Lightweight Asset Management Tool Handleiding LAMT r1.0
Auteur: B. Vogel Service en Adviesbureau Vogel Datum: 12-okt-2015
Service en Adviesbureau Vogel • Taxusstraat 1 5 • 3203 BT Spijkenisse • M: 06-52585503 • F: 084-8820630 • www.sabvogel.com •
[email protected] KvK: 24360253 • BTW: NL-117020217B01 • ABN-AMRO 53.79.13.548
Handleiding LAMT r1.0
12-okt-2015 BVo
Inhoudsopgave Inleiding
3
Lightweight Asset Management Tool
4
Verdienmodel
5
Starten van LAMT
6
Schakelbord
7
CRM
8
Asset Management Opbouw Tab Navigatie Aanmaken decompositie items Wissen van decompositie items Unieke ID’s en Codes Tab Object Tab Company Tab Funct. Location Tab FLoc Subs Tab Equipment Tab Equip Subs Tab Other Tab Jobs
9 9 9 10 10 10 11 11 11 12 12 13 13 14
Maintenance Management Corrective Jobs / Storingsregistraties Preventive Jobs Job Plans Job-Lines
15 15 15 16 17
Opbouw Tabellen Tabel-relaties Statussen
18 18 19 20
Pagina 2 van 20
Handleiding LAMT r1.0
12-okt-2015 BVo
Inleiding Na het bouwen van een OMS (Onderhoud Management Systeem) voor Yara Sluiskil in 2004 / 2005 heb ik mij verder ontwikkeld in het aanpassen van alternatieven systemen en het maken van tailormade systemen voor bij voorbeeld Safex Certificatie Instelling. Dit is afwisselend uitgevoerd in de originele software dan wel MS Access. De bekende pakken zijn door hun veelvuldige inzet uitgebreid, goed getest, flexibel en op velerlei vlakken inzetbaar. Meestal werken zij met een eigen front-end opgesteld in Python, C++ e.d. en met een SQL back-end database. Deze SQL database zorgt er voor dat de omvang zeer groot kan zijn. Nadelen van de bekende pakketten zijn: • hoge prijs, • na installatie lang implementatie traject, • steile leercurve, • veelal ‘te’ uitgebreid. In veel gevallen zou men goed vooruit kunnen met een kleiner systeem waar alleen dat is aangemaakt dat ook echt gebruikt wordt. De lightweight Asset Management Tool richt zich op deze gebruikers.
Pagina 3 van 20
Handleiding LAMT r1.0
12-okt-2015 BVo
Lightweight Asset Management Tool De Lightweight Asset Management Tool (LAMT) is opgesteld in MS Access. Voordelen: • eenvoudig aanpasbaar, • eenvoudig uit te breiden, • werkt stand alone, • werkt eventueel ook met back-end MS Access of SQL, • eigen rapportage tools, • uniforme lay out, • compatible met overige MS Office applicaties. De LAMT wordt modulair opgebouwd. In versie 1.0 zijn beschikbaar: • contact relatie management (CRM), • asset management, • registratie storingen (CO), • aanmaken en genereren preventief onderhoud (PO). Op korte termijn worden toegevoegd: • document management, • afbeelding management, • inspectie tool NEN 2767-4. Documenten en afbeeldingen zullen op schijf / netwerk worden opgeslagen en via links aangeroepen. Op lange termijn komen de volgende modules beschikbaar: • project management, • systems engineering, • quotation, • spare-parts, • opslag beheer, • uren registratie. Deze lijst kan naar behoefte worden uitgebreid. Rapportages / werkbonnen zijn nog niet aanwezig omdat deze naar verwachting naar steeds een ander bedrijfsmodel gewenst zijn. Omdat in veel bedrijven de voertaal Engels is, is deze database opgesteld in de Engelse taal. Een eventuele vertaling is mogelijk. U bent vrij om de gebruiksdata in het Nederlands in te voeren.
Pagina 4 van 20
Handleiding LAMT r1.0
12-okt-2015 BVo
Verdienmodel De LAMT wordt vrijelijk uitgegeven en kan worden gedownload van https://www.sabvogel.com/downloads/LAMT-R1.0.zip. De gebruiker mag deze versie aanpassen naar eigen inzicht mits de tekst in module Licence gehandhaafd blijft. Echter, aanpassen en uitbreiden gaat altijd sneller door iemand die het systeem reeds kent. Service en Advies Bureau Vogel verzorgt dit graag voor u. De bestede tijd zal in rekening worden gebracht.
Pagina 5 van 20
Handleiding LAMT r1.0
12-okt-2015 BVo
Starten van LAMT LAMT is opgesteld in MS Access. Om LAMT te kunnen starten moet één van de volgende zijn geïnstalleerd: • een moderne versie van MS Access, • MS Access runtime. Bij de laatste is zelf aanpassen van LAMT niet mogelijk De download betreft een .ZIP bestand. Dit moet worden uitgepakt en geplaatst op een locatie op uw harde schijf. Mijn documenten of de desktop is een geschikte locatie. Dubbel aanklikken van LAMT start LAMT in gebruikers modus. Dubbel aanklikken + [SHIFT] ingedrukt houden biedt de mogelijkheid in de tabellen te kijken en LAMT aan te passen. Wellicht zal MS Access u waarschuwen voor de risico’s die het uitvoeren van een een programma met macro’s kan opleveren. Dat is in LAMT het geval. Dit kunt u verhelpen door in acces naar het Vertrouwenscentrum te gaan (shift-start > bestand > opties > vertrouwenscentrum > vertrouwenscentrum van MS Access > instellingen voor het vertrouwenscentrum > vertrouwde locaties ) en de map waarin zicht het MS Access bestand bevindt toevoegen aan de lijst van vertrouwde locaties. Na het starten verschijnt een splash-screen met referenties naar Service en Adviesbureau Vogel gevolgd door de opmerking dat deze versie is gelimiteerd tot 100 equipment items.
Dit splash-screen kan worden gebruikt om op gebruikersniveau inlog opties te genereren. Ook de gehele database kan door een wachtwoord worden beveiligd zodat uw data veilig is. Na het splash-screen komt u in het schakelbord scherm.
Pagina 6 van 20
Handleiding LAMT r1.0
12-okt-2015 BVo
Schakelbord
Vanuit het schakelbord kunt de module kiezen waarin u wilt werken.
Pagina 7 van 20
Handleiding LAMT r1.0
12-okt-2015 BVo
CRM Het startscherm voor CRM bevat een lijst met relaties en de het bedrijf waaraan zij gerelateerd zijn en een lijstje met contact momenten. In het midden wordt de basisinformatie per relatie getoond.
Een nieuw contactpersoon kan eenvoudig worden ingetikt evenals het bijbehorende bedrijf. Ook de lijst met contact momenten kan worden ingevuld. Het type contact (telefoon / brief in / brief uit / email in enz.) kan worden gekozen. De smalle regel is bestemd voor trefwoorden om later op te zoeken, het grote veld is een memoveld. Via het klikken op de loepjes komt u in schermen waar gedetailleerde gegevens (NAW) ingevuld kunnen worden.
Wanneer u een groot aantal relaties heeft kan ook een lijst met NAW gegevens worden geïmporteerd.
Pagina 8 van 20
Handleiding LAMT r1.0
12-okt-2015 BVo
Asset Management Opbouw De objectenboom is opgebouwd volgens het Object – Process-Function – Equipment model. Dit wil zeggen dat binnen een object (de fabriek / een huis) een aantal functies vervuld moeten worden. De functies worden ingevuld door equipment. Object Functie Functie Equipment Equipment
Tab Navigatie
Na het kiezen van Asset Management verschijnt het Asset Management scherm. Dit is opgebouwd uit een regel met ‘gekozen items’ een aantal tabs. De tab Navigatie is actief. In eerste instantie is de bovenste regel blank. Dit betekent dat er nog geen item gekozen is. De linker tabel betreft de Objecten. Wanneer u hier een object aan klikt worden in de top-regel de linker 2 velden geel. Dit zijn code en naam van het gekozen object. Bij kiezen van de proces-functie worden de volgende twee velden geel (code en naam functionele locatie – FLoc). Bij het kiezen van een veld in de derde tabel is ook de equipment gekozen. Door dubbel-klikken op de code gaat u naar de tab met details van dit onderdeel, respectievelijk Object, Functionele Locatie of Equipment. Andere details kunt u kiezen via de Tabs zoals Bedrijfsgegevens (Company), Sub-functies (FLoc subs), Sub-equipment, Jobs en diversen.
Pagina 9 van 20
Handleiding LAMT r1.0
12-okt-2015 BVo
Aanmaken decompositie items Nieuwe decompositie items kunnen eenvoudigweg worden aangemaakt door deze in de navigatie-lijsten in te typen en vervolgens in de detail tabbladen de details aan te vullen. Hierdoor worden relaties met bovenliggende object-items automatisch aangemaakt. De FLoc part of FLoc en Equip part of Equip moet wel zelf gekozen worden.
Wissen van decompositie items Decompositie items kunnen in de navigatie-lijsten worden geselecteerd en direct gewist. Wellicht is het veiliger en sneller om deze via de delete-knop onder respectievelijk de Funct. Location en Equipment Tab te wissen. Pas hierbij op: wanneer een Functionele Locatie wordt gewist, dan worden ook alle daar aan gekoppelde Equipment items gewist. Wellicht worden in de toekomst Functionele Locaties en Equipment niet meer gewist maar wordt een status Vervallen toegekend zodat er geen problemen ontstaan met Jobs die hieraan gekoppeld zijn.
Unieke ID’s en Codes Binnen bekende managementsystemen als deze wordt meestal met unieke codes gewerkt als ID’s in tabellen. Dit zou betekenen dat, wanneer er meerdere gelijksoortige functies en equipment aanwezig zijn, toch langer codes gecreëerd moeten worden waarbinnen ook rekening gehouden wordt met het object en bovenliggende functies. Binnen deze database is in de Object-, Functional Location- en en Equipment-tabel gebruikt gemaakt van een auto-nummering in de ID-kolom. Koppeling tussen de tabellen vindt plaats via dit numerieke veld. Deze zijn echter niet zichtbaar gemaakt. In plaats hiervan wordt steeds wel een vrij te bepalen code getoond. Deze fungeert dus niet als werkelijke koppeling maar meer als afkorting en opzoek waarde. Raadzaam is wel een structuur aan te brengen in deze codes zodat zij later als zoekwaarde gebruikt kunnen worden.
Pagina 10 van 20
Handleiding LAMT r1.0
12-okt-2015 BVo
Tab Object
Onder de Object tab vindt u de NAW gegevens voor het betreffende object inclusief contact informatie. Hiervoor is gekozen omdat ook binnen een grotere Plant de diverse objecten een eigen adres hebben.
Tab Company Onder Company vindt u dezelfde informatie als ingevuld bij bedrijfsgegevens in CRM. Deze kunnen hier ook worden aangevuld.
Tab Funct. Location
De tab voor de functionele locatie toont rudimentaire gegevens van de functionele locatie, aangevuld met een lijstje aspecten waaraan de equipment die hier wordt geplaatst moet voldoen. De te tonen vaste informatie per FLoc kan vanzelfsprekend worden uitgebreid. De aspecten kunnen vrij worden gekozen, de opties zo nodig uitgebreid. Via de knop “New Preventive Job” kan het maken van een preventief onderhoudsactie, gerelateerd aan deze FLoc worden gestart.
Pagina 11 van 20
Handleiding LAMT r1.0
12-okt-2015 BVo
Tab FLoc Subs
De tab FLoc Subs toont de lijst sub-functionele locaties. Dit zijn functionele locaties die via een veld “onderdeel van” gerelateerd zijn aan de hoofdfunctie. Via het loepje kan direct worden genavigeerd naar de betreffende functionele locatie.
Tab Equipment
De tab voor equipment toont rudimentaire gegevens van de gekozen equipment, aangevuld met een lijstje aspecten waaraan de equipment voldoet. De te tonen vaste informatie per equipment kan vanzelfsprekend worden uitgebreid. De aspecten kunnen vrij worden gekozen, de opties zo nodig uitgebreid. Via de knop “New Preventive Job” kan het maken van een preventief onderhoudsactie, gerelateerd aan deze equipment worden gestart. Via de knop “New Corrective Job” kan de registratie van een storing / herstelactie gerelateerd aan de gekozen equipment worden gestart.
Pagina 12 van 20
Handleiding LAMT r1.0
12-okt-2015 BVo
Tab Equip Subs
Net als bij de functionele locaties kan equipment zijn onderverdeeld in sub-equipment. De subequipment, gerelateerd aan de gekozen equipment wordt hier getoond. Via het loepje kan direct worden genavigeerd naar de betreffende equipment.
Tab Other
Onder de tab “Other” kunnen de fysieke locaties binnen een object worden aangepast / aangevuld. Deze ruimte kan ook met andere lijsten worden gevuld. De knop “Edit Employees” leidt naar een lijst met medewerkers waar ook hun functie kan worden aangepast. Keuze menu’s in de Job-schermen werken met deze functies.
Pagina 13 van 20
Handleiding LAMT r1.0
12-okt-2015 BVo
Tab Jobs
De tab “Jobs” toont alle jobs behorende bij het gekozen object. Naast de standaard MS Access filter opties zijn knoppen aangebracht die de lijst filteren op correctief onderhoud, preventief onderhoud, op de gekozen functionele locatie of de gekozen equipment.
Via de loepjes kan gesprongen worden naar de bijbehorende FLoc, Equipment of de Job zelf. Afhankelijk van het type (Corr / Prev) wordt het correctief- of preventief job-scherm geopend. Via de knop Job Plans opent een scherm waarin preventief onderhoud kan worden aangemaakt en gepland.
Pagina 14 van 20
Handleiding LAMT r1.0
12-okt-2015 BVo
Maintenance Management Corrective Jobs / Storingsregistraties Door in het startscherm Asset Management op de knop “New Corrective Job” aan te klikken opent het scherm “Corrective Jobs”. Het type (Corr), de status New, het object, de procesfunctie, het equipment en het moment van rapporteren wordt direct ingevuld (niet allen zichtbaar. de zichtbare kunnen nog gewijzigd worden).
Gedurende het afhandelen van de Job kunnen status gewijzigd en status moment worden aangepast en aangevuld. De data van statuswijzigingen worden nog niet automatisch aangevuld bij wijzigen van status. De tweede tab toont een lijst van alle CO jobs voor het gekozen object. Alle jobs behalve die met status Dropped worden getoond.
Preventive Jobs Door in het startscherm Asset Management op de knop “New Corrective Job” aan te klikken opent een nieuwe Job in het scherm Corrective Jobs en kan verder worden aangevuld, inclusief eventueel benodigde inspectieregels / checklists.
Pagina 15 van 20
Handleiding LAMT r1.0
12-okt-2015 BVo
De derde tab toont alle preventieve jobs aangemaakt voor het gekozen object, behoudens die met status Dropped. De tab Job Lines toont inspectieregels / checklists die bij een single job kunnen worden aangemaakt of door een Job Plan zijn gegenereerd.
Job Plans Via het scherm Job Plans kan preventief onderhoud worden opgesteld en de Jobs worden gegenereerd. De tweede tab toont alle Job plannen voor het eerder gekozen object.
Het scherm JobPlans is geopend nadat het 0bject is gekozen. Dit is dus bekend en hier niet zichtbaar gemaakt. Om het eenvoudig te houden wordt alleen gepland op basis van een lijst datums. Jobs worden gegenereerd vanaf nu (wanneer Plan Last Planned leeg is of wanneer deze zich in het verleden bevindt) en tot de datum in Plan until of allemaal wanneer Plan until leeg is. Na genereren van de Jobs wordt de laatst geplande datum in Plan last Planned voor later gebruik opgeslagen. Bij iedere gegenereerde Job worden de Job Plan Lines (inspectieregels / checklists) mee gekopieerd naar Job Lines die aldaar kunnen worden afgevinkt. Wanneer het vinkje Inspect Sub items is aangevinkt worden ook inspectieregels gegenereerd voor ieder sub item. In de PO job verschijnt een job line met de naam van het equipment item voorafgegaan door de tekst in het veld Prefix. Op deze manier kunnen eenvoudig inspectie lijsten gemaakt worden van complete procesfuncties. Wanneer het JobPlan alleen gerelateerd wordt aan een procesfunctie, dan worden alle bijbehorende equipment items opgenomen in de job-lijst. Wanneer het job-plan ook is gekoppeld aan een equipment item, dan worden alleen dat equipment item en diens sub-items opgenomen in de job-lijst.
Pagina 16 van 20
Handleiding LAMT r1.0
12-okt-2015 BVo
Job-Lines
De via een JobPlan gegenereerde regels worden getoond onder de tweede tab van het scherm Preventive Jobs. Deze regels bevatten 3 vinkjes en een invul veld: • Done = uitgevoerd, • OK = is goed, • Remark = te plaatsen opmerkingen, • Next = heeft vervolgwerk nodig. Afhandeling / genereren van vervolgwerk op basis van Remark en het Next vinkje is nog niet geïmplementeerd.
Pagina 17 van 20
Handleiding LAMT r1.0
12-okt-2015 BVo
Opbouw Tabellen De volgende tabellen zijn aanwezig: Aspects Mogelijke aspecten van functionele locaties en equpment Communic Communicaties (eml/brief/tel) in CRM Companies Bedrijven met NAW in CRM en Asset Management Contacts Relaties Countries Landen (te kiezen in NAW gegevens) Employees Medewerkers (met functie / rol) EmployRoles Rollen van medewerkeers Equipment De equipment EquipmentAspects Aspecten van equipment FlocAspects Aspecten van functionele locaties FunctionalLocations De functionele locaties JobLines Inspectieregels / checklists bij jobs JobPlans Preventief onderhoud plannen Jobs Aangemaakte Jobs JPlanDates Plan-data voor JobPlans Jplanlines Inspectieregels / checklists bij JobPlans Locations Fysieke locaties binnen object Materials Materialen / specialisme van Equipent NowGenerating Tabel voor tijdelijke opslag nu genererende jobs vanuit JobPlans Objects Objecten Statuses Status van Jobs Switchboard Items Onderdelen van het schakelbord
Pagina 18 van 20
Handleiding LAMT r1.0
12-okt-2015 BVo
Tabel-relaties De relatie tussen de tabellen is globaal als volgt:
Object
Companies
Funct.Loc
FLoc Aspects
JobPlans
Contacts
Equip Aspects
Equipment
Countries
Communications
Jobs
JPlan Lines
Job Lines
JPlan Dates
Employees
Employ Roles
Statuses
Pagina 19 van 20
Handleiding LAMT r1.0
12-okt-2015 BVo
Statussen Voor het correctief onderhoud zijn de volgende statussen beschikbaar: • New • Started • Functional • Finished • Processed • Approved • Closed • Dropped Voor het preventief onderhoud zijn de volgende statussen beschikbaar: • New • Approved • Planned • Started • Finished • Processed • Checked • Closed • Dropped
O
Pagina 20 van 20
