Langetermijn Beleidsplan 2014-2015 Lange termijn stuurgroep 2014-2015 van Studievereniging De Leidsche Flesch 30 juni 2015
1
Inhoudsopgave 1
Inleiding 1.1 Speerpunten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3 3
2
Bestuur 2.1 Te verdelen functies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2 Bestuur en studie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3 Bestuur in commissies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4 4 5 5
3
Intern beleid en administratie 3.1 Interne beleidsvoering . 3.2 Administratie . . . . . . 3.3 Alcoholbeleid . . . . . . 3.4 Bestuursvergaderingen . 3.5 Hulpverlening . . . . . 3.6 Ledenadministratie . . . 3.7 Sociale media . . . . . . 3.8 Promotie . . . . . . . . 3.9 Langetermijnbeleid . . .
4
5
6
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
6 6 6 6 6 6 6 7 7 7
Doelgroepen 4.1 Eerstejaarsstudenten . . . . . . . . . 4.2 Ouderejaarsstudenten & Masters . . . 4.3 Alumni . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4 Docenten . . . . . . . . . . . . . . . 4.5 Informatica & Economie . . . . . . . 4.6 Leden van Verdienste en Ouwe Lullen 4.7 Actieve Leden . . . . . . . . . . . . 4.8 Overige Leden . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
8 8 8 8 8 8 9 9 9
Activiteiten 5.1 Almanakuitreiking . . . . . 5.2 Boekenactie . . . . . . . . . 5.3 Culturele Activiteiten . . . . 5.4 Dies . . . . . . . . . . . . . 5.5 Eerstejaarsactiviteiten . . . 5.6 Eten en Drinken . . . . . . 5.7 Eureka! . . . . . . . . . . . 5.8 Excursies . . . . . . . . . . 5.9 Feesten . . . . . . . . . . . 5.10 Ledenweekend . . . . . . . 5.11 Lezingen en Symposia . . . 5.12 Loopbaanoriëntatiedag . . . 5.13 Masteractiviteiten . . . . . . 5.14 Olympiades en wedstrijden . 5.15 Ouderdag . . . . . . . . . . 5.16 Pubquizzen . . . . . . . . . 5.17 Studiereis . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
10 10 10 10 10 10 10 11 11 11 11 11 12 12 12 12 12 12
Commissies 6.1 De start van een commissie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2 Ondersteuning vanuit het bestuur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.3 Commissiewiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13 13 13 13
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . .
2
6.4 6.5 6.6 6.7
Commissieactiviteiten . . . . . . Samenwerking tussen commissies Commissie-interesselunches . . . Vergoeding commissiekleding . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
13 13 14 14
7
Gilden
15
8
Disputen
15
9
Onderwijs 9.1 Imago . . . . . . . 9.2 Workshops . . . . 9.3 Tentamendatabase 9.4 Mentoraat . . . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
16 16 16 16 16
10 Flesschekamer 10.1 Openingstijden . . . . . 10.2 Voedselkastje en koelkast 10.3 Opruimbeleid . . . . . 10.4 Koffie, thee en limonade 10.5 Bètacampus . . . . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
17 17 17 17 17 17
11 ICT 11.1 Website . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11.2 Administratiesysteem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11.3 Computers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18 18 18 18
12 Externe Contacten 12.1 Zusterverenigingen . . . . 12.2 Overlegorganen . . . . . . 12.3 Bedrijven . . . . . . . . . 12.4 Fondsen . . . . . . . . . 12.5 Stichting Bètabanenmarkt 12.6 Stichting Rino . . . . . .
. . . . . .
19 19 19 19 20 20 20
13 Financiën 13.1 Streefvermogen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13.2 Reiskosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
20 20 20
Appendices
21
A Lijst van Commissies
21
B Lijst van Disputen B.1 L.A.D. 'F. Kaiser' . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B.2 Phème . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B.3 Ægir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
23 23 23 23
C Afkortingen
24
. . . .
. . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
3
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .
1
Inleiding
Dit document is opgesteld door de Lange Termijn Stuurgroep 2014-2015 van Studievereniging De Leidsche Flesch met een tweevoudig doel. Ten eerste heeft de stuurgroep als mandaat meegekregen om speerpunten voor het lange termijn beleid van de vereniging op te stellen en zijn deze in dit document geformuleerd. Daarnaast vormt dit document een 5 lange termijn beleidsplan dat het algemene beleid van de vereniging omschrijft en vervangt hiermee het deel van de bestuursbeleidsplannen waar al enige jaren consensus over bestaat.
1.1
Speerpunten
Het was de bedoeling om aan de hand van discussiemiddagen en andere vormen van informatie-inwinning speerpunten te formuleren om het beleid van losse besturen te laten bijdragen aan een vooruitgang van de vereniging over de termijn 10 van meerdere jaren. Omdat de vereniging de afgelopen jaren behoorlijk goed draait, bleek het niet eenvoudig om doelen op te stellen. Zoals ook uit de notulen van de discussiemiddag blijkt, zijn er diverse kleinere zaken die beter kunnen of anders moeten, maar het blijkt moeilijk een breedgedragen visie te vormen van waar Studievereniging De Leidsche Flesch naartoe wil groeien. Er zijn wel een paar punten die komende jaren in ieder geval aandacht nodig blijven hebben, deze zijn hieronder geformuleerd. 15
20
• Studievereniging De Leidsche Flesch heeft en onderhoudt een goed imago bij de opleidingen, door de opleidingen aan te vullen op punten die buiten het curriculum vallen of anderszins onbelicht blijven, maar te waarborgen dat we niet de taken van de opleidingen zelf overnemen. zie section 9. • Studievereniging De Leidsche Flesch moet er zijn voor álle studenten van zowel de bachelor- als masteropleidingen Natuurkunde, Sterrenkunde, Wiskunde en Informatica aan de Universiteit Leiden. Zie tevens subsection 4.2 en subsection 4.1. • Informatica en Economie moet de komende jaren een aandachtspunt van besturen blijven om ervoor te zorgen dat ook deze studenten betrokken worden bij hun studievereniging. Over een aantal jaar zal geherevalueerd worden door te kijken hoe de studie er op dat moment voor staat en wat de behoeftes van de studenten en de opleiding op dat moment zijn. De locatie en grootte van de studie zijn hierbij van groot belang, Zie subsection 4.5
4
25
2
Bestuur
Zoals officieel beschreven door de statuten is het bestuur belast met het dagelijks bestuur en de vertegenwoordiging naar buiten toe van de vereniging. Om de onderlinge samenwerking goed te laten verlopen maakt het bestuur duidelijke afspraken over de precieze taakverdeling.
2.1 30
Te verdelen functies
Lijst met functies en taken die in ieder geval vervuld moeten worden in suggestieve ordening. In alle taken kan geschoven worden, mits voldaan wordt aan de eisen van de statuten. 1 Praeses
35
• • • •
Eindverantwoordelijke Contactpersoon Raad van Senatoren Voorzitter van bestuurs- en algemene ledenvergaderingen Vertegenwoordiger in overlegorgaan VerO
Ab-actis
40
45
• • • • • • • • •
Notulist bij de bestuurs- en algemene ledenvergaderingen Bijhouden en noteren van inkomende en uitgaande post Bijhouden van het ledenbestand Beheer van het archief Beheren bestuursagenda Verantwoordelijk voor de weekmailing Contactpersoon zusterverenigingen Contactpersoon Eureka! Verantwoordelijken voor de LinkedIn- en Facebook-pagina's
Quaestor
50
• • • • •
Beheerder financiën van de vereniging Contactpersoon Kascontrolecommissie Verantwoordelijk voor de fondsen Verantwoordelijk voor de ondersteuning van de quaestoren van de bestuurscommissies Verantwoordelijk voor het voedselkastje
Assessor Intern 55
• • • • •
Samenstelling en coördinatie van bestuurscommissies Samenstelling en coördinatie van gilden Contactpersoon voor disputen Verantwoordelijk voor de Commissiewiki Beheren Fleschagenda
Assessor Onderwijs 60
• • • •
Zitting in de opleidingscommissies en evaluaties van de opleidingen Bijhouden van de tentamendatabase Aanspreekpunt onderwijsgerelateerde zaken Verantwoordelijk voor de docentenmailing
1 De statuten van De Leidsch Flesch zeggen hierover in de versie van 2009 in artikel 11.1: "Het bestuur bestaat uit ten minste vier en ten hoogste negen personen, die uit hun midden een praeses, een vice-praeses, een ab-actis en een quaestor aanwijzen. Deze functies zijn niet verenigbaar met uitzondering van de functie ab-actis en quaestor."
5
• Verantwoordelijk voor de Boekenactie • Contactpersoon boekenleverancier
65
Assessor ICT • Beheerder van netwerk en digitale apparatuur • Verantwoordelijk voor het technisch en inhoudelijk beheer van de website • Coördinatie van ICT-gilde 70
Assessor Extern • Verantwoordelijk voor externe contacten en acquisitie • Verantwoordelijk voor de lunchlezingen • Verantwoordelijk voor bedrijfsactiviteiten Overig • • • • • • • • • • •
75
80
85
2.2
Vertegenwoordiger in eigenarenoverleg FooBar Vertegenwoordiger in overlegorgaan SNiC Bestuursfunctie in overlegorgaan SNiC Vice-praeses: Waarnemer van de taken van de praeses in diens afwezigheid Verantwoordelijk voor de Studiecommissie Informatica & Economie Leden van de FooBarcommissie Verantwoordelijke voor de inhoud van de mastermailing Coördinatie masteractiviteiten Verantwoordelijk voor de Fleschback Assessor Alumni Vertegenwoordiger in overlegorganen StOP, WISO, SPIN
Bestuur en studie
Het bestuur zet zich een jaar lang voltijd in voor De Leidsche Flesch. Daaronder valt ook het blijven studeren, natuurlijk om studiepunten te halen maar ook om de studieroutine te behouden. De vereniging beschouwt dit als een belangrijk deel van de bestuurstaak. Het bestuur stelt een vast studierooster op met daarin colleges en werkcolleges. De bestuurs90 leden motiveren elkaar actief om zich in te zetten voor hun studie. Het gemaakte studierooster staat de bestuursleden toe tot twaalf studiepunten per semester te halen. Hierover zullen afspraken gemaakt worden met de desbetreffende studieadviseur. Gezamenlijk moet iedereen tot een studiesuccesplan komen.
2.3
Bestuur in commissies
Het is wenselijk dat bestuursleden zo min mogelijk in commissies plaats nemen, zodat de commissieactiviteiten niet ten 95 laste komen van de bestuurstaken. Doordat er situaties zijn waarin het wel wenselijk of noodzakelijk is dat bestuurders zitting nemen in een commissie, kan het echter incidenteel voorkomen. In commissies waarin bestuursleden reeds actief zijn, zullen zij hun taken blijven vervullen.
6
3 3.1 100
Intern beleid en administratie Interne beleidsvoering
Het bestuur heeft de verplichting aan de leden van de vereniging om zich goed geïnformeerd, professioneel en eenduidig op te stellen. Het bestuur is helder in de communicatie naar de leden toe en straalt uit dat hun inzet gewaardeerd wordt en tevens dat eigen initiatieven en ideeën niet alleen aangemoedigd worden, maar ook goed worden opgepakt door het bestuur. Hiermee wordt een mogelijk gevoel van afstandigheid ten opzichte van de leden tegengaan.
3.2
Administratie
Het is belangrijk dat alle aanwezige en gedocumenteerde kennis geordend op wordt geslagen in de Bestuurswiki. Deze wordt door het bestuur gedurende het jaar continu bijgehouden. Ook de documenten worden zorgvuldig geordend in mappen. Hier heeft niet alleen het huidige bestuur voordeel van, maar ook komende besturen zullen hierdoor informatie gemakkelijk terug kunnen vinden. Tevens wordt de elektronische administratie bijhouden. Zo wordt de lijst met relevante, door de ALV aangenomen moties onderhouden. Ook worden de bestuursmappen op een logische manier 110 indelen, zodat volgende besturen handig en snel informatie terug kunnen vinden op de servers van De Leidsche Flesch. Het bestuur ziet erop toe dat ook commissies structuur in hun documenten aanbrengen en een actieve rol aannemen om dit te bewerkstelligen. Het bestuur zorgt ervoor dat van alle commissies de notulen en begroting in de commissiemap komen te staan. Ook het gebruik van de Commissiewiki wordt actief aangemoedigd. 105
3.3 115
Door de nieuwe wetgeving die per 1 januari 2014 is ingegaan, mogen studenten die nog geen 18 jaar zijn, geen alcohol nuttigen. Daarom dient het bestuur afdoende maatregelen te treffen om hieraan te voldoen. Zo kan er met bandjes of stempels gewerkt worden op activiteiten en kunnen er lijsten van mensen onder de 18 jaar gemaakt worden.
3.4 120
Bestuursvergaderingen
Het bestuur vergadert zo efficiënt mogelijk. Dit wordt bewerkstelligd door een zorgvuldige voorbereiding van de bestuursvergaderingen. De bestuursvergaderingen zijn voornamelijk het moment waarop het bestuur gezamenlijk besluiten kan nemen. Daarnaast brengen alle bestuursleden verslag uit over hun activiteiten aan hun medebestuurders. Natuurlijk is er ook ruimte voor overleg en discussie wanneer dit nodig blijkt te zijn. Ook vinden er evaluaties plaats en wordt waar nodig de aanpak gewijzigd.
3.5 125
Alcoholbeleid
Hulpverlening
De ALV heeft besloten dat ten minste drie bestuursleden een EHBO-diploma moeten hebben, omdat zij van mening is dat het kunnen verlenen van eerste hulp een belangrijk onderdeel is van de bestuursverantwoordelijkheid.
Het bestuur dient ervoor te zorgen dat er op de activiteiten genoemd in het voorstel aangenomen op de ALV van 1 juli 2014, namelijk de Studiereis, de Meerdaagse Excursie, het Eerstejaarsweekend, het Ledenweekend, sportdagen, de Actieveledendag, feesten en wanneer commissie of bestuur het nodig acht, minstens één handelsbekwaam persoon met 130 EHBO-diploma aanwezig zal zijn. Tijdens de bestuursvergadering bepaalt het bestuur wie bij een activiteit verantwoordelijk is voor de EHBO. Dit wordt gecommuniceerd met de commissie die de activiteit organiseert. Ook is het nuttig als het bestuur in bezit is van een BHV-diploma. Cursussen hiervoor worden door de faculteit aangeboden en deze zullen worden gevolgd indien mogelijk.
3.6 135
Ledenadministratie
De Leidsche Flesch beschikt over een zelfgemaakte ledendatabase. Deze dient zowel op het gebied van leden als alumni bijgehouden te worden. Aan de hand van de lijsten die worden opgesteld door de opleidingen wordt de ledendatabase actief bijgewerkt. Om dit alles gemakkelijker te maken worden leden aangemoedigd hun studentnummer te verschaffen. 7
3.7 140
Sociale media
Het bestuur kan van verschillende sociale media gebruikmaken om de leden op de hoogte te brengen van het nieuws over de vereniging en komende activiteiten. De Facebookpagina wordt ook gebruikt om advertenties van sponsoren op te plaatsen.
3.8
Promotie
Onder de taken van het bestuur valt ook (het toezien op) de promotie van activiteiten door middel van bijvoorbeeld de weekmail, posters en flyers. Het grafisch gilde biedt commissies ook hulp bij het maken van posters en logo's. In het 145 bijzonder blijkt uit het verleden dat mondelinge promotie verreweg het meeste effect heeft.
3.9
Langetermijnbeleid
Dit document is een product van de Stuurgroep Lange termijn beleid zoals ingesteld door de ALV van 13 november 2014. Het is de bedoeling dat dit document periodiek wordt bijgewerkt door een dergelijke stuurgroep om de stand van zaken binnen de vereniging te blijven weerspiegelen. Deze stuurgroep zal uitzoeken hoe de visie van leden op onderwer150 pen van het langetermijnbeleid gewijzigd is en of er wijzigingen nodig zijn, bijvoorbeeld door middel van enquêtes en bijeenkomsten.
8
4
Doelgroepen
4.1 155
160
Eerstejaarsstudenten
Het doel is hier ieder jaar weer om aan het eind van het jaar een actieve, enthousiaste en geïntegreerde groep eerstejaarsstudenten te hebben. Er kan niet verwacht worden dat alle eerstejaarsstudenten actief worden als lid binnen de vereniging, maar de vereniging streeft er wel naar dat alle eerstejaarsstudenten na een jaar een goed beeld hebben van wat De Leidsche Flesch voor hen kan betekenen. Commissies zoals de Eerstejaars- en de Integratiecommissie zorgen voor activiteiten om de eerstejaarsstudenten te betrekken bij de vereniging en ze een goed beeld te geven van De Leidsche Flesch. Dit zal gebeuren door zowel onderwijsgerichte- als gezelligheidsactiviteiten.
4.2
Ouderejaarsstudenten & Masters
Het is voor de continuïteit van de vereniging belangrijk om ook ouderejaarsstudenten actief te maken en te houden. De Leidsche Flesch is ook een studievereniging van de masterstudies. Zodoende is het de moeite waard om ook masterstudenten, specifiek degenen die geen Bachelorstudie in Leiden hebben gevolgd, bij activiteiten te betrekken. Zo worden er twee masterbarbecues en andere gezelligheidsactiveiten (zoals pubquizzen) georganiseerd. Om masters aan te sporen 165 lid te worden van De Leidsche Flesch is het gebruikelijk dat de eerste masterbarbecue gratis is voor masters die in het huidige jaar lid zijn geworden. Voor geïnteresseerden worden er bedrijvendiners, inhousedagen en andere loopbaangeoriënteerde activiteiten georganiseerd. Om masters aan de vereniging te kunnen binden streeft men ernaar om de volgende masteractiviteit telkens al gepland te hebben om deze zo te kunnen promoten op de activiteit zelf.
4.3
Alumni
Het is nuttig voor De Leidsche Flesch om alumni bij de vereniging betrokken te houden in verband met oriëntatie op toekomstmogelijkheden voor de huidige leden. In 2013-2014 hebben vier leden2 getracht een aparte stichting (Liquefactor) op te zetten voor de alumni van De Leidsche Flesch. Uiteindelijk bleek dit plan helaas niet levensvatbaar. In overleg met deze vier leden is besloten om in plaats hiervan een Alumnicommissie te starten die een Alumnidag zal organiseren en het alumniblad Fleschback zal samenstellen. Komende jaren streeft de vereniging er naar om een werkende 175 formule te vinden voor het betrekken van alumni. 170
4.4
Docenten
Het is wenselijk een goede verstandhouding met de docenten te onderhouden. Manieren om dit te bewerkstelligen zijn onder andere het organiseren van StudentDocentborrels en -lunches, waarbij docenten gratis drinken, en het versturen van een laagfrequente mailing naar docenten, waarin docenten worden ingelicht over lunchlezingen, symposia en an180 dere studiegerelateerde activiteiten. Tevens kunnen enkele culturele activiteiten, zoals de Open Podiumavond, hierin genoemd worden en worden docenten aangemoedigd worden om deel te nemen aan dergelijke activiteiten.
4.5
Informatica & Economie
In de ALV van 13 februari 2013 is besloten dat De Leidsche Flesch als studievereniging voor de opleiding Informatie & Economie in Den Haag zal fungeren. De eerstejaarsstudenten I&E hebben geen colleges in Leiden, wat de integratie 185 in de vereniging bemoeilijkt. Om heb toch de voordelen van een studievereniging te kunnen bieden is een Studiecommissie Informatica en & Economie opgericht. Deze organiseert specifiek activiteiten voor de studenten Informatica & Economie. Om het contact met deze commissie goed te onderhouden en meer ervaring aan de commissie toe te voegen, is het wenselijk gebleken om de Assessor I&E in de commissie plaats te laten nemen. De groep van I&E-leden is intrinsiek geïnteresseerd in bedrijfsactiviteiten én is ook zeer interessant voor bedrijven. Daarom kunnen er specifiek be190 drijfsactiviteiten of bedrijfslunchlezingen voor deze groep georganiseerd worden. Daarnaast zullen I&E-studenten actief worden uitgenodigd voor activiteiten zoals de Meerdaagse Excursie en de studiereis en zullen eerstejaarsstudenten de mogelijkheid krijgen mee te gaan op Eerstejaarsweekend. 2
Te weten Erwin Haas, Jacob Boon, Pim Overgaauw en Simone Cammel.
9
4.6
Leden van Verdienste en Ouwe Lullen
Leden van Verdienste en Ouwe Lullen3 bieden, net zoals alumni, een schat aan informatie en ervaring voor De Leidsche 195 Flesch. De groep van Leden van Verdienste bestaat voornamelijk uit oud-bestuurders van De Leidsche Flesch en leden met uitzonderlijk veel commissie-ervaring. Het bestuur zal deze groep actief uitnodigen voor de activiteiten van de vereniging, waaronder de Constitutie- en Diesborrel en het Actieve Ledendiner. Het bestuur kan gedurende het jaar Ouwe Lullenborrels organiseren speciaal voor de groep Ouwe Lullen. Ieder jaar wordt een diner voor de Leden van Verdienste georganiseerd door het f.t.- of kandidaat-bestuur. 200
4.7
Actieve Leden
De groep actieve leden bestaat uit mensen die binnen de context van bijvoorbeeld een commissie of gilde werk doen voor De Leidsche Flesch. Deze leden zorgen ervoor dat er veel en leuke activiteiten voor leden georganiseerd kunnen worden en zijn van essentieel belang voor de vereniging. Als blijk van dank worden er voor de commissieleden cadeautjes gekocht die (over het algemeen) bij hun laatste activiteit worden uitgereikt. Bovendien is het gebruikelijk dat het bestuur 205 een Actieve Ledendag en Actieve Ledendiner voor hen organiseert. De vereniging en het bestuur worden geacht hun uiterste best doen om te zorgen dat het actief zijn van leden hun studieresultaten niet negatief beïnvloedt.
4.8
Overige Leden
Overige leden zijn leden die niet in de bovengenoemde categorieën vallen, maar wel lid zijn van De Leidsche Flesch. Zo is er een groep leden die wel naar activiteiten komt maar ervoor kiest om niet actief deel te nemen aan commissies die 210 deze activiteiten organiseren. De Leidsche Flesch houdt deze groep op de hoogte van de activiteiten van de vereniging door onder andere de weekmailing.
3
Een Ouwe Lul is een persoon die minstens drie jaar lid is van de vereniging en die heeft aangegeven deze titel te willen dragen.
10
5
Activiteiten
5.1 215
Almanakuitreiking
De Leidsche Flesch brengt elk jaar een almanak uit, welke gemaakt wordt door een Almanakcommissie. Een feestelijke uitreiking hiervan vindt vaak plaats rond de diesviering.
5.2
Boekenactie
Twee keer per jaar wordt de leden de mogelijkheid geboden om bij aanvang van het semester hun boeken met korting te bestellen voor alle bachelorvakken en voor de Leidse mastervakken. De boekenleverancier garandeert De Leidsche Flesch een kortingspercentage. Tweedejaars en hoger kunnen ervoor kiezen om hun boeken thuis te laten bezorgen of 220 het te laten bezorgen bij De Leidsche Flesch. Eerstejaarsstudenten moeten in het eerste semester hun boeken afhalen op de faculteit zodat zij op deze manier kennis maken met de vereniging.
5.3
Culturele Activiteiten
De Open Podium Avond is een open podium waar de leden van De Leidsche Flesch individueel of in groepsverband talenten kunnen laten zien.4 Naast de Open Podium Avond wordt er elk jaar vanuit het VerO wederom een open podium 225 georganiseerd, waar inbreng van De Leidsche Flesch gewaardeerd wordt.
5.4
Dies
In de Diesweek, rondom de verjaardag van De Leidsche Flesch op 25 april, worden vele activiteiten voor leden georganiseerd om deze verjaardag te vieren. Rond de daadwerkelijke dies vindt ook een Diesborrel plaats. De Diesborrel is voor alle zusterverenigingen toegankelijk om het contact met hen goed te onderhouden. 230
5.5
Eerstejaarsactiviteiten
Door middel van een aantal activiteiten toegespitst op de eerstejaarsstudenten wil het bestuur hen kennis laten maken met elkaar en met de prachtige vereniging. Verder zal het bestuur deze doelgroep aanmoedigen en enthousiast maken om een actieve rol binnen de vereniging te bekleden. Het tweede weekend van het collegejaar wordt het Eerstejaarsweekend georganiseerd door de Eerstejaarscommissie, waarbij de integratie tussen de eerstejaarsstudenten onderling en ook die 235 met de ouderejaarsstudenten centraal staat. Daarnaast krijgen de eerstejaarsstudenten gedurende dit weekend een goed beeld van wat De Leidsche Flesch als vereniging voor hen te bieden heeft. Tijdens het Eerstejaarsweekend gaat de Integratiecommissie van start. Deze commissie zal verder gedurende het eerste semester een breed scala aan activiteiten neerzetten, speciaal toegespitst op de doelgroep eerstejaarsstudenten. 240
Verder vindt aan het eind van het eerste semester de Meerdaagse Excursie plaats, een vijfdaagse studiereis speciaal voor eerstejaarsstudenten, die georganiseerd wordt door de Meerdaagse Excursiecommissie. De reis staat in het teken van lezingen en rondleidingen bij universiteiten en onderzoekscentra, maar ook de cultuur van de stad wordt geproefd. Aangezien eerstejaarsstudenten niet mee mogen op studiereis, krijgen zij voorrang bij de inschrijving van de Meerdaagse Excursie.
5.6 245
Eten en Drinken
Avondeten De Kookcommissie en de Frituurcommissie faciliteren het aanbieden van een goedkope avondmaaltijd bij verschillende activiteiten van De Leidsche Flesch. Hierdoor zijn deze activiteiten toegankelijker, omdat de leden niet tussendoor naar huis hoeven om te eten. 4
Deze activiteit wordt sinds 2012-2013 door de Creatieve Activiteiten Commissie georganiseerd.
11
250
Daarnaast is het gebruikelijk dat het bestuur een Kerstdiner en een Actieve Ledendiner organiseert. Deze laatste is speciaal voor de leden die een functie vervullen in een gilde of commissie en voor de Leden van Verdienste; het Kerstdiner is voor alle leden. Borrels
Het hele jaar worden er verschillende borrels, met en zonder thema, georganiseerd door het bestuur en verschillende commissies. Hieronder zijn ook StudentDocentborrels, waarbij docenten gratis kunnen drinken, om de integratie tus255 sen studenten en docenten te bevorderen. Op After-tentamenborrels, die plaatsvinden na bepaalde middagtentamens, kunnen leden die een tentamen of (eventueel) hertentamen gemaakt hebben een drankje drinken voor de helft van de prijs. Ook vindt er minstens één Commissieborrel plaats per jaar. Hierbij kunnen commissies met elkaar overleggen en elkaar tips geven. Door commissieleden met vergelijkbare functies samen te laten komen, kan er ervaring uitgewisseld worden. 260 Ook zouden de commissies dan ideeën op kunnen doen om samen een activiteit te organiseren. Naast de eerder genoemde Diesborrel is het gebruikelijk om een Constitutieborrel te organiseren om de gelegenheid te geven het nieuwe bestuur te feliciteren met hun constitutie. Verder kan het bestuur Ouwe Lullenborrels organiseren. Lunches Buiten de collegevrije weken om wordt er door de Tosticommissie eens in de twee weken goedkope tosti's aangeboden 265 in de lunchpauze. Tevens biedt het bestuur bij elke lunchlezing een gratis (aanvulling op de) lunch aan voor hen die de lunchlezing bijwonen.
5.7
Eureka!
Het kwartaalblad Eureka! wordt verzorgd door de Eureka!-redactie. Er is een optie om het blad thuis te laten bezorgen.
5.8 270
275
Excursies
Gedurende het jaar zullen er verschillende excursies plaatsvinden. De excursiecommissie zal ongeveer eens per twee maanden een excursie organiseren met een educatief karakter. De excursies kunnen variëren van korte excursies van een enkel dagdeel tot langere excursies van meer dan één volle dag. Hierdoor kan ook een bestemming wat verder in Nederland of in het nabije buitenland bezocht worden. Daarnaast zal De Leidsche Flesch bedrijfsbezoeken en inhousedagen blijven aanbieden aan leden. Voor deze uitjes worden eventuele reiskosten vergoed.
5.9
Feesten
Ongeveer elke twee maanden zal er een feest gepland worden. Naast eigen feesten van de Feestcommissie neemt De Leidsche Flesch ook deel aan het Facultair Feest dat vanuit het VerO georganiseerd wordt.
5.10 280
Ledenweekend
Het is gebruikelijk een Ledenweekend te organiseren, waarin gezelligheid en integratie onder de leden centraal staan.
5.11
Lezingen en Symposia
Lunchlezingen Wekelijks wordt er een lunchlezing georganiseerd waarbij een spreker wordt uitgenodigd om te vertellen over zijn of haar vakgebied. Daarnaast wordt een beperkt aantal bedrijven benaderd om, maximaal één keer per maand, een inhoudelijke 285 bedrijfslezing te bieden over het werk van het bedrijf. Bij de lunchlezingen zal het bestuur zorgen voor een aanvulling op de lunch. Bij de bedrijfslezingen zal er een extra luxe lunch verzorgd worden.
12
Symposia Van landelijke symposia zoals SNiC (informatica), Kaleidoscoopdag (wiskunde) en FYSICA (natuurkunde) worden de leden op de hoogte gebracht en aangespoord om hieraan mee te doen. Eens in de twee jaar wordt er vanuit De Leidsche 290 Flesch ook een eigen symposium georganiseerd. De promotie van symposia geschied onder andere door posters op te hangen, weekmailstukjes eraan te wijden en korting op de toegangsprijs en/of een vergoeding voor de reiskosten aan te bieden. Borrellezingen 295
Borrellezingen zijn lezingen waar bedrijven de kans krijgen zich op semi-informele wijze te presenteren bij de leden van De Leidsche Flesch. Tijdens een borrellezing wordt er voor hapjes gezorgd en naderhand is er de mogelijk om in de bar een drankje te doen.
5.12
Loopbaanoriëntatiedag
De loopbaanoriëntatiedag is een oriëntatiedag die voornamelijk gericht is op tweede- en derdejaars, hoewel masters ook welkom zijn. Alumni van De Leidsche Flesch komen vertellen over hun loopbaan en wat zij verder na hun studie 300 hebben gedaan. De opleidingen kunnen gevraagd worden om dit samen met hen te organiseren.
5.13
Masteractiviteiten
Er wordt per jaar minstens één Masterbarbecue gehouden. Daarnaast wordt nog een aantal andere (gezelligheids)activiteiten voor Masters georganiseerd.
5.14 305
Olympiades en wedstrijden
Leden worden aangemoedigd om naar olympiades zoals LIMO, PION en BAPC te gaan. Ter extra motivatie worden hiervoor de gemaakte reiskosten en mogelijk de deelnemerskosten vergoed door De Leidsche Flesch. Ter voorbereiding van deze wedstrijden kunnen trainingen worden aangeboden in samenwerking met deelnemers uit eerdere jaren. Als selectieronde voor de BAPC wordt het LKP (Leids Kampioenschap Programmeren) gehouden. Hierbij kunnen teams zich inschrijven en de gekwalificeerden mogen Leiden vertegenwoordigen bij de BAPC.
310
5.15
Ouderdag
In het voorjaar worden de ouders van alle eerstejaarsstudenten uitgenodigd om op de Ouderdag kennis te maken met de wereld waarin hun kind studeert. Het programma zal bestaan uit lezingen, een lunch en een borrel. Ook de ouders van ouderejaarsstudenten zullen uiteraard welkom zijn.
5.16 315
Ongeveer eens per één à twee maanden wordt er pubquiz georganiseerd.5 Deze pubquizzen zijn tweetalige of Engelstalige pubquizzen, zodat ze ook toegankelijk zijn voor (buitenlandse) masters en promovendi. Zo nu en dan zal er een bedrijf bij zijn.
5.17 320
Pubquizzen
Studiereis
In het voorjaar wordt de studiereis georganiseerd naar een locatie in het buitenland. Tijdens deze reis voor tweedejaarsstudenten en ouder zullen deelnemers een bezoek brengen aan meerdere universiteiten en bedrijven ter plaatse, waar lezingen zullen worden bezocht.
5
Dit wordt door de Pubquizcommissie, het bestuur, of andere commissies verzorgd.
13
6
Commissies
De Leidsche Flesch heeft meerdere commissies die gedurende het jaar verschillende activiteiten organiseren of op andere wijze dingen regelen voor de vereniging. Elke commissie heeft een specifiek eigen doel en de georganiseerde activitei325 ten moeten hier dus ook bij aansluiten. Commissies zorgen ervoor dat leden actief mee kunnen helpen om de vereniging goed te laten draaien en verzorgen de mogelijkheid om organisatorische ervaring en vaardigheden op te doen. Het bestuur ziet erop toe dat leden zich niet overwerken in commissies en bewerkstelligd dit onder andere door als regel niet meer dan twee tegelijk lopende commissies door één lid te laten doen. Uiteraard zijn in sommige gevallen uitzonderingen mogelijk. In appendix A is een lijst te vinden van commissies die in het recente verleden van Studievereniging De 330 Leidsche Flesch hebben bestaan.
6.1
De start van een commissie
De formatie en dus start van een commissie is het belangrijkste moment voor het bestuur om door te geven wat het van de commissie verwacht. Hiervoor is bij de formatie dan ook een document aanwezig dat is gemaakt door de Assessor Intern. Hierin staat nuttige informatie over bijvoorbeeld de voorgangers in de commissie, verwachtingen van en vanuit 335 het bestuur en algemene tips. Ook bevat het document informatie van de quaestor over verscheidene onderwerpen, zoals de hoeveelheid geld die voor de commissie begroot is en informatie over het maken van de begroting.
6.2
Ondersteuning vanuit het bestuur
Het is belangrijk dat commissies binnen het doel van de commissie kunnen organiseren wat zij willen en hier zoveel mogelijk vrijheid in hebben en dat commissieleden dingen leren in hun commissietijd. Daarom zijn ze vrij om zelf te 340 ontdekken hoe hun commissie het beste werkt. Wel houdt het bestuur via de Assessor Intern een vinger aan de pols door zo vaak mogelijk notulen te lezen en af en toe geïnteresseerd bij vergaderingen aanwezig te zijn. Ook biedt de quaestor van het bestuur ondersteuning aan de quaestor van de commissie. Hierdoor weet het bestuur waar elke commissie mee bezig is en kan het een adviserende rol aannemen. Zo hoopt het bestuur snel hulp te kunnen bieden als iets echt fout dreigt te gaan. 345
6.3
Commissiewiki
De Commissiewiki is een goed middel om alle kennis die gedurende een jaar door de leden van een commissie opgedaan wordt niet verloren te laten gaan. Actieve leden worden gewezen op deze wiki en gevraagd deze gedurende het jaar bij te werken zodat ook de nieuwste bevindingen bewaard zullen blijven. Ook worden de leden van een commissie bij het einde van de looptijd van hun commissie en na een grote activiteit eraan herinnerd de wikipagina bij te werken. 350
6.4
Commissieactiviteiten
De commissies organiseren verschillende activiteiten en deze worden uiterlijk twee weken van tevoren met het bestuur ingepland. Op deze manier is er genoeg tijd om de activiteiten bij de leden onder de aandacht te brengen. Het is hierbij belangrijk om er rekening mee houden dat de activiteiten goed verdeeld zijn over het jaar. Per week komt dit neer op ongeveer 2 à 3 avondactiviteiten per week, die het liefst voldoende verschillend zijn, met als doel dat er voor alle leden 355 elke week wel wat te doen is.
6.5
Samenwerking tussen commissies
Om te voorkomen dat er te veel drukke weken met iedere dag een activiteit zijn, is het praktisch om waar mogelijk activiteiten van commissies op een avond samenvoegen. Hiervoor is goede communicatie tussen commissies nodig. Dit kan worden bewerkstelligd door eerdergenoemde commissieborrels te organiseren.
14
360
6.6
Commissie-interesselunches
Gedurende het jaar wordt een aantal commissielunches gehouden. Rond het Eerstejaarsweekend vinden de eerste commissielunches plaats. Daarnaast wordt halverwege het jaar een commissielunch georganiseerd voor de nieuwe commissies. Deze lunches bieden leden de uitgelezen mogelijkheidom actief te worden bij commissies of er in ieder geval mee bekend te raken. 365
6.7
Vergoeding commissiekleding
Het bestuur moedigt een aantal commissies aan commissiekleding aan te schaffen om herkenbaarder te zijn voor de leden op hun activiteiten. Het bestuur stelt daarom voor een aantal commissies een vergoeding beschikbaar voor de opdruk van de commissiekleding. Het bestuur maakt de selectie welke commissies recht hebben op een vergoeding. Andere commissies kunnen met argumenten voor een vergoeding naar het bestuur als zij van mening zijn hier recht op 370 te hebben.
15
7
Gilden
Een gilde is een structuur van mensen met expertise en/of interesse in een bepaald gebied. Gilden mogen in overleg met het bestuur activiteiten voor zichzelf organiseren gerelateerd aan hun betreffende interesse. Hiertegenover staat dat ze een ondersteunende rol binnen de vereniging hebben en diensten verlenen waar het bestuur en andere commissies 375 gebruik van kunnen maken. De verwachtingen vanuit het bestuur zullen aan het begin van het jaar besproken worden en Gildemeesters worden aangesteld. De Gildemeesters zijn verantwoordelijk voor de communicatie tussen leden, het bestuur en het gilde. Ook zijn de Gildemeesters verantwoordelijk voor het regelmatig samenkomen van het gilde en het organiseren van leuke uitstapjes in hun betreffende interesses. De volgende gilden hebben de afgelopen jaren bestaan en hebben jaarlijks weer hun nut aangetoond. 380
Fotografengilde Leden uit het Fotografengilde zullen bij verschillende activiteiten foto's maken en deze in samenwerking met het bestuur zo spoedig mogelijk na een activiteit op de website zetten. Commissies kunnen twee weken voor hun activiteit een beroep doen op het fotografengilde om hun activiteit te vereeuwigen. Ook zet zij een activiteit neer voor haar gildeleden.
Grafisch Gilde 385
Het Grafisch Gilde bestaat uit gildeleden met een interesse voor en/of expertise in grafische taken. Het Grafisch Gilde helpt bij het maken van posters en ander grafisch materiaal voor commissies en het bestuur. Het bestuur zal leden van dit gilde vragen om de workshops InDesign en Illustrator te verzorgen. Om te zorgen dat het gilde genoeg tijd heeft een poster te maken of tijd te vinden voor een cursus wordt een aanvraag uiterlijk twee weken van tevoren ingediend.
ICT-gilde 390
Het ICT-gilde is verantwoordelijk voor het steunen van de Assessor ICT. Het ICT-gilde zal gedurende het jaar minimaal elke maand samenkomen om samen met de Assessor ICT werkzaamheden te verrichten aan de ICT-infrastructuur. Het ICT-gilde zal zich dit jaar ook inzetten om samen met de Assessor ICT nuttige functies toe te voegen aan de vernieuwde website.
8 395
Disputen
De statuten en HR van De Leidsche Flesch voorzien in de mogelijkheid om disputen op te richten en te onderhouden, de enige eis is dat ze constructief bijdragen aan de doelen van de vereniging. Verschillende disputen geven hier hun eigen invulling aan. In appendix B is een lijst van de disputen met korte beschrijving zoals die eind 2015 bestaan.
16
9 9.1 400
Onderwijs Imago
Het imago van De Leidsche Flesch tegenover de opleidingen is belangrijk. Het bestuur moet zijn best doen om het imago tegenover de opleidingen te behouden. Mede door regelmatig te overleggen met de opleidingsdirecteuren, wordt ervoor gezorgd dat het contact met de opleidingen goed is.
Het bestuur organiseert veel studiegerelateerde activiteiten, let er goed op dat er zo weinig mogelijk activiteiten worden gepland voor een tentamen en dat de activiteiten tijdens de lunch op tijd afgelopen zijn. De Leidsche Flesch moet de 405 opleidingen immers aanvullen, niet hinderen. De Assessor Onderwijs draagt zorg voor het contact tussen de vereniging en de opleidingen. Daarnaast zorgt hij voor ondersteuning van leden bij studiegerelateerde zaken. Ook zorgt hij voor een goed verloop van de halfjaarlijkse boekenactie. De Assessor Onderwijs neemt plaats in alle opleidingscommissies en kan daardoor helpen bij uitwisseling van informatie tussen deze commissies. Hij kent de OC-leden en kan studenten met klachten naar hen doorverwijzen. Daarnaast zal de 410 Assessor Onderwijs mondelinge evaluaties van de vakken samen met studenten vanuit de opleidingen bijwonen. Het bestuur als geheel wordt geacht het goede voorbeeld geven wat betreft de studie en leden aan te moedigen hun hoorcolleges bij te wonen.
9.2 415
Workshops
Studievereniging De Leidsche Flesch organiseert vakgerelateerde workshops waar de leden behoefte aan hebben. Indien er geconstateerd wordt dat deze behoefte structureel is, zal er worden gekeken om deze workshops door de opleidingen te laten organiseren. Daarnaast biedt de vereniging ook nog de mogelijkheid om nog buitencurriculaire kennis te vergaren op andere workshops.
9.3
Tentamendatabase
De Assessor Onderwijs draagt er zorg voor dat nieuwe ingeleverde tentamens in de tentamendatabase geplaatst worden. 420 Het aantal uitwerkingen in de tentamendatabase groeit.
9.4
Mentoraat
De Leidsche Flesch ondersteunt opleidingen met de coördinatie van de mentorgroepjes voor eerstejaarsstudenten van alle opleidingen. Iedere mentor zal ongeveer 8 à 10 eerstejaarsstudenten van dezelfde studie onder zijn of haar hoede nemen. De Assessor Onderwijs blijft nauw betrokken bij deze mentorgroepjes, onder andere door mentoren aan te 425 sporen klachten aan hem door te spelen en af en toe te peilen hoe het mentoraat verloopt. De mentoren mogen per mentorbijeenkomst (eens per week) iets lekkers kopen voor hun groepje. Het totale bedrag kunnen zij na afloop van het mentoraat declareren bij De Leidsche Flesch. De Leidsche Flesch betaalt hen terug en declareert op haar beurt de bedragen per opleiding. Een extra evaluatiepunt halverwege de mentoraatperiode is gewenst.
17
10 430
Contact met de leden in de Flesschekamer is erg belangrijk en de drempel om binnen te lopen moet laag blijven. Er is een belang voor het bestuur om goed op de hoogte te blijven van het wel en wee van de leden, zodat het daarop in kan spelen. Bij de indeling van de Flesschekamer moet een afweging gemaakt worden tussen menging met leden en rust voor de bestuursleden om hun werk te kunnen doen.
10.1 435
Flesschekamer
Openingstijden
De Flesschekamer is gedurende normale werkdagen tenminste geopend van kwart voor negen 's ochtends tot vijf uur 's middags. Zo kunnen leden in ieder geval verse koffie kunnen halen voor hun eerste college.
10.2
Voedselkastje en koelkast
Er is een voedselkastje, waaruit leden wat energie voor bij het studeren kunnen aanschaffen. Daarnaast kunnen leden hun eigen etenswaren in de koelkast opbergen, mits ze hun naam en een datum hierop leesbaar aanbrengen. Producten 440 waarvan de houdbaarheidsdatum verstreken is, worden weggegooid.
10.3
Opruimbeleid
Het is in het belang van alle leden om zorg te dragen voor een opgeruimde en schone Flesschekamer. Aan het eind van de dag is er een bestuurslid verantwoordelijk voor het goed achterlaten van de Flesschekamer. Deze afsluitdienst zal aan het einde van de werkmiddag, rond vijf uur 's middags, worden gedaan. Er zal tenminste twee keer per jaar een grote 445 schoonmaakdienst worden gehouden.
10.4
Koffie, thee en limonade
Er wordt gratis koffie, thee en limonade worden aangeboden aan de leden van De Leidsche Flesch. Hiervoor mogen de leden een eigen mok ophangen aan het speciaal hiervoor bedoelde mokkenbord, zolang hiervoor genoeg ruimte is. Ook zal er koffie, thee en limonade rondgebracht worden voor de tentamens. 450
10.5
Bètacampus
Er komt een nieuwe Bètacampus. Het is belangrijk voor het voortbestaan van de vereniging dat we, zodra onze opleidingen ernaartoe verhuizen, een vergelijkbare verenigingskamer in de nieuwe campus hebben. Daarnaast is het van belang om constructief te blijven overleggen over overige faciliteiten voor de studieverenigingen in het nieuwe gebouw, zoals een barruimte.
18
455
11
ICT
Op ICT-gebied beschikt De Leidsche Flesch over een aantal systemen en faciliteiten. Deze worden onderhouden door de Assessor ICT en mogelijke problemen worden in samenwerking met het ICT-gilde opgelost. Ook vernieuwingen in de systemen worden samen met het ICT-gilde uitgevoerd.
11.1 460
Studievereniging De Leidsche Flesch is in bezit van een eigen website, gemaakt door het ICT-gilde. Op deze website is het mogelijk je in te schrijven als lid van de vereniging en voor activiteiten en is er allerlei andere informatie over de vereniging te vinden, onder andere over commissies en aankomende activiteiten.
11.2 465
Administratiesysteem
Naast de eigen website is er ook een eigen administratiesysteem voor ledenadministratie en registratie van activiteiten. Het is hierbij van belang zorgvuldig om te gaan met privacygevoelige informatie en het bestuur draagt er om die reden zorg voor dat na activiteiten alle persoonsgegevens van de deelnemers, zowel de digitale als de papieren versies, gewist worden.
11.3 470
Website
Computers
In de Flesschekamer zijn zowel bestuurscomputers als commissiecomputers te vinden. De bestuurscomputers worden dagelijks door het bestuur gebruikt om hun taken uit te voeren. De commissiecomputers kunnen door leden gebruikt worden om (commissie)werk op te doen en hierbij gebruik te maken van aangeschafte licenties van programma's zoals InDesign.
19
475
12
Externe Contacten
12.1
Zusterverenigingen
De huidige contacten met de zusterverenigingen van De Leidsche Flesch kunnen als goed beschouwd worden. Omdat het bestuur kan leren van de ervaringen van deze verenigingen is het belangrijk om deze contacten te onderhouden. Het bestuur zal dit mede bewerkstelligen door naar constitutieborrels en diesborrels te gaan. Bovendien kunnen zusjes worden uitgenodigd voor feesten. Uiteraard hebben leden van De Leidsche Flesch bij elke activiteit voorrang.
12.2 480
Overlegorganen
Naast het contact met de andere verenigingen bestaat er een aantal overlegorganen waar De Leidsche Flesch aan deelneemt. Deze overlegorganen zijn nuttig om ervaring en kennis uit te wisselen en om gezamenlijke activiteiten te organiseren. Stichting Nationaal Informatica Congres
485
Het SNiC is een stichting bestaande uit de verschillende studieverenigingen Informatica uit heel Nederland. Het SNiC organiseert eens per jaar een groot nationaal informaticacongres. Het bestuur van de stichting wordt gevormd door de aangesloten studieverenigingen. Studenten Physica In Nederland
Het SPIN is het landelijke overlegorgaan voor alle studieverenigingen van natuurkunde en natuurkunde-gerelateerde opleidingen. Het SPIN opereert onder de paraplu van de NNV, de Nederlandse Natuurkundige Vereniging. Er wordt 490 onder andere overlegd over PION en PLANCKS. Studieverenigingen Overlegplatform Het StOP is het overlegorgaan van de studieverenigingen van Leiden, waarin ervaringen tussen de Leidse studieverenigingen worden uitgewisseld. Verenigingenoverleg 495
Het VerO is het overlegorgaan voor de vijf studieverenigingen van de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen, onder leiding van de Assessor van het Faculteitsbestuur. In dit overleg worden onder andere de facultaire feesten, het Bètagala en de Bètabanenmarkt behandeld en worden gemeenschappelijke belangen en problemen besproken. Wiskunde en Informatica Studieverenigingen Overleg
WISO is het landelijke overlegorgaan van studieverenigingen voor wiskunde en informatica. Er wordt onder andere 500 gesproken over de organisatie van LIMO, BAPC en Kaleidoscoopdag.
12.3
Bedrijven
Om de leden van De Leidsche Flesch een beeld te geven van wat zij met hun opleiding kunnen op de arbeidsmarkt, onderhoudt De Leidsche Flesch nauw contact met een aantal bedrijven. De Leidsche Flesch biedt bedrijven de mogelijkheid om naamsbekendheid te verwerven en de leden persoonlijk te benaderen aan de hand van diverse activiteiten 505 die De Leidsche Flesch in samenwerking met de bedrijven organiseert. De Assessor Extern is verantwoordelijk voor een goede samenwerking tussen bedrijven en De Leidsche Flesch. De Assessor Extern spoort bedrijven aan om tijdens bedrijfsactiviteiten, zoals (lunch)lezingen, vooral in te gaan op wetenschappelijke en inhoudelijke aspecten van het werk dat ze aanbieden. Op deze manier zullen de lezingen interessanter zijn voor leden en kunnen bedrijven zich op een meer onderscheidende manier profileren.
20
510
12.4
Fondsen
De Leidsche Flesch benadert fondsen voor een voornamelijk financiële bijdrage aan onderwijsgerelateerde activiteiten. Voorbeelden hiervan zijn de studiereis en de Meerdaagse Excursie. De quaestor benadert fondsen in samenwerking met de desbetreffende commissie.
12.5 515
Stichting Bètabanenmarkt
De Stichting Bètabanenmarkt organiseert een markt waarop studenten van de hele faculteit zich kunnen oriënteren op een baan na hun studie. Het bestuur moedigt de leden aan om hierheen te gaan.
12.6
Stichting Rino
Stichting Rino organiseert natuurkundeshows door het hele land om middelbare scholieren enthousiast te maken voor een vervolgopleiding in de natuurwetenschappen. Ook zijn leden van Rino aanwezig op standjes bij verschillende open 520 dagen en symposia. Het bestuur draagt er zorg voor dat het goede contact tussen de vereniging en Rino behouden blijft.
13
Financiën
13.1
Streefvermogen
In de algemene ledenvergadering van 11 juni 2007 is het voorstel 'Streefbedrag Eigen Vermogen DLF' ingediend en aangenomen om een zodanig eigen vermogen op de balans te hanteren dat onverwachte uitgaven gemakkelijker opge525 vangen kunnen worden. In de algemene ledenvergadering van 1 september 2009 is dit streefbedrag van e 11.000,naar e 18.000,- opgehoogd. Vervolgens is in de algemene ledenvergadering van 27 mei 2015 besloten het streefbedrag dynamisch te maken. Dit bedrag zal bestaan uit de gemiddelde benodigde bestedingsruimte 6 van de afgelopen 3 jaar vermeerderd met de bedragen van de posten materiële vaste activa en voorraden op de beginbalans van het boekjaar. Het verschil tussen het eigen vermogen en het streefbedrag wordt zo snel mogelijk gecorrigeerd, maar nooit met meer 530 dan 10% van het streefbedrag per jaar.
13.2
Reiskosten
De Leidsche Flesch vergoedt alleen de reiskosten die in het belang van de vereniging zijn. Dit zijn voor bestuursleden de bedrijfsbezoeken, bezoeken aan overleggen en constitutieborrels, zolang dit laatste binnen redelijke perken blijft. Aangezien het voor de vereniging voordeliger is dat haar Assessoren Extern een weekabonnement hebben, is het voor 535 hen aan te raden hun abbonement om te zetten. Om hen eventueel tegemoet te komen is het niet ongebruikelijk voor besturen om te besluiten een redelijk aantal reizen naar het thuisfront te vergoeden.
6
zie het aangenomen voorstel voor meer informatie
21
Appendices A Lijst van Commissies De volgende commissies waren actief tijdens het 92e levensjaar der studievereniging De Leidsche Flesch (2014-2015). 540
Almanakcommissie De Almanakcommissie maakt de Almanak.
Alumnicommissie De Alumnicommissie zet activiteiten voor de alumni neer zoals de Alumnidag en verzorgt het alumniblad, de Fleschback.
Creatieve Activiteitencommissie 545
De Creatieve Activiteitencommissie zorgt voor gevarieerde culturele en creatieve activiteiten, zoals (knutsel)workshops, dansavonden en het jaarlijkse Open Podium.
Diescommissie De Diescommissie organiseert ter ere van de dies natalis van de vereniging een diesweek met een aantal activiteiten voor leden. Deze commissie werd aan het begin van het tweede semester geformeerd. 550
Eerstejaarscommissie De Eerstejaarscommissie organiseert het Eerstejaarsweekend dat in het navolgende collegejaar valt. De commissie bestaat uit eerstejaars- en twee ouderejaarsstudenten. Het doel van de commissie is het bekend maken van eerstejaarsstudenten met elkaar, de vereniging en de ouderejaarsstudenten. De commissie wordt halverwege het eerste semester geformeerd.
555
De functie van praeses zal bij voorkeur aanvankelijk vervuld worden door een ouderejaarsstudent en in de loop van het jaar zullen de praesidiale taken worden overgedragen aan een eerstejaarsstudent met een positief studievooruitzicht.
Eureka!-redactie De Eureka!-redactie verzorgt het kwartaalblad Eureka!, het natuurwetenschappelijke tijdschrift voor studenten en medewerkers van de opleidingen Natuurkunde, Sterrenkunde, Wiskunde en Informatica aan de Universiteit Leiden. Dit 560 magazine staat vol wetenschappelijke artikelen, nieuws, interviews, verslagen van activiteiten van de De Leidsche Flesch en andere interessante en leuke pagina's. Het hele jaar door kunnen leden zich bij de redactie aansluiten.
Excursiecommissie De Excursiecommissie heeft door het jaar heen meerdere excursies gerelateerd aan de vier studiegebieden die De Leidsche Flesch vertegenwoordigt, georganiseerd. De commissie wordt aan het begin van het collegejaar geformeerd. 565
Feestcommissie De Feestcommissie organiseert ongeveer een keer per twee maanden een feest. De commissie kan in overleg met het bestuur ervoor kiezen dit alleen of samen met een andere vereniging te doen. Deze feesten worden georganiseerd voor de gezelligheid en om het contact tussen de leden en met leden van andere verenigingen te bevorderen. De commissie wordt aan het begin van het collegejaar geformeerd. 22
570
Feestdagencommissie De Feestdagencommissie organiseert vieringen van traditionele feestdagen zoals Kerst en Nieuwjaar. Verder heeft de commissie de vrijheid om allerlei unieke feestdagen waar zij weet van heeft te vieren. De commissie wordt aan het begin van het collegejaar geformeerd.
Frituurcommissie 575
De Frituurcommissie verzorgt gefrituurde versnaperingen, voornamelijk ter ondersteuning van verscheidene activiteiten van De Leidsche Flesch. Ook heeft zij de mogelijkheid haar eigen activiteiten te organiseren. De commissie wordt aan het begin van het collegejaar geformeerd.
Integratiecommissie De Integratiecommissie organiseert activiteiten met als doel dat de eerstejaarsstudenten elkaar en de vereniging leren 580 kennen. Het is de voortzetting van de Eerstejaarscommissie en heeft dus ook het doel voor ogen om de eerstejaarsstudenten bekend te maken met elkaar, de vereniging en ouderejaarsstudenten. De commissie is aan het eind van het voorgaande collegejaar al geformeerd.
JeuCommissie 585
De JeuCommissie heeft als doel door het hele jaar heen gevarieerde spelletjesavonden neer te zetten, waar in ieder geval bij één activiteit schaken terug zal komen. Deze commissie wordt aan het begin van het collegejaar geformeerd.
Kookcommissie De Kookcommissie verzorgt goedkope en gezonde maaltijden voor de leden ter ondersteuning van verscheidene activiteiten van De Leidsche Flesch en incidenteel voor een eigen kook- en/of eetactiviteit. De commissie wordt aan het begin van het collegejaar geformeerd. 590
Ledenweekendcommissie De Ledenweekendcommissie organiseert het Ledenweekend, een weekendje weg voor de leden.
Meerdaagse Excursiecommissie De Meerdaagse Excursiecommissie organiseert de Meerdaagse Excursie. De commissie is eind vorig collegejaar geformeerd. 595
Monopolycommissie De Monopolycommissie organiseert de Monopolyrace.
Ouderdagcommissie De Ouderdagcommissie organiseert de Ouderdag. De Ouderdagcommissie wordt aan het begin van het tweede semester geformeerd. 600
PLANCKScommissie De PLANCKScommissie heeft het symposium PLANCKS namens De Leidsche Flesch en de Universiteit Leiden neergezet. De commissie is voorgaand collegejaar halverwege het tweede semester geformeerd.
23
Pubquizcommissie De Pubquizcommissie organiseert gedurende het jaar regelmatig pubquizzen. 605
Randomcommissie De Randomcommissie neemt het stokje over van de Integratiecommissie en wordt aan het begin van het tweede semester geformeerd. Zij zal leuke random activiteiten organiseren om de leden van De Leidsche Flesch actief te houden en te vermaken. Ze sluit het jaar af met het RandomCie Waterfestijn.
Reiscommissie 610
De Reiscommissie organiseert een studiereis. De commissie is eind voorgaand collegejaar geformeerd.
Sportcommissie Dit jaar is de Sportcommissie weer nieuw leven ingeblazen. Deze commissie is in het begin van het collegejaar geformeerd. De Sportcommissie heeft enkele sportieve activiteiten neergezet, zoals een schaatsactiviteit in januari en later in het jaar een sportdag. 615
Studiecommissie Informatica & Economie De studiecommissie Informatica & Economie zal gedurende het jaar activiteiten organiseren voor de bachelorvariant Informatica & Economie in Den Haag.
Symposiumcommissie De Symposiumcommissie wordt halverwege het jaar geformeerd, aangezien De Leidsche Flesch in 2015-2016 pas weer 620 een symposium heeft.
Tosticommissie De Tosticommissie verzorgt tweewekelijks een tostilunch voor de leden van de vereniging. Dit aanbod zullen zij incidenteel uitbreiden met exotische tostivarianten. De Tosticommissie wordt aan het begin van het jaar geformeerd.
B 625
Lijst van Disputen
De volgende gilden zullen actief zijn tijdens het 92e levensjaar der Studievereniging De Leidsche Flesch:
B.1 L.A.D. 'F. Kaiser' L.A.D. 'F. Kaiser' is het sterrenkundig dispuut van De Leidsche Flesch. Het dispuut organiseert onder andere rondleidingen in de Oude Sterrewacht, een voetbaltoernooi en openbaar toegankelijke lentelezingen. Na de heropening van de Oude Sterrewacht is dit dispuut weer actiever geworden. 630
B.2 Phème Phème is het vrouwendispuut van De Leidsche Flesch.
B.3 Ægir Ægir is een mannendispuut van De Leidsche Flesch. 24
C
635
Afkortingen ALV BAPC I&E-commissie L.A.D. 'F.Kaiser' LIMO LKP MATLAB OC-leden PION PLANCKS SNiC SPIN StOP VerO WISO
Algemene Leden Vergadering Benelux Algirhtm Programming Contest Studiecommissie Informatica en Economie Leidsch Astronomisch Dispuut 'F.Kaiser' Landelijke Interuniversitaire Mathematische Olympiade Leidsch Kampioenschap Programmeren Matrix Laboratory Leden van de Opleiding Commissies Project Interuniversitaire Olympiade Natuurkunde Physics League Across Numerous Countries for Kick-ass Students Stichting Nationaal Informatica Congres Studenten Physica in Nederland Studieverenigingen Overlegplatform Verenigingenoverleg tussen de vijf studieverenigingen van de Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen Wiskunde en Informatica Studieverenigingen Overleg
25
