Petunjuk dan Mekanisme Pengisian Profil Lembaga RA / Madrasah di Lingkungan Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur Tahun 2015 I.
Pendahuluan A. Latar Belakang Perkembangan Teknologi yang ada saat ini dapat dimanfaatkan sebaik mungkin agar pekerjaan yang dilakukan secara konvensional dan berulang ulang dapat diminimalisir serta validitas data yang akurat. Sinergi, komunikasi dan koordinasi pendataan dapat dilakukan dengan menggunakan media teknologi yang ada dan bisa mendorong pihak yang terkait untuk dapat melaksanakan administrasi berbasis TIK. Dalam rangka persiapan pemetaan madrasah tahun 2015, sehingga bersama ini kami luncurkan format isian Profil Lembaga RA / Madrasah baik negeri maupun swasta di lingkungan Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur yang nantinya dapat digunakan Kantor Kementerian Agama Kabupaten / Kota dan Kanwil Kementerian Agama Prov. Jawa Timur maupun pihak pihak yang membutuhkan. B. Landasan Hukum 1. Undang Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2. Undang Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. 3. Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Pendidikan Nasional. 4. Peraturan Pemerintah Nomor 55 Tahun 2007 tentang Pendidikan Agama dan Pendidikan Keagamaan 5. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 24 Tahun 2007 tentang Standar Sarana dan Prasarana untuk Sekolah Dasar/Madrasah Ibtidaiyah (SD/MI), Sekolah Menengah Pertama/Madrasah Tsanawiyah (SMP/MTs), Dan Sekolah Menengah Atas/Madrasah Aliyah (SMA/MA) 6. Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan P en yelenggaraan Pendidikan. 7. Peraturan Menteri Agama Nomor 13 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama. C. Tujuan Tujuan Pengisian Profil Lembaga RA / Madrasah ini adalah: 1. Memperoleh data yang valid melalui pengisian mandiri yang dilakukan oleh masing- masing Lembaga RA / Madrasah yang dapat digunakan Kemenag Kabupaten / Kota maupun Kanwil Kementerian Agama Prov. Jawa Timur (terutama terkait Sarana dan Prasarana) dan bahan data pendukung RA / Madrasah.
Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur
Halaman 1 - 10
2. Kantor Kementerian Agama Kab./Kota memiliki data RA / Madrasah yang lengkap dan terbaru. 3. Memperoleh data kebutuhan sarana prasarana pada masing-masing RA / madrasah. 4. Memperoleh pemetaan sarana prasarana RA / madrasah dengan berbagai variabel data. D. Lingkup Pengisian Profil Profil Lembaga RA / Madrasah melalui format isian Profil Lembaga RA / Madrasah ini meliputi semua Lembaga RA dan madrasah MI, MTs, dan MA baik negeri maupun swasta di lingkungan Kementererian Agama Provinsi Jawa Timur. E. Waktu Waktu pelaksanaan pengisian Profil Lembaga RA / Madrasah dimulai 24 Februari 2015 sampai dengan 31 Maret 2015 II.
Persiapan Dokumen Sebelum melakukan pengisian Profil Lembaga RA / Madrasah di Lingkungan Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur Tahun 2013, masing-masing RA / madrasah diharapkan mempersiapkan terlebih dahulu dokumen-dokumen sebagai berikut: 1. Profil RA / Madrasah. 2. Sertifikat Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN) 3. Nomor Statistik Madrasah RA (NSM) 4. NPWP RA / Madrasah 5. Data Siswa tahun 2012/2013 , 2013/2014 dan 2014/2015 6. Data Pegawai, Guru dan tenaga lainnya 7. Data Sarana dan Prasarana RA / madrasah 8. Sejarah pendirian RA / madrasah 9. Surat Keputusan Penegerian Madrasah (Negeri) 10. Data Yayasan (Swasta)
III.
Distribusi dan Pengembalian Formulir Isian Profil Lembaga RA / Madrasah A. Distribusi Formulir Isian Profil Lembaga RA / Madrasah 1. Distribusi Formulir Isian Profil Lembaga RA / Madrasah pada tingkat Kantor Kementerian Agama Kab./Kota Kegiatan : Kankemang Kab./Kota mengirimkan formulir Isian Profil Lembaga RA / Madrasah kepada Pengawas, KKM, KKG/MGMP dan atau RA / Madrasah. Distribusi dapat melalui website Pendma kab./kota, website madrasahjatim.wordpress.com ataupun CD (Compact disc). 2. Distribusi Formulir Isian Profil Lembaga RA / Madrasah pada tingkat Pengawas PAI Kegiatan : Pengawas PAI mengirimkan formulir Isian Profil Lembaga RA / Madrasah kepada KKM, KKG/MGMP, RA / Madrasah dan atau Guru. Distribusi melalui CD (Compact disc), copy paste melalui media penyimpanan (flash disc, hard disc external, dll) atau mendownload di website Pendma kab./kota atau website madrasahjatim.wordpress.com.
Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur
Halaman 2 - 10
3. Distribusi Formulir Isian Profil Lembaga RA / Madrasah pada tingkat KKM Kegiatan : KKM mengirimkan formulir Isian Profil Lembaga RA / Madrasah kepada RA dan Madrasah. Distribusi melalui CD (Compact disc), copy paste melalui media penyimpanan (flash disc, hard disc external, dll), mendownload di website Penma kab./kota atau website mapendajatim.wordpress.com. 4. Distribusi Profil Lembaga pada tingkat KKG/MGMP Kegiatan : KKG/MGMP mengirimkan Formulir Isian Profil Lembaga kepada RA dan Madrasah. Distribusi melalui CD (Compact disc), copy paste melalui media penyimpanan (flash disc, hard disc external, dll), mendownload di website Penma kab./kota atau website mapendajatim.wordpress.com. Skema Distribusi Formulir Profil Lembaga RA/Madrasah dapat digambarkan sebagai berikut Kanwil Bidang Pendidikan Madrasah
Kankemenag
PPAI
KKM
KKM
KKG/MGMP
KKG/MGMP
Koordinator Madrasah / Madrasah / RA
Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur
Koordinator Madrasah / Madrasah / RA
Halaman 3 - 10
B. Pengembalian Isian Profil Lembaga RA / Madrasah Tahun 2015 Pengumpulan formulir digital yang telah diisi secara lengkap dikirimkan kembali melalui tingkatan sebagai berikut: 1. Pengumpulan Isian Profil Lembaga RA / Madrasah pada tingkat KKG/MGMP Kegiatan : KKG/MGMP menerima Isian Profil Lembaga RA / Madrasah dari Koordinator Madrasah/ Madrasah / RA yang berada dibawah kewenangannya dan menyimpan dalam 1(satu) folder (tidak ada folder dalam folder). Penerimaan formulir digital melalui CD (Compact disc) atau copy paste melalui media penyimpanan (flash disc, hard disc external, dll) atau pengiriman melalui email. 2. Pengumpulan Isian Profil Lembaga RA / Madrasah pada tingkat KKM Kegiatan : KKM menerima Isian Profil Lembaga RA / Madrasah dari Koordinator RA / Madrasah dan menyimpan dalam 1(satu) folder (tidak ada folder dalam folder). Penerimaan formulir digital melalui CD (Compact disc) atau copy paste melalui media penyimpanan (flash disc, hard disc external, dll) atau pengiriman melalui email. 3. Pengumpulan Isian Profil Lembaga RA / Madrasah pada tingkat Pengawas PAI Kegiatan : Pengawas PAI menerima Isian Profil Lembaga RA / Madrasah dari KKM, KKG/MGMP, Koordinator RA / Madrasah yang berada dibawah kewenangannya dan menyimpan dalam 1(satu) folder (tidak ada folder dalam folder). Penerimaan formulir digital melalui CD (Compact disc) atau copy Paste melalui media penyimpanan (flash disc, hard disc external, dll) atau pengiriman melalui email. 4. Pengumpulan Isian Profil Lembaga RA / Madrasah pada tingkat Kankemenag Kab./Kota Kegiatan : Kankemenag Kab./Kota menerima Isian Profil Lembaga RA / Madrasah dari Pengawas PAI, KKM dan KKG/MGMP yang berada dibawah kewenangannya. Penerimaan formulir digital melalui CD (Compact disc) atau copy paste melalui media penyimpanan (flash disc, hard disc external, dll) atau pengiriman melalui email. Skema Pengumpulan Isian Profil Lembaga RA / Madrasah dapat digambarkan sebagai berikut Kanwil Bidang Pendidikan Madrasah
Kankemenag
PPAI
KKM
KKM
KKG/MGMP
KKG/MGMP
Koordinator Madrasah / RA Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur
Koordinator Madrasah / RA Halaman 4 - 10
IV.
Petunjuk Pengisian Formulir A. Sistem Minimum Agar aplikasi formulir digital ini dapat berjalan dengan baik maka harus dipersiapkan komputer dengan spesifikasi sebagai berikut: 1. Processor dengan kecepatan minimum 1 Ghz 2. RAM minimum 1 GB 3. Kapasitas Hard Disc minimum 40 GB 4. MS Office 2007 atau MS Office 2010 5. Sistem Operasi Minimal Windows XP atau versi keatas lebih baik B. Teknis Pengisian Formulir Setelah mempersiapkan semua dokumen dan komputer yang dibutuhkan serta memperoleh Isian Profil Lembaga RA / Madrasah, maka guru dapat mengisi formulir Isian Profil Lembaga RA / Madrasah dengan tata cara sebagai berikut: 1. Membaca dan memahami Petunjuk Pengisian Isian Profil Lembaga RA / Madrasah Tahun 2015 di Lingkungan Kementerian Agama Provinsi Jawa Tahun 2012 ini. 2. Jalankan aplikasi Isian Profil Lembaga RA / Madrasah Tahun 2015 dengan nama file “formulir-lembaga-2015.docm” menggunakan program aplikasi MS Word 2007 atau MS Word 2010, yang sebelumnya baca juga file Petunjuk-Pengisian-ProfilRA-Madrasah.pdf dan file Cara-Mengetahui-GIS- lokasi- RA-Madrasah.docx untuk mengetahui cara pengisiannya
Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur
Halaman 5 - 10
3.
Tampil antamuka pengguna seperti gambar dibawah ini. Klik tombol Enable Content pada security warning.
4.
Setelah mengaktifkan Macros & ActiveX maka akan muncul tampilan antarmuka seperti gambar dibawah ini
Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur
Halaman 6 - 10
5.
Isi semua data no. 1 s.d. 19 dengan lengkap dengan ketentuan: 1. Nama RA / Madrasah : (cukup jelas) 2. NSM / NSS : Nomor statistik madrasah (cukup jelas). 3. NPSN : Nomor Pokok Sekolah Nasional (cukup jelas). 4. Tanggal Berdirinya RA/ Madrasah : (cukup jelas). Keterangan Pendirian RA/ Madrasah : diisi bila terjadi kendala dalam pengisian Tanggal Berdirinya RA/ Madrasah. 5. Tanggal Penegerian RA / Madrasah : tanggal KMA atau PMA nya Keterangan Penegerian : diisi bila terjadi kendala dalam pengisian Tanggal Penegerian RA/ Madrasah atau kendala yang terjadi setelah penegerian madrasah 6. Akreditasi RA/ Madrasah : (cukup jelas). Tanggal Akreditasi : (cukup jelas). 7. Alamat (Jalan ) : (cukup jelas). Desa / Kelurahan : (cukup jelas). Kecamatan : (cukup jelas). Desa / Kelurahan : (cukup jelas). Kabupaten : (cukup jelas). Telp : (cukup jelas). Alamat Web Site : Alamat Web dari RA / Madrasah Alamat Email : Alamat Email dari RA / Madrasah 8. NPWP RA/ Madrasah : Nomor Pokok Wajib Pajak (RA / Madrasah) 9. Nama Kepala RA/ Madrasah : (cukup jelas). 10. No Telp / HP Kepala RA/ Madrasah : (cukup jelas). 11. Nama Yayasan (Swasta) : diisi oleh RA / madrasah swasta dalam naungan yayasan 12. Alamat Lengkap Yayasan (Swasta) : (cukup jelas). 13. No. Telp. Yayasan (Swasta) : (cukup jelas). 14. No. Akte Pendirian Yayasan (Swasta): (cukup jelas). 15. Sertifikat Tanah : (cukup jelas). Keterangan Sertifikat Tanah : (cukup jelas). 16. Luas tanah RA/ Madrasah : (cukup jelas) 17. Status Bangunan RA/ Madrasah : (cukup jelas) 18. Luas Bangunan RA/ Madrasah : (cukup jelas) 19. Geographic Information System (GIS) Latitude : diisi sesuai dengan petunjuk terlampir Longitude : diisi sesuai dengan petunjuk terlampir
6.
Pada Nomor 20. Data Sarana Prasarana diisi sesuai data invertaris RA/ madrasah atau BMN pada madrasah negeri: - No : (cukup jelas) - Jenis Prasarana : (cukup jelas) - Jumlah Ruang Kondisi Baik : (cukup jelas) - Jumlah Ruang Kondisi Rusak : (cukup jelas) - Jumlah Kategori Kerusakan Ringan : (cukup jelas) - Jumlah Kategori Kerusakan Sedang : (cukup jelas) - Jumlah Kategori Kerusakan Berat : (cukup jelas) - Jumlah Kekurangan : diisi bila terjadi kekurangan ruangan
Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur
Halaman 7 - 10
7. Pada Nomor 21. Data Peralatan dan Perlengkapan diisi sesuai data invertaris RA/ madrasah atau BMN: - No : (cukup jelas) - Jenis Sarana : (cukup jelas) - Jumlah Paket / Unit : (cukup jelas) - Jumlah Kondisi Baik : (cukup jelas) - Jumlah Kondisi Rusak : (cukup jelas) - Keterangan : Keterangan kondisi Peralatan & Perlengkapan - Kekurangan : Jumlah kekurangan peralatan & Perlengkapan
8. Pada Nomor 22. Data Pendidik dan Tenaga Pendidikan diisi sesuai dengan SK yang diterimakan pada Pendidik dan Tenaga Pendidikan yang ada di RA/ madrasah: - No : (cukup jelas) - Keterangan : menerangkan status guru / pegawai Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur
Halaman 8 - 10
-
9.
Jumlah Putra Jumlah Putri
: (cukup jelas) : (cukup jelas)
Pada Nomor 22. Data Siswa dalam Tiga Tahun Terakhir diisi sesuai dengan data siswa yang ada di RA/ madrasah: - Tahun Ajaran : Menerangkan tahun ajaran - Kelas 1/ A (RA, MI, MTs, MA) : diisi Jumlah Kelas 1 pada semua Lembaga (RA, MI, MTs, MA) Kelas A untuk Lembaga RA - Kelas 2 / B (RA, MI, MTs, MA) : diisi Jumlah Kelas 2 pada semua Lembaga (MI, MTs, MA) Kelas B untuk Lembaga RA - Kelas 3 (MI, MTs, MA) : diisi Jumlah Kelas 3 pada semua madrasah (MI, MTs, MA) - Kelas 4 (MI) : diisi Jumlah Kelas 4 hanya pada Madrasah Ibtidaiyah - Kelas 5 (MI) : diisi Jumlah Kelas 5 hanya pada Madrasah Ibtidaiyah - Kelas 6 (MI) : diisi Jumlah Kelas 6 hanya pada Madrasah Ibtidaiyah
10. Jika semua data yang diperlukan sudah terisi semua, maka madrasah harus membaca Pernyataan dan menyetujui dengan cara meng-klik masing pernyataan. Segala konsekuensi terhadap data yang diisikan menjadi tanggung jawab RA / madrasah yang bersangkutan. 11. Jika semua pernyataan telah tercentang “√” maka secara otomatis tombol simpan akan aktif.
Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur
Halaman 9 - 10
12. Selanjutnya klik tombol Cetak & Simpan Dokumen maka akan muncul kotak dialog Konfirmasi seperti gambar dibawah ini.
Demi keamanan data RA madrasah maka data yang sudah disimpan tidak dapat dibuka ataupun diedit lagi, untuk itu RA / madrasah harus memasukkan data dengan benar. Jika sudah yakin terhadap data yang diisikan maka tekan tombol “Yes” namun jika ingin memeriksa kembali data yang diisikan pilih tombol “No”. 13. Setelah menekan tombol “Yes” maka akan muncul kotak dialog seperti gambar dibawah ini yang menyatakan bahwa formulir telah disimpan dengan nama sesuai Nomor Statistik Madrasah (NSM) yang dimasukkan dan tersimpan dalam 1 folder bersama aplikasi formulir digital.
14. Selanjutnya file yang telah tersimpan dengan nama [NSM].docx tersebut tidak boleh diganti namanya karena tidak dapat dikenali oleh aplikasi di Penma Kab.Kota. File tersebut selanjutnya diserahkan kepada koordinator pada masing-masing RA/madrasah/sekolah/KKG/MGMP/Pengawas/Seksi Pendidikan Madrasah pada Kantor Kementerian Agama Kabupaten / Kota masing-masing.
Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur
Halaman 10 - 10
14. Jika masih ingin melanjutkan pengisian data / ingin memiliki backup file yang dapat diedit gunakan kombinasi tombol Ctrl + S atau gunakan tombol Simpan Sementara yang akan menyimpan file dengan nama file Sementara.docm
V.
Catatan Penting RA / Madrasah hanya diperkenankan mengisi Isian Profil Lembaga RA / Madrasah satu kali, jika RA / madrasah mengisi Profil Lembaga RA / Madrasah lebih dari 1 kali dengan data yang berbeda-beda maka konsekuensi tidak validnya data yang ada pada RA / madrasah yang bersangkutan.
VI.
Penutup Petunjuk Pengisian Profil Lembaga RA / Madrasah MI, MTs, dan MA baik negeri maupun swasta di Lingkungan Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur Tahun 2015 ini disusun untuk dijadikan acuan bagi semua pihak, terutama bagi pengelola Kelompok Kerja Guru, Kelompok Kerja Madrasah / RA, Musyawarah Guru Mata Pelajaran, Pengawas Pendidikan Agama Islam dan Pengawas Madrasah, dan Kantor Kementerian Agama Kab./Kota seluruh Jawa Timur. Komitmen dan dukungan dari semua pengelola tersebut sangat diharapkan Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur dapat diselesaikan.
Surabaya, 24 Februari 2015
Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur
Halaman 11 - 10
