LAPORAN BADAN PENGAWAS KOPERASI MAHASISWA UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

LAPORAN BADAN PENGAWAS KOPERASI MAHASISWA UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA TRIWULAN IV (Oktober – Desember) Tahun 2011

Disusun oleh: BADAN PENGAWAS KOPMA UNY

KOPERASI MAHASISWA UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA 2011

Laporan Triwulan Keempat 2011 KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah dan inayah-Nya yang sangat besar terhadap kelancaran aktifitas kami sehingga kami dapat menjalankan dan menyelesaikan laporan triwulan IV kepengawasan Kopma UNY dengan sebaik-baiknya. Sholawat serta salam semoga selalu tercurahkan kepada junjungan kita Nabi Besar Muhammad SAW, yang selalu menjadi tuntunan dan suri tauladan bagi umatnya. Laporan ini disusun sebagai wujud pertanggungjawaban pengawas sesuai dengan ADART Kopma UNY dan GBHK Kepengawasan Kopma UNY. Laporan ini disajikan sebagai informasi hasil kinerja kepengurusan Kopma UNY periode 2011-2012 di triwulan keempat yang akan disosialisasikan kepada anggota Kopma UNY serta Pembina dan Penasehat Kopma UNY. Laporan ini disusun berdasarkan bukti konkrit tentang realisasi program kerja kepengurusan yang sebelumnya telah tersusun pada RPK tahunan Pengurus Pengawas Kopma UNY periode 2011-2012. Manajemen pola/metode kepengawasan Kopma UNY tidak hanya melakukan studi komparatif dan evaluasi atau monitoring kinerja bidang tiap bulan saja, akan tetapi dititik beratkan pada keaktifan secara langsung menilai kinerja kepengurusan. Pengawas proaktif dalam memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan serta saran-saran dan solusinya yang diminta maupun tidak diminta oleh kepengurusan terhadap permasalahan-permasalahan yang terjadi pada setaiap bidang atau Kopma UNY secara umum. Dengan metode yang demikian, hubungan

keharmonisan

sesama jajaran

kepengurusan, maupun

antara

kepengurusan dan kepengawasan dapat benar-benar menjadi patner kerja untuk menjalankan visi-misi Kopma UNY kedepan. Kami minta maaf, apabila dalam penyusunan laporan kepengawasan triwulan IV ini masih jauh dari sempurna. Kami mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan laporan ini. Akhirnya, kami atas nama Badan Pengawas Kopma UNY 2011 menyajikan laporan triwulan IV dan semoga menjadi gambaran dan pertimbangan bagi semua pihak untuk memajukan Kopma UNY menjadi lebih baik lagi. Yogyakarta, 18 Januari 2012 Tim Penyusun Badan Pengawas Kopma UNY

Kepengawasan 2011

1

Laporan Triwulan Keempat 2011 VISI KOPMA UNY Menjadikan Kopma UNY yang berorientasi kepada anggota sebagai badan usaha yang mandiri dan tangguh sekaligus sebagai wahana pengembangan usaha dan pengkaderan kewirakoperasian. MISI KOPMA UNY Menjadi sebuah badan usaha yang berbasis pada partisipasi anggota sebagai strategi pengembangan Kopma UNY yang dinamis, kompetitif dan mensejahterakan anggota guna mewujudkan kader yang handal baik sebagai wira koperasi maupun wira usaha, sehingga dapat membangun kehidupan masyarakat pada umumnya dan anggota pada khususnya.

Kepengawasan 2011

2

Laporan Triwulan Keempat 2011 BAB I PENDAHULUAN A. Umum 1. Identitas Koperasi a. Nama Koperasi : Koperasi Mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta b. Kedudukan

:Gd.Business

Centre

Kopma

UNY,

Karangmalang,

Caturtunggal, Depok, Sleman, Yogyakarta-55281 c. Berdiri

: 2 Oktober 1982

d. Jenis Koperasi

: Koperasi Serba Usaha

e. Sekunder

: KOPINDO No. 051/F.5/X/1983 tanggal 13 Oktober 1983

f. Badan Hukum

: 1281/BH/XI

g. NPWP

: 01.246.660.3-542.000

h. SIUP

: 503/896/185/PB/IV/2008

i. TDK

: 120335200096 tanggal 22 November 1999

j. PKP

: 541.01607.11.92 tanggal 19 November 1992

k. Telpon

: +62 274 584134

l. SMS Service

: +62 8122691947

m. Faximile

: +62 274 582847

n. E-mail

: [email protected]

o. Website

: www.kopmauny.com

2. Susunan Badan Pengawas

KETUA PENGAWAS Trisnawati

ANGGOTA PENGAWAS I

ANGGOTA PENGAWAS II

ANGGOTA PENGAWAS III

Ayu Dewi Warastuti

Misbahul Munir

Lutfiana

Kepengawasan 2011

3

Laporan Triwulan Keempat 2011 3. Waktu Kepengawasan dan Pemeriksaan Pengawasan kinerja kepengurusan dan organisasi Kopma UNY pada triwulan IV dilaksanakan tanggal : 1 Oktober 2011 – 31 Desember 2011 B. Tujuan Kepengawasan 1. Memberikan informasi berupa data dan fakta tentang keadaan organisasi Kopma UNY yang mencakup Organisasi Manajemen, Kondisi Kepengurusan, Dinamika Usaha, Keuangan, Personalia, Administrasi dan Humas dan Pengembangan Sumber Daya Anggota. 2. Memberikan saran, pertimbangan, solusi serta kritik yang membangun atas dasar kegiatan/program yang telah dilaksanakan demi perbaikan dan perkembangan Kopma UNY. 3. Tolak ukur keberhasilan kegiatan organisasi Kopma UNY secara kualitas dan kuantitas. 4. Sebagai bahan laporan bagi pihak yang berkepentingan untuk diketahui, bahan arsip dan salah satu data acuan dalam pengembalian suatu kebijakan. C. Sasaran Pengawas 1. Pengawasan dan pemeriksaan khusus, meliputi Cash Opname, Stock Opname, nilai inventaris dan keuangan tiap unit usaha maupun secara keseluruhan. 2. Laporan bulanan (evaluasi program kerja). 3. Kebijakan dan keputusan pengurus. 4. Semua kegiatan yang menyangkut tata kehidupan koperasi, yaitu organisasi manajemen, administrasi dan humas, kegiatan usaha, permodalan serta keuangan. 5. Program kerja pengurus. D. Dasar Hukum Pengawas 1. Undang – Undang No.25 tahun 1992 tentang perkoperasian 2. AD/ART Kopma UNY 3. GBHK Kopma UNY periode tahun 2011/2012 4. Keputusan Rapat Pengawas E. Metode Pengawas 1. Mengadakan pemeriksaan dokumen (to examine) 2. Menelusuri bukti-bukti pembukuan (to trak) 3. Footing, verifikasi, dan checking 4. Melakukan konfirmasi/monitoring, koordinasi dengan pihak-pihak lain yang mendapat pelayanan dari pihak Kopma UNY 5. Mengadakan wawancara dengan pengurus, karyawan dan pihak lain yang mendapat pelayanan dari pihak Kopma UNY

Kepengawasan 2011

4

Laporan Triwulan Keempat 2011 F. Tolak Ukur Pengawas 1. UU No. 25 tahun 1992 tentang perkoperasian 2. AD/ART Kopma UNY 3. Program Keja pengurus periode tahun 2011/2012 4. Hasil kebijakan dan keputusan rapat pengurus dan pengawas

Kepengawasan 2011

5

Laporan Triwulan Keempat 2011 BAB II HASIL KEPENGAWASAN A. Organisasi Manajemen Triwulan IV (Oktober – Desember) digunakan oleh jajaran kepengurusan Kopma UNY periode 2011/2012 untuk kaderisasi, penyempurnaan program kerja serta perencanaan strategis untuk tahun 2012. Kaderisasi dilakukan dengan pengangkatan Junior Asisten (JA) dari Anggota Biasa Kopma UNY. Sampai saat ini ada 15 orang personel JA dengan sebaran sesuai bakat, minat, dan arahan bidang. Dari 15 orang tersebut, 3 orang ditempatkan pada Bidang AdminHum, 3 orang ditempatkan pada Bidang PSDA, 2 orang ditempatkan pada Bidang Usaha, 3 Orang ditempatkan pada Bidang Keuangan dan 3 orang lagi ditempatkan pada Bidang Personalia. Dengan adanya penempatan bidang tersebut diharapkan JA lebih fokus belajar dan mendapat bimbingan dari bidang masing-masing. Akan tetapi bukan berarti asisten 2012 mutlak harus dari JA, seperti periode-periode sebelumnya Bidang AdminHum akan membuka kesempatan untuk seluruh Anggota Biasa Kopma UNY. Pada akhir tahun ini semua bidang juga melakukan peninjauan terhadap program kerja yang telah disusun untuk tahun 2011. Apabila ada program kerja yang belum terlaksana, Bidang terkait akan melaksanakan program tersebut apabila memungkinkan dipandang dari semua aspek. Sedangkan Bidang yang semua program kerjanya sudah terlaksana akan menyusun program kerja pengembangan. Perencanaan strategis untuk tahun 2012 dilakukan oleh semua bidang. Semua konsep dan arahan setiap bidang disusun oleh intern bidang terkait untuk kemudian dibahas pada rapat jajaran kepengurusan dan kepengawasan. Hasil rapat jajaran kepengurusan dan kepengawasan ini akan dibahas pada Rapat Anggota Tahunan (RAT) Kopma UNY yang rencananya akan dilaksanakan pada tanggal 17-19 Febuari 2012. Saat ini, pembahasan masih pada tataran jajaran kepengurusan dan kepengawasan. Adapun konsep yang akan dibahas adalah AD-ART, APBK, Garis-garis Besar Haluan Kerja (GBHK) Organisasi dan Manajemen (Ormen), Pengawas, serta GBHK setiap bidang. Sedangkan konsep gaji 2012 saat ini juga tengah disosialisasikan oleh Bidang Personalia kepada karyawan, setelah sebelumnya selesai dibahas oleh jajaran kepengurusan dan kepengawasan. B. Kondisi Kepengurusan Kondisi kepengurusan pada Triwulan Keempat tidak berbeda jauh dengan kondisi kepengurusan pada Triwulan sebelumnya. Kondisi jajaran kepengurusan lebih stabil, tetapi secara kinerja masih kurang optimal.

Kepengawasan 2011

6

Laporan Triwulan Keempat 2011 Pada triwulan keempat ini, ketua bidang mengoptimalkan transfer informasi kepada asisten bidang masing-masing dan mulai sibuk mempersiapkan diri untuk menduduki jabatan ketua umum periode mendatang. Jajaran asisten juga mulai mempersiapkan diri agar siap action ketika terpilih menjadi ketua bidang nantinya. Persiapan tersebut, baik Ketua Bidang maupun Asisten, dilakukan dengan menggali ilmu sebanyak-sebanyaknya

serta

mempersiapkan

pemikiran-pemikiran

untuk

mengembangkan Bidang pada khususnya dan Kopma UNY secara umumnya. Pengawas mengamati pada Triwulan Keempat ini, komunikasi kepengurusan intern maupun ekstern bidang masih sangatlah kurang. Indikasi dari kurangnya komunikasi ini adalah banyaknya program kerja yang terhambat keterlaksanaannya karena tidak ada koordinasi intern personel bidang maupun dengan bidang lain. C. Bidang Adminhum Berdasarkan hasil kepengawasan, realisasi program kerja Bidang AdminHum selama Triwulan IV (bulan Oktober - Desember) 2011 adalah sebagai berikut. 1. Realisasi Program Kerja a. Persiapan Hari Raya Idul Adha Program kerja yang sudah direncanakan sejak jauh hari ini dilaksanakan dalam rangka kepedulian dan partisipasi Kopma UNY serta menjadi salah satu bentuk penyaluran dana sosial yang selama ini telah disisihkan dari insentif kepengurusan. Melalui beberapa tahap pelaksanaan, acara ini telah sukses dilaksanakan pada akhir bulan Oktober. Pembuatan konsep kegiatan dari bidang AdminHum

ditindaklanjuti

dengan

adanya

sosialisasi

kepada

jajaran

kepengurusan dan kepengawasan pada minggu ke-3 bulan Oktober. Kopma UNY memberikan dua ekor kambing gibas untuk dua masjid (Kuningan dan Karangmalang) dimana masing-masing tempat memperoleh seekor kambing. Keseluruhan pengeluaran dalam rangka hari raya qurban ini menghabiskan dana sejumlah Rp1.720.000,00. Terdapat sedikit kendala yang dialami oleh Kopma UNY dalam penyaluran hewan qurban, namun hal ini tidak menjadi hambatan yang cukup berarti. b. Persiapan Gerakan Kopma UNY Menabung dan Kopma UNY Sosial Program kegiatan yang dicanangkan pada bulan Oktober ini dimaksudkan untuk menindaklanjuti adanya rest money. Program ini rencananya akan dilaksanakan oleh bidang AdminHum dengan kerjasama dari beberapa bidang lain di Kopma UNY, salah satunya PSDA. Bidang AdminHum sebagai pelaksana kegiatan ini sedikit mengalami kendala dalam merealisasikannya. Selain dari perencanaan kegiatan yang kurang matang, koordinasi dengan bidang lain yang terkait (PSDA) juga belum dilakukan. Rencana tindak lanjut dari kegiatan ini

Kepengawasan 2011

7

Laporan Triwulan Keempat 2011 adalah dengan menyusun konsep kegiatan dengan matang, mengajak bidang PSDA untuk bekerjasama dalam program Kopma UNY menabung, dan melakukan sosisalisasi. c. Persiapan Pembelajaran Antar Bidang Program pembelajaran antar bidang pada dasarnya dimaksudkan untuk menjalin komunikasi yang intens antar bidang. Hal ini digagas karena belakangan ini personil bidang terlalu sibuk dengan kegiatan kampus, terutama perkuliahan yang menuntut mereka untuk menyelesaikan tugas yang cukup banyak. Sehingga, waktu mereka di Kopma UNY berkurang. Selain itu, kegiatan pembelajaran antar bidang juga dilakukan untuk mendidik dan mempersiapkan kader-kader untuk menjadi pengurus Kopma UNY mengingat waktu reorganisasi kepengurusan dan kepengawasan Kopma UNY tinggal sebentar lagi. Tindak lanjut dari belum terlaksananya program ini adalah dengan menyusun konsep secara matang kemudian

melaksanakan

mendapatkan

tanggapan

sosialisasi dan

supaya

masukan

dari

konsep

yang

jajaran

telah

dibuat

kepengurusan

dan

kepengawasan. d. Update Inventarisasi peralatan dan perlengkapan Kopma UNY Inventarisasi peralatan dan perlengkapan merupakan salah satu hal penting yang dimiliki oleh sebuah organisasi/ perusahaan. Pendataan terhadap segala peralatan dan perlengkapan menjadi sebuah hal rutin yang semesinya dilakukan untuk mengetahui kualitas (kondisi) dan kuantitas barang. Terkait dengan hal ini, Bidang AdminHum sebagai penanggungjawab dalam urusan kerumahtanggaan Kopma UNY melaksanakan program up-dating inventaris yang dimiliki Kopma UNY. Bidang AdminHum tidak membuat konsep baru melainkan menggunakan konsep yang telah dibuat tahun lalu. Program kerja ini belum selesai dikerjakan. Hambatannya adalah tentang penomoran barang yang masih rancu dan pengecekan barang yang membutuhkan waktu lama. Untuk menindaklanjuti hal tersebut, bidang AdminHum melakukan sebuah langkah perbaikan, yaitu dengan membuat pedoman nomor inventaris yang baku dan up-dating inventaris. e. Pembuatan Laporan Pertanggungjawaban Kopma UNY Periode 2011-2012 Menjelang pelaksanaan Rapat Anggota Tahunan, Bidang AdminHum bersiap

untuk

Rencananya,

menyusun

program

laporan

kerja

pertanggung

ini diawali

jawaban

Kepengurusan.

dengan pengumpulan

laporan

pertanggungjawaban dari masing-masing bidang, kemudian dikumpulkan Bidang Adminhum untuk editing. Setelah itu dilanjutkan ke percetakan dan kemudian dibagikan kepada anggota dan segenap jajaran Pembina Penasehat. Selain survey biaya cetak LPJ dari sekian proses yang direncanakan tersebut, bidang

Kepengawasan 2011

8

Laporan Triwulan Keempat 2011 AdminHum baru melangkah sampai tahap pertama, yaitu pengumpulan LPJ dari masing-masing bidang. Itupun belum sepenuhnya selesai. Hal ini dikarenakan belum tersusunnya laporan dari beberapa bidang. Bidang AdminHum memberikan perpanjangan waktu kepada bidang-bidang tersebut untuk segera menyelesaikan dengan batasan waktu (paling lambat sampai tanggal 14 Januari 2012). f. Pelatihan Jurnalistik Dalam rangka memberikan pendidikan dan pengembangan diri kepada seluruh jajaran Kepengurusan dan Kepengawasan, Bidang AdminHum memiliki rencana untuk melaksanakan sebuah pelatihan. Pelatihan yang akan dilakukan adalah pelatihan jurnalistik. Hal ini disebabkan oleh adanya kelemahan beberapa SDM di dalam manajemen untuk menghasilkan sebuah tulisan yang baik dan sesuai dengan kaidah yang berlaku. Kegiatan ini masih belum sepenuhnya terlaksana. Jadwal yang sering bentrok dan jarang bisa berkumpul dalam satu waktu bersama membuat pelaksanaan program ini agak terhambat. Oleh karena itu, bidang AdminHum berusaha untuk menyesuaikan jadwal kosong dari seluruh jajaran kepengurusan dengan pemateri supaya pelatihan ini dapat dilaksanakan demi terealisasinya peningkatan kemampuan dalam bidang jurnalistik. Akhirnya, pelatihan jurnalistik dan simulasinya berhasil dilaksanakan pada hari Sabtu, 10 Desember 2011, pukul. 14.00 WIB di SC Lt. 2 dengan biaya Rp 520.000,00. g. Pelatihan Public Speaking Pelatihan Public Speaking merupakan salah satu hal penting yang dapat menunjang kelancaran dalam komunikasi. Ketersampaian informasi adalah tujuan utama komunikasi. Dengan alasan seperti itu, Bidang Adminhim menganggap bahwa pelatihan ini perlu dilaksanakan bagi jajaran Kepengurusan. Banyaknya komunikasi yang sering dilakukan dengan klien, anggota, pelanggan/ konsumen, dan pihak-pihak lain membuat para pengurus dituntut untuk dapat berbicara dengan lancar dan sopan. Pelatihan ini rencananya akan dikerjasamakan dengan BNI Syariah management. Namun, selama ini kurangnya koordinasi intern bidang membuat konsep belum tersusun matang sehingga pihak BNI Syariah juga belum dihubungi terkait pelaksanaan pelatihan ini. h. Penataan Kearsipan Kearsipan merupakan salah satu aspek administratif yang selalu terdapat dalam setiap organisasi. Tidak terlepas dari peran Bidang Adminhum, kearsipan di Kopma UNY terkait dengan surat-menyurat dan kelengkapan arsip lainnya direncanakan untuk dicek baik dari segi kesesuaian maupun kelengkapan. Bidang AdminHum melakukan kroscek terkait nomor urut surat dan kelengkapan arsip

Kepengawasan 2011

9

Laporan Triwulan Keempat 2011 untuk surat keluar dan surat keputusan. Selain itu, pengecekan kelengkapan terhadap file-file baik hardfile maupun softfile, seperti file Ekoor, Insentif, Gaji, MEMO-SPMU, konsep bidang, dan file lainnya juga dilakukan demi ketertiban administrasi Kopma UNY. Setelah dilakukan pengecekan, ternyata banyak terdapat kekeliruan dan ketidaklengkapan dalam penyimpanan arsip serta file (hard dan soft) dari beberapa bidang. Oleh karena

itu, bidang AdminHum

memberikan masukan dan saran kepada bidang yang bermasalah dengan arsip yang mereka simpan dan miliki sehingga masalah tersebut dapat segera ditindaklanjuti dan diselesaikan. 2. Rekomendasi a. Perencanaan dan koordinasi lebih ditingkatkan sehingga program kerja terlaksana tepat waktu. b. Bidang AdminHum hendaknya dapat lebih tanggap dan sigap terhadap berbagai situasi di Kopma UNY. c. Perlu adanya penertiban kedisiplinan dalam performance dan kehadiran untuk jajaran kepengurusan dan kepengawasan. d. Perlu dilakukan pencatatan dan kontrol terhadap segala bentuk perbaikan, penambahan, serta pemindahan sarana dan prasarana Kopma UNY demi terwujudnya transparansi dalam penggunaannya. e. Komunikasi intern dan antar bidang, serta kominikasi dengan ketua umum lebih ditingkatkan. f. Seluruh anggota bidang saling memberikan motivasi dan semangat. g. Banyak melakukan pengecekan terhadap berbagai informasi baru guna up-dating berita dari fakultas, UNY, maupun ekstern kampus. h. Bidang AdminHum perlu memberikan contoh yang baik terkait kedisiplinan kepada seluruh top management. D. Bidang PSDA Berdasarkan hasil kepengawasan selama tiga bulan, realisasi program kerja bidang PSDA selama Triwulan IV (bulan Oktober - Desember) 2011 antara lain sebagai berikut. 1. Realisasi Program Kerja a. Persiapan CBT (Coop Basic Training) Program kerja ini direncakan oleh bidang PDSA dalam rangka pemberian pendidikan dasar kepada anggota Kopma UNY. Stan pendaftaran yang berada di depan gedung Business Center dirasa sudah cukup strategis. Stan tersebut dapat terlihat ketika konsumen mini market keluar dari pintu utama dan saat akan memarkir motor. Rencananya, kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal 19-20 November 2011 di kawasan wisata Parangtritis. Salah satu kendala dari kegiatan

Kepengawasan 2011

10

Laporan Triwulan Keempat 2011 ini adalah akan ada juga kegiatan dari pengurus pada tanggal tersebut. Bidang PSDA sempat bingung untuk menanggapi adanya kendala ini. Saran dari pengawas, kegiatan ini tetap saja dilaksanakan pada tanggal tersebut. b. Pembentukan Kopma Business School Perencanaan pendidikan di Kopma UNY untuk anggota semakin berkembang. Salah satunya adalah perencanaan untuk membentuk sebuah pendidikan yang berbasis kewirausahaan untuk anggota. Pendidikan ini selanjutnya direncanakan untuk disebut “Kopma Business School”. Pada bulan Oktober, telah dilaksanakan rapat untuk membahas terkait konsep bagaimana sekolah bisnis ini akan berjalan dan pengelolaannya (tentang manajemen). Namun, dari jajaran kepengurusan kurang memiliki gambaran yang mantap mengenai pembentukan sekolah bisnis ini. Sehingga, konsep dan detail realisasi juga belum dapat dirumuskan secara lengkap dan jelas. Kendala seperti ini mengakibatkan terhambatnya pelaksanaan program kerja dari bidang PSDA. Sebagai tindaklanjutnya, Bidang PSDA akan melakukan rapat untuk membahas persiapan pembentukan sekolah bisnis untuk anggota Kopma UNY. c. Partisipasi Stanisasi dalam UKM Expo Partisipasi stanisasi dalam UKM Expo yang dilaksanakan pada tanggal 2528 Oktober 2011 ini terlaksana dengan anggota kepanitiaan sejumlah 14 orang. Awalnya, kegiatan ini dilaksanakan sebagai salah satu fungsi penghumasan Kopma UNY, yakni supaya mahasiswa baru UNY kenal dengan Kopma UNY. Kegiatan ini berlangsung selama empat hari. Kegiatan yang bertempat di sepanjang jalan depan gedung Students and Multiculture Centre ini berlangsung cukup meriah pada hari pertama. Pada hari-hari selanjutnya, kondisi stan cukup sepi. Hal ini disebabkan karena waktu pelaksanaan UKM Expo kurang tepat. Pada minggu tersebut, ujian mid semester sedang berlangsung. Sehingga banyak mahasiswa yang lebih memilih untuk memusatkan kegiatan belajar, daripada mengunjungi stan. Selain itu, acara yang diselenggarakan juga kurang menarik. d. Pelaksanaan CBT dan Evaluasi konsep CBT merupakan salah satu pendidikan dari bidang PSDA kepada anggota yang dilaksanakan secara rutin dan periodik. Bulan November tahun ini, CBT dilaksanakan di Parangtritis dengan peserta yang cukup banyak, yaitu sejumlah 118 orang. Dari sekian banyaknya peserta, turut serta juga anggota dari Kopma lain (4 orang) dan peserta non-anggota (3 orang). Pemateri dalam CBT kali ini, adalah Bapak Tejo Nurseto (Pembina) dan Anik Dwiyanti (Ketum 2010). Dalam kegiatan ini, dana yang digunakan cukup menguras dana pendidikan Bidang PSDA, yaitu sejumlah Rp6.972.290,00 dengan total pengeluaran sejumlah

Kepengawasan 2011

11

Laporan Triwulan Keempat 2011 Rp10.442.290,00. Bidang PSDA dapat dikatakan telah cukup sukses dalam pelaksanaan CBT kali ini. Namun, hasil evaluasi pelaksanaan belum disosialisasikan sehingga perlu adanya tindak lanjut. e. Evaluasi keefektifan dan keefisienan Forum dan Rumah Anggota Forum keanggotaan Kopma UNY sempat mengalami vacuum selama kurun waktu beberapa bulan lamanya. Hal ini disebabkan oleh sedikitnya partisipasi dan aktivasi dari pengurus forum itu sendiri. Telah berkali-kali bidang PSDA mengingatkan dan memberitahu pengurus forum untuk malanjutkan proker forum yang telah dibuat diawal pembentukan kepengurusan forum itu sendiri. Untuk menanggulangi hal ini, bidang PSDA segera melakukan sebuah langkah besar yaitu dengan menon-aktifkan pengurus forum yang lama atas persertujaun dari kedua belah pihak dan mencari kader-kader baru dengan semangat tinggi untuk menjnadi pengurus forum selanjutnya. Pada bulan Desember minggu ke-2, bidang PSDA telah berhasil membentuk kepengurusan forum yang baru. Akan tetapi, masih saja terdapat kendala dalam sebuah pelaksanaan program kerja. Dalam program ini, kendala yang dihadapi adalah belum disusunnya laporan pertanggungjawaban pengurus forum lama. Setelah pembentukan forum baru berhasil, penggunaan rumah anggota dapat lebih optimal. Sebuah hal yang masih harus menjadi pertimbangan bagi bidang PSDA adalah perpanjangan kontrak rumah anggota masihkan akan dilanjutkan (kontrak sampai Maret 2012). Dengan analisis berbagai kelebihan dan kekurangan dari rumah anggota yang berlokasi di Kuningan, diharapkan Bidang PSDA mampu memberikan keputusan yang benar dan tepat dalam hal ini. f. Persiapan Short Course KWU Short Course kewirausahaan kali ini belum dapat dilaksanakan dengan beberapa pertimbangan. Pertama, dana pendidikan untuk Bidang PSDA telah habis berdasarkan alokasi pada APBK Kopma UNY. Kedua, persiapan untuk program ini dirasa kurang karena bertepatan dengan pelaksanaan Ujian Akhir Semester dan terlalu mendekati RAT. Kedua hal tersebut membuat bidang PSDA harus berpikir ulang. Untuk menindak lanjuti hal ini diperlukan adanya pembahasan dengan Ketua Umum dan Bidang Keuangan demi tercapainya solusi yang tepat. g. Pelatihan Perangkat Sidang (PPS) PPS dilaksanakan untuk memberikan gambaran serta pelatihan kepada anggota pada umumnya dan JA beserta panitia RAT pada khususnya mengenai sidang yang akan diselenggarakan dalam RAT Kopma UNY. PPS ini dirasa penting untuk mempersiapkan para anggota Kopma UNY yang akan hadir dalam

Kepengawasan 2011

12

Laporan Triwulan Keempat 2011 RAT supaya mereka memiliki wawasan tentang tugas, peran dan kewajiban perangkat sidang. Selain itu, perangkat sidang dalam RAT merupakan penentu kelancaran dan ketertiban pelaksanaan rapat sehingga perlu dipersiapkan kader perangkat sidang yang berkualitas. Kegiatan ini berhasil terselenggara sebanyak 2 kali, yaitu pada tanggal 10 (15 peserta) dan 21 (26 peserta) Desember 2011. Dalam program kerja ini, kendala yang dialami ketika PPS yang pertama adalah terbatasnya jumlah peserta yang datang dan untuk PPS yang kedua adalah terdapat kendala pada bagian konsumsi. Hal tersebut terjadi karena perkiraan dari Bidang PSDA tentang peserta yang akan datang dalam PPS kedua kurang lebih sama dengan PPS yang pertama sehingga persiapan konsumsinya juga tidak sampai sejumlah peserta yang datang pada saat itu. Bidang PSDA merasa masih perlu menyelenggarakan PPS karena masih kurangnya praktek perangkat sidang pada pelatihan sebelumnya. Dengan lebih banyaknya intensitas pelatihan, diharapkan Bidang PSDA mampu memberikan wawasan yang cukup tentang perangkat sidang pada anggota Kopma UNY sehingga dalam pelaksanaan RAT besok, dapat terpilih perangkat sidang yang berkualitas supaya pelaksanaan RAT dapat berjalan lancar dan tertib. h. Pembuatan Formulir Pendaftaran Online Sebuah ide cemerlang dari bidang PSDA untuk menciptakan formulir pendaftaran anggota secara online. Mengingat perkembangan teknologi yang semakin canggih, hal ini dirasa akan dapat menciptakan citra Kopma UNY yang selalu aktif dalam perkembangan segala aspek. Pembuatan formulir ini masih dalam proses karena pembuatan desain formulir yang sesuai dengan kriteria dari Kopma UNY cukup sulit. Setelah memperoleh relasi yang dapat membantu membuat desain dan rancangan formulir pendaftaran anggota, bidang PSDA akan melakukan sosialisasi kepada Jajaran Kepengurusan dan Kepengawasan serta meminta ijin dari bidang AdminHum untuk meng-upload formulir tersebut di website Kopma UNY supaya dapat segera diakses oleh seluruh mahasiswa atau masyarakat yang ingin menjadi anggota Kopma UNY. Sistematika pendaftaran dengan sistem online ini cukup mudah dan murah sehingga harapannya semua pihak mampu mengaksesnya dan melaksanakan tahap-tahap pendaftaran dengan lancar.

Kepengawasan 2011

13

Laporan Triwulan Keempat 2011 2. Data Administrasi Keanggotaan Per Desember 2011 a. Data Jumlah Anggota Bulan

Masuk Keluar Jumlah

Oktober

99

4

2269

November

29

12

2286

Desember

51

8

2329

b. Data Simpanan anggota Bulan Oktober

SP Masuk

Keluar

1.030.000

Jumlah

SW Masuk

Keluar

Jumlah

40.000 23.250.000 4.158.000 304.000 80.397.500

November

300.000 120.000 23.430.000 3.825.000 630.000 83.592.500

Desember

510.000

Bulan Oktober

80.000 23.860.000 3.517.000 964.000 86.145.500

SR Masuk

Jumlah

Keluar

33.663.125 19.957.484 169.889.546

November 39.194.250 24.734.877 184.348.919 Desember

61.964.470 38.759.375 207.554.014

c. Data Poin Keanggotaan Bulan

Belanja

Kegiatan & Kredit

MM

GC

Total

TOTAL

Oktober

540 3514.71 813.09

4327.8

4867.80

November

560 2933.41 456.44 3389.85

3949.85

Desember

690 3187.18

3972.64

95.46 3282.64

3. Rekomendasi 1. Pemanfaatan media publikasi secara optimal, controling penggunaan, dan analisis efektifitas medianya. 2. Pengurus forum lebih diperhatikan kinerjanya dan sering adakan evaluasi. 3. Evaluasi terhadap efektivitas penggunaan rumah anggota. 4. Evaluasi terhadap segala kegiatan yang telah terlaksana harus dilakukan dan benar-benar menjadi sebuah bentuk masukan untuk perbaikan terhadap kegiatankegiatan selanjutnya. 5. Peningkatan koordinasi intern bidang supaya komunikasi dapat terjalin lebih baik.

Kepengawasan 2011

14

Laporan Triwulan Keempat 2011 E. Bidang Personalia Berdasarkan hasil kepengawasan, realisasi program kerja Bidang Personalia selama Triwulan IV (bulan Oktober - Desember) adalah sebagai berikut. 1. Realisasi Program Kerja a. Analisis Jabatan dan Formasi Karyawan di Setiap Divisi Analisis jabatan dan formasi karyawan perlu dilakukan untuk mengetahui efektivitas dari karyawan. Hasil dari analisis tersebut akan digunakan untuk menentukan/merombak formasi karyawan sehingga SDM dapat teroptimalkan. Program ini terlaksana namun belum seperti harapan. Hasil analisis belum menemukan hal yang melatar belakangi masalah dalam penggajian selama ini, sehingga solusipun belum ditemukan. Hal ini terhambat pada teknik analisis yang kurang tepat dan data yang kurang memadai. b. Peninjauan Kembali Standar Insentif Partimer dan Frelance Tujuan peninjauan kembali standar insentif partimer dan freelance adalah untuk memberi pertimbangan tentang kebijakan renumerasi. Hal ini perlu dilakukan karena insentif partimer dan freelance belum mengalami kenaikan di beberapa tahun ini. Program ini berjalan dan untuk hasilnya insentif partimer dan freelance tidak mengalami kenaikan. Sistem dan jumlah insetif masih sama dengan tahun sebelumnya. c. Pemberian Penghargaan untuk Karyawan yang Berprestasi Program ini bertujuan untuk memberikan apresiasi kepada karyawan agar terus termotivasi untuk berprestasi. Program ini berjalan dengan memberikan penghargaan (hadiah) kepada beberapa karyawan dengan berbagai kategori diantaranya kategori loyalitas, kedisiplinan, dan etos kerja. d. Pelaksanaan Program Peningkatan Loyalitas dan Rasa Kekeluargaan Kopma UNY Program peningkatan loyalitas dan rasa kekeluargaan Kopma UNY belum terlaksana. Program ini terkendala pada penentuan kegiatan apa yang cocok untuk seluruh karyawan. Program ini rencana akan ditindaklanjuti di tahun 2012. e. Studi Banding Karyawan Studi banding karyawan diprogramkan dengan tujuan memberi motivasi kerja kepada karyawan sehingga produktivitas dapat meningkat. Obyek sasaran dari program ini adalah seluruh karyawan Kopma UNY. Program ini tidak terlaksana dan digantikan dengan pelatihan. Pelatihan dilaksanakan dengan bekerjasama dengan Trust Indonesia Unlimited Psychology.

Kepengawasan 2011

15

Laporan Triwulan Keempat 2011 Pelatihan ini bukanlah pelatihan hard skill namun pelatiha soft skill. karena mereka belum mengetahui apa sebenarnya manfaat dari pelatihan tersebut. f. Pembinaan dan Pendampingan bagi Kader-kader Personalia Tujuan dari program kerja ini adalah membentuk kader-kader yang berkualitas. Obyek sasaran dari program kerja ini adalah junior asisten bidang personalia. Program kerja ini diwujudkan dalam kegiatan pelatihan (misalnya menghitung gaji) dan kunjungan ke Kopma UIN dan Kopma UGM. Program kerja ini juga menyesuaikan silabus pendidikan junior asisten. g. Pendelegasian Karyawan ke Program Diklat Progam ini terlaksana dengan mendelegasikan tiga karyawan Kopma, diantaranya Yuni Winarsih (pelatihan ritel modern), Defi Anggraheni (pelatihan manajemen perpajakan) dan

Santi Wulandari (pelatihan akuntansi koperasi).

Diklat diselenggarakan oleh Lapenkop DIY pada bulan Desember 2011. h. Peninjauan Standar Pengupahan Adanya perubahan standar UMP (upah minimal provinsi) dari Rp 808.000 menjadi Rp 892.600 pada tahun 2012 melatar belakangi Bidang Personalia melakukan peninjauan dan penyesuaian standar pengupahan. Program ini masih dalam proses perbaikan dan penyesuain. Target dari bidang personalia, sebelum tanggal 20 Januari 2012 sudah fix dan siap untuk disosialisasikan kepada karyawan. 2. Rekomendasi a. Perlu analisis yang lebih mendalam tentang seluruh jenis pekerjaan Kopma UNY sehingga lebih memudahkan dalam menganalisis jabatan dan formasi karyawan. b. Penyusunan sistem (aturan main) pemberian penghargaan kepada karyawan sehingga lebih mengena pada sasaran program. c. Untuk meningkatkan loyalitas dan rasa kekeluargaan karyawan bisa dibentuk program-program yang meriah (bukan formal) misalnya touring, mancing dan futzal. d. Perbaikan sistem kontrol karyawan. e. Reanalisis jobdes seluruh karyawan. f. Pengkajian kebutuhan manajer divisi. F. Bidang Usaha Berdasarkan hasil kepengawasan, realisasi program kerja Bidang Usaha selama Triwulan IV (bulan Oktober - Desember) adalah sebagai berikut. 1. Realisasi Program Kerja a. Hadiah spesial di hari spesial

Kepengawasan 2011

16

Laporan Triwulan Keempat 2011 ‘Hadiah spesial di hari spesial’ merupakan program yang diselenggarakan dalam rangka hari ulang tahun Kopma UNY yang ke-29. Selain untuk memeriahkan

HUT, program

ini

juga

sebagai

ajang promosi dalam

memperkenalkan dan meningkatkan citra positif Kopma UNY. Program ini terlaksana dengan memberikan 20 voucher makan di divisi Kopma UNY dengan nilai Rp 20.000,00 per voucher. Program kerja ini berjalan kurang memuaskan. Hadiah spesial dipandang kurang spesial hal ini dilihat dari 20 voucher yang dibagikan kepada konsumen namun hanya 6 konsumen yang menukarkan di divisi Kopma UNY. b. Pembuatan tiang (media) publikasi Kopma UNY Program kerja pembuatan tiang publikasi Kopma UNY bertujuan untuk menambah sarana publikasi Kopma UNY khususnya dilingkungan kampus UNY. Selain untuk ‘konsumsi’ sendiri tiang publikasi ini rencananya akan disewakan. Program ini terlaksana dengan mendirikan tiang publikasi di area Kopma UNY (Garden Cafe), tetapi tindak lanjut dari program ini belum optimal yaitu masih minim pemanfaatannya. c. Pembuatan dan pemasangan Neon Box JNE Program pembuatan dan pemasangan Neon Box JNE merupakan program imbasan dari program penstandaran outlet JNE dari manajemen JNE. Manajemen JNE mengharuskan semua outlet mitra JNE harus sesuai standar yang JNE tetapkan sehingga pihak Kopma mau tidak mau harus menyesuaikan standar yang ada. Program ini terlaksana dengan pemasangan neon box dengan biaya Rp 700.000,00. Secara rinci biaya tersebut digunakan untuk survey, pembuatan dan pemasangan neon box. d. Persiapan promo kejutan RAT Kopma UNY Selain untuk memeriahkan RAT ke-29 promo kejutan RAT Kopma UNY ini juga bertujuan untuk meningkatkan penjualan di Unit Usaha Kopma UNY. Tolak ukur dari keberhasilan program ini adalah meningkatnya penjualan pada unit usaha Kopma dan menambah partisipasi anggota dalam RAT. Pelaksanaan program ini menemui kendala yang cukup berarti. Waktu adalah kendala utama. Jarak waktu terlalu dekat dengan RAT sehingga dimungkinkan tidak ada peningkatan pada penjualan atau meskipun ada, efeknya tidak begitu signifikan. Sebagai tindak lanjut dari program itu, bidang usaha memperpanjang waktu promo sampai HUT Kopma ke-30 khususnya untuk hadiah berupa sepeda motor. Sedangkan untuk memeriahkan RAT bidang usaha tetap mengusahakan hadiah-hadiah menarik lainnya.

Kepengawasan 2011

17

Laporan Triwulan Keempat 2011 e. Promo baru Garden Cafe Target dari promo baru yang dicanangkan adalah peningkatan omzet Garden Café dan pembentukan citra positif Garden Cafe. Promo ini diwujudkan dengan ‘Paket Unlimited Rice and Drink’ dan nasi goreng berlevel (level 1-3). Program kerja ini terlaksana walaupun belum seperti yang diharapkan. ‘Paket Unlimited Rice and Drink’ masih belum mempunyai tanggapan positif dari konsumen yaitu penjualan masih nol. Berdasarkan hal tersebut bidang usaha harus meningkatkan publikasi ke konsumen atau calon konsumen sebab salah satu faktor penyebabnya adalah kurang publikasi yang menarik. Selain itu juga perlu ada perbaikan dari sisi konsep promosi, yakni terkait ada atau tidaknya nilai sensasional dalam promosi tersebut. f. Promosi jasa PPOB PPOB (Payment Point Online Banking) merupakan produk layanan jasa yang masih baru sehingga perlu promosi kepada masyarakat. Sasaran dari promosi ini adalah masyarakat mengenal dan menggunakan produk baru dari unit usaha jasa Kopma UNY ini sehingga omset unit jasa ini meningkat. Program promosi PPOB terlaksana dan sudah ada beberapa masyarakat yang menggunakannya. Media promosi yang digunakan berupa leaflet dan jejaring sosial. Walaupun promosi ini sudah terlaksana masih perlu peningkatan promosi agar lebih bisa menjaring masyarakat untuk menggunakan jasa Kopma UNY ini. g. Pengadaan CCTV Program

pengadaan

CCTV

(kamera

pengintai)

bertujuan

untuk

meningkatkan keamanan di area Minimarket. Adanya CCTV diharapkan menurunkan angka pencurian di area Minimarket Kopma UNY. Program pengadaan CCTV sampai pada akhir triwulan ini belum terlaksana. Kendala pertama adalah masalah dana yang mana untuk pengadaan CCTV membutuhkan anggaran melebihi perencanaan sebelumnya. Sedangkan kendala kedua adalah belum ditemukannya konsep yang akan diterapkan sebagai pendukung keberadaan CCTV (program tindak lanjut). h. Pembuatan testimonial produk Garden Cafe Dalam rangka meningkatan citra Kopma UNY khususnya di unit usaha Garden Cafe, bidang usaha memprogramkan pembuatan testimonial pada produkproduk Garden Cafe. Target utama yang akan dimintai testimonial adalah tokohtokoh yang memiliki posisi di kalangan masyarakat dan juga mahasiswa. Program ini berjalan namun belum sesuai harapan. Hal ini terjadi karena produk Garden Cafe masih belum baik dimata banyak konsumen sehingga

Kepengawasan 2011

18

Laporan Triwulan Keempat 2011 sebagian testimonial yang diperoleh bukan berisi pujian melainkan saran, kritik dan masukan terhadap produk. i. Standarisasi produk UFC Standarisasi produk UFC diprogramkan karena produk di UFC menurut Bidang Usaha ada yang kurang baik. Standarisasi produk ini dimaksudkan supaya produk tetap ajeg dengan kualitas yang terbaik. Program kerja ini terlaksana namun kurang optimal. Penstandaran masih bersifat subjektif personal dari Bidang Usaha. Sehingga kedepannya perlu penyusunan standar menu yang bersifat obyektif. 2. Pencapaian APBK Divisi a. Mini Market MM November

Oktober Desember APBK Pendapatan 477,623,304.60 389,829,544.90 488,820,315.41 76,419,728.74 62,372,727.18 78,211,250.47 Laba Kotor 48,579,101.01 35,314,846.42 46,325,448.15 SHU Realisasi (Rp) Pendapatan 707,538,463.00 613,013,142.00 621,699,872.00 60,499,494.60 89,177,805.00 63,320,414.25 Laba Kotor 37,469,709.93 66,830,164.17 30,693,370.92 SHU Realisasi (%) 148.14% 157.25% 127.18% Pendapatan 79.17% 142.98% 80.96% Laba Kotor 77.13% 189.24% 66.26% SHU b. Garden Café Oktober APBK Pendapatan Laba Kotor SHU Realisasi (Rp) Pendapatan Laba Kotor SHU Realisasi (%) Pendapatan Laba Kotor SHU

GC November

85,497,438.99 88,863,530.40 37,191,385.96 38,211,318.07 18,231,191.73 19,222,610.33

Desember 98,640,598.27 42,908,660.25 23,861,178.64

59,143,430.00 51,443,595.00 50,958,026.00 22,577,175.00 20,637,705.00 18,388,346.00 4,898,251.79 1,255,045.79 (2,175,512.21) 69.18% 60.71% 26.87%

57.89% 54.01% 6.53%

51.66% 42.85% -9.12%

Kepengawasan 2011

19

Laporan Triwulan Keempat 2011 c. UNY Food Court Oktober APBK Pendapatan Laba Kotor SHU Realisasi (Rp) Pendapatan Laba Kotor SHU Realisasi (%) Pendapatan Laba Kotor SHU

Desember

13,000,000.00 13,000,000.00 13,000,000.00 13,000,000.00 13,000,000.00 13,000,000.00 2,386,330.14 2,557,330.14 2,416,330.14 12,877,715.00 12,313,955.00 11,951,390.00 12,877,715.00 12,313,955.00 11,951,390.00 6,934,798.25 6,606,994.75 4,933,967.25 99.06% 99.06% 290.61%

Oktober APBK Pendapatan Laba Kotor SHU Realisasi (Rp) Pendapatan Laba Kotor SHU Realisasi (%) Pendapatan Laba Kotor SHU

UFC Sewa November

94.72% 94.72% 258.36% UFC Bev November

91.93% 91.93% 204.19%

Desember

22,722,595.24 19,418,897.14 19,838,761.90 13,633,557.14 11,651,338.29 12,895,195.24 11,140,156.31 10,070,092.47 10,928,723.02 32,541,000.00 26,238,500.00 23,927,000.00 11,747,987.00 9,388,245.00 8,427,100.00 2,663,545.25 1,428,804.75 (722,047.75) 143.21% 86.17% 23.91%

135.12% 80.58% 14.19%

120.61% 65.35% -6.61%

Layanan Jasa November

Desember

d. Layanan Jasa Oktober APBK Pendapatan Laba Kotor SHU Realisasi (Rp) Pendapatan Laba Kotor SHU Realisasi (%) Pendapatan Laba Kotor SHU

6,684,230.00 6,684,230.00 131,195.01

6,164,132.00 20,876,013.60 6,164,132.00 20,876,013.60 184,589.61 3,283,295.05

4,007,400.00 3,911,000.00 4,007,400.00 3,911,000.00 34,517.33 (1,187,053.67) 59.95% 59.95% 26.31%

63.45% 63.45% -643.08%

9,267,800.00 9,267,800.00 966,091.33 44.39% 44.39% 29.42%

Kepengawasan 2011

20

Laporan Triwulan Keempat 2011 e. Kredit Laptop Oktober

Kredit Laptop November

Desember APBK Pendapatan 200,000,000.00 225,000,000.00 225,000,000.00 15,570,000.00 17,670,000.00 19,020,000.00 Laba Kotor 12,869,741.67 14,924,491.67 16,271,116.67 SHU Realisasi (Rp) 6,318,727.00 3,842,229.00 3,515,903.00 Pendapatan 6,318,727.00 3,842,229.00 3,515,903.00 Laba Kotor 4,835,648.00 2,423,009.00 1,306,058.00 SHU Realisasi (%) 3.16% 1.71% 1.56% Pendapatan 40.58% 21.74% 18.49% Laba Kotor 37.57% 16.24% 8.03% SHU f. Unit Simpan Pinjam (USP) USP November

Desember

3,164,262.00 3,164,262.00 147,877.92

2,773,541.16 2,773,541.16 (364,304.41)

2,729,984.40 2,729,984.40 (212,784.63)

1,521,041.00 1,521,041.00 (1,070,436.00)

1,638,545.00 1,638,545.00 (1,185,716.00)

1,992,225.00 1,992,225.00 (1,583,419.33)

48.07% 48.07% -723.86%

59.08% 59.08% 325.47%

72.98% 72.98% 744.14%

Oktober APBK Pendapatan Laba Kotor SHU Realisasi (Rp) Pendapatan Laba Kotor SHU Realisasi (%) Pendapatan Laba Kotor SHU 3. Rekomendasi

a. Penyusunan sistem promosi dan evaluasi promosi Kopma UNY(Produk/Unit Usaha Kopma UNY). b. Peningkatan promosi PPOB mengingat jenis produk ini masih baru. c. Perbaikan sistem kontrol produk, khususnya di Garden Cafe dan UNY Food Court. d. Peningkatan fungsi manajemen dari bidang usaha. e. Pengurangan program kerja yang bersifat teknis dan pengadaan hal-hal fisik.

Kepengawasan 2011

21

Laporan Triwulan Keempat 2011 G. Bidang Keuangan Berdasarkan kepengawasan kami realisasi program kerja Bidang Keuangan selama Triwulan IV (bulan Oktober – Desember) antara lain sebagai berikut. 1. Realisasi Program Kerja a. Perbaikan sistem operasional kredit laptop Program kerja ini dilaksanakan pada bulan Oktober 2011 karena mengingat akad kredit laptop yang dirasa masih memberatkan pihak KOPMA UNY. Langkah awal yang dilakukan Bidang Keuangan adalah dengan melakukan pengkajian ulang terhadap akad kredit laptop selama ini untuk kemudian dibahas pada intern kepengurusan terkait akad baru yang ingin dibuat. Hasil pembahsan intern ini digunakan sebagai bahan pertimbangan ketika pembahasan dan pengkajian akad baru antara KOPMA UNY, Mitanet, dan Bank Madina. Dalam realisasinya Bidang Keuangan sendiri tidak bisa mempertemukan KOPMA UNY, Bank Madina, dan Mitanet secara bersama karena jadwal dan kesibukan dari masing-masing pihak. Namun, kesepakatan baru sudah dibuat bersama yaitu akan adanya

penggabungan kredit laptop dengan divisi USP

dengan akad yang baru. b. Penyelesaian bad debt Banyaknya bad debt yang ada pada kredit laptop menyebabkan Bidang Keuangan harus melakukan penyelesaian secepatnya. Namun banyaknya bad debt yang harus ditangani dan nasabah yang sulit untuk dihubungi memakan waktu yang tidak sedikit. Sehingga dari Bidang Keuangan berinisiatif untuk mengunakan jasa Debt Collector untuk menangani bad debt. Dan ternyata dengan menggunakan jasa Debt Collector dirasakan cukup membantu dengan adanya pemasukan kas dari nasabah bermasalah sebesar Rp 22.126.200,-. Meskipun masih ada sisa tagihan untuk nasabah bermasalah sebesar Rp 38.958.900,-. c. Pembuatan Konsep USP Syariah Hingga Oktober 2011 program kerja pembuatan konsep USP Syariah masih belum terlaksana. Hal ini terjadi karena koordinasi Bidang Keuangan yang masih kurang dan pertemuan dengan BNI Syariah yang sampai sekarang masih belum bisa dilakukan. Namun, Bidang Keuangan sudah merencanakan produk yang ada di USP Kopma UNY dan juga membuat konsep sementara berdasarkan sumber-sumber yang telah terkumpul selama pelaksanaan program kerja ini. Pembinaan intern oleh pihak BNI syariah telah dilaksanakan pada tanggal 12 November 2011 dalam bentuk pelatihan tentang produk dan akad. Diskusi

Kepengawasan 2011

22

Laporan Triwulan Keempat 2011 juga dilakukan terkait konsep USP Syariah yang sudah dibuat oleh Bidang Keuangan yang sudah disesuaikan dengan kondisi KOPMA UNY. Selain itu Bidang Keuangan datang ke BNI Syariah untuk mengetahui secara langsung kegitan operasional di BNI Syariah sebagai persiapan pembentukan USP Syariah. Hingga Desember 2011 Pembuatan konsep USP Syariah sudah meliputi konsep tabungan (simpanan), konsep pembiayaan, proyeksi laporan keuangan, prosedur akuntansi dan pelaporan. d. Updating SK- SK Keuangan Terkait program kerja ini Bidang Keuangan ternyata masih terkendala terkait agenda sosialisasi SK-SK Keuangan yang baru. Dan untuk sosialisasi akan dilaksanakan pada saat Ekoor Bidang Keuangan. e. Analisis investasi Adanya dana menggaggur menjadi bahan pertimbangan Bidang Keuangan untuk mewujudkannya dalam bentuk investasi. Berdasarkan informasi yang sudah diperoleh ternyata

harga tanah yang strategis sesuai dengan

pengembangan Kopma UNY dirasa terlalu mahal. Sehingga Bidang Keuangan memilih emas sebagai alternatif investasi karena lebih menguntungkan dibanding investasi dalam bentuk deposito dengan membeli emas seberat 200 gram emas dengan harga Rp 104.400.000,-. f. Penyelesaian Pajak Pertambahan Nilai (PPN) dan Pajak Penghasilan (PPh) Program kerja ini dilaksanakan guna menindaklanjuti surat pemberitahuan dari kantor pajak terkait PPN dan PPh. Program kerja ini terlaksana dengan langkah kerja menyiapkan data-data yang diperlukan untuk kemudian melakukan penghitungan pajak sesuai dengan himbauan. Bidang Keuangan sudah membuat SPT pembetulan untuk dilaporkan ke kantor pajak. g. Pengkroscekan sistem administrasi keuangan Adanya selisih stock opname yang cukup signifikan dengan catatan laporan keuangan menyebabkan Bidang Keuangan harus melakukan pengkroscekan sistem administrasi keuangan. Bidang Keuangan melakukan pengecekan laporan keuangan dan melakukan penelusuran jumlah catatan persediaan ke bukti transaksi dan SID. Sebagai hasilnya, ditemukan adanya stock awal yang berubah. 2. Rekomendasi a. Peningkatan oordinasi antar personil Bidang Keuangan harus. b. Pengup-datean SK-SK Keuangan agar lebih relevan dengan keadaan sekarang dan selalu pengontrolan pelaksanaannya. c. Perbaikan arsip dan administrasi agar data yang dibutuhkan lebih mudah dicari.

Kepengawasan 2011

23

Laporan Triwulan Keempat 2011 d. Pengaturan jadwal yang lebih baik lagi dalam pengaturan shift personil Bidang Keuangan. e. Penguatan jalinan kerjasama dengan lembaga – lembaga Keuangan untuk perluasan jaringan keuangan KOPMA UNY. f. Peningkatan dan penguatan pengendalian administrasi divisi. g. Perealisasian save deposit box untuk investasi emas agar lebih aman.

Kepengawasan 2011

24