CONCEPT mei 2014
Kwaliteitsvisitatie NOV Task Force Kwaliteitsvisitatie Mei 2014
1
CONCEPT mei 2014
Task Force Het NOV bestuur heeft in het najaar van 2013 een Task Force Kwaliteitsvisitatie ingesteld. De taakopdracht van de Task Force vindt u in bijlage 1. De Task Force bestaat uit de volgende leden:
Frank van Oosterhout, voorzitter Henk Koot, voorzitter NOV bestuur Rolf Bloem Ton Vervest William Neve Hans van de Sluijs Henk van der Hoeven Taco Gosens
Ondersteuning Marleen Ploegmakers (ambtelijk secretaris)
De Task Force vergaderde vier maal in Utrecht. Er werden diverse beleidsdocumenten besproken en er werd gediscussieerd over de optimale inrichting van de kwaliteitsvisitatie. De Task Force heeft een normenkader voor orthopedische visitatie opgesteld en adviezen voor verdere ontwikkeling daarvan gegeven.
2
CONCEPT mei 2014
Inhoud Task Force ................................................................................................................................................ 2 Aanleiding ................................................................................................................................................ 4 Huidige situatie.................................................................................................................................... 5 Conclusie ............................................................................................................................................. 6 Visie op NOV Kwaliteitsvisitatie (2014 en verder)................................................................................... 7 Definitie en doel .................................................................................................................................. 7 Focus.................................................................................................................................................... 7 Visie ..................................................................................................................................................... 8 Uniformeren ........................................................................................................................................ 8 Professionaliseren ............................................................................................................................... 9 Intensiveren ......................................................................................................................................... 9 Uitwerking en vervolg ........................................................................................................................... 11 Samenhang ........................................................................................................................................ 11 Praktische uitvoering ............................................................................................................................. 12 Normenkader en toetsing ................................................................................................................. 12 Bijlage 1 Taakopdracht .......................................................................................................................... 14 Bijlage 2 Dagprogramma ....................................................................................................................... 15
3
CONCEPT mei 2014
Aanleiding Beleidsmatig Op het gebied van kwaliteitsvisitatie zijn diverse ontwikkelingen gaande. In 2012 werd door de Raad Kwaliteit van de Orde de Leidraad Waarderingssystematiek voor kwaliteitsvisitaties uitgebracht en eind 2013 verscheen het visiedocument Optimaal functioneren van medisch specialisten, eveneens vastgesteld door de Raad Kwaliteit. In beide documenten worden handvatten geboden voor wetenschappelijke verenigingen met betrekking tot de inrichting van de kwaliteitsvisitatie. Intern In het recente verleden is het voorgekomen dat kort na een NOV kwaliteitsvisitatie er alsnog tekortkomingen betreffende de orthopedische zorg boven water kwamen. Deze gebeurtenissen zorgden voor publieke opschudding waarbij de waarde van de NOV kwaliteitsvisitatie in twijfel werd getrokken. “Onze kwaliteitsvisitaties zijn niet in staat gebleken om disfunctionerende collegae tijdig op te pikken. Als iedereen bij de visitatie zijn mond erover houdt, zal dit niet gebeuren. Er is weliswaar het spreekwoord dat ik van mijn moeder leerde: ‘Het is een goede vriend die mij mijn feilen toont’, maar disfunctionerende collegae hebben vaak geen vrienden (meer). Jaarrede 2012 Prof. Dr. J.A.N. Verhaar Eveneens in het recente verleden is bij een juridisch steekspel over de vergoeding van een bepaalde operatieve behandeling een zinsnede uit een visitatie verslag anders gebruikt dan die (in de context van het verslag) bedoeld was. Daar staat tegenover dat met NOV kwaliteitsvisitaties incidenteel ongewenste situaties in de orthopedische zorg of situaties betreffende het professioneel functioneren van een beroepsgenoot aangetoond worden. Het mechanisme van hervisitaties is dan de impuls die aan die situatie een einde maakt. Extern Van medisch specialisten wordt steeds meer verwacht dat zij transparantie betrachten over de kwaliteit van de zorg die zij bieden en dat zij zich toetsbaar opstellen. Daarnaast wordt er door patiënten en zorgverzekeraars veel interesse getoond in de resultaten van de visitatie. Transparantie over de uitkomsten van kwaliteitsvisitaties is echter minder vanzelfsprekend gebleken dan transparantieover de kwaliteit van de geleverde zorg. De vraag is of transparantie over de uitkomst van visitaties niet zal leiden tot toename van informatie paradox, “hoe meer men weet, hoe meer men twijfelt’. Tijden zijn veranderd; patiënten zijn mondiger, zorgverzekeraars nemen steeds meer regie en de Inspectie bekijkt de zorg door een vergrootglas. Zowel Inspectie als Zorgverzekeraars hebben overigens afstand genomen van de wensen tot inzage van de visitatie verslagen, ondanks de expliciete rol die beide hebben bij handhaving en inkoop van zorg van goede kwaliteit
4
CONCEPT mei 2014
Huidige situatie In 2011 schreven we in ons Kwaliteitsbeleidsplan het volgende op over kwaliteitsvisitatie. Kwaliteitsvisitatie is een op kwaliteitsverbetering gerichte methode, waarbij beroepsgenoten bij elkaar ‘in de keuken’ kijken om de kwaliteit van zorgverlening en/of scholing te toetsen en te verbeteren. Het is een gestructureerde en cyclische activiteit waarbij de NOV zich vooral richt op het systeem van zorgverlening. Uitgangspunt daarbij is dat tekortkomingen in de kwaliteit van zorg slechts zelden zijn toe te schrijven aan onkunde of ondeskundigheid van individuele zorgverleners, maar veel meer aan het proces van afstemming en organisatie. Kwaliteitsvisitatie is vooral gericht op de organisatie en de evaluatie van de inhoud van de zorg en op het professioneel functioneren van de vakgroep. Onderdeel hiervan is het systematisch toetsen op de navolging van richtlijnen en de uitkomsten van de daaraan gekoppelde indicatoren bij de gevisiteerde vakgroepen. De Task Force betwijfelt of het uitgangspunt dat tekortkomingen niet door onkunde ontstaan nog houdbaar is. Daarnaast wordt er op dit moment slechts beperkt naar de navolging van richtlijnen en naar de indicatoren gekeken. Er ontstaat meer behoefte om te toetsen aan de hand van normen in een poging kwaliteitsvisitatie betrouwbaarder te maken met reproduceerbare en vergelijkbare uitkomsten. Ook de wensen om de uitkomsten van kwaliteitsvisitatie te laten meewegen bij het al dan niet verkrijgen van her registratie als medisch specialist worden steeds vaker genoemd. Kortom, het huidige visitatie beleid voldoet op bepaalde punten niet en op andere punten is voorgenomen of zelfs afgesproken nieuw beleid niet volledig geïmplementeerd. In onderstaande tabel worden de sterkten, zwakten, kansen en bedreigingen (SWOT analyse) van de NOV kwaliteitsvisitatie ten tijde van aanvang werkzaamheden van de TaskForce weergegeven.
Interne factoren
Positief Sterkten Draagvlak: Kwaliteitsvisitatie wordt breed geaccepteerd en gewaardeerd binnen de NOV. De visiteurs zijn gemotiveerd om vakgroepen een spiegel voor te houden en te helpen bij verbeteringen De NOV heeft alle aanbevelingen betreffende kwaliteitsvisitatie van de Raad Kwaliteit opgevolgd. Kwaliteitsvisitatie is in staat kwaliteitsverbetering te bewerkstelligen en (mogelijk) disfunctioneren bespreekbaar te maken. De procesondersteuning van de kwaliteitsvisitatie verloopt efficiënt en effectief. De NOV beschikt over een vrijwel volledig archief van alle orthopedische kwaliteitsvisiatie
Negatief Zwakten Visiteurs zijn ook collega’s en daarom mogelijk gebaat bij een goede relatie met de te visiteren vakgroep. Visitatienormen zijn onvoldoende aanwezig Visiteurs zijn onvoldoende vertrouwd met het toetsen van normen Er is geen inzicht op richtlijnimplementatie, weinig inzicht op kwaliteitsindicatoren en uitkomst van zorg. De visiteurs zijn soms onvoldoende geschoold voor hun visitatie taak (interviewtechniek). De normale frequentie van eenmaal per vijf jaar visiteren is onvoldoende om de beoogde visitatie doelen/resultaten te halen. Terugkoppeling van een visitatie is onvoldoende, systematische evaluatie door gevisiteerden ontbreekt,
5
CONCEPT mei 2014
Externe factoren
Kansen De visitatie zou gebruikt kunnen worden voor keurmerken en accreditatie. De Inspectie en ZKN hebben orthopedische kwaliteitsvisitaties voor ZBC’s verplicht gemaakt. Door samenwerking met onafhankelijke externe visiteurs kan het vertrouwen verbeterd worden. PROMs en andere vormen van kwaliteitsmeting bieden de mogelijkheid inzicht te krijgen in de zorg resultaten van de vakgroep.
systematische analyse van visitatie gegevens ontbreekt Het continu bezig zijn met kwaliteit, het stapsgewijs verbeteren en het kritisch kijken naar eigen kwaliteit is iets wat regelmatig ontbreekt in de dagelijkse praktijk. Bedreigingen Opvragen van visitatieverslagen door andere partijen (zorgverzekeraars) ondermijnt de open houding die tijdens een visitatie nodig is. Visitatieverslagen worden geschreven voor en door orthopeden. Juridisch of anderszins taalkundig kunnen passages anders geïnterpreteerd worden. Aansprakelijkstelling en eisen tot schadevergoeding kunnen een bedreiging vormen voor het animo om kwaliteitsvisitaties te doen.
Conclusie De conclusie die op basis van deze SWOT analyse getrokken kan worden is dat er zeker ruimte voor verbetering is. Deze conclusie sluit goed aan bij de opdracht voor de TaskForce. Om als NOV proactief kwaliteitsbeleid te blijven voeren en daarbij de regie in eigen hand te houden is het cruciaal de kwaliteitsvisitatie (verder) te professionaliseren, te uniformeren en intensiveren. Uit de bedreigingen van de SWOT analyse kan gemakkelijk worden afgeleid dat een afwachtende houding en doorgaan op de huidige wijze verlies aan geloofwaardigheid van visitatie als kwaliteitsinstrument kan opleveren. Overigens is de geschetste situatie zeker niet uniek. Vele WV-en bevinden zich met hun kwaliteitsvisitaties in een vergelijkbare situatie. In de volgende hoofdstukken zullen op basis van deze conclusie een visie en aanbevelingen worden geformuleerd.
6
CONCEPT mei 2014
Visie op NOV Kwaliteitsvisitatie (2014 en verder) Dit hoofdstuk beschrijft de visie van de Task Force op kwaliteitsvisitatie en de samenhang met andere (kwaliteit)instrumenten, zoals de opleidingsvisitatie, IFMS, richtlijnen en kwaliteitsmeting. Daarnaast wordt vooruit gekeken naar ontwikkelingen voor de komende jaren.
Definitie en doel Kwaliteitsvisitatie is bedoeld als een toetsmoment van de kwaliteit en continuïteit van de orthopedische zorg zoals die wordt geleverd door een vakgroep, door diens leden en door de omgeving waarin die orthopedische zorg wordt verleend. Het doel van de kwaliteitsvisitatie is het verbeteren van: 1. de kwaliteit en veiligheid van orthopedische zorg 2. de continuïteit van de orthopedische zorg 3. borging van de kwaliteit, veiligheid en continuïteit van de orthopedische zorg in de vakgroep en in de instelling 4. het functioneren van leden van de vakgroep Tijdens de visitatie is er zeker aandacht voor het functioneren van individuen in de vakgroep. Uiteindelijk kan de vakgroep als geheel aangesproken op het functioneren van ieder individueel lid.
Focus De visitatie focust op de uitkomsten van zorg en op de processen die vorm geven aan de orthopedische zorgverlening. Kwaliteit van zorg (uitkomsten) moet aantoonbaar zijn en inzichtelijk worden gemaakt door de vakgroep. Veiligheid van de zorg moet aantoonbaar zijn via uitgebreide aandacht voor de ingeregelde processen met betrekking tot de orthopedische zorgverlening. De visitatiecommissie toetst of de vakgroep continue aandacht heeft voor kwaliteit (cyclisch karakter, volgens cirkel van Deming):
Plan: welke processen zijn beschreven? Do: worden ze volgens de procesbeschrijving uitgevoerd? Check: wat is het resultaat? Act: hoe wordt het optimalisatie van het proces geborgd?
Visitatie is zowel een steekproef als een momentopname, vandaar dat de borging van de processen belangrijk is (doel 3). De visitatiecommissie moet er vertrouwen in kunnen hebben dat de processen ook na de visitatie (na de momentopname) onder alle omstandigheden geborgd zijn. Dit geldt ook voor de processen waar tijdens de visitatie niet bij stil kon worden gestaan (de processen buiten de steekproef).
7
CONCEPT mei 2014
Visie Wil de Nederlandse Orthopaedische Vereniging proactief kwaliteitsbeleid blijven voeren en de regie over dit kwaliteitsbeleid in eigen hand houden, dan is het cruciaal de kwaliteitsvisitatie (verder) te professionaliseren, te uniformeren en intensiveren. Kwaliteitsvisitaties moeten betrouwbare, vergelijkbare en reproduceerbare resultaten opleveren waarmee de gevisiteerde vakgroep zelf verbeteringen in de orthopedische zorg kan aanbrengen. De resultaten van de orthopedische kwaliteitsvisitaties moeten bijdragen aan continue verbetering van het professionele gedrag (the professional performance) van de vakgroepleden. De resultaten van orthopedische kwaliteitsvisitaties worden gedeeld met stakeholders in de directe omgeving van de vakgroep. De NOV moet zelf in staat zijn om de resultaten van alle kwaliteitsvisitaties systematisch te analyseren om zodoende het visitatie proces continu te evalueren en te borgen. Systematische terugkoppeling aan de gevisiteerde vakgroepen vormt een onlosmakelijk onderdeel van deze analyse. De NOV bepaalt zelf hoe hoog de lat zal liggen om de kwaliteit van orthopedische zorg in de toekomst te borgen. Deze lat wordt zo hoog gelegd dat andere partijen, de stakeholders in de orthopedische zorg, gerechtvaardigd vertrouwen kunnen hebben in de kwaliteit van de orthopedische zorg. Er wordt een vangnet gecreëerd voor groepen die de norm niet halen. Zij worden begeleid in verbetertrajecten.
Uniformeren In de definitie van kwaliteitsvisitatie komt het woord ‘ toets’ voor. Toetsen kan alleen als er (1) een helder en algemeen aanvaard kader bestaat waarin wordt beschreven wat goede orthopedische zorg is en (2) als dat kader tijdens de kwaliteitsvisitatie uniform wordt toegepast. De Task Force heeft mede op basis van de Leidraad waarderingssystematiek kwaliteitsvisitaties (Raad Kwaliteit, 2012) een normenkader opgesteld. Verder zijn voor dit normenkader NOV documenten zoals reglementen, visitatiecriteria, de KISZ lijst, de 100 vragenlijst geraadpleegd. In het orthopedisch normen kader wordt in de beoordeling onderscheid gemaakt tussen verschillende niveaus van kwaliteit van zorg. Het resultaat van de beoordeling wordt op uniform wijze omgezet in de adviezen die gegeven worden in de rapportage van de kwaliteitsvisitatie (tabel 1). Door middel van de toetsende kwaliteitsvisitatie wordt voor de vakgroep duidelijk op welke aspecten van hun praktijkvoering zij onder, volgens of boven de norm scoren. Tabel 1 Niveau-indeling
Kwaliteitsniveau Ondermaatse zorg of ondermaats aspect van zorg Dringend voor verbetering vatbaar Kan verbeterd worden Volgens de norm (basisniveau) Voorbeeld voor anderen (streefniveau)
Rapportage Voorwaarde Zwaarwegend advies Aanbeveling Compliment
Het NOV-normenkader is een levend document. Tenminste elke twee jaar moet geëvalueerd worden of de normen nog aansluiten bij de orthopedische praktijk en het niveau van de kwaliteit van zorg. De visitatie moet voldoende uitdaging bieden om de vakgroepen te laten excelleren. Het uitgangspunt is dat de zorg altijd beter kan. Regressie naar de norm moet zoveel mogelijk voorkomen worden.
8
CONCEPT mei 2014 Het actuele normenkader wordt na accordering door de algemene ledenvergadering, gepresenteerd op de NOV website: www.orthopeden.org/kwaliteitsvisitatie Daardoor is dit basis- en uitgangsdocument voor toekomstige visitaties voor ieder NOV lid inzichtelijk en kan er bij iedere visitatie naar verwezen worden.
Professionaliseren De visiteurs zullen in aantal moeten uitbreiden en verder moeten professionaliseren. Ook moet er een na- en bijscholing regeling voor visiteurs komen. De visitatiecommissie dient breder dan orthopedie-inhoudelijk te kijken: verbeteradviezen kunnen en moeten ook gegeven worden op andere competenties dan de medisch-inhoudelijke, en signalen die een ingang kunnen zijn om een dergelijke verbeteringsmogelijkheid te detecteren moeten opgepikt kunnen worden. Dat betekent dat een of meer deskundigen die op het beoordelen van andere dan de puur medisch-inhoudelijke competenties geschoold en getraind zijn aan het visitatieteam van medisch specialisten worden toegevoegd. Uitbreiding van de pool met gepensioneerde collega's (beschikbare tijd, wegens gebrek aan beroepsbelang meer onafhankelijkheid), uitbreiding met kwaliteitsmedewerkers van de Orde of deskundigen van bijvoorbeeld KIWA of vergelijkbare organisaties is serieus te overwegen. Ook kan eventueel ad hoc een NIAZ, HKZ of JCI auditor voor de vierjaarlijkse visitatie worden toegevoegd. De NOV moet zelf in staat zijn om het proces van kwaliteitsvisitatie systematisch te analyseren om zodoende het visitatie proces continu te evalueren en te borgen. Onderdeel daarvan is systematische terugkoppeling door de gevisiteerde vakgroepen aan de visitatie commissie (feedback voor de visiteurs). Ook de resultaten van de resultaten en follow-up van de adviezen dienen onderdeel uit te maken van de systematische analyse van de kwaliteitsvisitaties. Dit biedt waardevolle informatie voor de Commissie Kwaliteit om toekomstig beleid op te baseren. Trainen van visitatie- en auditteams, (externe hulp), certificeren auditors, al dergelijke zaken worden noodzakelijk als visiteren professioneel moet worden. Certificering van visiteurs en accreditatie van het visitatie proces zullen noodzakelijk zijn als de uitkomst van kwaliteitsvisitatie mede bepalend wordt voor her registratie als medisch specialist. Visiteurs zullen een systeem ontwikkelen waarmee men onderling kan reflecteren op visitaties teneinde zo consistent mogelijk te werken.
Intensiveren Kwaliteitsverbetering moet voor een vakgroep een continu proces zijn. Daarom wil de Task Force uitgaan van een systeem van tweejaarlijkse beperkte (schriftelijke) audits en eens in de vier jaar een complete kwaliteitsvisitatie. Om dit te bereiken is een groeimodel noodzakelijk. Samenwerking met kwaliteitsinstituten zoals TNO, KIWA, NIAZ, JCI moet onderzocht worden. Bij dit alles moet ruime aandacht worden besteed aan de financieringsproblematiek van een dergelijk ontwikkeling. Die vierjaarlijkse visitatie moet ruim tevoren (zes maanden) worden aangekondigd, de tussen audit op korte termijn, bijvoorbeeld twee maanden. Deze relatief korte periode is een stimulans om de zaken altijd op orde te hebben.
Transparantie Transparantie over visitatieresultaten leidt over het algemeen tot concurrentie onder professionals. Geen enkele professional accepteert een lage of de laagste notering in welk rijtje dan ook, dit zal voor orthopedisch chirurgen niet anders gelden. We weten niet of transparantie over de resultaten
9
CONCEPT mei 2014 van de kwaliteitsvisitatie zal leiden tot een grotere drive ‘de beste te willen worden’ of ‘minder goede aspecten van de praktijkvoering verborgen te houden’. Het is de visie van de NOV dat de resultaten van orthopedische kwaliteitsvisitaties worden gedeeld met stakeholders in de directe omgeving van de vakgroep. Hieronder verstaan we in ieder geval de Raad van Bestuur en het stafbestuur. Maar er kan ook gedacht worden aan verwijzers, zorgverzekeraars of ander belanghebbenden.
10
CONCEPT mei 2014
Uitwerking en vervolg De Task Force stelt aanpassing van de huidige werkwijzen rondom kwaliteitsvisitaties voor. Dit heeft consequenties voor: -
visiteurs: professionaliseren en intensiveren vraagt om training en het (mogelijk) uitbreiden van het aantal visiteurs vakgroepen: worden vaker gevisiteerd commissie kwaliteitsvisitatie: evalueren resultaten en feedback kwaliteitsvisitatie, intervisiegesprekken, NOV: het toevoegen van een niet-orthopedische visiteur, het trainen, creëren van een vangnet en intensiveren van de visitatie zal de kosten van de kwaliteitsvisitatie doen stijgen logistiek: het eventueel vooraf bevragen van gesprekspartners en consequent follow-up bieden vraagt meer inspanning
Deze consequenties zullen in een volgende fase van dit project in kaart worden gebracht. Tevens moeten nog zaken worden uitgewerkt: -
werkwijze in kaart brengen toepassen van richtlijnen en protocollen aanpassen vragenlijsten voor de visitatie n.a.v. het nieuwe normendocument manier van evalueren resultaten van de visitatie en de feedback/intervisie visiteurs
Samenhang De NOV voert geïntegreerd kwaliteitsbeleid. Dat wil zeggen dat de andere kwaliteitsinstrumenten een rol hebben bij de kwaliteitsvisitatie. Op deze manier versterken de diverse instrumenten elkaar. Het gaat dan om (implementatie van) richtlijnen, kwaliteitsmeting en IFMS. In het normenkader is ruim aandacht voor deze instrumenten. Daarnaast is samenhang met de opleidingsvisitatie belangrijk. Ook voor opleiding zijn kwaliteit, veiligheid, continuïteit en borging belangrijk en dus wordt de opleidingsvakgroep daar op getoetst. Het belangrijkste doel van de opleidingsvisitatie is vast te stellen dat de opleiding kwalitatief goed en veilig voor de assistenten is ingericht en dat de kwaliteitscyclus geborgd is. Dit houdt onverkort in dat de patiënten zorg geleverd moet worden en ingericht moet zijn zoals bij de kwaliteitsvisitatie getoetst wordt. Het normenkader voor de opleidingsvisitatie ligt vast. De Task Force heeft zich ten aanzien van de samenhang tussen de kwaliteit- en opleidingsvisitatie gericht op een efficiënte inrichting van het proces en het voorkomen van dubbel werk.
11
CONCEPT mei 2014
Praktische uitvoering Naast beleidsmatige aspecten heeft de Task Force ook de praktische uitvoering van de kwaliteitsvisitatie onder de loep genomen. De hier boven beschreven beleidsmatige keuzes hebben gevolgen voor de indeling. De keuze voor normen over statusvoering en het nagaan van richtlijnimplementatie vragen bijvoorbeeld om een andere samenstelling van de visitatiecommissie ad hoc.
Normenkader en toetsing Het normenkader is gebaseerd op de Leidraad Waarderingssystematiek kwaliteitsvisitaties. De normen zijn ingedeeld in 4 categorieën. Namelijk: -
Evaluatie in de zorg Vakgroep functioneren Patiëntenperspectief Professionele ontwikkeling.
Instrumentarium voorbereiding Om te toetsen of een vakgroep aan de normen voldoet is documentatie, elektronisch aangeleverd door de vakgroep, nodig. Dit zal bestaan uit vragenlijsten met daarbij documenten ter onderbouwing van de antwoorden in de vragenlijst. Naast deze informatie zal er ook gevraagd worden naar algemene gegevens en de resultaten van de QuickScan (herleidbaar tot op individueel niveau). Toetsing Per norm staat de wijze van toetsing vermeld. De visitatiecommissie ad hoc moet op basis van de aangeleverde informatie bepalen over welke normen zij tijdens de visitatie meer willen weten. Ook kunnen de gesprekken op de visitatie dag aanleiding geven om in te zoomen op bepaalde aspecten van de praktijkvoering. De normen en afkappunten zijn zo helder mogelijk geformuleerd. Desondanks is er altijd ruimte voor interpretatie. De visiteurs zullen onderling ‘het grijze gebied’ bespreken en streven naar uniformiteit in de beoordeling. Daarnaast worden de visiteurs geschoold in het toetsend visiteren en wordt er een intervisie/feedback-loop geïntroduceerd. Synergie Opleidingsvisitatie In overleg met het Concilium wordt een vast dagprogramma voor gecombineerde visitaties afgesproken (bijlage 2). Het uitgangspunt is dat de kwaliteitsvisitatie en de opleidingsvisitatie op dezelfde dag worden georganiseerd. Informatie die door beide visitatiecommissies gebruikt wordt, wordt eenmalig aangeleverd door de vakgroep. Voor de organisatie en het aanleveren van de voorbereidende stukken, zie hoofdstuk Praktische uitvoering. Een enkele maal kan het voorkomen dat de beide visitaties niet meer synchroon verlopen. Het patroon van de (nog) vijfjaarlijkse kwaliteitsvisitatie kan in verband met de eisen voor her registratie niet zonder gevolgen doorbroken worden. Algemene afspraken De Task Force stelt dat de volgende eisen gesteld kunnen worden aan de praktische uitvoering van een visitatie:
12
CONCEPT mei 2014
Er wordt gewerkt met een vast dagprogramma (bijlage 2), binnen dat programma wordt voor één visiteur tijd vrij gemaakt voor dossieronderzoek en richtlijn toets. Alle leden van de vakgroep zijn aanwezig bij de visitatie. De Commissie Kwaliteitsvisitatie borgt opvolging van de verbeterpunten die voortkomen uit de kwaliteitsvisitatie zoals dat ook in de afgelopen jaren gebruikelijk was. (In principe volgt op een voorwaarde hervisitatie binnen een half jaar, op een zwaarwegend advies terugrapportage binnen een jaar en desnoods hervisitatie na twee jaar en wordt er na één jaar geïnformeerd naar de opvolging van aanbevelingen.) In bepaalde gevallen is het nodig de frequentie van visiteren te verhogen. Alle documentatie, inclusief namen van gesprekspartners, dient vier weken van te voren volledig aangeleverd te zijn anders komt de visitatiecommissie ad hoc niet. Gebrekkige aanlevering waardoor een geplande visitatie niet doorgaat, wordt tevens gemeld aan het NOV-bestuur en de RvB van het ziekenhuis. Het duurt vervolgens minstens zes maanden voordat een nieuwe visitatie plaats kan vinden. De uitvoering van een visitatie kan alleen goed plaatsvinden als deze adequaat wordt voorbereid. Een gedegen voorbereiding kost tijd. Beide visitaties, kwaliteit en opleiding vragen naar dezelfde gegevens, de precieze vragen en vorm worden afgestemd (eenmalig vastleggen voor meerdere doelen). Er worden jaarlijks tussen de 25 en 30 kwaliteitsvisitaties uitgevoerd door de NOV. Hiervoor zijn 15-30 getrainde visiteurs benodigd, ongetrainde visiteurs maken geen deel uit van de visitatiecommissie ad hoc. Visiteurs worden een maal per drie jaar geschoold. De samenstelling van de visitatiecommissie ad hoc bestaat uit: o Kwaliteit: voorzitter ad hoc, tweede visiteur, derde visiteur, notulist (optioneel: leek visiteur) o Opleiding: voorzitter ad hoc, tweede visiteur, derde visiteur, VOCA-visiteur, notulist De voorzitters ad hoc zijn verantwoordelijk voor het afstemmen van de visitatiedatum. Er is uniforme verslaglegging op basis van het normenkader. Daarnaast is er uniformiteit op het gebied van eisen en termijnen voor terugrapportage door de vakgroep. De Commissie Kwaliteitsvisitatie kan juridisch advies inwinnen over specifieke formuleringen.
De Task Force heeft geen advies opgesteld over de secretariaatsvoering van de kwaliteitsvisitatie.
13
CONCEPT mei 2014
Bijlage 1 Taakopdracht Opdracht Taskforce Visitaties 1. Ontwikkel een visie op de toekomst van visitatie als kwaliteitsinstrument. 2. Geef een aanzet voor de praktische uitwerking, gericht op effectiviteit en efficiëntie. Neem daarbij voor de visie ontwikkeling de volgende aspecten in ogenschouw:
De maatschappelijke ontwikkelingen met de verwachtingen betreffende transparantie over kwaliteit van zorg De afspraken betreffende kwaliteitsvisitaties zoals die zijn gemaakt in de Raad Kwaliteit van de Orde De adviezen die zijn en worden geformuleerd in de Adviescommissie Kwaliteitsvisitaties van de Raad Kwaliteit. De plaats die kwaliteitsvisitaties innemen in het kwaliteitsbeleid van de NOV De integratie dan wel separatie van kwaliteitsvisitaties en opleidingsvisitaties De ontwikkelingen aangaande (her)registratie van medisch specialisten De rol van visitaties in verband met detecteren van mogelijk disfunctioneren De rol van visitaties ten opzichte van de naleving van richtlijnen De ontwikkelingen van visitatie van coachend naar normerend kwaliteit instrument
Voor de praktische uitwerking kan worden gedacht aan zaken als:
Visitatietraining en borging van voldoende aantal visiteurs Automatisering van planning en verslaglegging Secretariële ondersteuning Inzet van verschillende visitatie instrumenten Efficiëntie bij gecombineerde opleiding en kwaliteitsvisitaties Juridische toetsing van verslagen en beoordeling Deelname “leken” visiteurs Referentiekader van een visitatie in verschillende soorten klinieken van ZBC tot UMC.
Betrek bij de visie ontwikkeling eventueel ook externe partijen zoals medewerkers van de Orde met deskundigheid op het gebied van visitaties, auteurs van eerdere publicaties over kwaliteitsvisitatie, leden van visitatiecommissies van andere Wven. Presenteer de visie ter goedkeuring aan het NOV bestuur rond de tijd van de najaarsvergadering en presenteer het eindresultaat tijdens de jaarvergadering van 2014. De implementatie van het vernieuwd visiteren moet in het jaar 2014 zijn beslag krijgen waarbij de Taskforce de prioriteiten en volgorde van de verschillende vernieuwingen aangeeft.
14
CONCEPT mei 2014
Bijlage 2 Dagprogramma Indeling kwaliteitsvisitatiedag Tijd Kwaliteitsvisitatie 09.00 uur Ontvangst en vooroverleg visitatiecommissies 09.30 – 10.45 gesprek met de vakgroep (I) 10.45 – 11.15 gesprek met de A(N)IOS 11.15 - 11.45 uur gesprek met management en hoofden verpleegafdeling & OK 11.45 - 12.30 uur Lunch 12.30 - 13.00 uur gesprek met verwijzers (huisartsen) Dossieronderzoek 13.00 - 13.15 uur gesprek met voorzitter van het Stafbestuur / leden medische staf 13.15 - 13.30 uur gesprek met algemeen chirurg/traumatoloog en anesthesioloog 13.30 - 13.50 uur gesprek Raad van Bestuur tot 14.10 uur, daarna rondgang door het ziekenhuis/kliniek 13.50 - 14.40 uur gesprek met de vakgroep (II) 14.45 – 15.15 uur intern overleg met de visitatiecommissies 15.15 – 15.30 uur epiloog (nabespreking van visitatiecommissies met de vakgroep) 15.30 – 16.00 uur Indeling visitatie dag bij gecombineerde visitatie Tijd 09.30 uur 09.45 uur 10.15 - 11.15 uur 11.15 - 11.45 uur 11.45 - 12.15 uur 12.15 - 13.00 uur 13.00 - 13.15 uur
13.15 - 13.30 uur
opleidingsvisitatie Ontvangst vooroverleg visitatiecommissies gesprek met de AIOS (I) gesprek met de vakgroep gesprek met de vakgroep
gesprek met voorzitter van het Stafbestuur en vertegenwoordiger van de Centrale Opleidingscommissie van een ander specialisme gesprek met algemeen chirurg/traumatoloog en anesthesioloog
13.30 - 13.50 uur
gesprek Raad van Bestuur
13.50 - 14.40 uur
rondgang door het ziekenhuis, polikliniek, verpleegafdelingen, etc.
kwaliteitsvisitatie ontvangst vooroverleg visitatiecommissies gesprek met de vakgroep(I) gesprek met de AIOS gesprek met management en hoofden verpleegafdeling & OK lunch gesprek met Dossier verwijzers onderzoek (huisartsen)
gesprek met voorzitter van het Stafbestuur / leden medische staf gesprek met algemeen chirurg/traumatoloog en anesthesioloog gesprek Raad van Bestuur tot 14.10 uur, daarna rondgang door het ziekenhuis,
15
CONCEPT mei 2014
14.45 – 15.15 uur 15.15 – 15.30 uur
gesprek met AIOS (II) intern overleg met de visitatiecommissies
15.30 – 16.00 uur
epiloog (nabespreking van visitatiecommissies met de vakgroep)
polikliniek, verpleegafdelingen, etc. gesprek met de vakgroep(II) intern overleg met de visitatiecommissies epiloog (nabespreking van visitatiecommissies met de vakgroep)
16
