PUEBLA, 5-24 JANUARI 2012 Laporan dari Maya Korzybska, Wakil Ketua Eksekutif WSA, tentang perjalanan dinasnya ke Puebla dalam rangka Kongres Dunia Subud 2014 Di sebuah negara dengan kota-kota yang dinamai Ixcaquixtla atau Ahuazotepec, kami memutuskan bahwa kami tidak menginginkan pengucapan yang mudah sehingga timnya pun disebut WCOT (coba ucapkan itu!), World Congress Organizing Team (Tim Penyelenggara Kongres Dunia), alih-alih hanya COT. Tim ini terus berkembang. Fernando Fatah dan Arif Rivero masih menjadi Ketua dan Wakil Ketua dari tim ini, sedangkan Stella Jassan tetap menjalankan fungsinya sebagai penanggung jawab bidang keuangan/penata buku dari bidang keuangan setempat. Marston Gregory setuju untuk menerima peran administratif/bendahara di Amerika Serikat karena pendaftaran untuk Kongres Dunia akan dilaksanakan di AS. Hanya uang yang diperlukan untuk pembayaran di tempat yang akan dikirimkan ke Meksiko. Saat ini, uang yang digunakan berasal dari dana Kongres Dunia yang diambil dari cadangan WSA, tetapi kami yakin bahwa kami hanya akan menggunakan sebagian dari dana itu dan mungkin juga bahkan tidak terlalu banyak. Lucida Garneau bergabung dengan tim untuk menangani penyiapan dan pengelolaan pendaftaran secara online dengan Reg Online. Rasjidah Flores bergabung dengan tim sebagai koordinator yang bertanggung jawab untuk membuat kongres kita sehijau mungkin dan memiliki kesadaran sosial dengan menggunakan pemasok-pemasok lokal dan melakukan transaksi secara adil dan jujur dengan mereka maupun menggunakan teknik-teknik penghematan energi. Ia melakukan hal ini baik atas nama pribadi maupun sebagai wakil dari SDIA. Marston Gregory juga datang ke Meksiko selama seminggu ketika saya berada di sana dan bersamanya kami mengunjungi semua tempat dan mendiskusikan ide-ide. Marston memiliki pengalaman panjang dengan berbagai Kongres Dunia. Kami mengadakan konferensi secara online dengan Reg Online dan semua sepakat bahwa tidak diragukan lagi inilah cara yang tepat. Reg Online telah diupayakan selama 3 setengah tahun belakangan ini dan kini kami merasa bahwa mereka dapat memberikan solusi untuk semua kebutuhan khusus kami. Lucida Graneau telah berpengalaman dengan Reg Online karena dialah yang menanganinya untuk Gathering Amerika… Ini merupakan peluang yang baik untuk mengatasi setiap kesulitan, bahkan bila Kongres Dunia akan menghadapi tantangan-tantangannya sendiri. Kami telah mulai menggarap anggarannya dan kami telah bertemu dengan banyak pemasok, agar bisa memperoleh gambaran yang lebih lengkap dari keseluruhan anggarannya yang tentu saja akan kami sempurnakan dalam prosesnya. Kami mungkin akan menghadapi kejutankejutan yang sangat menyenangkan walaupun kami seharusnya tidak menyebutkannya karena
belum pasti, tetapi menyusul pertemuan dengan para pejabat di Subsecretaria del Gobierno de Estado (pemerintah negara) kami berharap bahwa kami akan memperoleh diskon besar di Convention Centre (kenyataannya kami telah mendapatkan diskon sebesar 20%) mungkin setara dengan cuma-cuma. Niat kami adalah dapat diwakili secara hukum dan finansial di Meksiko oleh Fundacion Comunitaria Puebla. Mereka akan memungut ongkos sebesar 6%, walaupun HANYA untuk uang yang dikeluarkan di Meksiko, sehingga biaya yang kami keluarkan untuk Reg Online (sebagai contoh), biaya kartu kredit, tidak akan melalui FCP maupun delegasi pendukung atau Anggaran Belanja WSC maupun banyak biaya lainnya. Sebagian besar dari biaya-biaya utama seperti untuk tempat penyelenggaraan acara, perlengkapan, dan makanan akan melalui yayasan. Hal ini akan membuat penyelenggaraan kongres kita dilindungi hukum. Juga menyusul pertemuan dengan seorang pria yang dulu pernah menjadi Secretario de Tourismo, kami baru mengetahui bahwa organisasi-organisasi internasional dapat menyelenggarakan acara di Meksiko tanpa struktur lokal dan bahkan dapat menikmati status bebas pajak sementara, dengan satu-satunya syarat hanyalah bahwa semua pembayaran harus benar-benar berasal dari luar negeri baik melalui transfer bank internasional atau dari kartu kredit asing. Ini dibenarkan oleh sejumlah orang, tetapi Fernando tetap harus mengadakan rapat resmi tentang ini untuk mendapatkan rincian dan syarat-syarat tepatnya. Ini akan melibatkan sejumlah dokumen dan sebuah perjanjian yang ditandatangani bersama kementerian luar negeri, tetapi hal itu berarti diskon 16% dari PPn/IVA (Imposta sul Valore Aggiunto)/GST (Goods and Services Tax = Pajak Barang dan Jasa) (tergantung bagaimana Anda menyebutnya). Kami diberitahu bahwa hal ini dapat menguntungkan anggota Subud perorangan yang terdaftar secara resmi di kongres, karena berhak atas status bebas pajak yang sama di faktur hotel mereka. Satu-satunya syarat lainnya adalah bahwa mereka membayar dengan kartu kredit internasional, bukan tunai. Kami akan menginformasikan dewan segera setelah situasi ini diklarifikasi secara rinci, tetapi karena itu juga berarti bahwa kami tidak dapat bekerja bersama Fondacion Communitaria Puebla karena seperti yang saya katakan tadi SEMUA pembayaran harus berasal dari luar negeri. Ini merupakan situasi yang benar-benar sah dan suatu keuntungan yang ditawarkan Meksiko kepada kongres-kongres internasional untuk mendatangkan mereka. Status bebas pajak ini juga dapat membantu mendatangkan mereka yang tidak selalu melakukan hal itu (selalu ada beberapa ratus orang) untuk mendaftar ke kongres, karena hanya mereka yang telah mendaftar dan melakukan pemesanan melalui kongres yang akan mendapatkan status bebas pajak ini.
Terdapat sebuah Asosiasi Hotel dan Motel di Puebla, yang di bawah naungan mereka terdapat tiga asosiasi lainnya, salah satunya mengurusi semua hotel independen di bagian Puebla yang bersejarah (sebagian besar dapat dicapai dengan jalan kaki dari Convention Centre, tempat berlangsungnya kongres) sementara yang lain mengurusi rantai perhotelan seperti City Express, Holiday Inn, Marriott misalnya dan yang terakhir berurusan dengan apa yang disebut Boutique hotel/Treasures, yang merupakan hotel-hotel eksklusif yang sangat cantik dengan hanya 8 sampai 20 kamar tidur. Hotel Camino Real, Puebla Kelompok hotel ini sedang mempersiapkan harga-harga yang menarik bagi kita, beberapa di antaranya menawarkan diskon hingga 50%. Setelah kami menetapkan harga per kategori dan gaya hotelnya, pemesanan dari para anggota perorangan akan dilakukan melalui asosiasiasosiasi tersebut dan pada dasarnya mereka akan mengisi hotel-hotel yang paling dekat dengan Convention Centre dan seterusnya. Hal ini cukup menyibukkan WCOT lokal, dan, akibatnya, saya harus mengunjungi sekitar 40 hotel selama saya di sana untuk mempelajari berbagai gaya dan kualitas dari masing-masing kategori dan memberi saya kepastian bahwa nantinya akan ada akomodasi untuk semua selera dan anggaran. Ada begitu banyak macam hotel dengan harga bervariasi dari $7-8 per malam dalam kamar dengan 5 tempat tidur misalnya, hingga berbagai jenis boutique hotel yang mewah, bahkan dengan mereka kami menegosiasikan harga-harga yang wajar di kisaran $120 per kamar dobel (untuk dua orang) per malam... Di antara kedua ini kisaran harganya sangat tinggi, tetapi kami tetap yakin bahwa harga-harganya akan cukup rendah bagi hotel-hotel yang sangat nyaman dan itu akan mengurangi keseluruhan biaya yang dikeluarkan anggota. Kami menemui banyak perusahaan katering dan yakin bahwa penyediaan makanan di pusat kongres (di mana tidak ada eksklusivitas dalam hal katering) akan dapat dilaksanakan dengan harga sekitar $9-10 per sajian kepada para anggota (kami telah memesan makanan yang bergizi baik!). Juga ada berbagai kemungkinan yang luas menyangkut soal makan di Puebla, tetapi bahkan bagi para anggota yang ingin makan di restoran yang sedikit lebih kelas atas, mereka akan harus mengeluarkan sekitar 150.000/180.000 pesos untuk makanan berkualitas yang berharga sekitar $12-13... Bagaimanapun, masih ada tempat-tempat yang lebih fantastis seperti sebuah restoran Brazil (bukan di tengah kota) di mana kami menyantap berbagai jenis daging tanpa batas (fantastis) dan salad, sayuran, pasta dan buah-buahan yang banyak seharga hanya
250.000 pesos per orang yang jika dikurskan masih hanya sekitar US$18. Di lain pihak, ada tempat-tempat di mana Anda bisa memperoleh satu set sajian seharga paling murah 40.000 pesos (sekitar $3). Porsi-porsinya sering sangat besar, sehingga Anda bisa memilih salad setengah porsi daripada yang porsi yang besar, atau satu Mole Poblano untuk dibagi berdua… Ada dua hotel yang pada dasarnya berada di sebelah Convention Centre, yaity City Express dan Purificadora di mana kami harus memesan dalam persentase yang besar atau seluruh kamar untuk para anggota dewan, delegasi dan mereka yang bekerja di kongres... Mudah-mudahan sekitar 125 kamar... Hotel-hotel ini akan dikelola oleh Eksekutif WSA sebagaimana yang kami lakukan dengan Fino Casamenti di Christchurch, sehingga kami dapat menegosiasikan harga kelompok yang cukup pantas. Banyak dari hotel-hotel di dekat Convention Centre juga memiliki ruang pertemuan, ? (dekat CC) memiliki satu ruang pertemuan dewan dan tiga ruang pertemuan yang bisa dijadikan dua ruangan atau satu ruangan besar. Hotel City Express memiliki 3 ruang pertemuan + 1 ruang besar (untuk 250 orang) yang bisa dibagi menjadi dua. Kami diberitahu bahwa jika jumlah pemesanan di hotel-hotel ini sangat banyak, maka ruang-ruang pertemuannya menjadi bagian dari paketnya. Ini sangat berguna karena kami tahu bahwa kami selalu membutuhkan banyak ruang pertemuan, ruang kantor, ruang latihan yang kecil dan ruang-ruang untuk lokakarya dan sejenisnya selama Kongres Dunia. Sebagian besar dari kegiatan-kegiatan utamanya akan berlangsung di Convention Centre dan di dalam Condominio San Francisco. Museum/Pusat Pameran seni modern dan kontemporer akan tersedia bagi kita secara cuma-cuma atau dengan harga sewa yang sangat murah. Ini berukuran luas 1.000 meter persegi tepat di sebelah Convention Centre, eksklusif acara budaya (SICA). Ruangannya dapat dibagi-bagi untuk keperluan pameran (kami wajib memamerkan karya-karya dari para pelukis, pematung, seniman instalasi yang diakui di ruangan ini) tetapi kita juga bisa membuat areal yang kecil untuk proyeksi video, ruang-ruang diskusi dan presentasi maupun pentas yang kecil untuk pertunjukan-pertunjukan ringan/akustik. Ada dua ruangan yang belum kami negosiasikan, satu adalah JARDIN INFANTIL (Kebun Kanakkanak) yang lagi-lagi berada di dalam kompleks yang tentu saja akan menjadi tempat yang benar-benar aman untuk anak-anak kita. Ini milik Ordo Fransiskan, yang sebelumnya, ketika Fernando menanyakan apakah kami bisa menyewa ruang-ruang kelas dan lain-lain, mengatakan bahwa hal itu belum pernah mereka lakukan atau berniat melakukannya. Ia tetap belum secara khusus menanyakan apakah Jardin Infantil bisa digunakan sebagai tempat penitipan anak... Jadi, kami sedang berusaha menemukan beberapa kontak pribadi dan kami harus menyusun proposal yang akan membuat Fray Bernardo tertarik untuk mengizinkan kami menggunakan tempat itu. Beberapa orang telah mengusulkan agar kami menyelenggarakan pelajaran bahasa Spanyol untuk anak-anak karena ini merupakan sesuatu yang saat ini sangat populer di AS.
Pelajaran bahasa Spanyol dalam konteks liburan di negara berbahasa Spanyol. Banyak orang tampaknya yakin bahwa kami bisa memperoleh tempat itu. Ruangan lainnya yang kami harapkan dapat mengaksesnya terletak di seberang jalan dari Convention Centre dan juga merupakan sebuah sekolah, yang ini milik Negara sehingga kami harus menunggu hubungan kami dengan Subsecretario de Gobierno berkembang dulu sebelum memintanya untuk kontak dan dukungan demi mendapat tempat ini. Lagi-lagi karena sedang liburan musim panas kami yakin bahwa hal itu tidak akan sulit. Kesan umumnya adalah besarnya keterbukaan dan minat terhadap Asosiasi Subud Dunia. Saya sedang menerjemahkan presentasi yang diminta dari kami ke dalam bahasa Inggris sehingga Anda semua dapat melihatnya. Kami tidak punya waktu untuk mengirimkannya lewat dewan karena sangat mendesak tetapi kami percaya bahwa hal itu tidak apa-apa bagi Anda dan bahwa kami dapat mengeditnya jika diperlukan untuk penggunaan di masa yang akan datang. Kami bertemu dengan dua perusahaan perlengkapan dan infrastruktur dan sedang menantikan penawaran-penawaran untuk semua kebutuhan infrastruktur dari panggung, peralatan audio dan cahaya, kain terpal untuk menutup plaza, struktur untuk sesi pleno di ampiteater (kami telah mempertimbangkan pengalaman yang kami peroleh dari berada di teater rotunda atau semi-lingkaran), peralatan penerjemahan simultan dan lain-lain... Apa saja yang kami butuhkan untuk kami bangun kami tetap dapat menyediakan 2 ruang latihan besar yang permanen. Kami juga mengadakan pertemuan dengan banyak instansi lainnya (terlepas dari hotel-hotel) seperti Asosiasi-asosiasi Restoran, Pertukangan, Agen-agen Perjalanan, Transportasi, salah satu Humas pariwisata dan lain-lain... yang akan memasok kami dengan video dan dokumentasi (untuk dibawa ke Vancouver) dan yang juga bisa mengorganisir konferensi pers. Semua orang tahu bahwa kami mewakili arus uang masuk yang besar tetapi, dengan cara yang sangat ramah, mereka semua ingin saling mengalahkan dengan penawaran-penawaran mereka. Tentu saja ketika semua sedang berlangsung kami harus mempunyai angka dan rincian yang pasti dan tentu saja kami tidak bisa “menghitung jumlah ayam sebelum mereka menetas” ( = Jangan berasumsi bahwa Anda akan mendapatkan sesuatu. Tunggu sampai Anda benar-benar memilikinya), tetapi saya hanya bisa mengatakan bahwa selama tiga minggu di Puebla saya sangat sibuk tetapi juga sangat produktif. Kami berharap bahwa setiap wing body dan afiliasinya akan mempunyai seorang wakil lokal di tempat di Meksiko tidak lebih dari 12 bulan sebelum kongres. Kami juga berharap bahwa para wakil internasional dari lembaga-lembaga keorganisasian Subud mungkin bisa bertemu di Puebla pada bulan Januari 2013 karena ada begitu banyak kegiatan potensial untuk berinteraksi dengan organisasi-organisasi lokal dan orang-orang setempat.
Dari sini, kami perlu menuntaskan berbagai penawaran, memperoleh semua penawaran dasar kami dan berharap dapat menyiapkan anggaran yang secara relatif benar (berdasarkan pada rata-rata kehadiran 2.000 orang) dalam waktu beberapa bulan ke depan yang akan dikirimkan ke dewan untuk ditinjau dan selanjutnya kami akan memberikan saran dan kemudian menyetujui struktur dan kebijakan biaya pendaftaran. Tujuan utama kami adalah agar dapat membuka registrasi untuk Kongres Dunia secara online pada bulan Januari 2013. Saat ini, Arif Riveiro dan seroang programer internet Eziquiel yang juga anggota dari kelompok Subud di Puebla tengah mempersiapkan konsep pertama untuk situs Web Kongres Dunia, yang kami usulkan untuk dinamai www.subudworldcongress2014.com. Arif dan SICA saat ini juga tengah menyelenggarakan kompetisi logo Kongres Dunia dan Arif membuka Grup khusus untuk Kongres Dunia di Facebook. Komentar terakhir saya adalah bahwa Puebla merupakan suatu tempat di mana Anda akan merasa benar-benar aman dan nyaman dan Marston Gregory dan nyatanya semua anggota dari Dewan Zona 7 yang ikut berkunjung, setuju dengan pernyataan itu. Subsecretario de Gobierno sedang menggarap sebuah kampanye baru yang disebut Puebla Ciudad de la Paz dan koran harian New York Times baru-baru ini menerbitkan sebuah artikel di mana disebutkan bahwa Puebla berada di urutan ke-13 dalam daftar 45 tempat yang layak dikunjungi pada tahun 2012. Kami mencoba untuk membahas banyak aspek dan ada beberapa yang mungkin belum saya cantumkan di sini, jadi silakan ajukan pertanyaan ke saya atau tunjukkan apa saja yang Anda pikir mungkin terlupakan oleh saya. Kami akan menampung dengan baik semua masukan dari Anda! Salam Maya
