SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PENILAIAN KINERJA KARYAWAN DENGANMENGGUNAKAN METODE PROFILE MATCHING DI PT.TIKI JALURNUGRAHA EKAKURIR KANTOR CABANG JL.PERMATA KAWALUYAAN RUKO 1-4 BANDUNG Lendi Prastio1, Widya Revina, S.Kom2 Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 75642823, Fax. +62 22 7564282 Email :
[email protected],
[email protected] Abstrak Di dalam sebuah perusahaan, tenaga kerja (karyawan) merupakan salah satu Faktor penentu keberhasilan suatu perusahaan. Tenaga kerja yang berkualitas akan memudahkan perusahaan dalam mengelola aktivitasnya sehingga tujuan yang ditetapkan dapat tercapai. Untuk mendapatkan tenaga kerja (Sumber Daya Manusia /SDM) yang berkualitas bukanlah hal mudah. Salah satu cara yang digunakan untuk memperoleh tenaga kerja yang berkualitas adalah dengan melakukan penilaian karyawan terhadap tugas/jobdesk mereka. Penilaian karyawan ini digunakan untuk proses kenaikan pangkat, evalusi kinerja, subsidi, dan karyawan berprestasi.Keputusan yang akan diambil diharapkan dapat sesuai dengan harapan sehingga tidak ada pihak yang dirugikan. Adapun permasalahan yang dihadapi oleh JNE cabang Bandung Jl permata kawaluyaan ruko 1-4 Bandung yaitu mengenai penilaian kinerja yang Dalam kegiatan penilaian kinerja karyawan selama ini proses penilaian kinerja karyawan masih dilakukan secara manual. Sistem yang berjalan selama ini belum bisa mengakomodir kebutuhan pencatatan penilaian dan pelaporan penilaian kinerja karyawan. Dalam setiap pelaksanaan kerjanya sistem komputrisasi sangat diperlukan untuk menunjang kegiatan yang akan dilaksankan sehingga pencatatan yang dilakukan lebih efektif dan efisien serta informasi yang dihasilkan lebih tepat dan akurat. Dengan adanya permasalahan diatas maka akan dibangun sebuah sistem informasi mengenai pengambilan keputusan penilaian kinerja karyawan dengan menggunakan metode Profile Matching dan dengan pendekatan SDLC model waterfall. Bahasa pemrograman adalah VB.Nett dan database yang digunakan adalah SQL Server 2005, SAP crystal report untuk merancang dan menghasilkan laporan. Dengan dibuatkannya sistem penilaian kinerja karyawan ini maka diharapkan mampu membantu menangani penilaian kinerja berdasarkan kualifikasi dan kategori. Kata Kunci : Penilaian Kinerja, Penilaian berdasarkan kualifikasi, kategori dan secara objektif. 1. Pendahuluan Di dalam sebuah perusahaan, tenaga kerja (karyawan) merupakan salah satu Faktor penentu keberhasilan suatu perusahaan. Tenaga kerja yang berkualitas akan memudahkan perusahaan dalam mengelola aktivitasnya sehingga tujuan yang ditetapkan dapat tercapai. Untuk mendapatkan tenaga kerja (Sumber Daya Manusia /SDM) yang berkualitas bukanlah hal mudah. Salah satu cara yang digunakan untuk memperoleh tenaga kerja yang berkualitas adalah dengan melakukan penilaian karyawan terhadap
tugas/jobdesk mereka. Penilaian karyawan ini digunakan untuk proses kenaikan pangkat, evalusi kinerja,subsidi,dan,karyawanberprestasi.Keputusan, yang akan diambil diharapkan dapat sesuai dengan harapan sehingga tidak ada pihak yang dirugikan. Adapun permsalahan yang di identrifikasikan adalah sebagai berikut : 1. Adanya penilaian yang jurang objektif terhadap penilaian kinerja karyawan.
1
2. Kesulitan dalam mengukur kinerja untuk menentukan karyawan terbaik karena tidak adanya pentuan aspek dan sub aspek penilaian yang tidak pasti. Untuk memfokuskan analisa, maka ruang lingkup permasalahan hanya mencakup sebagai berikut : 1.
2.
Tidak membahas mengenai transaksi, hanya mengenai proses pencatatan laporan pengiriman.
Adapun tujuan dari perancangan ini adalah : 1. Memudahkan proses pencatatan pengiriman barang supaya tersimpan berdasarkan kualifikasi dan kategori. 2. Memudahkan proses pengecekan ulang laporan pengiriman.
Mengenai proses pencatatan pengiriman paket barang di PT.Tiki Jalur Nugraha Ekakurir Bandung.
Tenaga kerja yang berkualitas akan memudahkan perusahaan dalam mengelola aktifitasnya sehingga tujuan yang ditetapkan dapat tercapai untuk mendapatkan tenaga kerja (Sumber Daya Manusia) yang berkualitas bukanlah hal mudah. Salah satu cara yang digunakan untuk memperoleh tenaga kerja yang berkualitas adalah dengan melakukan penilaian kinerja karyawan terhadap tugas dan jobdesk mereka. Penilaian karyawan ini digunakan untuk proses kenaikan pangkat, evaluasi kinerja, subsidi dan karyawan berprestasi. Keputusan yang diambil diharapkan dapat sesuai dengan harapan sehingga tidak ada pihak yang dirugikan.
2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Informasi Menyangkut pemahaman tentang pengertian sistem informasi ini, dalam bukunya Agus Mulyanto (2009:29) mengutipkan beberapa pendapat para ahli, diantaranya: 1. Menurut James alter, sistem informasi adalah “kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi”. 2. Menurut Bodnar dan Hopwood, sistem informasi adalah “kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna”. 3. Menurut Gelinas, Oram dan Wiggins, sistem informasi adalah “suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada pemakai”. 4. Menurut Turban, McLean dan Waterbe, sistem informasi adalah “sistem yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan mneyebarkan informasi untuk tujuan spesifik”. 5. Menurut Joseph Wilkinson, sistem informasi adalah “kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan”. Dari beberapa definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem yang terdiri dari kumpulan komponen sistem, yaitu software, hardware dan brainware yang memproses informasi menjadi sebuah output yang berguna untuk mencapai suatu tujuan tertentu dalam suatu organisasi.
2.3 Fungsi Penialian Kinerja Fungsi Penilaian Kinerja Salah satu cara yang digunakan untuk memperoleh tenaga kerja yang berkualitas adalah dengan melakukan penilaian kinerja karyawan terhadap tugas dan jobdesk mereka. Penilaian karyawan ini digunakan untuk proses kenaikan pangkat, evaluasi kinerja, subsidi dan karyawan berprestasi. Keputusan yang diambil diharapkan dapat sesuai dengan harapan sehingga tidak ada pihak yang dirugikan. Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa penilaian kinerja karyawan merupakan salah satu alternative untuk memberikan penilaian kinerja pada karyawan sehingga mempermudah dalam menentukan karyawan terbaik dan mengukur kinerja karyawan tersebut. 2.3 Perancangan Sistem Perancangan sistem ini akan dibuat berdasarkan Metode Analisis Dan Perancangan Terstruktur. Perancangan sistem adalah tahap awal dimana pendekatan awal untuk menyelesaikan masalah dipilih. Selama perancangan sistem, struktur keseluruhan diputuskan. Tujuan perancangan sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran umum kepada pemakai (user) mengenai sistem informasi yang baru serta untuk memenuhi kebutuhan pemakai (user) dalam memperoleh dan mengolah informasi yang ada.
2.2 Peranan Penilaian Kinerja Penilaian kinerja karyawan dijadikan sebagai salah satu faktor penentu keberhasilan suatu perusahaan.
METODE PENELITIAN
2
Metodologi adalah kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturanaturan yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan seni atau disiplin ilmu yang lain. (jogiyanto:2005)
4. Apabila barang elektronik dan barang berharga, cash counter akan memberikan penawaran asuransi untuk jaminan kerusakan dan kehilangan, cash counter akan memeriksa barang tersebut untuk didata barangnya, setelah selesai cash counter akan mencatatat barang yang berasuransi di from asuransi setelah itu pihak pengirim paket barang mendatangani from barang asuransi. Cash counter akan menginput data barang yang berasuransi . 5. Apabila data pelanggan dan paket barang telah sesuai data pengiriman maka akan dicatat dan dibuat resi sebanyak 6 rangkap. 6. Resi rangkap 1 diberikan kepada pelanggan, dan resi 2 untuk arsip dan 3 rangkap untuk dibarang . 7. Dari data pelanggan dan paket yang telah sesuai, maka data pelanggan dan paket diberikan kepada bagian helper untuk diperiksa kelengkapannya. 8. Setelah diperiksa kelengkapannya, bagian helper akan membuat laporan BSTB atau laporan pengiriman sebanyak 2 rangkap. 9. BSTB rangkap 1 diberikan kepada pihak pick up yang nantinya akan dikirim ke tujuan pengiriman. Dan BSTB rangkap 2 diarsipkan.
Metodologi yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini adalah metodologi analisis dan perancangan terstruktur atau konvensional. Dengan model proses waterfall Metodologi ini menggunakan pendekatan model analisis terhadap : 1. Data, yang digambarkan dalam ERD (Entity Relationship Diagram), dan dipetakan ke dalam Data Object Description (Skema Relasi). 2. Proses/Fungsional, yang digambarkan dalam DFD (Data Flow Diagram), dan diturunkan ke dalam PSpec (Proses Specification). Waterfall adalah suatu teknik pengembangan sistem untuk merencanakan, memutuskan dan mengontrol proses pengembangan sistem informasi Tahapantahapan dalam melakukan pengembangan sistem yang digunakan model waterfall adlah sebagai berikut : 1. Perencanaan (Planing) 2. Analisis (Analysist) 3. Perancangan (Design) 4. Penerapan (Implementation) 5. Pemeliharaan (Maintenance) Langkah-langkah yang dilakukan dalam metodologi waterfall adalah : 1. Melakukan survei ruang lingkup proyek dan kelayakanya 2. Mempelajari sistem yang sedang berjalan 3. Menentukan permintaan user. 4. Memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling baik, 5. menentukan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) 6. Merancang perangkat lunak 7. Membangun perangkat lunak 8. Mengimplementasikan perangkat lunak 9. Memelihara dan melakukan perbaikan / peningkatan perangkat lunak bila diperlukan. 3. Hasil Penelitian Sistem Berjalan 1. Berikut adalah prosedur Sistem Pencatatan Pengiriman di PT. TIKI JNE Bandung Cabang Soekarno Hatta : 2. Bagian cash counter menerima paket yang akan dikirim dari pelanggan. Kemudian data pelanggan dan paket diperiksa. 3. Apabila data pelanggan atau paket tidak sesuai, maka paket akan dikembalikan kepada pelanggan.
Gambar Mapping Chart sistem penilaian kinerja karyawan
Context Diagram
3
tersebut berjenis paket atau dokumen yang bernilai tinggi. 2. Pada sistem yang baru dibuatkan kriteria pemisahan barang HVS dan NON HVS untuk mengurangi kekeliruan saat penginputan. Sistem Usulan 1. Bagian cash counter menerima paket yang akan dikirim dari pelanggan. Kemudian data pelanggan dan paket diperiksa. 2. Apabila data pelanggan atau paket tidak sesuai, maka paket akan dikembalikan kepada pelanggan. 3. Apabila barang elektronik dan barang berharga cash counter akan memberikan penawaran asuransi untuk jaminan kerusakan dan kehilangan, cash counter akan memeriksa barang tersebut untuk di data barangnya setelah selesai cash counter akan mencatatat barang yang berasuransi di from asuransi setelah itu pihak pengirim paket barang mendatangani from barang asuransi. Cash counter akan menginput data barang yang berasuransi . 4. Apabila data pelanggan dan paket barang telah sesuai data pengiriman maka akan dicatat dan dibuat resi sebanyak 6 rangkap. 5. Resi rangkap 1 diberikan kepada pelanggan, dan resi 2 untuk arsip dan 3 rangkap untuk dibarang . 6. Dari data pelanggan dan paket yang telah sesuai, maka data pelanggan dan paket diberikan kepada bagian helper untuk diperiksa kelengkapannya. 7. Setelah diperiksa kelengkapannya, bagian helper akan membuat laporan BSTB atau laporan pengiriman sebanyak 2 rangkap. 8. BSTB rangkap 1 diberikan kepada pihak pick up yang nantinya akan dikirim ke tujuan pengiriman. Dan BSTB rangkap 2 diarsipkan. 9. Kemudian dibuatkan klasifiksi barang apakah barang itu berupa dokumen atau non dokumen, apabila barang tersebut berupa dokumen akan dimasukan kedalam kategori bahwa barang itu berupa dokumen. 10. apabila barang tersebut berupa paket besar non dokument sama barang tersebut akan dibuatkan klasifikasi dan kategori.
Karyawan
Raport Karyawan
1 SISTEM INFORMASI PENIAIAN KINERJA KARYAWAN
Daftar Hasil Penilaian Kinerja
Daftar Hasil Penilaian Kinerja sudah di ACC
MANAGER HC
Gambar Context Diagram Penilaian kinerja karyawan (DFD) Logical Level 0 sistem Berjalan
Gambar DFD level 0 Sistem penilaian kinerja karyawan Akan dilakukan perubahan dari sistem lama yang akan dirancang pada sistem baru berdasarkan pada permasalahan yang terjadi sebelumnya dari sistem lama yang diharapkan masalah yang terjadi akan teratasi dengan perubahan sistem usulan ini. Adapun uraian perubahan rancangan sistem usulan adalah sebagai berikut : 1. Dengan adanya perubahan sistem baru Pada saat proses pengiriman paket dibuatkan terlebih dahulu kategori berdasarkan jenis barang apakah barang
4
(DFD) Logical Level 0 Sistem Usulan
Gambar form aspek penilaian Gambar DFD Level 0 Sistem Usulan
Format Input/Output Pada bagian ini akan diuraikan bentuk input – output yang digunakan dalam sistem baru (termasuk input – output dari sistem yang berjalan tetapi masih digunakan dalam sistem baru), meliputi : Struktur Menu, Rancangan Dokumen dan Dialog Screen.
Gambar V. 2 Form nilai GAP
Gambar V. 1 Struktur Dialog Menu Sistem Pengiriman Barang Gambar Rancangan Dokumen Pengiriman barang
Gambar Menu Sub aspek penilaian
5
Penilaian kinerja
ry Ka
aw
Da Data Karyawan
ta Da
an
Memilih Periode Penilaian
ta Ka ry
aw
Menginput Nilai Kinerja
ia
n ia ila Pe n si l
ila
Da
n
Ha
n Pe
fta r
de
Data Nilai kinerja
an
Menginput Nilai Attitude
r Pe io
Berikut adalah kebutuhan sumber daya manusia (Brainware) dari perancangan sistem ini, diantaranya : 1. Satu orang Sistem Analis Bertugas mengawasi kegiatan dalam penerapan sistem yang baru dan memastikan sistem yang dibuat telah sesuai dengan yang direncanakan serta mengatasi kelemahan-kelemahan yang terjadi dalam sistem tersebut. 2. Satu orang Progammer Bertugas membuat program aplikasi komputer berdasarkan sistem yang telah dirancang dan dideskripsikan oleh sistem analis dan mengubah atau memodifikasi program aplikasi komputer yang sudah ada pada sistem lama untuk dibuat menjadi sistem baru. 3. Satu orang Administrator Bertugas sebagai pelaksana pengoperasian terhadap sistem di dalam melakukan kegiatannya, yang bertugas untuk mengelola sistem.
Mengakumulasi penilaian kinerja
Gambar rancangan
4. Kesimpulan Dengan dibuatnya perancangan sistem ini diharapkan nantinya akan berguna baik untuk karyawan maupun perusahaan karena pada dasarnya perancangan sistem ini dibuat untuk mempermudah akses informasi dan pekerjaan karyawan di PT.TIKI JNE KAWALUYAAN Cabang Bandung. Beberapa kesimpulan yang dapat di Tarik diantaranya : 1. Pencatatan pengiriman barang akan tersimpan berdasarkan kategori. 2. Telah dibuatnya pengkodean yang memudahkan pencatatan barang saat akan melakukan packing.
Konfigurasi HW / SW sebagai penentuan kebutuhan sumber daya untuk sistem informasi yang baru merancang kebutuhan perangkat keras (hardware) dan kebutuhan perangkat lunak (software) dalam upaya menunjang keberhasilan dari usaha perancangan sistem. Hardware 1. Komputer 1 Unit dengan konfigurasi: 2. Monitor 15” 3. Keyboard 4. Mouse 5. Processor berkecepatan minimum 1.6 GHz 6. Memory 1 GB 7. Internal VGA Card atau External 8. Harddisk minimum 80 GB 9. Motherboard yang memiliki port Usb 10. Power Supply 400 watt 11. DVD atau Cd-Rom
DAFTAR PUSTAKA [1] Sutarman. 2009. Pengantar Teknologi Informasi. Yogyakarta : Bumi Aksara. [2] Hartono, Jogiyanto. (2009). Sistem Teknologi Informasi.Yogyakarta : Andi.
Software Software yang digunakan dalam rancangan ini adalah
[3] Gaol,L,
Jimmy.
2008.
Sistem
Informasi
Manajemen Pemahaman dan Aplikasi.
sebagai berikut:
[4] Jakarta : Penerbit PT Grasindo.
1. Operating sistem menggunakan Windows Xp atau Vista. 2. Pembuatan database dapat menggunakan Ms SQL Server 2005. 3. Untuk pembuatan program bahasa pemrograman yang dapat digunakan seperti Microsoft Visual Basic 2010. 4. Untuk pembuatan laporan dapat menggunakan crystal report 8.5, active report ataupun yang lainnya.
[5] Agus Mulyanto. 2009. Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Pustaka Pelajar.
6
