Loonadministratie: de kalender 11. Inleiding 1

MI

Inhoudsopgave Inleiding

1

Linx opstarten en afsluiten

2

Opstarten Afsluiten Het scherm van Linx Wijzigen van uw wachtwoord/taal Beheer van gebruikers

2 2 2 3 4

Een gebruiker aanmaken Een gebruiker raadplegen/wijzigen Een gebruiker verwijderen De blokkering van een gebruiker opheffen Indeling in betaalgroepen

4 4 4 4 5

Een nieuwe betaalgroep creëren Een betaalgroep raadplegen/wijzigen Een betaalgroep verwijderen

5 5 5

Loonadministratie groep

6

Loonadministratie: Overzicht werknemers

7

Navigeren Een werknemer opzoeken Een werknemer raadplegen/wijzigen Een nieuwe werknemer ingeven Persoonlijke gegevens Info werknemer Eigen gegevens Een werknemer kopiëren De gegevens van een werknemer afdrukken

Loonadministratie: de kalender Maandkalender Raadplegen maandkalender Wijzigen maandkalender Gegevens uit de maandkalender verwijderen Afdrukken van de maandkalender Detail kalender Cumul kalender Telwerken Vaste formules Eenmalige bedragen Speciale uren Mededelingen Jaarkalender Kleuraanduidingen Detailinformatie raadplegen Wijzigen in de kalender Loonadministratie: Loonopdracht voorschot

11 11 11 13 13 13 13 13 13 14 14 14 15 15 15 15 16

Type voorschot kiezen Voorschotten afdrukken Totaallijn voorschotten Loonadministratie: administratie werkgever

7 8 8 8 9 9 9 9 10

11

16 16 16 17

Mededelingen aan SD Tabel dagprestaties Tabel vergoedingen SD WORX-gegevens Info ploegen Transacties aanmaken Overzicht geselecteerde werknemers

17 17 17 17 17 18 18

MI

Internet-site SD SD-site algemeen Modeldocumenten Boekhoudersnieuws Handleiding Linx Communicatie via TransX

20 20 20 20 21

TransX opstarten Gegevens versturen Gegevens ontvangen Gegevens ontvangen en versturen Noodgeval Rapporten TransX Een rapport opvragen Inhoud overzicht transacties of journaal verwijderen Rapport afdrukken Algemeen beheer

21 21 21 21 22 22 22 22 22 23

Gegevens verwijderen Enkel de historiek van de loongegevens verwijderen Alle gegevens van een werkgever verwijderen Alle gegevens van een bepaalde werknemer verwijderen Weergave data Vensters schikken Afkortingen afrekening Wijzigen knoppen maandkalender en groepskalender Afdrukken in Euro of Belgische Frank

23 23 23 23 23 23 24 24 25

Uitbreidingen

26

Dimona-aangifte

27

Wat is een Dimona-aangifte ? Dimona Doelgroepen Procedure

Werken in euro

20

27 27 27 27

28

MI

Inleiding Met deze handleiding willen we u wegwijs maken in Linx, het looninvoerpakket van SD WORX voor de KMO. Eerst en vooral leert u hoe Linx kan opstarten en beveiligen (zie p. 2 en 4). Vervolgens wordt uitgelegd hoe u uw werknemers kunt indelen in betaalgroepen (zie p. 5) en hoe u de loonadministratie van een groep ingeeft (p. 6). Hierna komen alle aspecten van de loonadministratie aan bod (zie p. 7 en verder): - inbrengen van een nieuwe werknemer - een bestaande werknemer kopiëren - raadplegen en wijzigen van de gegevens van bestaande werknemers - invoeren van voorschotten - invullen van de maandelijkse afrekening in de kalender en het raadplegen van de jaarkalender

F Deze handleiding geeft een introductie in Linx en gaat daarom niet in detail op alles in. Detailinformatie omtrent ieder onderwerp vindt u wel terug in de helpfunctie. Om deze help-informatie op te vragen, plaatst u zich op de rubriek waarover u informatie wenst en drukt u op de F1-toets (of gaat u naar het menu Help / Index). Mocht u toch nog iets onduidelijk blijven, aarzel dan niet en raadpleeg uw dossierbeheerder bij SD WORX, die steeds met raad en daad ter beschikking staat.

Verder wordt u uitgelegd hoe u gegevens kunt versturen en ontvangen met TransX, de communicatie-software van SD WORX (zie ook p. 21). Tot slot krijgt u toelichting over het algemeen beheer van Linx (zie p. 23).

Versie van: 29-1-2003

Handleiding - LINX Module Invoer

1 / 30

Sluiten Vorig formaat Minimaliseren

Titelbalk

Menubalk Knoppenbalk

Statusbalk

Figuur 1

MI

Linx opstarten en afsluiten Het scherm van Linx

Opstarten n

n

n

Klik in de start-menu onder Programma’s – SD WORX op het Linxpictogram.

Geef in het venster “Toegangscontrole” uw gebruikersnaam en wachtwoord in. U kunt dit wachtwoord zelf wijzigen (zie infra). Uit veiligheidsoverwegingen wordt het vak “Wachtwoord” blijvend door sterretjes gemaskeerd bij het ingeven van uw wachtwoord. Bevestig met de OK-knop. of Druk op ENTER.

Het venster (in figuur 1) komt automatisch in beeld. U vindt in het scherm van Linx volgende onderdelen terug: -

de titelbalk: bevindt zich helemaal bovenaan. Hierin staat de naam van de geopende module of functie die geactiveerd is.

-

de sluiten-knop: bevindt zich uiterst rechts in de titelbalk en met een klik op deze knop sluit u Linx af.

-

de maximaliseerknop en de vorig formaat-knop: bevindt zich links van de sluiten-knop en dient om het venster maximaal te vergroten of terug te brengen tot zijn vorige afmetingen.

-

de minimaliseerknop: bevindt zich links van de maximaliseer of vorig formaat-knop en dient om het venster te minimaliseren. Het venster plaatst zich als een knop op de taakbalk. Door een klik op deze knop kunt u het venster terug in zijn vorig formaat herstellen.

-

de menubalk: hier vindt u alle opdrachten en functies van Linx terug.

-

de knoppenbalk: via de knoppenbalk zijn een aantal frequent gebruikte opdrachten onmiddellijk beschikbaar. Een geel label op de knop geeft de functie van de knop weer.

F U kunt slechts vijf maal proberen om Linx op te starten. Na vijf mislukkingen (bijvoorbeeld intypen van een verkeerd paswoord) wordt uw gebruiker onmiddellijk geblokkeerd en dient u uw systeembeheerder te contacteren om de blokkering van uw gebruiker op te heffen.

Afsluiten Om Linx te sluiten klikt u op de knop


. Handleiding - LINX Module Invoer

2 / 30

Figuur 2

MI

-

de statusbalk: in de statusbalk verschijnen meldingen in verband met de acties die u onderneemt in Linx.

Wijzigen van uw wachtwoord/taal Elke gebruiker kan zelf zijn eigen wachtwoord en werktaal wijzigen. n n n n n n

Sluit alle geopende vensters. Ga naar het menu Opties / Wijziging wachtwoord/taal. Het venster “Verandering wachtwoord/taal” verschijnt (zie figuur 2). Geef in het vak “Oud wachtwoord” uw huidig wachtwoord in en geef vervolgens tweemaal (ter controle) het nieuwe wachtwoord in. Maak eventueel een andere keuze bij “Wijzigen taal” (Nederlands / Frans). Druk tenslotte op de OK-knop.



3 / 30

Overzicht gebruikers

Figuur 3

MI

Beheer van gebruikers F Enkel de systeembeheerder heeft toegang tot deze toepassing “Beheer gebruikers”. Hij kan nieuwe gebruikers aanmaken, wijzigen en verwijderen via een speciaal paswoord dat door SD WORX aangeleverd wordt. Bij een eLinx-opstelling worden de gebruikers beheerd door SD WORX.

n

n

Klik in het openingsvenster op de bovenstaande knop. of Ga naar het menu Beeld / Beheer beveiliging. U komt in het venster “Beheer gebruikers” terecht (zie figuur 3).

. Ook in de module “Rapportering” (indien u over deze module beschikt) kan hij geen rapport met loongegevens samenstellen en/of uitvoeren. . Analoog kan u ook de toegang tot beveiligde vrije rubrieken beperken. U stelt dit in bij structuur vrije rubrieken. Enkel een gebruiker die toegang heeft tot de beveiligde vrije rubrieken kan de beveiliging van een rubriek wijzigen. . U bepaalt in het overzicht de werkgevers/groepen waartoe de gebruiker toegang krijgt. Het blauwe vinkje geeft aan dat een groep geselecteerd is en dat de gebruiker toegang heeft tot die groep. Klikken op een lijn betekent steeds een wijziging (selecteren of deselecteren) op dat niveau en de eventueel onderliggende niveaus. De drie niveaus zijn, van hoog tot laag, concern - werkgever - groep.

Een gebruiker raadplegen/wijzigen n n

Een gebruiker aanmaken n n

n

Klik op de knop en vul de volgende gegevens in: ∗ de gebruikersnaam (maximum 8 karakters) ∗ de volledige naam van de gebruiker ∗ het wachtwoord (maximum 8 karakters) ∗ de taal (Nederlands of Frans) ∗ toelating tot de loongegevens ∗ toegelaten werkgevers / groepen Klik op de knop

Klik op de knop

om de wijzigingen te bewaren.

Een gebruiker verwijderen n n

Selecteer in het overzicht van de gebruikers de gebruiker die u wilt verwijderen. Klik op de knop .

De blokkering van een gebruiker opheffen

om de gegevens te bewaren.

OPMERKINGEN:

. Wanneer u het aankruisvakje “Toegang tot loongegevens” uitschakelt, dan heeft de gebruiker geen toegang tot het brutoloon, uurloon, baremabrutoloon en barema-uurloon van de werknemers. Versie van: 29-1-2003

Selecteer in het overzicht de gebruiker. De bestaande definitie wordt getoond. Breng de wijzigingen aan. U kunt alle onderdelen van de definitie wijzigen, behalve de gebruikersnaam zelf.

Wanneer een gebruiker vijf maal na elkaar een verkeerd paswoord ingeeft (zie ook p. 2), wordt de gebruiker geblokkeerd en dient deze blokkering verwijderd te worden. n Selecteer in het overzicht de geblokkeerde gebruiker. De bestaande definitie wordt getoond. n Schakel het aankruisvakje “Gebruiker geblokkeerd“ uit.


4 / 30

Overzicht betaalgroepen

Figuur 4

Figuur 5

MI

n

Druk op de OK-knop.

Indeling in betaalgroepen Voor alle taken in het kader van de loonadministratie zal u eerst moeten aanduiden voor welke werknemers (of voor welke betaalgroep) u een taak wenst uit te voeren. Een juiste samenstelling van uw betaalgroepen is van groot belang voor een vlotte loonadministratie. U groepeert immers de werknemers waarvan u steeds de loonadministratie samen verzorgt. Een eenvoudig voorbeeld hiervan is een indeling in arbeiders en bedienden (als u deze tenminste afzonderlijk afrekent). Standaard beschikt u reeds over twee betaalgroepen. - “Alle werknemers” met alle werkgevers/werknemers uit uw concern (werknemers uit dienst inbegrepen) - “Alle werknemers in dienst” met alle werkgevers/werknemers uit uw concern, voor zover ze niet uit dienst of geschorst zijn. Deze betaalgroepen en de betaalgroepen die u zelf aanmaakt, worden op de werkbalk in het overzicht “Betaalgroepen” getoond (zie figuur 4).

J

n

n n

Klik op de knop . Geef in het vak “Naam” de benaming van de nieuwe betaalgroep in. Bepaal in de rubriek “Werkgevers/groepen in betaalgroep” welke werknemers in de betaalgroep opgenomen worden.


om de gegevens van de nieuwe betaalgroep te

. De werkgevers/groepen die u in de betaalgroep wilt weerhouden, dient u te selecteren. Een blauw vinkje geeft aan dat een groep geselecteerd is. Klikken op een lijn betekent steeds een wijziging (selecteren of deselecteren) in de status van deze lijn en de eventueel onderliggende niveaus; de drie niveaus zijn, van hoog tot laag, concern - werkgever groep.

Een betaalgroep raadplegen/wijzigen n

Selecteer in het overzicht van de betaalgroepen de betaalgroep. De bestaande definitie wordt getoond. Breng eventueel de wijzigingen aan.

n

Klik op de knop

om de wijziging(en) te bewaren.

Een betaalgroep verwijderen

Een nieuwe betaalgroep creëren n

Klik op de knop bewaren.

OPMERKING:

n

Klik op bovenstaande knop om het beheer van de betaalgroepen te openen. Het venster “Beheer betaalgroepen” komt in beeld (zie figuur 5).

Standaard worden de werknemers, die reeds in een vorige maand uit dienst gingen, niet in de betaalgroep opgenomen. Wenst u deze uit diensten toch op te nemen, activeer dan het aankruisvakje “Uit diensten mee selecteren”.

n

Selecteer in het overzicht van de betaalgroepen de betaalgroep die u wilt verwijderen.

n

Klik op de knop


.

5 / 30

Figuur 6

MI

Loonadministratie groep ∗ Bijkomende rustdag bouwsector (RBN) ∗ Rustdag arbeidsduurvermindering bouwsector (RBG) ∗ Dag werkloosheid door staking bouwsector (DWS)

Een aantal afwezigheden kunt u inbrengen op groepsniveau.

F De wijzigingen die u aanbrengt op groepsniveau worden automatisch overgezet in het werkschema van iedere werknemer die tot die groep behoort.

n n

om de wijziging(en) te bewaren. Klik op de knop Sluit tenslotte de kalender af.

OPMERKINGEN:

n n n

. Om de wijzigingen te verwijderen, selecteert u de gewenste dagen en drukt op de Delete-toets. . De inhoud van de knoppen kunt u zelf bepalen (zie ook p. 24). . U kunt alleen plannen in een geldige kalenderperiode. Een kalenderperiode is geldig voor een bepaalde groep als alle werknemers die in die groep zitten zich in een uitgerolde en niet-berekende loonperiode bevinden. De begindatum van een geldige periode is dan ook de datum die net na de laatste loonberekening ligt van de laatst berekende werknemer. De einddatum van een geldige periode is de laatste dag die voor alle werknemers van de groep klaarstaat in de kalender. Bijvoorbeeld: Als voor één werknemer de kalender maar uitgerold is tot 31.08.2000 en de kalender is voor alle andere werknemers van de groep uitgerold tot 31.12.2000, dan is de einddatum van de geldige kalenderperiode voor die groep 31.08.2000.

Klik op bovenstaande knop om de jaarkalender van de groep te openen. Selecteer de groep waarvoor u een of meer afwezigheden wilt inbrengen. Klik op de OK-knop. Het venster “Jaarkalender” met identificatie van de groep en de jaarkalender verschijnt (zie figuur 6). § De dagen met gewone prestaties zijn wit of blanco. § De inactiviteitsdagen zijn donkergrijs. § De maanden die voorbij zijn lichtgrijs.

n n

Selecteer de periode waarvoor u een afwezigheid wilt bepalen. Klik op de knop met het type afwezigheid dat u wilt ingeven. U beschikt standaard over volgende afwezigheden: ∗ Vakantiedagen (VAK) ∗ Inhaalrustdagen (IR) ∗ Betaalde feestdagen (BF) ∗ Bijkomende vakantiedagen Paritair Comité (BVP) ∗ Economische werkloosheid (EW)


. Klik de knop Klik de knop

J

om naar het vorige kalenderjaar te gaan. om naar het volgende kalenderjaar te gaan.

Met de knop “Afdrukken” kunt u de kalender van een geselecteerde groep afdrukken.

Handleiding - LINX Module Invoer 6 / 30

Opzoekfunctie

Figuur 7

Betaalgroepen

MI

Loonadministratie: Overzicht werknemers Klik op bovenstaande knop om het overzicht van de werknemers te openen.

F U moet eerst de betaalgroep te selecteren. Enkel de werknemers die tot de geselecteerde betaalgroep behoren, worden in dit overzicht weergegeven (zie figuur 7).

Wanneer u een werknemer selecteert of aanklikt, krijgt u op het rechtse schermonderdeel de volgende detailinformatie (zie figuur 7): - de naam - het nummer van de groep waartoe de werknemer behoort - het nummer van de werknemer - het nummer van de werkgever - de datum uit dienst - de loonperiode waarvoor de kalender in voorbereiding staat - het aantal voorschotten dat voor de opgegeven loonperiode reeds via Linx werd berekend. Aan de hand van iconen wordt de status van een werknemer aangeduid: de werknemer is uit dienst (rode kleur). de werknemer is geschorst voor de loonberekening (blauwe kleur). er is een transactie voor deze werknemer aangemaakt, maar deze is nog niet naar SD WORX doorgestuurd. de aangemaakte transactie is naar SD WORX verstuurd - de kalender van de volgende maand werd echter nog niet opgehaald. er werden alleen transacties van vaste gegevens aangemaakt voor deze werknemer. Versie van: 29-1-2003

de transacties van alleen vaste gegevens werden doorgestuurd naar SD WORX. het versturen van de transacties van afrekening of voorschot is mislukt. het versturen van de transacties van enkel vaste gegevens is mislukt. OPMERKINGEN: . In het overzicht staan de werkgevers steeds alfabetisch gerangschikt. Per werkgever worden de werknemers eerst per groep gerangschikt en binnen de groep kunt u opteren voor een alfabetische rangorde of voor een rangschikking op werknemernummer. Neem contact op met uw dossierbeheerder bij SD WORX om de rangorde binnen de firma te bepalen. . Wanneer u dubbelklikt op een betaalgroep of werkgever, dan vouwt u de betaalgroep of werkgever dicht of open. Door dit open- of dichtklappen wordt het geheel overzichtelijker.

Navigeren In het overzicht kunt u onderstaande navigatieknoppen gebruiken om van het ene gegeven naar het andere te gaan.


Figuur 8

Figuur 9

MI

J

Wanneer u op firmaniveau staat, navigeert u naar de volgende of vorige firma. Heeft u een werknemer geselecteerd, dan gaat u naar de vorige of volgende werknemer.

Een werknemer opzoeken U kunt de alfabetische zoekfunctie gebruiken om een werknemer op te zoeken in het overzicht (zie ook figuur 7). n

Typ het gezochte gegeven (of de eerste letters ervan) in het omlijnde veld.

n

Klik vervolgens op de knop met het vergrootglas. De cursor verplaatst zich in het overzicht naar de werknemer die beantwoordt aan uw ingebrachte criteria in het opzoekvak.

J

De gegevens van de werknemer kunnen opgedeeld worden in drie soorten (gespreid over een acht tabkaarten): - De persoonlijke gegevens, nodig voor de loonberekening van de werknemer: ∗ de persoonsgegevens (tabkaart “Persoon”) ∗ de gezinsgegevens (tabkaart “Gezin”) ∗ de contractgegevens (tabkaart “Contract”) ∗ de administratiegegevens (tabkaart “Administr.”) ∗ de gegevens bij uit dienst: enkel in te vullen wanneer de werknemer uit dienst gaat in de loonperiode die in voorbereiding staat (tabkaart “Uit dienst”) - Info werknemer (tabkaart “Info Werknemer”) - Eigen gegevens (tabkaarten “Eigen 1” en “Eigen 2”)

F U kunt slechts één werknemer tegelijkertijd openen en raadplegen.

U kunt ook een werkgever of groep opzoeken met deze zoekfunctie.

Een nieuwe werknemer ingeven

Een werknemer raadplegen/wijzigen

n n

n n

Selecteer in het overzicht de gewenste werknemer. Druk op bovenstaande knop. Klik op de tabkaart waarvan u gegevens wilt raadplegen/wijzigen (zie figuur 8). Breng de wijzigingen aan.

n

Klik op de knop

n

n


n n

n


Klik op bovenstaande knop. U krijgt een venster “Lijst werkgevers” aangeboden (zie figuur 9). Selecteer bij welke werkgever de nieuwe werknemer in dienst komt. Geef door middel van de pijltjes onder “Eerste Loonperiode” de maand en het jaar op waarvoor de eerste loonberekening moet gebeuren. Het dossier van de nieuwe werknemer wordt geopend en u kunt nu de gegevens van nieuwe werknemer inbrengen (zie figuur 10). Klik op de knop



Figuur 12 Figuur 11

MI

OPMERKINGEN:

Persoonlijke gegevens

F Wanneer u op de F1-toets drukt, krijgt u helpinformatie over de tabkaart of het vak waar u gepositioneerd staat.

Om een correcte loonadministratie te kunnen garanderen, worden de waarden van een aantal belangrijke velden gecontroleerd of gevalideerd.

Info werknemer Hier vindt u een aantal nuttige adressen en aansluitingsnummers van officiële instanties - op basis van het paritair comité van de werknemer terug. Deze informatie wordt automatisch ingevuld na het bewaren van het persoonsdossier van de werknemer.

Eigen gegevens Voor eigen gegevens beschikt u in elk van de twee “Eigen”-tabkaarten over acht vrije rubrieken en een memoveld (zie figuur 11).

. Vrije rubrieken zijn volledig in uw eigen beheer. Zij worden niet aan SD WORX doorgestuurd. . Beschikt u over de module “Rapportering”, dan kunt u de inhoud van alle vrije rubrieken in rapporten verwerken (met uitzondering van de memovelden).

Bij aanwerving van een arbeider uit de bouwsector (Paritair Comité 124) of uit het vervoer, subsector van het gemeenschappelijk vervoer ten lande (Paritair Comité 140.01, 140.02 en 140.03) dient u een Dimona-aangifte te versturen. Voor meer informatie omtrent de Dimona-aangifte verwijzen we u naar p. 27 en verder).

Een werknemer kopiëren

In het memoveld kunt u vrij tekst ingeven (max. 420 karakters). De inhoud van de vrije rubrieken kunt u zelf definiëren: n Sluit alle vensters af. n Ga naar het menu Opties / Structuur vrije rubriek. In de rubriek “Benaming tabbladen” kunt u voor elk tabblad een titel invoeren. In de rubriek “Eigenschappen vrije rubrieken” kunt u voor elk van de 16 vrije rubrieken de omschrijving, de maximum lengte en het datatype bepalen (zie figuur 12). n U kan aanduiden of een vrije rubriek al dan niet beschermd is. Beschermde rubrieken zijn niet zichtbaar voor gebruikers die daar niet de toestemming voor gekregen hebben. n Klik tenslotte op de OK-knop.


. De vrije gegevens van de werknemer worden standaard niet mee afgedrukt. Indien u deze "eigen gegevens" bij het afdrukken van de individuele gegevens van de werknemer (zie p. 10) wilt afdrukken, dan moet u het aankruisvakje “Afdrukken vrije rubrieken bij afdruk vaste gegevens werknemer” aanschakelen.

U kunt een “werknemer kopiëren” om een werknemer die vroeger in dienst was terug aan te werven of een werknemer van een ene werkgever naar de andere werkgever over te brengen.

n

n

Selecteer de werknemer die u wilt kopiëren in het venster “Overzicht werknemers” en druk op bovenstaande knop. Het vensters “Lijst werkgevers” komt in beeld. Selecteer de werkgever waarbij de werknemer in dienst komt.


MI

F Als u een bestaande werknemer kopieert, worden de vaste gegevens van de 8 tabkaarten van het persoonsdossier gekopieerd, met uitzondering van de: de “datum in dienst”, de “datum uit dienst”, het werkschema, het bankrekeningnummer en de gegevens van de tabkaart ‘Uit dienst”.

De gegevens van een werknemer afdrukken n

Open de werknemer waarvan u de gegevens wenst af te drukken (zie ook p. 8).

n

Klik op de knop


.


Figuur 13

MI

Loonadministratie: de kalender In de kalender kunt de afwijkende prestaties van een werknemer ingeven.

n

n

n

Selecteer in het overzicht de gewenste werknemer en druk op bovenstaande knop. of Dubbelklik de werknemer in het overzicht waarvan u de kalender wilt invullen. De maandkalender verschijnt in beeld (zie figuur 13). U kunt in de maandkalender de prestaties van de werknemer raadplegen en wijzigen. Klik op de knop

De datum van een prestatiedag staat in het zwart; een inactiviteitsdag is blauw gekleurd. U kunt de details van een dag raadplegen door op de dag te klikken; het aantal uren en de aard van de uren verschijnen in de detaillijnen onder het raster. Met de knop navigeert u naar de vorige maand en met de knop navigeert u naar de volgende maand. Als u dubbelklikt op een dag in de maandkalender, dan verschijnt het venster “Detailkalender”. Dit venster biedt u een overzicht van alle uren, aard van aan- of afwezigheid en eventueel ploegcodes.

Wijzigen maandkalender


Onderaan in het scherm vindt u een aantal tabkaarten waarin u gegevens kunt raadplegen (Cumul kalender en telwerken) en loongegevens kunt ingeven (vaste formules, eenmalige bedragen, speciale uren en mededelingen). Deze tabkaarten worden hierna in detail besproken.

Maanden die al berekend werden, kunt u niet wijzigen in de maandkalender. Als er correcties uitgevoerd moeten worden, dan moet u dit doorgeven in de tabkaart “Mededelingen”. n

Maandkalender

Eerst selecteert u één of meer dagen in de maandkalender: - Een dag: Als u één dag wil selecteren, klik dan met de muis op de betreffende dag.

Raadplegen maandkalender In de maandkalender vindt u de prestaties op basis van het werkschema van de werknemer. Versie van: 29-1-2003


MI

-

-

n

Een reeks opeenvolgende dagen: Om een reeks opeenvolgende dagen te selecteren, klik dan met de muis op de eerste dag van de reeks, sleep de muis naar de laatste dag van de reeks en laat de linkermuisknop los. of Selecteer de eerste dag van de reeks, hou de SHIFT-toets ingedrukt en klik op de laatste dag van de reeks. Een reeks niet-opeenvolgende dagen: Als u verschillende, niet opeenvolgende dagen wil selecteren, klik dan met de muis op de eerste dag, hou de CTRL-toets ingedrukt en klik op de andere dagen.

Daarna wijzigt u de inhoud van de geselecteerde dag(en). U kunt het aantal uren, de aard en eventueel de ploegcode wijzigen. Per dag kunt u maximum twee verschillende aan- of afwezigheden invullen. Per dagdeel kunt u het aantal uren, de aard van de afwezigheid en een andere ploegcode invullen in één van de twee detaillijnen.

OPMERKINGEN: . Als u een afwijkend aantal uren invult, dan vult Linx dit automatisch in de maandkalender in. . Als het aantal uren niet afwijkt, maar de aard van de aan- of afwezigheid wel, dan vult Linx automatisch de aard in.

F Wanneer u uren ingeeft in de detaillijnen dan dient u deze steeds te herrekenen naar het tiendeligstelsel en ook op die manier in te geven in de maandkalender. Bijvoorbeeld: 8u 30 min wordt 8,50 8u 15 min wordt 8,25

Ploegcode Wanneer u over ploegcodes beschikt, kunt u de gewenste ploegcode in het eerste invulvak van een detaillijn invullen. OPMERKINGEN:

Als u de twee detaillijnen invult, dan vult Linx altijd automatisch DET(ail) in op de betreffende dag in de maandkalender.

Aantal uren Als u het aantal uren wil wijzigen, dan moet u het aantal uren invullen in het eerste invulvakje van een detaillijn - wanneer u over ploegcodes beschikt, dan is het tweede invulvakje beschikbaar voor het aantal uren.


. Voor de vijf eerste ploegcodes zijn knoppen voorzien. . Wilt u voor het eerst met ploegen werken, raadpleeg dan eerst uw dossierbeheerder bij SD WORX. . De ploegwaarden kunt u raadplegen onder “Info ploegen” (zie p. 17).

Type aan- of afwezigheid Als u de aard van de aan- of afwezigheid wil wijzigen, vul dan de gewenste aard in het tweede invulvak van een detaillijn in. Wanneer u over ploegcodes beschikt, geeft u het type in het derde invulvak in.


Figuur 14

Figuur 16

Figuur 15

Figuur 17

MI

OPMERKINGEN:

Detail kalender

. Voor de zes meest voorkomende afwezigheden - gewerkte dag (Gw), vakantie (Vak), ziekte (Zk), werkloosheid om economische redenen (Ew), betaalde feestdag (Bf) en inhaalrust bezoldigd (Ir) - zijn er standaardknoppen voorzien. voor een ander type afwezigheid. Klik op . Als u de aan- of afwezigheid van een deeltijdse werknemer wil vervangen door een inactiviteitsdag, druk dan op de Delete-toets. . U kunt de afkortingen van het kalenderraster veranderen (zie ook p. 24).

Wilt u de details van de hele kalendermaand raadplegen, dubbelklik dan (eender waar) in het kalenderraster (zie figuur 14).

Gegevens uit de maandkalender verwijderen Selecteer één of meerdere dagen waarvan u de prestatie of afwezigheid wilt verwijderen. U beschikt over de volgende mogelijkheden: - Klik op de knop “Verblanken”. of Druk op de Delete-toets om de ingezette ploegen, uren en dagcodes te verwijderen. - Klik op de knop “Terugzetten planning” om het oorspronkelijke werkschema terug te zetten. - Klik op de knop “Wijzigingen ongedaan maken” om de laatste wijziging die u heeft aangebracht ongedaan te maken. - Ga naar het menu Bewerken / Wijziging Ongedaan maken om alle wijzigingen die u aangebracht heeft (na de vorige keer bewaren) in alle tabkaarten van de maandkalender van een werknemer ongedaan te maken.

Afdrukken van de maandkalender n n

Klik op de knop . of Ga naar het menu Bestand / Afdrukken. Activeer het keuzerondje “Loonopdracht Kalender Huidige Loonperiode” of “Loonopdracht Kalender Andere Loonperiode”.


U krijgt een overzichtsvenster aangeboden.

Cumul kalender In deze fiche vindt u het totaal van dagen en uren per soort prestatie, zoals die in het maandkalender van de maand in kwestie aanwezig zijn (zie figuur 15).

Telwerken Deze tabkaart is alleen aanwezig voor de maand in voorbereiding. Een telwerk laat u toe om (reeds berekende) loonelementen over het lopende kalenderjaar in cumul op te volgen (zie figuur 16). Standaard bevat de fiche reeds een telwerk voor de opvolging van de wettelijke vakantiedagen. Raadpleeg uw dossierbeheerder bij SD WORX voor de initiatie van bijkomende telwerken.

Vaste formules Deze tabkaart is alleen aanwezig voor de maand in voorbereiding. In deze fiche vindt u bedragen (of de samenstelling ervan) terug die iedere maand opnieuw moeten berekend worden (zie figuur 17). Enkel “Aard vergoeding”, "Toep."en “Bedrag” kunt u zelf invullen / wijzigen. Voor andere invoer of wijzigingen raadpleegt u uw contactpersoon bij SD WORX.


Figuur 18

Figuur 19

Figuur 20

MI

Wilt u dat een formule eenmalig (voor de maand in voorbereiding) niet wordt toegepast, dan kiest u onder de kolom “Toep”(assen) voor “Neen”. U kunt een formule verwijderen door ieder vak (onderdeel) van de formule leeg te maken met de Delete-toets of door in ieder vak van de formule bovenaan in de keuzelijst de blanco-waarde te kiezen.

OPMERKINGEN: . Een op de tabkaart geeft aan dat er gegevens aanwezig zijn (enkel voor formules en vaste mededelingen). . Een op de tabkaart geeft aan dat er invoer of wijzigingen zijn gebeurd die nog niet aan SD WORX werden doorgestuurd.

Eenmalige bedragen Deze tabkaart is alleen aanwezig voor de maand in voorbereiding. Een bedrag, dat enkel moet opgenomen worden in de loonperiode die in voorbereiding staat, vult u in deze fiche in (zie figuur 18).

Speciale uren Deze tabkaart is alleen aanwezig voor de maand in voorbereiding. In deze fiche vult u extra te betalen uren in die niet in de prestatiekalender thuishoren, bijvoorbeeld: overuren (zie figuur 19). Vult u geen uurloon in, dan geldt het vaste uurloon van de werknemer; vult u geen percentage in, dan geldt 100%. OPMERKING: . Indien u met automatische ploegtoeslagen werkt, kunt u ook het nummer van een ploeg ingeven.

Mededelingen Deze tabkaart is alleen aanwezig voor de maand in voorbereiding. Indien u informatie over de persoonsgegevens of loongegevens van een werknemer niet in de standaard schermen/rubrieken kwijt kunt, dan kunt u ze in deze tabkaart ingeven (zie figuur 20). “Vaste mededelingen loonsopdracht”, zoals ingebracht bij de contractgegevens van de werknemer, worden hier ook vermeld. Versie van: 29-1-2003


Figuur 21

MI

Wijzigen in de kalender

Jaarkalender

n n

Dubbelklik de dag waarvan u de kalender wil raadplegen of wijzigen. U begeeft zich naar de maandkalender waar u de wijziging kunt aanbrengen.

Selecteer in het overzicht de gewenste werknemer. Klik op de bovenstaande knop.

F In de jaarkalender kunt u de prestaties van de werknemer enkel raadplegen.

Kleuraanduidingen In de jaarkalender vindt u volgende kleuraanduidingen terug (zie ook figuur 21) - de dagen met gewone prestaties (looncode 0010) zijn blanco. - de inactiviteitsdagen (weekends) zijn grijs. - de jaarkalender van een geschorste werknemer is blauw. - de dagen waarop de werknemer niet in dienst is, zijn donkergrijs. - de dagen met afwijkende looncodes (afwezigheden) zijn in specifieke kleuren weergegeven. In de vakjes ziet u de afkortingen van deze afwezigheden.

Detailinformatie raadplegen Wanneer u op een dag in de jaarkalender klikt, krijgt u een geel tekstvak met de datum, het aantal uren, het type aan- of afwezigheid en eventueel de ploegcode van die dag.

J

Over de inactiviteitsdagen kunt u geen informatie raadplegen.



Figuur 22

MI

Loonadministratie: Loonopdracht voorschot OPMERKINGEN:

F Wilt u voor het eerst voorschotten doorgeven, raadpleeg dan vooraf uw contactpersoon bij SD WORX. Deze moet immers het aantal toegelaten voorschotten per maand initialiseren.

. In de kolom “Bedrag” kunt u steeds wijzigingen aanbrengen. . Voorschotten op deze manier berekend, worden bij de eindafrekening automatisch op het netto in mindering gebracht.

Voorschotten afdrukken n n

Type voorschot kiezen n n

n

n

Klik op bovenstaande knop. Kies in het venster “Loonopdracht voorschot” het type voorschot (zie figuur 22): ∗ een vast voorschot (in te brengen bij de contractgegevens van de werknemer) ∗ het aantal uren en een percentage - het voorschotbedrag is dan het resultaat van de bewerking: aantal uren X werkelijk uurloon (in te brengen bij de contractgegevens van de werknemers) X het percentage. ∗ de periode (dag van - dag tot) uit de kalender en een percentage - het voorschotbedrag is dan het resultaat van de bewerking: aantal betaalde uren (prestaties en afwezigheden, gegarandeerd aan 100% loon) van de aangeduide periode X werkelijk uurloon X percentage. Klik op de knop “Berekenen” om de gekozen bewerking uit te voeren. In het overzicht onderaan ziet u het resultaat van deze berekening.

Druk op de knop . of Ga naar het menu Bestand / Afdrukken. Activeer het aankruisvakje “Loonopdracht voorschot”.

Totaallijn voorschotten U krijgt een algemeen totaal van de voorschotten. Deze lijn heeft geen effect op de verwerking.

om de gegevens te bewaren. Druk op de knop De voorschotten zijn nu klaar om aan SD WORX doorgestuurd te worden - zie hiervoor ‘Aanmaken transacties’ op p. 18.



Figuur 23

Figuur 24

Figuur 25

Figuur 26

MI

Loonadministratie: administratie werkgever Firmagebonden omschrijving toevoegen Een nieuwe, nog niet bestaande, omschrijving geeft u in onder “Firmagebonden omschrijving toevoegen”. n n

Selecteer de werkgever waarvan u werkgeversadministratie wilt wijzigen of raadplegen. Klik op de bovenstaande knop.

Klik vervolgens op de knop “Opname” en de nieuwe omschrijving komt onmiddellijk in het vak “Vaak voorkomende dagprestaties” terecht.

Mededelingen aan SD

Tabel vergoedingen

Net zoals voor een werknemer bijkomende informatie onder “Mededelingen” kan doorgeven worden, kan dit ook op niveau werkgever (zie figuur 23).

Ook voor vergoedingen kunt u op bovenstaande manier de inhoud van de keuzelijst ordenen en nieuwe omschrijvingen toevoegen (zie figuur 25).

De ingevulde informatie wordt meegestuurd met de eerstvolgende loongegevens (voorschot of eindafrekening) die u aan SD WORX doorstuurt.

U vindt hier een aantal nuttige gegevens aangaande SD WORX en uw contactpersoon (zie figuur 26).

SD WORX-gegevens

Info ploegen

Tabel dagprestaties In de prestatiekalender kunt u per dag de aard van de aan- of afwezigheid ingeven (zie figuur 24). Om deze op een gebruiksvriendelijke manier te kunnen ingeven, kunt u deze lijst van mogelijke prestaties beperken. Zo zullen de omschrijvingen die u hier onder “Vaak voorkomende dagprestaties” plaatst bovenaan in het overzicht voorkomen.

Indien u over ploegen beschikt vindt u hier de waarden van de ploegen. Selecteer de gewenste ploeg om de details te raadplegen. OPMERKING: . Wijzigingen aan ploegwaarden geeft u op in de fiche “Mededelingen aan SD” (zie infra).

Dagprestaties toevoegen / verwijderen U verplaatst een omschrijving door er dubbel op te klikken.



Figuur 27

Figuur 28

Figuur 29

MI

Transacties aanmaken Vooraleer u gegevens aan SD WORX kunt doorsturen om deze te laten berekenen en verwerken, dient u een transactie aan te maken.

n n

n

n

Klik op bovenstaande knop. Kies het type transactie in het venster “Aanmaken transacties” (zie figuur 27): - Voorschot - Afrekening - Enkel vaste gegevens - Dimona Normaal worden “Mededelingen werkgever” steeds meegestuurd; Wenst u dit uit te stellen tot de volgende transactie, schakel dan het aankruisvakje “Doorsturen” uit. Klik op de OK-knop om de transactie aan te maken. Wilt u eerst nog wijzigingen aanbrengen, klik dan op de Annulerenknop; wanneer u op de OK-knop klikt, dan wordt de procedure voor het aanmaken van een transactie vervolgd.

F Vanaf het ogenblik dat u een transactie hebt aangemaakt, kunt u voor

Transacties van enkel vaste gegevens kunt u aanmaken voor volgende werknemers: - Werknemers die in de originele loonperiode in dienst zijn - Werknemers die u in Linx gecreëerd heeft en voor wie nog geen enkele berekening gebeurde. - Werknemers die uit dienst zijn - Geschorste werknemers OPMERKING: . Het overzicht foutieve werknemers bevat alle werknemers waarvoor er geen transactie kan aangemaakt worden. De reden hiervoor vindt u onder “Status” (zie figuur 28).

Overzicht geselecteerde werknemers Hierin staan alle werknemers waarvoor u een transactie kunt aanmaken (zie figuur 29). Alle werknemers selecteren Wilt u alle werknemers selecteren, klik dan op de knop “Iedereen selecteren”.

de betrokken werknemers geen wijzigingen meer inbrengen.



MI

Bepaalde werknemers selecteren -

-

U kunt 1 werknemer selecteren door deze aan te klikken. U kunt meerdere werknemers in blok selecteren door te slepen. of De eerste werknemer aanklikken, de SHIFT-toets ingedrukt houden en de laatste werknemer aanklikken. Meerdere willekeurige werknemers selecteren door met de muis op de eerste werknemer te klikken, de CTRL-toets ingedrukt houden en dan één voor één op de andere werknemers te klikken.

Klik op de OK-knop om voor de geselecteerde werknemers een transactie aan te maken. OPMERKINGEN: . Werknemers waarvoor een transactie van een voorschot of een berekening werd gemaakt worden in het venster aangeduid met . . Werknemers waarvoor een transactie van enkel vaste gegevens gemaakt werd worden in het venster aangeduid met .

Wanneer u Linx afsluit en er zijn nog Dimona-aangiftes waarvoor u geen transactie heeft aangemaakt, dan krijgt u volgende melding “Waarschuwing: er zijn nog X werknemers waarvoor er een Dimona-aanvraag moet worden verstuurd”. U dient zo snel mogelijk een transactie aan te maken en te versturen. Meer informatie omtrent de Dimona-aangifte kunt u terugvinden op p. 27.



MI

Internet-site SD Wanneer u over een Internet-connectie beschikt, kunt u vanuit Linx naar de Internet-site van SD WORX om supplementaire informatie te raadplegen. Er zijn links of knoppen voorzien naar de home-pagina van SD WORX, naar de modeldocumenten, naar het boekhoudersnieuws en naar een elektronische versie van deze handleiding voor Linx.

SD-site algemeen

Boekhoudersnieuws Klik op de knop . of Ga naar het menu Internet / Boekhoudersnieuws. Uw Browser wordt opgestart en zoekt verbinding met de pagina’s op de SDsite waar als u boekhouder of accountant interessante artikels, nuttige tips en recente cijfers in nieuwsbrieven kunt terugvinden.

Klik op de knop of Ga naar het menu Internet / SD-site. Uw Browser wordt opgestart en zoekt verbinding met de SD-site op het Internet. Vanuit de start-pagina (of Home-page) van SD-site kunt u dan verder navigeren naar de andere pagina’s.

Deze nieuwsbrieven worden zes keer per jaar gepubliceerd. De meest recente nieuwsbrieven staan eerst vermeld. De vorige nummers kunt u in het archief opzoeken.

Handleiding Linx Modeldocumenten Klik op de knop . of Ga naar het menu Internet / Modelcontracten.

Klik op de knop . of Ga naar het menu Internet / Handleiding.

Uw Browser wordt opgestart en zoekt verbinding met de pagina’s op de SDsite waar u modelcontracten kunt raadplegen, wijzigen, afdrukken en bewaren voor later gebruik.

U vindt hier een elektronische versie van de handleiding.



Figuur 30

MI

Communicatie via TransX n

TransX opstarten

Klik op de OK-knop in het volgende tussenvenster; de opgehaalde gegevens worden binnengehaald. Vanaf dit ogenblik kunt u terug wijzigingen aanbrengen op de gegevens van de betrokken werknemers.

n n

Gegevens ontvangen en versturen

Klik op de bovenstaande knop. TransX wordt opgestart. Geef uw concernnummer en het wachtwoord in (zie figuur 30).

Gegevens versturen Om een aangemaakte transactie naar uw postbus bij SD WORX te versturen, gaat u als volgt te werk: n

n

Klik op de knop . of Ga naar het menu Gegevensoverdracht / Gegevens verzenden. U krijgt een grafische voorstelling van het verzendingsproces.

Gegevens ontvangen Eens de loonberekening bij SD WORX gebeurd is, kunt u via TransX de aangepaste gegevens en de kalender van de volgende maand ophalen. U hanteert deze werkwijze: n

Klik op de knop . of Ga naar het menu Gegevensoverdracht / Gegevens ontvangen.

n

Sluit TransX af met de knop


.

U kunt tegelijkertijd transactie-bestanden doorsturen en bestanden die klaarstaan bij SD WORX binnenlezen. De volgorde kunt u zelf bepalen: - Ga naar het menu Gegevensoverdracht / Gegevens verzenden en ontvangen om eerst uw transacties te verzenden naar SD WORX en dan de bestanden die bij SD WORX klaarstaan binnen te lezen - Ga naar het menu Gegevensoverdracht / Gegevens ontvangen en verzenden om eerst de bestanden die SD WORX klaarstaan binnen te lezen en dan de aangemaakte transacties te verzenden. OPMERKINGEN: . Klik op de knop om de helpfunctie van TransX te activeren. . U kunt het doorsturen of ontvangen van gegevens steeds afbreken door op de ‘Esc’(ape) toets te drukken. . Enkel bestanden die u vóór 11.00 uur doorstuurt, worden dezelfde dag nog verwerkt en zijn de volgende morgen berekend.

Wanneer u Linx afsluit en er zijn nog Dimona-aangiftes die nog niet werden verstuurd, dan krijgt u volgende melding “Waarschuwing: er zijn nog X werknemer(s) waarvoor een Dimona-aangifte moet worden verstuurd”. We raden u aan om de Dimona-aangiftes onmiddellijk te versturen. Meer informatie omtrent de Dimona-aangiftes vindt u op p. 27 terug.


MI

Noodgeval In noodgevallen kunt u de gegevens op diskette zetten en per post opsturen naar uw dossierbeheerder bij SD WORX. Ga naar het menu Gegevensoverdracht / Noodprocedure / Opladen diskette klant.

Rapport afdrukken n

n

Ga naar het menu Bestand / Afdrukken. of Klik op de knop . Kies tenslotte het rapport dat u wenst af te drukken.

Rapporten TransX Een rapport opvragen U kunt 2 rapporten of overzichten raadplegen: -

U kunt een overzicht opvragen van alle bestanden die u verzonden en ontvangen heeft. Ga naar het menu Rapporten / Overzicht transacties.

-

Wanneer er problemen zijn bij het doorsturen en het opvragen van gegevens, dan kunt u de aard van de problemen opsporen in het journaal. Ga naar het menu Rapporten / Overzicht journaal.

Inhoud overzicht transacties of journaal verwijderen We raden u aan om de inhoud van het journaal en het overzicht regelmatig leeg te maken om geheugenproblemen te voorkomen. Ga naar het menu Rapporten / Ledig Transacties. of Ga naar het menu Rapporten / Ledig Journaal.



MI

Algemeen beheer Hier bespreken we een aantal algemene opdrachten en functionaliteiten van Linx.

Alle gegevens van een bepaalde werknemer verwijderen n

Gegevens verwijderen De persoonlijke gegevens en loonhistoriek (werkgever en werknemer) nemen in Linx relatief weinig plaats in op uw vaste schijf. Na enige tijd kan de cumul van deze gegevens toch overbodige balast vormen.

n n

Selecteer in het overzicht van de werkgevers/werknemers de werknemer aan die u wilt verwijderen. Ga naar het menu Bewerken / Verwijderen. Bevestig de melding “Let op! Gegevens voor werknemer X worden verwijderd! Doorgaan?”.

Weergave data Enkel de historiek van de loongegevens verwijderen n n n n

U kunt de datumweergave aanpassen.

Selecteer in het overzicht werkgevers/werknemers de werkgever waarvan u gegevens wenst te verwijderen. Ga naar het menu Bewerken / Verwijderen. Activeer het aankruisvakje “Verwijderen berekende gegevens” en geef de periode op waarvoor u gegevens wenst te verwijderen. Druk op de OK-knop. De loongegevens worden van uw harde schijf verwijderd.

n n n

Selecteer in het overzicht van de werkgevers/werknemers de werkgever aan die u wilt verwijderen. Ga naar het menu Bewerken / Verwijderen. Activeer het aankruisvakje “Verwijderen alle gegevens werkgever (en bijhorende werknemers)”. Klik op OK. Alle gegevens van de werkgever en al zijn werknemers worden van uw harde schijf verwijderd.


n n n

Sluit alle vensters af. Ga naar het menu Opties / Weergave datum. U heeft de keuze uit de korte datum (dd-mm-jj) of de lange datum (ddmm-jjjj). Druk op OK.

Vensters schikken

Alle gegevens van een werkgever verwijderen n

n

Linx is een Windows-toepassing met de hierbijhorende faciliteiten. Zo kunnen meerdere vensters gelijktijdig open staan. Wilt u alle openstaande vensters samen op het scherm schikken, ga dan naar het menu Vensters / Naast elkaar of Trapsgewijs. U kunt ook de omvang van vensters verkleinen/vergroten met de muis. Verder is het ook mogelijk om vensters die u tijdelijk niet nodig heeft te minimaliseren, te maximaliseren of te brengen in het vorige formaat (zie ook p. 2).


Figuur 31

MI

Dit alles laat u toe de informatie van meerdere vensters terzelfdertijd te raadplegen of te wijzigen.

n

Afkortingen afrekening U kunt de afkortingen die in het kalenderraster van de maanden jaarkalender van de werknemer verschijnen, wijzigen. U gaat als volgt te werk: n Selecteer in het overzicht het niveau (concern of de firma) waarvan u de afkortingen wilt veranderen. n Ga naar het menu Opties / Afkortingen afrekening. n Het venster “Afkortingen instellen” verschijnt (zie figuur 31). n Verander de afkorting. n Druk op de OK-knop.

n n

Standaard worden er in de groepskalender acht knoppen voor de meest voorkomende dagcodes (VAK, EW, BF, IR, BVP, RBN, RBG, DWS) voorzien. U kunt zelf bepalen welke knoppen u wilt weerhouden. Om een knop te wijzigen, gaat u als volgt te werk: n

n

Selecteer in het vak “Actieve snelknoppen” de knop die u wilt vervangen door een andere knop. Selecteer in het vak “Keuzelijst snelknoppen” de knop of dagcode die u wilt weerhouden (de plaatsvervangende knop). Druk op de >-knop. Bevestig de nieuwe instellingen met de OK-knop.

OPMERKINGEN: § §

Wijzigen knoppen maandkalender en groepskalender Standaard worden er in de maandkalender zes knoppen voor de meest voorkomende dagcodes (GW, VAK, ZK, EW, BF, IR) voorzien. U kunt zelf bepalen welke knoppen u wilt weerhouden.

Het venster “Wijzigingen snelknoppen maandkalender” of "Wijzigen snelknoppen groepskalender" verschijnt.

§ § § §

U kan deze optie alleen gebruiken als u geen andere schermen hebt openstaan. Als u de aanpassing wil doen voor één specifieke firma, moet u deze firma (of een werknemer ervan) selecteren op de overzichtslijst vóór u de optie opent. Als u de aanpassing wil doen voor al uw firma’s, dan moet u op de overzichtslijst het hoogste niveau selecteren of de overzichtslijst sluiten vóór u de optie opent. Wanneer u op de knop “Leegmaken” klikt, worden de standaardknoppen (van het concern) opnieuw teruggezet en u eigen instellingen verwijderd. Als u één afwijking wil verwijderen, dan moet u deze rechts selecteren en op [<] drukken. U kunt enkel bestaande knoppen in de maandkalender of jaarkalender veranderen. Met de knop “Naar afkortingen>>” kunt u het venster “Afkortingen instellen” waar u zelf de afkorting van het type aan- of afwezigheid kunt instellen. Zie ook p. 24.

Selecteer in het overzicht werknemers de werkgever waarvoor u de knoppen wilt aanpassen. Wanneer u geen werkgever selecteert, dan maakt u aanpassingen voor het hele concern. Ga naar het menu Opties / Snelknoppen maandkalender of Snelknoppen groepskalender.



MI

Afdrukken in Euro of Belgische Frank Wanneer u de gegevens uit het werknemerdossier wilt afdrukken, heeft u de mogelijkheid om bedragen in Belgische Frank of Euro af te drukken. n n

Ga naar het menu Opties / Afdruk. Het venster “Afdruk Opties” verschijnt. U beschikt over de volgende afdrukmogelijkheden: EUR: de bedragen worden afgedrukt in Euro. BEF: de bedragen worden afgedrukt in BEF. Volgens Firma: Wanneer de firma reeds berekend wordt in Euro, dan wordt er afgedrukt in Euro. Wordt de firma daarentegen berekend in BEF, dan wordt er afgedrukt in BEF. Vermits alle firma’s nog steeds berekend worden in BEF, wordt bij het activeren van deze optie, steeds afgedrukt in BEF.

n

Druk op de OK-knop.



MI

Uitbreidingen

Linx beschikt, naast de module Invoer, over de volgende uitbreidingen: -

module “Rapportering”, die u toelaat rapporten te maken over alle persoonsgegevens en berekende loongegevens van de werknemers;

-

module “Opname Externe gegevens”, waarmee u gegevens uit een tijdsregistratiesysteem, via een ‘interface’, rechtstreeks in Linx kan inlezen;

-

module “Simulatie Loonberekening” om voor een bestaande (of fictieve) werknemer een simulatie bruto/netto of netto/bruto uit te voeren.

-

Module “Questor” om antwoorden te vinden op veel gestelde sociaaljurdische vragen.

Klik de gewenste module aan in het menu. Voor elke module bestaat er een afzonderlijke handleiding. OPMERKING: . Indien u niet over deze modules beschikt en u wenst er bijkomende informatie over, raadpleeg dan uw contactpersoon bij SD WORX.



MI

Dimona-aangifte

Wat is een Dimona-aangifte ?

Procedure

Dimona

U dient de Dimona-aangifte in eerste instantie naar SD WORX te zenden, die de aangiftes op haar beurt doorstuurt naar de RSZ.

De onmiddellijke aangifte van tewerkstelling (DIMONA) is een elektronisch bericht waarmee de werkgever de RSZ ervan op de hoogte brengt dat hij een werknemer aanwerft of dat een werknemer zijn onderneming verlaat.

Op de site is er een apart document beschikbaar welke in detail de dimonaafhandeling in Linx en bij SD WORX behandeld.

Doelgroepen Deze verplichting tot onmiddellijke aangifte geldt vanaf 1 januari 1999 voor: - de arbeiders uit de bouwsector - Paritair Comité 124; - de arbeiders uit het vervoer, sub-sector van het gemeenschappelijk vervoer ten lande - Paritair Comité 140.01, 140.02 en 140.03. - de uitzendkrachten (arbeiders en bedienden) - Paritair Comité 322 (deze groep wordt niet door Linx ondersteund). Vanaf 1/10/2001 geldt deze verplichting voor gehele firma’s, dwz. indien de verplichting geldt voor één werknemer van uw firma, geldt ze voor alle werknemers. Vanaf 1/1/2003 geldt de verplichting algemeen voor alle firma’s, onafhankelijk van het Paritair Comité van de firma.



MI

Werken in euro Eurobedragen zijn altijd kommagetallen. Daarom kan u onmiddellijk na het invullen en verlaten van een bedragveld zien hoe Linx de output interpreteert.

Bovendien is het onmogelijk om (veel) te grote bedragen in te vullen. Voorbeeld Iemand heeft een uurloon van 8,6763 euro. U kan hier onmogelijk 867,63 invullen omdat bij een uurloon er maximaal 2 cijfers vóór de komma kunnen staan. Het grootst mogelijke uurloon is 99,9998 euro.

Zowel een punt als een komma worden geïnterpreteerd als een decimaal teken. Er wordt wel steeds een komma getoond met 2 decimalen. Uitzondering hierop is het uurloon met 4 decimalen. Voorbeeld U vult voor een brutoloon 1950.5 in. Linx toont bij het verlaten van het veld 1950,50.



Loonadministratie: de kalender 11. Inleiding 1

Recommend Documents