LAMPIRAN
Lampiran 1 – Hasil Wawancara Hari dan Tanggal
: Senin , 17 October 2011
Jam
: 10.00 – 12.00
Nara Sumber
: 1. Bonnie Ayu Anggreini (Organization Development & Talent Management Officer) 2. Anastasia Herawati (Recruitment & Selection Officer)
T : Bagaimana alur atau proses pengajuan pembukaan lowongan untuk perekrutan karyawan yang sedang berjalan ? J : Pihak user mengisi sebuah form permintaan SDM . Form tersebut mereka minta terlebih dahulu kepada HRD. Surat Permintaan SDM itu harus mendapatkan persetujuan dan ditandatangani oleh manager dan deputi GM . Setelah mendapatkan persetujuan
dan ditandatangani oleh pihak bersangkutan, form tersebut baru
diberikan kepada pihak HR dan akan segera dibuka lowongan tersebut.
L1
T : Bagaimana proses atau tahapan dalam perekrutan karyawan pada Kompas Gramedia Group ? J : Proses perekrutan sebenarnya berbeda-beda untuk tiap posisi. Namun untuk gambaran umumnya, langkah-langkah yang harus dilalui pelamar adalah Interview HRD – Interview User – Tes Bidang – Psikotes. T : Bagaimana cara pelamar dapat mengetahui lowongan yang ada dan melamar ? J : Bisa melalui website kami dan mengirimkan CV dan lamarannya ke email kami, bisa juga menyerahkan CV dalam bentuk hardcopy ke kantor kami. Kalau lewat Job Fair, biasa sih sesuai dengan ketentuan Job Fair tersebut.
T : Apakah semua CV yang masuk tersebut dibaca semuanya ? J : Iya, kami melakukan screening awal dengan membaca semua CV dan lamaran yang masuk. Setelah screening awal tersebut, CV yang masih lolos dari screenin g diserahkan ke bagian user untuk dipilih atau diseleksi kembali. CV yang dipilih user, baru akan diproses untuk tahap berikutnya seperti interview, psychotest dan lainya.
T : Berapa ya perbandingan antara CV yang di screening dan yang sudah di screening ? J : CV yang di screening dan yang sudah di screening itu perkiraannya 1 : 2. Jadi hasil screening itu 50% dari semua CV yang dibaca.
L2
T : Apakah tidak mengalami kesulitan jika terdapat 2 cara untuk mengirimkan CV begitu ? J : Iya, betul. Kami mengalami kesulitan karena cukup banyak pelamar yang mengirimkan CV melalui email dan dengan menyerahkan CV langsung ke kantor kami. Tentunya kami harus membaca semua CV tersebut, padahal CV yang dibaca tersebut sebenarnya sama. Kami juga mengalami kesulitan untuk melakukan organisir
terhadap
CV yang masuk,
seperti pencarian,
pengurutan,
dan
pengelompokkan CV.
T : Satu orang biasa melamar untuk berapa lowongan yang dibuka ? J : Tidak ada batasan sih kalau dalam mengirim CV atau lewat email. Kalau dalam Job Fair, kami membatasi 1 orang hanya boleh melamar 2 lowongan.
T : Berapa banyak jumlah karyawan yang diterima dalam 1 tahun ? J : Perkiraan untuk jumlah karyawan yang diterima dalam 1 tahun itu lebih dari 100. Untuk angka validnya, kami juga tidak tahu karena tidak ada laporan yang dicatat mengenai hal tersebut.
T : Bagaimana perbandingan antara karyawan yang diterima pada 1 posisi dengan jumlah CV yang masuk? J : Perbandingannya 1 : 20, jadi 1 orang yg diterima itu dengan membaca CV 20 orang.
L3
T : Bagaimana program yang diharapkan ? J : Yah yang kira-kira bisa mempermudah kami dalam menyeleksi CV khususnya dalam kasus pengiriman CV yang double-double tersebut. Program tersebut juga memudahkan kami dalam mengorganisir CV seperti pencarian, pengurutan, dan pengelompokkan. Programnya juga harus yang mudah dipelajari dan dapat memberikan laporan tentang banyaknya pelamar dari waktu ke waktu dan laporan tentang progress dari suatu lowongan pekerjaan.
T : Siapa saja yang akan menjadi admin dari web yang akan kami buat tersebut ? J : M ungkin bagian HR yang akan menjadi Admin. User mungkin cukup memberikan request pembukaan lowongan baru saja biar nanti tidak ribet, semuanya tetap tim HR yang akan input ke dalam sistem.
L4
Lampiran 2 - Prosedur Penggunaan Halaman Home
Gambar L.1 Halaman Home pada tampilan awal Pada layar ini, terdapat kata-kata pembuka tentang perusahaan. Di sebelah kanan halaman, terdapat form login dimana pengguna dapat melakukan login dengan memasukkan username dan password yang dimiliki. Jika pengguna belum mendaftar, terdapat link yang mengarah ke halaman Register pada kata here dibawah tombol login. Pengguna juga bisa langsung memilih button register yang ada pada menu untuk melakukan register. Di sebelah bawah form login terdapat sebuah gambar yang merupakan link yang menuju ke akun twitter dari Kompas Gramedia Group of Magazine.
L5
Halaman Vacancies
Gambar L.2 Halaman Vacancies Pada halaman ini, pengguna dapat melihat lowongan yang sedang dibuka oleh Kompas Gramedia Group of Magazine namun tidak dapat melakukan lamaran. Pelamar harus melakukan login dulu agar bisa melamar pada lowongan yang dibuka. Data lowongan yang ditampilkan adalah posisi dari lowongan, tanggal berakhir, deskripsi tentang posisi lowongan dan persyaratan yang dibutuhkan.
L6
Halaman Register
Gambar L.3 Halaman Register Pada halaman ini, pengguna dapat mendaftar dengan mengisi form register yang sudah tersedia. Data yang perlu diisi adalah nama lengkap, jenis kelamin, nomor identitas (KTP), tempat dan tanggal lahir, password, dan kode verifikasi captcha.
Layar Activation Success
Gambar L.4 Tampilan Email Untuk Aktivasi L7
Gambar L.5 Halaman Activation Success Apabila pelamar sudah melakukan register, maka pengguna harus melakukan aktivasi terlebih dahulu dengan mengklik link yang dikirimkan ke email pengguna untuk mengaktifkan account yang sudah dibuat. Setelah mengklik pada link tersebut, maka akan langsung diarahkan ke halaman Activation Success dan pengguna dapat segera melakukan login.
Layar Login Session Expired
Gambar L.6 Halaman Login Session Expired L8
Halaman ini akan muncul apabila pengguna yang sudah melakukan login tidak melakukan aktivitas apapun pada web tersebut. Lamanya waktu idle yang diatur adalah 20 menit sehingga apabila dalam 20 menit tersebut tidak ada aktivitas apapun yang dilakukan pelamar di web tersebut, maka pelamar akan diarahkan pada halaman Login Session Expired dan harus melakukan login lagi untuk dapat mengakses kembali accountnya.
A. Pelamar Halaman Home Pelamar
Gambar L.7 Halaman Home Pelamar Pada halaman ini, terdapat kata-kata dan gambar yang dapat langsung dilihat ketika pelamar berhasil melakukan login. Pada menu pelamar terdapat 5 menu, yaitu Home, Resume, Vacancies, Status dan Message. Terdapat ucapan Welcome, nama pelamar pada sisi kiri serta hari dan tanggal pada sisi kanan. Tersedia juga link untuk mengubah password dan logout yang berada tepat dibawah ucapan Welcome dan nama pelamar. L9
Halaman Resume-Personal Information
Gambar L.8 Halaman Resume-Personal Information Pada halaman ini, pelamar dapat mengupload foto, dan mengubah data pribadi seperti nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, alamat di KTP, alamat sekarang, nomor telpon, kewarganegaraan, agama, dan status perkawinan. Tersedia juga link untuk mengubah email dari pelamar. L10
Halaman Change Email
Gambar L.9 Halaman Change Email Pada halaman ini, pelamar dapat mengganti email yang sudah ada. Terdapat tampilan email yang sedang aktif, dan terdapat textbox untuk memasukkan email baru yang akan dirubah. Penggantian terhadap email juga akan mengakibatkan pergantian username saat login.
Halaman Resume-Family Information
Gambar L.10 Halaman Resume – Family Information L11
Pada halaman ini, pelamar dapat mengisi data keluarga, yang terdiri dari jenis relasi keluarga, nama, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, pendidikan terakhir, pekerjaan, dan nomor telepon. Terdapat juga sebuah tabel yang menampilkan seluruh data keluarga yang telah diisi dan terdapat tombol untuk menghapus dan mengedit.
Halaman Resume-Formal Education
Gambar L.11 Halaman Resume-Formal Education Pada halaman ini, pelamar dapat mengisi data latar belakang pendidikan formal, yang terdiri dari jenis jenjang pendidikan, nama sekolah, lokasi sekolah, jurusan, periode, status kelulusan, dan nilai IPK. Terdapat juga sebuah tabel yang menampilkan seluruh data pendidikan formal yang telah diisi dan terdapat tombol untuk menghapus dan mengedit.
L12
Halaman Resume-Courses/Trainings
Gambar L.12 Halaman Resume-Courses/Trainings Pada halaman ini, pelamar dapat mengisi data latar belakang pendidikan informal, yang terdiri dari jenis pendidikan informal, nama penyelenggara, lokasi penyelenggara, periode, dan sertifikasi. Terdapat juga sebuah tabel yang menampilkan seluruh data pendidikan informal yang telah diisi dan terdapat tombol untuk menghapus dan mengedit.
Halaman Resume-Work Experiences
Gambar L.13 Halaman Resume-Work Experiences L13
Pada halaman ini, pelamar dapat mengisi data pengalaman kerja, yang terdiri dari nama perusahaan, lokasi perusahaan, periode kerja, jabatan terakhir, rentang gaji, deskripsi pekerjaan dan alasan keluar dari pekerjaan. Terdapat juga sebuah tabel yang menampilkan seluruh data pengalaman kerja yang telah diisi dan terdapat tombol untuk menghapus dan mengedit.
Halaman Resume-Organization Experiences
Gambar L.14 Halaman Resume-Organization Experiences Pada halaman ini, pelamar dapat mengisi data pengalaman organisasi, yang terdiri dari nama organisasi, jenis organisasi, lokasi organisasi, posisi dan periode berorganisasi. Terdapat juga sebuah tabel yang menampilkan seluruh data pengalaman organisasi yang telah diisi dan terdapat tombol untuk menghapus dan mengedit.
L14
Halaman Resume-Language Literacy
Gambar L.15 Halaman Resume-Language Literacy Pada halaman ini, pelamar dapat mengisi data kemampuan bahasa, yang terdiri dari nama bahasa, kemampuan berbicara, kemampuan menulis, kemampuan membaca dan kemampuan pengertian. Terdapat juga sebuah tabel yang menampilkan seluruh data kemampuan bahasa yang telah diisi dan terdapat tombol untuk menghapus dan mengedit.
L15
Halaman Resume-Other Information
Gambar L.16 Halaman Resume-Other Information Pada halaman ini, pelamar dapat mengisi informasi tambahan, seperti ekspektasi gaji, kesiapan untuk bekerja, informasi darimana mengetahui lowongan, informasi relasi yang bekerja di Kompas Gramedia Group of M agazine, dan informasi tambahan lainnya.
L16
Halaman Resume-View Resume
Gambar L.17 Halaman Resume-View Resume L17
Pada halaman ini, pelamar dapat melihat semua data yang telah diisikan secara keseluruhan seperti tampilan foto yang di-upload, data pribadi, data keluarga, data pendidikan formal, data pendidikan informal, data pengalaman kerja, data pengalaman organisasi, data kemampuan bahasa dan data tambahan. Di setiap header data, masing-masing terdapat sebuah tombol edit, dimana tombol ini akan menuju ke halaman edit sesuai dengan jenis data apa yang akan dirubah. Terdapat juga sebuah tombol yang akan menampilkan tampilan resume pelamar yang siap untuk dicetak.
Halaman Vacancy
Gambar L.18 Halaman Vacancy
L18
Pada halaman ini, pelamar dapat melihat semua lowongan yang dibuka Kompas Gramedia Group of Magazine. Terdapat link untuk melamar di setiap lowongan, namun link ini akan hilang setelah pelamar melamar di lowongan tersebut. Informasi dari setiap lowongan yang ditampilkan adalah nama posisi, batas akhir lamaran, deskripsi pekerjaan, dan persyaratan yang dibutuhkan.
Halaman Apply Vacancy
Gambar L.19 Halaman Apply Vacancy Pada halaman ini, pelamar dapat melihat informasi dari satu lowongan. Apabila diperlukan portofolio, maka akan tersedia form untuk mengupload portofolio, dimana file yang di-upload dibatasin ukuruannya maksimal 2M B, dan ekstensi file L19
yang diperbolehkan adalah pdf, zip atau rar saja. Tersedia juga tombol untuk melamar lowongan tersebut. Dibawah halaman, terdapat link back yang menuju kembali ke halaman Vacancy.
Halaman Status
Gambar L.20 Halaman Status Pada halaman ini, pelamar dapat melihat informasi mengenai tahapan dari semua lamaran yang diajukan. Apabila lamaran pelamar telah diterima dan sampai di tahap penempatan, maka akan ditampilkan mengenai informasi penempatan pelamar seperti posisi penempatan, divisi dan departemen penempatan, dan tanggal penempatan.
L20
Halaman Message
Gambar L.21 Halaman Message
Gambar L.22 Halaman View Message Pada halaman ini, pelamar dapat melihat semua pesan yang masuk untuknya, seperti informasi pengirim, subjek pesan, tanggal kirim. Subjek pesan juga berperan sebagai sebuah link yang menuju ke isi dari pesan yang dikirimkan. Terdapat juga tombol untuk menghapus pesan. L21
B. User Halaman Home User
Gambar L.23 Halaman Home User Pada halaman ini, terdapat kata-kata yang dapat langsung dilihat ketika user berhasil melakukan login. Pada menu user terdapat 4 menu, yaitu Home, Request, Vacancy, Message, dan Other. Terdapat ucapan Welcome, nama user pada sisi kiri serta hari dan tanggal pada sisi kanan. Tersedia juga link untuk mengubah password dan logout yang berada tepat dibawah ucapan Welcome dan nama user.
L22
Halaman Request-Add Request
Gambar L.24 Halaman Request-Add Request Pada halaman ini, user dapat mengajukan permintaan sumber daya manusia dengan mengisikan form permintaan. Data-data yang perlu diisikan antara lain adalah posisi yang diminta, jumlah SDM yang diminta, alasan permintaan, deskripsi posisi, persyaratan posisi, dan status kekaryawanan.
Halaman Request-View Request
Gambar L.25 Halaman Request - View Request L23
Pada halaman ini, user dapat melihat semua daftar permintaan yang pernah diajukannya yang tersaji dalam bentuk tabel. Data yang ditampilkan antara lain nomor permintaan, posisi, tanggal permintaan dan status permintaan. Terdapat juga link detail untuk setiap baris data permintaan yang akan menuju ke halaman detail request.
Halaman Request-Detail Request
Gambar L.26 Halaman Request - Detail Request Pada halaman ini, user dapat melihat detil data dari suatu permintaan yang diajukannya. Data yang ditampilkan antara lain nomor permintaan, nama divisi dan departemen, posisi yang diminta, jumlah SDM yang diminta, alasan permintaan, deskripsi posisi, persyaratan posisi, status kekaryawanan, dan detail persetujuan permintaan. Di bagian kanan bawah juga terdapat tanggal permintaan, nama jelas L24
dan posisi user. Dibawah halaman, terdapat link back yang menuju kembali ke halaman View Request.
Halaman Vacancy
Gambar L.27 Halaman Vacancy Pada halaman ini, user
dapat melihat semua daftar lowongan yang dibuka
berdasarkan permintaan yang diajukannya dan persetujuan yang telah melewati proses persetujuan. User dapat melakukan pensortiran terhadap daftar lowongan. Daftar lowongan disajikan dalam bentuk tabel, dan data yang ditampilkan antara lain posisi, tanggal pos, tanggal akhir, jumlah pelamar yang berstatus waiting. Terdapat juga 2 buah link di setiap baris data lowongan yaitu link detail dan applicants.
L25
Halaman Vacancy-Detail Vacancy
Gambar L.28 Halaman Vacancy - Detail Vacancy Pada halaman ini, user dapat melihat detil data dari suatu lowongan. Data yang ditampilkan antara lain posisi, tanggal pos, tanggal akhir, nama karyawan yang membuka lowongan, nomor permintaan, deskripsi posisi, persyaratan posisi, pendidikan minimum, jurusan yang diutamakan, ekspektasi gaji, kebutuhan bahasa inggris, rentang usia dan jenis kelamin yang diutamakan. Terdapat juga tombol view applicants yang menuju ke daftar pelamar yang melamar di lowongan tersebut. Dibawah halaman, terdapat link back yang menuju kembali ke halaman Vacancy.
L26
Halaman Vacancy-Applicants per Vacancy
Gambar L.29 Halaman Vacancy - Applicants per Vacancy Pada halaman ini, user dapat melihat semua daftar pelamar yang melamar pada suatu lowongan. Terdapat fitur sorting dan searching terhadap daftar pelamar. Semua data pelamar disajikan dalam bentuk tabel, dan data yang ditampilkan antara lain nama pelamar, usia, email, jenis kelamin, nomor telpon, pendidikan terakhir, total pengalaman kerja, tanggal lamar, portofolio (jika ada), status lamaran, dan persentase kecocokan antara pelamar dengan lowongan. Setiap portofolio pelamar dapat di-download dengan menekan link yang tersedia. Terdapat juga 2 buah link di setiap baris data pelamar yaitu link detail dan link proses. Untuk user, link proses hanya akan muncul ketika status lamaran pelamar adalah “rekomendasi HRD”.
L27
Dibawah halaman, terdapat link back yang menuju kembali ke halaman Detail Vacancy. Halaman Vacancy - Process Applicant
Gambar L.30 Halaman Vacancy - Process Applicant Pada halaman ini, user dapat memproses pelamar dari status “rekomendasi HRD” menjadi “rekomendasi user” ataupun dapat menolak pelamar tersebut. Dibawah halaman, terdapat link back yang menuju kembali ke halaman Applicants per Vacancy.
L28
Halaman Detail Applicants
Gambar L.31 Halaman Detail Applicants L29
Pada halaman ini, user dapat melihat resume lengkap dari seorang pelamar. Dibawah halaman, terdapat link back yang menuju kembali ke halaman Detail Vacancy. Data yang ditampilkan antara lain foto pelamar, data pribadi, data keluarga, data pendidikan formal, data pendidikan informal, data pengalaman kerja, data pengalaman organisasi, data kemampuan bahasa, data tambahan, dan history lamaran dari pelamar beserta sebuah link detail lamaran. Dibawah halaman, terdapat link back yang menuju kembali ke halaman sebelumnya.
Halaman Detail Application
Gambar L.32 Halaman Detail Application Pada halaman ini, user dapat melihat data dari sebuah lamaran pelamar. Data yang ditampilkan antara lain posisi yang dilamar, tanggal lamaran, nama pelamar, dan detail dari lamaran. Detail lamaran disajikan dalam bentuk tabel, dan data yang ditampilkan antara lain tahapan lamaran, tanggal pemrosesan, dan nama karyawan yang memproses tahap tersebut. Apabila lamaran tersebut sudah sampai pada tahap kontrak ataupun sudah diterima, maka terdapat juga data berupa kontrak dan data L30
penempatan pelamar. Data kontrak yang ditampilkan antara lain nomor kontrak, status kontrak, tanggal kontrak, nama karyawan yang memproses kontrak, dan keterangan. Sedangkan data penempatan yang disajikan adalah posisi penempatan, nama divisi dan departemen, dan tanggal penempatan. Dibawah halaman, terdapat link back yang menuju kembali ke halaman sebelumnya.
C. Admin Halaman Home Admin
Gambar L.33 Halaman Home Admin Pada halaman ini, terdapat daftar lowongan yang masih aktif yang dapat langsung dilihat ketika admin berhasil melakukan login. Pada menu admin terdapat 7 menu, yaitu Home, Vacancy, Request, View Data, Report, Message, dan Other. Terdapat ucapan Welcome, nama admin pada sisi kiri serta hari dan tanggal pada sisi kanan. Tersedia juga link untuk mengubah password dan logout yang berada tepat dibawah ucapan Welcome dan nama admin.
L31
Halaman Vacancy - Add Vacancy
Gambar L.34 Halaman Vacancy - Add Vacancy sebelum pilih request Pada halaman ini, admin dapat membuka lowongan dari permintaan yang telah disetujui. Admin harus memilih permintaan mana yang akan dibukakan lowongan.
Gambar L.35 Halaman Vacancy - Add Vacancy setelah pilih request L32
Setelah permintaan dipilih, admin dapat mengisikan form pembukaan lowongan. Data yang perlu diisikan antara lain posisi, deskripsi posisi, persyaratan posisi, kebutuhan protofolio, tanggal akhir, pendidikan minimum, jurusan yang diutamakan, ekspektasi gaji, kebutuhan bahasa inggris, rentang usia dan jenis kelamin yang diutamakan.
Halaman Vacancy - View Vacancy
Gambar L.36 Halaman Vacancy - View Vacancy sebelum pilih tahun Pada halaman ini, admin dapat melihat semua daftar lowongan. Admin harus memilih terlebih dahulu tahun pembukaan dari lowongan terlebih dahulu sebelum dapat melihat semua daftar lowongan.
L33
Gambar L.37 Halaman Vacancy - View Vacancy setelah pilih tahun Setelah tahun dipilih, daftar lowongan pada tahun tersebut akan muncul. Admin dapat melakukan sortir terhadap daftar lowongan. Daftar lowongan disajikan dalam bentuk tabel, dan data yang ditampilkan antara lain posisi, tanggal pos, tanggal akhir, jumlah pelamar yang berstatus waiting. Terdapat juga 2 buah link di setiap baris data lowongan yaitu link detail dan applicants.
L34
Halaman Vacancy - Detail Vacancy
Gambar L.38 Halaman Vacancy - Detail Vacancy Pada halaman ini, admin dapat melihat detil data dari suatu lowongan. Data yang ditampilkan antara lain posisi, tanggal pos, tanggal akhir, nama karyawan yang membuka lowongan, nomor permintaan, deskripsi posisi, persyaratan posisi, pendidikan minimum, jurusan yang diutamakan, ekspektasi gaji, kebutuhan bahasa inggris, rentang usia dan jenis kelamin yang diutamakan. Terdapat juga tombol view applicants yang menuju ke daftar pelamar yang melamar di lowongan tersebut dan tombol edit vacancy untuk mengedit data lowongan. Dibawah halaman, terdapat link back yang menuju kembali ke halaman View Vacancy.
L35
Halaman Vacancy-Applicants per Vacancy
Gambar L.39 Halaman Vacancy-Applicants per Vacancy Pada halaman ini, admin dapat melihat semua daftar pelamar yang melamar pada suatu lowongan. Terdapat fitur sorting dan searching terhadap daftar pelamar. Semua data pelamar disajikan dalam bentuk tabel, dan data yang ditampilkan antara lain nama pelamar, usia, email, jenis kelamin, nomor telpon, pendidikan terakhir, total pengalaman kerja, tanggal lamar, portofolio (jika ada), status lamaran, dan persentase kecocokan antara pelamar dengan lowongan. Setiap portofolio pelamar dapat di-download dengan menekan link yang tersedia. Terdapat juga 2 buah link di setiap baris data pelamar yaitu link detail dan link proses. Untuk admin, link proses tidak akan muncul ketika status lamaran pelamar adalah “diterima”, “ditolak”, atau “rekomendasi HRD”. Dibawah halaman, terdapat link back yang menuju kembali ke halaman Detail Vacancy. L36
Halaman Detail Applicants
Gambar L.40 Halaman Detail Applicants L37
Pada halaman ini, admin dapat melihat resume lengkap dari seorang pelamar. Dibawah halaman, terdapat link back yang menuju kembali ke halaman Detail Vacancy. Data yang ditampilkan antara lain foto pelamar, data pribadi, data keluarga, data pendidikan formal, data pendidikan informal, data pengalaman kerja, data pengalaman organisasi, data kemampuan bahasa, data tambahan, dan history lamaran dari pelamar beserta sebuah link detail lamaran. Terdapat juga sebuah tombol proses yang menuju ke halaman proses lamaran. Dibawah halaman, terdapat link back yang menuju kembali ke halaman sebelumnya.
Halaman Vacancy-Process Applicant
Gambar L.41 Halaman Vacancy - Process Applicant untuk pelamar dengan status waiting Pada halaman ini, admin dapat memproses pelamar ke tahap berikutnya. Ada beberapa tahap yang dilalui pelamar. Jika pelamar berada dalam status “Waiting”, maka pilihan tahap berikutnya hanyalah tahap “rekomendasi HRD” ataupun ditolak.
L38
Gambar L.42 Halaman Vacancy - Process Applicant untuk pelamar dengan status rekomendasi user
Gambar L.43 Halaman Vacancy - Process Applicant setelah memilih step
L39
Gambar L.44 Halaman Vacancy - Process Applicant untuk pelamar yang menyetujui kontrak
Gambar L.45 Halaman Vacancy - Process Applicant untuk pelamar yang menolak kontrak L40
Jika pelamar berada di status setelah “rekomendasi user”, maka pilihan tahap berikutnya adalah tahap “interview HRD’ sampai tahap “kontrak” ataupun ditolak. Di setiap tahap pemrosesan, admin harus mengisikan pesan yang nantinya akan dikirimkan ke akun dan email pelamar sebagai berita pemberitahuan. Jika pelamar berada di status “kontrak”, maka pilihan tahap berikutnya adalah diterima atau kontrak ditolak. Baik kontrak diterima atau ditolak pelamar, admin harus memasukkan informasi detail tentang kontrak yang ditandatangani pelamar, seperti no kontrak, tanggal kontrak, dan keterangan. Apabila kontrak diterima oleh pelamar, maka admin juga harus memasukkan informasi penempatan pelamar seperti posisi yang akan ditempati, status karyawan, dan tanggal penempatan. Dibawah halaman, terdapat link back yang menuju kembali ke halaman Applicants per Vacancy.
Halaman Vacancy-Edit Vacancy
Gambar L.46 Halaman Vacancy - Edit Vacancy L41
Pada halaman ini, admin dapat mengedit data suatu lowongan seperti nama posisi, deskripsi lowongan, persyaratan lowongan, dan memperpanjang tanggal akhir lowongan.
Halaman Request
Gambar L.47 Halaman Request Pada halaman ini, admin dapat melihat semua daftar permintaan yang diajukan oleh user. Admin dapat melakukan pensortiran dan pencarian terhadap daftar permintaan. Daftar permintaan disajikan dalam bentuk tabel, dan data yang ditampilkan antara lain nomor permintaan, nama user yang mengajukan permintaan, nama divisi dan departemen, posisi yang diminta, tanggal permintaan dan status permintaan. Terdapat juga 2 buah link di setiap baris data lowongan yaitu link detail dan process. Link process hanya akan muncul jika permintaan masih berstatus waiting.
L42
Halaman Request - Detail Request
Gambar L.48 Halaman Request - Detail Request Pada halaman ini, admin dapat melihat detail dari suatu permintaan yang pernah diminta. Data yang ditampilkan antara lain nomor permintaan, nama divisi dan departemen, posisi yang diminta, jumlah SDM yang diminta, alasan permintaan, deskripsi posisi, persyaratan posisi, status kekaryawanan, dan detail persetujuan permintaan. Di bagian kanan bawah juga terdapat tanggal permintaan, nama jelas dan posisi user. Di bagian kiri bawah, terdapat tombol cetak yang berguna untuk mencetak surat permintaan untuk keperluan pemrosesan persetujuan. Dibawah halaman, terdapat link back yang menuju kembali ke halaman Request.
L43
Halaman Request-Process Request
Gambar L.49 Halaman Request - Process Request sebelum memilih Approval Type
Gambar L.50 Halaman Request - Process Request setelah memilih Approval Type
L44
Pada halaman ini, admin dapat memproses status persetujuan dari permintaan yang telah diproses. Data yang perlu dimasukkan antara lain tanggal persetujuan, keputusan persetujuan, dan keterangan persetujuan. Dibawah halaman, terdapat link back yang menuju kembali ke halaman Request.
Halaman View Data-View Applicants
Gambar L.51 Halaman View Data-View Applicants Pada halaman ini, admin dapat melihat semua daftar pelamar yang terdaftar. Admin dapat melakukan pensortiran dan pencarian terhadap data pelamar. Semua data pelamar disajikan dalam bentuk tabel, dan data yang ditampilkan antara lain nama pelamar, usia, email, jenis kelamin, nomor telpon, pendidikan terakhir, dan total pengalaman kerja. Terdapat juga sebuah link di setiap baris data pelamar yaitu link detail yang menuju ke halaman resume dari pelamar.
L45
Halaman View Data-View Employee
Gambar L.52 Halaman View Data-View Employee Pada halaman ini, admin dapat melihat semua daftar karyawan. Admin dapat melakukan pensortiran dan pencarian terhadap data karyawan. Semua data karyawan disajikan dalam bentuk tabel, dan data yang ditampilkan antara lain nama karyawan, email, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, alamat, nama divisi dan departemen, posisi, dan status karyawan. Terdapat juga 2 buah link di setiap baris data karyawan yaitu link edit dan link hapus.
L46
Halaman View Data - Edit Employee
Gambar L.53 Halaman View Data - Edit Employee Pada halaman ini, admin dapat mengubah data dari suatu karyawan. Data yang ditampilkan antara lain id karyawan, nama lengkap, jenis kelamin, alamat, tempat dan tanggal lahir, email, posisi, status dan departemen. ID karyawan hanya ditampilkan dan tidak dapat diubah.
Halaman View Data-View Contract
Gambar L.54 Halaman View Data-View Contract L47
Pada halaman ini, admin dapat melihat semua daftar kontrak yang diberikan ke pelamar. Admin dapat melakukan pensortiran dan pencarian terhadap data kontrak. Semua data kontrak disajikan dalam bentuk tabel, dan data yang ditampilkan antara lain nomor kontrak, tanggal kontrak, status kontrak, posisi, nama pelamar, email pelamar, dan keterangan.
Halaman View Data - View Placement
Gambar L.55 Halaman View Data - View Placement Pada halaman ini, admin dapat melihat semua daftar penempatan pelamar. Admin dapat melakukan pensortiran dan pencarian terhadap data penempatan. Semua data penempatan disajikan dalam bentuk tabel, dan data yang ditampilkan antara lain nomor kontrak, posisi penempatan, nama divisi dan departemen, tanggal penempatan, nama pelamar, dan email pelamar.
L48
Halaman Report-Vacancy Report
Gambar L.56 Halaman Report - Vacancy Report saat memilih tahun dan daftar posisi Pada halaman ini, admin dapat melihat laporan dari setiap lowongan. Admin harus memilih daftar posisi yang ingin dilihat laporannya terlebih dahulu.
Gambar L.57 Halaman Report - Vacancy Report setelah memilih tahun dan posisi dan ketika melakukan export L49
Gambar L.58 Tampilan Laporan pada M icrosoft Excel setelah melakukan export Setelah lowongan dipilih, laporan akan muncul dengan data jumlah pelamar untuk setiap tahapnya. Terdapat juga sebuah tombol “export” yang berguna untuk mengekspor laporan ke dalam bentuk Microsoft Excel.
Halaman Report - Application Report
Gambar L.59 Halaman Report - Application Report sebelum memilih tahun Pada halaman ini, admin dapat melihat laporan dari jumlah lamaran yang mauk setiap tahunnya. Admin harus memilih tahun yang ingin dilihat laporannya terlebih dahulu.
L50
Gambar L.60 Halaman Report - Application Report sebelum memilih tahun Setelah tahun dipilih, laporan akan muncul dengan data jumlah lamaran setiap bulannya. Laporan disajikan dalam bentuk tabel dan bentuk grafik.
Halaman Other - Add Admin
Gambar L.61 Halaman Other - Add Admin sebelum memasukkan ID Karyawan L51
Pada halaman ini, admin dapat menambahkan admin lainnya. Admin harus memasukkan nomor karyawan yang ingin ditambahkan sebagai admin baru.
Gambar L.62 Halaman Other - Add Admin setelah memasukkan ID Karyawan Setelah nomor karyawan dimasukkan, maka data karyawan akan muncul jika nomor karyawan yang dimasukkan benar dan belum memiliki login. Terdapat textbox untuk memasukkan password untuk admin baru.
Halaman Other - Add User
Gambar L.63 Halaman Other - Add User sebelum memasukkan ID Karyawan L52
Pada halaman ini, admin dapat menambahkan user lainnya. Admin harus memasukkan nomor karyawan yang ingin ditambahkan sebagai user baru.
Gambar L.64 Halaman Other - Add User sebelum memasukkan ID Karyawan Setelah nomor karyawan dimasukkan, maka data karyawan akan muncul jika nomor karyawan yang dimasukkan benar dan belum memiliki login. Terdapat textbox untuk memasukkan password untuk user baru.
L53
Lampiran 3 – Hasil Evaluasi Name : Anastasia Herawati Position : Recruitment & Selection Officer
No
Nama Form / Report
1.
Login
2.
Register
Penilaian Sangat Cukup Tidak Sesuai Sesuai Sesuai √
√
Pelamar 3. Personal Information
√
4.
Family Information
√
5.
Formal Education
√
6.
Courses / Trainings
√
7.
Work Experiences
√
8.
Organization Experiences
√
Ditambahkan present pada To. Biar kami bisa membedakan pelamar yang masih sedang kuliah dan yang udah berhenti.
L54
Komentar
9.
Language Skills
√
10.
Other Information
√
11.
Vacancy
√
12.
Status
√
13.
M essage
√
User 14. Request lowongan
√
15. View Request
√
16.
Vacancy
√
17.
M essage
√
Admin 18. Add Vacancy
√
L55
19.
View Vacancy
√
20. Request
√
21.
View Applicant
√
22.
View Employee
√
23.
View Contract
√
24.
View Placement
√
25. Vacancy Report
√
26. Applicant Report
√
27.
√
No 1.
M essage
Fitur Fitur Perhitungan Kecocokan Pelamar
Aptitude Test tolong dirubah menjadi Technical Test agar tidak disamakan dengan aptitude test yang merupakan salah satu jenis psikotes.
Berguna
Tidak Berguna
√
Fitur tambahan ini sudah cukup bagus dan berguna bagi kami untuk mempermudah dalam penyeleksian resume pelamar. L56
Komentar
Komentar untuk keseluruhan : Secara keseluruhan sistem yang dibuat sudah sesuai dengan permintaan dan kebutuhan informasi yang diperlukan. Tampilan juga sudah sesuai dengan website utama Kompas Gramedia Group of Magazine. Untuk fitur tambahan juga bagus karena dapat mempermudah dalam melakukan screening. Cuma perlu ada penambahan dan perubahan sedikit dari yang dituliskan diatas.
L57
Name : Bonnie Ayu Anggreini Position : Organization Development & Talent M anagement Officer
No
Nama Form / Report
1.
Login
2.
Register
Penilaian Komentar Sangat Cukup Tidak Sesuai Sesuai Sesuai √ Ditambahkan forgot password karena ditakutkan pelamar ada yang kelupaan password. √
Pelamar 3. Personal Information
√
4.
Family Information
√
5.
Formal Education
√
6.
Courses / Trainings
√
7.
Work Experiences
√
8.
Organization Experiences
√
L58
9.
Language Skills
√
10.
Other Information
√
11.
Vacancy
√
12.
Status
√
13.
M essage
√
User 14. Request lowongan
√
15. View Request
√
16.
Vacancy
√
17.
M essage
√
Admin 18. Add Vacancy
√
L59
19.
View Vacancy
√
20. Request
√
21.
View Applicant
√
22.
View Employee
√
23.
View Contract
√
24.
View Placement
√
25. Vacancy Report
√
26. Applicant Report
√
27.
√
No 1.
M essage
Fitur Fitur Perhitungan Kecocokan Pelamar
Berguna
Tidak Berguna
√
Fitur ini membantu kami dalam memberikan gambaran umum tentang pelamar.
L60
Komentar
Komentar untuk keseluruhan : Website yang sudah dibikin sudah sesuai dengan sistem yang berjalan. Form yang dibikin juga sudah sesuai semua dengan form yang kita miliki sekarang. Fitur tambahan juga udah bagus dan cukup berguna. Cuma tolong ditambahkan forgot password pada halaman paling awal untuk pelamar yang lupa dengan password mereka.
L61
Lampiran 4 – Perubahan dari Hasil Evaluasi Perubahan Aptitude Test menjadi Technical Test
Gambar L.65 Tahap Aptitude Test pada Seleksi
Gambar L.66 Tahap Technical Test pada Seleksi untuk menggantikan Aptitude Test L62
Penambahan Present pada Drop Down ‘To’ untuk Year pada Formal Education
Gambar L.67 Tampilan drop down box ‘To’ sebelum penambahan Present
Gambar L.68 Tampilan drop down box ‘To’ setelah penambahan Present L63
Penambahan Forgot Password pada tampilan Home utama
Gambar L.69 Halaman Index sebelum penambahan Forgot Password
Gambar L.70 Halaman Index setelah penambahan Forgot Password
L64
Gambar L.71 Halaman Forgot Password
L65
