Lean Office – Veszteségcsökkentés adminisztratív területeken Dr. Németh Balázs 2010. Szeptember 30.
Hogyan csináljunk kevesebbel többet? ek y n é m l te e v Kö
Erıfor rá
sok
idı 2
Veszteségcsökkentési potenciálok Gyártás Anyagköltség (kb. 60%) Készletek Selejt és hibaköltség Terület Kiegyensúlyozatlan gyártósorok Ki nem használt kapacitások (emberi idı, gépi állásidı) A felesleges készlet és kapacitások elfedik a problémákat!
Szolgáltatás Bérköltség (kb. 70%) Várakozás, idıveszteség Felesleges tevékenységek Bonyolult folyamatok Visszatérı hibák Rosszul kiegyensúlyozott mőveletek Elveszett, téves információk Elvesztett vevık
Selejt Kiegyensúlyozatlan gyártás Gyenge ütemezés
Hibák Gép leállások
Hosszú átállási idık
Hosszú szállítási út
Nem megbízható beszállítók
Hiányzások
Késıi szállítás
3
Lean megközelítés Rendelésteljesítés átfutási ideje Anyag megérkezik Anyagot megrendeljük
Terméket leszállítjuk
Transzformációs rendszer átfutási ideje
Megrendeléstıl kifizetésig átfutási idı Cashtıl cash-ig átfutási idı Megrendelés
Anyagot kifizetjük
Kifizetés 4
Lean Management 5 alapelve 1.
2.
Határozzuk meg, hogy melyek a hozzáadott értéket tartalmazó és nem tartalmazó tevékenységek a vevı szempontjából Azonosítsuk az összes, a termék vagy szolgáltatás elıállítása szempontjából szükséges tevékenység láncolatát, az értékáramot és azonosítsuk a veszteségeket.
3.
Tegyük folytonossá, megszakítások, eltérítések, megállások nélkülivé az értékáramot
4.
Csak azt állítsuk elı, amit a vevı igényel, húzó rendszer kialakítása
5.
Folyamatosan törekedjünk a tökéletességre, a veszteségek folyamatos felderítésén és eltávolításán keresztül.
Value
Value stream
Flow
Pull
Perfection
(James Womack, Daniel Jones) 5
Értékáram elemzés (Value Stream Analysis) Beszállító
Vevı 1. tevékenység
2. tevékenység
3. tevékenység
1. Kiküszöbölés Hozzáadott értéket termelı
Hozzáadott értéket nem termelı Muda II
Hozzáadott érték t. i. Teljes átfutási idı
= 1-10-20% ??
HÉ Muda I
3. Változtatás
Hozzáadott érték Muda I Muda II
2. Csökkentés
6
Lean Office
0 hiba koncepció
Rugalmas szervezet
Folyamatos értékáram
Vevı és értékközpontúság
Kaizen, veszteségcsökkentés Vizuális STABIL MŐKÖDÉS 5S mgmt. Szabványos munka és folyamatok
Lean szemlélet 7
Hol vannak a veszteségek az irodában?
Idı Eszköz Információ Ember Folyamat Anyag Energia 8
Veszteségek adminisztratív területeken Tevékenységek: - Túl sok idıt igénylı tevékenységek (elhúzódó megbeszélések) - Felesleges tevékenységek (pl.: telefonok, keresgélés, ellenırzés) -.Várakozás (más területekre, információkra) - Duplán, párhuzamos elvégzett tevékenységek - Megismételt feladatok, megbeszélések - Hibák, hibakeresés, javítás - Befejezetlen feladatok, fejlesztések - Eredménytelen nem célirányos tevékenységek (marketing akciók..)
Folyamatok: - Szabályozatlan, szervezetlen folyamatok - Feleslegesen bonyolult folyamatok - A szétszabdalt (sok szereplıs) folyamatok -Tisztázatlan feladatok, felelısségek, munkaköri leírások - Felesleges jóváhagyási körök - Túlzott adminisztráció, bürokratizálódás - Kiegyensúlyozatlan folyamatok - Állásidık, szakadások a folyamatokban - Feleslegesen elindított folyamatok (megrendelés, ellenırzés) -Feleslegesen ismételt folyamatok (tervezési körök)
Információk:
Erıforrások, kapacitások:
- Az információ hiány, téves információk következtében hozott rossz döntések - Elveszett információk, vevıi igények - Elavult, hibás információk, dokumentumok - A felhasználó számára szükségtelen információk (felesleges emailek, adatok) - Duplikált információk - A nem idıben továbbított információk - A nem egyértelmő, félrevezetı információk - A felesleges dokumentumok
- Rosszul kihasznált emberi erıforrások, képességek - Felesleges, ki nem használt kapacitások (létszám, IT, irodai terület, szoftver) - A kapacitások kiegyensúlyozatlan igénybe vétele - Elavult adatbázisok, file-ok, információk tárolása - Logikátlan irodai elrendezés - Szétszabdalt, adatbázisok, egymáshoz nem illeszkedı, IT rendszerek - Elégtelen kapacitások okozta várakozás, 9 idıveszteség
Minden olyan megoldás, amely növeli az erıforrások rugalmas, vevıi igényekhez illeszkedı kihasználását
több funkciós munkatársak (egyablakos kiszolgálás, átcsoportosítás), rugalmas idıbeosztás, területek összevonása (fizikailag), folyamatelvő szervezet online adatbázisok, tudásbázisok dolgozók felhatalmazása
elısegíti a veszteségek csökkentését. 10
Veszteségek adminisztratív területeken Tevékenységek: - Túl sok idıt igénylı tevékenységek (elhúzódó megbeszélések) - Felesleges tevékenységek (pl.: telefonok, keresgélés, ellenırzés) -.Várakozás (más területekre, információkra) - Duplán, párhuzamos elvégzett tevékenységek - Megismételt feladatok, megbeszélések - Hibák, hibakeresés, javítás - Befejezetlen feladatok, fejlesztések - Eredménytelen nem célirányos tevékenységek (marketing akciók..)
Folyamatok: - Szabályozatlan, szervezetlen folyamatok - Feleslegesen bonyolult folyamatok - A szétszabdalt (sok szereplıs) folyamatok -Tisztázatlan feladatok, felelısségek, munkaköri leírások - Felesleges jóváhagyási körök - Túlzott adminisztráció, bürokratizálódás - Kiegyensúlyozatlan folyamatok - Állásidık, szakadások a folyamatokban - Feleslegesen elindított folyamatok (megrendelés, ellenırzés) -Feleslegesen ismételt folyamatok (tervezési körök)
Információk:
Erıforrások, kapacitások:
- Az információ hiány, téves információk következtében hozott rossz döntések - Elveszett információk, vevıi igények - Elavult, hibás információk, dokumentumok - A felhasználó számára szükségtelen információk (felesleges emailek, adatok) - Duplikált információk - A nem idıben továbbított információk - A nem egyértelmő, félrevezetı információk - A felesleges dokumentumok
- Rosszul kihasznált emberi erıforrások, képességek - Felesleges, ki nem használt kapacitások (létszám, IT, irodai terület, szoftver) - A kapacitások kiegyensúlyozatlan igénybe vétele - Elavult adatbázisok, file-ok, információk tárolása - Logikátlan irodai elrendezés - Szétszabdalt, adatbázisok, egymáshoz nem illeszkedı, IT rendszerek - Elégtelen kapacitások okozta várakozás, idıveszteség 11
Lean Management építı elemei Húzó rendszer (JIT)
Heijunka One-piece flow Kevert modellő gyártás Supermarket
Kanban Sorkiegyenlítés Cella rendszer SMED
JIDOKA (0 hiba)
POKA-YOKE Elsıre jót Folyamatba épített minıség
KAIZEN
PDCA ciklus Problémamegoldás KAIZEN lépések Veszteségcsökkentés
Az emberek bevonása
Rugalmas munkaerı Több funkciós munkatárs Csapatmunka
Stabil mőködés
Szabványosítás 5S
Automatizálás + ember Vizuális kontrol Andon DOE 3MU 5 W 1H, 5 Miért? Blitz Kaizen, Kaizen workshop Javaslati rendszer Munkatársak képzése, felhatalmazása TPM Vizuális menedzsment 12
JIT A vevı igénye vezérli a termelést, akkor, ott és csak annyi anyag van, amennyi szükséges
„Just In Time“ =
A megfelelı helyen A szükséges anyag Megfelelı idıben A szükséges mennyiségben A megfelelı minıségben Rendelkezésre áll
13
0 hiba koncepció
Rugalmas szervezet
Folyamatos értékáram
Lean Office
Vevı és értékközpontúság
Kaizen, veszteségcsökkentés
Lean Office bevezetése során mindig a vevıi igénybıl indulunk ki, és azt vizsgáljuk, hogy a szükséges erıforrások, információk az igényeknek megfelelıen idıben, megfelelı minıségben (állapotban) állnak-e rendelkezésre. Minden az ideálistól eltérı igénybe vétele az erıforrásoknak veszteség. Célunk az igényekhez igazodó, hatékony erıforrás felhasználás megteremtése. A kérdés az, hogy az erıforrásaink rendelkezésre állása és felhasználása (térben, idıben, minıségben), mennyire van összhangban az ıket igénybe vevı piaci és belsı igények változásával. Vizuális STABIL MŐKÖDÉS 5S mgmt. Szabványos munka és folyamatok
Lean szemlélet
14
Rugalmas szervezeti megoldások
Kereszt-funkcionális teamek A folyamatban résztvevı összes embert szervezetileg is egymáshoz kapcsoljuk (szervezetileg és fizikailag is egy helyen legyenek) Online adatbázisok, tudásbázisok A hasonló folyamatokat ugyanazok a személyek végzik Rugalmas, több funkciós munkatársak és rendszerek
Kereszt-funkcionális képzés Egy dolgozó több feladatot is el tud látni Egy ablakos kiszolgálás A dolgozó vagy a szervezet lehetıleg az egész folyamatot végig viszi Képesek vagyunk kezelni a kivételeket A dolgozókat felhatalmazzuk a váratlan helyzetek megfelelı kezelésére Megfelelı szabványokkal, eljárásokkal támogatjuk a hatékony munkavégzést és döntéseket
JIDOKA, a problémákat felmerülésükkor próbáljuk megoldani 15
KAI
ZEN Minıség
Változtatni + Jó
Q
Folyamatos tökéletesítés egy jobb jövıért Kis, gyakori, folyamatos javítások, hosszútávon, mindenki részvételével. Kis költséggel (ráfordítással) Módszerbeli változtatás
Vevıi elvárások C
D Határidı
Költség
KAIZEN
16
Kaizen szerepe Q, C, D Input
Termelési rendszer
Output
KAIZEN akció
17
KAIZEN
Módszer változtatás
Módszerbeli változtatás Más módszer
Eszköz változtatás
Más eredmény
18
& Mozgat
D
Elınyomat
ÍV
Forraszt
2F
ívez&mozg
Egy
& Elıkészít
idı
Egyenget
D
Lerak
Elınyomat
Kiéget
ÍV
Forraszt
ívez
Egyenget
Kiegyensúlyozás idı Elı 2F
Egy D
19
Folyamatok szerepe
Igények, követelmények kielégítése Folyamatcélok megvalósítása Környezet
Stratégia Folyamatok
Folyamat célok
Szervezet
Technológia 20
A meglévı folyamatok vizsgálata
A vevık elvárásainak megfelelıen vannak kialakítva a folyamatok? Szükség van minden lépésre a folyamatban? Milyen lehetıségeket és korlátozásokat jelent az IT? Mi a jelenlegi legjobb nemzetközi gyakorlat? Szabályozott és dokumentált a folyamat? Valóban az elıírásoknak megfelelıen végzik az egyes folyamatokat? A rossz folyamat teljesítmények a meglévı rendszereknek köszönhetık? Miért? Miért? Miért? Miért? Miért? 21
A meglévı folyamatok vizsgálata
Mik a jelenlegi problémák és szőkkeresztmetszetek? Nincsenek felesleges megszakítások, állásidık a folyamatban? Túl sok energiát pazarlunk az alacsony hozzáadott értékő tevékenységekre? Túl sok a felesleges tranzakció az egyes osztályok, résztvevık között? Túl bürokratikus az ellenırzés? A megfelelı helyen végzik az egyes tevékenységeket? Milyen okok vannak a rossz hatékonyságú szervezés hátterében? Miért? Miért? Miért? Miért? Miért? 22
Folyamatoptimalizálás a Front Office területen
Igény fogadása
Tájékoztatás
Törzsadatok bekérése
Igény Fogadása tájékoztatás
Flow – Szakadásmenetesség Egy ablakos kiszolgálás Több-funkciós munkatársak Kiegyensúlyozás Folyamatba épített ellenırzés Integrálás, közös DB (IT)
I. Hitelbírálat
Elıszerzıdés kötés
II. Hitelbírálat
I. Hitelbírálat
Jóváhagyás
Szerzıdéskötés
Dokument. kezelés
Szerzıdéskezelés 23
Áru beérkeztetés fejlesztése
A folyamatok az estek 98%-ban kifogástalanul mőködtek, de.. A fizikai és logikai bevételezés egymástól elkülönül (idıben és térben) Aki logikailag bevételez, az nem látja mit vettek át fizikailag A logikai bevételezés du. 5 óra után már nem könyvel, de elıfordul, hogy árut vesznek át Korai kihelyezés átmenetileg negatív készletet eredményezhet. A bevételezésnél néha hibás A készleteltérések
24
2. Jelenlegi folyamatok Áru érkezett
igen_ Áru fogadása
Címzett OK?
Áru átvétele
+
Kifogás
Kifogásolás
+
Nem Nincs kifogás
Átvétel elutasítása
Átvétel elutasít
Átvételi bizonylatolás és áru elrakása +
Áru átvétel vége Átvétel elutasítva Nap vége Árubeérkeztetõ lefûzése
Árubeérkeztetõ továbbítása könyvelésnek
Napi árubeérkeztetõ lezárása
Árubeérkeztetõ lefûzve Árubeérkeztet õ jegyzék
25
A megoldási változat Átvételi bizonylatolás indít nem
Szkennelés?
igen
Bizonylatok iktatása tömbbe
Bizonylatok szkennelése (átvét. száll. lev)
Szállító levél (átvét)
Bizonylatok igazolása (átvét)
Iktató tömb (átvét)
Áruátvételi jegyzıkönyv
Bizonylatok beszkennelése után a könyvelık már elkezdhették a logikai könyvelést Ezzel a késın érkezı áruk azonnali könyvelés nem oldható meg, de az átfutási idı lecsökkenthetı
26
A megoldási változat 2.
Egy árukönyvelıi terminál biztosítása bevételezésnél
Vonalkódos bevételezés
A logikai és fizikai bevételezés egy idıben történik meg
Ezzel kiküszöbölhetık az aszinkronitásból származó problémák
27
Kaizen workshop forgatókönyv 0-1. Nap Tényállapot Felmérés SEIRI
•Terület, téma kijelölése •Kaizen team kialakítása, oktatása •Terület bejárása •Mutatók meghatározása, •Tényállapot felmérés, •Adatgyőjtés •Fejlesztési célok pontos megfogalmazása •5S elindítása (Seiri mővelet)
2. Nap
Koncepció kialakítás
3. Nap
Átállás SEITON
•Veszteségforrások felderítése és elemzése
•A szükséges eszközök és erıforrások biztosítása
•Kaizen ötletek megfogalmazása és értékelése
•Napirend és akcióterv közös áttekintése
•Kaizen koncepció kialakítása és prezentálása
•Kaizen akciók megvalósítása
•Kaizen akció tervek kidolgozása
•Terület átrendezése
•Feladatok kiosztása
•Átállás az új mőködésre
•5S folytatása (Seiton mővelet)
4. Nap Átállás befejezése, betanítás SEISO •Kaizen akciók folytatása
5. Nap Próbamőködés, Hatékonyságmérés SEIKETSU •Próbamőködés,
6. Nap
Workshop lezárása, Szabványosítás
•A workshop lezárása
•Munkahelyek kialakítása
•5S Audit (check listák elkészítése)
•5S (Seiso mővelet – tisztítás)
•Hatékonyságmérés, Adatgyőjtés
•Az eredmények értékelése és dokumentálása
•Szabványok, vizualizálás felülvizsgálata
•Eredmények visszaellenırzés e és értékelése,
•Szabványos munka kialakítása
•Betanítás
•Szükség szerint helyesbítı akciók elindítása
•Dolgozók oktatása
•Záró prezentáció
•Tapasztalatok, jó gyakorlatok megosztása
28
Kvalikon megközelítés
Lean szemlélet Hozzáadott érték növelés Gemba Kaizen Gyakorlat orientált oktatás Akció orientált fejlesztés Tudástranszfer, közös tanulás Team munka Szisztematikus fejlesztés (PDCA) Felhatalmazás, a dolgozók bevonása Dokumentáció és monitoring
29
További információ Kvalikon Kft. Budapest, 1125 Istenhegyi út 63/B Telefon: (06-1) 201 12 35, 489 0003 email:
[email protected] honlap: www.kvalikon.hu
30
