Li galih LBM 6 Step 7 Data 1. Fungsi data o Pengetahuan o Perkiraan o Pertimbangan o Keputusan o Untuk menganalisis dampak seperti angka kematian umum, angka kematian bayi, angka kelahiran kasar, angka kesakitan. Muninjaya, Gde, Manajemen Kesehatan 2. Pengumpulan data a) melalui pengamatan sendiri secara langsung Dalam hal ini pengamat sendiri yang mengumpulkan data. Ia mempelajari catatan-catatan yang telah ada. Karena ia mengetahui data-data apa yang harus dikumpulkan, dari mana data-data tersebut harus dikumpulkan, maka ia dapat mencari dan menemukan informasi yang diperlukannya. b) melalui wawancara Apabila wawancara ini meliputi daerah yang sangat luas, mustahil bagi pengamat untuk melaksanakanya sendiri. Oleh karena itu, ia harus mewakilkan kepada orang-orang lain untuk mengadakan wawancara dengan orang-orang yang mungkin mempunyai informasi yang diperlukan.Dengan cara demikian,pengamat dapat melakukan pengamatan dalam daerah yang luas.Metode ini merupakan semacam pengamatan pribadi yang dilakukan secara tidak langsung.Dalam hal ini,ketelitian penyelidikan akan bergantung pada orang-orang yang diwawancarainya,apakah mereka mempunyai kepentingan atau tidak dengan hasil pengamatan.Misalnya dalam penyelenggaraan sensus atau penghitungan cacah jiwa,orang-orang langsung atau tidak langsung mempunyai kepentingan dengan hasil sensus mereka memberikan jawaban yang benar. c) melalui perkiraan koresponden (pembawa berita) dalam hal ini para koresponden diminta untuk memberikan informasi yang diperlukan kepada pengamat.Ada kemungkinan bahwa koresponden berat sebelah.
Karena para koresponden,baik langsung maupun tidak langsung, tidak mempunyai kepentingan dalam penyelidikan,ada kemungkinan bahwa mereka tidak mempedulikan apakah informasi yang diperoleh mereka atau tidakAngka-angka yang mereka berikan mungkin hanya merupakan perkiraan-perkiraan.Dengan demikian data yang dihasilkan dengan cara seperti itu umumnya kurang teliti. d) melalui daftar pertanyataan dalam hal ini daftar pertanyaan disampaikan kepada orang-orang yang mungkin memilki fakta-fakta dan atau angka-angka,yang dijadikan sumber peyelidikan.Metode pegumpulan data melalui daftar pertanyaan ini dapat juga meliputi daerah pengamatan yang luas dibanding dengan metode melalui pengamatan sendiri secara langsung. a. sensus atau pencacahan lengkap dari populasi. b. registrasi atau pendaftaran, yang dicatat per kejadian, terutama untuk peristiwa daur hidup (vital events) seperti kelahiran, kematian, pernikahan, penceraian dll, sedangkan yang menyangkut cakupan dan hasil kegiatan pelayanan kesehatan akan dicatat dan dilaporkan dalam apa yang disebut statistik pelayanan kesehatan (health service statistics), yang contohnya dilapangan, misalnya SP2TP atau SP3 di Puskesmas dan SP2RS di Rumah Sakit c. studi khusus (special study) yang contohnya antara lain adalah studi kepustakaan, studi kasus, survei sampel, survei cepat (rapid survey) dll Budioro. 1997. Pengantar Administrasi Kesehatan Masyarakat. Semarang: Undip 3. Unsur Pengolahan data 8 unsur pokok pengolahan data : a. Membaca b. Menulis, mengetik, membuat lubang atauu pons pada kartu atau pada pita kertas (sering dsbt masukan) c. Mencatat atau mencetak (keluaran) d. Menyortir e. Menyampaikan atau memindahkan f. Menghitung g. Membandingkan h. Menyimpan (Drs. Moekijat, 2005, Pengantar Sistem Manajemen, bandung : penerbit mandar maju)
Informasi
1) Pengumpulan data (data capturing) Penangkapan data ke dalam dokumen dasar yang berupa lembar2 isian data yang harus diisi oleh para petugas atau orang lain di lapangan secara langsung. Dalam hal ini dokumen dasar harus dirancang agar jelas, mudah diisi, dan dapat meminimalkan kemungkinan terjadinya kesalahan data. 2) Pembacaan (reading) Proses membaca data dari dokumen dasar yang digunakan agar dapat diproses lebih lanjut. Proses pembacaan data dapat dilakukan secara otomatis menggunakan alat bantu/mesin atau manual. 3) Pemeriksaan (verifying) Pemeriksaan diperlukan untuk mencegah, mengecek kemungkinan terjadinya kesalah data yang dibaca dari dokumen dasar. 4) Perekaman (recording) Perekaman data merupakan proses penyimpanan data yang telah dibaca dan diverifikasi ke dalam alat penyimpanan data (memory) yang digunakan. Dalam system yang menggunakan computer, perekaman data dilakukan ke dalam memory sekunder yang dapat berupa disk, harddisk, dsb. 5) Penggolongan (classifying) Penggolongan data diperlukan untuk mememnuhi kebutuhan informasi berdasarkan klasifikasi tertentu. 6) Pengurutan (sorting) Operasi pengurutan merupakan operasi yang penting dan selalu digunakan dalam pengolahan data. Data2 perlu diurutkan dengan tujuan untuk mempermudah pembacaan, pemahaman, dan pencarian informasi yang disajikan. Pengurutan data dapat dilakukan dalam dua kemungkinan kondisi, yaitu urut naik/urut turun. Pengurutan dapat dilakukan secara eksternal maupun secara internal dlam fisik penyimpanan data. Data2 dalam basis data pada sistem komputer dapat diurutkan berdasarkan kriteria tertentu dengan melakukan pengindekan file basis data. 7) Peringkasan (summarizing) Peringaksan data dimaksudkan sebagai operasi untuk menghilangkan kemunculan data secara berulang atau menyusun rekapitulasi dari sekumpulan rincian data yang tersimpan sebagai basisi data dalam memory. 8) Perhitungan (calculating) Perhitungan dalam pengolahan data dapat melibatkan seluruh operasi aritmatika. 9) Perbandingan (comparing)
Data2 sumber dalam basis data seringkali perlu dibandingan dengan data yang lain untuk posisi atau kondisi data dalam sekumulan data yang direkam. 10) Pemindahan (transmitting) Dalam suatu system jaringan computer, data2 perlu dikirimkan dari satu terminal ke terminal yang lain melalui media transmisi data untuk diproses lebih lanjut. 11) Penampilan kembali (retrieving) Informasi pada prinsipnya merupakan hasil penampilan kembali data2 yang tersimpan dalam media penyimpan dalam format tertentu yang ditetapkan sebelumnya. Proses penampilan kembali data2 tersebut harus diusahakan agar dapat dilakukan secara mudah dan cepat. 12) Penggandaan (reproduction) Penyajian informasi, khusunya dalam bentuk hardcopy perlu dikendalikan agar informasi tsb dapat dikirimkan kepada seluruh pemakai, sehingga perlu ditetapkan jumlah ekslempar laporan yang harus dicetak. Cacah ekslempar laporan yang harus disediakan, biasanya didasarkan pada jumlah tembusan yang tercantum pada bagian bawah cetakan laporan. 13) Penyebarluasan (distribution) Distribusi informasi dapat dilakukan melalui media komunikasi data atau dikirim dalam bentuk hardcopy kepada setiap pemakai sesuai daftar tembusan dalam laporan. Sutanta, Edhy. 2003. Sistem Informasi Manajemen edisi pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu 4. Metode pengolahan data o Metode manual Dalam metode ini semua operasi pengolahan data dilakukan dengan tangan dan menggunakan alatbantu manual yang sederhana, misalnya pensil, penggaris, kertas kerja, dll. o
Metode elektromekanik Dalam metode ini operasi pengolahan data dikerjakan secara manual dibantu dengan mesin2 elektronik sederhana. Sebagai contoh adl seorang karyawan yang bekerja dengan menggunakan mesin catat kolom.
o
Metode system warkat Operasi pengolahan data dilakukan dengan system warkat. Prinsip system warkat : Data2 mengenai suatu obyek dicatat dalam suatu kartu dengan sandi lubang. Sejumlah kartu yang berisi data2 tentang obyek yang sama digabung bersama untuk
membentuk suatu berkas/file. Metode ini banyak digunakan pada masa awal ditemukannya sistem komputer pada tahun 1950-an dan sudah tidak dipakai saat ini. o
Metode elektronik computer Seluruh operasi pengolahan data dilakukan menggunakan alat Bantu elektronik yang disebut computer.
Sutanta, Edhy. 2003. Sistem Informasi Manajemen edisi pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu Hal yang dipertimbangkan dalam memilih metode pengolah data Volume unsur-unsur data yang dimuat Kompleksitas operasi pengolahan data yang diperlukan Batasan waktu pengolahan Tuntutan perhitungan Sutanta, Edhy. 2003. Sistem Informasi Manajemen edisi pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu 5. Bentuk pengolahan data a. Sentralisasi Operasi-operasi pengolahan data dilaksanakan oleh suatu bagian yang terpisah dalam struktur organisasi yaitu bagian pengolahan data elektronik, atau dapat juga dilakukan oleh : Suatu biro jasa diluar organisasi yang merupakan suatu perusahaan terpisah diluar organisasi dan memberikan pelayanan pengolahan data. Fasilitas pembagian waktu bersama (timesharing) yang dibeli/disewa dari perusahaan lain Suatu susunan manajemen fasilitas dimana suatu perusahaan mengambil alih pelaksanaan operasi pengolahan data dalam organisasi tersebut. Keuntungan dan Faktor Pendukung Penghematan khusus dalam hardware dan pengadaan personalia Penghematan karena meniadakan pengembangan sistem yang ganda Manfaat karena standarisasi Manfaat karena sistem yang seragam b. Desentralisasi Kegiatan2 pengolahan dilakukan dalam bidang2 organisasi yang bersifat fungsional otonom sebagai sub organisasi.
Contoh organisasi yang bersifat fungsional otonom : akuntansi, keuangan, personalia, riset dan pengembangan, dll. Faktor-faktor yang mendukung desentralisasi pengolahan data dalam struktur organisasi : Pelayanan yang semakin baik karena kepekaan terhadap kondisi lokasi Kebijakan desentralisasi dalam manajemen Kelangkaan kesamaan di antara fungsi pada unit-unit yg mempersulit adanya standarisasi sistem Dapat membuat suatu keputusan yang mendekatkan kepada sumber isu jadi lebih efisien c. Terdistribusi Data-data yang akan diolah disebar ke bagian2, namun bagian2 yang tersebar tersebut kemudian disatukan kembali secara logik dan diawasi oelh bagian yang mempunyai peringkat lebih tinggi sehingga membentuk satu kesatuan. Keuntungannya : Dapat meminimalkan biaya-biaya Mempersingkat waktu respon untuk memperoleh data-data Pengontrolan pada data-data kritis secara lebih cermat Kemampuan back up data yang efektif Sutanta, Edhy. 2003. Sistem Informasi Manajemen edisi pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu 6. Klasifikasi data o Data umum dan lingkungan, baik fisik, biologik, perilaku, kependudukan, sosial budaya dll o Data kegiatan dan cakupan yang dicapai upaya pelayanan kesehatan, baik yang berbentuk peran serta (gotong royong) masyarakat, pelayanan dasar (primary health care), pelayan tingkat rujukan (secondary dan tertiary health care) yang mencangkup bidang kedokteran (klinis medis) maupun kesehatan masyarakat o Data status atau derajat kesehatan yang mencangkup indikator2 utama kesehatan, keluarga berencana dan kependudukan yang memuat angka2 tentang kematian, penyakit, status gizi, kesuburan, dan pertumbuhan jumlah penduduk, lingkungan, perilaku kesehatan, manajemen pelayanan dan sumber daya kesehatan dll. (pengantar administrasi kesehatan masyarakat, budioro b.)
berdasarkan jenis : 1. data umum Dikumpulkan untuk menganalisa situasi daerah binaan dan menghitung besarnya jumlah penduduk sasaran. Data umum yang dikumpulkan meliputi : jumlah penduduk menurut desa dan kelompok umur jumlah kesakitan, kematian dan kelahiran jumlah desa atau dusun, luas wilayah dan peta wilayah Data umum, kecuali data kesakitan dapat diperoleh dari petugas statistik, catatan potensi desa, atau dapat dikumpulkan oleh staf puskesmas bersamasama dengan kader yang telah terlatih. Data kesakitan dapat dianalisis dari catatan dan laporan Puskesmas atau Dinas Kesehatan Dati Tingkat II 2. data penduduk sasaran penduduk sasaran disesuaikan dengan program yang akan dibina. Misalnya sasaran penduduk untuk pelayanan kesehatan terpadu (Posyandu) adalah ibu hamil, ibu menyusui, pasangan usia subur, bayi dan anak bawah umur lima tahun (balita). Penduduk sasaran ini didistribusikan menurut wilayah binaan puskesmas (per desa/kelurahan atau dusun) jumlah penduduk sasaran posyandu perlu diketahui untuk menyusun sebelum petugas ke lapangan. Jumlah penduduk sasaran ini diperoleh dari statistik desa, pencatatan staf puskesmas atau kader dan petugas lapangan keluarga berencana (PLKB). Apabila data tersebut tidak diperoleh secara riil (sesuai dengan jumlah kenyataannya di lapangan), dapat dipakai jumlah perkiraan (estimasi) yang disesuaikan dengan hasil perhitungan sensus penduduk atau petunjuk dari Kanwil Depkes setempat. 3. data sumber daya Sumber daya yang dimanfaatkan dalam program kesehatan dapat berasal dari masyarakat ataupun sarana kesehatan. Sumber daya yang dibutuhkan dapat berupa : sarana tenaga dana Catatan mengenai sumber daya dapat diperoleh dari buku atau arsip yang dibuat oleh Puskesmas. Bersamaan dengan data penduduk sasaran, data
sumber daya digunakan perencanaan dan menghitung efektivitas serta efisiensi kegiatan yang dilakukan 4. data cakupan data cakupan program adalah jumlah penduduk sasaran yang mendapat pelayanan di suatu daerah binaan. Pada program pelayanan terpadu, cakupan dihitung sesuai dengan kegiatan program KIA, KB, Imunisasi, Gizi dan P2D. Perhitungan data cakupan ini digunakan untuk menilai keberhasilan program (output) yang telah dilaksanakan di daerah binaan dan di seluruh wilayah kerja Puskesmas pada umumnya. berdasarkan sumber : 1. data internal : data tentang keadaan institusi yang diperoleh atau bersumber di dalam instansi itu sendiri Contoh : data pelayanan KB di Puskesmas A didapatkan atau bersumber dari sistem pencatatan yang ada di Puskesmas tersebut. 2. data eksternal : data yang berasal atau bersumber dari luar institusi yang bersangkutan Contoh : jumlah bayi sebagai penduduk sasaran imunisasi diperoleh atau bersumber dari pencatatan atau statistik kelahiran di desa berdasarkan cara mengumpulkan : 1. data primer : data yang dikumpulkan oleh organisasi pengguna data itu sendiri. Pengumpulannya dapat dikerjakan melalui pencatatan hasil kegiatan program harian menggunakan formulir pencatatan pelaporan, atau alat ukur lainnya melalui survei khusus 2. data sekunder : data yang diperoleh dari pencatatan pelaporan atau dikumpulkan bukan oleh unit pemakai data itu sendiri. Sumber data sekunder di Puskesmas berasal dari petugas statistik desa untuk data umum, Kantor Kecamatan dan Kantor Kepala Desa/Dusun untuk data penduduk sasaran dan data sumber daya dan PLKB untuk jumlah PUS. berdasarkan sifat : 1. data kwantitatif berhubungan dengan jumlah 2. data kwalitatif berhubungan dengan mutu
Muninjaya, A.A. Gde. 1999. Manajemen Kesehatan. Jakarta: EGC 7. Pengoperasian data Menurut Burch dan Strater kesepuluh operasi adapt adlh : a. Capturing b. Pemeriksaan (verifying) c. Penggolongan (classifying) d. Penyusunan atau penyortiran (arranging, sorting) e. Peringkasan f. Penghitungan g. Penyimpanan h. Pengambilan kembali i. Reproduksi j. Penyebaran-pengkomunikasian (Drs. Moekijat, 2005, Pengantar Sistem Manajemen, bandung : penerbit mandar maju)
Informasi
8. Proses pengolahan data menjadi informasi Hasil pengolahan data sehingga manjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akbatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. (sistem informasi manajemen, Edhy sutanta) Transformasi data menjadi informasi dapat digambarkan sebagaimana ditunjukkan dengan gambar sbb:
Input adalah data yang akan di olah oleh unit pengolah dan output adalah informasi sebagai hasil pengolahan data yang telah diinputkan tersebut. Suatu unit penyimpanan diperlukan sebagai alat simpanan data, pengolahan, maupun informasi. (sistem informasi manajemen, Edhy sutanta) ruang lingkup
Fakta2/angka2 statistik dsb yg dpt digunakan utk menarik kesimpulan Menunjukkan jumlah tindakan / hal. Data dpt berupa catatan dlm buku kertas / tersimpan sbg file dlm basis data,kmdian data akn mnjdi bhan dlm suatu proses pengolahan data
sistem batasan
suatu kesatuan yg untuk dn trdiri dr faktor yg bhubungan antar satu sama lain dn saling mempngaruhi yg dipersiapkan utk mncapai tujuan yg tlah ditetapkan Karakteristik system o Mempunyai komponen (components) Komponen sistem adalah segala sesuatu yg menjadi bagian penyusun sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata/ abstrak. Komponen sistem disebut sebagai subsistem, dapat berupa orang, benda, hal/ kejadian yg terlibat di dalam sistem. Mempunyai batas (boundary) Batas sistem diperlukan utk membedakan satu sistem dg sistem yg lain. Tanpa, adanya batas sistem, maka sangat sulit utk menjelaskan suatu sistem. o
o Mempunyai lingkungan (environments) Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yg berada di luar sistem. Lingkungan sistem dpt menguntungkan/ merugikan. Umumnya lingkungan yg menguntungkan akan selalu dipertahankan utk menjaga keberlangsungan sistem. Sedangkan lingkungan sistem yg merugikan akan diupayakan agar mempunyai pengaruh seminimal mungkin, bahkan jika mungkin ditiadakan. Mempunyai penghubung/antar muka (interface) antar komponen Penghubung/antar muka merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yg bertugas menjembatani hubungan antar komponen dalam sistem. Penghubung/antar muka merupakan sarana yang memungkinkan setiap komponen saling bero
interaksi dan berkomunikasi dalam rangka menjalankan fungsi masing-masing komponen. o Mempunyai masukan (input) Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yg perlu dimasukkan ke dlm sistem sbg bahan yg akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna. Dalam Sistem Informasi Manajemen, masukan disebut sebagai data. o Mempunyai pengolahan (processing) Pengolahan merupakan komponen sistem yg mempunyai peran utama mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yg berguna bagi para pemakainya. Dalam Sistem Informasi Manajemen, pengolahan adalah berupa program aplikasi komputer yang dikembangkan untuk keperluan khusus. Program aplikasi tersebut mampu menerima masukan, mengolah masukan, dan menampilkan hasil olahan sesuai dengan kebutuhan para pemakai. o Mempunyai keluaran (output) Keluaran merupakan komponen sistem yg berupa berbagai macam bentuk keluaran yg dihasilkan oleh komponen pengolahan. Dalam Sistem Informasi Manajemen, keluaran adalah informasi yang dihasilkan oleh program aplikasi yg akan digunakan oleh para pemakai sbg bahan pengambilan keputusan. Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal) Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar saling bekerja sama dg harapan agar mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem. Sasaran berbeda dengan tujuan. Sasaran sistem adalah apa yg ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang relatif pendek. Sedangkan tujuan merupakan kondisi/hasil akhir yg ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yg panjang. o
o Mempunyai kendali (control) Setiap komponen dalam sistem perlu selalu dijaga agar tetap bekerja sesuai dg peran dan fungsinya masing-masing. Hal ini bisa dilakukan jika ada bagian yg berperan menjaganya, yaitu bagian kendali. Bagian kendali mempunyai peran utama menjaga agar proses dalam sistem dapat berlangsung secara
normal sesuai batasan yg telah ditetapkan sebelumnya. Dalam Sistem Informasi Manajemen, kendali dpt berupa validasi masukan, validasi proses, maupun validasi keluaran yg dpt dirancang dan dikembangkan secara terprogram. o Mempunyai umpan balik (feed back) Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (control) sistem untuk mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan mengembalikannya ke dalam kondisi normal. (SISTEM INFORMASI MANAJEMEN, EDDY SUMANTHA, S.T) Ciri-ciri pokok : 1. output yang terbaik setiap bagian daripada suatu system yg diukur relative terhadap tujuan system tersebut, apabila dijumlahkan jarang memberikan output yang terbaik daripada system itu 2. hal tersebut diatas adalah akibat daripada kenyataan behwa jumlah output bagian” pada umumnya tidak sama dengan output system keseluruhan 3. jadi secara korelatif, apabila suatu system bekerja secara sebaik mungkin, pada umumnya bagian”nya masing” tidak memberikan output yang maksimum 4. output system keseluruhan bergantung pada posisi bagian”nya bagaimana bagian” tersebut saling mengadakan interaksi. Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Drs. Moekijat, 2005
1. Jenis system System diklasifikasikan sebagai system fisis dan system abstrak. System fisis adalah system yang komponennya berupa benda yang nyata yang dapat dilihat atau dijamah oleh tangan manusia. c/ system perangkat keras computer. System abstrak adalah sisitem yang komponennya tidak dapat dilihat atau dijamah oleh tangan manusia. c/ system operasi computer yang terdiri atas kumpulan instruksi dalam bahasa yang dipahami oleh mesin computer.
System diklasifikasikan sebagai system alamiah dan system buatan manusia. System alamiah adalah system yang keberadaannya terjadi secara alami/ natural tanpa campur tangan manusia. Sedangkan system buatan manusia ada sebagai hasil kerja manusia. c/ system alamiah system tata surya yang terdiri atas sekumpulan planet, gugusan bintang dll. c/ system abstrak dapat berupa sisitem computer yang ada sebagai hasil karya tekhnologi yang dikembangkan oleh manusia. Sistem diklasifikasikan sebagai system tertentu dan sisitem tidak tentu. System tertentu adalah system yang tingkah lakunya dapat ditentukan/ diprediksikan sebelumnya. Sedangkan sisitem tidak tertentu tingkah lakunya tidak dapat ditentukan/ diprediksi sebelumnya. System diklasifikasikan sebagai system tertutup dan system terbuka. Sisitem tertutup merupakan sisitem yang tingkah lakunya tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sebaliknya, sisitem terbuka mempunyai perilaku yang dipengaruhi oleh lingkungannya. (Sistem Informasi Manajemen, Edhy Sutanta, S.T.) 2. Komponen analisa system a. Masukan (input) mencakup sumber daya seperti man, money, material, method, machine. b. Proses meliputi penerapan fungsi administrasi atau managemen yang terdiri dari P1 (perencanaan), P2 (penggerakan dan pelaksanaan), P3 (pengarahan, pengawasan, dan penilaian) c. Keluaran (output)nya adalah pelayanan kesehatan yang dihasilkan oleh unit-unit atau program kesehatan
d. Lingkungan/environment nya adalah keadaan umum dan sector lain terkait serta kebijakan, perturan, perundang-undangan, dll e. Umpan balik/feedback nya adalah kegiatan pencatatan, pelaporan, dan pengolahan data informasi kesehatan f. Dampak/impact nya adalah dalam bentuk teratasinya masalah-masalah kesehatan dengan akibat meningkatnya derajat kesehatan masyarakat
( Budioro 2002)
bentuk2
sederhana masukan,proses, keluaran pengendalian umpan balik masukan,proses, keluaran,sensor,unit pngendalian (membrikan feedback ke masukan)
informasi fungsi
Suatu informasi dapat mempunyai beberapa fungsi; a. Menambah pengetahuan Adanya informasi akan menambah pengetahuan bagi penerimanya dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan yang mendukung proses pengambilan keputusan
b. Mengurang ketidakpastian Adanya informasi akan mengurangi ketidakpastian karena apa yang terjadi dapat diketahui sebelumnya, sehingga menghindari keraguan pada saat pengambilan keputusan c. Mengurangi resiko kegagalan Adanya informasi akan resiko kegagalan karena apa yang akan terjadi dapat diantisipasi dengan baik, sehingga kemungkinan terjadinya kegagalan akan dapat dikurangi dengan pengambilan keputusan yang tepat d. Mengurangi keanekaragaman/ variasi yang tidak diperlukan Adanya infomasi akan mengurangi keanekaragaman yang tidak diperlukan, karena keputusan yang diambil lebih terarah e. Memberi standar, aturan2, ukuran2, dan keputusan2 yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan Adanya informasi akan memberikan standar, aturan, ukuran, dan keputusan yang lebih terarah untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan secara lebih baik berdasar informasi yang diperoleh Sumber ; Sistem Informasi Manajemen, Edhy Sutanta. Graha ilmu sifat kemudahan dlm memperoleh sifat luas dn kelengkapannya ketelitian kecocokan dg pengguna ketepatan waktu kejelasan fleksibilitas dpt dibuktikan tdk ada prasangka dpt diukur
nilai informasi
10 sifat yang menentukan nilai informasi, yaitu sbb: 1) Kemudahan dalam memperoleh Informasi mempunyai nilai lebih sempurna bila dapat diperoleh secara mudah. Informasi yang penting, dapat menjadi tidak bernilai bila sulit diperoleh. 2) Sifat luas dan kelengkapannya Informasi mempunyai nilai lebih sempurna bila mempunyai lingkup /cakupan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik. Sifat luas dan lengkap tsb mendapat dukungan basis data yg cukup lengkap dan terstruktur dng baik. 3) Ketelitian Informasi mempunyai nilai lebih sempurna bila mempunyai ketelitian yang tinggi /akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan. 4) Kecocokan dengan pengguna Informasi mempunyai nilai lebih sempurna bila sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai bila tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan. 5) Ketepatan waktu Informasi mempunyai nilai lebih sempurna bila dapat diterima pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai bila terlambat diterima/usang, karena tidak dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan. 6) Kejelasan Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi. 7) Fleksibilitas / keluwesannya Informasi mempunyai nilai lebih sempurna bila memiliki fleksibilitas tinggi yang diperlukan para manajer/pimpinan pada saat pengambilan keputusan. Fleksibilitas informasi berhubungan dengan bentuk dan format tampilan informasi. 8) Dapat dibuktikan
Nilai informasi semakin sempurna bila informasi tsb dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi bergantung pada validitas data sumber yang diolah. 9) Tidak ada prasangka Nilai informasi semakin sempurna bila informasi tsb tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi. Kesalahan tsb dapat terjadi akibat kesalahan data atau prosedur pengolahan. Informasi dapat menimbulkan keraguan jika tidak wajar. 10) Dapat diukur Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nila sempurna. Pengukuran informasi umumnya dimaksudkan untuk mengukur dan meacak kembali validitas data sumber yg digunakan. Sutanta, Edhy. 2003. Sistem Informasi Manajemen edisi pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu
faktor2yg mempengaruhi
fungsi biaya biaya perangkat keras, biaya analisis pelaksanaan dn perancangan sistem, biaya tempat dn lingkungan, biaya perubahan dn biaya operasi nilai mutu informasi
ciri2 informasi yg baik
bukan data relevan sensitif tidak bias komprehensif timely
action oriented uniform performance targetted cost efective
sumber data yg bisa dijadikan informasi
data kependudukan : sensus pddk, survei kelahiran dn kematian didapatkan dr opencatatan akta kelahiran & surat ket. Meninggal data kesakitan : rekam medis,prktik dr. Swasta, penelitian data lainnya : penelitian,sanitasi dn lingkungan, catatan imunisasi
penyebab kesalahan dlm informasi
metode pengumpulan tdk tepat data hilang pmriksaan, pencatannya salah dokumen induknya salah
cara mengatasi kesalahan informasi
kontrol sistem utk menemukan kesalahan pemeriksaan internal dn eksternal menambah batas ketelitian data intri]uksi dr pemakai y terprogram scr baik dn dpt mnilaki adanya kesalahan yg mgkn tjd
komponen informasi
rekam medik
Manfaat rekam medik dalam sistem informasi manajemen kesehatan Administrasi Legal Finansial Riset Edukasi Dokumentasi Sumber : sistem informasi manajemen rumah sakit oleh Dr.dr.H.Boy S.Sabarguna, MARS a. sbg referensi kepentingan masa datang b. dokumentasi c. utk sumber data d. bahan evaluasi retrospektif dan prospektif. e. Sbg media belajar bg calon dokter. f. Sbg alat komunikasi antara dokter dan ahli-ahli kesehatan lainnya dlm merawat pasien g. Merupakan dasar perencanaan perawatan pasien h. Sbg alat bukti dari setiap masa perawatan atau berobat jalan i. Sbg dasar analisa, studi, evaluasi thd mutu pelayanan yg diberikan kpd pasien j. Membantu melindungi interest hukum dari pasien, rumah sakit dan dokter. k. Memberikan data klinis sbg kegunaan riset maupun pendidikan l. Memberikan informasi thd pihak ketiga m. sbg sumber perencanaan medis dan non medis bagi instansi pelayanan kesehatan di masa mendatang (tambahan dari Gemala Hatta). (HUKUM KESEHATAN, DR.AMRI AMIR, DSF, BUNGA RAMPAI) Manfaat rekam medik Menurut aspek Administrasi Sebagai dasar pemeliharaandan pengobatan pasien rekam medis dapat dipakai sebagai sumber informasi medis, alat komunikasi medis antar tenaga ataupun paramedik, alat komunikasi medis antar rumah sakit. Menurut aspek hukum Sebagai bahan pembuktian dalam perkara hukum, sebagai bukti tertulis untuk melindungi kepentingan pasien, dokter dan rumah sakit. Menurut aspek keuangan Sebagai dasar perhitungan biaya layanan kesehatan sekaligus dasar analisa biaya pelayanan kesehatan Menurut aspek resit dan edukasi Sebagai bahan penelitian kesehatan dan pendidikan
Menurut aspek dokumentasi Bahan2 yang berasal dari catatan rekam medis dapat dipakai sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan manajemen Dr. Boy S. Sabarguna, 2004, Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Tujuan rekam medik Menunjang pelayanan pasien dan memperbaiki kualitas pelayanan pasien. Menambah produktifitas profesional pelayanan kesehatan dan mengurangi biaya administrasif. Menunjang riset klinis dan pelayanan kesehatan. Mampu mengakomodasi pengembangan ke depan teknologi pelayanan kesehatan, kebijakan, manajemen dan keuangan Dr. Boy S. Sabarguna, 2004, Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
Kegunaan rekam medik : a. komunikasi, b. merencanakan, c. bukti tertulis, d. bahan yang digunakan, e. kepentingan hukum, f. data yang berguna, g. dasar didalam perhitungan, h. dokumentasi data yg tercantum dlm rekam medik Identitas dan formulir perijinan (Lembar Hak Kuasa). Riwayat penyakit. Laporan pemeriksaan fisik. Bilamana ada laporan sejenis yg dibuat sekitar 30 hari sebelum pasien dirawat maka laporan harus diikutsertakan dlm masa rawatannya saat ini. Instruksi diagnostik dan terapetik dg tanda tangan pejabat kesehatan yg berwewenang. Bilamana dlm keadaan darurat suatu instruksi tdk dpt dicatat langsung oleh dokter yg bertanggung jawab tetapi dititipkan mll seseorang (secara lisan atau pertelepon), maka dokter tersebut berkewajiban utk kemudian dalam 24 jam sesudah instruksi diadakan memeriksa dan menandatangani catatan dlm berkas RM yg memuat instruksi tdk langsung tsb. Bila ternyata dalam catatan tersebut ada kesalahan pengertian maka dokter harus segera memuat koreksi di halaman lembaran tersebut. Adanya catatan observasi Perihal observasi haruslah lengkap termasuk laporan konsultasi. Laporan tindakan dan penemuan
Termasuk yang berasal dari unit penunjang kesehatan seperti radiologi, laboratorium, laporan operasi, tanda tangan persetujuan operasi oleh pasien, tanda tangan dokter dan lainnya. Laporan operasi harus segera dibuat setelah berakhirnya operasi dan isinya memuat informasi secara lengkap mengenai penemuan, cara operasi, benda yang dikeluarkan serta diagnosa pasta bedah. Resume pasien (ringkasan riwayat pulang) haruslah memuat diagnosa sementara dan diagnosa utama, sekunder, tertier dan lainnya. Diagnosa sementara (juga dicantumkan dalam lembaran pertama yaitu mengenai identitas pasien ringkasan riwayat masuk & pulang) mencerminkan evaluasi terhadap kondisi pasien disaat masuk perawatan. Resume pasien harus senantiasa dibuat rumah sakit dan bila ada dokter pengirim diteruskan kepadanya. Arsip harus ada dalam berkas RM. Bilamana nekropsi diadakan maka diagnosa sementara harus dicatat dalam. berkas RM dalam 72 jam. Bilamana memungkinkan dan kemudian protokol lengkap harus disiapkan dalam 3 bulan. (HUKUM KESEHATAN, DR.AMRI AMIR, DSF, BUNGA RAMPAI)
Rekam medik berisi data yang dapat dikelompokkan menjadi 4 komponen, yaitu : 1) Identifikasi nama lengkap nama orangtua tempat tanggal lahir social security number pekerjaan jenis kelamin status perkawinan etnik 2) Social ras status dalam keluarga pekerjaan hobi dan kegemaran informasi keluarga (family information) gaya hidup (life style) sikap (attitude) 3) Medical Data langsung (direct patient data), yaitu : riwayat penyakit/operasi yang lalu catatan perawat (nurse notes) vital sign catatan perkembangan (progress notes) ECG, foto serta bukti langsung lainnya Data dokter atau professional lainnya, meliputi :
laporan laboratorium laporan operasi, termasuk anestesi, pasca anestesi dan patologi diagnosa dan sinar X perintah dokter foto serta lampiran laporan khusus 4) Financial perusahaan tempat bekerja kedudukan alamat perusahaan orang yang bertanggung jawab menanggung biaya jenis cakupan nomer asuransi cara pembayaran Hukum kesehatan, Sofwan Dahlan
sistem informasi manajemen batasan&ruang lingkup
1. Tinjauan SIM berdasarkan komponen fisik Perangkat keras (hardware) Perangkat keras Sistem Informasi Manajemen meliputi piranti-piranti yg digunakan oleh sistem komputer untuk masukan dan keluaran (input/output device), memory, modem, pengolah (processor), dan peripheral lain. Perangkat lunak (software) Perangkat lunak dalam Sistem Informasi Manajemen adalah berupa program2 komputer yang meliputi sistem operasi (Operating System/OS), bahasa pemograman (Programming Language), dan program2 aplikasi (Aplication). Berkas (file) Berkas merupakan sekumpulan data yang disimpan dengan cara-cara tertentu shg dapat digunakan kembali dengan mudah dan cepat membentuk suatu berkas. Prosedur (procedure) Prosedur meliputi prosedur pengoperasian untuk Sistem Informasi Manajemen, manual, dan dokumen2 yang memuat aturan2 yang berhubungan dengan sistem informasi dan lainnya. Manusia (brainware)
Manusia yang terlibat dalam suatu Sistem Informasi Manajemen meliputi operator, progammer, system analyst, manajer sistem informasi, manajer pada tingkat operasional, manajer pada tingkat manajerial, manajer pada tingkat strategis, teknisi, serta individu lain yang terlibat di dalamnya. Sutanta, Edhy. 2003. Sistem Informasi Manajemen edisi pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu 2. Tinjauan SIM berdasarkan fungsi pengolahan Sistem Informasi Manajemen mempunyai tugas utama melakukan transformasi data menjadi informasi. Hal ini berarti Sistem Informasi Manajemen bertugas menerima data masukan, mengolah data masukan, dan menghasilkan keluaran berupa informasi. Sistem Informasi Manajemen dapat terdiri atas fungsi berikut : 1) Mengolah Transaksi Salah satu fungsi Sistem Informasi Manajemen adl mengolah data yang diperoleh dari catatan2 proses transaksi. Sistem Informasi Manajemen akan mengolah transaksi yang terjadi dalam sistem. Contoh : data transaksi yg diolah oleh Sistem Informasi Manajemen adalah pemesanan, pengiriman barang pesanan, pembayaran, penjualan, pembelian, return barang yang dikirim, dan transaksi lainnya. 2) Memelihara File Historis File historis memuat kumpulan data transaksi yang telah terjadi dalam jangka waktu tertentu pada masa lampau. File historis perlu dipelihara untuk memenuhi kebutuhan informasi di masa mendatang. Pemeliharaan file historis memerlukan suatu mekanisme tersistem yang mampu menjaga data yang tersimpan agar dapat diakses dengan mudah dan cepat pada saat yang diperlukan. Umumnya file historis diperlukan untuk peramalan (forecasting) dan perencanaan (planning) berbagai kegiatan yang akan dilakukan. 3) Menghasilkan keluaran Unit pengolah dalam Sistem Informasi Manajemen akan menghasilkan informasi2 yang penting dibutuhkan para pengguna. Keluaran sistem dapat ditampilkan di layar monitor komputer (softcopy) maupun tercetak di atas kertas (hardcopy) atau media lain. Keluaran tersebut dapatberupa dokumen, laporan, atau jawaban atas pertanyaan yang dihasilkan, baik secara rutin maupun adhoc. 4) Interaksi user-pengolah Interaksi user-pengolah merupakan salah satu fungsi pengolahan dalam Sistem Informasi Manajemen yang berupan media yang memungkinkan user untuk
berinteraksi dengan program aplikasi pengolahan data. Interaksi user-pengolah umumnya merupakan tampilan dialog di monitor komputer. User dapat menjawab pertanyaan, memilih proses, atau aktifitas lainnya untuk mengoperasikan sistem. Sutanta, Edhy. 2003. Sistem Informasi Manajemen edisi pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu 3. Tinjauan SIM berdasarkan fungsi keluaran Dokumen Transaksi Merupakan keluaran yang dihasilkan sebagai bukti proses transaksi. Contoh dokumen transaksi : faktur pemesanan, nota penjualan, nota pembelian, kuitansi pembayaran, bukti pengiriman barang, dan lainnya. Laporan terjadwal / rutin Sistem Informasi Manajemen harus mampu mengahsilkan berbagai laporan terjadwal/rutin yang dapat dicetak secara periodik pada setiap akhir hari, minggu, bulan, tahun, atau lainnya. Laporan rutin dapat berupa daftar rincian transaksi atau rekapitulasi transaksi yang telah terjadi. Jawaban atas pertanyaan terjadwal Selain menyajikan informasi berupa laporan, Sistem Informasi Manajemen juga harus mampu memberikan jawaban atas pertanyaan terjadwal bisa berupa informasi singkat yang ditampilkan di monitor komputer dan tidak harus dicetak. Contoh: kondisi status barang tertentu di gudang pada setiap akhir hari Laporan tidak terjadwal (adhoc) Sebagian informasi berupa laporan, seringkali perlu disajikan pada waktu yang tidak tertentu. Sewaktu-waktu manajer memerlukan laporan, maka Sistem Informasi Manajemen harus mampu memenuhinya secara cepat. Contohnya laporan pembelian barang perlu segera dicetak pada saat inspeksi pimpinan. Jawaban atas pertanyaan tidak terjadwal (adhoc) Para manajer seringkali memerlukan informasi singkat yang harus disajikan sewaktu-waktu. Hal ini merupakan salah satu fungsi Sistem Informasi Manajemen yang harus mampu memenuhinya secara cepat. Dialog user-machine Dialog user-machine merupakan media yang memungkinkan user untuk berinteraksi dengan peralatan yang digunakan dalam sistem. Interaksi user-pengolah umunya berupa tampilan pesan di monitor komputer yang menunjukkan pesa peringatan atau progress yang sedang dilaksanakan oleh program aplikasi komputer. Contoh
dialog user-machine adalah berupa pesan bahwa printer belum siap digunakan untuk mencetak, kehabisan kertas, kehabisan tinta, dan pesan peringatan lainnya. Sutanta, Edhy. 2003. Sistem Informasi Manajemen edisi pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu
hambatan :
kegiatan pencatatan dan pelaporan data dilapangan yg tdk terlalu jelas manfaatnya. o Data pelaporan yg tidak lengkap, terlambat, tdk dpt dipercaya. o Kurangnya sumber daya utk mengelola data informasi (PENGANTAR ADMINISTRASI KESEHATAN, BUDIORO B) o
komponen metode pengolahan kedudukan sistem informasi manajemen dlm mengambil
keputusan 1. Kedudukan informasi di dalam pengambilan keputusan input adalah data yg akan diolah oleh unit pengolah, dan output adalah informasi sbg hasil pengolahan data yg telah diinputkan tsb. Suatu unit penyimpan diperlukan sebagai alat simpanan data, pengolah, maupun informasi. Dan selanjutnya dapat dilanjutkan utk mjd masukan dan diproses utk menentukan pengambilan keputusan. (SISTEM INFORMASI MANAJEMEN, EDDY SUTANTHA, S.T) informasi merupakan produk utama system informasi. Karena informasi mengurangi ketidakpastian, akibatnya ialah bahwa informasi memberikan bantuan yang penting bagi pengambilan keputusan. Informasi mempunyai dua fungsi pokok yakni mengurangi keanekaragaman dan memberikan umpan balik. Biaya untuk menghasilkan informasi harus seimbang dengan nilainya. Ada sejumlah perlengkapan yang dapat membantu menentukan nilai informasi, tetapi pada akhirnya pemakai sendirirlah yang harus menentukan nilai yang sesuangguhnya.
Mutu informasi itu lebih penting daripada jumlahnya. Informasi berbeda dalam mutunya disebabkan oleh penyimpangan atau kesalahan. Penyimpangan mudah menyesuaikannya. Yang menjadi masalah hádala menemukan penyimpangan tersebut. Kesalahan sulit menyesuaikannya. Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. Untuk memperoleh informasi, diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit pengolah. Sistem informasi manajemen, Edhy Sutanta
fungsi pokok
