Lembar Pengendalian MANUAL PROSEDUR PENGAJUAN DAN PENGESAHAN TAMBAHAN UANG PERSEDIAAN (TUP) SUBBAG KEUANGAN & KEPEGAWAIAN FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS DIPONEGORO
SPMI-UNDIP
MP
04
SEMARANG 2010
33
Lembar Pengendalian MANUAL PROSEDUR PENGAJUAN DAN PENGESAHAN TAMBAHAN UANG PERSEDIAAN (TUP) SUBBAG KEUANGAN & KEPEGAWAIAN FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS DIPONEGORO
SPMI-UNDIP
MP
Revisi ke Tanggal Dikaji ulang oleh
: : :
Dikendalikan oleh Disetujui oleh
: :
FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS DIPONEGORO Revisi ke Tanggal 2-01-2010
04
33
2 Januari 2010 Pembantu Dekan Bidang Keuangan & Kepegawaian Tim Penjaminan Mutu FK UNDIP Dekan FK UNDIP
MANUAL PROSEDUR – Pengajuan dan Pengesahan TUP Subbag Keuangan dan Kepegawaian SPMI-UNDIP/MP/04/33
Disetujui oleh Dekan
MANUAL PROSEDUR
Pengajuan dan Pengesahan TUP Subbag Keuangan dan Kepegawaian
Disetujui oleh:
Dekan Revisi ke -
Tanggal 2-01-2010
SPMI-UNDIP/MP/04/33
1. TUJUAN Memberikan petunjuk kepada Program Studi yang akan mengajukan permintaan tambahan uang persediaan (TUP)
2. PENGERTIAN a. Tambahan Uang Persediaan (TUP) adalah uang yang diberikan kepada satker untuk kebutuhan yang sangat mendesak dalam satu bulan melebihi pagu UP yang ditetapkan (Per-66/PB/2005) b. Kelengkapan Persyaratan SPP-TUP i. Rincian rencana penggunaan dana Tambahan Uang Persediaan dari Kuasa Pengguna Anggaran atau pejabat yang ditunjuk ii. Surat pernyataan dari Kuasa Pengguna Anggaran atau Pejabat yang ditunjuk bahwa: - Dana Tambahan UP tersebut akan digunakan untuk keperluan mendesak dan akan habis digunakan dalam waktu satu bulan terhitung sejak tanggal diterbitkan SP2D; - Apabila terdapat sisa dana TUP, harus disetorkan ke Rekening Kas Negara; - Tidak untuk membiayai pengeluaran yang seharusnya dibayarkan secara langsung iii. Rekening Koran yang menunjukkan saldo terakhir. (Per-66/PB/2005) c. Berkas Pengajuan TUP i. SPM ii. SPP iii. SURAT PERNYATAAN iv. RINCIAN RENCANA PENGGUNAAN DANA v. REKAP DAFTAR RENCANA PENGGUNAAN DANA vi. REKAP PAJAK PER AKUN vii. REKENING KORAN PERTANGGAL SPP d. Berkas Pengesahan TUP i. SPM ii. SPP iii. SPTJ iv. SPTJB PER AKUN v. FOTOCOPY SSP PAJAK YANG DILEGALISIR
3. TANGGUNG JAWAB Dekan dan Pembantu Dekan II selaku PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) bertanggung jawab agar prosedur ini dapat diikuti dengan benar.
4. PROSEDUR PENGAJUAN PERSEDIAAN (TUP)
dan
PENGESAHAN
TAMBAHAN
UANG
1
Bagian keuangan membukukan kuitansi dan daftar honor untuk di rekap dan diajukan TUP (Tambahan Uang Persediaan) setelah dilakukan proses pengesahan SPJ TUP dan SPJ UP bulan lalu
2
Bagian keuangan membuat pengajuan TUP : SPM (Surat Perintah Membayar), SPP (Surat Perintah Pembayaran), Surat Pernyataan, Rincian rencana penggunaan dana, Rekap daftar rencana penggunaan dana, Rekap pajak per akun, Rekening Koran pertanggal SPP untuk diusulkan/diajukan ke bag.keu.Kantor Pusat
3
Bagian keuangan kantor pusat melakukan verifikasi atas usulan TUP dari fakultas dan mengembalikan ke fakultas untuk diperbaiki bila ditemukan kesalahan
4
Bendahara pengeluaran kantor pusat membuat dan menandatangani SP2D nomor urut tercetak dan berhologram, SP2D-TUP dan SPM TUP diarsip urut tanggal
5
Bendahara pengeluaran kantor pusat membuat cek sesuai dengan pengajuan dari fakultas dan mentransfer uang tersebut ke rekening giro BPP FK
6
Bank Persepsi melakukan verifikasi SP2D dan meneliti kelengkapan serta merealisasikan SP2D-UP dan bayar melalui transfer rekening bank
7
Bagian keuangan mengambil uang di bank sesuai jumlah pengajuan dengan menggunakan cek yang ditandangani PPK fakultas sesuai jumlah pengajuan
8
Bagian keuangan membayarkan honor kepada pegawai yang mendapat honor, dan membayar semua kwitansi serta permintaan lain yang non-honor kepada pelaksana kegiatan
9
Bagian keuangan membuat pengesahan TUP: SPM, SPP, SPTJ, SPTJB per Akun, Rekap Pajak Per Akun, Fotocopy SSP Pajak yang dilegalisir untuk diserahkan ke bagian keuangan pusat
10
Bagian keuangan kantor pusat melakukan verifikasi atas pengesahan TUP dari fakultas dan mengembalikan ke fakultas untuk diperbaiki bila ditemukan kesalahan
11
Bendahara pengeluaran kantor pusat membuat dan menandatangani SP2D nomor urut tercetak dan berhologram, SP2D-TUP dan SPM TUP diarsip urut tanggal
12
BPP FK menerima SP2D-UP dengan stempel lunas dibayar
DIAGRAM ALUR PENGAJUAN PENGGANTIAN TAMBAHAN UANG PERSEDIAAN (TUP) No
1.
Kegiatan Bagian keuangan membukukan kuitansi dan daftar honor untuk di rekap dan diajukan TUP (Tambahan Uang Persediaan) setelah dilakukan proses pengesahan SPJ TUP dan SPJ UP bulan lalu
2.
Bagian keuangan membuat pengajuan TUP : SPM (Surat Perintah Membayar),SPP (Surat Perintah Pembayaran), Surat Pernyataan, Rincian rencana penggunaan dana, Rekap daftar rencana penggunaan dana, Rekap pajak per akun, Rekening Koran pertanggal SPP untuk diusulkan/ diajukan ke bag keu. Kantor pusat
3.
Bagian keuangan kantor pusat melakukan verifikasi atas usulan TUP dari fakultas dan mengembalikan ke fakultas untuk diperbaiki bila ditemukan kesalahan
4.
BPP FK
Pihak-Pihak yang Terlibat Pelaksan Keu Keu BP a Fak. Univ Univ Kegiatan .
Bendahara pengeluaran kantor pusat membuat dan menandatangani SP2D nomor urut tercetak dan berhologram, SP2D-TUP dan SPM TUP diarsip urut tanggal
BANK PERSEPSI
Dokumen
- Kwitansi - Daftar Hadir - Tanda tangan dan penerima barang - SK Dekan - ST - Daftar Honor - SPM - SPP - Surat Pernyataan - Rincian rencana penggunaan dana - Rekap daftar rencana penggunaan dana - Rekap pajak per akun - Rekening Koran pertanggal SPP IDEM Tidak
Ya
- SP2D UP - SPM-UP
Pihak-Pihak yang Terlibat No
Kegiatan
5.
Bendahara pengeluaran kantor pusat membuat cek sesuai dengan pengajuan dari fakultas dan mentransfer uang tersebut ke rekening giro BPP FK
6
Bank Persepsi melakukan verifikasi SP2D dan meneliti kelengkapan serta merealisasikan SP2DUP dan bayar melalui transfer rekening bank
7
Bagian keuangan mengambil uang di bank sesuai jumlah pengajuan dengan menggunakan cek yang ditandangani PPK fakultas sesuai jumlah pengajuan
8
Bagian keuangan membayarkan honor kepada pegawai yang mendapat honor, dan membayar semua kwitansi serta permintaan lain yang non-honor kepada pelaksana kegiatan
9
Bagian keuangan membuat pengesahan TUP: SPM, SPP, SPTJ, SPTJB per Akun, Rekap Pajak Per Akun, Fotocopy SSP Pajak yang dilegalisir untuk diserahkan ke bagian keuangan pusat
Dokumen BPP FK
Pelaksan a Kegiatan
Keu Fak.
Keu Univ .
BP Univ
BANK PERSEPSI - SP2D UP - SPM-UP
- SPM - SPP - SPTJ - SPTJB per Akun - Rekap Pajak Per Akun -Fotocopy SSP Pajak yang dilegalisir
Pihak-Pihak yang Terlibat BPP FK
No
Kegiatan
10
Bagian keuangan kantor pusat melakukan verifikasi atas pengesahan TUP dari fakultas dan mengembalikan ke fakultas untuk diperbaiki bila ditemukan kesalahan
11
12
Bendahara pengeluaran kantor pusat membuat dan menandatangani SP2D nomor urut tercetak dan berhologram, SP2DTUP dan SPM TUP diarsip urut tanggal BPP FK menerima SP2D-UP dengan stempel lunas dibayar
Pelaksan a Kegiatan
Keu Fak.
Keu Univ.
BP Univ
BANK PERSEPS I
Dokume n IDEM
Tidak
Ya
-SP2D -SPM
