BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A.
Deskripsi Hasil Penelitian Sekolah-sekolah pelaksana program Rintisan Sekolah Bertaraf Internasional, sesuai
dengan Pedoman Penjaminan Mutu Sekolah/Madrasah Bertaraf Internasional pada Obyek Penjaminan Standar Pengelolaan untuk Indikator Kinerja Kunci Minimal wajib memenuhi Standar Pengelolaan dengan Indikator Kinerja Kunci Tambahan meraih Sertifikat ISO 9001 versi 2000 atau sesudahnya dan ISO 14000. Hal ini ditegaskan lagi dalam Permendiknas No. 78 tahun 2009 tentang Penyelenggaraan Sekolah Bertaraf Internasional pada Jenjang Sekolah Dasar dan Menengah pada Pasal 11 ayat a dan ayat b. Kenyataan menunjukkan bahwa beberapa Sekolah Rintisan Bertaraf Internasional telah berupaya meraih Sertifikat ISO 9001, tetapi masih belum memenuhi Standar Pengelolaan. Penyelaraskan antara Visi, Misi, Nilai Inti dan Sasaran Sekolah serta menerjemahkan atau mewujudkannya menjadi Rencana Kerja Sekolah, membutuhkan lebih dari sekedar sertifikat, namun perlu strategi dan sistem manajemen Balanced Scorecard (BSC). Dalam menerapkan sistem manajem BSC, tiap satuan pendidikan perlu memenuhi prinsip memiliki pedoman Pengelolaan Biaya Investasi dan Biaya Operasional lembaganya serta mampu menyajikan Laporan Keuangannya. Hal tersebut hanya dapat dilakukan dengan penerapan Sistem Informasi Akuntansi dan Standar Akuntansi Pendidikan yang memenuhi sejumlah persyaratan
sebagimana
diamatkan
Permendiknas
Penyelenggaraan SBI pada Pasal 13 dan Pasal 14.
No.
78
tahun
2009
tentang
1.
Penggunaan Standar ISO 9001 : 2008 sebagai Standar Peningkatan Sistem Manajemen Mutu Pendidikan di SMK Gotong Royong Telaga Negara-negara di dunia menempatkan pendidikan menengah tekhnologi dan kejuruan
sebagai pendukung pengembangan perekonomian dengan tujuan untuk meningkatkan pendapatan nasional yang diharapkan dapat meningkatkan kesejahteraan masyarakat. Maka dari itu setiap sekolah selalu berusaha untuk meningkatkan mutu sekolah sesuai dengan perkembangan yang ada. Sistem Manajemen Mutu pendidikan di sekolah adalah hal yang sangat penting untuk diperhatikan dan ditindaki secara bertahap oleh pihak sekolah secara terus-menerus. Hal ini diperlukan untuk mencapai tujuan pendidikan yang semakin hari semakin berkembang dan menuntut adanya peningkatan serta memenuhi kebutuhan pendidikan di era globalisasi. Peningkatan sistem manajemen mutu di sekolah tidak lepas dari peran pihak sekolah yang berupaya agar sistem pendidikan di sekolah semakin berkembang. Terutama sebagai top manajemen, kepala sekolah mempunyai peran yang sangat penting dalam meningkatkan sistem manajemen mutu pendidikan di sekolah. Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala sekolah tentang pentingnya peningkatan sistem manajemen mutu terhadap pengelolaan sekolah serta peran kepala sekolah terhadap upaya peningkatan sistem manajemen mutu sekolah : Pentingnya peningkatan sistem manajemen mutu terhadap pengelolaan SMK adalah karena adanya dasar aturan yang jelas dalam beraktifitas dalam hal ini sistem manajemen yang terstruktur dan terdokumentasi serta memiliki catatan atau rekaman sebagai acuan untuk tindakan perbaikan. Perlunya sistem manajemen mutu juga bisa dikatakan bertujuan untuk membantu meningkatkan kepuasan pelanggan, mendorong sekolah untuk menganalisis persyaratan pelanggan dan kemudian agar pihak sekolah dapat membuat kerangka perbaikan terus-menerus, rasa percaya diri dalam kemampuan untuk secara konsisten memenuhi persyaratan pelanggan. Sebagai kepala sekolah, saya juga berperan sebagai top manajemen. Dalam upaya peningkatan sistem manajemen mutu di sekolah, tentunya saya harus mempunyai komitmen serta komunikasi terhadap pentingnya pemenuhan persyaratan pelanggan, peraturan dan regulasi yang berlaku, menetapkan kebijakan dan sasaran mutu, mengadakan tinjauan manajemen, serta penyediaan sumber daya. (1.1/W/KS/22.12.2012)
Senada dengan pendapat kepala sekolah di atas wakil kepala sekolah juga menyatakan : Peningkatan sistem manajemen mutu sangat penting terhadap pengelolaan SMK. Hal ini dikarenakan oleh dasar aturan yang jelas yang merupakan sistem manajemen terstruktur dan terdokumentasi serta memiliki catatan maupun rekaman sebagai pedoman untuk tindakan di masa akan datang. Sebagai kepala sekolah maupun top manajemen, harus memiliki komitmen terhadap pentingnya pemenuhan keinginan pelanggan, peraturan dan regulasi yang berlaku, menetapkan kebijakan dan sasaran mutu, mengadakan tinjauan manajemen, serta penyediaan sumber daya. Semua hal ini diperlukan untuk upaya peningkatan sistem manajemen mutu di sekolah. (1.1/W/WKS/22.12.2012) Pendapat yang sama di kemukakan oleh salah seorang guru yang juga ikut diwawancarai: Peningkatan sistem manajemen mutu sangat dibutuhkan terhadap pengelolaan sekolah dikarenakan oleh aturan-aturan yang ada dan yang harus dilakukan oleh pihak sekolh untuk mendukung tercapainya tujuan pendidikan di era globalisasi. Di mana dengan meningkatnya mutu pendidikan di sekolah maka dapat menghasilkan lulusan-lulusan yang berkualitas dan memiliki daya saing. Kepala sekolah mempunyai peran yang sangat penting dalam upaya peningkatan sistem manajemen mutu. Sebagai seorang pemimpin, kepala sekolah tentunya harus tegas dan konsisten dalam peningkatan mutu sekolah. Seorang pemimpin juga harus menetapkan kebijakan yang mendukung untuk tercapainya target, menyediakan sumber daya yang diperlukan serta melakukan tinjauan manajemen. (1.1/W/GR/23.12.2012) Konsumen atau pelanggan adalah pihak yang paling tepat dan adil dalam menilai masalah mutu dari produk atau layanan. Sebuah produk atau layanan yang memiliki fitur atau manfaat yang memuaskan kebutuhan konsumen dapat disebut produk atau layanan yang bermutu. Demikian pula dalam dunia pendidikan, Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) juga dapat disebut sebagai perusahaan yang memproduksi lulusan yang sangat tergantung dengan kepuasan konsumen. Oleh karena itu untuk memenuhi mutu yang diharapkan konsumen dalam hal ini adalah lapangan kerja, SMK perlu mencari model manajemen yang paling efektif untuk tujuan tersebut. Salah satu model manajemen mutu yang sangat popular adalah ISO 9001:2008. Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala sekolah tentang tujuan penggunaan standar ISO 9001:2008 di SMK adalah :
Penggunaan standar ISO 9001:2008 pada SMK tujuannya adalah sebagai salah satu media pemasaran, meningkatkan citra atau image sekolah dan memberikan kepercayaan pihak luar kepada sekolah. (1.2/W/KS/22.12.2012) Senada dengan pendapat kepala sekolah di atas wakil kepala sekolah juga menyebutkan bahwa : Penggunaan standar ISO 9001:2008 pada SMK bisa dikatakan mempunyai tujuan untuk meningkatkan citra atau image sekolah dan memberikan kepercayaan pihak luar kepada sekolah. Selain itu bisa juga dikatakan sebagai media pemasaran di mana dengan adanya penggunaan standar ISO di sekolah, pihak masyarakat tertarik pada sekolah ini.
(1.2/W/WKS/22.12.2012) Pendapat yang sama di kemukakan oleh guru : Sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 merupakan standar yang saat ini perlu dimiliki oleh setiap sekolah untuk menarik perhatian masyarakat serta membangun kepercayaan masyarakat terhadap pihak sekolah. Citra sekolah juga dapat lebih terangkat dengan adanya penerapan standar ISO tersebut. (1.2/W/GR/23.12.2012) Berdasarkan hasil wawancara terhadap beberapa responden di atas dapat dikemukakan bahwa penggunaan standar ISO 9001:2008 ditujukan sebagai standar acuan peningkatan dalam upaya peningkatan manajemen mutu di sekolah. Selain itu penggunaan standar ISO 9001:2008 dapat membangun citra sekolah, membangun kepercayaan pihak luar serta dapat menjadi media promosi untuk sekolah tersebut. 2. Penerapan Standar ISO 9001:2008 dalam Bidang Manajemen Sekolah Peningkatan sistem manajemen mutu dengan standar ISO tentunya tidak bisa dianggap hanya sebagai pembangun citra atau image sekolah saja tetapi juga agar bisa lebih menarik perhatian masyarakat maka program-program yang dilaksanakan di sekolah juga harus diperhatikan dan dikembangkan. Hasil wawancara dengan kepala sekolah : Program yang perlu dikembangkan dalam penggunaan standar ISO 9001:2008 pada SMK antara lain melaksanakan seluruh kegiatan yang ada dalam sasaran mutu dengan memperhatikan visi dan misi sekolah. Kesamaan yang terdapat pada standar ISO 9001:2000 dengan ISO 9001:2008 adalah keduanya memiliki klausal. Sedangkan perbedaannya adalah
adanya perubahan terhadap teks, dalam hal ini adanya penghapusan serta penambahan teks.
(2.1/W/KS/22.12.2012) Senada dengan kepala sekolah, wakil kepala sekolah mengatakan: Program yang perlu dikembangkan dalam penggunaan standar ISO 9001:2008 pada SMK tentunya sudah ditentukan terlebih dahulu. Bisa dikatakan harus mencapai target dan semuanya harus disesuaikan dengan visi dan misi sekolah. Kesamaannya adalah keduanya memiliki klausal. Sedangkan perbedaannya adalah adanya perubahan terhadap teks, dalam hal ini adanya penghapusan serta penambahan teks. (2.1/W/WKS/22.12.2012).
Guru juga menyatakan: Sehubungan dengan peningkatan sistem manajemen mutu dengan standar ISO 9001:2008, pihak sekolah tentunya akan merumuskan target yang ingin dicapai dan tidak bisa lepas dari visi misi sekolah yang merupakan karakter dari sekolah. Tidak banyak perbedaan antara standar ISO 9001:2000 dengan standar ISO 9001:2008. Hal ini dikarenakan ISO 9001:2008 merupakan pengembangan dari standar ISO sebelumnya. Perbedannya hanya ada pada perubahan teks. (2.1/W/GR/23.12.2012) Peningkatan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 bukanlah standar yang bisa langsung diterapkan di sekolah. Sebelumnya pihak sekolah harus memenuhi kriteria-kriteria untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2008. Hasil wawancara dengan kepala sekolah : Tahap-tahap yang harus dilakukan untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2008 antara lain adalah mengikuti pelatihan/sosialisasi, penyusunan dokumen yang terdiri atas pedoman mutu/manual mutu,prosedur mutu atau POS (Prosedur Operasional Standar), serta instruksi kerja (IK), kemudian mengimplementasikan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, audit internal, mengadakan rapat tinjauan manajemen, ikrar, audit eksternal oleh badan sertifikasi, mendapatkan rekomendasi dari tim auditor, sehingga akhirnya mendapatkan sertifikat. Proses pengelolaan sistem manajemen mutu sekolah dengan menggunakan standar ISO 9001:2008 adalah dengan mencatat apa yang dikerjakan dan kejakan apa yang dicatat. Maksudnya dalam hal ini adalah mengadakan rekaman atau catatan yan berupa format-format yang ada dalam dokumen seperti pedoman mutu, POS dan IK. (2.2/W/KS/22.12.2012)
Senada dengan pendapat di atas, wakil kepala sekolah juga menyatakan: Untuk memenuhi persyaratan dalam memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008, langkah-langkah yang harus dilakukan oleh pihak sekolah yaitu mengikuti pelatihan, menyusun dokumendokumen yang terdiri atas pedoman mutu dan manual mutu, POS, serta (IK) sekolah, kemudian mengimplementasikan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, audit internal, mengadakan rapat tinjauan manajemen, audit eksternal oleh badan sertifikasi, mempunyai rekomendasi dari auditor, setelah semua persyaratan itu terpenuhi maka sertifikasi ISO 9001:2008 akan diperoleh. Pada prosesnya pengelolaan sistem manajemen mutu sekolah dengan standar ISO 9001:2008 dilakukan dengan cara menyediakan catatan maupun rekaman dari target serta hasil implementasi ISO 9001:2008 di sekolah yang berupa format yang tercantum dalam pedoman mutu, POS dan IK. (2.2/W/WKS/22.12.2012)
Hal yang sama di kemukakan oleh guru : Untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008, pihak sekolah harus melakukan beberapa tahap antara lain ikut dalam pelatihan, menyusun dokumen-dokumen yang terkait dengan sistem manajemen mutu sekolah, menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, melakukan audit internal, audit eksternal oleh badan sertifikasi, mengadakan rapat tinjauan manajemen, mendapatkan rekomendasi dari auditor. Pada proses pengelolaannya, sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 mempunyai prinsip “catat yang engkau kerjakan dan kerjakan apa yang engkau catat”. Maksudnya setiap kegiatan yang akan dilakukan maupun yang akan dilakukan oleh pihak sekolah dalam upaya peningkatan sistem manajemen mutu harus punya catatan maupun rekaman yang bisa dijadikan acuan untuk tindakan selanjutnya. (2.2/W/GR/23.12.2012) Penerapan standar ISO 9001:2008 juga dapat memberikan pengaruh terhadap pengelolaan manajemen sekolah. Di mana dengan adanya penerapan standar ISO 9001:2008 diharapkan dapat membantu kepala sekolah dalam menjalankan manajemen sekolah dengan baik. Bedasarkan hasil wawancara dengan kepala sekolah tentang penerapan ISO 9001:2008 dalam manajemen sekolah: Penerapan ISO 9001:2008 dalam bidang manajemen sekolah untuk memastikan bahwa penggunaan ISO 9001:2008 benar-benar ditujukan untuk peningkatan sistem manajemen mutu sekolah. Penerapan ISO dalam bidang ini untuk membantu dan mendukung semua kegiatan manajemen sekolah baik dari planning, organizing, directing, coordinating, controlling, dan evaluating. Dengan adanya ISO bisa dikatakan sebagai pendukung untuk melaksanakan tujuan dari manajemen sekolah yaitu pencapaian visi, misi, tujuan tahunan dan program-program sekolah. (2.3/W/KS/22.12.2012)
Wakil kepala sekolah juga menyatakan : Penerapan ISO 9001:2008 selain untuk memenuhi syarat kepuasan pelanggan, penerapan standar ini juga dapat membantu kepala sekolah dalam mengelola manajemen sekolah agar efektif. Di mana dengan adanya penerapan standar seperti ISO 9001:2008 di sekolah sebagai pendukung yang dapat memberikan kewenangan pada pihak sekolah untuk menjalankan fungsi-fungsi manajemen terhadap komponenkomponen sekolah antara lain input siswa, kurikulum, tenaga kependidikan, sarana dan prasarana, dana, lingkungan, serta kegiatan belajar mengajar yang semuanya itu ditujukan agar mencapai visi misi sekolah, target maupun program-program sekolah. (2.3/W/WKS/22.12.2012)
Penerapan sistem manajemen mutu dengan standar ISO 9001:2008 terhadap peningkatan sekolah tentunya sering menemui kendala-kendala sehingga dapat menyebabkan kegagalan penerapan SMM ISO 9001:2008. Karena terkadang ada anggapan bahwa penerapan
ISO 9001:2008 kurang membangun budaya mutu sekolah. Maka pihak sekolah terlebih lagi kepala sekolah sebagai top manajemen harus mempunyai solusi dalam menangani hal tersebut. Hasil wawancara dengan kepala sekolah : Kendala-kendala yang sering muncul antara lain adanya anggapan bahwa menjalankan SMM ISO 9001:2008 tanpa membangun budaya mutu, sedikitnya waktu yang disediakan untuk mencapai target, menjalankan ISO 9001 dianggap hanya tugas dan tanggung jawab dari wakil manajemen mutu, sering tidak terciptanya iklim kerja yang kondusif untuk menarik partisipasi staf. Dalam menangani hal tersebut kepala sekolah harus selalu meninjau manajemen mutu dengan mengadakan rapat tinjauan manajemen, serta selalu mensosialisasikan dan membadani pentingnya ISO 9001:2008. (2.4/W/KS/22.12.2012)
Wakil kepala sekolah juga menyatakan bahwa : Sering munculnya anggapan bahwa penerapan sistem manajemen mutu dengan standar ISO 9001:2008 tidak membangun budaya mutu. Hal ini bisa menjadi kendala dalam penerapan standar ISO di sekolah. Selain itu, waktu yang disediakan untuk mencapai target bisa dikatakan singkat karena hanya beberapa bulan sudah dituntut hasilnya, menjalankan ISO 9001 dianggap hanya tugas dan tanggung jawab dari wakil manajemen mutu, sering tidak terciptanya iklim kerja yang kondusif untuk menarik partisipasi staf. Dalam menangani hal tersebut kepala sekolah harus selalu meninjau manajemen mutu dengan mengadakan rapat tinjauan manajemen, serta selalu mensosialisasikan pentingnya penerapan standar ISO 9001:2008. (2.4/W/WKS/22.12.2012)
3. Dampak Sistem ISO 9001:2008 terhadap Peningkatan Sistem Manajemen Mutu Penerapan standar ISO 9001:2008 tentunya akan membawa pengaruh terhadap peningkatan sistem manajemen mutu sekolah. Untuk mengantisipasi perkembangan ilmu pengetahuan dan tekhnologi (IPTEK) serta penerapannya dalam dunia industri dan dunia usaha, sekolah seyogianya secara berkala mengadakan penilaian atas fasilitas sekolah yang meliputi sarana dan prasarana pendidikan yang tersedia. Terkait dengan dampak penerapan standar ISO 9001:2008 kepala sekolah mengatakan bahwa : Pengaruh yang ditimbulkan antara lain adanya perhatian dari para pelaku-pelaku pendidikan baik di tingkat daerah maupun di tingkat nasional bahkan tingkat internasional. Kemudian adanya peningkatan terhadap saraana dan prasarana infrastruktur sekolah serta tingkat kepuasan pelanggan terhadap mutu layanan pendidikan secara bertahap mulai memadai. Selain terhadap pengaruh yang saya katakan tadi, pihak sekolah juga berharap secara konsisten dapat menghasilkan lulusan yang bermutu, sehingga kepastian terhadap rencana masa depan anak didik akan lebih dekat dan pasti. (3.1/W/KS/22.12.2012)
Senada dengan itu wakil kepala sekolah mengatakan: Banyak pengaruh positif karena implementasi SMM ISO 9001:2008 di sekolah misalnya pelaku-pelaku pendidikan akan memberikan perhatian terhadap proses peningkatan pendidikan di sekolah, pelayanan bisa lebih memadai terhadap kepuasan pelanggan serta adanya peningkatan sarana dan prasarana sekolah. Harapan pihak sekolah, dengan penggunaan SMM ISO 9001:2008 ini, lulusan-lulusan yang dihasilkan benar-benar memenuhi kebutuhan pasar lapangan kerja serta mempunyai kualitas atau mutu yang baik. (3.1/W/WKS/22.12.2012)
Hal yang sama di kemukakan oleh Guru: Penerapan standar ISO 9001:2008 di sekolah sangat berpengaruh terhadap image sekolah. Sarana dan prasarana sekolah makin memadai seiring bejalannya waktu. Adanya perhatian dari pihak luar juga sangat berpengaruh akan peningkatan manajemen mutu sekolah. Pihak sekolah juga berharap bahwa lulusan-lulusan yang akan dihasilkan oleh sekolah adalah benar-benar lulusan yang bermutu dan bisa memenuhi kebutuhan pasar lapangan kerja. (3.1/W/GR/23.12.2012)
B. Temuan Berdasarkan hasil penelitian dari berbagai data dan hasil wawancara yang telah di lakukan dari semua sumber informan tentang pengelolaan sekolah bertaraf internasional dengan standar ISO 9001:2008, temuan yang di lakukan pada bagian ini berdasarkan pada paparan data yang di peroleh di lapangan dan di rumuskan berdasarkan interpretasi data. Penyajian temuan tersebut bertujuan untuk menjawab permasalahan penelitian sebagaimana yang telah di kemukakan pada bab pendahuluan. Atas dasar fokus penelitian dan paparan data yang telah di sajikan sebelumnya akhirnya di hasilkan temuan-temuan sebagai berikut. 1. Penggunaan Standar ISO 9001 : 2008 sebagai Standar Peningkatan Sistem Manajemen Mutu Pendidikan di SMK Gotong Royong Telaga a. Pentingnya Sistem Manajemen Mutu 1) Peningkatan sistem manajemen mutu sekolah mempunyai aturan yang jelas dalam beraktifitas. 2) Sistem manajemen harus terstruktur dan terdokumentasi.
3) Sekolah harus memiliki catatan dan rekaman sebagai acuan atau pedoman untuk tidakan perbaikan atau rencana sekolah selanjutnya. 4) Peningkatan sistem manajemen mutu sekolah tidak lepas dari peran kepala sekolah sebagai pemimpin atau top manajemen sekolah. b. Standar ISO 9001:2008 1) Penggunaan standar ISO 9001:2008 di sekolah mempunyai tujuan untuk meningkatkan citra sekolah. 2) Selain untuk meningkatkan citra sekolah, tujuan penggunaan dari standar ISO 9001:2008 di sekolah adalah untuk meningkatkan mutu layanan pendidikan terhadap kepuasan pelanggan dan memfokuskan terhadap pencapaian target sekolah dan efektifitas sistem manajemen mutu. 3) Standar ISO 9001:2008 dapat membangun kepercayaan masyarakat terhadap sekolah. 4) Sebagai salah satu media pemasaran terhadap lulusan-lulusan yang berkualitas.
Gambar 4.1 Diagram konteks penggunaan standar ISO 9001:2008 sebagai standar peningkatan sistem manajemen mutu sekolah
2. Penerapan Standar ISO 9001:2008 dalam Bidang Manajemen Sekolah a. Pengelolaan Sekolah dengan standar ISO 9001:2008 1) Program yang perlu dikembangkan di SMK adalah melaksanakan seluruh kegiatan yang ada dalam sasaran mutu dengan memperhatikan visi, misi sekolah.
2) Program yang dilaksanakan sesuai dengan sasaran mutu yang dimuat/diemban dengan memperhatikan target atau presentasi harapan. 3) Sekolah harus melakukan beberapa tahap seperti pelatihan, menyiapkan dokumendokumen terkait dengan mutu sekolah, menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, diadakannya audit internal maupun audit eksternal, melakukan rapat tinjauan manajemen secara rutin, ikrar, memperoleh rekomendasi dari pihak auditor untuk bisa mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 4) Petunjuk teknis penerapan ISO 9001:2008 diperoleh dari badan sertifikasi yang dipilih sekolah. SMK Gotong Royong telaga menggunakan petunjuk teknis dari URS. b. Manajemen Sekolah yang Baik 1) Kepala sekolah sebgai top manajemen harus bisa melaksanakan serangkaian kegiatan manajemen yang diupayakan untuk kepentingan sekolah. 2) Mendayagunakan seluruh komponen pendidikan yang dimiliki sekolah untuk mencapai tujuan yang efisien. 3) Penggunaan standar diupayakan untuk mendukung mencapai tujuan manajemen sekolah baik visi, misi, tujuan tahunan maupun program-program sekolah. c. Kendala-kendala Peningkatan Sistem Manajemen Mutu Sekolah 1) Sering adanya anggapan bahwa sekolah yang menjalankan SMM ISO 9001:2008 kurang membangun budaya mutu. 2) Singkatnya waktu yang tersedia untuk mencapai target. 3) Menjalankan ISO 9001:2008 dianggap hanya tugas dan tanggung jawab wakil manajemen mutu (WMM). 4) Tidak terciptanya iklim kerja yang kondusif untuk menarik partisipasi staf. 5) Untuk mengatasi kendala-kendala yang muncul, kepala sekolah harus selalu mengadakan rapat tinjauan manajemen serta selalu mensosialisasikan pentingnya ISO 9001:2008.
Mekanisme pengelolaan sekolah dengan standar ISO 9001:2008
Penyusunan sasaran/target program sekolah Manajemen Sekolah
Lulusan-lulusan yang bermutu dan memenuhi kebutuhan lapangan kerja
Membangun budaya mutu, mencapai target tepat waktu serta menciptakan iklim kerja yang kondusif.
Gambar 4.2 Diagram konteks penerapan standar ISO 9001:2008 dalam bidang manajemen sekolah 3. Dampak Sistem ISO 9001:2008 terhadap Peningkatan Sistem Manajemen Mutu 1) Adanya perhatian dari pelaku-pelaku pendidikan. 2) Peningkatan sarana dan prasarana infrastruktur sekolah. 3) Tingkat kepuasan pelanggan terhadap mutu layanan pendidikan secara bertahap mulai memadai. 4) Secara konsisten dapat menghasilkan lulusan yang bermutu.
Dampak Sistem ISO 9001:2008
Perhatian para pelaku pendidikan
Sarana & Prasarana Infrastruktur sekolah semakin memadai
Rencana masa depan anak didik akan lebih dekat & pasti
Kepuasan pelanggan meningkat Gambar 4.3 Diagram konteks dampak sistem ISO 9001:2008 terhadap peningkatan sistem manajemen mutu
C. Pembahasan 1.
Penggunaan Standar ISO 9001:2008 sebagai Standar Peningkatan Sistem Manajemen Mutu Sekolah
a. Sistem Manajemen Mutu Pendidikan Mutu lebih menekankan pada kebahagiaan & kegembiraan pelanggan & bukan sekedar kepuasan pelanggan. Ia menekankan pada keterlibatan seluruf staf dan tidak bersifat hirarki. Ia lebih menekankan pada perbaikan mutu secara terus menerus dan bukan lompatan mutu secara temporal. Ia adalah tentang hidup, cinta, hasrat, perjuangan, pemeliharaan, tangis, dan tawa. Ada tiga faktor penyebab rendahnya mutu pendidikan yaitu : kebijakan dan penyelenggaraan pendidikan nasional menggunakan pendekatan educational production function atau input-input analisis yang tidak consisten; 2) penyelenggaraan pendidikan dilakukan secara sentralistik; 3) peran serta masyarakat khususnya orang tua siswa dalam penyelenggaraan pendidikan sangat minim. Berdasarkan penyebab tersebut dan dengan adanya era otonomi daerah yang sedang berjalan maka kebijakan strategis yang diambil Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah dalam meningkatkan mutu pendidikan untuk mengembangkan SDM adalah : (1) Manajemen peningkatan mutu berbasis sekolah (school based management) dimana sekolah diberikan kewenangan untuk merencanakan sendiri upaya peningkatan mutu secara keseluruhan; (2) Pendidikan yang berbasiskan pada partisipasi komunitas (community based education) di mana terjadi interaksi yang positif antara sekolah dengan masyarakat, sekolah sebagai community learning center; dan (3) Dengan menggunakan paradigma belajar atau learning paradigm yang akan menjadikan pelajar-pelajar atau learner menjadi manusia yang diberdayakan. Untuk merealisasikan kebijakan diatas maka sekolah perlu melakukan manajemen peningkatan mutu. Manajemen Mutu Terpadu (MMT) atau yang biasa disebut dengan Total
Quality Manajemen (TQM) ini merupakan suatu model yang dikembangkan di dunia pendidikan. b. ISO 9001:2008 ISO berasal dari kata Yunani ISOS yang berarti sama, kata ISO bukan diambil dari singkatan nama sebuah organisasi walau banyak orang awam mengira ISO berasal dari International Standard of Organization, sama sekali bukan. ISO 9001 merupakan standard international yang mengatur tentang sistem management Mutu (Quality Management System), oleh karena itu seringkali disebut sebagai “ISO 9001, QMS” adapun tulisan 2008 menunjukkan tahun revisi, maka ISO 9001:2008 adalah system manajemen mutu ISO 9001 hasil revisi tahun 2008. Seiring perkembangan zaman dan kemajuan teknologi, terutama semakin luasnya dunia usaha, maka kebutuhan akan pengelolaan system manajemen mutu semakin dirasa perlu dan mendesak untuk diterapkan pada berbagai scope industry yang semakin hari semakin beragam. Versi 2008 ini adalah versi terbaru yang diterbitkan pada Desember 2008 lalu. Sistem ISO 9001:2008 fokus pada effectifitas proses continual improvement dengan pilar utama pola berpikir PDCA, dimana dalam setiap process senantiasa melakukan perencanaan yang matang, implementasi yang terukur dengan jelas, dilakukan evaluasi dan analisis data yang akurat serta tindakan perbaikan yang sesuai dan monitoring pelaksanaannya agar benar-benar bisa menuntaskan masalah yang terjadi di organisasi. Pilar berikutnya yang digunakan demi menyukseskan proses implementasi ISO 9001 ini, maka ditetapkanlah Delapan prinsip manajemen mutu yang bertujuan untuk mengimprovisasi kinerja system agar proses yang berlangsung sesuai dengan focus utama yaitu effectivitas continual improvement, 8 prinsip manajemen yang dimaksud adalah : 1. Customer Focus : Semua aktifitas perencanaan dan implementasi system semata-mata untuk memuaskan customer. 2) Leadership : Top Management berfungsi sebagai Leader
dalam mengawal implementasi System bahwa semua gerak organisasi selalu terkontrol dalam satu komando dengan commitment yang sama dan gerak yang synergy pada setiap elemen organisasi. 3) Keterlibatan semua orang : Semua element dalam organisasi terlibat dan concern dalam implementasi system management mutu sesuai fungsi kerjanya masingmasing, bahkan hingga office boy sekalipun hendaknya senantiasa melakukan yang terbaik dan membuktikan kinerjanya layak serta berqualitas, pada fungsinya sebagai office boy. 4) Pendekatan Proses : Aktifitas implementasi system selalu mengikuti alur proses yang terjadi dalam organisasi. Pendekatan pengelolaan proses dipetakan melalui business process. Dengan demikian, pemborosan karena proses yang tidak perlu bisa dihindari atau sebaliknya, ada proses yang tidak terlaksana karena pelaksanaan yang tidak sesuai dengan flow process itu sendiri yang berdampak pada hilangnya kepercayaan pelanggan. 5) Pendekatan System ke Management : Implementasi system mengedepankan pendekatan pada cara pengelolaan (management) proses bukan sekedar menghilangkan masalah yang terjadi. Karena itu konsep kaizen, continual improvement sangat ditekankan. Pola pengelolaannya bertujuan memperbaiki cara dalam menghilangkan akar (penyebab) masalah dan melakukan improvement untuk menghilangkan potensi masalah. 6) Perbaikan berkelanjutan : Improvement, adalah roh implementasi ISO 9001:2008. 7) Pendekatan Fakta sebagai Dasar Pengambilan Keputusan : Setiap keputusan dalam implementasi system selalu didasarkan pada fakta dan data. Tidak ada data (bukti implementasi) sama dengan tidak dilaksanakannya system ISO 9001:2008. 8) Kerjasama yang saling menguntungkan dengan pemasok : Supplier bukanlah Pembantu, tetapi mitra usaha, business partner karena itu harus terjadi pola hubungan saling menguntungkan. 2. Penerapan Standar ISO 9001:2008 dalam Bidang Manajemen Sekolah a. Implementasi Standar ISO 9001:2008 di Sekolah Menerapkan sistem manajemen mutu ISO-9001 adalah menyusun dan menerapkan
berbagai aturan proses-proses dan sumber daya yang diperlukan untuk menjamin dihasilkan produk dan pelayanan bermutu. Penerapan sistem manajemen mutuISO-9001 membutuhkan komitmen, kemauan dari pihak manajemen. Komitmen ini adalah syarat utama dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO-9001 karena penerapan menyangkut 'banyak pengaturan' dan pengaturan tak akan efektif bila pihak manajemen sendiri tidak menghendakinya. Disamping itu, penerapan sistem manajemen mutu ISO-9001 juga membutuhkan penyediaan sumber daya dan hanya pihak manajemen yang bisa memutuskan untuk menyediakannya. Uraian dibawah ini menganggap bahwa manajemen di organisasi anda sudah mempunyai komitmen untuk menerapkan sistem manajemen mutu, dengan demikian juga sudah berkomitmen untuk memberikan produk dan pelayanan yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan dan dapat memuaskan pelanggan. 1. Membentuk team Menerapkan sistem manajemen mutu ISO-9001 berarti mengatur berbagai proses yang dapat mempengaruhi mutu, baik langsung maupun tidak langsung. Proses yang dimaksud bukan hanya proses produksi atau proses pelayanan jasa, tetapi juga proses-proses pendukung dan proses-proses yang harus dilakukan oleh pihak manajemen. Proses yang dimaksud tersebar diseluruh bagian organisasi dan harus saling terkait secara harmonis untuk mencapai tujuan akhir: terciptanya produk yang bermutu. Itulah makanya penerapan sistem manajemen mutu ISO-9001 memerlukan sebuah team yang terdiri dari wakil-wakil setiap fungsi yang ada dalam organisasi. Team ini harus bekerjasama dan saling memberi masukan dalam pengaturan setiap proses yang mempengaruhi mutu. 2. Membangun Pemahaman Tentang Sistem Manajemen Mutu Untuk menerapkan sistem manajemen mutu ISO-9001, team yang telah dibentuk harus memahami dengan baik: a) konsep dasar sistem manajemen mutu dan persyaratan-
persyaratan yang terkandung dalam ISO-9001. b) analisa proses. Analisa proses penting karena penerapan ISO-9001 pada hakekatnya adalah pengaturan dari berbagai proses. Pengaturan proses dapat dilakukan bila team mempunyai kemampuan bagaimana mengidentifikasi elemen-elemen penting dari proses, mendefinisikan tujuan proses, persyaratan-persyaratan input-output proses dan mengidentifikasi peluang-peluang perbaikan proses. c) dokumentasi: Manual, prosedur dan bentuk dokumen lain diperlukan sebagai bentuk tertulis dari berbagai pengaturan proses. Team perlu memahami bagaimana membuat dokumentasi yang mudah dipahami sekaligus efektif sebagai panduan untuk melakukan proses bagi setiap pihak yang memerlukan (bukan hanya anggota team). d) Sebagai tambahan, akan lebih baik bila team juga memahami paling tidak dasar-dasar dari manajemen perubahan. Penerapan ISO-9001 biasanya membutuhkan banyak perubahan dalam aktifitas yang dilakukan oleh karyawan organisasi. Perubahan selalu lebih mudah untuk dirancang daripada diterapkan. Team, yang juga berjungsi menjadi agen perubahan, perlu memahami beberapa aspek penting untuk membuat perubahan diterapkan dengan lancar dan efektif. 3. Membuat kebijakan mutu Pentingnya komitmen dari pihak manajemen dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO-9001 sudah dijelaskan pada paragraph pertama tulisan ini. Kebijakan mutu adalah manifestasi dari komitmen tersebut dalam bentuk tertulis. Kebijakan mutu harus mengandung paling tidak komitmen untuk memenuhi pesyaratan produk dan komitmen untuk secara berkelanjutan meningkatkan kinerja mutu. Kebijakan mutu tidak hanya dibuat, tapi juga disebarkan ke seluruh lapisan organisasi. Pihak manajemen juga bertanggung jawab untuk memberikan keteladanan bagi semua karyawan. Tak akan ada gunanya kebijakan mutu yang tertulis dengan indah dan berbingkai mahal bila pihak manajemen menampakkan sikap yang menyepelekan mutu dan kepentingan
pelanggan. 4. Pemetaan Proses Inti dan Pendukung Pemetaan proses bertujuan untuk mengetahui proses-proses apa saja yang dilakukan organisasi anda dan bagaimana hubungan serta interaksi antar proses tersebut. Pemateaan proses selalu m,enjadi salah satu aktifitas awal dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001. Salah satu metode yang sangat berguna dalam pemetaan proses adalah SIPOC, kependekan dari Supplier, Input, Proses, Output, Customer. Metode ini memetakan proses dengan cara mengikuti alur dari input awal yang diterima organisasi sampai dikeluarkan output akhir yang dihasilkan oleh organisasi dan diterima pelanggan. Metoda ini sangat efektif dalam mengidentifikasi proses apa saja yang dilakukan organisasi sekaligus inputoutput yang meghubungkan berbagai proses. Pemetaan proses sebaiknya dilakukan bersamasama oleh team yang terdiri dari wakil setiap fungsi yang ada dalam organisasi. 5. Analisa Proses Inti dan Pendukung Setelah setiap proses teridentifikasi, langkah berikutnya adalah menganalisa proses. Pada tahap ini, setiap proses di kaji secara mendalam untuk menentukan perbaikan proses yang diperlukan agar proses dapat dilakukan lebih efektif, lebih effisien sekaligus memenuhi persyaratan ISO-9001 terkait. Analisa Proses sebaiknya dilakukan bersama oleh: a) supplier proses: pihak yang memberikan material ataupun informasi yang akan diolah oleh proses , b) pelaku proses: pihak yang melakukan proses, c) customer proses: pihak yang menerima output atau hasil dari proses. 6. Penetapan Sasaran Mutu Penetapan sasaran mutu sangat erat kaitannya dengan perbaikan-perbaikan proses yang
ingin dilakukan. ISO-9001 mensyaratkan agar sasaran mutu bersifat terukur. Artinya harus ada angka sasaran yang jelas sehingga dapat diketahui nantinya apakah sasaran sudah tercapai atau belum. ISO-9001 juga mensyaratkan agar sasaran mutu dibuat pada semua fungsi dan tingkatan organisasi yang relevan. Mudahnya, buat saja sasaran mutu pada semua departemen. Bila departemen dibagi lagi dalam beberapa bagian, buat juga sasaran untuk setiap bagian. Ada baiknya dibuat juga sasaran mutu berskala organisasi, yang menjadi acuan untuk setiap departemen dan bagain dalam membuat sasaran masing-masing. 7. Penyusunan Prosedur Pengendalian Dokumen Prosedur ini perlu dibuat sebelum anda menerbitkan berbagai prosedur lain. Prosedur ini adalah 'prosedur untuk mengatur prosedur': bagaimana penyetujuan prosedur harus dilakukan, bagaimana pendistribusiannya, bagaiamana bila nanti diperlukan revisi, bagaimana menarik prosedur yang sudah tidak berlaku'. Prosedur ini juga mengatur dokumen lain yang bukan prosedur seperti drawing, standar-standar, manual dan berbagai dokumen lain yang diperlukan bagi sistem manajemen mutu di sekolah. 8. Penyusunan Prosedur Pengendalian Catatan Pada umumnya setiap proses akan menghasilkan berbagai bentuk 'catatan' atau 'record'. Proses produksi menghasilkan laporan produksi, proses inspeksi menghasilkan laporan inspeksi, proses pembelian menghasilkan salinan purchase order dan sebagainya. Catatancatatan tersebut harus dikendalikan agar terpelihara dengan baik dan mudah diakses pada saat diperlukan. Itulah tujuan dari prosedur pengendalian catatan. Pengendalian yang dimaksud mencakup penyimpanan, pengarsipan agar mudah ditemukan dan pembuangan catatancatatan lama yang sudah tidak diperlukan.
9. Penyusunan Aturan Untuk Proses Inti dan Pendukung Sistem Manajemen Mutu Tahap ini terkait langsung dengan tahap 4 dan tahap 5. Setelah proses teridentifkasi pada tahap 4, kini saatnya membuat aturan untuk setiap proses dengan mempertimbangkan kebutuhan perbaikan yang diperoleh sebagai hasil analisa pada tahap 5. Aturan dapat berupa prosedur, instruksi kerja, standar atau bentuk dokumentasi lain. Tahapan ini bisa dikatakan sebagai inti dari penerapan sistem manajemen mutu. 10. Penyusunan prosedur lain yang dibutuhkan sistem manajemen mutu Disamping prosedur-prosedur untuk proses inti dan pendukung, beberapa prosedur lain juga dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu anda, sekaligus untuk memenuhi persyaratan ISO-9001. Prosedur tersebut meliputi : a) prosedur tindakan koreksi dan pencegahan, b) prosedur audit mutu internal, c) prosedur tinjauan manajemen (tidak wajib dalam bentuk prosedur tertulis). 11. Penerapan Aturan Proses Prosedur-prosedur baru biasanya membuat karyawan harus merubah cara kerja yang telah bertahun-tahun mereka lakukan. Dan perubahan selalu tidak mudah. Untuk membuat karyawan merubah cara kerja, atau melakukan suatu yang baru, yang harus dilakukan terlebih dahulu adalah menanamkan kesadaran pada karyawan terkait tentang pentingnya perubahan dan menerapkan prosedur. Mereka harus tahu dengan sejelas mungkin mengapa perubahan harus dilakukan, apa manfaat dari perubahan dan apa konsekwensi dari tidak melakukan perubahan. Ada baiknya tidak menerapkan beberapa prosedur baru sekaligus. Mulai dari satu prosedur, lakukan pengembangan pemahaman dan kesadaran akan pentingnya prosedur, pantau penerapan. Bila sudah terdapat bukti prosedur dapat diterapkan dengan baik, perkenalkan lagi karyawan dengan prosedur yang berikutnya. 12. Audit Mutu Internal
Setelah semua prosedur diterapkan, tiba waktunya untuk memikirkan tentang audit mutu internal. Audit mutu internal adalah bentuk dari pemantauan secara berkala untuk mengetahui efektifitas dari penerapan prosedur. Sebelum itu, para auditor internal yang dipilih harus dibekali terlebih dahulu dengan pelatihan teknik audit. Pelatihan ini bertujuan untuk membangun kemampuan auditor internal dalam mencari bukti-bukti objektif apakah suatu prosedur telah diterapkan dengan efektif. Untuk sertifikasi sistem manajemen mutu ISO 9001, paling tidak organisasi telah melakukan satu siklus audit mutu internal sebelum dapat disertifikasi. 13. Tinjauan Manajemen Untuk dapat diaudit oleh badan sertifikasi sistem manajemen mutu ISO 9001, organisasi juga perlu melakukan minimal satu siklus audit mutu internal dan tinjauan manajemen. Tinjauan manajemen bertujuan agar pihak manajemen mempunyai informasi yang cukup tentang penerapan sistem manajemen mutu di sekolah, lengkap dengan masalahmasalah yang ada di dalamnya. Dengan begitu, pihak manajemen diharapkan dapat terus mendukung dan mengambil tindakan-tindakan yang diperlukan. Tinjauan manajemen lazimnya dilakukan dalam bentuk rapat tinajaun manajemen. Dalam rapat ini setiap fungsi melaporkan perkembangan dari penerapan ISO-9001 di fungsinya masing-masing. 14. Memilih Badan Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 Sama seperti jenis organisasi lain, ada badan sertifikasi dengan mutu pelayanan yang memuaskan, ada juga yang kurang memuaskan. Mutu pelayanan dimaksud mencakup responsiveness, kecepatan tanggap dalam memenuhi kebutuhan anda, kemudahan untuk dihubungi, penjadwalan audit, pengalokasian auditor, mutu auditor dan beberapa lagi yang lain. Beberapa badan sertifikasi menawarkan pelayanan tambahan seperti pemberian
semacam pelatihan gratis secara berkala atau sekedar 'gathering' untuk mengupdate perkembangan terkait standar sistem manajemen mutu dan lainnya. Salah satu yang bisa anda lakukan untuk mengetahui mutu pelayanan badan sertifikasi adalah dengan mencari informasi dari berbagai sumber yang mempunyai pengalaman langsung dengan badan sertifikasi tertentu. Tanyakan pada mereka bagaimana kinerja badan sertifikasi yang akan anda pilih. 15. Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu Audit sertifikasi sebetulnya sama saja dengan audit internal. Bedanya, audit sertifikasi dilakukan oleh auditor dari badan sertifikasi. Bila mereka menganggap sudah memenuhi seluruh persyaratan standar sistem manajemen mutu ISO-9001, maka sekolah akan mendapat sertifikat ISO-9001. Bila belum, mereka akan meminta anda untuk melakukan perbaikan terlebih dahulu. b. Manajemen Sekolah Manajemen sekolah adalah metode yang digunakan oleh top manajemen (kepala sekolah) dalam melaksanakan tugas-tugas tertentu untuk mencapai tujuan sekolah. Manajemen sekolah, memberikan kewenangan penuh kepada pihak sekolah untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi komponen-komponen pendidikan sekolah yang bersangkutan. Komponen-komponen tersebut meliputi: 1) input siswa (kesiswaan), 2) kurikulum, 3) tenaga kependidikan, 4) sarana-prasarana, 5) dana,
6) lingkungan (hubungan sekolah dengan masyarakat), dan 7) kegiatan belajar-mengajar. Komponen-komponen tersebut merupakan sub-sistem dalam sistem pendidikan (sistem pembelajaran). Bila terdapat perubahan pada salah satu sub-sistem (komponen), maka menuntut perubahan/ penyesuaian komponen lainnya. Dalam hal ini, bila dalam suatu kelas terdapat perubahan pada input siswa, yakni tidak hanya menampung anak normal tetapi juga anak luar biasa, maka menuntut penyesuaian (modifikasi) pengelolaan kesiswaan, kurikulum (program pengajaran), tenaga kependidikan, sarana prasarana, dana, lingkungan, serta kegiatan belajar-mengajar. Segala proses pendayagunaan semua komponen, baik komponen manusia maupun non manusia, yang dimiliki sekolah dalam rangka mencapai tujuan secara efisien. Tujuan manajemen sekolah pada umumnya untuk membantu pencapaian visi, misi, tujuan tahunan dan program-program sekolah.
3.
Dampak Sistem ISO 9001:2008 terhadap Peningkatan Sistem Manajemen Mutu Penerapan sistem manajemen mutu dengan standar ISO 9001:2008 sering membawa
dampak yang sangat positif untuk peningkatan sekolah. Para pelaku pendidikan sering member perhatian kepada sekolah-sekolah yang sudah berstandar ISO 9001:2008. Tidak hanya yang di tingkat daerah, tetapi juga tingkat nasional bahkan sampai ke tingkat internasional. Pengelolaan infrastruktur sekolah baik sarana dan prasarana lebih memadai dan meningkat dari waktu ke waktu. Selain itu, tingkat kepuasan pelanggan terhadap mutu layanan pendidikan secara bertahap mulai memadai. Dampak-dampak tersebut juga diharapkan secara konsisten dapat menghasilkan lulusan-lulusan yang bermutu sehingga kepastian terhadap rencana masa depan anak didik akan lebih dekat dan pasti.
Gambar 4.4 Diagram Penerapan Standar ISO 9001 : 2008 di SMK Gotong Royong
