LAPORAN KERJA PRAKTEK PELAKSANAAN PROSES PROCUREMENT BIDANG IT SERVICE MANAGEMENT & GENERAL AFFAIR DIVISI INFORMATION SYSTEM CENTER PT.TELEKOMUNIKASI INDONESIA
Oleh : 1102120168 WILLY PRATISNA Dosen Pembimbing : HARIS RACHMAT,S.T.,M.T. (NIP : 99710169 - 1 )
PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS REKAYASA INDUSTRI UNIVERSITAS TELKOM BANDUNG i
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN KERJA PRAKTEK PELAKSANAAN PROSES PROCUREMENT BIDANG IT SERVICE MANAGEMENT & GENERAL AFFAIR DIVISI INFORMATION SYSTEM CENTER PT.TELEKOMUNIKASI INDONESIA
Oleh : WILLY PRATISNA (1102120168)
Menyetujui, PEMBIMBING KERJA PRAKTEK
AHMAD SUPRIYONO NIK. 670046
ii
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN KERJA PRAKTEK PELAKSANAAN PROSES PROCUREMENT BIDANG IT SERVICE MANAGEMENT & GENERAL AFFAIR DIVISI INFORMATION SYSTEM CENTER PT.TELEKOMUNIKASI INDONESIA
Oleh : WILLY PRATISNA (1102120168)
Mengetahui, KOORDINATOR KERJA PRAKTEK
DOSEN PEMBIMBING
HARIS RACHMAT,S.T,M.T.
AMELIA KURNIAWATI,S.T.,M.T.
NIP. 99710169 - 1
NIP. 10810591 - 1
KETUA PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI
RINO ANDIAS ANUGRAHA,S.T.,M.M. NIP. 99750184 - 1
iii
KATA PENGANTAR Assalamualaikum Wr.Wb Alhamdulillah dengan mengucap syukur yang sebanyak-banyaknya kepada Allah SWT, penulis telah berhasil menyelesaikan kerja praktek di PT. Telekomunikasi Indonesia di unit Procurement selama 40 hari yang dimulai pada tanggal 25 Maret 2015 hingga 24 Juli 2015. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada seluruh karyawan yang berada di unit Procurement yang telah menerima dan membimbing penulis selama berada di unit Procurement. Pada akhir dari pelaksanaan Kerja Praktek, penulis menyusun laporan akhir sebagai penutup dari kegiatan Kerja Praktek dan menjadi pertanggungjawaban selama berada di unit Procurement PT. Telekomunikasi Indonesia. Penulis menyadari bahwa masih ada beberapa kesalahan baik dalam masa pelaksanaan Kerja Praktek hingga penyusunan laporan ini. Penulis meminta maaf atas semua kesalahan yang pernah dibuat oleh penulis baik ketika berada di unit Procurement hingga penyusunan laporan ini. Atas perhatiannya penulis mengucapkan terima kasih. Bandung, 24 Juli 2015
Willy Pratisna
iv
DAFTAR ISI 1. Lembar Pengesahan Perusahaan ............................................................................. ii 2. Lembar Pengesahan Akademik ............................................................................... iii 3. Kata Pengantar ........................................................................................................ iv 4. Daftar Isi ................................................................................................................. v 5. Daftar Gambar ........................................................................................................ vi 6. Daftar Tabel ............................................................................................................ vii 7. Bab I Pendahuluan .................................................................................................. 1 I.1 Latar Belakang Penugasan .................................................................... 1 I.2 Lingkup Penugasan ............................................................................... 1 I.3 Target Pemecahan Masalah .................................................................. 1 I.4 Metode Pemecahan Masalah ................................................................. 2 I.5 Rencana dan Penjadwalan Kerja ........................................................... 3 I.6 Ringkasan Sistematikan Penulisan Laporan .......................................... 4 8. Bab II Tinjauan Umum Perusahaan ........................................................................ 5 II.1 Profil dan Sejarah Singkat Perusahaan ................................................ 5 II.2 Lokasi Perusahaan ............................................................................... 7 II.3 Struktur Organisasi .............................................................................. 8 II.4 Kepegawaian Perusahaan .................................................................... 8 9. Bab III Teori Dasar ................................................................................................. 9 III.1 Definisi Pengadaan Barang dan Jasa .................................................. 9 III.2 Definisi E-Auction .............................................................................. 8 III.3 Dokumentasi Proses ........................................................................... 10 III.4 Definisi Penunjukkan Langsung ......................................................... 10 10. Bab IV Laporan Pelaksanaan Kerja ........................................................................ 12 11. Bab V Analisis Hasil Pelaksanaan Kerja ................................................................. 14 12. Bab VI Simpulan dan Saran .................................................................................... 15 VI.1 Simpulan ............................................................................................ 15 VI.2 Saran .................................................................................................. 15 13. Lampiran ................................................................................................................. 16
v
DAFTAR GAMBAR 1. Gambar II.1 Lambang PT.Telkom Indonesia .......................................................... 5 2. Gambar II.2 Struktur Organisasi PT.Telkom Indonesia .......................................... 8 3. Gambar IV.1 Alur Proses Pengadaan ...................................................................... 12
vi
DAFTAR TABEL 1. Tabel I.1 Rencana dan Penjadwalan Kerja .............................................................. 3
vii
BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang Penugasan PT.Telekomunikasi Indonesia atau disingkat PT.Telkom Indonesia memiliki banyak divisi didalamnya. Salah satu divisi yang ada di PT.Telekomunikasi Indonesia yakni divisi Information and Technology Service Solution (ITSS) atau sekarang lebih dikenal dengan Information Service Center (ISC). Di dalam divisi ini,terdapat beberapa unit yang bekerja didalamnya yang salah satunya adalah unit Procurement atau unit pengadaan yang bertugas untuk menyusun justifikasi pengadaan dengan user sampai dengan kontrak dengan vendor atau mitra. Berdasarkan tugas pada unit procurement di atas, maka penyusun melakukan tugas sesuai dengan tugas yang diemban oleh unit procurement. I.2 Lingkup Penugasan Lingkup penugasan yang ditugaskan pada penyusun adalah : 1. Mengikuti proses pengadaan dari justifikasi kebutuhan sampai kontrak pengadaan. 2. Penyusunan Purchase Requisition. 3. Penyusunan dokumen rencana kerja pengadaan. 4. Penyusunan Purchase Order. 5. Penyusunan laporan pengadaan mulai dari justifikasi kebutuhan sampai kontrak pengadaan. I.3 Target Pemecahan Masalah Target pemecahan masalah yang akan dicapai adalah : 1. Penyusun berhasil mengikuti proses pengadaan dari justifikasi kebutuhan sampai kontrak pengadaan. 2. Penyusun berhasil membuat Purchase Requisition. 3. Penyusun berhasil membuat dokumen rencana kerja pengadaan. 4. Penyusun berhasil membuat Purchase Order. 5. Penyusunan berhasil membuat laporan pengadaan mulai dari justifikasi kebutuhan sampai kontrak pengadaan.
1
I.4 Metode Pemecahan Masalah Metode pemecahan masalah yang akan dipakai adalah : 1. Membuat dokumen rencana kerja untuk mendokumentasikan proses pengadaan. 2. Membuat purchase requisition sebagai salah satu justifiksi anggaran pengadaan. 3. Membuat purchase order sebagai finalisasi proyek yang akan dikerjakan oleh vendor atau mitra.
2
I.5 Rencana dan Penjadwalan Kerja Rencana dan penjadwalan kerja yang akan dilakukan adalah sebagai berikut : Tabel I.1 Rencana dan Penjadwalan Kerja Hari Ke 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40
Tanggal 25-Mei-15 26-Mei-15 27-Mei-15 28-Mei-15 29-Mei-15 01-Jun-15 02-Jun-15 03-Jun-15 04-Jun-15 05-Jun-15 08-Jun-15 09-Jun-15 10-Jun-15 11-Jun-15 12-Jun-15 15-Jun-15 16-Jun-15 17-Jun-15 18-Jun-15 19-Jun-15 22-Jun-15 23-Jun-15 24-Jun-15 25-Jun-15 26-Jun-15 29-Jun-15 30-Jun-15 01-Jul-15 02-Jul-15 03-Jul-15 06-Jul-15 07-Jul-15 08-Jul-15 09-Jul-15 10-Jul-15 13-Jul-15 14-Jul-15 15-Jul-15 23-Jul-15 24-Jul-15
Rencana & Target Perkenalan dan pengenalan lingkungan kerja di Telkom pada umumnya dan khususnya di IS Center Mengikuti sosialiasi dan presentasi bisnis proses Mengikuti sosialisasi dan presentasi aplikasi sistem informasi management procurement (SMILE) Mengevaluasi permintaan / justifikasi kebutuhan dari user Mengevaluasi Purchase Requisition terkait dengan ketersediaan anggaran Mengevaluasi nota dinas permintaan proses pengadaan yang diajukan oleh user Belajar Mandiri Membuat Justifikasi Pengadaan Membuat dokumen rencana kerja dan syarat-syarat (RKS) pengadaan dan membuat surat undangan pengambilan RKS serta rapat kejelasan Mengikuti rapat penjelasan antara procurement, user dan peserta pengadaan Membuat berita acara rapat penjelasan Menerima proposal administrasi dan teknis dari peserta pengadaan Membuat berita acara penerimaan proposal administrasi dan teknis dari peserta pengadaan Mengevaluasi proposal administrasi dari peserta pengadaan Membuat berita acara evaluasi proposal administrasi serta lampirannya Evaluasi nota dinas elektronik dari user terkait dengan hasil evaluasi teknis Membuat surat pengumuman hasil evaluasi proposal administrasi, teknis dan pemasukan penawaran harga yang dilanjutkan dengan negosiasi harga Mengirimkan surat-surat pengumuman hasil evaluasi proposal administrasi, teknis dan pemasukan penawaran harga yang dilanjutkan dengan negosiasi harga kepada peserta pengadaan Mengikuti proses negosiasi harga Pembuatan berita acara negosiasi harga Pembuatan laporan proses pengadaan Pembuatan surat penetapan penunjukan pelaksanaan dan penetapan harga pengadaan Menerima surat kesanggupan dari pemenang pengadaan Penyusunan kontrak pengadaan Memeriksa kontrak yang telah disusun Membuat dan memposting Purchase Order (PO) Release Purchase Order (PO) Menginputkan data proses pengadaan kedalam SMILE Menginputkan data / dokumen proses pengadaan modul OPEX (Operational Expenditure) Menginputkan data / dokumen proses pengadaan modul OPEX. Sub Modul : Initiation Menginputkan data / dokumen proses pengadaan modul OPEX. Sub Modul : Planning Menginputkan data / dokumen proses pengadaan modul OPEX. Sub Modul : Executing Menginputkan data / dokumen proses pengadaan modul OPEX. Sub Modul : Controlling Menginputkan data / dokumen proses pengadaan modul OPEX. Sub Modul : Closing Menginputkan data / dokumen proses pengadaan modul CAPEX (Capital Expenditure ) Menginputkan data / dokumen proses pengadaan modul CAPEX. Sub Modul : Initiation Menginputkan data / dokumen proses pengadaan modul CAPEX. Sub Modul : Planning Menginputkan data / dokumen proses pengadaan modul CAPEX. Sub Modul : Executing Menginputkan data / dokumen proses pengadaan modul CAPEX. Sub Modul : Controlling Menginputkan data / dokumen proses pengadaan modul CAPEX. Sub Modul : Closing
3
I.6 Ringkasan Sistematika Penulisan Laporan Ringkasan sistematika penulisan laporan ini terdiri dari : Bab I Pendahuluan I.1 Latar Belakang Penugasan I.2 Lingkup Penugasan I.3 Target Pemecahan Masalah I.4 Metode Pemecahan Masalah I.5 Rencana dan Penjadwalan Kerja Bab II Tinjauan Umum Perusahaan II.1 Profil dan Sejarah Singkat Perusahaan II.2 Lokasi Perusahaan II.3 Struktur Organisasi II.4 Kepegawaian Perusahaan Bab III Teori Dasar III.1 Definisi Pengadaan Barang dan jasa III.2 Definisi E-Auction III.3 Dokumentasi Proses III.4 Definisi Penunjukkan Langsung Bab IV Laporan Pelaksanaan Kerja Bab V Analisis Hasil Pelaksanaan Kerja Bab VI Simpulan dan Saran VI.1 Simpulan VI.2 Saran Lampiran
4
BAB II TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN II.1 Profil dan Sejarah Singkat Perusahaan
Gambar II.1 Lambang PT.Telkom Indonesia
Telkom Group adalah satu-satunya BUMN telekomunikasi serta penyelenggara layanan telekomunikasi dan jaringan terbesar di Indonesia. Telkom Group melayani jutaan pelanggan di seluruh Indonesia dengan rangkaian lengkap layanan telekomunikasi yang mencakup sambungan telepon kabel tidak bergerak dan telepon nirkabel tidak bergerak, komunikasi seluler, layanan jaringan dan interkoneksi serta layanan internet dan komunikasi data. Telkom Group juga menyediakan berbagai layanan di bidang informasi, media dan edutainment, termasuk cloud-based and serverbased managed services, layanan e-Payment dan IT enabler, e-Commerce dan layanan portal lainnya. Berikut penjelasan portofolio bisnis Telkom: Telecommunication Telekomunikasi merupakan bagian bisnis legacy Telkom. Sebagai ikon bisnis perusahaan, Telkom melayani sambungan telepon kabel tidak bergerak Plain Ordinary Telephone Service (”POTS”), telepon nirkabel tidak bergerak, layanan komunikasi data, broadband, satelit, penyewaan jaringan dan interkoneksi, serta telepon seluler yang dilayani oleh Anak Perusahaan Telkomsel. Layanan telekomunikasi Telkom telah menjangkau beragam segmen pasar mulai dari pelanggan individu sampai dengan Usaha Kecil dan Menengah (“UKM”) serta korporasi.
5
Information Layanan informasi merupakan model bisnis yang dikembangkan Telkom dalam ranah New Economy Business (“NEB”). Layanan ini memiliki karakteristik sebagai layanan terintegrasi bagi kemudahan proses kerja dan transaksi yang mencakup Value Added Services (“VAS”) dan Managed Application/IT Outsourcing (“ITO”), e-Payment dan IT enabler Services (“ITeS”). Media Media merupakan salah satu model bisnis Telkom yang dikembangkan sebagai bagian dari NEB. Layanan media ini menawarkan Free To Air (“FTA”) dan Pay TV untuk gaya hidup digital yang modern. Edutainment Edutainment menjadi salah satu layanan andalan dalam model bisnis NEB Telkom dengan menargetkan segmen pasar anak muda. Telkom menawarkan beragam layanan di antaranya Ring Back Tone (“RBT”), SMS Content, portal dan lain-lain. Services Services menjadi salah satu model bisnis Telkom yang berorientasi kepada pelanggan. Ini sejalan dengan Customer Portfolio Telkom kepada pelanggan Personal, Consumer/Home, SME, Enterprise, Wholesale, dan Internasional. Sebagai perusahaan telekomunikasi, Telkom Group terus mengupayakan inovasi di sektor-sektor selain telekomunikasi, serta membangun sinergi di antara seluruh produk, layanan dan solusi, dari bisnis legacy sampai New Wave Business. Untuk meningkatkan business value, pada tahun 2012 Telkom Group mengubah portofolio bisnisnya menjadi TIMES (Telecommunication, Information, Media Edutainment & Service). Untuk menjalankan portofolio bisnisnya, Telkom Group memiliki empat anak perusahaan, yakni PT. Telekomunikasi Indonesia Selular (Telkomsel), PT. Telekomunikasi Indonesia International (Telin), PT. Telkom Metra dan PT. Daya Mitra Telekomunikasi (Mitratel). Visi dan Misi Visi “To become a leading Telecommunication, Information,
Media, Edutainment and Services
(“TIMES”) player in the region”
6
Misi
Menyediakan layanan “more for less” TIMES.
Menjadi model pengelolaan korporasi terbaik di Indonesia.
Corporate Culture : The Telkom Way Basic Belief
: Always The Best
Core Values
: Solid, Speed, Smart
Key Behaviours
: Imagine, Focus, Action
Inisiatif Strategis
Pusat keunggulan.
Fokus pada portofolio dengan pertumbuhan atau value yang tinggi.
Percepatan ekspansi internasional.
Transformasi biaya.
Pengembangan IDN (id-Access, id-Ring, id-Con).
Indonesia Digital Solution (“IDS”) – layanan konvergen pada solusi ekosistem digital.
Indonesia Digital Platform (“IDP”) – platform enabler untuk pengembangan ekosistem.
Eksekusi sistem pengelolaan anak perusahaan terbaik.
Mengelola portofolio melalui BoE dan CRO.
Meningkatkan sinergi di dalam Telkom Group.
II.2 Lokasi Perusahaan Lokasi PT.Telekomunikasi Indonesia berada di Jalan Japati Nomor 1 Kota Bandung Jawa Barat.
7
II.3 Struktur Organisasi
Gambar II.2 Struktur Organisasi PT.Telkom Indonesia
II.4 Kepegawaian Perusahaan Kepegawaian di PT.Telekomunikasi Indonesia berjumlah lebih dari 25.000 orang yang terdiri berbagai band atau tingkatan. Jumlah band yang ada di PT.Telkom Indonesia berjumlah empat band.
8
BAB III TEORI DASAR III.1 Definisi Pengadaan Barang dan Jasa Pengadaan barang dan jasa merupakan suatu kegiatan pengadaan dalam hal untuk mendapatkan barang dan jasa. Tahap-tahap dalam pengadaan barang dan jasa dengan prakualifikasi yaitu : (Keppres No 54, 2010) 1. pengumuman prakualifikasi 2. pengambilan dokumen prakualifikasi 3. pemasukan dokumen prakualifikasi 4. evaluasi dokumen prakualifikasi 5. penetapan hasil prakualiflkasi 6. pengumuman hasil prakualifikasi 7. masa sanggah prakualifikasi 8. undangan kepada peserta yang lulus prakualifikasi 9. pengambilan dokumen lelang umum 10. penjelasan 11. penyusunan berita acara penjelasan dokumen lelang dan perubahannya 12. pemasukan penawaran 13. pembukaan penawaran 14. evaluasi penawaran 15. penetapan pemenang 16. pengumuman pemenang 17. masa sanggah 18. penunjukan pemenang 19. penandatanganan kontrak
III.2 Definisi E-Auction Secara umum, e-auction sebagai proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan dengan berbasis internet sehingga proses transaksi antara buyer dan supplier dilakukan secara online dengan cepat, aman, dan mudah. E-Auction. Ini adalah aplikasi untuk membantu proses lelang. Pada proses pembelian, lelang dilakukan oleh pembeli dengan mengumpulkan calon-calon supplier. Mereka sebelumnya sudah diberi tahu oleh pembeli tentang jumlah, spesifikasi, dan waktu kebutuhan suatu barang atau jasa. Mereka akan mengajukan penawaran (secara elektronik) dan selama proses lelang mereka biasa merevisi (menurunkan) harga penawarannya. Supplier yang memberikan penawaran terendah pada akhir periode lelang akan keluar sebagai pemenang. (Hermawan, 2008:9)
9
III.3 Dokumentasi Proses Tujuan Dokumentasi Proses : 1. Memberikan wawasan ke dalan proses bisnis. 2. Membantu dalam transfer pengetahuan antara manusia, proses dan waktu. 3. Memberikan dasar unuk analisis dan evaluasi proses bisnis. Tipe Dokumentasi ada beberapa macam seperti : 1. Block Diagram 2. Standard Flowchart 3. Cross-Functional Flowchart 4. Functional Time Line Flowchart 5. Geographical Flowchart 6. Relationship Mapping 7. Several-leveled Flowchart Alat-alat dokumentasi ada beberapa seperti : 1. Microsoft Visio 2. ARISToolSet (Business Process Modeling) 3. BPMN Modeler (Visio Integration) III.4 Definisi Penunjukkan Langsung Penunjukan langsung adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa dengan cara menunjuk langsung 1 (satu) penyedia barang/jasa. Metode pemilihan langsung dimungkinkan sebagaimana diatur dalam Pasal 35 Perpres No. 54 tahun 2010 yang menyatakan bahwa : 1.ULP/Pejabat Pengadaan menyusun dan menetapkan metode pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya. 2. Pemilihan Penyediaan Barang/Jasa lainnya dilakukan dengan:
Pelelangan yang terdiri atas Pelelangan Umum dan Pelelangan Sederhana;
Penunjukan Langsung;
Pengadaan Langsung; atau
Kontes/Sayembara
10
3.Pemilihan Penyedia Pekerja Konstruksi dilakukan dengan:
Pelelangan Umum;
Pelelangan Terbatas;
Pemilihan Langsung;
Penunjukan Langsung;
Pengadaan Langsung.
Kemudian Perpres No. 70 Tahun 2012 sebagai pengganti Perpres No. 54 tahun 2010 mengubah mengenai ketentuan Pasal 35 ayat (2) diubah dan diantara ayat (3) dan ayat (4) disisipkan 1 (satu) ayat yaitu ayat (3a) sehingga Pasal 35 berbunyi: 1.ULP/Pejabat Pengadaan menyusun dan menetapkan metode pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya. 2.Pemilihan Penyediaan Barang/Jasa lainnya dilakukan dengan:
Pelelangan Umum;
Pelelangan Terbatas;
Pelelangan Sederhana;
Penunjukan Langsung;
Pengadaan Langsung; atau
Kontes.
3. Pemilihan Penyedia Pekerja Konstruksi dilakukan dengan:
Pelelangan Umum;
Pelelangan Terbatas;
Pemilihan Langsung;
Penunjukan Langsung;
Pengadaan Langsung.
3(a). Pemilihan Penyedia Jasa Lainnya dilakukan dengan:
a. Pelelangan Umum;
b. Pelelangan Sederhana;
c. Penunjukan Langsung;
d. Pengadaan langsung; dan
e. Sayembara 11
BAB IV LAPORAN PELAKSANAAN KERJA Selama melaksanakan kerja praktek di PT.Telekomunikasi Indonesia pada unit Procurement , kami melakukan beberapa pekerjaan terkait dengan unit yang dijalankan. Pada unit Procurement kami menyusun justifikasi pengadaan sampai dengan kontrak dengan vendor atau mitra. Untuk menyusun justifikasi pengadaan sampai dengan kontrak dengan vendor atau mitra dapat dilihat pada alur proses pengaadaan berikut ini :
Gambar IV.1 Alur Proses Pengadaan Berdasarkan alur proses pengadaan pada gambar diatas, penyusun melaksanakan kerja sebagai berikut: 1. Perkenalan dan pengenalan lingkungan kerja di Telkom pada umumnya dan khususnya di IS Center. 2. Mengikuti sosialisasi dan presentasi bisnis proses. 3. Mengikuti sosialisasi dan presentasi aplikasi sistem informasi management procurement (SMILE) 4. Mengevaluasi permintaan / justifikasi kebutuhan dari user. 5. Mengevaluasi Purchase Requisition terkait dengan ketersediaan anggaran. 6. Mengevaluasi nota dinas permintaan proses pengadaan yang diajukan oleh user. 7. Belajar Mandiri. 8. Membuat Justifikasi Pengadaan. 9. Membuat dokumen rencana kerja dan syarat-syarat (RKS) pengadaan dan membuat surat undangan pengambilan RKS serta rapat kejelasan.
12
10. Mengikuti rapat penjelasan antara procurement, user dan peserta pengadaan. 11. Membuat berita acara rapat penjelasan. 12. Menerima proposal administrasi dan teknis dari peserta pengadaan. 13. Membuat berita acara penerimaan proposal administrasi dan teknis dari peserta pengadaan. 14. Mengevaluasi proposal administrasi dari peserta pengadaan. 15. Membuat berita acara evaluasi proposal administrasi serta lampirannya. 16. Evaluasi nota dinas elektronik dari user terkait dengan hasil evaluasi teknis. 17. Membuat surat pengumuman hasil evaluasi proposal administrasi, teknis dan pemasukan harga yang dilanjutkan dengan negosiasi harga. 18. Mengirimkan surat-surat pengumuman hasil evaluasi proposal administrasi, teknis dan pemasukan penawaran harga yang dilanjutkan dengan negosiasi harga kepada peserta. 19. Mengikuti proses negosiasi harga. 20. Pembuatan berita acara negosiasi harga. 21. Pembuatan laporan proses pengadaan. 22. Pembuatan surat penetapan penunjukan pelaksanaan dan penetapan harga pengadaan. 23. Menerima surat kesanggupan dari pemenang pengadaan. 24. Penyusunan kontrak pengadaan. 25. Memeriksa kontrak yang telah disusun. 26. Membuat dan memposting Purchase Order (PO). 27. Release Purchase Order (PO). 28. Menginputkan data proses pengadaan kedalam SMILE. 29. Menginputkan data / dokumen proses pengadaan modul OPEX (Operational Expenditure). 30. Menginputkan data / dokumen proses pengadaan modul OPEX. Sub Modul : Initiation. 31. Menginputkan data / dokumen proses pengadaan modul OPEX. Sub Modul : Planning. 32. Menginputkan data / dokumen proses pengadaan modul OPEX. Sub Modul : Executing. 33. Menginputkan data / dokumen proses pengadaan modul OPEX. Sub Modul : Controlling. 34. Menginputkan data / dokumen proses pengadaan modul OPEX. Sub Modul : Closing. 35. Menginputkan data / dokumen proses pengadaan modul CAPEX (Capital Expenditure). 36. Menginputkan data / dokumen proses pengadaan modul CAPEX. Sub Modul : Initiation. 37. Menginputkan data / dokumen proses pengadaan modul CAPEX. Sub Modul : Planning. 38. Menginputkan data / dokumen proses pengadaan modul CAPEX. Sub Modul : Executing. 39. Menginputkan data / dokumen proses pengadaan modul CAPEX. Sub Modul : Controlling. 40. Menginputkan data / dokumen proses pengadaan modul CAPEX. Sub Modul : Closing.
13
BAB V ANALISIS HASIL PELAKSANAAN KERJA Hasil yang didapatkan selama melaksanakan kerja praktek di PT.Telekomunikasi Indonesia di unit Procurement menghasilkan beberapa hal sebagai berikut : 1. Penyusunan Purchase Requisition (PR) atau justifikasi pengadaan sebagai lembar pengajuan biaya serta rincian awal barang-barang atau jasa yang dibutuhkan user kepada PT.Telkom Indonesia. 2. Penyusunan dokumen rencana kerja sebagai lembar inspeksi kelengkapan data pengadaan barang atau jasa yang dibuat berdasarkan keinginan user dan dikerjakan oleh vendor atau mitra yang dipilih berdasarkan pelelangan, penunjukkan langsung, pemilihan langsung. 3. Penyusunan Purchase Order (PO) sebagai hasil akhir dari tahap pengadaan berupa kontrak yang diserahkan kepada vendor atau mitra yang dipilih berdasarkan pelelangan, penunjukkan langsung, pemilihan langsung. 4. Pembuatan laporan proses pengadaan mulai dari justifikasi hingga kontrak pengadaan. Improvement yang dapat diberikan adalah : 1. Adanya frame database sistem yang memungkinkan pengguna hanya menginputkan nominal angka dan tujuan pengadaan dan ketika melakukan pencetakan akan muncul seluruh data yang akan dibutuhkan dalam proses kontrak pengadaan. 2. Adanya penggunaan sistem alert yang memungkinkan adanya pemberitahuan untuk karyawan PT.Telkom Indonesia untuk segera mengecek data laporan pengadaan yang masuk.
14
BAB VI SIMPULAN dan SARAN VI.1 Simpulan Simpulan yang dapat diberikan berdasarkan laporan pelaksanaan kerja dan analisis pelaksanaan kerja adalah : 1. Penyusunan Purchase Requisition (PR) atau justifikasi pengadaan sebagai lembar pengajuan biaya serta rincian awal barang-barang atau jasa yang dibutuhkan user kepada PT.Telkom Indonesia. 2. Penyusunan dokumen rencana kerja sebagai lembar inspeksi kelengkapan data pengadaan barang atau jasa yang dibuat berdasarkan keinginan user dan dikerjakan oleh vendor atau mitra yang dipilih berdasarkan pelelangan, penunjukkan langsung, pemilihan langsung. 3. Penyusunan Purchase Order (PO) sebagai hasil akhir dari tahap pengadaan berupa kontrak yang diserahkan kepada vendor atau mitra yang dipilih berdasarkan pelelangan, penunjukkan langsung, pemilihan langsung. 4. Pembuatan laporan proses pengadaan mulai dari justifikasi hingga kontrak pengadaan. Improvement yang dapat diberikan adalah : 1. Adanya frame database sistem yang memungkinkan pengguna hanya menginputkan nominal angka dan tujuan pengadaan dan ketika melakukan pencetakan akan muncul seluruh data yang akan dibutuhkan dalam proses kontrak pengadaan. 2. Adanya penggunaan sistem alert yang memungkinkan adanya pemberitahuan untuk karyawan PT.Telkom Indonesia untuk segera mengecek data laporan pengadaan yang masuk. VI.2 Saran Saran yang dapat diberikan untuk perusahaan adalah : 1. Improvement yang disarankan penulis dapat diterapkan dengan baik di unit Procurement. Saran yang dapat diberikan untuk penulis adalah : 1. Dapat bekerja lebih baik. 2. Dapat berkontribusi lebih di perusahaan.
15
LAMPIRAN
16
