BELEIDSPLAN
2014 T/M 2017
VERENIGING WERELDWINKEL ALPHEN AAN DEN RIJN
1
1 Inleiding Het is een goede gewoonte van het bestuur van de Vereniging Wereldwinkel Alphen aan den Rijn om eens per drie tot vier jaar een beleidsplan op te stellen. Het vorige beleidsplan verscheen in oktober 2010. Het wordt dus tijd om weer eens na te denken over de stand van zaken bij de Wereldwinkel en plannen te maken voor de toekomst. In wereldwinkelland ziet de situatie er heel anders uit dan vier jaar geleden. De crisis betekent voor veel winkels dat ze alle zeilen bij moeten zetten om overeind te blijven. Helaas zijn er winkels gedwongen om te sluiten. Daarnaast is de eenheid verdwenen. Was in 2010 zo goed als iedere Wereldwinkel aangesloten bij de Landelijke Vereniging voor Wereldwinkels (LV), inmiddels heeft een honderdtal winkels de vereniging verlaten. Ze werken zelfstandig of hebben zich aangesloten bij Wereldwinkels Nederland (WN). Ook Wereldwinkel Alphen aan den Rijn heeft –in 2011- de keuze gemaakt om de LV te verlaten. De belangrijkste reden om dit te doen was de hoge financiële jaarlijkse bijdrage die niet meer in verhouding stond tot hetgeen er aan ondersteuning door de LV geboden werd. Vanaf 1 januari 2012 werkt Wereldwinkel Alphen aan den Rijn als zelfstandige winkel. In dit beleidsplan moet overwogen worden hoe we verder gaan. Er zijn drie opties: Zelfstandig blijven, terugkeer naar de LV of aansluiten bij WN. Het tweede opvallende verschil met 2010 is de verhuizing naar Prins Hendrikstraat 230. Door de renovatieplannen van het Stadshart Lage Zijde stond het vorige pand op de nominatie om te worden afgebroken. Het gebied ging achteruit en was steeds minder aantrekkelijk voor het winkelende publiek. In het vorige beleidsplan werd de hoop uitgesproken op het vinden van een gunstige en betaalbare nieuwe locatie. Dat is gelukt. Sinds april 2012 is Wereldwinkel Alphen aan den Rijn gevestigd aan de andere kant van de Rijn in de Prins Hendrikstraat. Het pand grenst aan een belangrijke winkelstraat. Inmiddels zijn we twee jaar verder en kunnen we constateren dat de loop er steeds beter inzit. In dit beleidsplan gaat het bestuur in op de vraag hoe de vereniging haar doelstelling in de komende vier jaar het best kan realiseren. Er wordt bekeken welke maatregelen nodig zijn om de winkel goed draaiende te houden. Tevens vindt u in dit plan een terugblik naar het voorgaande beleidsplan en wordt beschreven welke voornemens gelukt zijn en welke niet of nog niet. 2 Doelstellingen Uit de statuten: De vereniging stelt zich ten doel om vanuit het beginsel van solidariteit samen te werken met de armste bevolkingsgroepen uit de zogenoemde Derde Wereld, ten einde de sociaaleconomische levensomstandigheden te verbeteren. De vereniging tracht dit doel te bereiken door: a) stimulering van de verkoop van producten, waarvoor in het land van herkomst geen of onvoldoende mogelijkheden voor verkoop bestaan, hetzij in rechtstreeks overleg met groepen in de Derde Wereld, hetzij met gebruikmaking van kanalen van andere instellingen die hetzelfde doel beogen.
2
b) Het actief bevorderen van de bewustwording van de bevolking van Alphen aan den Rijn van de sociaaleconomische omstandigheden van bedoelde bevolkingsgroepen, van productie- en handelsstructuren. c) Andere wettige activiteiten in de ruimste zin, welke voor verwezenlijking van het doel van de vereniging bevorderlijk kunnen zijn. 3 Speerpunten vorig beleidsplan Voor de jaren 2010 t/m 2013 wilde het bestuur zich gaan richten op de onderstaande speerpunten: Het vinden van een gunstige en betaalbare nieuwe locatie. Zoals al eerder is beschreven, is dit gerealiseerd. Het professionaliseren van de bedrijfsvoering door opnieuw duidelijk vast te leggen wie waarvoor de eindverantwoordelijkheid draagt. In 2013 is een document opgesteld waarin de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de meeste functies zijn beschreven. In het onlangs gewijzigde huishoudelijk reglement worden de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de bestuursleden beschreven. Tenslotte is het document werkregels dat de praktische gang van zaken beschrijft, eind 2013 herzien. Het houden van driemaandelijkse evaluaties met de eerstverantwoordelijken van de werkgroepen inkoop en winkelinrichting door de winkelleider. Hiervoor is het zogenoemde hoofdenoverleg ingesteld. Deze groep komt elk kwartaal bij elkaar. Het is een vruchtbaar overleg waar de nadruk ligt op afstemming en op het bedenken van acties voor de komende tijd. Het bevorderen van professionaliteit en betrokkenheid van medewerkers door een vijftal actiepunten. Gelukt zijn: het regelmatig verschijnen van een nieuwsbrief; het houden van de jaarvergadering; het houden van een medewerkersbijeenkomst (een- à tweemaal per jaar); het voeren van evaluatiegesprekken met iedere medewerker (eenmaal per twee jaar). Minder gelukt zijn: het stimuleren zich te houden aan de afspraken, zoals die zijn vastgelegd in de werkregels; deelname aan cursussen.
3
4 Speerpunten voor de periode 2014 tot en met 2017 Aansluitend bij actiepunten van het vorig beleidsplan die nog niet helemaal gelukt zijn beginnen we met: Het bevorderen van professionaliteit en betrokkenheid van medewerkers door: te stimuleren dat mensen zich houden aan de afspraken, zoals die zijn vastgelegd in de werkregels; deelname aan cursussen; deelname aan het overleg Regio ’t Groene Hart; het regelmatig up to date houden van het logboek; jaarlijks kassa-instructie te geven; te stimuleren dat het logboek goed ingevuld en gelezen wordt; onderwerpen uit het logboek die onthouden moeten worden, uit te typen en te bewaren; te voorkomen dat overal losse papieren hangen; te stimuleren dat artikelen goed worden geprijsd en gedateerd; te stimuleren dat importeur en land op de artikelen worden vermeld; het productenboek up to date te houden; te zorgen voor een duidelijke link tussen product en productenboek. Het maken van een keuze betreffende zelfstandig verder gaan of aansluiting zoeken bij een vereniging. De ontwikkeling van een website. 5 Keuze zelfstandig blijven of weer aansluiten bij een vereniging Eerder dit jaar besloot het bestuur om uiterlijk 1 oktober 2014 de knoop door te hakken ten aanzien van de keuze zelfstandig blijven of weer aansluiten bij een vereniging. Zoals al in de inleiding aan de orde kwam zijn er drie opties: zelfstandig blijven, terugkeer naar de LV of aansluiten bij WN. Het bestuur zet hieronder een aantal overwegingen rond deze keuze uiteen. Voordelen zelfstandig blijven: a) Eigen baas zijn, alle beslissingen neem je zelf; b) Geen voorschriften van derden; c) Geen contributie betalen. Voordelen aansluiting vereniging: 1. Solidariteit, het is als het lid zijn van een vakbond. Je hebt het niet altijd nodig maar door je te verenigen heb je een stem en kun je ook landelijk doelen bereiken; 2. Niet altijd zelf het wiel uit te hoeven vinden; 3. Aansluiting bij de cadeaubonnenregeling; (WN vergoedt hun cadeaubonnen ook als je geen lid bent. LV doet dit niet).
4. 5. 6. 7.
Je kunt gebruik maken van een basiswebsite en daar een lokale pagina hebben; Ondersteuning bij problemen; Deskundigheidsbevordering; Hulp en ideeën voor reclame.
Verschil tussen de twee verenigingen. Landelijke Vereniging van Wereldwinkels (LV)
4
De LV is de oudste vereniging. Deze vereniging heeft in feite het wereldwinkelgebeuren in Nederland opgezet. De LV zorgt voor de erkenningen van de importeurs. Hierdoor kunnen we ervan op aan dat het om eerlijke handel gaat. Op dit moment is er landelijk veel onrust over de erkenningsbijdrage en tussenhandel en de verrekening van cadeaubonnen. De contributie van de LV is 3½ % van de netto-omzet. Het pakket dat geleverd wordt is groter dan dat van WN. Vermelding van een lokale winkel op de landelijke website is gratis. Een webwizard waarmee je een eigen website kunt ontwerpen komt op €144, per jaar. (Informatie eind 2012). Wereldwinkels Nederland (WN) Deze vereniging bestaat ongeveer twee jaar en is opgericht omdat een aantal winkels ontevreden was over de LV. WN geeft wereldwinkels meer ruimte voor eigen beleid dan de LV. Het ziet ernaar uit dat steeds meer winkels zich aansluiten bij WN. De contributie van WN is 1 % van de netto-omzet. Het pakket is kleiner dan van de LV. Je kunt losse modules afnemen. Hierdoor betaal je alleen voor de elementen die jezelf kiest. Voor een website moet apart betaald worden. Volgens onze gegevens uit 2013 gaat het om € 600, - voor de ontwikkeling van een winkelspecifieke website. Beslissing Wat zelfstandig blijven betreft, wegen voor Wereldwinkel Alphen aan den Rijn alle op de vorige pagina genoemde voordelen van zelfstandig blijven zwaar. Wat aansluiting bij een vereniging betreft, vinden wij de voordelen: solidariteit, cadeaubonnen, website en reclame erg belangrijk. Het lijkt niet goed om als eenling te (blijven) werken. De keuze tussen de verenigingen is bijzonder moeilijk. WN is goedkoper en biedt meer vrijheid. De LV heeft van oudsher veel voor ons betekend en is de club die ervoor zorgt dat eerlijke handel gewaarborgd wordt. Helaas is er op dit moment landelijk veel onrust over de LV. Gezien deze onrust is het wellicht goed de keuze uit te stellen. Consequentie van dit uitstel is dat we niet kunnen aansluiten bij de website van een vereniging. Tijdens de algemene ledenvergadering op 15 april heeft de vergadering aangegeven dat een website node wordt gemist. Dit is op dit moment het meest urgente probleem. Het bestuur geeft de voorkeur aan aansluiting bij een vereniging maar wil de beslissing over welke vereniging zij prefereert, uitstellen tot 2016. Het bestuur besluit de ontwikkeling van een website in 2014 ter hand te nemen. Geld van uitgespaarde contributie kan benut worden voor het ontwerpen van een website. 6 Financiën In het vorige beleidsplan is de keuze gemaakt voor het werken met budgetten. Dit gebeurt inmiddels bij de etalagegroep en bij de PR. De aanschaf van een geautomatiseerd kassasysteem zou de bevoorrading en het financiële overzicht vergemakkelijken en op een professioneler niveau brengen. Hiertoe zal echter pas toe worden overgegaan nadat duidelijk is òf en zo ja, bij welke vereniging aansluiting gezocht wordt en de kosten-batenanalyse helder is.
5
Over het algemeen wordt er voor het prijzen van artikelen uitgegaan van het prijsadvies dat door de betrokken instanties wordt gegeven. Op gezette tijden zal er een prijsaanpassing plaatsvinden met als doel het opruimen van oude voorraden. Om dit te doen slagen zal er minstens een korting van 30% moeten worden gegeven. De afprijzing vindt plaats in overleg van de winkelleider met de eerstverantwoordelijken van de inkoop food en non food. De winkelleider beslist als er geen overeenstemming wordt bereikt. In ieder geval zal er in januari/februari en in juli/augustus uitverkoop worden gehouden. 7 PR Jaarlijks wordt er een budget uitgetrokken voor algemene PR-activiteiten en voor advertenties. Het is belangrijk om aan de weg te timmeren om publiek naar de winkel te trekken. Ook het geven van voorlichting over de doelstelling en achtergrond van de Wereldwinkel is een noodzakelijke taak. Uit een onderzoek door een Mbo stagiairebedrijfskunde 1 is gebleken dat het imago en de marketingcommunicatie van de Wereldwinkel verbeterd kunnen worden. Wat het imago betreft is het goed om als Wereldwinkel jong en fris over te komen. Tevens dient bepaald te worden welke communicatieboodschap de Wereldwinkel wil geven, aan welke doelgroep en op welke manier. Het bestuur kiest voor de volgende communicatieboodschap: De Wereldwinkel is een moderne winkel die op een eerlijke, duurzame en transparante manier zaken doet met producenten uit derdewereldlanden. Met haar verkoopactiviteiten wil de winkel het haar klanten mogelijk maken dat zij met hun aankopen een bijdrage leveren aan het welzijn van mensen in de derdewereld. De bijpassende slagzin hiervoor luidt: De Wereldwinkel voor een beter leven, daar en hier. Ten aanzien van de doelgroep is uit het eerdergenoemde onderzoek gebleken dat de groep waar de meeste potentiële klanten zitten, bestaat uit inwoners van de gemeente Alphen aan den Rijn van 25 jaar en ouder. Deze groep maakt dagelijks gebruik van internet. Facebook wordt veel gebruikt door mensen vanaf 50 jaar. Eerder in dit beleidsplan is al aangegeven dat de ontwikkeling van een website in 2014 ter hand genomen wordt (zie paragraaf 5 hierboven). Bij de ontwikkeling ervan zal er ook rekening gehouden worden met de aanbevelingen uit het onderzoek. Op de Facebookpagina wordt tweewekelijks nieuwe informatie met een foto geplaatst. Voor de komende beleidsperiode streven we naar een uitbreiding van het aantal ‘Facebookvrienden’. Er zullen regelmatig (elke maand ) acties georganiseerd moeten worden. Het hoofdenoverleg speelt hierin een voortrekkersrol. Naast plaatsing op de website en Facebook zullen we zullen de plaatselijke bladen hiervan op de hoogte brengen in de hoop dat zij aanleiding zien een inhoudelijk stuk te plaatsen. We zijn terughoudend met het plaatsen van dure advertenties. Dat beperken we tot speciale momenten en feestdagen. Qua voorlichting wil het bestuur zich de komende periode buigen over een moderne en actieve manier van informatie geven over de producten en de producenten. Bovendien wil zij een themabijeenkomst organiseren in het verzorgingshuis in de straat. Het bestuur streeft ernaar om in de komende periode weer een PR-werkgroep te kunnen formeren.
1
Marketingcommunicatie voor de Wereldwinkel te Alphen aan den Rijn door Anne Baidjoe Bedrijfskunde MER 2c, bedrijfscommunicatie, 23-06-2014 6
8 ARBO Ook vrijwilligerswerk brengt risico’s met zich mee op het gebied van veiligheid en gezondheid. Er zijn maatregelen nodig om goede en veilige arbeidsomstandigheden te creëren. De afspraken hierover zijn, evenals alle overige belangrijke zaken, vastgelegd in het “Blauwe Boek”. Jaarlijks wordt een aantal vastgelegde veiligheidsaspecten gecontroleerd. Elke drie jaar wordt het hele ARBO protocol geëvalueerd. De eerstvolgende keer is najaar 2015. 9 Medewerkers We streven naar een verjonging van het vrijwilligersbestand. We vinden dat bij de aanname van nieuwe mensen, 70 jaar de maximum leeftijd mag zijn (70 nog wel en 71 niet meer). Nu mensen tot 67 jaar moeten werken, heb je een marge naar boven nodig. Een vertrekleeftijd willen we niet stellen. Goed functioneren, blijft het uitgangspunt. De vereniging kent leden, donateurs en belangstellenden. De statuten geven bij leden en belangstellenden dezelfde omschrijving. Het bestuur brengt de volgende nuance aan: Iedereen die een medewerkersovereenkomst heeft getekend is lid. De mensen van de hand- en spandiensten zijn belangstellenden. De medewerkersovereenkomst was aan vernieuwing toe. Vrijwilligersorganisatie Participe heeft gewezen op gronden voor ontslag van vrijwilligers. Het bestuur heeft een aantal legitieme redenen opgenomen in de medewerkersovereenkomst. Ook het aantal keer dat een vrijwilliger minimaal geacht wordt te werken is herzien. Veel vrijwilligersorganisaties beschikken over beperkte financiële middelen en kunnen niet tot daadwerkelijke uitbetaling van de vergoeding overgaan. Wereldwinkel Alphen aan den Rijn heeft tot heden de ANBI-status, waardoor medewerkers in aanmerking kunnen komen voor giftenaftrek in de aangifte inkomstenbelasting. Wereldwinkel Alphen aan den Rijn streeft ernaar deze status te behouden. 10 Flyers van derden in de winkel Bij uitzetten van onze flyers bij andere organisaties is de vraag naar voren gekomen of zij ook flyers in onze winkel mogen neerleggen. Het bestuur gaat hiermee akkoord mits er wordt voldaan aan één van de onderstaande criteria: Collega-winkel uit de straat; Non-profit organisatie; Als er sprake is van wederkerigheid. Nieuwe verzoeken dienen aan het bestuur te worden voorgelegd. Het bestuur beslist. Meer persoonlijke zaken, bijvoorbeeld het optreden van een koor van een vrijwilliger, kunnen in de keuken worden opgehangen. We zijn terughoudend qua affiches en dergelijke op de deur. Aan acties van de winkeliersvereniging geven we als medewinkelier wel medewerking.
7
11 Assortiment Jaarlijks (in juli) worden de afspraken betreffende het assortiment doorgenomen en opnieuw vastgesteld. Dit doet het bestuur in samenspraak met het hoofdenoverleg. Speelgoed wordt alleen in Sinterklaastijd ingekocht. Cosmetica nemen wij niet op in de winkel, evenals kleding en boeken. Naast eerlijke handel vindt het bestuur van Vereniging Wereldwinkel Alphen aan den Rijn duurzaamheid een belangrijk element voor het bereiken van een gezonde samenleving waarin kwaliteit en niet kwantiteit voorop staat. In verband hiermee Wereldwinkel Alphen aan den Rijn in de komende vier jaar het assortiment uitbreiden met enkele duurzame producten. 12 Openingstijden Omdat er periodes voorkomen waarin het niet druk is in de winkel, gaan er soms stemmen op om de openingstijden te beperken. Het bestuur is van mening dat voorkomen moet worden dat een klant voor een gesloten deur staat. Klanten die dit overkomt, verlies je. De huidige openingstijden blijven daarom gehandhaafd. Op dit moment verschillen de tijden zoals vermeld op de deur en op de kassabon. Dit moet recht getrokken worden. Dat wil zeggen: Maandag 13:30 – 17:30 uur Dinsdag t/m donderdag 09:30 – 17:30 uur Vrijdag 09:30 – 20:45 uur Zaterdag 09:30 – 16:45 uur Ook in de winterperiode is de winkel op deze tijden geopend. We doen niet mee met de zomermarkten. De kosten wegen namelijk bij lange na niet op tegen de baten. Aan de jaarmarkt nemen we wel deel. In het najaar doen we mee aan de koopzondagen. 13 Acties We zullen de actie met de kortingsbonnen (half november – eind december) in 2014 herhalen. Het bedrag dat nodig is om een bon te krijgen, wordt verlaagd naar €15, -. Wereldwinkel Alphen aan den Rijn hanteert geen klantenkaart. Maandelijks zal er een kassakoopje gepresenteerd worden. Bij het bedenken van acties willen we aansluiting zoeken bij collega winkels uit de Prins Hendrik en de Julianastraat.
Alphen aan den Rijn 21 oktober 2014
8
