Kvalitní elektronické prezentace provizorní název verze 07.2012
Obsah 1 Úvod
3
2 Plánování prezentace 2.1 Scénář prezentace 2.2 Základy prezentování 2.3 Jak zaujmout a udržet posluchače
4 4 5 6
3 Šablony prezentací pro MMR ČR 3.1 Pracovní plocha v MS PowerPoint 2003 3.2 Pracovní plocha v MS PowerPoint 2007 a novějších verzích 3.3 Nástroje a jejich přizpůsobení 3.4 Práce s šablonou MMR ČR 3.5 Převedení již vytvořené prezentace
7 7 8 9 10 11
4 Práce se snímky 4.1 Obecné náležitosti snímku 4.2 Vzhled snímku (grafická úprava) 4.3 Předlohy snímků a nadpisů 4.4 Snímky s předdefinovaným rozložením obsahu
12 12 12 13 14
OBSAH
5 Práce s textem 5.1 Formátování textu 5.2 Zarovnání textu 5.3 Seznamy (číslované a s odrážkami) 5.4 Tabulky 5.5 Textová pole
15 16 17 18 19 21
6 Barvy 6.1 Barevné kombinace a používání barev 6.2 Využití barevných schémat
22 23 24
7 Grafické objekty 7.1 Automatické tvary / obrazce 7.2 Grafy 7.3 Vzhled grafů
25 25 26 27
Seznam šablon
29
2
1 Úvod Prezentace jsou dnes již téměř samozřejmou součástí pracovního procesu. Zároveň ale hrají velmi podstatnou roli v naší interní i externí komunikaci. Sjednocení stylu prezentací navenek zajišťuje pozitivní vnímání Ministerstva pro místní rozvoj ČR a posiluje jeho identitu i v rámci instituce. Je tedy žádoucí, aby toto kritérium splňovaly také všechny prezentace přednesené pod hlavičkou Ministerstva pro místní rozvoj ČR. Jedná se nám o stejný vzhled a styl, jednotný princip rozvržení stránek. Díky předpřipraveným šablonám už nemusíme znovu vynalézat příslovečné kolo vždy, když někdo potřebuje pronést řeč. Získaný čas můžete věnovat o to pečlivější přípravě samotného obsahu.
ÚVOD
Tento průvodce je zaměřen na efektivní vytvoření snímků k prezentaci v programu Microsoft PowerPoint. Neklade si za cíl naučit začátečníka používat tento nástroj v plném rozsahu, ale zabývá se pouze funkcemi vztahujícími se k úpravě snímků podle logo manuálu Ministerstva pro místní rozvoj ČR. Podrobný návod k aplikaci PowerPoint vyvoláte jednak po stisknutí klávesy F1, jednak ji najdete na webu společnosti Microsoft, kde mj. najdete i výukové video nebo přehledné návody a postupy pro začátečníky.
3
2 Plánování prezentace Při plánování prezentace bychom neměli zapomenout na samozřejmou skutečnost: • potřeba vysvětlit myšlenky, • ukázat fakta • a shrnout důkazy Foto © Dmitry Goygel-Sokol – Fotolia.com
Kvalita prezentace stojí a padá především s kvalitou jejího obsahu a významem jejího sdělení.
2.1 Scénář prezentace Každá prezentace musí mít vlastní logicky strukturovaný příběh a musí z ní být zřejmé, co je jejím smyslem. Stručně řečeno, má jednoznačně odpovědět na otázku „O co v prezentaci jde?“. Fakta a argumenty použité v prezentaci se o sebe vzájemně opírají a navzájem na sebe navazují. Každý snímek má svůj význam a své místo.
Plánování prezentace
TIP Sebelepší grafický vzhled nezachrání slabý a bezvýznamný obsah. Statistické přehledy nejsou apriori nudné, nudný je kontext, ve kterém jsou data prezentována. Bezobsažné věty nebudou zábavnější, když je roztančíte animací nebo ozdobíte rámečkem s „oslím rohem“. Znuděné obecenstvo je důsledkem nudného obsahu, nikoliv nudného vzhledu snímků.
4
2.2 Základy prezentování Kvalitní prezentace – to je (v tomto pořadí): • skvělý řečník, • působivý obsah • a výborně vypadající snímky. Řečnické dovednosti je nutné cvičit. Čím významnější prezentace, tím důležitější je řečnická příprava. Není vůbec na škodu zkusit si v klidu nahlas říci doprovodné komentáře k jednotlivým snímkům. Na začátku prezentace sdělte posluchačům, co chcete prezentovat, proč je to důležité a jaké z toho plynou závěry. Pokud nejste schopni na tyto otázky ani sami sobě odpovědět, je evidentně něco špatně s vlastním obsahem sdělení.
Plánování prezentace
K vysvětlení složitých problémů použijte metodu K-O-K (konkrétní – obecný – konkrétní). Například při popisu tabulky s mnoha proměnnými stručně tabulku uveďte, poté se zaměřte na konkrétní číselný údaj a vysvětlete, co znamená. Teprve pak obecně popište stavbu celé tabulky. Nakonec můžete můžete výklad zdůraznit popisem jiného konkrétního číselného údaje. Vybavte obecenstvo tištěnými poznámkami. Aby byly texty či schémata čitelné, musí být k promítané ploše relativně větší, než je běžný tištěný text k formátu papíru. Proto je vhodnější připravit takové informace pro obecenstvo v tištěné podobě.
5
2.3 Jak zaujmout a udržet posluchače Nejdůležitější pro úspěšnou prezentaci je první dojem (5–10 vteřin), poté má řečník asi minutu na to, aby tento první dojem potvrdil nebo vyvrátil.
Kontakt s posluchači:
Pozornost posluchačů je zaměřená zejména na:
• Používat příklady z reálného života
• řeč těla – 55 %
• Odkazovat na praktické využití
• mimoverbální hlasové projevy (kadence řeči, používání pauz apod.) – 38 %
• V průběhu prezentace je důležité udržovat oční kontakt
• verbální podtext – zabírá pouze 7 % obsahu sdělení Jelikož řeč těla by měla být jak ve vnitřním souladu, tak i v souladu s tím, co se říká, je nutné nedělat nic, co je řečníkovi nepřirozené.
Plánování prezentace
• Zaujmout a udržet posluchače
TIP Velmi pravděpodobně své posluchače odradíte, budete-li používat nevhodné pohyby, různá „pomocná“ slůvka a když budete zaujímat nevhodné postoje. Pozornost posluchačů snižuje také nevýrazný projev, nelogicky postavená prezentace s množstvím myšlenek, které nestíhají sledovat, resp. s neustálým odbíháním od tématu. Negativní může být i nevhodně zvolený oděv a doplňky a většinu posluchačů silně znechutíte tím, že překročíte stanovený čas, a to tím více, čím méně je vaše téma zajímavé a čím více času uplynulo od posledního občerstvení.
6
3 Šablony prezentací pro MMR ČR
1
2
3
4
5
Než se začneme zabývat vlastní grafickou úpravou firemních prezentací MMR ČR, stručně si představíme pracovní prostředí programu Microsoft PowerPoint.
3.1 Pracovní plocha v MS PowerPoint 2003
8
Pracovní plochu okna PowerPoint 2003 tvoří následující prvky: • Menu 1 ; • Standardní nástroje 2 ;
6
7
• Formátování 3 ; • Podokno úloh 4 ; • Osnova 5 ;
Microsoft PowerPoint 2003 v systému Windows XP
• Nástroje kreslení 6 ; • Stavový řádek 7 ; • Snímek 8 .
Šablony prezentací pro MMR ČR
7
1
3.2 Pracovní plocha v MS PowerPoint 2007 a novějších verzích
2
3
Ve verzi 2007 bylo představeno nové uživatelské prostředí Ribbon (také známé pod názvem pás karet). Ribbon má podobu řady přepínacích kartiček s oušky, přičemž každá kartička v sobě sdružuje skupinu ikonek vzájemně souvisejících, příbuzných funkcí – např. formátování, tabulky, úpravy, zobrazit apod. Tyto kartičky se zpravidla rozprostírají horizontálně v horní části okna příslušné aplikace. Poznámka Na webových stránkách společnosti Microsoft najdete podrobný návod ke všem verzím aplikace PowerPoint: http://office.microsoft.com/cs-cz/powerpoint-help/
4
Pracovní plochu okna PowerPoint 2007 (a vyšších verzí) tvoří následující prvky:
6
• Pás karet (Ribbon) 1 ; • Obrazce, grafy a tabulky najdete na kartě Vložení 2 ;
5
• Karta Domů obsahuje nástroje pro formátování 3 ; • Snímky 4 ; • Stavový řádek 5 ;
Microsoft PowerPoint 2010 v systému Windows 7
• Snímek 6 .
Šablony prezentací pro MMR ČR
8
3.3 Nástroje a jejich přizpůsobení Lišty nástrojů si může uživatel libovolně přizpůsobit: • odstranit nepotřebná či málo využívaná tlačítka; • přidat tlačítka s často využívanými funkcemi; • přeskupit tlačítka dle potřeby; • v ytvořit plovoucí paletky z rozbalovacích menu jako Automatické tvary, Barvy či Kreslení a mít je tak dostupné i bez neustálého rozbalování. Úprava nástrojů se v různých verzích PowerPointu liší, princip je ale stejný. Po stisknutí pravého tlačítka myši v menu, stavovém řádku nebo na pásu karet je možné přizpůsobit příkazy, které mají jednotlivé nabídky obsahovat. Funkce je možné přidávat i odebírat. V PowerPointu 2007 a novějším můžete nejčastěji používané příkazy přidat do panelu nástrojů Rychlý přístup 1 . TIP Velmi užitečným a ve výchozím nastavení skrytým nástrojem je dvojice tlačítek Sejmout styl objektů a Použít u výchozího nastavení. Tato dvojice umožňuje přenášet kompletní formátování z jednoho objektu na druhý. Nejdříve sejmete ze správného objektu formátování a druhým tlačítkem jej aplikujete na libovolné další objekty. Jedním kliknutím tak u objektu nastavíte barvu a styl výplně, barvu a styl tahu, barvu a zarovnání písma atd.
PowerPoint nabízí rozsáhlé možnosti uživatelského přizpůsobení
1
Rychlý přístup najdete v levém horním rohu okna aplikace PowerPoint 2007 a vyšším
Šablony prezentací pro MMR ČR
9
3.4 Práce s šablonou MMR ČR Při vytváření nové prezentace vždy použijte buď starší prezentaci a modifikujte ji nebo použijte tzv. šablonu dokumentu. Použití šablony zaručí, že takto vytvořené prezentace budou vzájemně slučitelné a budou moci sdílet různé prvky. Šablona dokumentu je soubor s koncovkou .pot nebo .potx, který neobsahuje žádné vlastní snímky, ale definuje styly formátování pro prezentaci, včetně: • velikosti a typu odrážek a písem (Arial); • velikostí a umístění zástupných symbolů (nadpis, text, záhlaví); • barevných schémat návrhů pozadí a výplní; • předlohy snímků; • volitelné předlohy nadpisů. Šablona obsahuje definice výše uvedených prvků přizpůsobené potřebám jednotného vizuálního stylu MMR ČR. Tyto předdefinované prvky není povoleno v šabloně globálně upravovat.
Šablona MMR ČR v aplikaci PowerPoint 2010
Poznámka Pokud dostanete soubor v novější verzi aplikace PowerPoint a nejde korektně otevřít, požádejte správce vašeho počítače, aby Vám nainstaloval Microsoft Office Compatibility Pack, který zpřístupní novější soubory ve starších verzích aplikace PowerPoint.
Šablony prezentací pro MMR ČR
10
3.5 Převedení již vytvořené prezentace Prezentace, které vznikly podle jiné šablony, lze převést do jednotného vizuálního stylu prezentací zkopírováním snímků z původní prezentace do nového dokumentu vytvořeného na základě šablony MMR ČR. Převedení vzhledu nemusí proběhnout zcela korektně, je proto třeba zkontrolovat, zda v prezentaci nezůstaly: • objekty v původním formátování; • nadbytečné logotypy; • nesprávné barvy textu. Po zkopírování aplikujte na vložený snímek jedno ze tří předdefinovaných rozložení – viz bod 4.4.
Kopírování snímků z již vytvořené prezentace do šablony MMR ČR
Šablony prezentací pro MMR ČR
11
4 Práce se snímky
1
2
3
4.1 Obecné náležitosti snímku Při vytváření snímků dodržujte následující zásady: • jeden snímek přináší jedno sdělení; • nadpis musí říkat totéž, co zbytek snímku; • zobrazujte jen to nejdůležitější, neboť „méně znamená více“; • dodržujte pravidla formátování, jak je definuje tato příručka.
4.2 Vzhled snímku (grafická úprava) Každý snímek prezentace MMR ČR obsahuje: • logo Ministerstva pro místní rozvoj ČR 1 ; • barevný pruh v záhlaví 2 ; • pole pro text / grafiku 3 .
Práce se šablonou MMR ČR v praxi
Vzájemné postavení těchto objektů je pevně definováno Předlohou snímku a až na výjimky není dovoleno je měnit.
Práce se snímky
12
4.3 Předlohy snímků a nadpisů V programu PowerPoint definuje Předloha snímku vzhled základních prvků vzhledu snímku a není dovoleno ji modifikovat. Základní prvky obsažené v předloze jsou:
5 4
• řez písma nadpisu, textu a zápatí; • umístění zástupných symbolů textu a objektů; • styl odrážek; • pozadí návrhu a barevné schéma. V šabloně MMR ČR je definována jedna předloha, která má tři rozložení snímku:
1
2
5
• úvodní list 1 ; • vnitřní list s nadpisem 2 ; • vnitřní list bez nadpisu 3 ; Tyto předlohy se ve starších verzích aplikace PowerPoint zobrazují v Podokně úloh, Chcete-li šablonu použít u vybraných snímků, vyberte miniatury na kartě Snímky a v podokně úloh klepněte na šablonu.
3
Šablona MMR ČR
V novějších verzích aplikace PowerPoint najdete předlohy snímků v zobrazení předloh snímků 4 . Chcete-li na snímek aplikovat konkrétní rozložení, vyberte jedno ze tří v nabídce Rozložení 5 .
Práce se snímky
13
4.4 Snímky s předdefinovaným rozložením obsahu Při vytváření prezentace přidáváte snímky s předdefinovaným rozložením obsahu z Podokna úloh > Rozložení snímku (ve starších verzích PowerPointu) nebo v nabídce Rozložení (PowerPoint 2007 a novější). Zde naleznete celkem 3 druhy rozložení obsahu: • úvodní list – snímek je vyhrazen pro titulní list prezentace 1 ;
1
2
3
• vnitřní list s nadpisem – snímek prezentace, který obsahuje nadpis 2 ; • vnitřní list bez nadpisu – snímek prezentace, který neobsahuje nadpis, používáme například tam, kde pokračuje kapitola 3 ; Pokud nenajdete snímek odpovídající přesně Vaší potřebě, zvolte nebližší vhodný a upravte si jej.
Šablona MMR ČR nabízí tři předdefinovaná rozložení obsahu
Práce se snímky
14
5 Práce s textem Pro formátování textu je v prezentaci určen jeden druhy písma – Arial: • pro název prezentace na titulní straně volte Arial Bold sázený verzálkami (velkými písmeny) v modré barvě ve velikosti zhruba 44 bodů; • pro nadpisy na dalších snímcích vyberte Arial Bold v modré barvě sázený minuskami (malými písmeny) ve velikosti 28–32 bodů; • pro všechny ostatní texty a nadpisy používejte Arial Regular v černé barvě ve velikosti 18–28 bodů; • pro text v popiskách grafů, tabulek a schémat volte Arial Regular v černé barvě ve velikosti 14–18 bodů. Do prezentace nikdy nepřidáváme další typy písma! POZNÁMKA Základním písmem MMR ČR je Frutiger. Toto písmo navrhl v roce 1975 švýcarský typograf Adrian Frutiger. Z technických důvodů není možné toto písmo používat v aplikaci PowerPoint, proto se používá výhradně náhradní písmo Arial.
Pět úrovní hierarchie v šabloně MMR ČR
Práce s textem
15
5.1 Formátování textu Typy a velikosti písma Vzhledem k jednoduché typografii navržené pro prezentace MMR ČR není formátování písma nijak složité. Formátování lze pohodlně provádět v nástrojové liště nebo v okně Formát > Písmo, popř. na kartě Domů. Jediné vlastnosti, které tak uživatel nastavuje, jsou: • velikost, • zvýraznění (polotučné, kurziva), • barva,
Nastavení formátování pro zvolený text na paletě Písmo
• popř. horní / dolní index. Řádkování Vzájemnou vzdálenost řádků nastavíte v okně Formát > Řádkování, tlačítko Řádkování najdete také na kartě Domů. Hodnota řádkování 1 esteticky vyhovuje pro většinu situací. U snímků s více odstavci je vhodné zvážit přidání meziodstavcové mezery zhruba 0‚5–1 řádek.
Nastavení řádkování na paletě Odstavec
Práce s textem
16
5.2 Zarovnání textu Texty zásadně zarovnáváme vlevo.
Příklad korektního zobrazení textu společně s ukázkou vyznačování tučným nebo barevným typem písma
Delší texty zarovnané na střed nebo do bloku jsou špatně čitelné, a proto je nikdy nepoužívejte. Vyznačování Potřebujete-li zdůraznit nějaké slovo, větu apod., můžete buď použít tučné písmo (Arial Bold) nebo výraz obarvit jednou z barvev předdefinovaných v šabloně. Názvy publikací, periodik nebo uměleckých děl můžete vyznačovat kurzivou (Arial Italic).
Zarovnání na střed způsobuje odlišné odsazení odrážek
Práce s textem
Zarovnání do bloku způsobuje nevzhledné mezery mezi slovy
17
5.3 Seznamy (číslované a s odrážkami) Pro formátování seznamů či zvýraznění bodů využijte funkci Odrážky a číslování z menu Formát; odpovídající tlačítka najdete také na kartě Domů. Číslované seznamy V číslovaných seznamech oddělujte číslo od textu tečkou (pořadová číslice). V případě potřeby je možné použít i přehledné číslování oblíbené v anglosaských zemích: 1 Hlavní položka 1.1 Druhotná položka 1 1.2 Druhotná položka 2 1.2.1 Položka třetího řádu 1
Nastavení číslování na paletě Odrážky a číslování
Odrážky V seznamech s odrážkou používejte modrý čtvereček (jeho styl je v šabloně předdefinován). Rozhodně nepoužívejte zdobené tvary: rukou psané odškrtnutí, čtverečky, plastické šipky atd. POZNÁMKA Seznamy není nutné používat automaticky pro oddělení každé věty. Pokud už odrážky a číslování použijete, měly by označovat různé ucelené myšlenky, podobně jako odstavce v textu. Číslované seznamy zdůrazňují vzájemnou provázanost prvků – např. nezaměnitelné pořadí v postupu určitých procesů. Seznamy s odrážkou nemají žádnou hierarchii, pouze oddělují logické celky.
Nastavení odrážek na paletě Odrážky a číslování
Práce s textem
18
5.4 Tabulky Pro vytváření tabulek slouží speciální nástroj Tabulka (menu Vložit > Tabulka nebo nabídka Tabulka na kartě Vložení). Zvolíte počet sloupců a počet řádků, které pak naformátujete a vyplníte textem. Formátování Formátování provedete pomocí speciální nástrojové lišty Tabulky a ohraničení, která se objeví, jakmile tabulku vložíte a vyberete. Tabulky by měly být především přehledné. Menší tabulky, které obsahují jen několik řádek a sloupců, můžete stylizovat v barvách MMR ČR, u rozsáhlejších tabulek byste měli tabulky ponechat co nejjednodušší a nejpřehlednější. TIP Chcete-li použít existující tabulku z programů MS Word či Excel, můžete ji jednoduše zkopírovat do snímku a v něm dokončit sjednocení formátování.
Výdaje zahraničních návštěvníků v roce 2006 Průměrné výdaje na osobu a den v Kč Výdaje placené před pobytem
Výdaje placené během pobytu
A. Zahraniční turista
800 Kč
1 650 Kč
2 450 Kč
B. Jednodenní návštěvník
250 Kč
1 850 Kč
2 100 Kč
C. Tranzitující návštěvník
—
1 080 Kč
—
Typ návštěvníka
Celkové výdaje
Ověření výdajů ukázalo, že zahraniční návštěvníci zapomínají, že v souvislosti s cestou do ČR měli výdaje placené před pobytem, které však s pobytem souvisely (zapomínají na cca 12 % výdajů). Na výdaje placené během pobytu v ČR si zahraniční návštěvníci vzpomínají dobře.
Příklad přehledné tabulky v barvách MMR ČR
Práce s textem
19
Linky mají v tabulkách svoji nezastupitelnou úlohu zejména tam, kde je nedostatek volného místa mezi sloupci či řádky a mohlo by dojít ke zmatení, nebo poslouží ke zdůraznění důležitých částí. Tabulka nemá vypadat jako karikatura mříže. Čárami proto šetřete. Při tvorbě tabulek se držte následujících pravidel: • text v tabulkách pište písmem velkým 14–18 bodů; • textová pole zarovnávejte vlevo, čísla pokud možno podle řádů; • ke zvýraznění v tabulce použijte půltučné písmo, barvu nebo výplň buňky; • linkám nastavte černou barvu a tloušťku 1 bod; • zřetelně odlište záhlaví tabulky od vlastních dat.
Harmonogram prací na PÚR ČR 2008 v roce 2008 22. 7. 2008
Veřejné projednání k PÚR ČR 2008 v Praze
90 dnů od doručení
Termín pro zaslání připomínek z vnějšího přip. řízení
17. 9. 2008
Veřejné projednání k PÚR ČR 2008 v Brně
25. 9. 2008
Termín pro zasílaní připomínek od veřejnosti
září až říjen 08
Úprava materiálu dle vypořádání došlých stanovisek, připomínek veřejnosti a případných vyjádření sousedních států + projednání upraveného materiálu s resorty a kraji (vypořádání připomínkových řízení)
říjen 08
Zaslání kompletního materiálu na Úřad vlády
31. 12. 2008
Termín pro předložení materiálu k PÚR ČR 2008 do vlády
Tj. § 33 odst. 3 SZ
§ 33 odst. 6 SZ
§ 186 SZ a v souladu s usnesením vlády č. 561 ze dne 17. 5. 2006
Harmonogram prací na PÚR ČR 2008 v roce 2008 22. 7. 2008
Veřejné projednání k PÚR ČR 2008 v Praze
90 dnů od doručení
Termín pro zaslání připomínek z vnějšího přip. řízení
17. 9. 2008
Veřejné projednání k PÚR ČR 2008 v Brně
25. 9. 2008
Termín pro zasílaní připomínek od veřejnosti
září až říjen 08
Úprava materiálu dle vypořádání došlých stanovisek, připomínek veřejnosti a případných vyjádření sousedních států + projednání upraveného materiálu s resorty a kraji (vypořádání připomínkových řízení)
Tj. § 33 odst. 3 SZ
§ 33 odst. 6 SZ
Příklady přehledných tabulek
Práce s textem
20
5.5 Textová pole Textová pole jsou libovolné objekty obsahující jakýkoliv text. Používají se tehdy, potřebujete-li vytvořit schéma či diagram. Nastavení chování textu v textovém objektu proveďte v okně, které otevřete poklepáním na výběrový obdélník objektu. Praktické tipy pro formátování textových polí • Pokud je textové pole vyplněno barvou, musíme dbát na odstup textu od okraje textového pole. Hodnoty vnitřních okrajů nastavte na min. 0,2 cm ze všech stran. • Zalamování řádků uvnitř automatického tvaru umožní zalomení delších textů na více řádků tak, aby text nepřesahoval hranice objektu. Volba by měla být ve výchozím nastavení zapnuta. • Volba Přizpůsobit velikost automatického tvaru textu zajistí zvětšování/ zmenšování objektu podle délky textu. Volba by měla být ve výchozím nastavení vypnuta (výjimkou je např. nadpis snímku). • Kotvicí bod textu určuje postavení textu vzhledem k objektu v horizontálním i vertikálním směru. Nastavení záleží na kontextu. Delší texty je lepší umístit zleva a na výšku uprostřed, zatímco krátké popisky vycentrovat uprostřed.
Práce s textem
V jakých oblastech zjednodušovat Výzvy pro předkládání projektových žádostí
Doporučení pro řízení a vyhlašování výzev
Výzvy pro předložení projektových žádostí
Podání projektové žádosti
Posouzení jednokolového vs. dvoukolového hodnocení projektů (analýza)
Plná elektronizace procesu podání projektové žádosti a příloh
Hodnocení a výběr projektů Hodnocení a výběr projektů 2014+ + databáze hodnotitelů na úrovni jednotlivých OP Zásady pro zveřejňování informací týkajících se hodnocení a výběru projektů
Cost-benefit analýza
Realizace projektu, žádost o platbu a proplácení, kontroly Způsobilé výdaje, příjmy, nesrovnalosti
Kontroly
Veřejné zakázky
Lhůty
Schéma vytvořené pomocí textových polí
21
6 Barvy Jelikož firemní prezentace vytvářejí různí uživatelé s různým vkusem a barevným cítěním, definuje šablona MMR ČR základní a doplňkové barvy, které jsou promyšleně vybrané tak, aby s nimi mohl i neprofesionální uživatel vytvořit vizuálně přijatelnou prezentaci.
Základní barvy a jejich hodnoty v RGB
RGB 0/0/153
RGB 0/175/63
RGB 249/227/0
Barvy předdefinované v šabloně MMR ČR • Primární je modrá barva, již definuje logomanuál Ministerstva pro místní rozvoj ČR.
Doplňkové barvy a jejich hodnoty v RGB
• Běžné texty jsou z důvodu maximální čitelnosti na obrazovce, promítacím plátně i v tisku sázeny černou barvou. • Doplňkové barvy jsou určené pro použití tam, kde základní barvy nestačí, zejména tedy v grafech a schématech. RGB 226/28/24
BARVY
RGB 36/167/175
RGB 134/134/134
22
6.1 Barevné kombinace a používání barev V prezentacích MMR ČR je použití barev velmi střídmé. • Většinu objektů lze vizuálně odlišit různě sytými stupni modré v kombinaci s bílou a černou. • Zelenou a žlutou rezervujte na zvýraznění některých objektů, textů (dat) nebo vztahů mezi objekty. V decentním do modra tónovaném snímku pak takové zvýraznění daleko lépe vynikne. • Pro úpravu grafů nebo schémat a tam, kde nevystačíme s modrou barvou, používáme základní a doplňkové barvy. • Použití barev by mělo být v rámci jedné prezentace konzistentní, aby zbytečně posluchače nemátlo.
Vybrané výrazy můžete obarvit výběrem jedné barvy z předdefinovaných barev motivu
BARVY
23
6.2 Využití barevných schémat V šabloně PowerPoint je definováno barevné schéma, které je přístupné v Podokně úloh / Návrh snímku – barevné schéma nebo na kartě Předloha snímku. Program umožňuje definovat celkem osm (v novějších verzích aplikace dvanáct) základních barev pro tyto skupiny objektů: • barvy textu nadpisu a textu; • barvy pozadí, výplní a stínů; • barvy hypertextových odkazů, výplní a zvýraznění (například odrážky). Při přidání nového snímku jsou tyto barvy automaticky přiděleny novým objektům.
Barvy motivu MMR ČR
BARVY
24
7 Grafické objekty Prezentace mohou kromě textů obsahovat různé grafické objekty, jako jsou grafy, schémata a diagramy. Sjednocení jejich vzhledu je poměrně komplikované, neboť nelze předjímat všechny možné potřeby a situace. Popíšeme alespoň základní pravidla.
7.1 Automatické tvary / obrazce Tzv. automatické tvary (v novějších verzích aplikace PowerPoint nazvané Obrazce) jsou různé předdefinované objekty. Najdete je: • ukryté ve spodní nástrojové liště v rozbalovacím menu Automatické tvary, • na kartě Vložení pod nabídkou Obrazce. Smysl a účel těchto objektů je většinou zřejmý; pouze ozdobné Hvězdy a nápisy do seriozních firemních prezentací nepatří. Nabídka automatických tvarů ve starších verzích PowerPointu se od nabídky Obrazců v novějších verzích liší. Stejně jako u grafů je i u automatických tvarů zbytečné kombinovat obrysy a výplně. Pro většinu tvarů postačí výplně, obrysy rezervujte pouze pro zvýraznění.
Grafické objekty
Obrazce můžete vložit po stisknutí nabídky Obrazce na kartě Vložení
25
7.2 Grafy Graf je nástrojem, který má posluchačům usnadnit přemýšlení nad kvantitativními informacemi. Není to tedy ani ilustrační obrázek ani ozdobný prvek. POZNÁMKA Nejdůležitější je zvolit vhodnou formu grafu, aby dával smysl. Není právě ilustrativní vysvětlovat vývojové tendence na třech po sobě jdoucích koláčových grafech, k tomuto účelu lépe poslouží jeden sloupcový graf s poměrným dělením sloupců.
Pro zachování důvěryhodnosti je nezbytné uvádět v prezentaci zdroj dat. Zdroj běžně umisťujte v zápatí prezentace. Pokud je zdrojem dat MMR ČR, pak se neuvádí. Uvádíme pouze externí zdroje. POZNÁMKA Je třeba zvolit vhodné měřítko – stanovit maxima a minima. Dobrým vodítkem pro jejich určení je interval, ve kterém se odehrávají podstatné změny. Nemusíme nutně zobrazovat celé hodnoty v plném rozsahu.
Graf musí informace ukazovat nezkresleně – proto se vyhýbáme použití rádoby líbivých trojrozměrných (3D) grafů, které pro vytvoření iluze prostoru data viditelně deformují. Dochází pak k optickým paradoxům, kdy fakticky vyšší hodnoty zaujímají menší plochu než hodnoty nižší.
Grafické objekty
Ukázkový graf v barvách MMR NOK Řada 6 Řada 5 Řada 4 Řada 3 Řada 2 Řada 1
OPLZZ
OPTP
MMR 0
2
4
6
8
10
Ukázka sloupcového grafu v prezentaci
26
7.3 Vzhled grafů Vzhled grafu musí upřednostnit data, nikoliv osy, obrysy, souřadnicovou síť nebo legendu – to jsou jen pomocné informace, často zcela nepodstatné. Graf popisujte písmem Arial, velikost 14–18 bodů. Pokud po vytvoření grafu měníte jeho velikost, změní se i velikost popisků. Abyste udrželi konzistentní velikost písma ve všech grafech v celé prezentaci, dodržujte tato pravidla: • po nastavení velikosti písma na 14–18 bodů vypněte volbu Automatické měřítko v okně Formát osy / Písmo;
Má být základní struktura internetových stránek napříč všemi OP obdobná a umístěna se na jednom místě (portálu)? 7%
4%
• velikost grafu měňte pouze v režimu editace grafu (po poklepání na objekt grafu se zobrazí šrafovaný obrys).
Ano Ne
Ke správnému vzhledu grafů přispívá zejména správná volba barev. Pro srozumitelné oddělení jednotlivých hodnot používáme pouze barvy z barevného schematu šablony. TIP Mnoho grafů běžně vzniká z dat v aplikaci MS Excel. Tento program sice disponuje propracovanějšími funkcemi, ale obtížně se u jeho grafů sjednocuje vzhled s ostatními prvky prezentace, neboť nepracuje s předdefinovanými barevnými schématy šablony MMR ČR. Z tohoto důvodu můžete ke vzhledově přijatelnému výsledku dospět rychleji, pokud místo kopírování grafu jako objektu zkopírujete do PowerPointu pouze data a graf vytvoříte znovu.
Grafické objekty
Bez odpovědi
89%
Ukázka koláčového grafu v prezentaci
27
Jak následující okolnosti ztěžovaly přípravu projektové žádosti 100%
Ukázkový spojnicový graf v barvách MMR 9 Vůbec ne
90% 80%
Spíše ne
70% 60%
Spíše ano
8
25
7 6
MMR OPTP OPLZZ NOK1 NOK2 NOK3
5 4
50% Zásadně ano
40% 30%
Nesetkal/a jsem se s tím
20% 10%
Bez odpovědi
0% Roztříštěnost inform. zdrojů
Vzájmený Změny podm. v nesoulad poskyt. probíhající výzvě informací
Změna termínů plán. výzev
Splnění formál. požadavků
Ukázka sloupcového grafu s poměrným dělením sloupců
Grafické objekty
3 2 1 0
Ukázkový plošný graf v barvách MMR 30
2008
2009
2010
Ukázka spojnicového grafu
2011
20
NOK3 NOK2 NOK1 OPLZZ OPTP MMR
15 10 5 0 2008
2009
2010
2011
Ukázka plošného grafu
28
Seznam šablon Základní šablona MMR ČR Šablona MMR ČR + Integrovaný operační program Šablona MMR ČR + OP Lidské zdroje a zaměstnanost Šablona MMR ČR + OP Technická pomoc Šablona MMR ČR + OP Technická pomoc + Národní orgán pro koordinaci
Šablony jsou připraveny jak pro starší verze aplikace PowerPoint (soubory mají koncovku .pot), tak pro novější verze (soubory mají koncovku .potx). Šablony mají na výběr klasický poměr stran a širokoúhlý poměr stran.
Seznam šablon
29
Kvalitní elektronické prezentace © Ministerstvo pro místní rozvoj 2012
