LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN DIREKTORAT JENDERAL ANGGARAN JAKARTA PUSAT
RIRI YULIANI 8105097393
Laporan Praktik Kerja Lapangan ini ditulis untuk memenuhi salah satu persyaratan mendapatkan Gelar Sarjana Pendidikan Pada Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Jakarta
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI KONSENTRASI PEND. ADMINISTRASI PERKANTORAN JURUSAN EKONOMI DAN ADMINISTRASI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA 2012 i
ABSTRAK RIRI YULIANI. 8105097393. Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) pada Bagian Kepegawaian di Direktorat Jenderal Anggaran. Jakarta : Konsentrasi Pendidikan Administrasi Perkantoran, Program Studi Pendidikan Ekonomi, Jurusan Ekonomi dan Administrasi, Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Jakarta, Desember 2012. Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini dilaksanakan di Direktorat Jenderal Anggaran pada Bagian Kepegawaian selama 1 bulan terhitung tanggal 2 Juli 2012 sampai dengan tanggal 27 Juli 2012 di Direktorat Jenderal Anggaran Jl. DR Wahidin Nomor 1 Jakarta. Tujuan dilaksanakannya Praktik Kerja Lapangan adalah untuk mendapatkan gambaran dunia kerja yang sebenarnya, Membiasakan Praktikan dengan budaya bekerja pada perusahaan yang sangat berbeda dengan budaya belajar dari segi manajemen waktu, keterampilan berkomunikasi, serta kerjasama tim, serta Untuk menyiapkan diri menjadi sumber daya manusia yang berkualitas karena memiliki pengetahuan, keterampilan serta keahlian sesuai dengan perkembangan yang ada saat ini. Selama praktik kerja lapangan, praktikan menghadapi kendala-kendala dalam melaksanakan kegiatan Praktek Kerja Lapangan diantaranya instruksi tugas yang berbeda – beda dan letak penyusunan alat – alat kantor yang tidak tepat. Dalam menghadapi kendala tersebut, praktikan melihat dari segi kekuasaan yang tertinggi di bagian Kepegawaian Direktorat Jenderal Anggaran. Dengan adanya instruksi yang berbeda, praktikan berupaya untuk mengambil keputusan sendiri dengan melihat alternatif – alternatif pilihan yang ada. Praktikan berusaha bersikap profesional dengan menangani semua pekerjaan dengan cermat dan cepat sesuai prosedur yang ada. Penulisan laporan ini bertujuan untuk untuk memenuhi salah satu syarat akademik untuk mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Jakarta. Dalam laporan ini diterangkan penempatan praktikan pada Sub bagian Umum Kepegawaian Bagian Sekretariat Jenderal Anggaran di Direktorat Jenderal Anggaran Jakarta Pusat.
i
ii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur Praktikan panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga Praktikan dapat menyelesaikan Laporan Praktek Kerja Lapangan tepat pada waktunya. Laporan ini dibuat sebagai salah satu syarat mata kuliah Praktek Kerja Lapangan dan untuk mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan Strata 1 (S1). Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan di Direktorat Jenderal Anggaran Jl. DR Wahidin Nomor 1, Jakarta Timur. Dalam penyelesaian laporan Praktek Kerja Lapangan, Praktikan mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu, antara lain kepada: 1. Ibu Munawaroh, SE, M.Si sebagai dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktunya untuk membimbing dan mengarahkan Praktikan dalam membuat laporan Praktek Kerja Lapangan. 2. Ibu Dra. Sudarti selaku Ketua Konsentrasi Pendidikan Administrasi Perkantoran. 3. Bapak Dr. Saparudin, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi Pendidikan Ekonomi. 4. Bapak Ari Saptono, SE, M.Pd selaku Ketua Jurusan Ekonomi dan Administrasi Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Jakarta. 5. Meriyam Megia Shahab, selaku Kabag Organisasi dan Tata Laksana Direktorat Jendral Anggara.
iii
6. Untuk kedua orang tua yang telah memberikan dukungan moril maupun materil. 7. Seluruh
karyawan
bagian
Kepegawaian
Direktorat
Jenderal
Anggaran (Ibu Dwi Retno Hendarti, Bapak Yusuf, Bapak Sudia dll). 8. Teman-teman AP NonReguler 2009 terutama Dessy indarti dan Pratiwi lestari yang selalu memberikan dukungan dan motivasi. 9. Serta semua pihak yang telah membantu, baik secara langsung maupun tidak langsung yang tidak dapat disebutkan satu persatu.
Praktikan
menyadari
bahwa
laporan
ini
masih
jauh
dari
kesempurnaan dan masih terdapat kekurangan serta kesalahan dari materi
ataupun
cara
penyajiannya.
Oleh
karena
itu,
Praktikan
mengharapkan saran dan kritik dari semua pihak demi kesempurnaan laporan ini. Semoga laporan ini dapat bermanfaat dan berguna bagi para pembaca.
Jakarta, Desember 2012
Praktikan
iv
DAFTAR ISI
Halaman ABSTRAK ................................................................................................. i LEMBAR PENGESAHAN UJIAN ............................................................. ii KATA PENGANTAR ................................................................................. iii DAFTAR ISI ................................................................................................ v DAFTAR TABEL ....................................................................................... vi DAFTAR GAMBAR ................................................................................... vii DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................ viii BAB I
BAB II
BAB III
BAB IV
PENDAHULUAN A. Latar Belakang PKL.............................................................. B. Maksud dan Tujuan PKL ..................................................... C. Kegunaan PKL ..................................................................... D. Tempat PKL .........................................................................
1 3 4 5
TINJAUAN UMUM TEMPAT PKL A. Sejarah.... ............................................................................... B. Filosofi Loga Kementerian Keuangan ................................. B. Struktur Organisasi ................................................................ C. Tugas dan fungsi .................................................................. D. Kegiatan Umum Instansi ......................................................
9 11 13 13 20
PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN A. Bidang Kerja ........................................................................ B. Pelaksanaan Kerja ................................................................. C. Kendala Yang Dihadapi ........................................................ D. Cara Mengatasi Kendala .......................................................
21 25 32 33
KESIMPULAN A. Kesimpulan ........................................................................... B. Saran-Saran ...........................................................................
38 39
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN-LAMPIRAN
v
DAFTAR TABEL
Nomor Tabel Tabel 1.1 Tabel 1.2
Judul Tabel Jadwal Kerja Praktek Kerja Lapangan Time Schedule Praktik Kerja Lapangan
vi
Halaman 7 8
DAFTAR GAMBAR
Halaman Gambar 2.1 Gambar 3.1 Gambar 3.2
Logo Kementerian Keuangan Jendela Aplikasi Persuratan Jendela Scanning Button
vii
11 25 26
DAFTAR LAMPIRAN
Nomor Lampiran Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3 Lampiran 4 Lampiran 5 Lampiran 6
Lampiran 7 Lampiran 8 Lampiran 9 Lampiran 10 Lampiran 11 Lampiran 12 Lampiran 13
Judul Lampiran Surat Keterangan Permohonan Izin PKL Surat Keterangan Penerimaan Permohonan Izin PKL Penilaian PKL Daftar Hadir PKL Log Harian Surat Keterangan Praktik Kerja Lapangan dari Direktorat Jenderal Anggaran Struktur Organisasi Pakta Integritas SIMPEG Kepegawaian Nota Dinas Format Saran dan Perbaikan Jadwal Kegiatan PKL Komitmen Pegawai
viii
Halaman 41 42 43 44 46 48
49 51 52 53 54 56 57
BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang Praktik Kerja Lapangan (PKL) Saat ini, dunia kerja sangat kompetitif. Pasca krisis ekonomi global
yang
terjadi
secara
massive
memberikan
pengaruh
besar pada
permintaan tenaga kerja. Untuk tahun 2011 saja, banyak tenaga kerja yang terpaksa “dirumahkan” (PHK), sehingga cukup sulit mencari pekerjaan. Belum lagi banyaknya lulusan dari berbagai universitas, baik dalam maupun luar negeri setiap tahunnya yang membuat dunia kerja semakin sesak dengan persaingan yang semakin ketat. Jika pihak Universitas tidak mampu mencetak sarjana-sarjana yang berkualitas maka sulit untuk para lulusan berkompetisi di dunia kerja. Dalam memasuki dunia kerja, calon-calon lulusan universitas (mahasiswa) tidak hanya dituntut untuk lulus berbekal kecerdasan intelektual namun harus memiliki kemampuan dasar. Seperti kita ketahui selama menempuh pendidikan di Universitas, mahasiswa hanya diberikan bekal ilmu teori. Kemampuan dasar yang dimaksud antara lain pengetahuan (knowledge), keterampilan (skill), dan sikap (attitude). Untuk mendapatkan ketiga hal tersebut, tidak semua dapat diberikan melalui kegiatan perkuliahan formal. Oleh karena itu, mahasiswa perlu melakukan praktek kerja lapangan (PKL).
1
2
PKL merupakan salah satu mata kuliah yang ada dalam kurikulum Fakultas ekonomi Universitas Negeri Jakarta (FE UNJ) yang bertujuan untuk memberikan gambaran yang lebih komprehensif kepada mahasiswa secara nyata mengenai dunia kerja sekaligus memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk mengaplikasikan teori yang telah mereka dapatkan selama kegiatan perkuliahan. Setiap mahasiswa FE UNJ, khususnya Jurusan Ekonomi dan Administrasi, diwajibkan untuk mengikuti program ini, karena PKL merupakan salah satu prasyarat untuk mendapatkan gelar sarjana ekonomi. Dengan mengikuti program PKL, mahasiswa diharapkan dapat lebih mengenal, mengetahui dan berlatih menganalisis kondisi lingkungan dunia kerja yang ada sebagai upaya untuk mempersiapkan diri dalam memasuki dunia kerja tersebut. Mahasiswa juga dapat mengetahui apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh perusahaan di bidang yang mahasiswa pilih. Selain itu, jika mahasiswa tersebut memiliki penilaian kinerja yang baik dari perusahaan/instansi tempat pelaksanaan PKL, maka bukan hal yang mustahil mahasiswa tersebut memiliki kesempatan untuk bergabung dengan perusahaan tempatnya bekerja setelah lulus nantinya. Praktikan melakukan pengajuan permohonan PKL ke berbagai perusahaan. Praktikan diterima untuk melakukan praktik kerja di Direktorat Jenderal Anggaran Jl. DR Wahidin Nomor 1, Jakarta melalui bagian Sekretariat Direktorat Jenderal Anggaran menempatkan Praktikan pada unit kerja yang ada yakni di Bagian Kepegawaian.
3
B.
Maksud dan Tujuan Praktik Kerja Lapangan Adapun maksud Praktikan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan
(PKL) antara lain adalah: 1. Menerapkan
ilmu
yang
telah
diperoleh
selama
masa
perkuliahan dan membandingkannya dengan kenyataan pada dunia kerja 2. Melakukan praktik kerja sesuai dengan latar belakang pendidikan yang diambil oleh praktikan pada konsentrasi administrasi perkantoran. 3. Mempelajari suatu bidang pekerjaan tertentu khususnya unit kerja praktikan melaksanakan praktik kerja lapangan yaitu pada Staff Bagian Kepegawaian. 4. Meningkatkan wawasan mengenai administrasi perkantoran.
Adapun tujuan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini
adalah sebagai
berikut: 1. Memberikan gambaran mengenai dunia kerja. 2. Memberikan kesempatan kepada Praktikan untuk mengetahui dan memahami segala aktifitas operasional pada Direktorat Jenderal Anggaran, Sekretariat Direktorat Jenderal itu pada Bagian Kepegawaian. 3. Membiasakan
Praktikan
dengan
budaya
bekerja
pada
perusahaan yang sangat berbeda dengan budaya belajar dari
4
segi manajemen waktu, keterampilan berkomunikasi, serta kerjasama tim. 4. Melatih kemampuan Praktikan untuk mampu bersikap mandiri, serta bertanggung jawab. 5. Praktikan mampu memberikan berbagai kontribusi di tempat PKL baik itu berupa kontribusi ide ataupun kontribusi lainnya. Sesuai dengan kapasitas sebagai praktikan 6. Untuk menyiapkan diri menjadi sumber daya manusia yang berkualitas karena memiliki pengetahuan, keterampilan serta keahlian sesuai dengan perkembangan yang ada saat ini.
C.
Kegunaan Praktik Kerja Lapangan Praktik kerja lapangan ini juga memiliki tujuan atau segi manfaat
bagi pihak-pihak yang terkait dalam pelaksanaan praktik kerja lapangan ini, termasuk bagi individu praktikan sendiri. 1. Bagi Mahasiswa a. Melatih kemampuan yang dimiliki yang telah didapat selama perkuliahan. b. Meningkatkan rasa tanggungjawab dan kedisiplinan bagi praktikan dalam melakukan setiap pekerjaan, serta dapat bersosialisasi dengan dunia kerja nyata. c. Mengembangkan ilmu yang telah didapat selama bangku kuliah dan mendapatkan pelajaran-pelajaran baru yang
5
tidak didapatkan selama perkuliahan.
2. Bagi Universitas Negeri Jakarta a. Menjalin kerjasama dan mendapatkan umpan balik untuk menyempurnakan
kurikulum
yang
sesuai
dengan
kebutuhan di lingkungan instansi/perusahaan dan tuntutan pembangunan
pada
umumnya,
sehingga
dapat
mewujudkan konsep link and match dalam meningkatkan kualitas layanan bagi dunia kerja. b. Mengetahui seberapa besar peran tenaga pengajar dalam memberikan materi perkuliahan untuk mahasiswa sesuai dengan perkembangan yang terjadi di dunia kerja.
3. Bagi Perusahaan a. Praktikan dapat membantu pekerjaan di instansi atau perusahaan tempat praktikan melaksanakan praktik kerja lapangan. b. Menumbuhkan kerjasama yang saling menguntungkan dan bermanfaat antara pihak fakultas dengan perusahaan. c. Adanya realisasi dan misi sebagai fungsi dan tanggung jawab sosial kelembagaan instansi/kelembagaan.
6
D.
Tempat Praktik Kerja Lapangan Praktikan memperoleh kesempatan untuk melaksanakan PKL pada: Nama Perusahaan : Kementrian Keuangan Republik Indonesia Direktorat Jenderal Anggaran Tempat
: Gedung Sutikno Slamet. Jl. DR Wahidin Nomor 1, Jakarta 10710
Nomor Telepon
: (021) 3666117
Nomor Fax
: (021) 3505118
Email
: www.anggarandepkeu.go.id
Divisi Tempat PKL : Staff
Bagian
Direktorat
E.
Kepegawaian,
Sekretariat
Jenderal Anggaran
Jadwal Waktu Praktik Kerja Lapangan Dalam
melaksanakan
Praktik
Kerja
Lapangan,
Praktikan
melaksanakan kegiatan praktik kurang lebih selama satu bulan, dimulai sejak tanggal 2 Juli 2012 sampai dengan 27 Juli 2012. Hari dan jam kerja Praktikan adalah dari hari senin – jumat dengan jam kerja mulai dari 08.00 – 17.00 WIB. Waktu tersebut merupakan waktu yang efektif bagi Praktikan untuk melakukan Praktik Kerja Lapangan karena pada saat itu tidak ada mata kuliah yang diambil oleh Praktikan. Alasan mengapa Praktikan memilih Direktorat Jenderal Anggaran sebagai tempat Praktik Kerja Lapangan (PKL) adalah Direktorat Jenderal
7
Anggaran merupakan salah satu Instansi Pemerintahan di Indonesia dan menggunakan fasilitas berbasis teknologi dan informasi dalam kegiatan operasionalnya. Adapun jadwal pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan adalah sebagai berikut :
Tabel 1.1 Jadwal Kerja Praktik Kerja Lapangan Hari
Jam Kerja
Keterangan
08.00 – 12.00 Senin s.d Jumat
12.00 – 13.00
Istirahat
13.00 – 17.00
Dalam proses pelaksanaan Praktik Kerja lapangan (PKL) dibagi dalam 3 tahap, yaitu: 1. Tahap Persiapan PKL Sebelum melaksanakan praktik kerja lapangan, praktikan harus mendapat izin terlebih dahulu dari fakultas dan universitas. Permohonan izin tersebut dari fakultas hingga BAAK memerlukan waktu satu minggu. kemudian
Surat PKL yang telah selesai diproses
disampaikan
kepada
perusahaan
tujuan
praktikan PKL dan ketua Jurusan atau ketua Konsentrasi.
tempat
8
2. Tahap Pelaksanaan PKL Praktikan melaksanakan praktik kerja lapangan selama satu bulan, terhitung sejak tanggal 2 Juli sampai dengan tanggal 27 Juli, dengan pelaksanaan kerja mulai hari senin sampai dengan hari jum’at, pukul 08.00-17.00 WIB.
3. Tahap Penulisan Laporan PKL Pada tahap ini, proses penulisan laporan praktik kerja lapangan dimulai setelah tahap pelaksanaan PKL berakhir. yang
dilakukan
praktikan
adalah
mencari
Hal pertama
data-data
yang
dibutuhkan dalam penulisan laporan praktek kerja lapangan. Kemudian data tersebut diolah dan akhirnya diserahkan sebagai tugas akhir praktik kerja lapangan.
Tabel 1.2 Time Schedule Praktik Kerja Lapangan Waktu Kegiatan No
Jenis Kegiatan Juni
1
Tahap persiapan PKL
2
Tahap pelaksanaan PKL
3
Tahap penulisan laporan PKL
Juli
Agustus
BAB II TINJAUAN UMUM TEMPAT PKL
A. Sejarah Direktorat Jenderal Anggaran Kementerian Keuangan RI Direktorat Jenderal Anggaran adalah unit eselon 1 di bawah Kementerian Keuangan. Direktorat Jenderal Anggaran, biasa disingkat DJA memiliki peran penting dalam penyusunan Anggaran Pendapatan Belanja Negara Indonesia. DJA memiliki kewenangan Menteri Keuangan untuk menentukan Belanja Kementerian dan Lembaga. Direktorat Jenderal Anggaran (DJA) dibentuk berdasarkan Peraturan Presiden No. 66 Tahun 2006 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden No. 10 Tahun 2005 tentang unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Negara Republik Indonesia. Berdasarkan Keputusan Menteri Nomor 466/KMK.02/2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Keuangan, Direktorat Jenderal Anggaran adalah salah satu unit eselon I yang melaksanakan sebagian fungsi dari Kementerian Keuangan. Sentra dari peran Direktorat Jenderal Anggaran tersebut terletak pada tugasnya untuk merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standardisasi teknis di bidang penganggaran. Sesuai dengan Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM), kebijakan di bidang fiskal diarahkan pada keseimbangan antara peningkatan alokasi anggaran dengan upaya untuk memantapkan kesinambungan fiskal melalui pengingkatan penerimaan
9
10
negara dan efisiensi belanja negara, serta dengan tetap mengupayakan penurunan defisit anggaran. 1. VISI Direktorat Jenderal Anggaran Dalam mengemban tugas dan fungsi. Direktorat Jenderal Anggaran mempunyai Visi sebagai berikut : Menjadi pengelola anggaran negara yang profesional, kredibel, transparan, dan akuntabel. 2. MISI Direktorat Jenderal Anggaran Direktorat Jenderal Anggaran mempunyai Misi sebagai berikut:
1. Mewujudkan perencanaan kebijakan APBN yang sehat, kredibel, dan berkelanjutan 2. Mewujudkan
pengeluaran
negara
dan
pengamanan
keuangan negara yang efektif dan efisien 3. Mewujudkan penerimaan negara bukan pajak yang optimal dengan tetap menjaga pelayanan kepada masyarakat 4. Mewujudkan norma dan sistem penganggaran yang kredibel, transparan, dan akuntabel 5. Mewujudkan sumber daya manusia yang profesional dan sumber daya lainnya yang berkualitas, efektif dan efisien.
11
3. Filosofi Logo Kementerian Keuangan
Gambar 2.1 ( Logo Kementerian Keuangan )
Motto
: Negara Dana Rakca
Bentuk
: Segi Lima
Tata
: Biru kehitam-hitaman, kuning emas, putih dan warga hijau
Lukisan
:- Padisepanjang 17 butir - Kapas sepanjang 8 butir, terdiri dari : 4 buah berlengkung 4:4 buah berlengkung 5; - Sayap - Gada - Seluruh unsur-unsur tersebut tergambar dalam ruang segi lima
Susunan
: - Dasar segi lima berwarna biru kehitamhitaman - Padi kuning emas
12
- Kapas putih dengan kelopak hijau - Sayap kuning emas - Gada kuning emas - Bokor kuning emas - Pita putih - Motto (semboyan) biru kehitam-hitaman Makna
:- Padi dan kapas melambungkan cita – cita upaya kita untuk mengisi kesejahteraan bangsa dan sekaligus diberi arti sebagai tanggal lahirnya Negara Republik Indonesia - Sayap melambangkan ketangkasan dalam menjalankan tugas - Gada melambungkan daya upaya menghimpun, mengerahkan, mengamankan keuangan negara - Ruang segi lima melambungkan dasar negara Pancasila
Arti Keseluruhan : Makna dari lambang tersebut adalah ungkapan suatu daya yang mempersatukan dan menyerasikan dalam gerak kerja, untuk melaksanakan tugas kementerian keuangan.
13
B. Struktur Organisasi Direktorat Jenderal Anggaran Struktur organisasi pada, Direktorat Jenderal Anggaran, pimpinan yang paling atas dikelola oleh Direktur Jenderal Anggaran sebagai pembuat keputusan. Di bawah Direktur Jenderal Anggaran terdapat para Direktur, Sekretaris Ditjen Anggaran, Kabag, Kasubag dan Pelaksana yang masing- masingnya memiliki tugasnya masing- masing yang telah dirinci pada job description yang telah ditetapkan. 1.
Tugas dan Fungsi Direktorat Jenderal Anggaran Uraian tugas beberapa jabatan atau pekerjaan penting yang ada di
dalam Direktorat Jendral Anggaran Kementerian Keuangan RI itu sendiri, yaitu: 1). Direktorat Jenderal Anggaran Tugas : Merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standardisasi teknis di bidang penganggaran. Fungsi :
1. perumusan kebijakan di bidang penganggaran; 2. pelaksanaan kebijakan di bidang penganggaran; 3. penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria di bidang penganggaran; 4. pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang penganggaran;
14
2). Sekretariat Direktorat Jenderal
Tugas : Melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas serta pembinaan dan pemberian dukungan administrasi kepada semua unsur di lingkungan direktorat jenderal. Fungsi :
1. koordinasi kegiatan direktorat jenderal; 2. perumusan peraturan di bidang kesekretariatan; 3. pengelolaan
urusan
organisasi
dan
ketatalaksanaan
direktorat jenderal; 4. koordinasi penyusunan rencana strategik, dan laporan kinerja direktorat jenderal; 5. penyelenggaran urusan kepegawaian direktorat jenderal; 6. koordinasi penyusunan rencana kerja dan pengelolaan keuangan direktorat jenderal; 7. pengelolaan urusan tata usaha, kearsipan, dokumentasi, perpustakaan, rumah tangga, pengadaan, dan pengelolaan Barang Milik Negara serta kesekretariatan pimpinan; 8. koordinasi dan pemantauan tindak lanjut hasil pemeriksaan aparat
pengawasan
masyarakat;
fungsional
dan
pengawasan
15
3. Direktorat Penyusunan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara Tugas : Merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standardisasi
teknis
di
bidang
penyusunan
Anggaran
Pendapatan dan Belanja Negara. Fungsi :
1. penyiapan perumusan kebijakan di bidang penyusunan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 2. penyiapan pelaksanaan kebijakan di bidang penyusunan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 3. penyiapan penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria di bidang penyusunan Anggaran Pendatapan dan Belanja Negara; 4. penyiapan pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang penyusunan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara;
4. Direktorat Anggaran I Tugas : Merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standardisasi
teknis
di
bidang
penganggaran
belanja
pemerintah pusat, sesuai penugasan yang diatur lebih lanjut oleh Direktur Jenderal.
16
Fungsi :
1. penyiapan perumusan kebijakan di bidang penganggaran belanja pemerintah pusat; 2. penyiapan pelaksanaan kebijakan di bidang penganggaran belanja pemerintah pusat; 3. penyiapan penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria di bidang penganggaran belanja pemerintah pusat; 4. penyiapan pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang penganggaran belanja pemerintah pusat;
5. Direktorat Anggaran II Tugas : Merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standardisasi
teknis
di
bidang
penganggaran
belanja
pemerintah pusat, sesuai penugasan yang diatur lebih lanjut oleh Direktur Jenderal. Fungsi :
1. penyiapan perumusan kebijakan di bidang penganggaran belanja pemerintah pusat; 2. penyiapan pelaksanaan kebijakan di bidang penganggaran belanja pemerintah pusat;
17
3. penyiapan penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria di bidang penganggaran belanja pemerintah pusat; 4. penyiapan pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang penganggaran belanja pemerintah pusat;
6. Direktorat Anggaran III Tugas : Merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standardisasi
teknis
di
bidang
penganggaran
belanja
pemerintah pusat, dan Bagian Anggaran Bendahara Umum Negara (BA BUN) kecuali jenis belanja transfer ke daerah serta penyusunan laporan keuangan Belanja Subsidi dan Laporan Keuangan Belanja Lainnya, sesuai penugasan yang diatur lebih lanjut oleh Direktur Jenderal. Fungsi :
1. penyiapan perumusan kebijakan di bidang penganggaran belanja pemerintah pusat, dan Bagian Anggaran Bendaha Umum Negara (BA BUN) 2. penyiapan pelaksanaan kebijakan di bidang penganggaran belanja
pemerintah
pusat,
dan
Bendahara Umum Negara (BA BUN)
Bagian
Anggaran
18
3. penyiapan penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria di bidang penganggaran belanja pemerintah pusat, dan Bagian Anggaran Bendahara Umum Negara (BA BUN) 4. penyiapan pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang penganggaran belanja pemerintah pusat, dan Bagian Anggaran Bendahara Umum Negara (BA BUN)
7. Direktorat Penerimaan Negara Bukan Pajak Tugas : Merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standardisasi teknis di bidang penerimaan negara bukan pajak (PNBP) serta subsidi yang ditugaskan pada direktorat. Fungsi :
1. penyiapan perumusan kebijakan di bidang penerimaan negara bukan pajak (PNBP) serta subsidi yang ditugaskan pada direktorat; 2. penyiapan pelaksanaan kebijakan di bidang penerimaan negara bukan pajak (PNBP) serta subsidi yang ditugaskan pada direktorat; 3. penyiapan penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria di bidang penerimaan negara bukan pajak (PNBP) serta subsidi yang ditugaskan pada direktorat;
19
4. penyiapan pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang penerimaan negara bukan pajak (PNBP) serta subsidi yang ditugaskan pada direktorat;
8. Direktorat Sistem Penganggaran Tugas : Merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standardisasi teknis di bidang sistem penganggaran. Fungsi :
1. penyiapan
perumusan
kebijakan
di
bidang
system
penganggaran; 2. penyiapan
pelaksanaan
kebijakan
di
bidang
sistem
penganggaran; 3. penyiapan penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria di bidang sistem penganggaran; 4. penyiapan pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang sistem penganggaran
9. Direktorat Harmonisasi Sistem Penganggaran Tugas : Merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standarisasi teknis di bidang harmonisasi peraturan penganggaran. Fungsi :
20
1. penyiapan perumusan kebijakan di bidang harmonisasi peraturan penganggaran; 2. penyiapan pelaksanaan kebijakan di bidang harmonisasi peraturan penganggaran; 3. penyiapan penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria di bidang harmonisasi peraturan penganggaran;
D. Kegiatan Umum Direktorat Jendral Anggaran
Direktorat Jenderal Anggaran melaksanakan sebagian fungsi dari Kementerian Keuangan. Sentra dari peran Direktorat Jenderal Anggaran tersebut terletak pada tugasnya untuk merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standardisasi teknis di bidang penganggaran. Sesuai dengan Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM), kebijakan di bidang fiskal diarahkan pada keseimbangan antara peningkatan alokasi anggaran dengan upaya untuk memantapkan kesinambungan fiskal melalui pengingkatan penerimaan negara dan efisiensi belanja negara, serta dengan tetap mengupayakan penurunan defisit anggaran.
Maka dapat disimpulkan bahwa keseluruhan kegiatan umum Direktorat Jenderal Anggaran anggaran Republik Indonesia.
adalah mengatur kegiatan keuangan
BAB III PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
A.
Bidang Kerja Dalam pelakasanaan praktik kerja lapangan di Direktorat Jendral
Anggaran, Kementerian Keuangan RI yang berlokasi di Jl. Wahidin, Jakarta., praktikan ditempatkan di Sekretariat Direktorat Jenderal Anggaran,
Bagian
Kepegawaian
pada
staff
Subbagian
Umum
Kepegawaian yang menyelenggarakan fungsi : (a)
Melaksanakan
urusan
dokumentasi
kepegawaian
di
lingkungan DJA. (b)
Menyusun daftar hadir pegawai negeri sipil di lingkungan DJA untuk pembayaran TKPN,
uang makan, uang lembur, dan
keperluan lainnya. (c)
Memproses surat izin pegawai di lingkungan DJA
(d)
Memproses
urusan
kesejahteraan
dalam
pengurusan
pembuatan Taspen para pegawai dilingkungan DJA (e)
Menyusun rekomendasi penjatuhan surat peringatan atau hukuman disiplin terkait kehadiran.
(f)
Menyiapkan usulan untuk menjalin kerja sama dengan institusi lain
baik
dalam
maupun
pengembangan pegawai
21
luar
negeri
dalam
hal
22
(g)
Mengoordinasikan penyusunan rencana kebutuhan diklat pegawai di lingkungan DJA
(h)
Melaksanakan
seleksi
pegawai
yang
akan
mengikuti
pendidikan dan pelatihan (diklat) serta ujian jabatan (i)
Mengoordinasikan penyiapan bahan pelaksanaan assesment center bagi pegawai di lingkungan DJA
(j)
Melaksanakan urusan administrasi cuti pegawai di lingkungan DJA agar proses pelaksanaan cuti pegawai dapat berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
(k)
Menyelia pengambilan sumpah PNS serta pelantikan pejabat eselon III dan IV lingkup DJA.
Dalam melaksanakan Praktik Kerja Lapangan pada staff Sub bagian Umum Kepegawaian, bermacam-macam kegiatan telah dilakukan oleh praktikan. Semua kegiatan tersebut sesuai dengan latar belakangan ilmu pendidikan yang praktikan ambil, yaitu Administrasi Perkantoran. Disini praktikan dapat membandingkan dan mengaplikasikan ilmu yang didapat selama perkuliahan serta berkesempatan berinteraksi dengan pegawai Bagian Kepegawaian Ditjen Anggaran. Di bagian Kepegawaian ini praktikan sangat membutuhkan ketelitian yang tinggi untuk melakukan prosedur adminstrasi di bagian Kepegawaian. Selama PKL pembimbing memberikan informasi kepada Praktikan terhadap pekerjaan dan tugas yang diberikan. Selain itu,
23
pembimbing juga mengevaluasi pekerjaan yang telah dilakukan oleh Praktikan. Sehingga Praktikan dapat memperbaiki kesalahan dalam melaksanakan pekerjaan dengan lebih baik dan karena hal tersebut pula Praktikan mendapatkan banyak ilmu dan pengetahuan yang sangat bermanfaat. Adapun Pekerjaan yang dilakukan oleh Praktikan di Subbagian Umum Kepegawaian yaitu : 1. Melakukan kegiatan penerimaan surat masuk melalui aplikasi Surat yang telah di terima di bagian kepegawian, diterima lagi melalui aplikasi persuratan. Surat yang di terima melalui aplikasi ini hanya surat yang berasal dari dalam lingkup Direktorat Jenderal Anggaran. 2. Melakukan scanning surat masuk Proses scanning surat ini merupakan proses konversi surat yang berbentuk hardcopy menjadi softcopy, agar mudah disimpan dan ditemukan kembali jika di perlukan. 3. Melakukan kegiatan penanganan telepon masuk Kegiatan penanganan telepon masuk ini hampir setiap hari praktikan lakukan, dikarenakan telepon masih menjadi sarana komunikasi yang penting dalam lingkup dunia kerja. 4. Menginput data-data pegawai Kegiatan menginput data-data pegawai melalui SIMPEG yang diberikan
oleh
Staff
Subag
Umum
Kepegawaian
untuk
24
menyempurnaan data pegawai. Sistem SIMPEG ini sangat membantu
pekerjaan
merencanakan,
di
bagian
melaksanakan
Kepegawaian
serta
memonitoring
dalam dan
mengevaluasi manajemen dan administrasi kepegawaian secara cepat, akuntabel dan terintegrasi. Dengan adanya sistem ini menciptakan pelaksanaan tugas yang lebih efektif dan efisien dan terwujudnya tertib administrasi dan tertib pengarsipan guna mendukung pelaksanaan tugas-tugas administrasi kepegawaian. 5. Melakukan Pengetikan Dokumen Kegiatan pengetikan dokumen biasanya menggunakan Ms.Word maupun Ms.Excel. maka itu praktikan harus menguasai program tersebut demi kelancaran pekerjaan yang diberikan. 6. Melakukan penggandaan dokumen Dalam melaksanakan tugas menggandakan dokumen, alat yang digunakan praktikan yaitu mesin fotocopy. Memperbanyak dokumen sangat diperlukan dalam proses penyebaran informasi / pesan dalam rangka untuk mencapai tujuan penyelesaian pekerjaan.
Selain pekerjaan di atas banyak pekerjaan lainnya yang Praktikan lakukan seperti melakukan pengecekan laporan assessment yang akan di kirim dari bagian kepegawaian.
25
B.
Pelaksanaan Kerja Praktikan melaksanakan Praktik kerja lapangan di Direktorat
Jenderal Anggaran selama empat minggu. Terhitung mulai tanggal 02 Juli 2012 sampai dengan tanggal 31 Juli 2012. Dalam melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan, praktikan banyak di bantu oleh para staff yang ada di bagian kepegawaian dalam hal pekerjaan. Pada pelaksanaan PKL ini, Praktikan mendapat beberapa tugas untuk mengerjakan pekerjaan berikut ini: 1. Melakukan kegiatan penerimaan surat masuk melalui aplikasi Melalui aplikasi ini praktikan hanya mengerjakan pekerjaan menerima surat masuk, yang sebenarnya hardcopy surat itu telah diterima oleh bagian kepegawaian. Sebelum hardcopy surat itu disimpan, praktikan wajib menerima surat melalui aplikasi tersebut. Berikut adalah langkah – langkahnya : a.
Praktikan masuk ke dalam aplikasi persuratan yang ada di komputer.
b.
Setelah itu akan muncul kotak dialog seperti dibawah ini Aplikasi Persuratan
Terima Surat
Disposisi
Gambar 3.1 Sumber: data diolah oleh praktikan
26
c.
praktikan memasukkan no agen surat yang akan diterima lewat aplikasi.
d.
Lalu mencocokkan nama pengirim dengan melihat di surat.
e.
Jika cocok. Klik TERIMA
2. Melakukan scanning surat masuk Praktikan diminta untuk scanning surat-surat yang masuk ke bagian kepegawaian, untuk di simpan ke dalam folder surat masuk. Surat – surat yang pernah praktikan scan diantaranya surat dari lingkup intern. Surat perjanjian dan nota dinas. Adapun langkah-langkah dalam melakukan scanning surat masuk adalah sebagai berikut: a. Praktikan memasukkan surat yang akan di scan. b.
Lalu kemudian Praktikan menekan tombol scan.
c. Setelah itu, akan muncul toolbar scan d. Lalu pilih adobe acrobat e.
Setelah itu akan muncul toolbar scanning button Scanning Button Black & White Black & White Color
Color Image Color
Document
Gambar 3.2 Sumber : data diolah oleh praktikan
27
f.
Lalu pilih Black & White
g. Dan, klik save dengan nama file sesuai tahun, bulan dan tanggal surat yang di scan dengan nomor urut belakangnya (contoh: 2012.12.10.01) 3. Melakukan kegiatan penanganan telepon masuk Telepon yang masuk ke bagian kepegawaian berasal dari dalam maupun luar lingkup Direktorat Jenderal Anggaran. Kegiatan ini merupakan kegiatan rutin yang praktikan lakukan. Telepon masuk yang sering praktikan tangani biasanya dari bagian lain di Direktorat Jenderal Anggaran, seperti staff Direktorat APBN, Direktorat Anggaran I, Direktorat Anggaran II, Direktorat Anggaran III, Direktorat PNBP, Direktorat SP, dan Direktorat HPP. Banyak hal yang mereka tanyakan mulai dari ingin
berbicara
dengan
Kabag
Kepegawaian,
Subbag
Kepegawaian sampai menanyakan tentang cuti, absensi juga uang makan. Ada beberapa hal yang praktikan lakukan pada saat menerima telepon masuk yaitu: a.
Menyiapkan alat tulis atau buku catatan, jika ada pesan atau informasi yang perlu dicatat agar tidak terjadi kesalahan dalam memberikan informasi.
b.
Mengangkat telepon. Jangan membiarkan telepon berbunyi
28
lebih dari 3 kali. Praktikan mengangkat gagang telepon, mengucapkan salam lalu menyebut nama bagian tempat praktikan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (Bagian Kepegawaian - Direktorat Jenderal Anggaran) c.
Jika penelpon ingin berbicara dengan seseorang, praktikan memohon penelpon untuk menunggu. tetapi jika orang tersebut tidak berada di tempat, maka praktikan akan menanyakan kepada penelpon nama dan isi pesan yang ingin disampaikan.
d.
Jika sudah selesai, Praktikan mengucapkan terima kasih serta menunggu penelpon untuk menutup teleponnya terlebih dahulu, kemudian barulah praktikan menutup gagang telepon tersebut.
4. Menginput surat izin pegawai ke dalam aplikasi Praktikan juga ditugaskan untuk menginput surat izin karyawan. Pekerjaan ini tidak setiap hari dilakukan dikarenakan tidak setiap hari surat izin ada. Surat izin pegawai yang masuk ke bagian kepegawaian harus di input ke dalam sistem simpeg, untuk mengukur kinerja pegawai maupun untuk menghitung uang makan dll. Untuk itu praktikan harus teliti untuk menginput tanggal surat izin tersebut agar tidak terjadi kesalahan dan mengurangi resiko pegawai lain untuk memprotes kinerja Bagian Kepegawaian. Tugas yang ada di bagian kepegawaian sangat
29
berhubungan dengan semua karyawan karena itu ketelitian sangat diperlukan disini. Adapun
langkah-langkah
dalam
menggunakan
aplikasi
tersebut adalah sebagai berikut: a. Pertama-tama Praktikan masuk ke SISTEM SIMPEG DJA b. Lalu, Praktikan pilih nama pada KRITERIA CARI c. Paktikan isi pada kotak KATA KUNCI d. Setelah itu akan keluar nama yang akan di cari. e. Lalu klik SIP (surat izin pegawai) f.
Lalu masukkan tanggal berapa pagawai itu melakukan izin dan alasannya apa.
5. Melakukan pengetikan dokumen Praktikan di tugaskan mengetik pakta integritas untuk seluruh pegawai DJA oleh Kasubag Umum Kepegawaian. Sebelum itu Kasubag memberikan instruksi yang mendalam terlebih dahulu agar praktikan tidak melakukan kesalahan yang berarti karena pakta integritas ini akan diberikan keseluruh pegawai di Direktorat Jenderal Anggaran untuk ditandatangani atas nama masing-masing pegawai. Pakta integritas sendiri merupakan surat pernyataan yang berisi ikrar untuk mencegah dan tidak melakukan kolusi, korupsi, nepotisme dan perbuatan tercela.
30
Selain itu praktikan ditugaskan mengetik daftar nama seluruh pegawai di DJA untuk memenuhi sampul depan ordner penyimpanan riwayat hidup pegawai. Sebelumnya Kasubag memberikan pengarahan tugas ini agar praktikan tidak membuat kesalahan. Dalam melakukan tugas ini praktikan harus bisa menguasai program
Ms.word
ataupun
Ms.Excel
jika
praktikan
tidak
menguasai akan memperlambat pekerjaan yang diberikan kepada praktikan yang sebenarnya sangat mudah untuk dikerjakan. Adapun
langkah-langkah
dalam
melakukan
kegiatan
pengetikan ini adalah sebagai berikut: a. Praktikan menyiapkan konsep dokumen yang akan diketik b. Kemudian
Praktikan
menghidupkan
komputer
dengan
menekan tombol power pada monitor. c.
Setelah itu, Praktikan membuka program Microsoft Excel
d. Praktikan memulai pengetikan e. Lalu yang terakhir, Praktikan mengedit hasil ketikan. 6. Mencetak Pakta Integritas Setelah Praktikan selesai mengerjakan pakta integritas, kegiatan selanjutnya adalah Praktikan mencetak pakta integritas tersebut dengan menggunakan mesin. Mesin yang biasa
31
digunakan yaitu mesin printer. Adapun cara mencetak adalah sebagai berikut : a. Praktikan harus menghidupkan mesin printer terlebih dahulu yaitu dengan menekan tombol power pada mesin printer b. Kemudian Praktikan memastikan bahwa mesin printer yang digunakan telah tersambung dengan komputer yang sedang digunakan c. Setelah itu, praktikan pilih office button , lalu pilih print dan klik ok 7. Menggandakan Dokumen Tugas ini sering sekali praktikan lakukan, baik dalam jumlah banyak maupun jumlah sedikit. Dalam menggandakan dokumen, praktikan memakai mesin fotocopy. Adapun cara-cara praktikan dalam menggunakan mesin fotocopy yaitu : 1) Lembar kertas yang akan digandakan diletakkan di atas mesin photocopy 2) Selanjutnya
praktikan
mengatur
tata
letak
kertas
berdasarkan ukuran kertas yang diinginkan 3) Tekan tombol angka yang diinginkan untuk jumlah berapa banyaknya penggandaan 4) Tekan tombol “Start” 5) Tunggu beberapa detik, maka hasilnya akan keluar
32
C.
Kendala yang Dihadapi Selama menjalani PKL, banyak hal yang praktikan dapatkan,
termasuk kendala yang praktikan temui di tempat praktik kerja. Kendala tersebut terjadi karena tentunya kegiatan PKL tidak berjalan dengan lancar,
sehingga
dibutuhkan
waktu
ekstra
dalam
menyelesaikan
pekerjaan. Beberapa kendala Praktikan ketika melaksanakan PKL, yaitu: 1.
Instruksi dalam
pemberian
tugas
yang tidak
jelas.
Dalam
menjalankan tugas instruksi yang jelas dari seseorang yang menugaskan
sangat
diperlukan
demi
kelancaran
dalam
menjalankan tugas tersebut. Dalam hal ini praktikan mendapatkan banyak
instruksi
yang
berbeda-beda
untuk
menyelesaikan
pekerjaan yang diberikan. Banyaknya instruksi yang beragam dan berbeda - beda mengakibatkan pekerjaan yang praktikan kerjakan menjadi lambat juga terhambat. Pemberian instruksi yang berbeda –beda terjadi pada saat praktikan diberikan instruksi untuk mengerjakan tugas oleh Kasubag
Umum
Kepegawaian,
praktikan
pun
mendapatkan
instruksi lagi yang berbeda dari bawahan Kasubbag Umum Kepegawaian dengan tugas yang sama tetapi cara pelaksanaan tugas
tersebut
berbeda.
Hal
ini
yang
membuat
kebingungan dalam menjalankan instruksi yang mana
praktikan
33
2.
Letak penyusunan alat – alat
kantor yang tidak tepat sangat
mempengaruhi kinerja praktikan. Dalam hal ini adalah peletakan meja telepon yang kurang tepat dan sulit terjangkau oleh praktikan maupun pegawai yang ada di bagian kepegawaian. Apalagi pada saat
praktikan
mengerjakan
pekerjaan
yang
membutuhkan
konsentrasi dan pada saat itu pula telepon berdering sedangkan letak telepon sulit dijangkau. Karena itu letak penyusunan alat – alat kantor sangat penting dalam menunjang kinerja praktikan.
D.
Cara Menghadapi Kendala Hambatan yang praktikan hadapi tidak membuat praktikan menjadi
kurang baik dalam bekerja. Justru hal ini menjadi cambukan bagi diri praktikan untuk menghadapi kendala-kendala tersebut. Bagaimanapun diperlukan usaha untuk mencapai tujuan yang ingin kita capai. Berikut adalah cara yang praktikan lakukan dalam menghadapi kendala yang praktikan temui dilapangan. 1. Instruksi tugas yang bertentangan Instruksi tugas yang berbeda-beda atau bertentangan menyebabkan praktikan kebingungan dalam melaksanakan tugas yang diberikan. banyaknya instruksi yang berbeda yang disebabkan perbedaan persepsi diantara pemberi tugas, menyebabkan
praktikan
harus menyaring instruksi
yang
34
diberikan kepada praktikan, tidak semuanya di terima tetapi praktikan saring terlebih dahulu mana yang praktikan perlukan. Seperti yang dikatakan Herbert persepsi pada hakikatnya adalah proses kognitif yang dialami oleh setiap orang di dalam memahami informasi tentang lingkungannya, baik lewat penglihatan, pendengaran, penghayatan, perasaan dan penciuman”1. Jadi perbedaan persepsi inilah yang menyebabkan instruksi yang didapat oleh praktikan berbeda – beda atau bertentangan. Dalam hal ini cara praktikan menyelesaikan kendala ini yaitu praktikan lebih melihat pada pemegang kekuasaan tertinggi.
Seperti yang di katakan oleh Greenberg dan Baron “kekuasaan di definisikan sebagai kapasitas untuk mengubah perilaku dan sikap pihak lain berkaitan dengan cara yang dikehendaki organisasi”2. Dalam hal ini, praktikan melihat siapa yang memegang kekuasaan tertinggi dari orang - orang yang memberikan instruksi, karena tugas yang diberikan kepada praktikan merupakan tanggung jawab orang yang memberikan tugas itu. Selain
itu,
pemegang
kekuasaan
tertinggi
di
bagian
kepegawaian mempunyai kehendak memberi perintah sesuai dengan cara yang ia kehendaki. Maka praktikan lebih melihat
1 2
Thoha, Miftah. 2010. Perilaku organisasi. Jakarta : Rajawali Pers hal 54 Poerwanto. 2008. Budaya Perusahaan. Yogyakarta : pustaka belajar hal 78
35
pada siapa yang memegang kekuasaan tertinggi di Bagian Kepegawaian. Pengambilan keputusan sendiri pun perlu praktikan lakukan, jika kedua instruksi yang ada masih membingungkan praktikan. pengambilan keputusan yang dihadapi praktikan akan mempengaruhi keberhasilan suatu pekerjaan. Menurut James A.F Stoner “Pengambilan keputusan melukiskan proses pemilihan suatu arah tindakan sebagai cara untuk memecahkan sebuah masalah tertentu”3. Berbeda dengan G.R Terry pengambilan keputusan didefinisikan sebagai “pemilihan alternatif kelakuan tertentu dari dua atau lebih alternatif yang ada”4. Dengan melihat teori diatas, praktikan harus bersikap bijaksana mengambil keputusan dalam mengatasi kendala adanya instruksi yang bertentangan demi kelancaran pekerjaan yang telah diberikan.
2. Letak penyusunan alat – alat kantor yang tidak tepat Tata ruang sangat bermanfaat bagi perusahaan yang bersangkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Penyusunan alat – alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang tepat pula dapat menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai dan akan mempengaruhi hasil dari 3
Stoner, James. Wankel, Charles. 2003. Perancanaan & pengambilan keputusan. Jakarta: PT Rineka Cipta hal 115 4 Drs. N Malayu Sp Hasibuan. 2001. Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara
36
seluruh aktivitas pekerjaan karena dengan penataan yang baik seluruh karyawan akan mampu mengerjakan pekerjaan masing – masing secara efektif dan aktifitas kantor akan lancar. Ditegaskan oleh The Liang Gie pada bukunya yang berjudul Administrasi Perkantoran Modern ia menjelaskan bahwa tata ruang perkantoran adalah penyusunan alat-alat kantor pada letak
yang
tepat
serta
pengaturan
tempat
kerja
yang
menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai.5 Dalam hal ini penyusunan alat – alat kantor di Bagian Kepegawaian
seperti
peletakan
meja
telepon
tidak
menimbulkan penataan ruang yang baik. Karena peletakan meja telepon yang cukup sulit dijangkau dari meja kerja para pegawai
akan
mempengaruhi
kinerja
pegawai
tersebut.
Begitupun yang di alami praktikan, letak praktikan duduk dengan meja telepon di bagian kepegawaian sangat jauh, sehingga praktikan harus bisa bersikap profesional. Seperti yang dikemukakan oleh Siagian (2009:163) profesionalisme adalah, “Keandalan dan keahlian dalam pelaksanaan tugas sehingga terlaksana dengan mutu tinggi, waktu yang tepat, cermat, dan dengan prosedur yang mudah dipahami dan diikuti oleh pelanggan”.6 Sedangkan PROFESIONAL adalah orang yang mempunyai profesi atau pekerjaan purna waktu dan hidup
5
The Liang Gie.2007. Adminstrasi Perkantoran Modern, Edisi keempat. Yogyakarta : Liberty 6 Siagian, Sondang P, 2009 Administrasi Pembangunan. Jakarta: Bumi aksara hal 163
37
dari pekerjaan itu dengan mengandalkan suatu keahlian yang tinggi. 7 Dari pendapat diatas terlihat bahwa profesional dalam bekerja itu sangat diperlukan demi kelancaran suatu pekerjaan. Pada saat
praktikan
membutuhkan
sedang
konsentrasi,
mengerjakan pada
saat
pekerjaan itu
pula
yang telepon
berdering, maka praktikan mencoba untuk bersikap profesional dalam bekerja. Dalam hal ini praktikan sigap dalam menangani telepon
yang
berdering
sehingga
tidak
mengecewakan
penelpon dan melanjutkan kembali pekerjaan yang diberikan.
7
ibid hal 163
BAB IV PENUTUP
A.
Kesimpulan PKL (Praktik Kerja Lapangan) merupakan salah satu syarat untuk
mendapat gelar Sarjana di Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Jakarta. PKL sangat bermanfaat bagi mahasiswa karena dapat memperoleh keterampilan, pengalaman kerja dan pengetahuan yang tidak pernah mahasiswa dapatkan sebelumnya. Selain itu, dengan diadakannya PKL mahasiswa akan memperoleh gambaran mengenai dunia kerja khususnya dalam bidang Administrasi.
PKL merupakan bentuk aplikasi dari
perkuliahan yang telah berlangsung. Setelah praktikan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di Direktorat Jenderal Anggaran dan membuat laporan ini, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini dilaksanakan di Direktorat Jenderal Anggaran Jl. Wahidin Nomor 1 Jakarta Pusat 2. Praktikan ditempatkan pada Bagian Kepegawaian. Di dalam praktik kerja lapangan ini dibutuhkan kedisiplinan dan ketelitian yang tinggi. 3. Selama menjalani PKL, praktikan melakukan kegiatan penerimaan surat masuk melalui aplikasi, melakukan scanning surat, menginput surat izin pegawai, menggandakan dokumen dan mengetik dokumen.
38
39
4. Selama menjalankan PKL, praktikan menemukan beberapa kendala yang cukup menghambat pekerjaan praktikan. Kendala tersebut yaitu : a. Instruksi tugas yang bertentangan yang diberikan oleh pemberi tugas. b. Letak penyusunan alat – alat kantor yang tidak tepat. 5.
Cara mengatasi kendala – kendala tersebut yakni: a.
Praktikan
mengambil
keputusan
dan
melihat
siapa
pemegang
kekuasaan tertinggi dari orang – orang yang memberikan tugas tersebut. b.
Praktikan lebih bisa bersikap profesional dalam melakukan semua pekerjaan yang diberikan.
B.
Saran Bedasarkan
kesimpulan
diatas,
praktikan
mencoba
untuk
memberikan beberapa saran kepada pihak industri dan pihak universitas yang sekiranya dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan guna kemajuan dimasa mendatang, diantaranya: 1. Dengan adanya praktik kerja lapangan ini diharapkan terjadi hubungan kerja sama yang baik antara pihak Universitas Negeri Jakarta dengan perusahaan tempat pelaksanaan praktek kerja lapangan (Direktorat Jenderal Anggaran).
40
2. Direktorat
Jenderal
Anggaran
khususnya
bagian
kepegawaian
sebaiknya lebih memperhatikan tata ruang yang baik agar para staff karyawan bisa menyelesaikan pekerjaan dengan secepat mungkin. 3. Untuk staff karyawan khususnya di Bagian Kepegawaian sebaiknya di tingkatkan lagi komunikasi antara karyawan dengan mahasiswa dalam membimbing agar tidak terjadi kesalahan dan dapat membantu mempercepat penyelesaian pekerjaan.
DAFTAR PUSTAKA Thoha, Miftah. Perilaku Organisasi. Jakarta : Rajawali Pers, 2010 Hasibuan, Malayu. Manajemen. Jakarta : Bumi Aksara, 2001 Poerwanto. Budaya Perusahaan. Yogyakarta : pustaka, 2008 Stoner, James. Wankel, Charles. Perancanaan & pengambilan keputusan. Jakarta: PT Rineka Cipta, 2003 Siagian, Sondang P. Administrasi Pembangunan. Jakarta: Bumi Aksara, 2009 The Liang Gie. Adminstrasi Perkantoran Modern. Edisi keempat. Yogyakarta : Liberty, 2007
41
41
Lampiran 1
42
Lampiran 2
43
Lampiran 3
44
Lampiran 4
45
46
Lampiran 5
47
48
Lampiran 6
49
Lampiran 7
50
51
Lampiran 8
52
Lampiran 9
53
Lampiran 10
54
Lampiran 11
55
56
Lampiran 12
57
Lampiran 13
