Közfoglalkoztatás elszámoló lap (3. sz. melléklet) használati útmutatója Tartalomjegyzék 1 2
3
4
5 6 7
Általános beállítások, a tényleges használat előtt _______________________________ 2 Alapadatok kitöltése _____________________________________________________ 4 2.1 Jelenleg foglalkoztatott átlaglétszám meghatározása ________________________ 4 2.1.1 Foglalkoztatási kötelezettség_______________________________________ 4 2.1.2 Foglalkoztatott átlaglétszám _______________________________________ 5 Technikai segítségek _____________________________________________________ 5 3.1 Nullás sorok elrejtése ________________________________________________ 5 3.2 Nullás sorok felfedése ________________________________________________ 5 3.3 Sorba rendezés (ABC)________________________________________________ 5 3.4 Sorba rendezés (fogl.kezd.) ____________________________________________ 5 3.5 Sorbeszúrás ________________________________________________________ 6 A foglalkoztatottak adatainak kitöltése _______________________________________ 6 4.1 Foglalkoztatott neve _________________________________________________ 6 4.2 TAJ ______________________________________________________________ 6 4.3 Munkakör FEOR ____________________________________________________ 6 4.4 Szakképzettséget igénylő munkakör? ____________________________________ 6 4.5 Munkavezető? ______________________________________________________ 6 4.6 Napi munkaidő _____________________________________________________ 7 4.7 Munkaidő arányos havibér ____________________________________________ 7 4.8 Munkaidőkeret szerinti munkanapok ____________________________________ 7 4.9 Előírt ledolgozandó munkanapok _______________________________________ 7 4.10 Betegszabadságon töltött napok száma ___________________________________ 7 4.11 Táppénz/TÖRT HAVI munkanapok száma ________________________________ 7 4.12 Egyéb fizetés nélküli napok száma ______________________________________ 7 4.13 Állásidőn töltött munkanapok száma ____________________________________ 7 4.14 Ledolgozott munkanapok száma________________________________________ 7 4.15 Munkaidőarány _____________________________________________________ 7 4.16 Támogatás mértéke __________________________________________________ 8 4.17 Ledolgozott napokra számított havibér ___________________________________ 8 4.18 Kifizetett bruttó bér __________________________________________________ 8 4.19 Betegszabadságra kifizetett nettó _______________________________________ 8 4.20 Igényelt bértámogatás ________________________________________________ 8 4.21 Igényelt járuléktámogatás _____________________________________________ 8 4.22 Igényelt betegszabadságra jutó támogatás ________________________________ 8 4.23 Igényelt állásidőre jutó támogatás_______________________________________ 8 4.24 Igényelt támogatás összesen ___________________________________________ 9 4.25 Előző hónap „+”, vagy „-„ korrekciója ___________________________________ 9 4.26 Korrekció oka ______________________________________________________ 9 4.27 Korrekcióval érintett munkanapok száma_________________________________ 9 4.28 Kért korrekció (Ft) __________________________________________________ 9 4.29 Utalható támogatás __________________________________________________ 9 4.30 Kilépő/Belépő ______________________________________________________ 9 4.31 Kilépés oka ________________________________________________________ 9 4.32 Belépés/Kilépés dátuma ______________________________________________ 9 Egyéb segédletek________________________________________________________ 9 A táblázat kitöltésének befejezése__________________________________________ 10 Adatok másolása, beillesztése _____________________________________________ 11
1
Általános beállítások, a tényleges használat előtt
A tábla programozott, működéséhez az EXCEL-ben be kell állítani a makrók biztonsági beállításait! EXCEL 2003: eszközök menün belül a makró parancsot futtatva a biztonsági szintet állítsa közepesre, majd lépjen ki az Excelből. Innentől kezdve minden belépéskor az alábbi üzenetet kapja:
Makrók engedélyezése paranccsal nyissa meg a táblázatot. Excel 2007: belépéskor biztonsági figyelmeztetést kap:
Amikor megjelenik a biztonsági párbeszédpanel, választhat: engedélyezheti a makrót, vagy meghagyhatja letiltott állapotban.
Jelölje be „Az ettől a közzétevőtől származó minden dokumentum megbízható elemét. A közzétevőtől származó minden szoftvert megbízhatóként fog kezelni a program.
2
Ismételt belépéskor
Kattintson a Makrók engedélyezése gombra. Első felugró ablak:
Amennyiben új táblázatot kap (mivel javítani kell a táblát, pl.: új minimálbér miatt), és lementette a régit, akkor nem kell az összes adatot az új táblázatba átmásolnia, ezt elvégzi ön helyett a program. Igenre kattintva adja meg a korábbi azonos típusú táblázat helyét.
Keresse meg azt a fájlt, amiből másolni akarja az adatokat. Tallózás.
Jelölje ki a fájlt, amiből másolni akar, majd kattintson az OK gombra. 3
Amikor másolnia kell, akkor mindig az általunk küldött alaptáblákat használja, amibe másol. Többszörösen ne másoljon azonos elnevezésű táblázatba. Ne a piros ikszel zárja be a fenti ablakot, ha nem kell másolnia, kattintson a nem nyomógombra. 2
Alapadatok kitöltése Töltse ki a táblázat felső részében a hiányzó adatokat.
Foglalkoztató neve Foglalkoztató címe Adószáma
A hatósági szerződés szerinti cégnév Irányítószám, Település, utca, házszám 8+3 számjegy. Pl.: 12345678-2-17 3*8 számjegy. Pl.: 11111111-11111111-00000000. Amennyiben a cégnek csak 2*8 számjegy a számlaszáma, az utolsó 8 számjegyként nullákat adjon meg. Ez a rejtett cella vezérli a 13,5%-os SZOCHO megadását. Adja meg legördülő menüből, hogy melyik hónapot szeretné számfejteni. Automatikusan töltődik, segédlet munkalapon beállított adatok szerint. Adja meg a hatósági szerződésen szereplő ügyszámot. Országos, vagy hosszabb időtartamú mellett dönthet, legördülő menüből válassza ki az adatot.
Bankszámlaszáma MÁK számfejtési kör? Elszámolási időszak Elszámolási hónap munkanapjai Hatósági szerződés ügyszáma Támogatás típusa
Ügyintéző Telefonszáma
A táblázat kitöltéséért felelős személy neve A táblázat kitöltéséért felelős személy telefonos elérhetősége
Tárgyhavi átlagos statisztikai állományi létszám (fő) Összes foglalkoztatott a közfoglalkoztatottak nélkül (fő) Támogatott közfoglalkoztatottak (fő) Támogathatósági időtartam kezdete: A szerződés szerinti támogatási kezdet dátum Támogatott átlag létszám: A vállalt foglalkoztatási létszám Támogathatósági időtartam vége: A szerződés szerinti támogatási végdátum Jelenleg foglalkoztatott átlag létszám: Számolt cella, nem módosítható. Támogatás %
2.1
A támogatás mértékét írja be!
Jelenleg foglalkoztatott átlaglétszám meghatározása
2.1.1
Foglalkoztatási kötelezettség
Támogatás kezdete, és vége közti naptári napok száma, szorozva az átlaglétszámmal. Pl.: 2013.01.01 – 2013.12.31 közötti naptári napok száma 365 nap. Vállalt átlaglétszám 10 fő. A foglalkoztatási kötelezettség 365nap*10fő=3650 nap.
4
2.1.2
Foglalkoztatott átlaglétszám
A munkavállalónként meghatározott foglalkoztatás kezdete, és vége (ha nincs kilépés jelölve, a támogatás végének a dátuma, ha van kilépés jelölve, a kilépés dátuma) közti különbség. Az így meghatározott naptári napok viszonyítása a vállalt összes naptári naphoz. Pl.: Gipsz Jakab foglalkoztatva 2013.01.01 – 2013.06.30-ig (a végdátum kilépésnél jelölt), 181 naptári nap telt el. Adott személynél a támogatás 365 napjához viszonyítva 181 nap foglalkoztatás történt. 181/365= 0,495890411 fő. Személyenként számítjuk a foglalkoztatást, és minden elszámolásnál szummázzuk a foglalkoztatott létszám alapján. A jelenleg foglalkoztatott átlaglétszám cellában 2 tizedes jegyre kerekítve jelenítjük meg. Amennyiben a támogatott átlaglétszámnál kisebb az érték, a cella színe pirosra vált. Fentiek miatt a táblázatból olyan személy nem törölhető, akire nézve adott hónap(ok)ban már nincs számfejtési kötelezettség! A felesleges sorok elrejthetők, lásd technikai segítségek menüpontban. 17 adatot kell megadnia a táblázat fejlécében. Amennyiben valamelyik cella kitöltetlen marad, a foglalkoztatottak nevének beírásakor figyelmeztető üzenetet kap,
és a táblázatot nem tudja használni. 3
Technikai segítségek
A táblázat alapadatai részén helyeztünk el négy technikai segítséget, melyek a táblázat használatához elengedhetetlenek.
3.1
Nullás sorok elrejtése
Amennyiben adott személyre kért támogatási összeg nulla, e sorok gombnyomásra elrejtődnek. A sorszámozás követi a rejtett sorokat, a megjelenített sorokhoz igazodva változik. Amennyiben a kért támogatási összeg nulla, nem jelenítünk meg a soron sorszámot. 3.2
Nullás sorok felfedése
A rejtés nem azt jelenti, hogy töröltük a nyomtatni nem kívánt sorokat, ezért ezzel a nyomógombbal a rejtett sorok megjeleníthetők, a felfedett sorokban az adatok módosíthatók. 3.3
Sorba rendezés (ABC)
A foglalkoztatottak adatait névsor szerint rendezhetjük. 3.4
Sorba rendezés (fogl.kezd.)
A foglalkoztatottak adatait a foglalkoztatás kezdete szerint rendezhetjük. A kétféle rendezés, bármikor változtatható.
5
3.5
Sorbeszúrás
A táblázatba 15 munkavállaló adatai rögzíthetők. Amennyiben több munkavállalót foglalkoztatunk, a sorok száma e nyomógomb megnyomásával bővíthető. Kattintsunk a nyomógombra,
Adjuk meg hány sorral akarjuk bővíteni a táblázatot, és nyomjunk az OK gombra. A program elvégzi a kért műveletet, az új sorokban is szerepelni fognak a táblázat működéséhez szükséges képletek. Sortörlés nyomógomb nincs, a szükségtelen üres sorokat a nullás sorok elrejtése paranccsal tüntethetjük el. Azért nem célszerű sokkal több sort beszúrnunk, mint ahány foglalkoztatottunk van, mert elrejthetjük ugyan a felesleges sorokat, viszont a file mérete ezzel nem csökken, csak nő. A táblázat automatizálásával könnyebb a munkavégzés, de több ezer sor kezelése időt vesz igénybe. Pl.: átlag erősségű gépen 4000 sor beszúrása 1 óra, 500 sor elrejtése 10 perc, felfedése szintén 10 perc időt vesz igénybe. Ezért nem mindegy, mennyi „felesleges” sorral dolgozunk. 4
A foglalkoztatottak adatainak kitöltése 4.1
Foglalkoztatott neve
Figyeljen arra, hogy a név beírásakor a név elején ne legyen üres jel, mert a névsorba rendezéskor hiba keletkezhet. Az alapadatokat töltse ki, különben hibaüzenetet kap, és nem tud továbblépni. 4.2
TAJ
A foglalkoztatott TAJ számát adja meg. Pontosan kilenc számjegyet kell megadni, kötőjelek, és egyéb elválasztó jelek, szünet nélkül. 4.3
Munkakör FEOR
A foglalkoztatott személy munkakörének FEOR számát adja meg. Pontosan négy számjegyet kell megadni. 4.4
Szakképzettséget igénylő munkakör?
Legördülő menüből válasszon értéket. Kis i betű = Igen, kis n betű = Nem. Ezzel lehet meghatározni azt, hogy a közfoglalkoztatási bér a szakképzettek (2013-ban 96.800,-Ft), vagy a szakképzettséggel nem rendelkezők (2013-ban 75.500,-Ft) szerint legyen meghatározva. 4.5
Munkavezető?
Itt is legördülő menüből válasszuk az i, vagy n jelet. Amennyiben munkavezető a foglalkoztatottunk, a rá vonatkozó közfoglalkoztatási bérnél 10%-kal több bért kell megadnunk. Ezt a program automatikusan rendezi.
6
4.6
Napi munkaidő
Hosszabb időtartamú közfoglalkoztatásnál minimum 6 órát meg kell adnunk. A közfoglalkoztatási bérek napi 8 órás időtartamra járnak a fentiekben megadottak szerint. Amennyiben 8 óránál kisebb a napi foglalkoztatás, a béreket is arányosítani kell. A program az arányosítást automatikusan elvégzi. 4.7
Munkaidő arányos havibér
Rejtett cella! Itt számítjuk ki a napi munkaidőnél, a szakképzettségnél, és a munkavezetői státusznál jelöltek szerinti támogatható munkabért. Figyeltetjük, hogy négyórás foglalkoztatás esetén is ki kell fizetni minimum bruttó 34.546,-Ft munkabért. 4.8
Munkaidőkeret szerinti munkanapok
Csak akkor kell kitölteni, ha munkaidőkeret szerinti foglalkoztatásról van szó. Ekkor az adott számfejtési hónapra előre automatikusan meghatározott munkanapok számát írjuk át. 4.9
Előírt ledolgozandó munkanapok
A segédlet munkalapon előre beállított munkanap számot adja meg, attól függően, hogy az alapadatoknál melyik számfejtési hónapot jelöltük. 4.10 Betegszabadságon töltött napok száma Egy évben 15 nap vehető igénybe. Az itt megadott számmal csökken a ledolgozott munkanapok száma, ezért munkanapra kell megadni. Amennyiben itt nincs megadva betegszabadságon töltött idő, a betegszabadság forintos tételénél automatikusan számított összeget nem kezeli a táblázat! 4.11 Táppénz/TÖRT HAVI munkanapok száma Szintén munkanapra értendő, és ez a szám is csökkenti a ledolgozott munkanapok számát. A táppénzen töltött munkanapok, illetve tört havi belépés, tört havi kilépés esetén a le nem dolgozható munkanapok számát kell megadni. 4.12 Egyéb fizetés nélküli napok száma Használata, működése, azonos a táppénznél megadottakkal. 4.13 Állásidőn töltött munkanapok száma Akkor kell megadni, ha állásidőn volt a foglalkoztatott. Naponta 8 órás foglalkoztatás esetén 1.160,-Ft támogatás jár. Az itt megadott napok, és a napi munkaidőnél megadott óra szerint a program az összes támogatáshoz automatikusan számolja. 4.14 Ledolgozott munkanapok száma Automatikusan töltődő cella. Értéke = előírt ledolgozandó munkanapok – (betegszabadságon+táppénzen+egyéb fizetés nélküli napon+állásidőn töltött munkanapok) száma. 4.15 Munkaidőarány Ledolgozott munkanapok/ledolgozandó munkanapok százaléka. 7
4.16 Támogatás mértéke Rejtett cella! Hosszabb időtartamú támogatásnál 70-100% lehet. Értéke minden munkavállalónál azonos, az alapadatoknál a „Támogatás %” megnevezésű cellában megadott számmal. 4.17 Ledolgozott napokra számított havibér Itt számoljuk ki, a ledolgozott napok, és a támogatás százaléka alapján adható bért. 4.18 Kifizetett bruttó bér Adott havi bruttó bért kell megadni. Amennyiben a megadott összeg alacsonyabb a munkaidő arányos havibérnél, figyelmeztető üzenet jelenik meg,
de a kisebb összeg megadható. 4.19 Betegszabadságra kifizetett nettó A munkaadó szempontjából nettó betegszabadságra kifizetett összeget adja meg automatikusan a program. A járulékot automatikusan számolja a program, amennyiben meg lett adva, hogy hány nap betegszabadságon volt a dolgozó! 4.20 Igényelt bértámogatás A ledolgozott napokra számított havibér (rejtett cella), és a bruttó munkabérnél megadott összegek minimuma, + a betegszabadságra kifizetett nettó összeg (ha meg lett adva, hány napot volt betegszabadságon a dolgozó), + állásidő figyelembe véve a támogatás százalékát. 4.21 Igényelt járuléktámogatás A bruttó bér + betegszabadság + állásidő * 13,5%, a támogatás mértékének figyelembe vételével. 4.22 Igényelt betegszabadságra jutó támogatás Rejtett cella! Amennyiben a betegszabadságon töltött napok száma cella értéke nagyobb, mint nulla, a betegszabadásra kifizetett nettó összeg * 13,5%, a támogatás mértéke szerint. 4.23 Igényelt állásidőre jutó támogatás Rejtett cella! Amennyiben az állásidőn töltött munkanapok száma cella értéke nagyobb, mint nulla, az állásidőn töltött napok száma * 1.160,-Ft, arányosítva a napi munkaidőhöz, és a támogatás mértékéhez.
8
4.24 Igényelt támogatás összesen Igényelt bértámogatás+igényelt járuléktámogatás+igényelt támogatás+igényelt állásidőre jutó támogatás.
betegszabadságra
jutó
4.25 Előző hónap „+”, vagy „-„ korrekciója Legördülő menüből adja meg annak a hónapnak a számát, melyre korrekciót akar megadni. 4.26 Korrekció oka Rövidítve adja meg, mi az oka a korrekciónak. Pl.: betegszabadság (BSZ), vagy szabadságmegváltás (SZM). 4.27 Korrekcióval érintett munkanapok száma Függetlenül az okok számától, adja meg, összesen hány munkanapot érint a korrekció. 4.28 Kért korrekció (Ft) Adja meg, mekkora összegű korrekciót szeretne. Pozitív, és negatív szám is megadható. 4.29 Utalható támogatás Megegyezik az igényelt támogatás összesen+kért korrekció (Ft) cellák összegével. Képletet tartalmaz, de a kirendeltség, vagy egyeztetést követően a munkaadó az összeget felülírhatja. Felülírás esetén viszont a képlet eltűnik, és csak olyan sorokból másolható vissza, ahonnan még nem törölték ki. Amennyiben a bruttó bér összege nem egyenlő a ledolgozott napokra számított havibér összegével, vagy a dolgozó betegszabadság, táppénz, tört havi kezdet, tört havi vég, egyéb fizetés nélküli, állásidő miatt nem töltötte munkával a teljes hónapot, fehér alapon, dőlt, aláhúzott számmal jelenik meg az összeg. Ezek a sorok kiemelten ellenőrizendők. 4.30 Kilépő/Belépő Itt kell jelezni a ki – és belépő dolgozókat. Abban az esetben, ha a támogatás kezdetén vesz fel alkalmazottakat a munkaadó, nem kell jelölni azt, hogy az illető belépett, mivel ez a dátum megegyezik a foglalkoztatás kezdetének dátumával. Belépést csak akkor jelezzen, ha kilépő helyére került valaki! 4.31 Kilépés oka Legördülő menüből adja meg az adatot. A számok, betűk értelmezése az elszámoló lap alján a 3. pontban található. 4.32 Belépés/Kilépés dátuma Csere esetén a belépés, a támogatás vége előtti jogviszony megszűnése esetén a kilépés dátumát adja meg. 5
Egyéb segédletek
Adott cellákra kattintva, a kitöltést segítő szöveges üzeneteket kap. Az üzenetek megjelenése automatikus. Amennyiben az üzenet zavarja a cella kitöltését, az üzenetre bal egérgombbal kattintva, az egérgombot folyamatosan lenyomva tartva, az üzenet áthelyezhető. 9
A legördülő menüt a cella jobb oldalán megjelenő lefelé mutató nyíl jelzi. Az adatok bevitele történhet a menüből, de a menüben elhelyezett betűk, és számok begépelésével is azonos eredményt kapunk. Abban az esetben, ha nem a menüben szereplő betűt, vagy számot adunk meg, a táblázat hibásan működik.
Szürke mezőkbe nem lehet adatot bevinni. Amennyiben mégis ezt tesszük, hibaüzenetet kapunk.
A szürke cellákban képletek szerepelnek, melyeket a táblázat feletti „fx” soron láthatunk. =HA(P11="";HA(B11="";"";HA($C$7="";0;$C$7))) Az utalható támogatást automatikusan számítjuk, de kirendeltségi egyeztetést követően az adat átírható. A helyes összeg beírásakor figyelmeztető üzenet jelenik meg. A törlődő képletet a későbbiekben csak másolással tudjuk visszatenni a cellába, és csak akkor, ha adott oszlopban nem töröltük ki minden cellából a képletet.
Azokat a sorokat, amelyeknél az utalható támogatás összege nulla, és kilépett a dolgozó, és meg van adva a kilépés dátuma, sűrűn pöttyözött cellakitöltéssel jelöljük.
6
A táblázat kitöltésének befejezése
Adjuk meg a táblázat kitöltésének dátumát, és a dokumentációk elérhetőségének helyét.
10
Amennyiben mindent rendben találtunk nyomtathatjuk az elszámoló lapot. Cégszerű aláírást követően küldhetjük az illetékes kirendeltséghez. Célszerű egy üres táblát elmentenünk. Probléma esetén nem kell sok-sok adatot törölnünk. A kitöltött táblázatot is mentsük le magunknak, csak nevezzük át. A táblázat alap neve: 3.sz.mell._nmh_kozfogl_elszamololap_130109.xls 130109 jelzi a készítés dátumát, 3. sz. jelzi a melléklet számát. Átnevezéskor ez a két azonosító maradjon meg a file nevében, mivel segítség nyújtásához elengedhetetlen tudnunk, melyik táblázattal dolgozik a munkaadó. Amennyiben valamelyik foglalkoztatottat tévesen rögzítettük, töröljük adott soron az adatait, és rögzítsünk a helyére egy másik egyént. Ezt követően ABC-vel rendezhetjük a táblázat sorait. 7
Adatok másolása, beillesztése
A táblázat védett, ezért nem lehet az adatokat úgy áttenni egy üres táblázatba, hogy a teljes területet kijelöljük a kitöltött táblánkban, és beillesztjük egy kitöltetlen táblába. Amennyiben mégis megpróbáljuk, hibaüzenetet kapunk.
Amennyiben másolnunk kell az adatokat egy új táblázatba, az alábbiak szerint járjunk el. Nyissuk meg a kitöltött, és a kitöltetlen táblázatot. Lehetőleg ne legyen azonos a táblázatok megnevezése, és a kitöltetlen táblázatot mentsük el új névvel. A kitöltött táblázatban jelöljük ki az alábbi táblázat első sora szerinti területet, és másoljuk a kitöltetlen táblázat azonos területére. Majd a kitöltött táblázatban jelöljük ki az alábbi táblázat második sora szerinti területet, és másoljuk a kitöltetlen táblázat azonos területére. A másolás, beillesztés parancsokat addig ismételjük, amíg minden adatunkat át nem másoltuk a kitöltetlen táblázatba. Kitöltött táblázatból másol C1:C4 C6 C8:C9 AA1:AA2 AK1:AK3 AC8:AC9
Kitöltetlen táblázatba beilleszt C1:C4 C6 C8:C9 AA1:AA2 AK1:AK3 AC8:AC9 11
AK8 AK8 AL9 AL9 B11:H11 – Bn:Hn B11:H11 – Bn:Hn P11 – Pn P11 – Pn R11:U11 – Rn:Un R11:U11 – Rn:Un Z11:AA11 – Zn:AAn Z11:AA11 – Zn:AAn n n AG11:AJ11 – AG :AJ AG11:AJ11 – AGn:AJn AL11:AN11 – Aln:ANn AL11:AN11 – Aln:ANn Kelt Kelt Dokumentumok rendelkezésre állási címe Dokumentumok rendelkezésre állási címe Fenti tábla szerinti másolás – beillesztést végzi el az útmutató elején ismertetett automatikus másolás. A táblázatot, és az útmutatót készítette: Árvai Attila, Csőglei Gábor 2013-04-04
12
