39



XIII. Külső és belső kommunikáció folyamatának leírása XIII/1. A folyamat célja A képzésben résztvevőkkel, a képző intézmény külső és belső partnereivel kialakított kommunikáció kapcsolatrendjének és formájának rögzítése, a kommunikációs kapcsolatok tudatos és tervszerű ápolása. XIII/2. A folyamat leírása

XIII/2.1. Külső kommunikáció XIII/2.1.1. A képzésben résztvevőkkel történő kapcsolattartást az információs szolgálat (VI. fejezet), a panaszkezelés (IX. fejezet), az elégedettségmérés (V. fejezet) folyamatleírásai tartalmazzák. XIII/2.1.2. A képzésben résztvevőkkel történő kapcsolattartásnak minden szinten úgy kell történnie, hogy a képző intézmény hírnevét erősítse, megfeleljen a szabályozásoknak és a képzésben résztvevők elégedettek legyenek. XIII/2.1.3. A képzés további partnereivel (szakemberek, képzési partnerszervezetek, képzésre küldő szervezetek, szakmai partnerek stb.) a megfelelő szinteken található munkatársak kommunikálnak. XIII/2.2. Belső kommunikáció XIII/2.2.1. A képzési tevékenységhez kapcsolódó szereplők kapcsolati ábráját az E) rész I. fejezete mutatja. A kommunikáció a kapcsolati rendszeren keresztül és a munkacsoportokban valósul meg. XIII/2.2.2. A belső kapcsolattartás általános formája az elektronikus levelezés, skype kapcsolat, telefon és a személyes találkozások. XIII/3. A folyamat során keletkező dokumentumok Levelezések

40



H) Erőforrások biztosításának folyamata Az erőforrások biztosításának célja az MCSSZ felnőttképzési tevékenységeinek megvalósításához szükséges emberi, tárgyi és pénzbeli források megteremtése és folyamatos fejlesztése, ezáltal a tevékenység zavartalan biztosítása, a képzések magas színvonalon történő megvalósításának alapja.

I. Humánerőforrások biztosítása I/1. A folyamat célja AZ MCSSZ képzési programjainak magas színvonalon való lebonyolítása érdekében a képzések személyi szükségleteinek tervezése, a rendelkezésre állás biztosítása a zavartalan lebonyolítás érdekében, valamint a humánerőforrás folyamatos fejlesztése. I/2. A folyamat szabályozása I/2.1. A humánerőforrás tervezése I/2.1.1. AZ MCSSZ vezetése munkatársi állományát a folyamatosan ellátandó feladatok mennyiségét és szerkezetét figyelembe véve tervezi meg. A képzésért felelős vezető látja el a képzési tevékenység koordinációját és szakmai útmutatást ad a képzésért felelős munkacsoport tagjaiknak. I/2.1.2. A felnőttképzés éves tervének megfelelően a képzésért felelős vezető és a képzésért felelős munkacsoport tagjai áttekintik és kiválasztják a lehetséges képzőket a tervezett képzéseknek megfelelően. I/2.1.3. A képzési tervhez kapcsolódó humánerőforrás szükségletet, éves humánerőforrástervben rögzíti a képzésért felelős vezető. I/2.2. A humánerőforrás szervezése I/2.2.1. Amennyiben a képzésben résztvevők számának jelentős növekedése vagy új képzések indítása a képzésszervezéssel foglalkozó munkatársak létszámnövelését indokolttá teszi, az intézmény az Országos Elnökség jóváhagyásával jár el. I/2.2.3. A képző(k) megbízására a képzésért felelős vezető a kiválasztottakkal felveszi a kapcsolatot. Ha a szóbeli megállapodás létrejön, az intézmény írásban megbízási szerződést vagy vállalkozási szerződést köt velük. A szerződés tartalmazza a rendelkezésre állás követelményét és rögzíti a költségvetés figyelembe vételével kialakított ellenszolgáltatás mértékét. Szerződést az aláírásra jogosult vezető (Országos Ügyvezető Elnök) köt. I/2.2.4. Amennyiben a képzés külső partnerszervezettel valósul meg, az intézmény szerződést köt a kiválasztott szervezetekkel. Szerződést az aláírásra jogosult vezető (Országos Ügyvezető Elnök) köt.

41



I/2.3. A humánerőforrás rendelkezésre állása I/2.3.1. A képzésért felelős munkacsoport tagjai illetve az asszisztens a képzésért felelős vezető szakmai útmutatása és irányítása alapján végzik munkájukat. Az Országos Ügyvezető Elnök irányítása alatt dolgozik a képzésért felelős vezető. I/2.3.2. A szerződéses képzők rendelkezésre állását a velük kötött szerződés alapján biztosítja az intézmény, akik munkáját a képzésért felelős munkacsoport tagjai, illetve ha van a képzési partnerszervezet, koordinálja. Az esetlegesen szükségessé váló helyettesítéseket megfelelő képesítésekkel rendelkező képző képes ellátni, a helyettesítés megszervezéséről a képzésért felelős munkacsoport tagjaik gondoskodnak. Vis major esetén a képzésért felelős munkacsoport tagjai javasolják a képzés elhalasztását, melyről a képzésért felelős vezető dönt és gondoskodik az esetlegesen elmaradt képzés pótlásáról. I/2.3.3. A képzők minden szükséges információt, segédanyagot és eszközt időben megkapnak a képzésért felelős munkacsoport tagjaitól képzés beindítása előtt. I/2.3.4. A képzésért felelős munkacsoport tagjai közvetlen munkatársaként az asszisztens folyamatosan nyomon követi az adott képzés lebonyolítását, ellenőrzi az ütemezett előrehaladást és rendszerezi a képzők által elkészített dokumentációt. I/2.3.5. A munkatársak értékelése az év végén, egyénenként valósul meg az éves teljesítmény értékelés során. I/2.4. A humánerőforrás továbbképzése I/2.4.1. A képző intézmény a munkatársak képzésének, szakmai fejlesztésének kérdését belső munkatársak esetében a képzésszervezési munkára, képzők továbbképzése esetén a szakmai és módszertani fejlesztésre, valamint a felnőttképzés sajátosságainak alkalmazási lehetőségeire értelmezi. I/2.4.2. Az egyes esetenkénti külsős képzők kiválasztásának elsődleges szempontja az adott felnőttképzési programhoz illeszkedő, eleve már meglévő és szakmailag elismert kompetenciák köre, így esetükben továbbképzés nincs. I/2.4.3. A továbbképzési tervet a képzési szolgáltatásért felelős munkacsoport véleményének figyelembe vételével a képzésért felelős vezető állítja össze, és az Országos Elnökség hagyja jóvá a továbbképzési keret figyelembe vételével. I/3. A folyamat során keletkező dokumentumok Munkaszerződések Munkaköri leírások Megbízási szerződések Vállalkozói szerződések Együttműködési megállapodás Munkatársak teljesítményértékelése Humánerőforrás terv Továbbképzési terv Humánerőforrás rendelkezésre állása az éves képzési tervben

42



II. Tárgyi és pénzügyi erőforrások biztosítása II/1. A folyamat célja Az MCSSZ képzési programjainak magas színvonalon való lebonyolítása érdekében a képzések tárgyi szükségleteinek és pénzügyi alapjainak rendelkezésre állása, ezáltal a zavartalan lebonyolítás biztosítása. II/2. A folyamat szabályozása II/2.1. A tárgyi erőforrások tervezése II/2.1.1. A képzések helyszínéül szolgáló termek, az ügyfelek kulturált fogadását biztosító információs szolgálat, valamint a képzésekhez szükséges képzési eszközök állapotának vizsgálatát a képzésért felelős vezető és a képzésért felelős munkacsoport tagjai (illetve, ha van a képzési partnerszervezet) végzik évente a képzési programok indítása előtt. II/2.1.2. Elsősorban bérelt helyszínen valósulnak meg a képzések, bérelt eszközökkel. A bérlemények rendelkezésre állásáról a képzésért felelős munkacsoport tagjai gondoskodnak. II/2.1.3. Bizonyos képzési eszközök saját tulajdonúak, így azok karbantartásának, állagmegóvásának végrehajtásáról, valamint a bérlemények rendelkezésre állásáról a képzésért felelős munkacsoport tagjai gondoskodnak. II/2.1.4. A hiányzó infrastruktúra az előzetes költségvetés alapján kiegészítendő. A szükséges infrastruktúra meghatározása a képzők véleményének figyelembe vételével a képzésért felelős munkacsoport tagjainak a feladata. A tárgyi erőforrások szükségességét a képzési terv tartalmazza. Az eszközök beszerzésének folyamatleírását a XI. fejezet tartalmazza. II/2.2. A tárgyi erőforrások használata II/2.2.1. Az oktatási eszközök szakszerű használatáért a képzők, míg azok biztosításáért a képzésért felelős munkacsoport tagjaik a felelősek. A rendelkezésre állás tervszerű biztosításának módja a saját tulajdonban lévő eszközök megléte, illetve a bérleti szerződések. II/2.2.2. A képzők kötelessége a képzésért felelős munkacsoport tagjainak jelezni, ha valamelyik berendezés meghibásodik. A javíttatásról vagy pótlásról a képzésért felelős munkacsoport tagjai gondoskodnak. A képzők felelőssége az eszközök rendeltetésszerű használatának biztosítására terjed ki. II/2.3. A pénzügyi erőforrások tervezése és biztosítása II/2.3.1. AZ MCSSZ a tervezhető források alapján rendelkezésre álló pénzügyi erőforrásokkal tervszerűen, ésszerű takarékossággal gazdálkodik. II/2.3.2. AZ MCSSZ tárgyévi pénzügyi megtervezésénél elsőbbséget élveznek a fejlesztések, amelyek mindegyike az alapvető küldetés, a képzések színvonalas szolgáltatásainak kidolgozására irányul. II/2.3.3. A pénzügyi erőforrások szükségességét a képzési terv tartalmazza.

43



II/3. A folyamat során keletkező dokumentumok Képzési terv Költségvetés felnőttképzési tevékenységre Tárgyi eszközök rendelkezésre állása az éves képzési tervben Bérleti szerződések

44



I) Önértékelési rendszer I. Az önértékelés területei Az intézmény önértékelése során két fő területcsoportra tér ki. I/1. Az MCSSZ képzési tevékenységének jellemző tulajdonságaira, a meglévő feltételek vizsgálatára, a képző intézmény adottságaira: • a vezetés szerepe a minőségi kultúra fejlesztésében • az emberi erőforrások menedzselése • a képző intézmény stratégiájának meghatározása és megvalósítása • a partnerkapcsolatok és a partneri igények figyelembevételének módja • a teljes folyamatszabályozás. I/2. AZ MCSSZ képzési tevékenységének elemzésére, az intézmény által elért konkretizált, számszerűsíthető eredményekre: • a szakmai és civil közéletben kifejtett tevékenységének bemutatása • a képzésben résztvevők képzést értékelő véleményének bemutatása a képzés szervezéséről, a képzési segédanyagok minősítéséről, az előadók, a képzők értékeléséről, a felnőttképzési szolgáltatásokról, az előzetes tudásszint méréséről, illetve ennek lehetőségéről való intézményi tájékoztatásról, valamint a tárgyi feltételek megfelelőségéről • a munkatársaknak és a képzőknek az intézmény képzési tevékenységéről alkotott véleménye • az intézmény képzési tevékenységének kulcsfontosságú eredményei, annak közvetett illetve közvetlen mutatói.

II. Az önértékelési rendszer működése II/1. A folyamat célja: A vezetés hiteles, megbízható információkat kapjon a működéséről, az alkalmazott módszerek MCSSZ képzési rendszerének megfelelőségéről, illetve az alkalmazásuk által elért eredményekről. Az önértékelés célja továbbá, hogy a kapott eredmények alapján kijelölhetőek legyenek az MCSSZ képzési rendszerének erősségei és fejlesztendő területei, a stratégiai célok és a továbbfejlődési irányok. II/2. A folyamat leírása, az önértékelés módszere

II/2.1. Az önértékelés jellemzői, módszerei II/2.1.1. AZ MCSSZ képzési rendszerének éves önértékelése során mindenkori szervezeti méretének megfelelő módszert alkalmaz. Az önértékelés során alkalmazott adatgyűjtő és elemző módszerek: • partneri igény és elégedettségmérő értékelő lap

45



• képzői értékelő lap • SWOT-analízis • dokumentumelemzés • kiscsoportos önértékelés. Az önértékelést végző kiscsoport tagjai: a képzésért felelős vezető, a képzésért felelős munkacsoport tagjai, belső képzők II/2.1.2. Az alkalmazotti szerződéssel, megbízási szerződéssel dolgozó vagy vállalkozó képzőket az önértékelésbe szükség esetén személyesen is be lehet vonni, egyéb esetben a képzői értékelő lapokon keresztül fejezik ki véleményüket. II/2.1.3. Az önértékelés erőforrásigénye: az önértékelés 1 hónapot vesz igénybe az érintettektől, a konkrét kiscsoportos önértékelés 1 nap. Eszközigénye - a szokásos irodatechnikai eszközökön kívül - vizuál tábla, számítógép, laptop, projektor. II/2.2. Az önértékelés időpontja Az éves önértékelést évente november 30-ra kell lebonyolítani, amire megtörténik az adatgyűjtés, az igény és elégedettségmérések kielemzése, éves összefoglalók elkészítése, eredmények összesítése, valamint az értékelő munkacsoport összehívása, az önértékelés elkészítése. II/2.3. Az önértékelés lépései, lebonyolításának folyamata II/2.3.1. Az önértékelés előkészítése és a kiscsoportos megbeszélésen való előterjesztése a képzésért felelős vezető feladata. II/2.3.2. A képzésért felelős vezető tartalmi területenként összegyűjti azokat a tényszerű információkat, amelyek az MCSSZ képzési rendszerének szakmai, szervezeti és közéleti tevékenységeit mutatják be az adott naptári évben. II/2.3.3. Kimutatást készít a tárgyév résztvevőinek létszámadatairól képzésenként. II/2.3.4. Összegyűjti tartalmi területenként a tárgyévi résztvevői panaszokat, kimutatja a panaszok számát, illetve tartalmát. II/2.3.5. Összesítést és kimutatást készít a munkatársak és partnerek igény- és elégedettségmérésének tárgyévi adataiból, összevetve azokat a megelőző három év adataival. A nyílt kérdésekre adott válaszokat (igények) tartalmi területenként összesíti, kiemelve a tárgyévre jellemző változásokat, új igényeket. II/2.3.6. Kimutatást készít a tárgyévi minőségcélok megvalósulásáról, a tervszámok és az indikátorok tényleges alakulásáról, a képzési terv megvalósulásáról. II/2.3.7. Meghatározza a kiscsoportos önértékelés időpontját és helyszínét. II/2.3.8. A képzésért felelős vezető meghívja a résztvevőket. II/2.4. A kiscsoportos önértékelés lebonyolítása II/2.4.1. A Képzésért felelős vezető moderálásával a meghatározott tartalmi területek sorrendjében, egy-egy tartalmi területre egyenként, a rendelkezésre álló adatok alapján csoportos műhelymunka formájában először összegyűjtik az adott területre jellemző tényeket, ezeket a moderátor vizuál táblán (vagy számítógép alkalmazásával) rögzíti két csoportban: erősségek, illetve gyengeségek, amelyek egyben a fejlesztendő területek. II/2.4.2. A teljes lista szűkítése után a csoport tagjai többségi szavazással kiválasztanak olyan fejlesztendő területet, amelyek fejlesztését a következő év minőségcéljai között kívánják megvalósítani. A célok meghatározásánál a szakmai és minőségügyi szempontokat egyaránt figyelembevételre kerülnek.

46



II/2.5. Dokumentálás Az éves önértékelés lefolytatásáról összefoglaló készül, mely tartalmazza a tartalmi területenként közösen meghatározott és elfogadott erősségeket és fejlesztendő területeket prioritás szerint, valamint a szűkített lista alapján meghatározott célkitűzéseket. II/2.6. Tájékoztatás Az összefoglalót postai vagy e-mailes úton az MCSSZ Országos Elnökségének és az önértékelésben résztvevőknek meg kell küldeni. II/2.7. Az önértékelést követő tevékenységek Az éves önértékelést követően az abban résztvevő kiscsoport által kiválasztott (legnagyobb prioritást kapott) fejlesztendő területekhez az MCSSZ képzési szolgáltatásért felelős munkacsoportja képzés-fejlesztési tervet készít. A képzés-fejlesztési terv tartalmi elemei: • a fejlesztéssel elérni kívánt célok • a célok elérését biztosító feladatok, tennivalók • a feladatok végrehajtásához szükséges erőforrások • a feladatok végrehajtásához szükséges határidők vagy időtartamok • a végrehajtandó feladatok felelősei • a célok megvalósulásának indikátorai illetve értékelése. A fejlesztési terv által kidolgozott prioritásokat az éves minőségcélokba, a megvalósítás munkamenetét az éves képzési tervbe kell beépíteni. II/3. A folyamat során keletkező dokumentum Éves önértékelés Fejlesztési terv

47



J) Dokumentumtár I. Dokumentumok felhasználásának területei I/1. A folyamat során keletkező dokumentumok alkalmazásának helye Vezetési folyamatok során keletkező dokumentumok: • •

• • • • • •

Minőségpolitika: nyilvánosan ki kell függeszteni a székhelyen és a projektirodában; a MIR Kézikönyv részét képezi Képzési Minőségirányítási Kézikönyv: 10 fő részére nyomtatott formában; elektronikusan elérhető a www.cserkesz.hu webhelyen; hozzáférhetővé kell tenni az információs szolgálaton az ügyfelek részére Stratégia: a székhelyen és a projektirodában Minőségcélok: az éves képzési tervvel együtt a székhelyen és a projektirodában hozzáférhetővé kell tenni információs szolgálaton az ügyfelek részére Éves intézményi önértékelés: a székhelyen és a projektirodában Fejlesztési terv: a székhelyen és a projektirodában Jelentés nem szabályszerű folyamatról: a székhelyen és a projektirodában Döntés a szabályszerű működés visszaállítására: a székhelyen és a projektirodában

Főfolyamatok során keletkező dokumentumok: •

•

• • • • • • • • • • • • • •

Képzési terv: képzésért felelős vezető és képzésért felelős munkacsoport tagjai részére nyomtatott formában; hozzáférhetővé kell tenni az információs szolgálaton az ügyfelek részére Képzési program: képzésért felelős vezető és érintett képzésért felelős munkacsoport tagjai részére a képzési partnerszervezetek és képzők rendelkezésére kell bocsátani; hozzáférhetővé kell tenni az információs szolgálaton az ügyfelek részére Tájékoztató anyag: ügyfelek részére az információs szolgálaton Jelentkezési lap: ügyfelek részére az információs szolgálaton Felnőttképzési szerződés (szükség esetén végzettséget, feltételt igazoló dokumentum hiteles másolatával): valamennyi képzésben résztvevővel meg kell kötni Haladási napló: valamennyi képzésnek rendelkeznie kell haladási naplóval Jelenléti ív: naponta vezetett a résztvevők aláírást tartalmazó ív, valamennyi képzésen vezetve Vizsgalap: olyan képzések esetén, amelyek vizsgával zárulnak Képzés elvégzését igazoló okirat hitelesített másolata: olyan képzések esetén, amelyek végén igazolást, oklevelet, tanúsítványt állít ki az intézmény Képzés elvégzését igazoló okirat átvételét igazoló elismervény: olyan képzések esetén, amelyek végén igazolást, oklevelet, tanúsítványt állít ki az intézmény Résztvevői értékelő lap: valamennyi képzés esetén minden résztvevőnek biztosítani kell Képzői értékelő lap: valamennyi képzés esetén minden képzőnek biztosítani kell Résztvevői és képzői értékelések összesítése, elemzése képzésenként: valamennyi képzés lezárása után el kell készíteni Képzési szükséglet felmérési kérdőív: az ifjúsági szervezetek és oktatási intézmények körében az intézmény kérdőív segítségével, online formában, évente. Szükségletelemzés: évente a szükségletfelmérő kérdőívek képzésért felelős vezető által történő kiértékelése Jegyzőkönyv munkatársi értékelésről: évente a munkatársi megbeszélés után

48



• • • • • • • • • • • •

Elégedettség éves összesítés: képzésért felelős vezető által készített összesítés a résztvevői és képzői értékelések összesítéséből és a szükségletfelmérésből Partneri/résztvevői beérkező levelek: projektirodában Visszajelzés partneri/résztvevői levelekre: projektirodában Beszámoló űrlap megtartott képzésről: valamennyi képzés lezárása után el kell készíteni, és a képzésért felelős vezetőnek eljuttatni OSAP adatszolgáltatás: valamennyi képzést le kell jelenteni a hivatalos elektronikus OSAP rendszerben Panasz lap: minden képzési helyszínen és az információs szolgálatnál Visszajelzés panasz kivizsgálásáról: az adott szinten Beszámoló űrlap megtartott képzésről: a munkacsoport által a képzésért felelős vezetőnek elküldve a projektirodába Feljegyzés elmaradt képzésről: a munkacsoport által a képzésért felelős vezetőnek elküldve a projektirodába Képzések naprakész nyilvántartása: on-line rendszerben az MCSSZ honlapján Képzési tanácsadás adatlap: a képzések helyszínén és az információs szolgálaton Felnőttképzési szolgáltatások jegyzéke: nyilvánosan kifüggesztve a székhelyen és a projektirodában

Támogató folyamatok során keletkező dokumentumok: • • • • • • • • • • • • •

Munkaszerződések: alkalmazottak esetén Munkaköri leírások: alkalmazottak esetén, különös tekintettel a képzésért felelős vezetőre, a képzésért felelős munkacsoport tagjaikra Megbízási szerződések: képzők esetén képzésenként Vállalkozói szerződések: képzők esetén képzésenként Együttműködési megállapodás: képzési partnerszervezetek esetén képzésenként Humánerőforrás terv: éves képzési tervhez kapcsolódóan projektirodában Továbbképzési terv: éves humánerőforrás tervhez kapcsolódóan Költségvetés felnőttképzési tevékenységre: éves képzési tervhez kapcsolódóan a projektirodában Bérleti szerződések: képzésekhez kapcsolódva projektirodában (helység + eszköz) Számlák beszerzésről: képzéshez kapcsolódó számszaki bizonylatok Leltári bevételezés tárgyi eszközökről: képzéshez kapcsolódó eszközökre vonatkozóan Iktatókönyv: képzési tevékenység dokumentálásának nyilvántartása képzési tervenként, projektirodában, képzési programonként Irattári számmal ellátott rendszerezett dokumentumok: képzési tevékenység dokumentálása képzési tervenként, képzési programonként

I/2. A folyamat során keletkező dokumentumok általános szabályai I/2.1. A képzés során keletkező dokumentumokon az intézmény pontos megnevezését, felnőttképzési nyilvántartási számát, a képzés megnevezését és helyszínét fel kell tüntetni. A képzési formanyomtatványokon e mellett az MCSSZ lógóját is fel kell tüntetni. I/2.2. Az akkreditált képzési programok esetén a program akkreditációs lajstromszámot is fel kell tüntetni. I/2.3. A képzési tevékenység dokumentálására a megadott esetekben a mintadokumentumok használata kötelező. A mintadokumentumok elérhetők elektronikusan a www.cserkesz.hu webhelyen, illetve igényelhető a képzésért felelős vezetőtől.

49



II. Képzési formanyomtatványok 1. Képzési terv (KT_1) 2. Képzési program (KE_1.1, KE_1.2, KE_1.3) 3. Jelentkezési lap (KE_2) 4. Felnőttképzési szerződés (KE_3) 5. Haladási napló (KF_1) 6. Jelenléti ív (KF_2) 7. Vizsgalap (KF_3) 8. Képzés elvégzését igazoló okirat átvételét igazoló elismervény (KF_5) 9. Résztvevői értékelő lap (KF_6) 10.Képzői értékelő lap (KF_7) 11.Résztvevői és képzői értékelések összesítése (KU_1.1 és KU_1.2) 12.Képzési szükséglet felmérési kérdőív (KV_1) 13.MIR módosítási javaslat űrlap (KV_2) 14.Beszámoló űrlap megtartott képzésről (KU_2) 15.OSAP adatszolgáltatás (KU_3) 16.Humánerőforrás terv (KT_2) 17.Fejlesztési terv (KT_3) 18.Minőségcélok (KT_4) 19.Intézményi önértékelés ,(KV_3) 20.Panaszlap (KF_8) 21.Feljegyzés panasz kivizsgálásáról (KF_9) 22.Visszajelzés panasz kivizsgálásáról (KF_10) 23.Képzési tanácsadás adatlap (KF_11) 24.Képzések naprakész nyilvántartása (KF_12) 25.Képzés elvégzését igazoló tanúsítvány (KF_4)

III. Vonatkozó jogszabályok listája III/1. Törvény • A felnőttképzésről szóló 2001. évi CI. törvény III/2. Kormányrendeletek • A felnőttképzési normatív támogatás részletes szabályairól szóló 123/2007. (V. 31.) Korm. rendelet • A felnőttképzést folytató intézmények és a felnőttképzési programok akkreditációjának szabályairól szóló 22/2004. (II. 16.) Korm. rendelet III/3. Miniszteri rendeletek • Az akkreditációs eljárás és követelményrendszer részletes szabályiról szóló 24/2004. (VI.22.) FMM rendelet • A felnőttképzést folytató intézmények és a felnőttképzési programok akkreditációs eljárási díjának mértékéről és felhasználási szabályairól szóló 7/2002. (XII. 6.) FMM rendelet

50



• • •

A felnőttképzést folytató intézmények nyilvántartásba vételének részletes szabályairól szóló 48/2001. (XII. 29.) OM rendelet A Munkaerőpiaci Alap képzési alaprészéből felnőttképzési célra nyújtható támogatások részletes szabályiról szóló 15/2007. (IV.13.) SZMM rendelet A szakképzési hozzájárulást a saját munkavállalói részére szervezett képzéssel teljesítő hozzájárulásra kötelezett költségei elszámolásának feltételeiről és az elszámolás szabályairól szóló 13/2006. (XII. 27.) SZMM rendelet

51

MAGYAR CSERKÉSZSZÖVETSÉG

Recommend Documents